JP2008009676A - 文書管理情報表示プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書等の登録、更新の履歴を示すコンテキストの情報を視覚的に表示して履歴の把握を容易にすること。
【解決手段】本発明は、文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を管理する文書管理装置１から、前記時系列で管理されている文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を読み出すステップと、文書管理装置から読み出した当該文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を時系列に対応した視覚的な表示に変換して出力するステップとをパーソナルコンピュータ２によって実行する文書管理情報表示プログラムである。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書やその文書に付随する情報の登録および更新の履歴を管理する文書管理装置からその履歴の情報を読み出して視覚的に表示する文書管理情報表示プログラムに関する。

文書の履歴や更新の最新の状況（コンテキスト）を、文書の利用者間で共有することにより、文書の活用を図る文書の属性管理の仕組み(コンテキストサーバ)において、コンテキスト自体を表現する縮小画像（サムネイル）を取得したいという要求がある。サムネイルという名前上、求められる画像サイズには限界があり、大きくとも実際の文書のサイズの約１７％程度である。

ここで、コンピュータに複数のファイルが作成されているものを縮小画像として表すサムネイル生成手法としては、フォルダの中に格納されている画像等のファイルのサムネイルのいくつかをフォルダ自体のアイコンに描画する方法(Microsoft社 Windows XP（登録商標）のフォルダのカスタマイズ機能)などがよく知られている。この手法では、登録されているファイル数が数個というような少ない場合には効果があるが、数十のファイルが登録されているものを表すサムネイルとしては、サムネイル画像がビジーになりすぎるため、情報を読み取ることが困難になり、サムネイルとは言いづらくなる。

また、コンテキストサーバのような時系列にファイルの更新状況が登録されていくようなシステムの場合、最近更新されたコンテキスト、更新頻度の高いコンテキストなどを容易に把握したいという要求もある。また、選択された文書ファイルがコンテキストのどのあたりに追加された文書であるかといったことも把握したいという要求もある。

ここで、時系列にデータを表す表示方法としては、特許文献１に記載の文書のアクセス頻度の時系列表示や、特許文献２に記載のカレンダーの日付に登録された文書を示すアイコンを表示するビューのようなものがある。

特許第３４６９５６１号明細書 特開平１１−１４３９０７号公報

しかしながら、前述のようなサムネイル生成手法の場合は、単に登録ファイルのサムネイル一覧を作成するだけなので、そのサムネイルからは更新頻度のような時系列データを読み取ることはできない。また、時系列でデータを表す特許文献１や特許文献２に記載の技術では、表示領域が大きくサムネイルのサイズに適さないという問題がある。

本発明では、コンテキストの時系列データを読み取ることができ、且つコンテキスト内に登録されている文書が選択されたときに、その文書自体がコンテキストのどのあたりに追加されたものであるかなどを読み取ることができるコンパクトなサムネイルの画像表示技術を提案することを目的としている。

上記目的を達成するため、本発明は、文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を管理する文書管理装置から、前記時系列で管理されている文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を読み出すステップと、文書管理装置から読み出した当該文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を時系列に対応した視覚的な表示に変換して出力するステップとをコンピュータによって実行する文書管理情報表示プログラムである。

また、本発明は、上記のような文書管理情報表示プログラムにおいて実行される視覚的な表示として、文書の登録と文書に付随する情報の登録との区別を付けた表示を行ったり、文書や文書に付随する情報の登録と更新との区別付けた表示を行うものである。

また、画面上で文書の縮小画像が選択された場合、当該文書の縮小画像と隣接して前記視覚的な表示を行うステップを有するものでもある。また、文書や文書に付随する情報の履歴が複数登録されている場合、前記視覚的な表示として、複数の登録のうち選択された文書に対応する部分を前記視覚的な表示の中で特定できるよう所定の印を付加して表示するステップを有するものでもある。また、前記視覚的な表示として、時系列に対応した帯グラフ状の画像を用いるものでもある。

このような本発明によれば、文書管理装置に登録された履歴のうち、更新頻度の高いものや最近更新されたものを時系列に対応した視覚的な表示によって容易に発見することが可能となる。また、文書や文書に付随する情報の登録および更新の履歴を一目で把握することが可能となる。さらに、文書等のファイルを表す縮小画像に隣接して更新履歴を示す視覚的な表示が行われるため、対象のファイルについての更新状況を容易に把握することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。図１は、本実施形態に係る文書管理情報表示プログラムが実行される環境を説明する模式図である。すなわち、本実施形態に係る文書管理情報表示プログラムは、文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を受け付けて時系列で管理する文書管理装置１から、その時系列で管理されている履歴の情報（以下、「コンテキスト」と言う。）を読み出して利用するパーソナルコンピュータ２等で実行されるものである。

