JP2007249700A - 文書管理装置、文書検索方法、文書検索プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】インターネットとの親和性を適切に高めることのできる文書管理装置、文書検索方法、文書検索プログラム及び記録媒体の提供を目的とする。
【解決手段】文書情報の集合を管理する文書管理装置であって、ネットワークを介して接続するクライアント装置から送信される検索条件に基づいて、前記文書情報の集合の中から前記検索条件に合致する文書情報を検索する第一の検索手段と、前記検索条件に基づいて、インターネットにおける検索サイトに検索を実行させる第二の検索手段とを有し、前記第一の検索手段及び前記第二の検索手段によって取得された検索結果を出力することにより上記改題を解決する。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理装置、文書検索方法、文書検索プログラム及び記録媒体に関し、特に文書情報の集合を管理する文書管理装置、文書検索方法、文書検索プログラム及び記録媒に関する。

近年における情報技術の発展により、企業における文書は電子化され、いわゆる文書管理システムにおいて管理されることが一般的となっている。文書管理システムで文書を管理することにより、ユーザは、簡易な検索条件を入力することで必要な情報を迅速に入手することができる。

他方において、インターネット上で公開されている情報の検索手段として、例えばＧｏｏｇｌｅ（登録商標）等のＷｅｂ検索サイトがある。ユーザは、Ｗｅｂブラウザに表示された当該Ｗｅｂ検索サイトの検索画面に対して検索条件を入力することにより、インターネット上における膨大な情報のなかから所望の情報を得ることができる。
特開２００２−２５９５９０号公報

しかしながら、従来、企業等において運用されている文書管理システムと、インターネット上のＷｅｂ検索サイトとに対して同じ検索条件に基づく検索を実行させたい場合、ユーザは、それぞれ別個の画面において検索条件を入力しなければならず、非常に煩雑であった。また、検索結果もそれぞれ別個に得られるため、文書管理システム又はインターネットに存在する情報をシームレスに扱うことができないという問題があった。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、インターネットとの親和性を適切に高めることのできる文書管理装置、文書検索方法、文書検索プログラム及び記録媒体の提供を目的とする。

そこで上記課題を解決するため、本発明は、文書情報の集合を管理する文書管理装置であって、ネットワークを介して接続するクライアント装置から送信される検索条件に基づいて、前記文書情報の集合の中から前記検索条件に合致する文書情報を検索する第一の検索手段と、前記検索条件に基づいて、インターネットにおける検索サイトに検索を実行させる第二の検索手段とを有し、前記第一の検索手段及び前記第二の検索手段によって取得された検索結果を出力することを特徴とする。

このような文書管理装置では、インターネットとの親和性を適切に高めることができる。

また、上記課題を解決するため、本発明は、上記文書管理装置における文書検索方法、前記文書検索方法をコンピュータに実行させるための文書検索プログラム、又は前記文書検索プログラムを記録した記録媒体としてもよい。

本発明によれば、インターネットとの親和性を適切に高めることのできる文書管理装置、文書検索方法、文書検索プログラム及び記録媒体を提供することができる。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態における文書管理システムの構成例を示す図である。

図１において、文書管理システム１は、文書管理サーバ１０と、一台以上のクライアント装置２０とより構成されており、これらはＬＡＮ等のネットワーク３０（有線又は無線の別は問わない。）を介して接続されている。

文書管理サーバ１０は、一般的な文書管理機能が実装されているコンピュータである。すなわち、文書管理サーバ１０には、少なくとも文書管理ＤＢ（Data Base）とその検索機能等とが実装されている。なお、文書管理サーバ１０は、インターネット４０に接続可能であるとする。

クライアント装置２０は、文書管理サーバ１０に対して文書検索を要求するクライアントとしての装置である。本実施の形態において、クライアント装置１０は、インターネットには接続されていない。但し、クライアント装置１０もインターネット４０に接続可能であってもよい。

図２は、本発明の実施の形態における文書管理システムの機能構成例を示す図である。図２において、文書管理サーバ１０は、ｈｔｔｐｄ（Hypertext Transfer Protocol Daemon）１１、文書管理制御部１２、文書管理ＤＢ１３、及びＷｅｂＵＩ制御部１４等を有している。

ｈｔｔｐｄ１１は、文書管理サーバ１０をＷｅｂサーバとして機能させるためのデーモンプロセスとして起動されるプログラムであり、ＷｅｂクライアントからのＨＴＴＰリクエストを常時待ち受けている。

文書管理制御部１２は、文書管理機能に関する処理全般を制御する。例えば、文書管理制御部１２は、文書検索を要求するＨＴＴＰリクエストが受信された場合は、当該ＨＴＴＰリクエストに含まれている検索条件に基づいて文書の検索を実行する。その他、ユーザの認証や、文書管理システム１の検索用のＷｅｂページの提供等の処理についても文書管理制御部１２によって制御される。

