JP2007172120A - 申請処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】申請業務作業の効率面で改善の余地がある。
【解決手段】申請対象のユーザの個人情報を示すユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請を受け付け、受け付けた申請の内容を当該システム上に反映する申請処理システムであって、そのシステム内の申請処理サーバ１００は、複数のユーザデータを一括して処理する一括処理部１２０とユーザデータを一つずつ処理する個別処理部１５０とを備える。一括処理部１２０は電子申請表データを取得する申請表取得部１２２を備え、一方、個別処理部１５０は一ユーザのユーザデータを取得するユーザデータ取得部１５４を備える。申請表取得部１２２により電子申請表データが取得された場合に、申請処理サーバ１００は一括処理部１２０による一連の処理を実行し、ユーザデータ取得部１５４により一ユーザのユーザデータが取得された場合に、申請処理サーバ１００は個別処理部１５０による一連の処理を実行する。
【選択図】図２

Description

本発明は、ユーザデータをデータベースに登録する技術に関する。

従来から、企業において、従業員や顧客などの個人情報を示す大量のユーザデータをＣＳＶ（Comma Separated Values）形式やエクセル（登録商標）形式などの表データファイルに保存し、その表データファイルを処理することで大量のユーザデータをデータベースに一括して登録する技術が知られている。例えば、特許文献１には、自社の全顧客のＩＤと顧客ランクとを関連付けたＣＳＶファイルを支援サーバにアップロードし、自社の全顧客のＩＤと顧客ランクとを顧客データベースに格納する技術が開示されている。

特開２００５−３２０９１号公報

企業において、申請者が申請対象のユーザのユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請に関する申請業務を行う際にも、上述の表データファイルによるユーザデータの一括登録技術が一般的に利用されている。しかしながら、例えば、中途採用などの人事異動により少数の申請対象者が不定期に生じる場合、申請者は、その都度、その申請内容について、複数の承認者から口頭または書類による承認を取り付ける必要がある。さらに、申請者は、その都度、そのユーザデータをこの表データファイルに手作業で追加しなければならず、申請業務作業の効率面で改善の余地がある。

本発明はこうした課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、ユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請に関する申請業務作業を効率化する申請処理システムの提供にある。

上記課題を解決するために、本発明のある態様の申請処理システムは、申請対象のユーザの個人情報を示すユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請を受け付け、受け付けた申請の内容を当該システム上に反映する申請処理システムである。このシステムは、申請対象のユーザのユーザデータを格納する主データベースと主データベースを補助する複数の従データベースとを有するサーバと、サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請者端末と複数の承認者端末と当該システムの管理者端末と複数の従データベースの管理者端末とを有する複数の端末装置と、を備える。このサーバは、さらに一括処理部と個別処理部とを有する。

一括処理部は、申請対象のユーザのユーザデータとユーザデータを対象とした主データベースに対する処理の種別を示す処理種別データとを有する申請データを複数含む電子申請表データを前記ネットワークを介して取得する申請表取得部と、電子申請表データに含まれる複数の申請データのそれぞれに含まれるユーザデータと処理種別データとを関連付ける関連付け部と、複数の申請データのうち一の申請データに含まれるユーザデータを対象に、そのユーザデータに関連付けられた処理種別に基づいて定められる主データベースに対する登録、変更または削除処理のうちいずれかの処理を実行し、さらに、他の申請データについてもいずれかの処理を繰り返すことで複数の申請データを一括して処理する一括主データベース処理部と、複数の従データベースのうち一つ以上の従データベースの選択指示を受け付け、その選択指示に従って一つ以上の従データベースを選択する一括従データベース選択部と、一括主データベース処理部により処理された複数の申請データを対象とした一括処理を選択された従データベースに対して実行する一括従データベース処理部と、を有する。

個別処理部は、申請対象の一ユーザのユーザデータを項目ごとに入力するためのユーザデータ入力欄を有する電子申請書の入力フォームを申請者端末の画面上に表示する申請書フォーム表示部と、電子申請書の入力フォームのユーザデータ入力欄に入力されたユーザデータを申請者端末からネットワークを介して取得するユーザデータ取得部と、取得されたユーザデータを含む承認用の電子申請書をユーザごとに生成する承認用申請書生成部と、申請者ごとに定めた複数の承認者による承認の順序としてあらかじめ設定された承認ルートに従って、複数の承認者の承認者端末のそれぞれの画面上に承認用の電子申請書を順次表示する承認者表示部と、表示された承認用の電子申請書を承認するか否かの指示を複数の承認者の承認者端末のそれぞれから受け付ける承認者指示受付部と、複数の承認者の承認者端末から承認指示を受け付けた承認用の電子申請書に含まれる一ユーザのユーザデータを対象に、その承認用の電子申請書の種別に基づいて定められる主データベースに対する登録、変更または削除処理のうちいずれかの処理を実行することで、ユーザデータを個別に処理する個別主データベース処理部と、承認を受け付けた承認用の電子申請書をシステムの管理者端末の画面上に表示するシステム管理者端末表示部と、複数の従データベースのうち一つ以上の従データベースの選択指示をシステムの管理者端末から受け付け、その受け付けた選択指示に従って一つ以上の従データベースを選択する個別従データベース選択部と、選択された一つ以上の従データベースの管理者の管理者端末のそれぞれの画面上に承認を受け付けた承認用の電子申請書を表示する従データベース管理者表示部と、従データベースに対するユーザデータの登録、変更または削除処理に必要なシステムデータを表示された従データベース管理者の管理者端末のそれぞれからネットワークを介して取得するシステムデータ取得部と、取得されたシステムデータを参照することで、個別主データベース処理部により処理された一ユーザのユーザデータを対象とした個別処理を、選択された一つ以上の従データベースのそれぞれに対して実行する個別従データベース処理部と、を有する。

このシステムでは、申請表取得部により電子申請表データが取得された場合に、サーバは一括処理部による一連の処理を実行し、一方、ユーザデータ取得部によりユーザデータが取得された場合に、サーバは個別処理部による一連の処理を実行する。

ここで、個人情報とは本人を特定するための情報であり、具体的にはユーザの名字、名前、ＩＤ、パスワードなどが挙げられる。主データベースに対する処理の例として、主データベースへのユーザデータの登録処理、主データベース上のユーザデータの変更処理、および主データベース上のユーザデータの削除処理などが挙げられる。従データベースに対する処理の例もこの主データベースに対する処理の例と同様である。また、システムデータの例として、従データベースにアクセスするためのユーザのＩＤやパスワードなどが挙げられる。さらに、申請者とは、例えば、人事管理の業務を遂行する担当者を指し、所属する部署の別は問わない。

この態様によれば、申請表取得部により電子申請表データが取得されたか、あるいはユーザデータ取得部により一ユーザのユーザデータが取得されたかに応じて、一括処理部による一連の処理あるいは個別処理部による一連の処理のいずれかが実行される。これにより、申請者は、例えば、申請対象のユーザのユーザデータが一時に大量に発生する場合やメンテナンスなどの目的でユーザデータを一括に処理する必要が生じた場合に、一括処理部による一連の処理を、申請対象のユーザのユーザデータが少数であれば、個別処理部による一連の処理のいずれかを選択でき、その結果、ユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請に関する申請業務作業の効率化を実現できる。

承認用の電子申請書は、システムデータを入力するためのシステムデータ入力欄を備え、システムデータ取得部は、承認用の電子申請書内のシステムデータ入力欄に入力されたシステムデータを取得してもよい。主データベースの数は当該システムに一つであってもよい。主データベースは、ＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）に準拠するものであってもよい。

本発明によれば、申請業務作業の効率化を実現できる。

図１は、社内で運用される業務システムのネットワーク構成の一部を示す。この業務システム１０は部署ごとに領域分割されており、人事部内システム１４や情報システム部内システム１６などの複数の部署内システムと、それらシステム間の通信を可能にするＬＡＮ（Local Area Network）２０と、内部への不正アクセスを防止するファイアウォールサーバ２５０と、そのサーバと外部のインターネット２２とを接続するインターネット接続用ルータ２５２と、を備える。なお、図の煩雑さを避けるため、人事部内システムや経営企画部内システムといった他の部署内システムの記述は省略する。