文書管理装置１はネットワークＮを介して複数のパーソナルコンピュータ２と接続されており、各パーソナルコンピュータ２で作成した文書に対応した作成および更新の履歴をコンテキストに登録したり、その文書に付随する情報として例えば文書に対するコメントやメッセージを付加した履歴をコンテキストに登録する処理を行う。なお、図１に示す例では文書管理装置１が独立した装置としてネットワークＮに接続されているが、パーソナルコンピュータ２等で実行されるプログラム処理によって実現されていてもよい。

本実施形態の文書情報表示プログラムは、パーソナルコンピュータ２で実行されるもので、文書管理装置１からコンテキストを読み込み、そのコンテキストの内容をパーソナルコンピュータ２のディスプレイに視覚的に表示する点に特徴がある。特に、この視覚的な表示として、登録および更新の状況が時系列で把握できる画像形式で表示されること、さらには、この画像形式として縮小画像（サムネイル）によって表示されることが本実施形態の特徴となる。

ここで、コンテキストの登録は、例えばユーザがパーソナルコンピュータ２を用いて文書を作成した場合、その文書に対する作成状況を文書管理装置１のコンテキストへ登録する。一つのコンテキストには文書やグラフィック、写真、音声等の複数のファイルの作成状況を登録することができ、例えば仕様書や企画書、マニュアルのような複数のファイルから構成される文書ファイル群について登録や更新の履歴を一つのコンテキストによって管理することができる。また、コンテキストに登録されている文書に対してコメントやメッセージといったその文書に付随する情報の履歴についてもコンテキストに登録することができる。

文書管理装置１は、このようなコンテキストによって文書等の作成／更新の履歴を時系列で管理しており、この管理されているコンテキストをネットワークＮを介してパーソナルコンピュータ２等で利用することになる。本実施形態の文書管理情報表示プログラムは、このパーソナルコンピュータ２にソフトウェアとして組み込まれて実行される。また、本実施形態の文書管理情報表示プログラムは、所定の記録媒体に格納される対象やネットワークを介した配信の対象となる。

図２は、本実施形態の文書管理情報表示プログラムで表示されるコンテキストのサムネイルの典型的な例を示す模式図である。すなわち、パーソナルコンピュータ等で実行される本実施形態の文書管理情報表示プログラムでは、文書管理装置からコンテキストの情報を読み出して、その情報を視覚的な画像に変換して表示している。この視覚的な画像としては、コンテキストの情報が時系列で把握できるようなものであり、例えば図２に示すよう帯グラフ状の画像Ｇ１となっている。

図２（ａ）に示す例では、帯グラフの左から右にかけて日付が経過するようになっており、文書、提供者のメッセージ、利用者のコメントなど、コンテキストに登録された内容を属性毎にバー表示している。図２（ａ）に示すバー表示としては、文書の登録および更新を示すバー表示Ｔ、文書に付随するメッセージの登録および更新を示すバー表示Ｍ、文書に付随するコメントの登録および更新を示すバー表示Ｃとなっている。

このバー表示では、属性毎に色分けして表示したり、線種を変えるなどの一目でわかるように表示している。また、表示しているコンテキストの各属性のバー表示の幅によって更新の頻度が分かるようになっている。つまり、各属性のバー表示の幅が広いほど更新頻度が高いことになる。

また、帯グラフ状の画像表示のバー表示の位置によって登録や更新があった時期の概略をつかむことができる。例えば、このコンテキストの画像表示が２００５年１月から２００５年１２月までの履歴を示すとすると、その中間付近やや手前、すなわち２００５年５月あたりで文書のバー表示Ｔがあることからここで文書の登録が行われ、その少し後、すなわち２００５年６月あたりにある文書のバー表示Ｔによって文書の更新があったことを視覚的に把握できる。また、２００５年１２月付近にはバー表示がないことから、新たな登録や更新がなかったことを把握することができる。

このように、コンテキストを帯グラフ状に視覚的に表示して、属性毎に色分けや線種を分けてバー表示することで、コンテキストへの登録や更新の状況を時系列で容易に把握することができるようになる。