文書管理ＤＢ１３は、いわゆる文書管理データベースであり、複数の文書のそれぞれについて、そのコンテンツと属性情報とを管理する。

ＷｅｂＵＩ制御部１４は、文書管理制御部１２による文書の検索結果を表示させるための表示データ（Ｗｅｂページ）を生成する。

ところで、文書管理制御部１２は、ローカル検索部１２１とインターネット検索部１２２とを含む。ローカル検索部１２１は、ＨＴＴＰリクエストに含まれている検索条件に基づいて文書管理ＤＢ１３より文書を検索する。インターネット検索部１２２は、ＨＴＴＰリクエストに含まれている検索条件に基づく検索を、インターネット上のＷｅｂ検索サイト４１に実行させる。なお、本実施の形態では、Ｗｅｂ検索サイト４１として「Ｇｏｏｇｌｅ（登録商標）」を使用した場合を例として説明する。

一方、クライアント装置２０は、Ｗｅｂブラウザ２１を備えている。Ｗｅｂブラウザ２１は、Ｗｅｂページを閲覧させるためのいわゆるＷｅｂブラウザである。本実施の形態においてＷｅｂブラウザ２１は、検索条件の入力や検索結果の表示のためのユーザインタフェースとして用いられる。

図３は、本発明の実施の形態における文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図３の文書管理サーバ１０は、それぞれバスBで相互に接続されているドライブ装置１００と、補助記憶装置１０２と、メモリ装置１０３と、演算処理装置１０４と、インタフェース装置１０５とを有するように構成される。

文書管理サーバ１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記録した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。

補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。例えば補助記憶装置１０２は、文書管理ＤＢ１３によって管理される文書情報等を格納している。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。演算処理装置１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って文書管理サーバ１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワーク接続するためのインタフェースとして用いられる。

以下、文書管理システム１の処理手順について説明する。図４は、第一の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

図４の処理が実行される前段階として、Ｗｅｂブラウザ２１には、文書管理サーバ２０によって提供される文書検索用のＷｅｂページ（以下「文書検索ページ」という。）が表示される。文書検索ページは、例えば、ユーザが文書管理サーバ２０にログインすることにより表示される。ユーザは、文書検索ページにおいて任意の検索条件を入力する。ここでは、例えば、「ＲＲＲ」という文字列と「文書管理」という文字列の論理積が検索条件として入力されたものとする。ユーザが更に、例えば文書検索ページ上の「ＯＫ」ボタンをクリックすることにより検索の実行を指示すると、Ｗｅｂブラウザ２１は、当該検索条件に基づく検索を要求するＨＴＴＰリクエストを文書管理１０のｈｔｔｐｄ１１に対して送信する。当該ＨＴＴＰリクエストの受信に応じて、ｈｔｔｐｄ１１は、文書管理制御部１２を呼び出し、図４の処理が開始される。

まず、ローカル検索部１２１は、入力された検索条件に基づいて、文書管理ＤＢ１３に固有の、すなわち、文書管理ＤＢ１３において定められたフォーマットに従った検索条式を構築する（Ｓ１０１）。図５は、文書管理ＤＢに対する検索条件式の例を示す図である。

続いて、インターネット検索部１２１は、入力された検索条件に基づいて、Ｗｅｂ検索サイト４１に固有の、すなわち、Ｗｅｂ検索サイト４１において定められたフォーマットに従った検索条件式を構築する（Ｓ１０２）。図６は、Ｗｅｂ検索サイトに対する検索条件式の例を示す図である。

続いて、ローカル検索部１２１は、図５の検索条件式５０１に基づいて、文書管理ＤＢ１３に対して検索を実行する（Ｓ１０３）。また、インターネット検索部１２２は、図６の検索条件式５０２に基づいてＷｅｂ検索サイト４１に対してＷｅｂ検索の実行を要求する（Ｓ１０４）。

続いて、文書管理制御部１２は、ローカル検索部１２１より文書管理ＤＢ１３からの検索結果として文書情報の一覧を取得する（Ｓ１０５）。文書情報には、例えば、文書番号、文書名、又は作成者等の属性情報が含まれている。また、文書管理制御部１２は、インターネット検索部１２２よりＷｅｂ検索サイト４１からのＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）形式の検索結果を取得する（Ｓ１０６）。すなわち、Ｗｅｂ検索サイト４１からの検索結果は、検索されたＷｅｂサイト又はＷｅｂページへのリンクが含まれたＨＴＭＬデータとして返信されるのが一般的であるからである。

続いて、文書管理制御部１２は、ローカル検索部１２１による文書管理ＤＢ１３からの検索結果とインターネット検索部１２２によるＷｅｂ検索サイト４１からの検索結果とをマージする（Ｓ１０７）。

