JP2007241494A - 文書管理システムおよび文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書データの送信者に複雑な操作を課すことなく送信目的に応じた送信先に文書データを送信することができる文書管理システムおよび文書管理装置を提供する。
【解決手段】文書管理システムの記憶部２０において、文書データを送信する目的を示す目的名データと各目的に応じた送信先との対応関係を示す目的レコードが目的情報テーブルに格納されている。文書データの送信が行われる際、目的名データ指定ダイアログは、外部からの目的名データの指定を受け付ける。制御部１０では、目的名データ指定ダイアログで指定された目的名データに基づいて、目的情報テーブルから送信対象の文書データの送信先が特定される。送信処理部１３は、制御部１０で特定された送信先に文書データが送信されるように、当該文書データをメールサーバ３００に送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書データを複数の送信先に送信する文書管理システムおよび文書管理装置に関し、例えば、原稿を文書データとして読み取り、当該文書データをオペレータによって指定された送信先に送信する文書管理システムおよび文書管理装置に関する。

従来より、企業等において文書データの関係者へのメール送信が行われる際、送信者は文書データの内容に応じてグループを指定することによって送信先を特定している。例えば、送信の際に或るグループが指定されると、そのグループと予め対応付けられている部署やプロジェクトに属する全ての人に文書データが送信される。このため、例えば、或るプロジェクトにおける会議の議事録を当該プロジェクトのメンバーに文書データとして送信したい場合、送信者は当該プロジェクトに対応するグループを送信先に指定すればよい。ところが、文書データの内容によっては、送信先を特定することが困難なこともある。このような場合に、送信先に対応する新たなグループのデータを登録することが必要になるなど、適切な送信先に文書データが送信されるよう操作することが送信者の負担となっている。

文書データ等の送信者の操作負担を軽減するための技術として、例えば以下のような技術が知られている。特開平６−１８９１００号公報には、ユーザによる送信先の指定を受けることなく、読み取った原稿に基づいて送信先を特定し、当該送信先に自動的に原稿の送信を行うファクシミリ装置が開示されている。このファクシミリ装置によると、ユーザが予め原稿のベース色と送信先との対応付けを登録しておくことにより、原稿のベース色に応じて自動的に原稿の送信が行われる。また、特開２００５−１９８０７２号公報には、原稿を画像データとして読み込んだ後、ユーザの１度の操作で、当該画像データのファイルについての所定のフォルダへの保存と電子メールによる送信とを行うことができる装置およびシステムが開示されている。
特開平６−１８９１００号公報 特開２００５−１９８０７２号公報

ところが、企業等における文書データの送信に関して、複数のプロジェクトのメンバーに送信したい場合、或るレベル以上の役職者にだけ送信したい場合、翻訳担当など特定の業務の担当者にだけ送信したい場合など様々な目的がある。文書データの送信先の特定が困難な場合に、関係する全てのグループを指定した文書データの送信が行われると、送信する必要のない人（送信先）にも文書データが送信されてしまう。また、送信者がグループの指定を誤ることにより、送信する必要がある人に対して必要な文書データの送信が行われないこともある。一方、送信目的に応じたグループの登録を送信者が個別にすることは容易ではない。

そこで、本発明は、文書データの送信者に複雑な操作を課すことなく送信目的に応じた送信先に文書データを送信することができる文書管理システムおよび文書管理装置を提供することを目的とする。

第１の発明は、文書データを複数の送信先に送信する文書管理システムであって、
前記文書データを送信する目的を示す複数の目的名データと各目的名データに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数の目的レコードを保持する目的情報保持手段と、
前記複数の目的名データのうちの１以上の指定を外部から受け付ける目的名データ指定手段と、
前記目的名データ指定手段によって指定された目的名データに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードから送信対象の文書データの送信先データを取得する送信先データ取得手段と、
前記送信先データ取得手段によって取得された送信先データの示す送信先に前記送信対象の文書データを送信する文書データ送信手段と
を備えることを特徴とする。

第２の発明は、第１の発明において、
前記目的レコードの追加、削除、および変更を外部から受け付ける目的情報登録手段と、
前記目的情報登録手段が受け付けた目的レコードの追加、削除、および変更を前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードに反映させる目的情報格納手段と
を更に備えることを特徴とする。

第３の発明は、第１または第２の発明において、
前記文書データの種類を示す複数の文書種類名データのうちのいずれかの指定を外部から受け付ける文書種類名データ指定手段と、
前記複数の目的名データと前記複数の文書種類名データとがそれぞれ組み合わされた複数の組み合わせデータと各組み合わせデータに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数の組み合わせレコードを保持する組み合わせ情報保持手段と
を更に備え、
前記送信先データ取得手段は、前記目的名データ指定手段によって指定された目的名データと前記文書種類名データ指定手段によって指定された文書種類名データとに基づいて、前記組み合わせ情報保持手段に保持されている組み合わせレコードから前記送信対象の文書データの送信先データを取得することを特徴とする。

第４の発明は、第１または第２の発明において、
グループを示す複数のグループ名データと各グループ名データに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数のグループレコードを保持するグループ情報保持手段と、
前記送信対象の文書データの内容に基づいて、該文書データが送信されるべき送信先を示す送信先データに対応付けられているグループ名データを前記複数のグループ名データから特定するグループ名データ特定手段と
を更に備え、
前記送信先データ取得手段は、前記グループ名データ特定手段によって特定されたグループ名データに基づいて、前記グループ情報保持手段に保持されているグループレコードから前記送信対象の文書データの送信先データを更に取得することを特徴とする。

第５の発明は、第４の発明において、
前記グループレコードの追加、削除、および変更を外部から受け付けるグループ情報登録手段と、
前記グループ情報登録手段が受け付けたグループレコードの追加、削除、および変更を前記グループ情報保持手段に保持されているグループレコードに反映させるグループ情報格納手段と
を更に備えることを特徴とする。

第６の発明は、第４または第５の発明において、
外部から与えられる原稿またはデータを前記文書データとして受け取る文書受け取り手段を更に備えることを特徴とする。

第７の発明は、第６の発明において、
前記文書データを保持する文書データ保持手段と、
前記文書受け取り手段が受け取った文書データを前記文書データ保持手段に格納する文書データ格納手段と、
前記文書受け取り手段が受け取った文書データまたは前記文書データ保持手段に保持されている文書データの１以上の指定を外部から受け付け、当該指定された文書データを前記送信対象の文書データとして特定する送信文書データ特定手段と
を更に備え、
前記文書データ送信手段は、前記送信文書データ特定手段によって特定された文書データを送信することを特徴とする。

第８の発明は、第６または第７の発明において、
前記文書受け取り手段は、外部から与えられる原稿を前記文書データとして読み取るスキャナ装置であることを特徴とする。

第９の発明は、第８の発明において、
前記スキャナ装置が読み取った文書データから文字列データを取得する文字列取得手段を更に備え、
前記グループ名データ特定手段は、前記文字列取得手段によって取得された文字列データに基づいて、前記送信対象の文書データが送信されるべき送信先を示す送信先データに対応付けられているグループ名データを前記複数のグループ名データから特定することを特徴とする。

第１０の発明は、第７の発明において、
前記送信文書データ特定手段による送信対象の文書データの特定が行われない場合、前記目的情報登録手段による目的レコードの追加、削除、および変更についての外部からの受け付けのみを行うことを特徴とする。

第１１の発明は、第１から第１０までのいずれかの発明において、
送信の予約をする文書データと該文書データを送信する目的を示す目的名データと該文書データの送信を実行する送信日時の指定を外部から受け付ける予約手段を更に備え、
前記送信先データ取得手段は、前記予約手段によって指定された目的名データに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードから前記予約手段によって指定された文書データの送信先データを取得し、
前記文書データ送信手段は、前記予約手段によって指定された送信日時に、前記予約手段によって指定された文書データを送信することを特徴とする。

第１２の発明は、第４から第１０までのいずれかの発明において、
送信の予約をする文書データと該文書データを送信する目的を示す目的名データと該文書データに対応付けられるグループ名データと該文書データの送信を実行する送信日時の指定を外部から受け付ける予約手段を更に備え、
前記送信先データ取得手段は、前記予約手段によって指定された目的名データとグループ名データとに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードと前記グループ情報保持手段に保持されているグループレコードとから前記予約手段によって指定された文書データの送信先データを取得し、
前記文書データ送信手段は、前記予約手段によって指定された送信日時に、前記予約手段によって指定された文書データを送信することを特徴とする。

第１３の発明は、第１から第１２までのいずれかの発明において、
前記送信対象の文書データに添付する添付文章の雛型の入力を受け付けるテンプレート作成手段と、
前記テンプレート作成手段によって作成された雛型に基づいて前記送信対象の文書データの送信先に応じた添付文章を生成する添付文章生成手段と
を備え、
前記文書データ送信手段は、前記添付文章生成手段によって生成された添付文章を前記送信対象の文書データに添付して、該文書データを送信することを特徴とする。