図２（ｂ）に示す例は、帯グラフ状の表示を３分割し、それぞれの画像Ｇ１１、Ｇ１２、Ｇ１３に文書、メッセージ、コメントの登録および更新の状況をバー表示Ｔ、Ｍ、Ｃで示すようにしている。この場合には各分割された帯グラフ表示の画像Ｇ１１、Ｇ１２、Ｇ１３によって属性が異なるため、登録や更新が発生したことを示すバー表示Ｔ、Ｍ、Ｃを色分けしたり、線種分けする必要はない。なお、ここでは３分割しているが、これに限定されることはない。

上記いずれのコンテキストの画像表示でも、帯グラフ状の表示が示す期間を１年としているが、これ以外の期間（例えば、１ヶ月や３ヶ月、半年）でもよく、また、ユーザの指定によってこの期間を変更できるようにしてもよい。また、同じ属性を示すバー表示が複数ある場合、登録と更新との区別を付けるためこれらを異なる色や線種で表示するようにしてもよい。

ここで、本実施形態の文書管理情報表示プログラムでコンテキストの視覚的な画像表示を作成するには、次のようデータを文書管理装置から取得する必要がある。
（１）文書を登録した日時の情報
（２）メッセージやコメントなど文書に付随する情報を登録した日時の情報
（３）文書やメッセージ、コメントといった属性を示す情報

パーソナルコンピュータで本実施形態の文書管理情報表示プログラムを実行すると、ユーザが参照したコンテキストを指定することで上記（１）〜（３）の情報を読み出すステップを実行し、この情報に基づいて先に示したような帯グラフ状の画像表示に変換して視覚化するステップを実行することになる。

また、図３は、コンテキストの一覧表示の例を示す模式図である。文書管理装置には複数のコンテキストが登録されている。パーソナルコンピュータ側では本実施形態の文書管理情報表示プログラムを実行することで、文書管理装置に登録された複数のコンテキストの一覧表示を行うことができる。各コンテキストの一覧表示であっても、先に説明したような帯グラフ状の画像表示を行うようにする。これにより、各コンテキストの登録、更新の状況が全体を通して把握することができ、例えば、更新頻度の高いコンテキストや、最近更新されたコンテキストを即座に見つけることができる。

また、図４は、文書の一覧表示の例を示す模式図である。この一覧表示では、文書単位でその文書が登録されたコンテキストの内容を帯グラフ状に示したものである。例えば、文書＜１＞に対応した帯グラフ状の表示では、文書＜１＞が登録されたコンテキストの内容がバー表示されており、そのバー表示の中の例えば☆印が付されたバー表示が文書＜１＞に対応した登録、更新の状況を示したものとなっている。

このような表示によって、文書とコンテキストとの関係を同時に見ることができ、目的としている文書の登録、更新状況をいち早く発見することができる。例えば、文書＜１＞についてはコンテキストの最初と中間あたりで登録、更新がされているが、最近の更新はされていない。これに対し、文書＜３＞についてはコンテキストの最後に登録、更新されていることから、最新版が登録されていることが分かる。

図５は、コンテキストの画像表示をファイルの縮小画像に付加した例を示す模式図である。すなわち、パーソナルコンピュータで実行される文書管理ソフトウェアでは、各ファイルが縮小画像（以下、「サムネイル」と言う。）でディスプレイ上に表示される。この場合、本実施形態の文書管理情報表示プログラムを、文書管理ソフトウェアの中で実行させ、このサムネイルの表示に隣接してコンテキストの画像Ｇ１の表示を行うようにする。

サムネイルに隣接して表示されるコンテキストの画像Ｇ１では、そのサムネイルの示すファイル（文書等）に対応した登録、更新の状況を示すバー表示の近傍に、例えば☆印や＊印を示すようにする。図５に示す例では、サムネイルが文書の場合、コンテキストの画像Ｇ１に示される登録、更新の状況における当該文書に対応したバー表示の上に☆印を示し、その文書に付随するコメント等の情報に対応したバー表示の下に＊印を示している。

例えば、図５（ａ）に示す例では、文書のサムネイルの左上の肩部分にその文書に対応したコンテキストの帯グラフ状の画像Ｇ１が付加されている。この帯グラフ状の画像Ｇ１の中で☆印が付された登録、更新の状況のバー表示が、そのサムネイルの示す文書の登録、更新の状況を示している。また、＊印が付された登録、更新の状況のバー表示は、その文書に付随する情報の登録、更新の状況を示している。このような表示によって、サムネイルとともにそのサムネイルの示す文書のコンテキストを時系列で把握できることになる。