図７は、文書管理ＤＢからの検索結果とＷｅｂ検索サイトからの検索結果とのマージ結果の例を示す図である。

図７に示されるマージ結果６１０において、６１１で示される部分は文書管理ＤＢ１３からの検索結果を示し、６１２に示される部分はＷｅｂ検索サイト４１からの検索結果を示す。なお、Ｗｅｂ検索サイト４１からの検索結果は、ＨＴＭＬデータとして取得されるため、当該ＨＴＭＬデータをパースすることによりリンク情報になっている部分を抽出し、抽出された文字列をマージ対象とすればよい。

続いて、ＷｅｂＵＩ制御部１４は、マージ結果６１０に基づいて、文書管理ＤＢ１３及びＷｅｂ検索サイト４１の双方からの検索結果を同時に表示させるＷｅｂページ（以下「検索結果表示ページ」という。）を生成する（Ｓ１０８）。検索結果表示ページは、ｈｔｔｐｄ１１によって、ＨＴＴＰレスポンスに含まれてＷｅｂブラウザ２１に返信され、Ｗｅｂブラウザ２１によって表示される。

図８は、第一の実施の形態における検索結果表示ページの表示例を示す図である。

図８の検索結果表示ページ７１０は、フレーム７１１とフレーム７１２との二つのフレームに分割されている。フレーム７１１には文書管理システム１（文書管理ＤＢ１３）からの検索結果が表示されている。また、フレーム７１２にはＷｅｂ検索サイト４１からの検索結果が表示されている。なお、図８において、文書管理システム１文書管理ＤＢ１３）からの検索結果は詳細一覧が表示されているが、その表示形式については、文書管理システム１に固有のものに従えばよい。また、図８において、Ｗｅｂ検索サイト４１からの検索結果は、Ｗｅｂ検索サイト４１から取得された検索結果がそのまま表示されている。

上述したように、第一の実施の形態における文書管理装置１０によれば、クライアント装置２０がインターネット４０に接続できない状態であっても、文書管理サーバ２０を介してインターネット４０にアクセスができ、必要な情報を取得することができる。また、文書管理システム１とインターネット４０との間でシームレスな検索が行えるため利便性を向上させることができる。すなわち、検索結果として、文書管理システム１上の文書とインターネット４０上の情報を同時に表示できるため優先的に探したい情報が文書管理システム１にあるのかインターネット４０上にあるのかが不明な際に特に便宜である。

次に、第二の実施の形態について説明する。図９は、第二の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。図９中、図４と同一ステップについては同一ステップ番号を付し、その説明は適宜省略する。

第二の実施の形態では、ステップＳ２０１以降が異なる。すなわち、文書管理ＤＢ１３及びＷｅｂ検索サイト４１から検索結果が取得された後（Ｓ１０３、Ｓ１０４）、ＷｅｂＵＩ制御部１４は、文書管理ＤＢ１３及びＷｅｂ検索サイト４１のうちのいずれの検索結果を表示させるかをユーザに選択させるための画面（以下「検索結果選択画面」という。）をクライアント装置２０に表示させる（Ｓ２０１）。

図１０は、検索結果選択画面の表示例を示す図である。

図１０の検索結果選択画面２１０には、文書管理システム１（文書管理ＤＢ１３）からの検索結果の表示を選択させるためのリンク２１１と、Ｗｅｂ検索サイト４１からの検索結果の表示を選択させるためのリンク２１２とが表示されている。

検索結果選択画面２１０においてリンク２１１が選択されると、ＷｅｂＵＩ制御部１３は、ローカル検索部１２１より文書管理ＤＢ１３かからの検索結果を取得する（Ｓ２０２）。一方、リンク２１２が選択されると、ＷｅｂＵＩ制御部１３は、インターネット検索部１２２よりＷｅｂ検索サイト４１からの検索結果を取得する（Ｓ２０３）。

ステップＳ２０２又はＳ２０３に続いて、ＷｅｂＵＩ制御部１３は、取得した検索結果に基づいて検索結果表示ページを生成する。したがって、文書管理システム１からの検索結果の表示が選択された場合は、文書管理ＤＢ１３からの検索結果が文書管理システム１に固有のフォーマットによって表示される検索結果表示ページが生成される。