本実施の形態に係る申請処理システム１２はこの業務システム１０内で運用され、顧客や社員などの申請対象者の個人情報を示すユーザデータの登録、変更または削除申請を申請者端末上で受け付け、受け付けた申請の内容に従ってユーザデータを処理する。例えば、この申請処理システム１２は、派遣社員、パート社員や新入社員が新たに採用され、それらユーザのユーザデータをデータベース上に登録する必要性が生じたときに利用される。また、ある従業員が他の部署に異動しデータベース上のそのユーザのユーザデータを変更する必要性が生じたときに、他には、ある従業員が退職しそのユーザのユーザデータをデータベース上から削除する必要性が生じたときにも、このシステムが利用される。なお、個人情報とは本人を特定するための情報であり、具体的にはユーザの名字、名前、ＩＤ、パスワードなどが挙げられる。なお、本実施の形態に係る申請処理システム１２は、人事部内システム１４や情報システム部内システム１６などの各部署内システムとＬＡＮ２０とにより形成される。

図１に示す人事部内システム１４は、申請者端末２００と、第１承認者端末２０２ａや第２承認者端末２０２ｂといった複数の承認者端末２０２とを有する。申請者端末２００は、ユーザデータの登録、変更または削除申請を行う申請者により操作される。ここで、申請者とは、例えば、人事管理の業務を遂行する担当者を指し、所属する部署の別は問わない。すなわち、この申請者は、人事部に限らず、情報システム部や経営企画部などの他の部署にも所属していてもよく、後述のシステム管理者、主データベース管理者や従データベース管理者であってもよい。一方、複数の承認者端末２０２は、申請者により申請された申請内容についての承認指示または否認指示を行う複数の承認者のそれぞれにより操作される。複数の承認者とは、例えば、その申請者が所属する部署の上司を指す。それら端末は、パーソナルコンピュータ、携帯電話機やＰＤＡ（Personal Digital Assistance）などの電子機器で構成され、操作のためにマウス、キーボードやボタンなどの入力ユニットが用いられる。

図１に示す情報システム部内システム１６は、一つの主データベース１０２と第１従データベース１０４ａと第２従データベース１０４ｂとを有する申請処理サーバ１００と、システム管理者端末２０４と、第１従データベース管理者端末２０６ａや第２従データベース管理者端末２０６ｂなどの複数の従データベース管理者端末２０６と、を有する。以下、第１従データベース１０４ａと第２従データベース１０４ｂとを適宜「従データベース１０４」と総称する。主データベース１０２は、顧客や社員のユーザデータを内部に保持し、さらに、従データベース１０４との間で同期化処理が施されている。すなわち、主データベース１０２内に格納されているユーザデータは、詳細は後述するが、システム管理者により指定された日時において、後述の一括従データベース処理部１３０により従データベース１０４内に反映される。

これら主データベース１０２および従データベース１０４は、例えば、社員による社内外からのアクセスに対する認証処理にも用いられ、申請処理サーバ１００により参照される。具体的には、社員が申請処理サーバ１００が提供するウェブページの入力フォーム内に社員番号とパスワードを入力したとき、申請処理サーバ１００は、その社員番号とパスワードの対応関係が主データベース１０２内に存在するか否かをチェックする。存在していれば、申請処理サーバ１００は、その社員を正当なユーザとして認証する。また、主データベース１０２内にその社員の対応関係が存在していなければ、申請処理サーバ１００は、次に従データベース内をチェックし、その存在の有無をチェックしてもよい。その意味において、従データベース１０４は、認証時において主データベース１０２を補助する役割を果たす。他の例として、従データベース１０４は、主データベース１０２上のユーザデータをバックアップするために設けられるものであり、その意味において、主データベース１０２を補助する役割を果たしてもよい。

本実施の形態では、主データベース１０２はいわゆるＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）ディレクトリで実装される。すなわち、このディレクトリへのアクセスはＬＤＡＰで行われる。さらに、第１従データベース１０４ａや第２従データベース１０４ｂは、他のディレクトリサービスであるマイクロソフト社のアクティブディレクトリ（商標または登録商標）などで実装される。

システム管理者端末２０４は、申請処理システム１２の管理権限を有するシステム管理者により操作される。このシステム管理者は、いわゆるスーパーユーザであり、主データベース１０２の管理の他、この申請処理システム１２に必要なすべての操作や管理をするができる。第１従データベース管理者端末２０６ａは、第１従データベース１０４ａの管理権限を有する第１従データベース管理者により操作され、一方、第２従データベース管理者端末２０６ｂは、第２従データベース１０４ｂの管理権限を有する第２従データベース管理者により操作される。

申請処理サーバ１００にはＡｐａｃｈｅ（登録商標）などのウェブサーバソフトウェアプログラムが搭載されている。一方、前述した人事部内システム１４および情報システム部内システム１６内の各端末にはウェブブラウザが搭載されている。そのため、申請者、承認者、システム管理者および従データベース管理者は、ユーザデータの登録、変更または削除申請、後述の電子申請書の回覧、承認や管理をその権限に応じて各端末上のウェブブラウザから行うことができる。

申請処理サーバ１００は、一括処理部１２０および個別処理部１５０をさらに備える。一括処理部１２０は、複数のユーザのユーザデータの登録、変更または削除申請を一括的に処理（以下、適宜「一括処理」と呼ぶ）する。個別処理部１５０は、ユーザデータの登録、変更または削除申請を一ユーザずつ個別的に処理（以下、適宜「個別処理」と呼ぶ）する。例えば、前者は、定期的な人事異動などによって生じる大量の申請対象者、例えば新入社員のユーザデータを登録する場合や、メンテナンスなどの目的でユーザデータを一括に処理する必要が生じた場合に実行され、一方、後者は、不定期な人事異動などによって生じる少数の申請対象者、例えばパート社員などの中途採用者のユーザデータを登録する場合に実行される。以下、一括処理および個別処理のそれぞれについてさらに具体的に説明する。

一括処理を行う場合、申請者であるシステム管理者は、登録、変更または削除申請についての申請データが複数記録されたエクセル形式の電子申請表データをシステム管理者端末２０４上で作成する。なお、電子申請表データの具体的なデータ構造は後述する。具体的には、人事データベース（図示せず）に含まれる複数のユーザデータを電子表形式でエクスポートした後、システム管理者は、そのエクスポートされた電子表のデータ構造に基づいて、上述の電子申請表データを作成する。定期的な人事異動などによって生じる大量のユーザデータは、通常、最初に、人事部システム１４内の人事データベース上にマスタデータとして登録されるため、人事部システム１４内の人事データベースからユーザデータを抽出するのは効果的である。他の例として、人事データベースからユーザデータを電子表形式で出力するのではなく、申請者が手作業で直接、複数のユーザデータをマウスやキーボードなどのインタフェースを介して電子申請表データ上に入力してもよい。

ここで、企業などの業務施設内においては通常、ユーザデータの登録、変更または削除申請について承認者による承認を必要とするため、その電子申請表データの内容については、あらかじめ複数の承認者から口頭または書類による承認がなされている。必要であれば、さらに従データベース管理者から口頭または書類による承認がなされている。システム管理者端末２０４は、システム管理者端末２０４上で作成した、その内容について承認が得られた電子申請表データを申請処理サーバ１００にＬＡＮ２０を介して送信する。この場合、システム管理者である申請者は、電子申請表データを入力し送信するバッチプログラムを単に実行してもよいし、ウェブページ内の入力フォームに電子申請表データのファイル名を入力することで、そのファイル名の電子申請表データを申請処理サーバ１００に送信してもよい。一括処理部１２０は、こうして取得した電子申請表データに含まれる複数の申請データを一括して処理する。他の例として、システム管理者ではなく、例えば、人事部に所属する申請者が、申請者端末２００上で電子申請表データを作成し、その電子申請表データをＬＡＮ２０を介して申請処理サーバ１００に送信してもよい。

一方、個別処理を行う場合、申請者は申請者端末２００のウェブブラウザ上に表示された電子申請書の入力フォーム内に一ユーザのユーザデータを入力する。個別処理の場合、申請者は、通常、情報システム部に所属するシステム管理者ではなく、他の部署、例えば、人事部に所属する申請業務担当者である。個別処理部１５０は、入力された一ユーザのユーザデータを含む承認用の電子申請書を生成し、複数の承認者端末２０２間で回覧させる。複数の承認者による承認を受け付けた後、個別処理部１５０は、承認用の電子申請書に含まれる一ユーザのユーザデータを対象に、詳細は後述するが、システム管理者により指定された日時において、主データベースの正規領域への登録、変更または削除処理を行う。さらに、個別処理部１５０は従データベース管理者端末２０６のウェブブラウザ上に電子申請書を表示する。最後に従データベース管理者による確認を受け付けた後、個別処理部１５０は承認用の電子申請表データに含まれる一ユーザのユーザデータを対象に、システム管理者により指定された日時において、従データベースへの登録、変更または削除処理を行う。