第１４の発明は、第４から第１２までのいずれかの発明において、
前記送信対象の文書データに添付する添付文章の雛型の入力を受け付けるテンプレート作成手段と、
前記テンプレート作成手段によって作成された雛型に基づいて前記送信対象の文書データの送信先に応じた添付文章を生成する添付文章生成手段と
を備え、
前記雛型は、前記複数の目的名データまたは前記複数のグループ名データのいずれかと対応付けられ、
前記文書データ送信手段は、前記添付文章生成手段によって生成された添付文章を前記送信対象の文書データに添付して、該文書データを送信することを特徴とする。

第１５の発明は、第１４の発明において、
前記添付文章生成手段は、前記目的名データに対応付けられている雛型に基づいて生成される文章と前記グループ名データに対応付けられている雛型に基づいて生成される文章とを合成することにより、前記送信対象の文書データに添付する添付文書を生成することを特徴とする。

第１６の発明は、第１から第１５までのいずれかの発明において、
前記送信先データと対応付けられている属性データを更に備えることを特徴とする。

第１７の発明は、第１から第１６までのいずれかの発明において、
前記文書データと前記目的レコードとは、１対１、１対複数、複数対１、および複数対複数のいずれかの関係であることを特徴とする。

第１８の発明は、第６から第１０までのいずれかの発明において、
複合装置とパーソナルコンピュータとからなる文書管理システムであって、
前記複合装置は、前記文書受け取り手段を備え、
前記パーソナルコンピュータは、前記目的情報保持手段と前記目的名データ指定手段と前記送信先データ取得手段と前記文書データ送信手段と前記目的情報登録手段と前記目的情報格納手段と前記グループ情報保持手段と前記グループ名データ特定手段と前記グループ情報登録手段と前記グループ情報格納手段とを備えていることを特徴とする。

第１９の発明は、第６から第１０までのいずれかの発明において、
前記文書受け取り手段と前記目的情報保持手段と前記目的名データ指定手段と前記送信先データ取得手段と前記文書データ送信手段と前記目的情報登録手段と前記目的情報格納手段と前記グループ情報保持手段と前記グループ名データ特定手段と前記グループ情報登録手段と前記グループ情報格納手段とは複合装置に含まれていることを特徴とする。

第２０の発明は、文書データを複数の送信先に送信する文書管理装置であって、
前記文書データを送信する目的を示す複数の目的名データと各目的名データに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数の目的レコードを保持する目的情報保持手段と、
前記複数の目的名データのうちの１以上の指定を外部から受け付ける目的名データ指定手段と、
前記目的名データ指定手段によって指定された目的名データに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードから送信対象の文書データの送信先データを取得する送信先データ取得手段と、
前記送信先データ取得手段によって取得された送信先データの示す送信先に前記送信対象の文書データを送信する文書データ送信手段と
を備えることを特徴とする。

上記第１の発明によれば、文書データを送信する様々な目的と各目的に応じた送信先との対応付けが目的レコードとして目的情報保持手段に登録されている。そして、文書データの送信者は、当該文書データを送信する際に、目的名データ指定手段によって送信目的を選択することができる。このため、送信者は、文書データを送信すべき人（文書データの送信目的に関係する人）のみに対して当該文書データを送信することができる。これにより、送信する必要のない人に対する不必要な文書データの送信が軽減される。

上記第２の発明によれば、目的レコードの追加、削除、および変更をユーザ（システム管理者、文書データの送信者等）が行うことができる。このため、送信目的の追加や送信目的と送信先との対応付けの変更等があっても、それらの情報をユーザが必要に応じて目的情報保持手段に登録することができる。

上記第３の発明によれば、文書データの送信者は、当該文書データを送信する際に、文書種類名データ指定手段によって送信対象の文書データの種類を選択することができる。そして、文書データは、文書データの種類と送信目的との組み合わせによって特定される送信先にのみ送信される。このため、送信者は、文書データを送信すべき人のみに対して容易に当該文書データを送信することができる。

上記第４の発明によれば、例えば企業における部署やプロジェクト等の単位としての様々なグループと各グループに応じた送信先との対応付けがグループレコードとしてグループ情報保持手段に登録されている。そして、文書データが送信される際、グループ名データ特定手段により文書データの内容に基づいて送信対象のグループが特定される。これにより、送信者は、文書データの送信目的に関係する人と文書データの内容に関係する人との双方に容易に文書データの送信を行うことができる。

上記第５の発明によれば、グループレコードの追加、削除、および変更をユーザが行うことができる。このため、グループの追加やグループと送信先との対応付けの変更等があっても、それらの情報をユーザ（送信者等）が必要に応じてグループ情報保持手段に登録することができる。

上記第６の発明によれば、外部から与えられる原稿やデータを受け取る文書受け取り手段が設けられている。このため、この文書管理システムが導入されている装置内で作成された文書データだけでなく外部から与えられる文書を取り込んで、所望の送信先に文書データとして送信することができる。

上記第７の発明によれば、送信者は、文書受け取り手段が受け取った文書データもしくは文書データ保持手段に保持されている文書データを送信対象の文書データとして指定することができる。このため、送信者は、新規に取得した文書データを送信することもできるし、過去に取得した文書データを送信することもできる。

上記第８の発明によれば、新規に取得した文書が紙媒体であっても、当該文書を文書データとして送信することができる。

上記第９の発明によれば、文字列取得手段によって送信対象の文書データに含まれている文字列データが取得され、その文字列データに基づいて送信対象のグループが特定される。このため、文書データの送信の際に、送信者はグループ名を指定する必要がなくなり、送信者の操作負担が軽減される。

上記第１０の発明によれば、ユーザは、文書データを送信することなく目的レコードの編集のみを行うことができる。このため、例えばシステムの管理者が予め目的レコードの登録のみを行うことができる。これにより、文書データの送信が行われる際には、送信者は登録済みの目的レコードの中から所望のレコード（目的）を選択するだけでよく、送信者の操作負担が軽減する。

上記第１１の発明によれば、文書データの送信目的、送信日時等の指定を外部から受け付ける予約手段が設けられている。このため、送信者は、文書データの送信目的に関係する人に対して文書データの送信が行われるように、予約をしておくことができる。

上記第１２の発明によれば、文書データの送信目的、送信対象のグループ、送信日時等の指定を外部から受け付ける予約手段が設けられている。このため、送信者は、文書データの送信目的に関係する人と文書データの内容に関係のある人とに対して文書データの送信が行われるように、予約をしておくことができる。

上記第１３の発明によれば、ユーザは、文書データに添付される文章の雛型を予め登録しておくことができる。そして、送信される文書データには、その雛型に基づいて生成された文章が添付される。このため、定型句などを予め雛型として登録しておけば、送信者自身が文字入力等を行うことなく、定型的な文章を文書データに添付することができる。これにより、文書データの送信に伴う送信者の文章入力の負担が軽減される。

上記第１４の発明によれば、テンプレート作成手段によって作成される雛型は、目的名データまたはグループ名データのいずれかと対応付けられている。このため、送信者は、文書データの送信目的あるいは送信対象のグループに応じて異なる文章を文書データに添付して送信することができる。

上記第１５の発明によれば、或る送信先が送信目的に基づいて特定される送信先とグループに基づいて特定される送信先のいずれにも該当するとき、当該送信先には、送信目的に応じた内容の文章とグループに応じた内容の文章とが合成された文章を添付した文書データが送信される。

上記第１６の発明によれば、送信先データは属性データと対応付けられている。このため、ユーザは、目的レコードやグループレコードの送信先データについて、属性データによって送信先を指定しておくことができる。これにより、各人の属性に変更があっても、適切な送信先に文書データが送信される。

上記第１７の発明によれば、例えば、１つの送信目的で複数の文書データをまとめて送信する時、１つの文書データを様々な送信目的で送信する時など、送信者の操作負担が軽減される。

以下、添付図面を参照しつつ本発明の一実施形態について説明する。なお、以下の説明では、複数の部門（部署）を有する企業において、社内システムとして文書管理システムが採用されているものとする。この企業では、従業員（以下、「人」という。）はいずれか１つの部門に属している。また、プロジェクトは、１つの部門もしくは複数の部門に対応付けられている。関係者への文書データの送信には、文書管理システムが使用される。ここで、文書データは様々な目的で関係者へ送信される。例えば、回覧する目的で送信される文書データもあれば、各部門の課長職以上の人に報告をする目的で送信される文書データもある。なお、文書データを送信する目的を示す情報がデータベースに格納されているが、データとして登録されている目的のことを一般的な意味での「目的」という語と区別するために「目的データ」と記載する。これは、目的以外の語（「グループ」など）についても同様である。