図１１は、第二の実施の形態における文書管理システムの検索結果表示ページの表示例を示す図である。

図１１に示されるように、検索結果表示ページ７２０には、文書管理システム１（文書管理ＤＢ１３）からの検索結果のみが表示されている。

一方、Ｗｅｂ検索サイト４１からの検索結果の表示が選択された場合は、Ｗｅｂ検索サイト４１からの検索結果（ＨＴＭＬデータ）がそのまま検索結果表示ページとされる。

図１２は、第二の実施の形態におけるＷｅｂ検索サイトの検索結果表示ページの表示例を示す図である。

図１２に示されるように、検索結果表示ページ７３０には、一般的に見受けられるような検索サイトからの検索結果がそのまま表示されている。

上述したように、第二の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、検索結果として、文書管理システム１上の文書情報とインターネット４０上の情報とを区別して参照させることができるため、優先的に参照したい結果をユーザの任意によって選択させることができる。したがって、優先的に取得した情報がいずれに存在しているかユーザが認識している場合に特に有効である。

ところで、上記第一及び第二の実施の形態によれば、文書管理サーバ１０は常にインターネット４０に接続する必要があり、セキュリティ上の問題が発生する可能性も考えられる。そこで、かかる課題を解決した例を第三の実施の形態として説明する。

第三の実施の形態では、予めシステム管理者等によって文書管理サーバ１０に対してインターネット４０への接続に関する設定（以下「インターネット接続設定」という。）が行われる。

図１３は、第三の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。

まず、システム管理者からの入力（例えば、ログイン等）に基づいて、文書管理サーバ１０の文書管理制御部１２は、管理者用設定機能を起動する（Ｓ３０１）。なお、文書管理サーバ１０が表示装置及びキーボード若しくはマウス等の入力装置を備えていない場合、システム管理者による入力は、ネットワークを介した他のコンピュータから行えばよい。ここで、管理者用設定機能とは、システム管理者に各種の設定を行わせるための機能をいう。ここでは、管理者用設定画面が表示される。

続いて、システム管理者は、インターネット接続設定としてインターネット４０への接続の許否に関する設定を管理者用設定画面を介して行う（Ｓ３０２）。設定された内容は、例えば、管理者用プロファイル情報として文書管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に保存される。

図１４は、第三の実施の形態における管理者用プロファイル情報の例を示す図である。

図１４の管理者用プロファイル情報８０１において、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ＝１」という記述は、インターネット４０への接続を許可する旨を示す。すなわち、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ」という変数は、インターネット４０への接続の許否を示すフラグ変数であり、その値が「１」のときはインターネットへの接続が許可されることを示し、「０」のときはインターネット４０への接続が禁止されることを示す。

第三の実施の形態ではこのような管理者用プロファイル情報８０１が予め生成されていることを前提として検索処理が実行される。

図１５は、第三の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。なお、図１５の処理が実行される前提は、第一及び第二の実施の形態と同様である（すなわち、Ｗｅｂブラウザ２１より検索を要求するＨＴＴＰリクエストが受信されている。）。

文書管理制御部１２は、管理者用プロファイル情報８０１を読み込み（Ｓ３１１）、インターネット４０への接続が許可されているか否かを判定する（Ｓ３１２）。

インターネットへの接続が許可されている場合、すなわち、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ」の値が「１」の場合（Ｓ３１２でＹｅｓ）、インターネット検索部１２１は、入力された検索条件に基づいて、Ｗｅｂ検索サイト４１において定められたフォーマットに従った検索条件式を構築する（Ｓ３１３）。更に、インターネット検索部１２２は、構築した検索条件式に基づいて、Ｗｅｂ検索サイト４１に対してＷｅｂ検索の実行を要求する（Ｓ３１４）。続いて、文書管理制御部１２は、は、インターネット検索部１２２よりＷｅｂ検索サイト４１からのＨＴＭＬ形式の検索結果を取得する（Ｓ３１５）。

一方、インターネットへの接続が許可されていない場合、すなわち、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ」の値が「０」の場合（Ｓ３１２でＮｏ）、ステップＳ３１３乃至Ｓ３１５の処理、すなわち、Ｗｅｂ検索サイト４１への検索等は行われない。

ステップＳ３１５又はＳ３１２に続いてステップＳ３１６に進み、ローカル検索部１２１は、入力された検索条件に基づいて、文書管理ＤＢ１３において定められたフォーマットに従った検索条式を構築する。続いて、ローカル検索部１２１は、構築した検索条件式に基づいて、文書管理ＤＢ１３に対して検索を実行する（Ｓ３１７）。

続いて、文書管理制御部１２は、ローカル検索部１２１より文書管理ＤＢ１３からの検索結果として文書情報の一覧を取得する（Ｓ３１８）。続いて、文書管理制御部１２は、インターネット検索部１２２より検索結果が取得されている場合は、当該検索結果と、ローカル検索部１２１による文書管理ＤＢ１３からの検索結果とをマージする（Ｓ３１９）。その後の処理は、第一の実施の形態等において説明した通りである。

上述したように、第三の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、インターネット４０への接続の許否設定ができるため、セキュリティを向上させることができる。