図２は、本実施の形態に係る申請処理サーバの構成を示す。本実施の形態に係る申請処理サーバ１００は、前述のごとく、主データベース１０２と、第１従データベース１０４ａと、第２従データベース１０４ｂと、一括処理部１２０と、個別処理部１５０とを含む。

最初に、一括処理部１２０内の構成要素を説明する。一括処理部１２０は、申請表取得部１２２と、関連付け部１２４と、一括主データベース処理部１２６と、一括従データベース選択部１２８と、一括従データベース処理部１３０とを含む。

申請表取得部１２２は、申請対象のユーザのユーザデータとユーザデータを対象とした主データベース１０２に対する処理の種別を示す処理種別データとを有する申請データを複数含む、詳細は後述する電子申請表データをシステム管理者端末２０４からＬＡＮ２０を介して取得する。この電子申請表データは、エクセル形式やＣＳＶ形式で保存される。主データベース１０２に対する処理の例として、主データベース１０２へのユーザデータの登録処理、主データベース１０２上のユーザデータの変更処理、および主データベース１０２上のユーザデータの削除処理などが挙げられる。本実施の形態では、これら処理の種別を示す処理種別データをそれぞれ、「００１」、「００２」および「００３」と表現するものとする。処理種別データと実際の処理との対応関係、例えば、「００１」と「登録処理」との対応関係、「００２」と「変更処理」との対応関係、「００３」と「削除処理」との対応関係は、あらかじめ申請処理サーバ１００内に保存されている。

申請表取得部１２２により取得された電子申請表データに含まれる申請データは、まず最初に、主データベース１０２内の中間領域上に登録される。このとき、申請表取得部１２２は、後述の第１マッピング表を参照する。この中間領域とは、電子申請表データに含まれる申請データを一時的に格納する領域であり、この中間領域内に格納された申請データは、最終的には、システム管理者により指定された日時において、主データベース１０２内の正規領域上に反映される。なお、本明細書において、説明の際に中間領域と正規領域とを区別する必要がないときは、適宜、中間領域と正規領域の別を省略する。本実施の形態では、申請処理サーバ１００が、反映日時を入力するための入力フォームを含むウェブページをシステム管理者端末２０４に提供する。ユーザにより、反映日時がその入力フォーム内にマウスやキーボードなどのインタフェースを介して入力されたとき、申請処理サーバ１００内の反映日時取得部（図示せず）は、入力フォーム内に入力された反映日時をＬＡＮ２０を介して取得する。

関連付け部１２４は、主データベース１０２内の中間領域上に登録された、電子申請表データに含まれる複数の申請データのそれぞれに含まれるユーザデータと処理種別データとを関連付ける。一括主データベース処理部１２６は、複数の申請データのうち一の申請データに含まれるユーザデータを対象に、そのユーザデータに関連付けられた処理種別に基づいて定められる主データベース１０２に対する登録、変更または削除処理のうちいずれかの処理を実行し、さらに、他の申請データについてもいずれかの処理を繰り返すことで複数の申請データを一括して処理する。

具体的には、例えば、一の申請データ内のあるユーザデータに対し、関連付け部１２４により「００１」が関連付けられていた場合、一括主データベース処理部１２６は、上述の処理種別データと実際の処理との対応関係を参照し、システム管理者により指定された日時において、そのユーザデータを主データベース１０２の正規領域内に登録する。他の例として、一の申請データ内のあるユーザデータに対し、「００２」が関連付けられていた場合、上述の処理種別データと実際の処理との対応関係を参照し、システム管理者により指定された日時において、主データベース１０２の正規領域内のそのユーザデータを上書きすることでユーザデータを変更する。さらに、一の申請データ内のあるユーザデータに対し、「００３」が関連付けられていた場合、上述の処理種別データと実際の処理との対応関係を参照し、システム管理者により指定された日時において、主データベース１０２の正規領域内に存在するそのユーザデータを削除する。なお、一括主データベース処理部１２６は、削除のかわりに、削除対象のユーザデータに無効化フラグを立ててもよい。以下、一括主データベース処理部１２６は、電子申請表データに含まれる複数の申請データについてこのような処理を繰り返すことで複数の申請データの一括処理を実現する。

一括従データベース選択部１２８は、複数の従データベース１０４のうち一つ以上の従データベースの選択指示を申請者端末２００から受け付け、その受け付けた指示に従って一つ以上の従データベースを選択する。具体的には、一括従データベース選択部１２８は、申請者端末２００上で受け付けた従データベースの選択指示をＬＡＮ２０を介して取得し、その取得した指示に従って、複数の従データベース１０４のうち、例えば、第１従データベース１０４ａまたは第２従データベース１０４ｂを選択する。一括従データベース選択部１２８は、従データベースの選択指示を受け付けるためのダイアログを申請者端末２００の画面上に表示し、それにより選択指示を受け付けても良い。また、一括従データベース選択部１２８は、申請表取得部１２２により電子申請表データが取得される前に、あらかじめこの従データベースの選択指示をシステム管理者から受け付けていてもよい。

一括従データベース処理部１３０は、一括主データベース処理部１２６により処理された複数の申請データを対象とした一括処理を、一括従データベース選択部１２８により選択された従データベース１０４に対して実行する。このとき、一括従データベース処理部１３０は、後述の第２マッピング表を参照する。なお、従データベース１０４への一括処理は、主データベース１０２への一括処理の実行の直後に行われてもよいし、システム管理者により指定された日時に行われてもよい。後者の場合、その日時の取得方法は、上述の主データベースの正規領域に反映する際の日時の取得方法と同様に、ウェブページの入力フォームを用いたものであってもよい。他の例として、申請処理サーバ１００は、システム管理者による指示により、日時を設定するためのスケジューラプログラムを起動してもよい。この場合、そのスケジューラプログラムによりシステム管理者端末２０４の画面上に表示された日時設定用入力欄内に反映日時が入力されることで、申請処理サーバ１００は、システム管理者から指定された反映日時をＬＡＮ２０を介してシステム管理者端末２０４から取得する。

いずれの場合でも、電子申請表データに記載された申請データの内容を主データベース１０２だけでなく、選択された従データベース１０４にも反映できる。これにより、主データベース１０２と従データベース１０４とを互いに同期化させることができる。さらに、例えば、主データベース１０２に障害が発生した時に、従データベース１０４上のユーザデータを主データベース１０２上に単にコピーするだけで主データベース１０２のリカバリを実現し、障害に対する信頼性を高めることができる。

次に、個別処理部１５０内の構成要素を説明する。個別処理部１５０は、申請書フォーム表示部１５２と、ユーザデータ取得部１５４と、承認用申請書生成部１５６と、承認者表示部１５８と、承認者指示受付部１６０と、個別主データベース処理部１６２と、システム管理者端末表示部１６４と、個別従データベース選択部１６６と、従データベース管理者表示部１６８と、システムデータ取得部１７０と、個別従データベース処理部１７２と、を含む。

申請書フォーム表示部１５２は、申請対象の一ユーザのユーザデータを項目ごとに入力するためのユーザデータ入力欄を有する電子申請書の入力フォームを申請者端末２００の画面上に表示する。具体的には、申請書フォーム表示部１５２は、社員番号欄、名字欄、名前欄やパスワード欄などを有する電子申請書の入力フォームを申請者端末２００の画面上に表示する。この電子申請書の入力フォームは、任意のテキストを入力できる入力欄の他に、例えば、男性または女性を簡単に選択できるラジオボタンをも有してもよい。ユーザデータ取得部１５４は、電子申請書の入力フォームのユーザデータ入力欄に入力された一ユーザのユーザデータを申請者端末２００からＬＡＮ２０を介して取得する。