＜１．全体構成および動作の概要＞
図１（Ａ）は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。この文書管理システムは、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：複合装置）１００と記憶装置２００とメールサーバ３００とによって構成されている。ＭＦＰ１００には、制御部１０と、文書受け取り手段としての画像読取部１１と、文字列取得手段としての画像処理部１２と、文書データ送信手段としての送信処理部１３と、目的情報登録手段およびグループ情報登録手段としての登録処理部１４と、目的情報格納手段およびグループ情報格納手段としての格納処理部１５と、操作パネル１８とが含まれている。操作パネル１８には、オペレータが入力するための入力部１６とメッセージ等を表示するための表示部１７とが含まれている。また、記憶装置２００には記憶部２０が含まれている。なお、本実施形態においては、記憶部２０は記憶装置２００に含まれているが、記憶部２０がＭＦＰ１００に含まれる構成としてもよい。また、図１（Ｂ）に示すように、ＭＦＰ１００の外部の入力部（キーボード・ポインタなど）７００や表示部（モニタなど）８００によって入出力が行われる構成にしてもよい。ここで、ＭＦＰ１００とは、原稿を複写するコピー機能、原稿の内容をイメージデータとして読み取るスキャナ機能、各種データを印刷するプリンタ機能など様々な機能を有する画像処理装置のことをいう。

制御部１０は、ＭＦＰ１００全体の動作を制御する。画像読取部１１は、このＭＦＰ１００の所定の位置にセットされた原稿の内容をスキャンして文書データとして読み取る。画像処理部１２は、文書データを解析して、例えば、当該文書データに含まれている文字列を取得する。送信処理部１３は、オペレータによって指定された人（メールアドレス）に文書データが送信されるように、文書データをメールサーバ３００に送る。登録処理部１４は、後述する目的データやグループデータ等の追加、削除、変更（更新）をオペレータにさせるために各種ダイアログを操作パネル１８の表示部１７に表示し、オペレータによる入力を受け付ける。格納処理部１５は、文書データの記憶部２０への格納や記憶部２０内のデータベースに対する各種レコードの追加、削除、変更を行う。メールサーバ３００は、ＭＦＰ１００の送信処理部１３から送られる文書データを受け取り、当該文書データを指定されたメールアドレスに宛てて送信する。記憶部２０は、文書データやこの文書管理システムで使用される各種データを保持する。

＜２．文書管理システムで使用されるデータ＞
この文書管理システムで使用される各種情報は、記憶部２０内に（コンピュータが処理可能な）データとして格納されている。図２は、本実施形態における記憶部２０の構成を示すブロック図である。記憶部２０には、文書データを保持する文書データ保存部２１と様々な情報をデータとして保持するデータベース２２とが含まれている。データベース２２には、人情報テーブル２２１と、グループ情報保持手段としてのグループ情報テーブル２２２と、目的情報保持手段としての目的情報テーブル２２３と、予約情報テーブル２２４とが含まれている。これらのテーブルはリンクしあうことにより重複データが排除されている。

データベース２２に保持される情報は、人の属性等に関する情報（以下、「人情報」という。）と、グループに関する情報（以下、「グループ情報」という。）と、（文書データを送信する）目的に関する情報（以下、「目的情報」という。）と、予約に関する情報（以下、「予約情報」という。）とに分類される。人情報は人情報テーブル２２１に格納され、グループ情報はグループ情報テーブル２２２に格納され、目的情報は目的情報テーブル２２３に格納され、予約情報は予約情報テーブル２２４に格納されている。

図３は、人情報テーブル２２１の構成を示す概念図である。図３に示すように、人情報として「名前」を示すデータや「連絡先」を示すデータ（送信先データ）などが１人分の情報につき１レコードとして人情報テーブル２２１に格納されている。文書データの送信の際に例えば「名前」が「かとうなつお」である人が指定されると、この人情報テーブル２２１に基づき、該当するレコードの「連絡先」の欄に入力されているアドレスに対してＥ−ｍａｉｌ（電子メール）で文書データの送信が行われる。また、図３に示すように、人の役職とそのレベルとの対応付けを示す情報や人の役割とそのレベルとの対応付けを示す情報が、それぞれテーブル２２５、２２６に格納されている。これらの情報は、文書データの送信先の指定が式によって行われるときに使用される。

図４は、グループ情報テーブル２２２の構成を示す概念図である。図４に示すように、１つのグループ（グループ名データ）は複数の人（送信先データ）と対応付けられている。例えば、グループ名データが「プロジェクト１」であるグループには、名前がそれぞれ「さとうはるこ」、「かとうなつお」、「いとうあき」である３名の人が含まれている。グループ名データが「グループ１」であるレコードの「人」の欄には、「人（”プロジェクト１”，”プロジェクト２”）」と入力されている。これは、「グループ１」には「プロジェクト１またはプロジェクト２に属する人」が含まれていることを表している。また、１つのグループ名データは複数の「送付テンプレート」と対応付けられている。例えば、グループ名データが「プロジェクト１」であるグループは、「名前」がそれぞれ「プロジェクト１仕様書」、「プロジェクト１提案書」である送付テンプレートと対応付けられている。ここで、「送付テンプレート」とは、定型句を雛形として記載したものであって、文書データを送信する際に送信先に応じて添付される文章の雛形となるものである。なお、グループ情報テーブル２２２の１行分のレコードを「グループレコード」という。また、図４に示すテーブルの構成は概念的なものであり、具体的には例えば図５（ａ）〜（ｄ）に示すようなレイアウトのテーブルによってグループ情報が（コンピュータが処理可能な）データとして管理される。

図６は、目的情報テーブル２２３の構成を示す概念図である。図６に示すように、１つの目的（目的名データ）は複数の連絡先（送信先データ）と対応付けられている。例えば、目的名データ（「名前」）が「もくてき１：発行」である目的は、「うえの課長」、「人（”プロジェクト１”）．役割＝”プロジェクトリーダー”」、「営業統括」という連絡先を表す３つの送信先データと対応付けられている。ここで、「うえの課長」のように指定方法が「人」であるデータについては、目的と当該人とが対応付けられていることになる。一方、「人（”プロジェクト１”）．役割＝”プロジェクトリーダー”」のように指定方法が「式」であるデータについては、当該式によって特定される人と目的とが対応付けられていることになる。すなわち、「人（”プロジェクト１”）．役割＝”プロジェクトリーダー”」という式による指定が行われると、「プロジェクト１に属する人のうち役割がプロジェクトリーダーの人」と目的とが対応付けられることになる。このように、目的情報テーブル２２３には、各目的と様々な指定方法による連絡先との対応付けがデータとして保持される。なお、目的情報テーブル２２３の１行分のレコードを「目的レコード」という。

図７は、予約情報テーブル２２４の構成を示す概念図である。図７に示すように、１つの予約情報は、文書データを特定するためのデータ、グループを特定するためのデータ（グループ名データ）、目的を特定するためのデータ（目的名データ）などから構成されている。例えば、「予約名」が「プロジェクト１仕様書の発行」である予約情報は、「文書名」が「プロジェクト１仕様書」である文書データ、「グループ名」が「プロジェクト１」であるグループレコード、「目的名」が「もくてき１：発行」である目的データと対応付けられており、「指定日時」は「２００６年１月４日の８時３０分」、「予約破棄日時」は「２００６年１月１４日の８時３０分」、「経過報告先」は「さとうはなこ」であることを表している。なお、予約情報テーブル２２４の１行分のレコードを「予約レコード」という。

＜３．文書管理処理＞
次に、本実施形態における文書管理処理の手順について説明する。なお、本説明における「文書管理処理」とは、画像読取部１１による原稿の読み取りから送信処理部１３による文書データの送信に至るまでのＭＦＰ１００で行われる一連の処理のことをいう。なお、この文書管理処理には、データベース２２に対してグループデータ、目的データ、予約データを追加、削除、変更する処理も含まれている。

＜３．１ 全体処理＞
図８は、文書管理処理の全体の手順を示すフローチャートである。なお、この文書管理処理は、必要に応じてオペレータからの入力を受け取りつつ、制御部１０がＭＦＰ１００の全体を制御することによって行われている。また、オペレータに対するメッセージや各種ダイアログはＭＦＰ１００の操作パネル１８の表示部１７に表示されるものとする。

文書管理処理は、ＭＦＰ１００において、例えば原稿の読み取りを指示するためのボタンがオペレータに押下されることによって開始される。ステップＳ１０では、ＭＦＰ１００の所定の位置に原稿がセットされているか否かが判定される。その結果、原稿がセットされていれば、ステップＳ３０に進む。一方、原稿がセットされていなければ、ステップＳ２０に進む。ステップＳ２０では、ＭＦＰ１００は、「原稿をセットするか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。その結果、「原稿をセットする」旨の選択がなされると、ステップＳ３０に進む。一方、「原稿をセットしない」旨の選択がなされると、ステップＳ２２に進む。