ところで、第三の実施の形態では、文書管理システム１全体としてインターネット４０への接続の許否が制御されてしまうが、ユーザごとにこのような制御が可能であればより便宜である。そこで、かかる制御を可能とした例を第四の実施の形態として説明する。

第四の実施の形態では、予めユーザごとに文書管理サーバ１０に対してインターネット接続設定が行われる。

図１６は、第四の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。

まず、ある一般ユーザからの入力（例えば、ログイン等）に基づいて、文書管理サーバ１０の文書管理制御部１２は、一般ユーザ用設定機能を起動する（Ｓ４０１）。なお、文書管理サーバ１０が表示装置及びキーボード若しくはマウス等の入力装置を備えていない場合、システム管理者による入力は、ネットワークを介した他のコンピュータから行えばよい。ここで、一般ユーザ用設定機能とは、一般ユーザに各種の設定を行わせるための機能をいう。ここでは、一般ユーザ用設定画面が表示される。

続いて、ユーザは、一般ユーザ用設定画面を介して、当該ユーザに関するインターネット接続設定としてインターネット４０への接続の許否に関する設定を行う（Ｓ４０２）。設定された内容は、例えば、当該ユーザのユーザプロファイル情報として文書管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に保存される。

図１７は、第四の実施の形態におけるユーザプロファイル情報の例を示す図である。

図１７のユーザプロファイル情報８０２は、ユーザ名が「ｔｅｓｔ１」のユーザについてはインターネット４０への接続を許可する旨を示す。すなわち、「ｕｓｅｒ＝ｔｅｓｔ１」という記述によって、次の行に続く「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ＝１」という設定の対象となるユーザが特定されている。なお、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌｅｂｌｅ」変数については、第三の実施の形態において説明した通りである。

第四の実施の形態ではこのようなユーザプロファイル情報８０２が予め生成されていることを前提として検索処理が実行される。

図１８は、第四の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

図１８では、文書管理制御部１２によって、検索指示に係るユーザのユーザプロファイル情報８０２が読み込まれ（Ｓ４１１）、当該ユーザプロファイル８０２に基づいてインターネット４０への接続の許否判定が行われる点が第三の実施の形態（図１５）と異なる。なお、管理者用プロファイル情報８０１とユーザプロファイル情報８０２との双方が設定されていてもよい。この場合、いずれを優先させてもよいが、システムの柔軟性を考慮すればユーザプロファイル情報８０２が優先されるのが好ましい。

上述したように、第四の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、インターネットの接続の許否をユーザごとに設定できるため、システムの柔軟性を向上させることができる。

ところで、Ｗｅｂ検索サイト４１によって検索対象とされるＷｅｂサイトが無制限であると、業務上不要なＷｅｂサイトも検索されてしまい、検索結果が膨大な量になる可能性がある。この場合、検索に時間がかかったり、業務上全く関係ない情報が取得されたりしてしまうという問題がある。そこで、かかる問題を解決した例を第五の実施の形態として説明する。

第五の実施の形態では、予めシステム管理者等によって文書管理サーバ１０に対してインターネット接続設定が行われる。

図１９は、第五の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。

まず、システム管理者からの入力（例えば、ログイン等）に基づいて、文書管理サーバ１０の文書管理制御部１２は、管理者用設定機能を起動する（Ｓ５０１）。

続いて、システム管理者は、インターネット接続設定として、Ｗｅｂ検索サイト４１による検索において検索対象とするＷｅｂサイト（検索対象サイト）を、管理者用設定画面を介して設定する（Ｓ５０２）。設定された内容は、例えば、管理者用プロファイル情報として文書管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に保存される。

図２０は、第五の実施の形態における管理者用プロファイル情報の例を示す図である。

図２０の管理者用プロファイル情報８０３において、「ＳｅａｒｃｈＳｉｔｅ＝ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐ」という記述は、検索対象サイトを「ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐ」に限定するという旨を示す。なお、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ＝１」については、第三の実施の形態において説明した通りである。

第五の実施の形態ではこのような管理者用プロファイル情報８０３が予め生成されていることを前提として検索処理が実行される。

図２１は、第五の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。図２１中、図１５と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は適宜省略する。

文書管理制御部１２は、管理者用プロファイル情報８０３を読み込み（Ｓ５１１）、検索対象サイトが限定されているか否かを判定する（Ｓ５１２）。検索対象サイトが限定されている場合、すなわち、「ＳｅａｒｃｈＳｉｔｅ」の値にいずれかのＷｅｂサイトのＵＲＬが指定されている場合（Ｓ５１２でＹｅｓ）、インターネット検索部１２１は、検索対象サイトを限定してＷｅｂ検索サイト４１に対する検索条件式を構築する（Ｓ５１３）。