承認用申請書生成部１５６は、申請者端末２００からＬＡＮ２０を介して取得された一ユーザのユーザデータを含む承認用の電子申請書をユーザごとに生成する。承認者表示部１５８は、申請者ごとに定めた複数の承認者による承認の順序としてあらかじめ設定された承認ルートに従って、複数の承認者の承認者端末２０２のそれぞれの画面上に承認用の電子申請書を順次表示する。この承認ルートはシステム管理者端末２０４の画面上であらかじめ設定されるものであり、設定された承認ルートは主データベース１０２内に格納される。

承認者指示受付部１６０は、承認者表示部１５８により表示された承認用の電子申請書を承認するか否かの指示を複数の承認者の承認者端末２０２から受け付ける。具体的には、承認者指示受付部１６０は、承認者端末２０２の画面上に表示された承認ボタンまたは否認ボタンによりいずれかの指示を受け付ける。画面上に表示された承認ボタンまたは否認ボタンのいずれかが承認者のマウス操作により押下された場合、承認者指示受付部１６０は、そのいずれかのボタンに対応する指示をＬＡＮ２０を介して受け付ける。例えば、具体的には、承認者指示受付部１６０は、承認指示を表すデータとして「１」、否認指示を表すデータとして「０」を受け付け、受け付けたデータが「１」であるか「０」であるかに応じて、承認または否認を判断してもよい。個別処理部１５０内の状態表示部（図示せず）は、ある承認用の電子申請書について、ある承認者により承認されているか否かを示す情報を承認状態として申請者端末２００や承認者端末２０２の画面上に表示してもよい。

複数の承認者の承認者端末２０２から承認指示を受け付けた承認用の電子申請書に含まれるユーザデータは、まず最初に、主データベース１０２内の中間領域上に登録される。さらに、そのユーザデータを含む承認用の電子申請書の種別を示す処理種別データがそのユーザデータに対応付けられ、この中間領域上に登録される。なお、承認用の電子申請書の種別としては、「登録用」、「変更用」および「削除用」などが挙げられ、処理種別データとしてはそれぞれ、「００１」、「００２」および「００３」などが挙げられる。一括処理の場合と同様に、この中間領域内に格納されたユーザデータは、最終的には、システム管理者により指定された日時において、主データベース１０２内の正規領域上に反映される。なお、この主データベース１０２内の正規領域への反映日時の指定方法は、上述の一括処理の場合における主データベース１０２内の正規領域への反映日時の指定方法と同様である。

個別主データベース処理部１６２は、複数の承認者の承認者端末２０２から承認指示を受け付けた承認用の電子申請書に含まれる一ユーザのユーザデータを対象に、その承認用の電子申請書の種別に基づいて定められる、主データベースの正規領域に対する登録、変更または削除処理のうちいずれかの処理を、システム管理者により指定された日時において、実行することで、ユーザデータを個別に処理する。なお、承認用の電子申請書の種別としては、「登録用」、「変更用」および「削除用」などが挙げられる。個別主データベース処理部１６２は、主データベース１０２内の中間領域上に登録されたユーザデータを対象に、それら承認用の電子申請書の種別に応じて主データベースの正規領域に対する登録、変更または削除処理を実行する。

システム管理者端末表示部１６４は、複数の承認者の承認者端末２０２上で承認を受け付けた承認用の電子申請書をシステム管理者端末２０４の画面上に表示する。個別従データベース選択部１６６は、複数の従データベース１０４のうち一つ以上の従データベースの選択指示をシステム管理者端末２０４から受け付け、その受け付けた選択指示に従って一つ以上の従データベースを選択する。具体的には、個別従データベース選択部１６６は、システム管理者端末２０４上で受け付けた従データベースの選択指示をＬＡＮ２０を介して取得し、その取得した指示に従って、複数の従データベース１０４のうち、例えば、第１従データベース１０４ａまたは第２従データベース１０４ｂを選択する。これにより、承認用の電子申請書を、システム管理者により選択された従データベース１０４に振り分けることができる。

従データベース管理者表示部１６８は、個別従データベース選択部１６６により選択された一つ以上の従データベースの従データベース管理者端末２０６のそれぞれの画面上に、システム管理者により振り分けられた承認用の電子申請書を表示する。システムデータ取得部１７０は、従データベース１０４に対するユーザデータの登録、変更または削除処理に必要なシステムデータを、従データベース管理者表示部１６８により表示された従データベース管理者端末２０６のそれぞれからＬＡＮ２０を介して取得する。このシステムデータの例として、従データベース１０４にアクセスするためのユーザのＩＤやパスワードなどが挙げられる。なお、承認用の電子申請書はシステムデータを入力するためのシステムデータ入力欄を備えており、システムデータ取得部１７０は、そのシステムデータ入力欄に入力されたシステムデータをＬＡＮ２０を介して取得する。

個別従データベース処理部１７２は、システムデータ取得部１７０により取得されたシステムデータを参照することで、個別主データベース処理部１６２により処理された一ユーザのユーザデータを対象とした個別処理を、選択された一つ以上の従データベースのそれぞれに対して実行する。具体的には、例えば、主データベースの正規領域内に、社員番号「０００１」のユーザデータが個別主データベース処理部１６２により登録された場合、システムデータに含まれる従データベース１０４に対するユーザデータの登録に必要な、ＩＤとパスワードを従データベース１０４上に設定し、そのユーザデータを登録する。なお、従データベース１０４への一括処理の実行は、主データベース１０２への一括処理の実行の直後に行われてもよいし、システム管理者により指定された日時に行われてもよい。後者の場合、その日時の取得方法は、上述の主データベースの正規領域に反映する際の日時の取得方法と同様に、ウェブページの入力フォームを用いたものであってもよい。

いずれの場合でも、電子申請書に記載された申請内容を主データベース１０２だけでなく、個別従データベース選択部１６６により選択された従データベース１０４にも反映できる。これにより、主データベース１０２と従データベース１０４とを互いに同期化させることができ、上述の認証処理の際に使用されるべきデータベースの選択の余地を広げることができる。さらに、例えば、主データベース１０２に障害が発生した時に、選択された従データベース１０４上のユーザデータを主データベース１０２上に単にコピーするだけで主データベース１０２のリカバリを実現し、障害に対する信頼性を高めることができる。

本実施の形態では、申請表取得部１２２により電子申請表データが取得された場合に、申請処理サーバ１００は一括処理部１２０による一連の処理を実行し、一方、ユーザデータ取得部１５４により一ユーザのユーザデータが取得された場合に、申請処理サーバ１００は個別処理部１５０による一連の処理を実行する。これにより、申請表取得部１２２により電子申請表データが取得されたか、あるいはユーザデータ取得部１５４により一ユーザのユーザデータが取得されたかに応じて、一括処理部１２０による一連の処理あるいは個別処理部１５０による一連の処理のいずれかを実行できる。その結果、申請者は、例えば、申請対象のユーザのユーザデータが一時に大量に存在する場合であれば、一括処理部１２０による一連の処理を、申請対象のユーザのユーザデータが少数であれば、個別処理部１５０による一連の処理のいずれかを選択でき、その結果、ユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請に関する申請業務作業の効率化を実現できる。

以下、最初に一括処理部１２０による一連の処理の流れを図３から図６を用いて具体的に説明し、次に個別処理部１５０による一連の処理の流れを図７から図１１を用いて具体的に説明する。

図３は、電子申請表データのデータ構造の一例を示す。図３に示す電子申請表データ２１０は、複数の申請データをエクセル形式で保持するものである。この電子申請表データ２１０は、主データベース１０２の正規領域に対する処理の種別を保持する処理種別欄２１２と、申請対象のユーザのユーザデータを項目別に保持する社員番号欄２１４と名字欄２１６と名前欄２１８とパスワード欄２２０とを備える。他の項目として、住所欄や電話番号欄などをもさらに備えてよい。

処理種別欄２１２は、主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）に対する登録処理を示す「００１」データ、主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）に対する変更処理を示す「００２」データ、主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）に対する削除処理を示す「００３」データのいずれかを保持する。社員番号欄２１４はユーザ本人を業務システム上で特定するための番号である社員番号を保持する。名字欄２１６はユーザの名字を、名前欄２１８はユーザの名前を保持する。パスワード欄２２０は、主データベースへのアクセスに必要なパスワードを含む。