ステップＳ３０では、画像読取部１１によって原稿の読み取りが行われる。ステップＳ３０の終了後、ステップＳ４０に進む。

ステップＳ２２では、ＭＦＰ１００は、「記憶部２０に保持されている文書データを指定するか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。「文書データを指定する」旨の選択がなされると、ステップＳ２４に進む。一方、「文書データを指定しない」旨の選択がなされると、ステップＳ６０に進む。ステップＳ２４では、ＭＦＰ１００は、送信する文書データのオペレータによる選択を受け付ける。ステップＳ２６では、記憶部２０に保持されている文書データのうちのいずれかがオペレータによって選択されたか否かが判定される。その結果、選択されていれば、ステップＳ４０に進む。一方、選択されていなければ、文書データを指定しない旨の決定がなされ（ステップＳ２８）、ステップＳ６０に進む。

ステップＳ４０では、画像読取部１１によって文書データとして読み取られた原稿あるいはオペレータによって選択された文書データに基づいて、送信すべき文書データが確定する。ステップＳ５０では、目的送信処理が行われる。ここで、「目的送信処理」とは、文書データの送信目的に応じた送信先に当該文書データを送信する処理のことをいう。なお、目的送信処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ５０が終了すると、文書管理処理は終了する。

ステップＳ６０では、ＭＦＰ１００は、「目的レコードの登録（追加、削除、変更）だけを行うのか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。ステップＳ６０で「目的レコードの登録だけを行う」旨の選択がなされると、ステップＳ６５に進む。一方、「目的レコードの登録だけを行うのではない」旨の選択がなされると、ステップＳ７０に進む。

ステップＳ６５では、目的指定処理が行われる。ここで、「目的指定処理」とは、送信する文書データの送信目的に関し、オペレータが目的名データを含む目的レコードを新たに登録（追加）し、あるいは、オペレータが既存の目的レコードの中から該当する目的名データを選択する処理のことをいう。なお、目的指定処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ６５が終了すると、文書管理処理は終了する。

ステップＳ７０では、ＭＦＰ１００は、「予約処理を行うのか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。ここで、「予約処理」とは、指定された送信日時に指定された送信先に文書データが送信されるように、オペレータが予約データの入力を行う処理のことである。ステップＳ７０で「予約処理をする」旨の選択がなされると、ステップＳ７５に進む。一方、「予約処理をしない」旨の選択がなされると、文書管理処理は終了する。ステップＳ７５では、予約処理が行われる。なお、予約処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ７５が終了すると、文書管理処理は終了する。

なお、本実施形態においては、ステップＳ１０、Ｓ２０、Ｓ２２、Ｓ２４、Ｓ２６、Ｓ２８、Ｓ３０、およびＳ４０によって、送信文書データ特定手段が実現されている。

＜３．２ 目的送信処理＞
図９は、目的送信処理の手順を示すフローチャートである。目的送信処理が開始すると、ＭＦＰ１００は、例えば文書データの内容を表示することにより、文書データの内容をオペレータに確認させる（ステップＳ１００）。その後、ＭＦＰ１００は、「グループ名データを指定するか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける（ステップＳ１０５）。ステップＳ１０５で「グループ名データを指定する」旨の選択がなされると、ステップＳ１１０に進む。一方、「グループ名データを指定しない」旨の選択がなされると、ステップＳ１１５に進む。ステップＳ１１０では、「グループ指定処理」が行われる。ここで、「グループ指定処理」とは、文書データの送信対象となるグループに関し、オペレータがグループ名データを含むグループレコードを新たに登録（追加）し、あるいは、オペレータが既存のグループレコードの中から該当するグループ名データを選択する処理のことをいう。なお、グループ指定処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ１１５では、ＭＦＰ１００は、「文書データの送信を行うか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。ステップＳ１１５で「送信する」旨の選択がなされると、ステップＳ１２０に進む。一方、「送信しない」旨の選択がなされると、ステップＳ１５０に進む。

ステップＳ１２０では、目的指定処理が行われる。なお、目的指定処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ１２５では、グループ指定処理で指定されたグループ名データと目的指定処理で指定された目的名データとに基づいて、文書データの送信先が確定する。ステップＳ１３０では、テンプレート送信文章生成処理が行われる。ここで、「テンプレート送信文章生成処理」とは、グループ名データや目的名データと対応付けられている送付テンプレートに基づいて各送信先に応じた（文書データに添付する）文章を生成する処理のことである。なお、テンプレート送信文章生成処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ１３５では、文書データの送信が実行される。具体的には、文書データが送信処理部１３によってメールサーバ３００に送られる。これにより、ステップＳ１２５で確定した送信先に対して、メールサーバ３００から文書データの送信が行われる。ステップＳ１３５が終了すると、目的送信処理は終了する。

ステップＳ１５０では、文書データが記憶部２０に保存される。ステップＳ１５５では、ＭＦＰ１００は、「予約処理を行うか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。ステップＳ１５５で「予約処理を行う」旨の選択がなされると、ステップＳ１６０に進む。一方、「予約処理を行わない」旨の選択がなされると、目的送信処理は終了する。ステップＳ１６０では、予約処理が行われる。なお、予約処理の詳細な手順については後述する。ステップＳ１６０が終了すると、目的送信処理は終了する。

以上のように、この目的送信処理によって、オペレータが指定したグループに属する人および文書データの送信目的に応じた人に対する文書データの送信、あるいは、文書データの送信の予約が行われる。なお、本実施形態においては、上記ステップＳ１２５によって、送信先データ取得手段が実現されている。

＜３．３ グループ指定処理＞
図１０は、グループ指定処理の手順を示すフローチャートである。グループ指定処理が開始すると、ＭＦＰ１００は、文書データに対応するグループ名データを含むグループレコードが既にデータベースに登録されているか否かを判定する（ステップＳ２００）。その結果、登録されていれば、ステップＳ２１０に進む。一方、登録されていなければ、ステップＳ２２０に進む。なお、文書データに対応するグループ名データの特定については、画像処理部１２が文書データに含まれている文字列を取得し、当該文字列からグループ名データと一致するものを検索することにより行われる。

ステップＳ２１０では、ＭＦＰ１００は、「送信対象のグループが正しいか否か」をオペレータに選択させるために図１１に示すダイアログ（以下、「グループ確認ダイアログ」という。）５１を表示し、オペレータからの入力を受け付ける。ステップＳ２１０で、「グループが正しい」旨の選択がなされた場合、すなわちグループ確認ダイアログ５１で「ＯＫ」ボタンが押下された場合には、ステップＳ２５０に進む。一方、ステップＳ２１０で、「グループが正しくない」旨の選択がなされた場合、すなわちグループ確認ダイアログ５１でグループの「修正」ボタンが押下された場合には、ステップＳ２２０に進む。

ステップＳ２２０では、ＭＦＰ１００は、図１２に示すダイアログ（以下、「グループ名データ指定ダイアログ」という。）５２を表示する。このグループ名データ指定ダイアログ５２には、データベースに既に登録されているグループデータの一覧が表示される。これにより、オペレータは、グループ名データの一覧の中から送信対象のグループを指定することができる。また、グループ名データの一覧の中に送信対象のグループがない場合には、オペレータは「新規登録」ボタンを押下することによりグループ名データを含むグループレコードを新規に登録することができる。

ステップＳ２３０では、グループ名データ指定ダイアログ５２で「新規登録」ボタンが押下されたか否かが判定される。その結果、「新規登録」ボタンが押下されていれば、ステップＳ２４０に進む。一方、「新規登録」ボタンが押下されていない場合、すなわち、いずれかのグループ名データが指定されて「ＯＫ」ボタンが押下された場合には、ステップＳ２５０に進む。

ステップＳ２４０では、ＭＦＰ１００は、図１３に示すダイアログ（以下、「グループ・目的編集ダイアログ」という。）５３を表示する。このグループ・目的編集ダイアログ５３は、オペレータがグループレコードの編集および目的レコードの編集を行うためのダイアログである。図１３に示す例では、「グループ名データ」がそれぞれ「プロジェクト１」、「プロジェクト２」であるグループレコードが既に登録されており、「目的名データ」がそれぞれ「もくてき１」、「もくてき２」である目的レコードが既に登録されていることを示している。グループ・目的編集ダイアログ５３で「新規」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１００は、図１４に示すダイアログ（以下、「グループ属性編集ダイアログ」という。）５４を表示する。グループ属性編集ダイアログ５４において、オペレータはグループに属する人の指定や関係部門、時期などの指定を行う。グループ属性編集ダイアログ５４で「詳細」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１００は、図１５に示すダイアログ（以下、「グループ−人ダイアログ」という。）５５を表示する。グループ−人ダイアログ５５において、オペレータは、グループに属する人の追加や削除を行う。また、グループ−人ダイアログ５５で「プロパティ」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１００は、図１６に示すダイアログ（以下、「人詳細ダイアログ」という。）５６を表示する。人詳細ダイアログ５６には、人の属する部署、人の属するグループのグループ名、人の連絡先などの情報が表示される。以上のようなダイアログを用いてオペレータがグループに関する情報をデータとして入力することによって、グループレコードのデータベースへの登録が行われる。その後、ステップＳ２５０に進む。