図２２は、Ｗｅｂ検索サイトに対する検索対象サイトが限定された検索条件式の例を示す図である。

図２２の検索条件式５０３において、記述５０３１（ａｓ＿ｄｔ＝ｉ＆ａｓ＿ｓｉｔｅｓｅａｒｃｈ＝ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐ）によって検索対象サイトが「ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐ」に限定されている。

一方、検索対象が限定されていない場合は（Ｓ５１２でＮｏ）、インターネット検索部１２１は、検索対象サイトは限定せずに検索条件式を構築する（Ｓ５１４）。以降の処理は既に説明した通りである。但し、検索対象サイトが限定されている場合は、ステップＳ３１４において、当該検索対象サイトのみがＷｅｂ検索サイト４１による検索対象となる。

上述したように、第五の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、業務に関係あるＷｅｂサイトだけを検索対象として限定できるため検索時間の短縮や不要なデータ取得によるトラフィックの増大等を回避することができる。

ところで、第五の実施の形態によれば、システム全体としては検索対象サイトの限定は可能であるが、ユーザ毎には設定できない。したがって、業務内容の全く異なるユーザによる検索の場合も全く同じサイトが検索対象とされてしまう。その結果、ユーザによっては不要な情報が検索されたり、検索時間が長くなってしまったりなどの弊害が起こりうる。そこで、かかる課題を解決した例を第六の実施の形態として説明する。

第六の実施の形態では、予めユーザごとに文書管理サーバ１０に対してインターネット接続設定が行われる。

図２３は、第六の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。

まず、ある一般ユーザからの入力（例えば、ログイン等）に基づいて、文書管理サーバ１０の文書管理制御部１２は、一般ユーザ用設定機能を起動する（Ｓ６０１）。

続いて、ユーザは、インターネット接続設定として、当該ユーザが検索を指示した際の、検索対象サイトを、一般ユーザ用設定画面を介して設定する（Ｓ６０２）。設定された内容は、例えば、ユーザプロファイル情報として文書管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に保存される。

図２４は、第六の実施の形態におけるユーザプロファイル情報の例を示す図である。図２４のユーザプロファイル情報８０４において、各行の意味は既に説明した通りである。すなわち、ユーザプロファイル情報８０４には、ユーザ「ｔｅｓｔ１」による検索の際は、検索対象サイトは「ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐ」に限定される旨が示されている。

第六の実施の形態ではこのようなユーザプロファイル情報８０４が予め生成されていることを前提として検索処理が実行される。

図２５は、第六の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

図２５では、文書管理制御部１２によって、検索指示に係るユーザのユーザプロファイル情報８０４が読み込まれ（Ｓ４１１）、当該ユーザプロファイル８０４に基づいて検索対象サイトが限定されているか否かが判定される点のみが第五の実施の形態（図２１）と異なる。なお、管理者用プロファイル情報８０３とユーザプロファイル情報８０４の双方が設定されていてもよい。この場合、いずれを優先させてもよいが、システムの柔軟性を考慮すればユーザプロファイル情報８０４が優先されるのが好ましい。

上述したように、第六の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、ユーザ毎に検索対象サイトの設定が可能であるため、ユーザに応じて的確な情報を取得することができ、検索時間の短縮やトラフィックの削減が図ることができる。

ところで、第五及び第六の実施の形態では、検索対象とするＷｅｂサイトを指定させることで検索対象サイトを限定していた。しかし、検索対象としたくないＷｅｂサイトは明確であるが、検索対象としたいＷｅｂサイトは特定できない場合もある。そこで、かかる場合でも検索対象サイトを限定できるようにした例を第七の実施の形態として説明する。

第七の実施の形態では、予めシステム管理者等によって文書管理サーバ１０に対してインターネット接続設定が行われる。

図２６は、第七の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。

まず、システム管理者からの入力（例えば、ログイン等）に基づいて、文書管理サーバ１０の文書管理制御部１２は、管理者用設定機能を起動する（Ｓ７０１）。

続いて、システム管理者は、インターネット接続設定として、Ｗｅｂ検索サイト４１による検索において検索対象としないＷｅｂサイト（検索不要サイト）を、管理者用設定画面を介して設定する（Ｓ７０２）。設定された内容は、例えば、管理者用プロファイル情報として文書管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に保存される。

図２７は、第七の実施の形態における管理者用プロファイル情報の例を示す図である。

図２７の管理者用プロファイル情報８０５において、「−ＳｅａｒｃｈＳｉｔｅ＝ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」という記述は、「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」を検索不要サイトとする旨を示す。なお、「ＩｓＩｎｔｅｒｎｅｔＡｖａｉｌａｂｌｅ＝１」については、第三の実施の形態において説明した通りである。

第七の実施の形態ではこのような管理者用プロファイル情報８０５が予め生成されていることを前提として検索処理が実行される。

図２８は、第七の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。図２８中、図２１と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は適宜省略する。