例えば、申請データ２２２については、処理種別「００１」データと、社員番号「０００１」、名字「山田」、名前「一郎」およびパスワード「ｘｘｘ」からなるユーザデータ２２４と、を含む。この申請データ２２２が一括処理部１２０により処理された場合、そのユーザデータ２２４が主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）上に登録される。申請データ２２６が処理された場合、主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）上の社員番号「０００４」のユーザデータがユーザデータ２２８に変更される。さらに、申請データ２３０が処理された場合、ユーザデータ２３２と同一内容のユーザデータが主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）から削除される。このように、複数の申請データをまとめた電子申請表データ２１０の入力を受け付けることで、その電子申請表データ２１０に含まれる複数の申請データを一括的に処理できる。

図４は、電子申請表データの電子申請表列名と主データベースの主データベース属性名とを対応付けた第１マッピング表を示す。一括主データベース処理部１２６は、この第１マッピング表２４０を参照し、電子申請表データ２１０に含まれる複数の申請データを対象とした主データベース１０２（または、主データベース１０２の正規領域）に対する登録、変更または削除処理を行う。また、電子申請表データ２１０に含まれる複数の申請データが一度、主データベース内の中間領域内に登録され、それら登録された申請データに対してその登録、変更または削除処理が施されてもよい。この第１マッピング表２４０は、システム管理者の操作によりシステム管理者端末２０４の画面上で作成され、前述の電子申請表データを入力し送信するバッチプログラムやウェブページ上に搭載される。他の例として、この第１マッピング表２４０はあらかじめ作成され、申請処理サーバ１００内に格納されてもよい。

図４に示す第１マッピング表２４０は、電子申請表列名欄２６０と主データベース属性名欄２６２とを保持する。電子申請表列名欄２６０は、図３に示す電子申請表データ２１０の列名、例えば、「社員番号」、「名字」、「名前」、「パスワード」などを保持する。主データベース属性名欄２６２は、主データベース上のエントリ内の属性名、例えば、「employeeNumber」や「sn」を保持する。電子申請表列名欄２６０内の列名と主データベース属性名欄２６２内の属性名はお互いに関連付けられており、例えば、「社員番号」は「employeeNumber」に、「名字」は「sn」に関連付けられている。一括主データベース処理部１２６はこの第１マッピング表２４０を参照し、例えば、電子申請表データ２１０内の社員番号「０００１」を、主データベース上の属性名「employeeNumber」に関連づけて保持する。

図５は、主データベースの正規領域内における社員番号「０００１」を示すユーザデータの保存状態を階層的に示す。図５に示すごとく、電子申請表データ２１０に含まれる社員番号「０００１」のユーザデータ２２４は、主データベース１０２の正規領域上で「ｃｎ＝０００１，ｏ＝ＡＢＣ，ｃ＝ＪＰ」と定義されて保持される。他のユーザデータについては省略する。ここで、「ｃ」、「ｏ」および「ｃｎ」はそれぞれ、国名、会社名、および社員番号を示す。名字や名前などの他の項目のユーザデータは、「ｃｎ＝０００１，ｏ＝ＡＢＣ，ｃ＝ＪＰ」と定義されたＤＮ（Distinguished Name；識別名）を有するエントリ内において、「sn」や「givenName」などの属性名に関連付けられて保持される。

図６は、主データベース上の主データベース属性名と従データベース上の従データベース属性名とを対応付けた第２マッピング表を示す。なお、すでに、一括従データベース選択部１２８により、複数の従データベース１０４のうち一つ以上の従データベースが選択されているものとする。一括従データベース処理部１３０は、この第２マッピング表２７０を参照し、電子申請表データ２１０に含まれる複数の申請データを対象とした従データベース１０４に対する登録、変更または削除処理を行う。具体的には、主データベース内の正規領域内に登録された、電子申請表データ２１０に含まれる複数の申請データに対して、その登録、変更または削除処理が施されてもよい。この第２マッピング表２７０は、システム管理者の操作によりシステム管理者端末２０４の画面上で作成され、前述の電子申請表データを入力し送信するバッチプログラムやウェブページ上に搭載される。他の例として、この第２マッピング表２７０はあらかじめ作成され、申請処理サーバ１００内に格納されてもよい。

第２マッピング表は、主データベース属性名欄２７２と従データベース属性名欄２７４とを保持する。主データベース属性名欄２７２内のそれぞれの属性名は、従データベース属性名欄２７４内のそれぞれの属性名に関連付けられる。一括従データベース処理部１３０はこの第２マッピング表２７０を参照し、主データベース１０２上で属性名「employeeNumber」に関連付けられたデータ、例えば社員番号「０００１」を、従データベース１０４上で属性名「employeeNumber」に関連付けて保持する。以上、一括処理部１２０による一連の処理の流れを説明した。

次に、個別処理部１５０による一連の処理の流れを説明する。図７は、システム管理者の端末上に表示された承認ルートの設定画面を示す。前述のごとく、複数の承認者による承認の順序を決定する承認ルートは、システム管理者により申請者ごとにあらかじめ設定され、その設定された承認ルートは主データベース１０２内に格納される。他の例として、承認ルートは、システム管理者により申請書ごとにあらかじめ設定されてもよい。本実施の形態では、申請者の社員番号は複数の承認者の社員番号に関連付けられて保持され、さらに、複数の承認者の社員番号は承認の順序を示す番号に関連付けられて保持される。他の例として、承認者の社員番号に申請者の社員番号が関連付けられてもよい。承認ルートの設定画面２８０は、ルート名欄２８２と、承認者欄２８４とを備える。ルート名欄２８２には、「人事部」など、申請処理システム１２においてルートを一意に特定するための名称が入力される。なお、本実施の形態では、申請者ごとに承認ルートが設定されるが、同じ部署内の申請者であれば同一の承認ルートが適用される。

承認者欄２８４は、承認者操作欄２９０および承認者リスト欄２９８を含む。承認者操作欄２９０は、「申請者の直属上司」および「承認者を選択」のうちいずれかを選択するための第１ラジオボタン２９２ａおよび第２ラジオボタン２９２ｂと、追加ボタン２９４と、削除ボタン２９６とを含む。承認者リスト欄２９８は、現在設定されている承認者の一覧を表示する。例えば、承認者操作欄２９０内の「申請者の直属上司」に対応する第１ラジオボタン２９２ａがシステム管理者によりオンされ、さらに追加ボタン２９４が押下された場合、申請者の直属上司が承認者リスト欄２９８内に追加される。申請者の直属上司の社員番号と申請者の社員番号とはお互いに関連付けられてあらかじめ主データベース内に保持されており、申請処理サーバ１００内部の抽出部（図示せず）が申請者の社員番号をキーにして申請者の直属上司の社員番号を検索することで、申請者の直属上司の社員番号を抽出できる。

一方、「承認者を選択」に対応する第２ラジオボタン２９２ｂがオンされ、さらに追加ボタン２９４が押下された場合、任意の承認者が承認者リスト欄２９８内に追加される。具体的には、プルダウンで表示される承認者の候補リストから任意の承認者が選択される。なお、本実施の形態では、承認者リスト欄において上から表示された順番に承認が行われる。すなわち、図７に示す例では、最初に「森田六郎」による承認、次に「中田七郎」による承認が行われる。削除ボタン２９６が押下された場合、オンされた状態のラジオボタンはオフ状態になり、初期状態に戻る。

図８は、申請者端末上に表示された登録用の電子申請書の入力フォームを示す。申請者端末２００上に表示された電子申請書の入力フォーム３１０は、ユーザデータ入力欄群３２０の他、申請日欄３１２と、申請者欄３１４と、申請ボタン３４０と、削除ボタン３４２とを含む。ユーザデータ入力欄群３２０は、社員番号欄３２２と、名字欄３２４と、名前欄３２６と、氏名欄３２８と、組織欄３３０と、パスワード欄３３２と、メールアドレス欄３３４と、住所欄３３６と、ＴＥＬ欄３３８とを含む。なお、図８に示す例では、登録用の電子申請書の入力フォームが示されているが、変更用の電子申請書の入力フォーム（図示せず）についても図８に示すユーザデータ入力欄群３２０を有する。この場合、申請者は変更対象となる項目のユーザデータ入力欄のみにユーザデータを入力してもよい。また、削除用の電子申請書の入力フォーム（図示せず）内のユーザデータ入力欄群３２０は、社員番号欄３２２のみを有する。