ステップＳ２５０では、ステップＳ２１０でオペレータによって確認されたグループ名データまたはステップＳ２３０でオペレータによって選択されたグループ名データまたはステップＳ２４０でオペレータによって登録されたグループレコードのグループ名データに基づいて、送信対象のグループが確定する。ステップＳ２５０の終了後、グループ指定処理は終了する。

なお、本実施形態においては、文書データに対応するグループ名データを含むグループレコードが既にデータベースに登録されているか否かをＭＦＰ１００が判定しているが、本発明はこれに限定されず、データベースに登録済みのグループ名データの一覧を表示して、オペレータが登録の有無を選択するようにしてもよい。

また、本実施形態においては、図９に示したステップＳ１０５、Ｓ１１０と、後述する図２４に示すステップＳ５２０、Ｓ５３０、Ｓ５４０と、図１１に示したグループ確認ダイアログ５１と、図１２に示したグループ名データ指定ダイアログ５２と、図１３に示したグループ・目的編集ダイアログ５３と、図１４に示したグループ属性編集ダイアログ５４と、図１５に示したグループ−人ダイアログ５５とによって、グループ名データ特定手段が実現されている。

＜３．４ 目的指定処理＞
図１７は、目的指定処理の手順を示すフローチャートである。目的指定処理が開始すると、ＭＦＰ１００は、「文書データの送信目的に適合する目的名データを含む目的レコードが既にデータベースに登録されているか否か」をオペレータに選択させるために図１８に示すダイアログ（以下、「目的名データ指定ダイアログ」という。）５７を表示し、オペレータからの入力を受け付ける（ステップＳ３００）。送信目的に適合するものがあれば、オペレータによって該当する目的名データが選択される（ステップＳ３１０）。これにより、送信する目的が確定し（ステップＳ３３０）、目的指定処理は終了する。一方、送信目的に適合する目的名データがなければ、オペレータによって「新規登録」ボタンが押下され、ステップＳ３２０に進む。

ステップＳ３２０では、ＭＦＰ１００は、図１３に示したグループ・目的編集ダイアログ５３を表示する。このグループ・目的編集ダイアログ５３で「新規」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１００は、図１９に示すダイアログ（以下、「目的属性編集ダイアログ」という。）５８を表示する。送信先を人で指定する場合には、目的属性編集ダイアログ５８において、オペレータは人の名前や連絡先等の情報を入力する。一方、送信先を式で指定する場合には、目的属性編集ダイアログ５８において、オペレータは「送信先指定方法」を選択するドロップダウンリストから「式」を選択する。そうすると、ＭＦＰ１００は、図２０に示すダイアログ５９を表示する。このダイアログ５９において、オペレータは送信先を特定するための式を入力する。図２０に示す例では、「グループ名データ」が「プロジェクト１」のグループに含まれる人のうち「役割」が「プロジェクトリーダー」である人が送信先として指定されたことになる。以上のようなダイアログを用いてオペレータが目的に関する情報をデータとして入力することによって、目的レコードのデータベースへの登録が行われる。この目的レコードの登録によって、送信する目的が確定し（ステップＳ３３０）、目的指定処理は終了する。

なお、本実施形態においては、図１７に示したステップＳ３１０、Ｓ３２０と、図１３に示したグループ・目的編集ダイアログ５３と、図１８に示した目的名データ指定ダイアログ５７と、図１９および図２０に示した目的属性編集ダイアログ５８、５９とによって、目的名データ指定手段が実現されている。

＜３．５ テンプレートの登録処理＞
次に、文書データの送信の際に当該文書データに添付される文章の雛形となるテンプレート（送付テンプレート）を登録する手順について説明する。図１３に示したグループ・目的編集ダイアログ５３または図１９および図２０に示した目的属性編集ダイアログ５８、５９で「テンプレート設定」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１００は、図２１に示すダイアログ（以下、「テンプレート設定ダイアログ」という。）６０を表示する。オペレータは、このテンプレート設定ダイアログ６０によって、文書データの送信目的に応じた送付テンプレートを作成する。また、このテンプレート設定ダイアログ６０で「対象」を選択するためのドロップダウンリストから「グループ」が選択されると、ＭＦＰ１００は、図２２に示すダイアログ６１を表示する。オペレータは、このダイアログ６１によって、文書データの送信対象のグループに応じた送付テンプレートを作成する。本実施形態においては、上記テンプレート設定ダイアログ６０、６１によってテンプレート作成手段が実現されている。

上述の送付テンプレートの記述方法には様々なものがある。例えば、文書データに添付される文章をそのまま文字列として記述することもできるし、日付のように変数として記述することもできる。また、所定の条件に該当する送信先の文書データにのみ文章が添付されるよう、条件を指定した記述をすることもできる。なお、これらの記述方法を実現するための技術は従来技術であるので詳しい説明は省略する。

＜３．６ テンプレート送信文章生成処理＞
図２３は、テンプレート送信文章生成処理の手順を示すフローチャートである。テンプレート送信文章生成処理が開始すると、送信対象を示すグループ名データと対応付けられている送付テンプレートに基づいて、文書データに添付すべき各送信先に応じた文章が生成される（ステップＳ４００）。その後、送信目的を示す目的名データと対応付けられている送付テンプレートに基づいて、文書データに添付すべき各送信先に応じた文章が生成される（ステップＳ４１０）。その後、各送信先に応じて、ステップＳ４００で生成された文章とステップＳ４１０で生成された文章との合成が行われ（ステップＳ４２０）、テンプレート送信文章生成処理は終了する。

ここで、上記ステップＳ４２０における文章の合成について説明する。図９に示したステップＳ１２５で送信対象として確定する送信先には、グループ名データの指定に基づく送信先と目的名データの指定に基づく送信先とがある。このような送信先の中には、グループ名データの指定に基づくものにも目的名データの指定に基づくものにも該当する送信先（以下、「重複送信先」という。）がある。この重複送信先に送信される文書データにはステップＳ４００で生成される文章とステップＳ４１０で生成される文章の双方が対応付けられるが、ステップＳ４２０ではこれら双方の文章の合成が行われる。すなわち、重複送信先に送信される文書データには、グループ名データと対応付けられている送付テンプレートに基づいて生成される文章と目的名データと対応付けられている送付テンプレートに基づいて生成される文章とが１つのまとまりのあるものとして合成された文章が添付される。なお、これについては、例えば優先順位を決めるなどによって、グループ名データもしくは目的名データのいずれかと対応付けられている送付テンプレートに基づいて生成される文章のみが上記文書データに添付されるようにしてもよい。

なお、本実施形態においては、上記ステップＳ４００、Ｓ４１０、およびＳ４２０によって添付文章生成手段が実現されている。

＜３．７ 予約処理＞
図２４は、予約処理の手順を示すフローチャートである。予約処理が開始すると、まず、送信する文書データが既に指定されているか否かが判定される（ステップＳ５００）。判定の結果、指定されていれば、ステップＳ５２０に進む。一方、指定されていなければ、ステップＳ５１０に進む。ステップＳ５１０では、オペレータによる文書データの指定を受け付ける。ステップＳ５１０の終了後、ステップＳ５２０に進む。

ステップＳ５２０では、送信対象のグループ名データが既に指定されているか否かが判定される。判定の結果、指定されていれば、ステップＳ５５０に進む。一方、指定されていなければ、ステップＳ５３０に進む。ステップＳ５３０では、ＭＦＰ１００は、「グループ名データの指定を行うのか否か」をオペレータに選択させるためのメッセージを表示し、オペレータからの入力を受け付ける。ステップＳ５３０で「グループ名データの指定を行う」旨の選択がなされると、ステップＳ５４０に進む。一方、「グループ名データの指定を行わない」旨の選択がなされると、ステップＳ５５０に進む。ステップＳ５４０では、上述したグループ指定処理が行われる。ステップＳ５４０の終了後、ステップＳ５５０に進む。ステップＳ５５０では、上述した予約処理が行われる。

ステップＳ５６０では、ＭＦＰ１００は、図２５に示すダイアログ（以下、「予約ダイアログ」という。）６２を表示する。この予約ダイアログ６２において、文書データ、グループ名データ、あるいは目的名データを変更する必要があれば、オペレータは該当する「修正」ボタンを押下する。この予約ダイアログ６２で「ＯＫ」ボタンが押下されると、ＭＦＰ１００は、図２６に示すダイアログ（以下、「予約詳細ダイアログ」という。）６３を表示する。この予約詳細ダイアログ６３によって、オペレータは、文書データの送信を実行する日時（指定日時）や送信結果の報告先などの情報を入力することができる。また、オペレータは、この予約詳細ダイアログ６３によって、グループ名データや目的名データの変更や使用する送付テンプレートの変更を行うことができる。以上のようなダイアログを用いてオペレータが文書データの送信に関する予約情報をデータとして入力することによって、予約レコードのデータベースへの登録が行われる。ステップＳ５６０が終了すると、予約処理は終了する。