文書管理制御部１２は、管理者用プロファイル情報８０５を読み込み（Ｓ７１１）、検索不要サイトが設定されているか否かを判定する（Ｓ７１２）。検索不要サイトが設定されている場合、すなわち、「−ＳｅａｒｃｈＳｉｔｅ」の値にいずれかのＷｅｂサイトのＵＲＬが指定されている場合（Ｓ７１２でＹｅｓ）、インターネット検索部１２１は、当該Ｗｅｂサイト検索不要サイトに指定してＷｅｂ検索サイト４１に対する検索条件式を構築する（Ｓ７１３）。

図２９は、Ｗｅｂ検索サイトに対する検索不要サイトが指定された検索条件式の例を示す図である。

図２９の検索条件式５０４において、記述５０４１（ａｓ＿ｄｔ＝ｅ＆ａｓ＿ｓｉｔｅｓｅａｒｃｈ＝ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ）によって「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」が検索対象から除外されている。

一方、検索不要サイトが設定されていない場合は（Ｓ７１２でＮｏ）、インターネット検索部１２１は、検索不要サイトの指定はせずに検索条件式を構築する（Ｓ７１４）。以降の処理は既に説明した通りである。但し、検索不要サイトが設定されている場合は、ステップＳ３１４において、当該検索不要サイトはＷｅｂ検索サイト４１による検索対象から除外される。

なお、検索対象サイトと検索不要サイトとに同一のＷｅｂサイトが指定されていた場合にいずれを優先させるかは、運用に応じて適宜定めればよい。

上述したように、第七の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、不要と考えられるサイトだけを検索対象として除外することができるため、必要以上に検索対象が限定されることを回避することができる。

ところで、第七の実施の形態によれば、システム全体としては特定のＷｅｂサイトを検索対象から除外することが可能であるが、ユーザごとに設定することはできない。したがって、業務内容の全く異なるユーザによる検索の場合も全く同一のサイトが検索対象から場外されてしまう。その結果、ユーザによっては、必要なデータを取得できないという可能性が考えられる。そこで、かかる課題を解決した例を第八の実施の形態として説明する。

第八の実施の形態では、予めユーザごとに文書管理サーバ１０に対してインターネット接続設定が行われる。

図３０は、第八の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。

まず、ある一般ユーザからの入力（例えば、ログイン等）に基づいて、文書管理サーバ１０の文書管理制御部１２は、一般ユーザ用設定機能を起動する（Ｓ８０１）。

続いて、ユーザは、インターネット接続設定として、当該ユーザが検索を指示した際に、検索不要サイトとするＷｅｂサイトを、一般ユーザ用設定画面を介して設定する（Ｓ８０２）。設定された内容は、例えば、ユーザプロファイル情報として文書管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に保存される。

図３１は、第八の実施の形態におけるユーザプロファイル情報の例を示す図である。図３１のユーザプロファイル情報８０６において、各行の意味は既に説明した通りである。すなわち、ユーザプロファイル情報８０６には、ユーザ「ｔｅｓｔ１」による検索の際は、「ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」は検索対象から除外される旨が示されている。

第八の実施の形態ではこのようなユーザプロファイル情報８０６が予め生成されていることを前提として検索処理が実行される。

図３２は、第八の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

図３２では、文書管理制御部１２によって、検索指示に係るユーザのユーザプロファイル情報８０６が読み込まれ（Ｓ８１１）、当該ユーザプロファイル８０６に基づいて、検索不要サイトが設定されているか否かが判定される点のみが第七の実施の形態（図２８）と異なる。

なお、検索対象サイトと検索不要サイトとに同一のＷｅｂサイトが指定されていた場合にいずれを優先させるかは、運用に応じて適宜定めればよい。

上述したように、第八の実施の形態における文書管理サーバ１０によれば、ユーザ毎に特定のサイトを検索対象から除外することが可能であるため、ユーザに応じてより的確かつ有効な情報をより短時間で取得することができる。

なお、本実施の形態では、Ｇｏｏｇｌｅ（登録商標）をＷｅｂ検索サイト４１の具体例として説明したが、本発明の実施にあたり、Ｗｅｂ検索サイト４１は特定のものに限定されない。但し、他のＷｅｂ検索サイトを用いる場合は、当該Ｗｅｂ検索サイトに応じた検索条件式を構築する必要がある。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