図８に示すごとく、電子申請書の入力フォーム３１０内のユーザデータ入力欄群３２０には、申請対象者である「鈴木一郎」のユーザデータが申請者である人事部の「山田太郎」によりすでに入力されている。この申請者により申請ボタン３４０が押下されたとき、電子申請書の入力フォーム３１０内のユーザデータ入力欄群３２０に入力されたユーザデータはＬＡＮ２０を介して申請処理サーバ１００に送信される。承認用申請書生成部１５６は、送信された一ユーザのユーザデータを含む承認用の電子申請書を生成する。なお、削除ボタン３４２が押下されたとき、ユーザデータ入力欄群３２０に入力されたユーザデータはすべてクリアされ、初期状態に戻る。

図９は、承認者端末の画面上に表示された承認用の電子申請書を示す。なお、図８と同様の構成については同一の符号を付し、適宜説明を略す。承認用の電子申請書３５０は、前述のごとく、承認用申請書生成部１５６により生成されたものである。この承認用の電子申請書３５０は、すでに入力済みのユーザデータ入力欄群３２０や申請日欄３１２や申請者欄３１４の他、複数の承認者による承認処理のプロセスを示す承認状態一覧表３５１と、承認ボタン３６０と、否認ボタン３６２とを含む。承認状態一覧表３５１は、承認状態欄３５２と、承認者欄３５４と、承認開始日欄３５６と、操作日時欄３５８とを含む。

承認状態欄３５２内においては、承認用の電子申請書に関する現在の承認の状態を示すものとして、「承認済」、「承認中」および「承認待」のいずれかが前述の状態表示部により表示される。承認者欄３５４内においては承認者の氏名および所属部署名、承認開始日欄３５６内においては承認者が電子申請書を最初に参照した日、操作日時欄３５８においては承認者による承認指示または否認指示を受け付けた日時が表示される。

図９に示す例では、「森田六郎」による承認はすでに行われており、「中田七郎」による承認は実行中である。ここで、承認者である「中田七郎」により承認ボタン３６０が押下された場合、承認指示がＬＡＮ２０を介して申請処理サーバ１００に送信され、承認者指示受付部１６０により取得される。一方、否認ボタン３６２が押下された場合、否認指示がＬＡＮ２０を介して承認者指示受付部１６０により取得される。なお、ある承認者により電子申請書が否認された場合、その電子申請書は申請者の申請者端末２００に戻される。この場合、申請者はその電子申請書の内容の一部または全部を修正して、あるいは修正なしで再申請できる。承認者欄３５４内に表示されるすべての承認者により承認された場合、個別主データベース処理部１６２により電子申請書の内容が最初に主データベースの中間領域内に反映され、その後、システム管理者により指定された日時に、主データベースの正規領域内に反映される。なお、ユーザデータ入力欄群３２０の各項目と主データベース１０２上のそれぞれの属性名とはあらかじめ関連付けられているため、主データベースへのユーザデータの反映が可能になる。例えば、社員番号欄３２２には属性名「employeeNumber」が関連付けられているため、社員番号欄３２２内に入力された「９９９９」を主データベース上の属性名「employeeNumber」に関連付けて保持できる。

図１０は、システム管理者端末の画面上に表示された承認用の電子申請書を示す。なお、図８と同様の構成については同一の符号を付し、適宜説明を略す。システム管理者端末２０４の画面上に表示された承認用の電子申請書３７０は、複数の承認者によりすでに承認されたものである。この承認用の電子申請書３７０は、すでに入力済みのユーザデータ入力欄群３２０や申請日欄３１２や申請者欄３１４の他、従データベース１０４を選択するための従データベース選択欄３７２および完了ボタン３７６を含む。この従データベース選択欄３７２は、「第１データベース」に対応付けられた第１チェックボックス３７４ａと、「第２データベース」に対応付けられた第２チェックボックス３７４ｂとを含む。

第１チェックボックス３７４ａがシステム管理者によるマウス操作などによりチェックされた場合、第１データベースの選択が可能になり、一方、第２チェックボックス３７４ｂがチェックされた場合、第２データベースの選択が可能になる。なお、従データベース１０４の選択数は一つであってもよいし、複数であってもよい。チェックボックス３７４がチェックされた後、完了ボタン３７６が押下された場合、その従データベースの選択指示がＬＡＮ２０を介して個別従データベース選択部１６６に送信され、個別従データベース選択部１６６は、その送信された指示に従って一以上の従データベースを選択する。この場合、個別従データベース選択部１６６は、後述の従データベースのシステムデータを入力するための入力欄群を含む承認用の電子申請書を、選択した従データベース管理者端末２０６にＬＡＮ２０を介して提供する。

図１１は、個別従データベース選択部により選択された従データベース管理者端末の画面上に表示された、承認用の電子申請書を示す。なお、図８と同様の構成については同一の符号を付し、適宜説明を略す。従データベース管理者端末２０６の画面上に表示された承認用の電子申請書３８０は、すでに入力済みのユーザデータ入力欄群３２０や申請日欄３１２や申請者欄３１４の他、前述のシステムデータを格納するためのシステムデータ入力欄群３８２と申請ボタン３９２と削除ボタン３９４を有する。このシステムデータ入力欄群３８２は、名前欄３８４と名字欄３８６とユーザ名欄３８８とパスワード欄３９０とを備える。削除ボタン３９４が押下されたとき、システムデータ入力欄群３８２に入力されたシステムデータはすべてクリアされ、初期状態に戻る。

図１１に示すごとく、システムデータ入力欄群３８２には、従データベース管理者によりシステムデータがすでに入力されている。従データベース管理者により申請ボタン３９２が押下されたとき、システムデータ入力欄群３８２に入力されたシステムデータはＬＡＮ２０を介して申請処理サーバ１００に送信され、システムデータ取得部１７０により取得される。個別従データベース処理部１７２は、システムデータ取得部１７０により取得されたシステムデータを参照し、システム管理者により指定された日時に、承認用の電子申請書の内容を従データベースに反映する。なお、ユーザデータ入力欄群３２０の各項目と従データベース１０４上のそれぞれの属性名とはあらかじめ関連付けられているため、システム管理者により指定された日時に、従データベースへのユーザデータの反映が可能になる。

図１２は、本実施の形態に係る申請処理の流れを示す。システム管理者の入力指示により、システム管理者端末２０４の画面上で承認ルートがあらかじめ設定される（Ｓ１０）。例えば、申請者「山田太郎」に関する承認ルートとして承認者「森田六郎」および承認者「中田七郎」が定められ、主データベース１０２内に格納される。申請書フォーム表示部１５２は、申請対象の一ユーザのユーザデータを項目ごとに入力するためのユーザデータ入力欄を有する電子申請書の入力フォームを申請者端末２００の画面上に表示する（Ｓ１２）。

申請者端末２００の画面上に表示された電子申請書の入力フォームを介することなく、申請表取得部１２２が電子申請表データを取得した場合（Ｓ１４のＹ）、一括処理部１２０による以下の一連の処理、すなわち図１２に示すステップ１６からステップ２２までの処理が実行される。申請表取得部１２２により取得された電子申請表データに含まれる申請データは、まず最初に、主データベース１０２内の中間領域上に登録される。このとき、申請表取得部１２２は、第１マッピング表を参照する。また、申請処理サーバ１００は、主データベース１０２内の中間領域上に登録された申請データを正規領域内に反映する日時をシステム管理者からの指示により取得する。

関連付け部１２４は、主データベース１０２内の中間領域上に登録された、申請表取得部１２２により取得された電子申請表データに含まれる複数の申請データのそれぞれに含まれるユーザデータと処理種別データとを関連付ける（Ｓ１６）。一括主データベース処理部１２６は、例えば、主データベース１０２内の中間領域内に含まれる、ある申請データ内のユーザデータについて、関連付け部１２４により「００１」が関連付けられていた場合、そのユーザデータを、指定された日時に主データベース１０２の正規領域内に登録する。以下、このような処理を複数の申請データについて行うことで複数の申請データを一括処理する（Ｓ１８）。