図５（ａ）に示す例では、コンテキストの帯グラフ状の画像Ｇ１の長さ、すなわち表示期間として、そのサムネイルの文書自体が登録された日付の前後半年を表示するようにしている。したがって、サムネイルの文書が登録された時期を示すバー表示および☆印が帯グラフ状の表示の中央にくるようになっている。これによって文書の登録前後の状況を把握できるようになる。なお、帯グラフ状の画像Ｇ１で示す登録の前後の期間についてはユーザによって指定できるようになっている。

また、図５（ｂ）に示す例では、サムネイルの示す文書がコンテキストの最初に登録されたものである場合の表示例である。この場合には、文書のサムネイルへの登録が最初であることから、それより前には履歴がない状態となる。したがって、サムネイルに隣接して表示されるコンテキストの帯グラフ状の画像Ｇ１では、そのサムネイルの示す文書のバー表示および☆印がコンテキストの左端に表示されることになる。なお、この表示例では、☆印の付された登録、更新の状況がそれ以降ないことから、最初に登録された以降は文書の更新が成されていないことが分かる。

また、図５（ｃ）に示す例では、サムネイルの示す文書がコンテキストの最後に登録されたものである場合の表示例である。この場合には、文書のサムネイルへの登録が最後であることから、それより後には履歴がない状態となる。したがって、サムネイルに隣接して表示されるコンテキストの帯グラフ状の画像表示では、そのサムネイルの示す文書のバー表示および☆印がコンテキストの右端に表示され、これによって、そのサムネイルの文書が最新版であることが分かる。

図６は、コンテキストの画像表示の変形例を示す模式図である。このコンテキストの画像表示では、帯グラフ状の画像Ｇ１の表示において、同じ日時に登録された文書の数や、メッセージの数、コメントの数を表現するために、登録および更新状況を示すバー表示Ｔ、Ｍ、Ｃの長さをその数によって変えるようにしている。つまり、バー表示Ｔ、Ｍ、Ｃが長いほど数が多いことが分かる。また、バー表示Ｔ、Ｍ、Ｃの長さを変えるほか、バー表示の濃淡を変えるようにしてもよい。

また、応用例として、例えばサムネイルのサイズを動的にスライドバーなどで変えられるような仕組みがある場合、コンテキストの画像表示もそれに合わせて期間の範囲を動的に変更できるようにしてもよい。

また、コンテキストの画像表示の登録、更新の状況を示す表示部分に入力デバイス（例えば、マウス）のカーソルを合わせることで、その位置に対応した文書等のサムネイル、メッセージ、コメントをポップアップで表示するようにしてもよい。

また、コンテキストの画像表示として用いる帯グラフ状の画像表示は、横長の表示でも縦長の表示であってもよい。さらには、帯グラフ状の画像表示以外、円グラフ状の画像表示、線分状の画像表示など、他の形態であってもよい。

本実施形態に係る文書管理情報表示プログラムが実行される環境を説明する模式図である。 本実施形態の文書管理情報表示プログラムで表示されるコンテキストのサムネイルの典型的な例を示す模式図である。 コンテキストの一覧表示の例を示す模式図である。 文書の一覧表示の例を示す模式図である。 コンテキストの画像表示をファイルの縮小画像に付加した例を示す模式図である。 コンテキストの画像表示の変形例を示す模式図である。

符号の説明

１…文書管理装置、２…パーソナルコンピュータ、Ｎ…ネットワーク、Ｇ１…画像、Ｔ…バー表示、Ｍ…バー表示、Ｃ…バー表示

Claims (6)

1. 文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を管理する文書管理装置から、前記時系列で管理されている前記文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を読み出すステップと、
   前記文書管理装置から読み出した前記文書および当該文書に付随する情報の登録および更新の履歴を時系列に対応した視覚的な表示に変換して出力するステップと
   をコンピュータによって実行することを特徴とする文書管理情報表示プログラム。
2. 前記視覚的な表示では、前記文書の登録と当該文書に付随する情報の登録との区別を付けた表示を行う
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理情報表示プログラム。
3. 前記視覚的な表示では、前記文書や当該文書に付随する情報の登録と更新との区別付けた表示を行う
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理情報表示プログラム。
4. 画面上で前記文書の縮小画像が選択された場合、当該文書の縮小画像と隣接して前記視覚的な表示を行うステップを有する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理情報表示プログラム。
5. 前記文書や当該文書に付随する情報の履歴が複数登録されている場合、前記視覚的な表示では、複数の登録のうち選択された文書に対応する部分を前記視覚的な表示の中で特定できるよう所定の印を付加して表示するステップを有する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理情報表示プログラム。
6. 前記視覚的な表示は、時系列に対応した帯グラフ状の画像である
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理情報表示プログラム。
   

Images