本発明の実施の形態における文書管理システムの構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における文書管理システムの機能構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 第一の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 文書管理ＤＢに対する検索条件式の例を示す図である。 Ｗｅｂ検索サイトに対する検索条件式の例を示す図である。 文書管理ＤＢからの検索結果とＷｅｂ検索サイトからの検索結果とのマージ結果の例を示す図である。 第一の実施の形態における検索結果表示ページの表示例を示す図である。 第二の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 検索結果選択画面の表示例を示す図である。 第二の実施の形態における文書管理システムの検索結果表示ページの表示例を示す図である。 第二の実施の形態におけるＷｅｂ検索サイトの検索結果表示ページの表示例を示す図である。 第三の実施の形態におけるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。 第三の実施の形態における管理者用プロファイル情報の例を示す図である。 第三の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 第四の実施の形態におけるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。 第四の実施の形態におけるユーザプロファイル情報の例を示す図である。 第四の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 第五の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。 第五の実施の形態における管理者用プロファイル情報の例を示す図である。 第五の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 Ｗｅｂ検索サイトに対する検索対象サイトが限定された検索条件式の例を示す図である。 第六の実施の形態におけるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。 第六の実施の形態におけるユーザプロファイル情報の例を示す図である。 第六の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 第七の実施の形態における文書管理サーバによるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。 第七の実施の形態における管理者用プロファイル情報の例を示す図である。 第七の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 Ｗｅｂ検索サイトに対する検索不要サイトが指定された検索条件式の例を示す図である。 第八の実施の形態におけるインターネット接続設定処理のフローチャートを示す図である。 第八の実施の形態におけるユーザプロファイル情報の例を示す図である。 第八の実施の形態の文書管理サーバにおける検索処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１ 文書管理システム
１０ 文書管理サーバ
１１ ｈｔｔｐｄ
１２ 文書管理制御部
１３ 文書管理ＤＢ
１４ ＷｅｂＵＩ制御部
２０ クライアント装置
２１ Ｗｅｂブラウザ
３０ ＬＡＮ
４０ インターネット
４１ Ｗｅｂ検索サイト
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ 演算処理装置
１０５ インタフェース装置
Ｂ バス

Claims (12)

1. 文書情報の集合を管理する文書管理装置であって、
   ネットワークを介して接続するクライアント装置から送信される検索条件に基づいて、前記文書情報の集合の中から前記検索条件に合致する文書情報を検索する第一の検索手段と、
   前記検索条件に基づいて、インターネットにおける検索サイトに検索を実行させる第二の検索手段とを有し、
   前記第一の検索手段及び前記第二の検索手段によって取得された検索結果を出力することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記第一の検索手段及び前記第二の検索手段によって取得された検索結果を同時に表示させる表示データを生成する表示データ生成手段を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 当該文書管理装置に管理されている前記文書情報の集合と前記検索サイトとのいずれを検索対象とするかを設定させる第一の設定手段を有し、
   前記第一の設定手段が設定させた内容に応じて、前記第一の検索手段及び前記第二の検索手段のいずれか一方からの検索結果を出力することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理装置。
4. 当該文書管理装置のインターネットへの接続の許否を設定させる第二の設定手段を有し、
   前記第二の設定手段が設定させた内容に応じて、前記第二の検索手段による検索は行わないことを特徴とする請求項１乃至３いずれか一項記載の文書管理装置。
5. 前記第二の設定手段は、前記インターネットへの接続の許否をユーザごとに設定させることを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
6. 前記検索サイトによる検索において検索対象とするＷｅｂサイトを設定させる第三の設定手段を有し、
   前記第二の検索手段は、前記第三の設定手段が設定させたＷｅｂサイトを検索対象として前記検索サイトに検索を実行させることを特徴とする請求項１乃至５いずれか一項記載の文書管理装置。
7. 前記第三の設定手段は、前記検索対象とするＷｅｂサイトをユーザごとに設定させることを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
8. 前記検索サイトによる検索において検索対象から除外するＷｅｂサイトを設定させる第四の設定手段を有し、
   前記第二の検索手段は、前記第四の検索手段が設定させたＷｅｂサイトを検索対象から除外して前記検索サイトに検索を実行させることを特徴とする請求項１乃至７いずれか一項記載の文書管理装置。
9. 前記第四の設定手段は、前記検索対象から除外するＷｅｂサイトをユーザごとに設定させることを特徴とする請求項８記載の文書管理装置。
10. 文書情報の集合を管理する文書管理装置によって実行される文書検索方法であって、
    ネットワークを介して接続するクライアント装置から送信される検索条件に基づいて、前記文書情報の集合の中から前記検索条件に合致する文書情報を検索する第一の検索手順と、
    前記検索条件に基づいて、インターネットにおける検索サイトに検索を実行させる第二の検索手順と、
    前記第一の検索手段及び前記第二の検索手段によって取得された検索結果を出力する検索結果出力手順とを有することを特徴とする文書検索方法。
11. 請求項１０記載の文書検索方法をコンピュータに実行させるための文書検索プログラム。
12. 請求項１１記載の文書検索プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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