一括従データベース選択部１２８は、複数の従データベース１０４のうち一つ以上の従データベースの選択指示を申請者端末２００から受け付け、その受け付けた指示に従って、例えば、第１従データベース１０４ａおよび第２従データベース１０４ｂのうちの第１従データベース１０４ａを選択する（Ｓ２０）。申請処理サーバ１００は、主データベース１０２内の正規領域内に登録された申請データを第１従データベース１０４ａ内に反映する日時をシステム管理者からの指示により取得する。一括従データベース処理部１３０は、一括主データベース処理部１２６により処理された複数の申請データを対象とした一括処理を、指定された日時に、一括従データベース選択部１２８により選択された第１従データベース１０４ａに対して実行する（Ｓ２２）。このとき、一括従データベース処理部１３０は、第２マッピング表を参照する。一括従データベース処理部１３０により、選択された第１従データベース１０４ａに申請内容が反映されたとき、一括申請処理が終了する。なお、複数の従データベース１０４が選択された場合、すべての選択された従データベース１０４に対して申請内容が反映されたときに、一括申請処理が終了する。

申請表取得部１２２が電子申請表データを取得せず（Ｓ１４のＮ）、ユーザデータ取得部１５４が、ステップ１２により表示された電子申請書の入力フォームに入力された一ユーザのユーザデータを取得した場合（Ｓ２４のＹ）、個別処理部１５０による以下の一連の処理、すなわち図１２に示すステップ２４からステップ４６までの処理が実行される。一方、ユーザデータ取得部１５４が取得したユーザデータが一ユーザでない場合（Ｓ２４のＮ）、ステップ１４に戻る。承認用申請書生成部１５６は、ユーザデータ取得部１５４により取得された一ユーザのユーザデータを含む承認用の電子申請書をユーザごとに生成する（Ｓ２６）。承認者表示部１５８は主データベース１０２に格納された承認ルートを参照し、申請者「山田太郎」に定められた、最初の承認者である「森田六郎」の承認者端末２０２の画面上に、承認用申請書生成部１５６により生成された承認用の電子申請書、例えば、登録申請書を表示する（Ｓ２８）。

承認者指示受付部１６０は、承認者表示部１５８により表示された承認用の電子申請書、例えば、登録申請書を承認するか否かの指示を「森田六郎」の承認者端末２０２から受け付ける（Ｓ３０）。承認者指示受付部１６０が「森田六郎」の承認者端末２０２から承認しない旨の指示を受け付けた場合（Ｓ３２のＮ）、処理はステップ１２に戻る。承認者指示受付部１６０が承認する旨の指示を受け付けた場合（Ｓ３２のＹ）、申請処理サーバ１００は主データベースに格納された承認ルートを参照し、次の承認者が存在するか否かを判断する（Ｓ３４）。

次の承認者が存在すれば（Ｓ３４のＹ）、承認者表示部１５８は、例えば、「中田七郎」の承認者端末２０２の画面上に、承認用申請書生成部１５６により生成された承認用の電子申請書を表示し、続いて、前述したステップ３０以降の処理を行う。他に承認者が存在しなければ（Ｓ３４のＮ）、その電子申請書、例えば登録申請書に含まれるユーザデータに、そのユーザデータを含む登録申請書の処理種別データ「００１」を関連付けて、主データベース内の中間領域内に保持する。また、申請処理サーバ１００は、主データベース１０２内の中間領域上に登録されたユーザデータを正規領域内に反映する日時をシステム管理者からの指示により取得する。個別主データベース処理部１６２は、主データベースの中間領域に登録された、ユーザデータ取得部１５４により取得された一ユーザのユーザデータを対象に、指定された日時において、そのユーザデータに関連付けられた処理種別データ「００１」が示す登録処理を施し、主データベースの正規領域内に登録することで主データベースへの個別処理を実行する（Ｓ３６）。

システム管理者端末表示部１６４は、「森田六郎」および「中田七郎」の承認者端末２０２上で承認を受け付けた承認用の電子申請書をシステム管理者端末２０４の画面上に表示する（Ｓ３８）。個別従データベース選択部１６６は、複数の従データベース１０４のうち一つ以上の従データベースの選択指示を、システム管理者端末表示部１６４により表示されたシステム管理者端末２０４から受け付け、その受け付けた指示に従って第１従データベース１０４ａおよび第２従データベース１０４ｂのうちの第１従データベース１０４ａを選択する（Ｓ４０）。従データベース管理者表示部１６８は、個別従データベース選択部１６６により選択された第１従データベース１０４ａの管理者端末の画面上に、システム管理者により振り分けられた承認用の電子申請書を表示する（Ｓ４２）。また、申請処理サーバ１００は、主データベース１０２内の正規領域内に登録されたユーザデータを第１従データベース１０４ａ内に反映する日時を、システム管理者からの指示により取得する。

システムデータ取得部１７０は、第１従データベース１０４ａに対するシステムデータを、従データベース管理者表示部１６８により表示された第１従データベース管理者端末２０６ａからＬＡＮ２０を介して取得する（Ｓ４４）。個別従データベース処理部１７２は、システムデータ取得部１７０により取得されたシステムデータを参照することで、個別主データベース処理部１６２により処理された一ユーザのユーザデータを対象とした個別処理を、指定された日時において、個別従データベース選択部１６６により選択された第１従データベース１０４ａに対して実行する（Ｓ４６）。個別従データベース選択部１６６により選択された第１従データベース１０４ａに申請内容が反映されたときに、申請処理が終了する。なお、複数の従データベース１０４が選択された場合、すべての選択された従データベース１０４に対して申請内容が反映されたときに、一括申請処理が終了する。

従来では、定期的に大量の申請対象者が生じたときも、不定期に少数の申請対象者が生じたときも、ＣＳＶファイルやエクセル形式の表データにその申請対象者のユーザデータを手作業で追加していた。後者の場合、申請者は、少数の申請対象者が不定期に発生するたびに、その都度、日常の業務を中断して、そのユーザデータ個々について承認者からの口頭または書類による承認を取り付けていたため、作業の効率面で問題がある。さらに、口頭や書類で承認を取り付けた後であっても、前者であれば、第三者がその内容について承認済みであるか否かを確認することが困難になり、後者であれば、他の書類に紛れるなどの理由による承認用書類の紛失の可能性があるため、申請手続きの管理面において問題が生じるおそれがある。また、承認者による承認が得られなかった場合、申請者は再度その申請内容を訂正して、再度承認者からの口頭または書類による承認を取り付けなければならず、申請者の作業負担もさらに大きくなる。

本実施の形態に係る申請処理システム１２によれば、申請表取得部１２２により電子申請表データが取得されたか、あるいはユーザデータ取得部１５４により一ユーザのユーザデータが取得されたかに応じて、一括処理部１２０による一連の処理あるいは個別処理部１５０による一連の処理のいずれかを実行できる。その結果、申請者は、例えば、申請対象のユーザのユーザデータが一時に大量に存在する場合であれば、一括処理部１２０による一連の処理を、申請対象のユーザのユーザデータが少数であれば、個別処理部１５０による一連の処理のいずれかを選択でき、その結果、ユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請に関する申請業務作業の効率化を実現できる。

さらに、本実施の形態に係る申請処理システム１２によれば、ユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請を行うための電子申請書を順次、申請者端末２００、承認者端末２０２、システム管理者端末２０４および従データベース管理者端末２０６の画面上に表示する。そのため、申請者、承認者、システム管理者および従データベース管理者は、不定期に生じた申請対象者のユーザデータに関する申請や承認などの手続きを、各端末上に順次表示された電子申請書を介して実施すればよく、作業の効率化を図ることができる。この申請処理システム１２によれば、申請者は承認者からの口頭や書類による承認を取り付ける必要がないため、申請者の作業負担をも軽減できる。

さらに、本実施の形態に係る申請処理システム１２によれば、申請者、承認者、システム管理者および従データベース管理者の各端末間で電子申請書を回覧させることで、申請から承認、システムの反映までの時間を短縮できる。その結果、例えば、退職者のユーザデータを申請処理システム１２上から削除する場合であれば、余分な時間をかけることなくデータベース上からその退職者のユーザデータを削除できるため、その退職者などによる不正アクセスの危険性を軽減できる。

本実施の形態に係る申請処理システム１２では、ユーザデータを格納する主データベースの数はシステムで一つであるため、ユーザデータの一元管理を可能にする。さらに電子表データ、電子申請書や各端末上の操作をログして申請処理サーバ１００内に保持できるため、申請手続きの管理面において優れている。