＜４．典型的な使用例＞
次に、本実施形態に係る文書管理システムの企業における典型的な使用例について説明する。なお、この企業においては、文書管理システムの全般的な管理についてはシステム管理者によって行われ、個々の文書データを送信する処理については一般の従業員（以下、「一般ユーザ」という。）によって行われるものとする。

＜４．１ システム管理者によるデータの登録＞
システム管理者は、この文書管理システムの一般ユーザへの導入に先立って、グループレコードの登録、目的レコードの登録、および送付テンプレートの登録を行う。具体的には、システム管理者は、図１３に示したグループ・目的編集ダイアログ５３、図１４に示したグループ属性編集ダイアログ５４、図１５に示したグループ−人ダイアログ５５などを用いて、各グループに属する人の指定などを行う。また、システム管理者は、グループ・目的編集ダイアログ５３、図１９および図２０に示した目的属性編集ダイアログ５８、５９などを用いて、各目的に対応付けられる送信先を「人」あるいは「式」によって指定する。さらにまた、システム管理者は、図２１および図２２に示したテンプレート設定ダイアログ６０、６１を用いて、各グループ名データあるいは各目的名データと対応付けられる送付テンプレートを作成する。なお、これらのレコードについては、この文書管理システムの一般ユーザへの導入後も必要に応じて追加・削除・変更すればよい。

＜４．２ 一般ユーザによる文書データの送信＞
一般ユーザは、文書データの送信に際して、ＭＦＰ１００に読み取らせた原稿または記憶部２０に保存されている文書データを送信対象とする（図８のステップＳ２４、Ｓ３０など）。送信対象の文書データの確定（図８のステップＳ４０）後、一般ユーザは、必要に応じてグループ名データを指定する（図９のステップＳ１１０など）。具体的には、一般ユーザは、図１２に示したグループ名データ指定ダイアログ５２で送信対象のグループ名データを選択する。その後、一般ユーザは、目的名データを指定する（図９のステップＳ１２０など）。具体的には、一般ユーザは、図１８に示した目的名データ指定ダイアログ５７で送信目的を示す目的名データを選択する。一般ユーザはまた、文書データの送信に代えて、文書データの送信の予約をすることもできる（図９のステップＳ１６０など）。具体的には、一般ユーザは、図２５に示した予約ダイアログ６２、図２６に示した予約詳細ダイアログ６３などを用いて、指定日時に文書データの送信が行われるように予約データを登録する。

＜５．効果＞
以上のように、本実施形態によると、文書データを送信する様々な目的と各目的に応じた送信先との対応付けを目的レコードとしてデータベースに登録しておくことができる。そして、文書データの送信者は、当該文書データを送信する際に送信目的を示す目的名データを選択することができる。このため、送信者は、文書データを送信すべき人（文書データの送信目的に関係する人）のみに対して当該文書データを送信することができる。これにより、送信する必要のない人に対する不必要な文書データの送信が軽減される。

上記目的レコードについては、送信先を式で指定することができる。このため、例えば、或る目的に対して所定の役職レベル以上の役職者を対応付けることができる。これにより、人事異動等により各人の役職レベルに変更があっても、変更後の役職レベルに対応して、送信目的に応じた文書データの送信が行われる。すなわち、送信者は、送信目的を示す目的名データを選択するだけで、各人の役職・役割等の変更を考慮することなく適切な送信先に文書データを送信することができる。

送信者はまた、目的名データに加え、送信対象のグループを示すグループ名データを指定することができる。このため、文書データの内容に関係のあるグループのメンバー（送信先）と送信目的に応じた送信先との双方に容易に文書データを送信することができる。ここで、目的名データとグループ名データの双方が指定されたときの送信先の特定方法について説明する。一例として、「グループ名データ」が「プロジェクト１」、「目的名データ」が「もくてき１：発行」と指定された場合について説明する。まず、図４に示したグループ情報テーブル２２２より、「グループ名」が「プロジェクト１」であるグループレコードの人（「さとうはるこ」、「かとうなつお」、「いとうあき」）が取得される。次に、図６に示した目的情報テーブル２２３より、「名前」が「もくてき１：発行」である目的レコードの連絡先を取得する。さらに、その連絡先より人（「うえの課長」、「かとうなつお」（「プロジェクト１」の「プロジェクトリーダー」）、「営業統括」）が取得される。そして、グループ名データの指定に基づいて取得された人もしくは目的名データの指定に基づいて取得された人のいずれか一方にでも該当する人が送信先として特定（決定）される。このようにして、文書データの内容に関係にあるグループのメンバー（送信先）と送信目的に応じた送信先との双方に文書データの送信が行われる。

この文書管理システムには、目的レコードやグループレコードの編集を行うことができるダイアログが設けられている。このため、必要に応じてシステム管理者あるいは一般ユーザが目的レコードやグループレコードの登録・削除・変更を行うことができる。また、その登録・削除・変更の内容はデータベースに反映される。これにより、目的レコードあるいはグループレコードについて一旦編集がなされると、それ以降に文書データを送信する送信者は、再度目的レコードあるいはグループレコードの編集作業を行う必要はない。

この文書管理システムによると、文書データを送信することなくグループレコード等の編集のみを行うことができる。このため、例えばシステム管理者が予めグループレコード、目的レコード、送付テンプレートの登録作業のみを行うことができる。これにより、文書データの送信が行われる際には、送信者は登録済みのデータの中から所望のデータを選択するだけでよく、送信者の文書データ送信に掛かる操作負担が軽減する。また、文書データを送信するための一連の処理中にグループレコードや目的レコードの編集を行うこともできる。このため、文書データを送信しようとした際に今までにない送信目的であることに気づいた場合など、必要最小限のオペレーションを施すことによって、送信目的に応じた文書データの送信を行うことができる。

この文書管理システムには、文書データの送信日時等を指定することができるダイアログが設けられている。すなわち、送信者は、指定日時に文書データの送信が行われるように、予め文書データの送信を予約しておくことができる。

この文書管理システムには、送信先に応じて文書データに添付される文章の雛形となる送付テンプレートを作成するためのダイアログが設けられている。その送付テンプレートは、グループ名データのいずれか又は目的名データのいずれかと対応付けられている。このため、送信対象のグループに応じた送付テンプレートや送信目的に応じた送付テンプレートを予め作成しておくことができる。また、文書データの送信が実行されると、当該文書データには送付テンプレートに基づいて生成される文章が添付される。このため、文書データを送信する際、送信者自身が文字入力等を行うことなく、定型的な文章を文書データに添付することができる。

＜６．変形例＞
＜６．１ 第１の変形例＞
図２７は、上記実施形態の第１の変形例に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。本変形例に係る文書管理システムは、パソコン９００と複数のＭＦＰ６００と記憶装置２００とメールサーバ３００とによって構成されている。パソコン９００には、制御部９０と画像処理部９２と送信処理部９３と登録処理部９４と格納処理部９５と操作パネル９８とが含まれている。操作パネル９８には、入力部９６と表示部９７とが含まれている。ＭＦＰ６００には画像読取部６１が含まれている。記憶装置２００には記憶部２０が含まれている。

本変形例においては、ＭＦＰ６００の画像読取部６１で読み取られた原稿は、文書データとしてパソコン９００に送られる。文書データの送信者は、このパソコン９００で、当該文書データを送信するための目的指定処理やグループ指定処理などを行う。そして、文書データは、このパソコン９００の送信処理部５３からメールサーバ３００に送られる。なお、上記実施形態とはハードウェア構成が異なるだけであり、データベースに保持されるデータの内容や文書管理処理の内容については上記実施形態と同様である。

本変形例に係る構成は、性能が比較的低いＭＦＰ６００しか備えておらず、性能が比較的高いパソコン（例えばサーバ仕様のパソコン）９００を備えているようなときに効果的である。また、この機能を追加することでＭＦＰ６００での他の処理（印刷やコピーなど）の処理速度をあまり落としたくないとき、ＭＦＰ６００へのアクセスが多い（使用頻度が高い）ときなど、ＭＦＰ６００で行われる処理を少なくし、パソコン９００に処理を負担させることができる。これにより、ＭＦＰ６００の性能（処理速度）を維持することができる。