以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。そうした変形例を以下に挙げる。

実施の形態に係る申請処理システム１２の導入場所は企業内であったが、変形例として病院や大学などの他の施設内に設けられてもよい。この場合、病院であれば患者、医者や看護師のユーザデータ、大学であれば新入学生や卒業生のユーザデータの登録、変更または削除申請がこの申請処理システム１２を用いて行われる。

実施の形態では、主データベース１０２、第１従データベース１０４ａおよび第２従データベース１０４ｂは申請処理サーバ１００内に含まれているが、変形例として申請処理サーバ１００の外部にそれぞれ設けられてもよい。また、第１従データベース１０４ａおよび第２従データベース１０４ｂは、リレーショナルデータベースやネットワーク型データベースであってもよい。また、ＬＤＡＰに準拠した主データベース１０２を認証サービスに用いてもよい。

実施の形態では、電子申請表データ２１０の入力をシステム管理者端末２０４上で行ったが、変形例として、申請者端末２００や従データベース管理者端末２０６上で行ってもよい。

実施の形態では、申請表取得部１２２により取得された電子申請表データに含まれる申請データや電子申請書に含まれるユーザデータは、まず最初に、主データベース１０２内の中間領域上に登録されたが、変形例として、直接、主データベース１０２内の正規領域上に登録されてもよい。この場合、上述した実施の形態において、中間領域と正規領域とを同一視でき、中間領域と正規領域とを区別する必要はなくなる。

社内で運用される業務システムのネットワーク構成の一部を示す図である。 本実施の形態に係る申請処理サーバの構成を示す図である。 電子申請表データのデータ構造の一例を示す図である。 電子申請表データの電子申請表列名と主データベースの主データベース属性名とを対応付けた第１マッピング表を示す図である。 主データベースにおける社員番号「０００１」を示すユーザデータの保存状態を階層的に示す図である。 主データベースの正規領域上の主データベース属性名と従データベース上の従データベース属性名とを対応付けた第２マッピング表を示す図である。 システム管理者の端末上に表示された承認ルートの設定画面を示す図である。 申請者端末上に表示された登録用の電子申請書の入力フォームを示す図である。 承認者端末の画面上に表示された承認用の電子申請書を示す図である。 システム管理者端末の画面上に表示された承認用の電子申請書を示す図である。 個別従データベース選択部により選択された従データベース管理者端末の画面上に表示された、承認用の電子申請書を示す図である。 本実施の形態に係る申請処理の流れを示す図である。

符号の説明

１２ 申請処理システム、 １０２ 主データベース、 １０４ 従データベース、 １２０ 一括処理部、 １２２ 申請表取得部、 １２４ 関連付け部、 １２６ 一括主データベース処理部、 １２８ 一括従データベース選択部、 １３０ 一括従データベース処理部、 １５０ 個別処理部、 １５２ 申請書フォーム表示部、 １５４ ユーザデータ取得部、 １５６ 承認用申請書生成部、 １５８ 承認者表示部、 １６０ 承認者指示受付部、 １６２ 個別主データベース処理部、 １６４ システム管理者端末表示部、 １６６ 個別従データベース選択部、 １６８ 従データベース管理者表示部、 １７０ システムデータ取得部、 １７２ 個別従データベース処理部、 ２００ 申請者端末、 ２０２ 承認者端末、 ２０４ システム管理者端末、 ２１０ 電子申請表データ、 ２１２ 処理種別欄、 ２２２，２２６，２３０ 申請データ、 ２２４，２２８，２３２ ユーザデータ、 ３１０ 電子申請書の入力フォーム、 ３２０ ユーザデータ入力欄群、 ３５０，３７０，３８０ 承認用の電子申請書、 ３８２ システムデータ入力欄群。

Claims (4)

1. 申請対象のユーザの個人情報を示すユーザデータの登録申請、変更申請または削除申請を受け付け、前記受け付けた申請の内容を当該システム上に反映する申請処理システムであって、
   前記システムは、
   前記申請対象のユーザのユーザデータを格納する主データベースと前記主データベースを補助する複数の従データベースとを有するサーバと、
   前記サーバに対しネットワークを介して接続され、少なくとも申請者端末と複数の承認者端末と当該システムの管理者端末と前記複数の従データベースの管理者端末とを有する複数の端末装置と、
   を備え、
   前記サーバは、さらに一括処理部と個別処理部とを有し、
   前記一括処理部は、
   前記申請対象のユーザのユーザデータと前記ユーザデータを対象とした前記主データベースに対する処理の種別を示す処理種別データとを有する申請データを複数含む電子申請表データを前記ネットワークを介して取得する申請表取得部と、
   前記電子申請表データに含まれる複数の申請データのそれぞれに含まれる前記ユーザデータと前記処理種別データとを関連付ける関連付け部と、
   前記複数の申請データのうち一の申請データに含まれるユーザデータを対象に、そのユーザデータに関連付けられた処理種別に基づいて定められる前記主データベースに対する登録、変更または削除処理のうちいずれかの処理を実行し、さらに、他の申請データについても前記いずれかの処理を繰り返すことで前記複数の申請データを一括して処理する一括主データベース処理部と、
   前記複数の従データベースのうち一つ以上の従データベースの選択指示を受け付け、その選択指示に従って一つ以上の従データベースを選択する一括従データベース選択部と、 前記一括主データベース処理部により処理された複数の申請データを対象とした前記一括処理を前記選択された従データベースに対して実行する一括従データベース処理部と、
   を有し、
   前記個別処理部は、
   申請対象の一ユーザのユーザデータを項目ごとに入力するためのユーザデータ入力欄を有する電子申請書の入力フォームを前記申請者端末の画面上に表示する申請書フォーム表示部と、
   前記電子申請書の入力フォームのユーザデータ入力欄に入力された一ユーザのユーザデータを前記申請者端末から前記ネットワークを介して取得するユーザデータ取得部と、
   前記取得された一ユーザのユーザデータを含む承認用の電子申請書をユーザごとに生成する承認用申請書生成部と、
   申請者ごとに定めた複数の承認者による承認の順序としてあらかじめ設定された承認ルートに従って、前記複数の承認者の承認者端末のそれぞれの画面上に前記承認用の電子申請書を順次表示する承認者表示部と、
   前記表示された承認用の電子申請書を承認するか否かの指示を前記複数の承認者の承認者端末のそれぞれから受け付ける承認者指示受付部と、
   前記複数の承認者の承認者端末から承認指示を受け付けた承認用の電子申請書に含まれる一ユーザのユーザデータを対象に、その承認用の電子申請書の種別に基づいて定められる前記主データベースに対する登録、変更または削除処理のうちいずれかの処理を実行することで、ユーザデータを個別に処理する個別主データベース処理部と、
   前記承認を受け付けた承認用の電子申請書を前記システムの管理者端末の画面上に表示するシステム管理者端末表示部と、
   前記複数の従データベースのうち一つ以上の従データベースの選択指示を前記システムの管理者端末から受け付け、その受け付けた選択指示に従って一つ以上の従データベースを選択する個別従データベース選択部と、
   前記選択された一つ以上の従データベースの管理者の管理者端末のそれぞれの画面上に前記承認を受け付けた承認用の電子申請書を表示する従データベース管理者表示部と、
   前記従データベースに対するユーザデータの登録、変更または削除処理に必要なシステムデータを前記表示された従データベース管理者の管理者端末のそれぞれから前記ネットワークを介して取得するシステムデータ取得部と、
   前記取得されたシステムデータを参照することで、個別主データベース処理部により処理された一ユーザのユーザデータを対象とした前記個別処理を、前記選択された一つ以上の従データベースのそれぞれに対して実行する個別従データベース処理部と、
   を有し、
   前記申請表取得部により前記電子申請表データが取得された場合に、前記サーバは前記一括処理部による一連の処理を実行し、一方、前記ユーザデータ取得部により前記一ユーザのユーザデータが取得された場合に、前記サーバは前記個別処理部による一連の処理を実行することを特徴とする申請処理システム。
2. 前記承認用の電子申請書は、前記システムデータを入力するためのシステムデータ入力欄を備え、前記システムデータ取得部は、前記承認用の電子申請書内のシステムデータ入力欄に入力された前記システムデータを取得することを特徴とする請求項１に記載の申請処理システム。
3. 前記主データベースの数は当該システムに一つであることを特徴とする請求項１または２に記載の申請処理システム。
4. 前記主データベースは、ＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）に準拠することを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の申請処理システム。

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