＜６．２ 第２の変形例＞
次に、上記実施形態の第２の変形例について説明する。本変形例においては、文書データの送信先を特定するためのデータとして、文書データの種類を示す「文書種類名データ」が設けられている。上記実施形態においては、文書データの送信が行われる際、目的名データの指定、あるいは、グループ名データの指定と目的名データの指定とが行われていた。本変形例においては、文書データの送信が行われる際、目的名データの指定と文書種類名データの指定とが行われる。また、上記実施形態においては、グループ名データの指定と目的名データの指定とが行われた場合、当該グループ名データに基づいて特定される送信先と当該目的名データに基づいて特定される送信先の双方に文書データが送信されていた。これに対して、本変形例においては、目的名データの指定と文書種類名データの指定とが行われると、指定された目的名データと指定された文書種類名データとからなるデータ（以下、「組み合わせデータ」という。）に基づいて特定される送信先に文書データが送信される。以下、これについて具体例を挙げて説明する。

図２８は、本変形例において、目的名データを指定するためのドロップダウンリストボックスおよび文書種類名データを指定するためのドロップダウンリストボックスを示す図である。図２８（ａ）に示す例では４つの目的名データが登録されており、図２８（ｂ）に示す例では３つの文書種類名データが登録されている。文書データの送信が行われる際、オペレータによって、上記４つの目的名データのうちのいずれかと上記３つの文書種類名データのうちのいずれかとが選択される。

図２９は、組み合わせデータについて説明するための図である。４つの目的名データと３つの文書種類名データとの組み合わせは１２通りあるが、本変形例においては、図２９に示すように、１０通りだけ選択可能となっている。図３０は、各組み合わせデータと人（送信先）との対応付けを示す情報（以下、「組み合わせ情報」という。）を格納するテーブル（以下、「組み合わせ情報テーブル」という。）２２７の構成を示す概念図である。なお、組み合わせ情報テーブル２２７の１行分のレコードを「組み合わせレコード」という。

組み合わせ情報テーブル２２７の「Ｎｏ．」は、組み合わせレコードを識別するためのキーとなるデータ（項目）である。例えば、「Ｎｏ．」が「（ａＡ）」である組み合わせデータは、図２９に示すように、「目的名データ」が「目的（ａ）：提出」で「文書種類名データ」が「グループ（Ａ）：仕様」の組み合わせデータであることを示している。各組み合わせデータに対応する人（送信先）については、上記実施形態における目的レコードと同様、式によって指定することができる。

図３１は、組み合わせレコードの属性を編集するためのダイアログ（以下、「組み合わせレコード属性編集ダイアログ」という。）６４である。オペレータは、組み合わせレコード属性編集ダイアログ６４において、各組み合わせデータに対応する人（送信先）の指定などを行う。

なお、本変形例においては、図２８（ｂ）に示したドロップダウンリストボックスによって、文書種類名データ指定手段が実現され、図３０に示した組み合わせ情報テーブル２２７によって、組み合わせ情報保持手段が実現されている。

次に、本変形例による効果について説明する。本変形例によると、或る特定の種類の文書データの送信が行われた場合に、その送信目的に応じて異なる人に当該文書データの送信が行われる。また、或る特定の目的で文書データの送信が行なわれた場合に、その送信する文書データの種類に応じて異なる人に当該文書データの送信が行われる。これについて、以下、具体的に説明する。なお、人情報テーブル２２１には図３２に示すようなデータが格納されているものとする。また、送信する文書データの部門は「きかく」であるものとする。

まず、文書の種類が仕様書（「文書種類名データ」が「グループ（Ａ）：仕様」）である文書データの送信について説明する。文書データの送信が行われる際に「目的名データ」として「目的（ａ）：提出」が選択されると、組み合わせ情報テーブル２２７より、「部門」が「きかく」であり、かつ、「役職」が「課長」である人が当該文書データの送信先として特定される。その結果、図３３（ａ）に示す人に当該文書データが送信される。一方、文書データの送信が行われる際に「目的データ」として「目的（ｂ）：回覧」が選択されると、組み合わせ情報テーブル２２７より、「部門」が「きかく」である人と、「部門」が「きかく」または「かいはつ」で、かつ、「役職」が「部長」である人とが当該文書データの送信先として特定される。その結果、図３３（ｂ）に示す人に当該文書データが送信される。このように、特定の文書データを送信しても、送信目的に応じて、送信すべき人にのみ当該文書データの送信が行われる。

次に、提出する目的（「目的名データ」が「目的（ａ）：提出」）での文書データの送信について説明する。文書データの送信が行われる際に「文書種類名データ」として「グループ（Ａ）：仕様」が選択されると、組み合わせ情報テーブル２２７より、「部門」が「きかく」であり、かつ、「役職」が「課長」である人が当該文書データの送信先として特定される。その結果、図３４（ａ）に示す人に当該文書データが送信される。一方、文書データの送信が行われる際に「文書種類名データ」として「グループ（Ｂ）：週報」が選択されると、組み合わせ情報テーブル２２７より、「部門」が「きかく」であり、かつ、「役職」が「部長」である人が当該文書データの送信先として特定される。その結果、図３４（ｂ）に示す人に当該文書データが送信される。このように、特定の目的で文書データを送信しても、文書の種類に応じて、送信すべき人にのみ当該文書データの送信が行われる。

＜７．その他＞
上記実施形態においては、文書データの送信が行われる際に目的名データが１つだけ選択されることを前提に説明しているが、本発明はこれに限定されない。例えば、図１８に示した目的名データ指定ダイアログ５７において複数の目的名データを選択できるようにしておけば、１つの文書データを様々な送信目的で送信する時に送信者の操作負担が軽減される。

上記実施形態においては、一回のオペレーションで１つの文書データの送信が行われることを前提に説明しているが、本発明はこれに限定されない。例えば、図８に示したステップＳ３０において複数の原稿を連続して画像読取部１１に読み取らせることや図８に示したステップＳ２４において複数の文書データの選択を受け付けることによって、或る目的で複数の文書データをまとめて送信することが可能となる。

上記実施形態においては、画像読取部を有するＭＦＰを備えた文書管理システムを例に挙げて説明したが、本発明はこれに限定されない。例えば、文書管理システムがインストールされたサーバ機とそれに接続されたクライアント端末とからなる構成においても本発明を適用することができる。この場合、文書データの送信者は、クライアント端末で作成された文書データをサーバ機にアップロードする。そして、当該サーバ機から文書管理システムによって文書データを送信する。このようにして、原稿の読み取りを行う画像読取部や画像データに含まれている文字列等の取得を行う画像処理部を有さない構成であっても、本発明を適用することができる。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 上記実施形態において、記憶部の構成を示すブロック図である。 上記実施形態において、人情報テーブルの構成を示す概念図である。 上記実施形態において、グループ情報テーブルの構成を示す概念図である。 上記実施形態において、グループ情報テーブルの具体的なレイアウト例を示す図である。 上記実施形態において、目的情報テーブルの構成を示す概念図である。 上記実施形態において、予約情報テーブルの構成を示す概念図である。 上記実施形態において、文書管理処理の全体の手順を示すフローチャートである。 上記実施形態において、目的送信処理の手順を示すフローチャートである。 上記実施形態において、グループ指定処理の手順を示すフローチャートである。 上記実施形態において、グループ確認ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、グループ名データ指定ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、グループ・目的編集ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、グループ属性編集ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、グループ−人ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、人詳細ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、目的指定処理の手順を示すフローチャートである。 上記実施形態において、目的名データ指定ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、目的属性編集ダイアログ（送信先を人で指定する場合）を示す図である。 上記実施形態において、目的属性編集ダイアログ（送信先を式で指定する場合）を示す図である。 上記実施形態において、テンプレート設定ダイアログ（目的名データに対応付けられるもの）を示す図である。 上記実施形態において、テンプレート設定ダイアログ（グループ名データに対応付けられるもの）を示す図である。 上記実施形態において、テンプレート送信文章生成処理の手順を示すフローチャートである。 上記実施形態において、予約処理の手順を示すフローチャートである。 上記実施形態において、予約ダイアログを示す図である。 上記実施形態において、予約詳細ダイアログを示す図である。 上記実施形態の第１の変形例に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 上記実施形態の第２の変形例において、目的名データおよび文書種類名データを指定するためのドロップダウンリストボックスを示す図である。 上記第２の変形例において、組み合わせデータについて説明するための図である。 上記第２の変形例において、組み合わせ情報テーブルの構成を示す概念図である。 上記第２の変形例において、組み合わせレコード属性編集ダイアログを示す図である。 上記第２の変形例において、人情報テーブルの内容を示す図である。 上記第２の変形例において、特定の種類の文書データを送信した場合の効果について説明するための図である。 上記第２の変形例において、特定の目的で文書データを送信した場合の効果について説明するための図である。

符号の説明

１０…制御部
１１…画像読取部
１２…画像処理部
１３…送信処理部
１４…登録処理部
１５…格納処理部
１６…入力部
１７…表示部
１８…操作パネル
２０…記憶部
２１…文書データ保存部
２２…データベース
２２１…人情報テーブル
２２２…グループ情報テーブル
２２３…目的情報テーブル
２２４…予約情報テーブル
２２７…組み合わせ情報テーブル
５１…グループ確認ダイアログ
５２…グループ名データ指定ダイアログ
５３…グループ・目的編集ダイアログ
５４…グループ属性編集ダイアログ
５５…グループ−人ダイアログ
５６…人詳細ダイアログ
５７…目的名データ指定ダイアログ
５８、５９…目的属性編集ダイアログ
６０、６１…テンプレート設定ダイアログ
６２…予約ダイアログ
６３…予約詳細ダイアログ
６４…組み合わせデータ属性編集ダイアログ
１００…ＭＦＰ
２００…記憶装置
３００…メールサーバ

Claims (20)

1. 文書データを複数の送信先に送信する文書管理システムであって、
   前記文書データを送信する目的を示す複数の目的名データと各目的名データに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数の目的レコードを保持する目的情報保持手段と、
   前記複数の目的名データのうちの１以上の指定を外部から受け付ける目的名データ指定手段と、
   前記目的名データ指定手段によって指定された目的名データに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードから送信対象の文書データの送信先データを取得する送信先データ取得手段と、
   前記送信先データ取得手段によって取得された送信先データの示す送信先に前記送信対象の文書データを送信する文書データ送信手段と
   を備えることを特徴とする、文書管理システム。
2. 前記目的レコードの追加、削除、および変更を外部から受け付ける目的情報登録手段と、
   前記目的情報登録手段が受け付けた目的レコードの追加、削除、および変更を前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードに反映させる目的情報格納手段と
   を更に備えることを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書データの種類を示す複数の文書種類名データのうちのいずれかの指定を外部から受け付ける文書種類名データ指定手段と、
   前記複数の目的名データと前記複数の文書種類名データとがそれぞれ組み合わされた複数の組み合わせデータと各組み合わせデータに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数の組み合わせレコードを保持する組み合わせ情報保持手段と
   を更に備え、
   前記送信先データ取得手段は、前記目的名データ指定手段によって指定された目的名データと前記文書種類名データ指定手段によって指定された文書種類名データとに基づいて、前記組み合わせ情報保持手段に保持されている組み合わせレコードから前記送信対象の文書データの送信先データを取得することを特徴とする、請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. グループを示す複数のグループ名データと各グループ名データに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数のグループレコードを保持するグループ情報保持手段と、
   前記送信対象の文書データの内容に基づいて、該文書データが送信されるべき送信先を示す送信先データに対応付けられているグループ名データを前記複数のグループ名データから特定するグループ名データ特定手段と
   を更に備え、
   前記送信先データ取得手段は、前記グループ名データ特定手段によって特定されたグループ名データに基づいて、前記グループ情報保持手段に保持されているグループレコードから前記送信対象の文書データの送信先データを更に取得することを特徴とする、請求項１または２に記載の文書管理システム。
5. 前記グループレコードの追加、削除、および変更を外部から受け付けるグループ情報登録手段と、
   前記グループ情報登録手段が受け付けたグループレコードの追加、削除、および変更を前記グループ情報保持手段に保持されているグループレコードに反映させるグループ情報格納手段と
   を更に備えることを特徴とする、請求項４に記載の文書管理システム。
6. 外部から与えられる原稿またはデータを前記文書データとして受け取る文書受け取り手段を更に備えることを特徴とする、請求項４または５に記載の文書管理システム。
7. 前記文書データを保持する文書データ保持手段と、
   前記文書受け取り手段が受け取った文書データを前記文書データ保持手段に格納する文書データ格納手段と、
   前記文書受け取り手段が受け取った文書データまたは前記文書データ保持手段に保持されている文書データの１以上の指定を外部から受け付け、当該指定された文書データを前記送信対象の文書データとして特定する送信文書データ特定手段と
   を更に備え、
   前記文書データ送信手段は、前記送信文書データ特定手段によって特定された文書データを送信することを特徴とする、請求項６に記載の文書管理システム。
8. 前記文書受け取り手段は、外部から与えられる原稿を前記文書データとして読み取るスキャナ装置であることを特徴とする、請求項６または７に記載の文書管理システム。
9. 前記スキャナ装置が読み取った文書データから文字列データを取得する文字列取得手段を更に備え、
   前記グループ名データ特定手段は、前記文字列取得手段によって取得された文字列データに基づいて、前記送信対象の文書データが送信されるべき送信先を示す送信先データに対応付けられているグループ名データを前記複数のグループ名データから特定することを特徴とする、請求項８に記載の文書管理システム。
10. 前記送信文書データ特定手段による送信対象の文書データの特定が行われない場合、前記目的情報登録手段による目的レコードの追加、削除、および変更についての外部からの受け付けのみを行うことを特徴とする、請求項７に記載の文書管理システム。
11. 送信の予約をする文書データと該文書データを送信する目的を示す目的名データと該文書データの送信を実行する送信日時の指定を外部から受け付ける予約手段を更に備え、
    前記送信先データ取得手段は、前記予約手段によって指定された目的名データに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードから前記予約手段によって指定された文書データの送信先データを取得し、
    前記文書データ送信手段は、前記予約手段によって指定された送信日時に、前記予約手段によって指定された文書データを送信することを特徴とする、請求項１から１０までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
12. 送信の予約をする文書データと該文書データを送信する目的を示す目的名データと該文書データに対応付けられるグループ名データと該文書データの送信を実行する送信日時の指定を外部から受け付ける予約手段を更に備え、
    前記送信先データ取得手段は、前記予約手段によって指定された目的名データとグループ名データとに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードと前記グループ情報保持手段に保持されているグループレコードとから前記予約手段によって指定された文書データの送信先データを取得し、
    前記文書データ送信手段は、前記予約手段によって指定された送信日時に、前記予約手段によって指定された文書データを送信することを特徴とする、請求項４から１０までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
13. 前記送信対象の文書データに添付する添付文章の雛型の入力を受け付けるテンプレート作成手段と、
    前記テンプレート作成手段によって作成された雛型に基づいて前記送信対象の文書データの送信先に応じた添付文章を生成する添付文章生成手段と
    を備え、
    前記文書データ送信手段は、前記添付文章生成手段によって生成された添付文章を前記送信対象の文書データに添付して、該文書データを送信することを特徴とする、請求項１から１２までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
14. 前記送信対象の文書データに添付する添付文章の雛型の入力を受け付けるテンプレート作成手段と、
    前記テンプレート作成手段によって作成された雛型に基づいて前記送信対象の文書データの送信先に応じた添付文章を生成する添付文章生成手段と
    を備え、
    前記雛型は、前記複数の目的名データまたは前記複数のグループ名データのいずれかと対応付けられ、
    前記文書データ送信手段は、前記添付文章生成手段によって生成された添付文章を前記送信対象の文書データに添付して、該文書データを送信することを特徴とする、請求項４から１２までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
15. 前記添付文章生成手段は、前記目的名データに対応付けられている雛型に基づいて生成される文章と前記グループ名データに対応付けられている雛型に基づいて生成される文章とを合成することにより、前記送信対象の文書データに添付する添付文書を生成することを特徴とする、請求項１４に記載の文書管理システム。
16. 前記送信先データと対応付けられている属性データを更に備えることを特徴とする、請求項１から１５までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
17. 前記文書データと前記目的レコードとは、１対１、１対複数、複数対１、および複数対複数のいずれかの関係であることを特徴とする、請求項１から１６までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
18. 複合装置とパーソナルコンピュータとからなる文書管理システムであって、
    前記複合装置は、前記文書受け取り手段を備え、
    前記パーソナルコンピュータは、前記目的情報保持手段と前記目的名データ指定手段と前記送信先データ取得手段と前記文書データ送信手段と前記目的情報登録手段と前記目的情報格納手段と前記グループ情報保持手段と前記グループ名データ特定手段と前記グループ情報登録手段と前記グループ情報格納手段とを備えていることを特徴とする、請求項６から１０までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
19. 前記文書受け取り手段と前記目的情報保持手段と前記目的名データ指定手段と前記送信先データ取得手段と前記文書データ送信手段と前記目的情報登録手段と前記目的情報格納手段と前記グループ情報保持手段と前記グループ名データ特定手段と前記グループ情報登録手段と前記グループ情報格納手段とは複合装置に含まれていることを特徴とする、請求項６から１０までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
20. 文書データを複数の送信先に送信する文書管理装置であって、
    前記文書データを送信する目的を示す複数の目的名データと各目的名データに応じて設定される送信先を示す送信先データとを含む複数の目的レコードを保持する目的情報保持手段と、
    前記複数の目的名データのうちの１以上の指定を外部から受け付ける目的名データ指定手段と、
    前記目的名データ指定手段によって指定された目的名データに基づいて、前記目的情報保持手段に保持されている目的レコードから送信対象の文書データの送信先データを取得する送信先データ取得手段と、
    前記送信先データ取得手段によって取得された送信先データの示す送信先に前記送信対象の文書データを送信する文書データ送信手段と
    を備えることを特徴とする、文書管理装置。
    

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