JP2007172046A - 文書管理プログラムおよび文書管理装置および文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】
ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示することで、所望の文書を容易に探索できるようにした文書管理プログラムおよび文書管理装置およびその管理方法を提供する。
【解決手段】
フォルダ（０００）には、ビュー（００１）とビュー（００２）とが関連付けられており、ビュー（００１）には属性Ａを含む分類構造がまとめられ、ビュー（００２）には属性Ｃを含む分類構造がまとめられている。このビュー（００１）には、分類構造ルート（０２７）、（０２９）、（０３０）が関連付けられるが、この場合、分類構造ルート（０２７）配下の分類構造要素（ファイル、フォルダ等）については、通常操作でビューから辿ることができるが、分類構造ルート（０２９）、（０３０）配下の分類構造要素は表示されず、通常操作ではこの分類構造ルート（０２９）、（０３０）配下の分類構造要素は辿ることができない。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムおよび文書管理装置および文書管理方法に係わり、詳しくは、ビュー（ＯＳが提供するフォルダの機能の制限を超えた自由な分類観点による文書管理が可能）から辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示するようにした文書管理プログラムおよび文書管理装置および文書管理方法に関する。

従来より、文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する文書管理装置が知られている。この文書管理装置において、所望の文書ファイルを探索する場合には、上位の階層から順番に下位階層へと辿っていくか、あるいは、キーワードを用いて検索を行うかする必要があった。

この文書ファイルの探索に関する技術として、例えば、特許文献１には、任意の分類または文書を選択したときに、ユーザが設定した管理情報に従って、選択した分類または文書と関連する分類や文書とを同一画面上に自動的に表示するようにして、必要な分類や文書の探索を容易にするという技術について言及されている。

また、特許文献２には、属性項目を階層的に並べ、各階層にその属性項目の属性値を配置して作成した階層構造を画面上に表示するとともに、この階層構造を利用して検索条件を自動的に決定することで、検索を迅速に行えるという技術について言及されている。

また、特許文献３には、ＯＳ（Operating System）の提供するフォルダの機能の制限を超えた自由な分類観点による文書管理を可能にすることで、ユーザの必要とする文書を迅速に検索できるという技術について言及されている。
特開平０８−４４７６５号 特開平１０−１７７５８４号 特開平１１−２８２８８２号

ところで、文書ファイルを分類するための分類構造を作成する際には、分類する際の条件を吟味して慎重に考えなければ、似たような分類が増えてしまい多少異なるだけの分類構造が乱立してしまう可能性がある。

その結果、分類構造の数が多いため探索に手間がかかることになり、また、似たような分類構造が多いことから、どのような条件を指定すれば、所望の文書ファイルを探索できるのかが分からなくなってしまっていた。

この問題に対処するには、例えば、必要になったときにその都度、分類構造を作成（あるいは変更）するようにすればよいが、このような対応では、分類構造が複雑で多くの分類構造要素（ファイル、フォルダ等）を有する分類構造を作成する場合には、分類構造の作成に多大な時間を要する可能性が高いことから、パフォーマンス面での問題が浮上してしまう。

また、分類構造を文書の探索の都度、作成しなければならないとすれば、それだけでも無駄な時間を浪費することになるにも拘わらず、一度作成した構造を何度も再作成することにもなり、分類構造を使用する意味が薄れてしまう。

そこで、本発明は上記問題点に鑑みてなされたものであり、ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示することで、所望の文書を容易に探索できるようにした文書管理プログラムおよび文書管理装置およびその管理方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて管理する分類構造管理ステップと、前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示する表示制御ステップとを含むことを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記表示制御ステップは、入力装置から所定の操作の入力があった場合に、前記所定の条件を満たさずに表示装置に表示されなかった分類構造を表示することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記表示制御ステップは、前記ビューから辿ることのできる分類構造を、ユーザ、日時、使用頻度、分類構造内の要素数、分類構造の深さ、分類構造の複雑さ、の少なくとも一つを含む条件に応じて選択的に表示装置に表示することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記分類構造管理ステップは、分類構造の有する属性が予め作成されたビューの有する分類条件に含まれる場合には、当該分類構造を当該ビューに関連付けて追加する関連付け処理手段を具備することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記表示制御ステップは、前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて１つに限定して表示装置に表示することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する文書管理装置において、所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて管理する文書構造管理手段と、前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示する表示制御手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する文書管理方法において、所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて文書構造管理手段で管理し、前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示制御手段で表示することを特徴とする。

本発明によれば、文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理するとともに、所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて管理し、該ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示するように構成したため、不要な分類構造が表示されず、所定の条件に合致した分類構造だけが表示されることになるので、所望の文書ファイルの探索を容易に行うことができる。

以下、この発明に係わる文書管理プログラムおよび文書管理装置および文書管理方法の実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

まず、図１を用いて、本発明の基本概念について説明する。

図１に示されるフォルダ（０００）には、ビュー（００１）とビュー（００２）とが関連付けられており、ビュー（００１）には属性Ａを含む分類構造がまとめられ、ビュー（００２）には属性Ｃを含む分類構造がまとめられている。

この属性Ａを含む分類構造をまとめるビュー（００１）には、分類構造ルート（０２７）、（０２９）、（０３０）が関連付けられるが、この場合、分類構造ルート（０２７）配下の分類構造要素（ファイル、フォルダ等）については、通常操作でビューから辿ることができるが（図４参照）、分類構造ルート（０２９）、（０３０）配下の分類構造要素は表示されず、通常操作ではこの分類構造ルート（０２９）、（０３０）配下の分類構造要素は辿ることができないようになっている。

これは、ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件（本実施例においては、ユーザ）に応じて選択的に表示（本実施例においては、１つに限定して表示）することで、文書ファイルの探索を容易に行えるようにするためである。

ここで、図１で説明した本発明の基本概念を実現するための構成について説明する。図２は、本発明に係わる文書管理装置１０の機能的な構成の一部を示す図である。

文書管理装置１０は、その機能構成として、表示部１１と、入力部１２と、制御部１３と、通信部１４と、記憶部１５とを具備して構成される。

表示部１１は、各種情報の表示を行うディスプレイ等の表示装置であり、入力部１２は、ユーザ指示を入力するためのキーボードやマウス等の入力装置である。

制御部１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）や作業用メモリ等から構成され、
このＣＰＵが、作業用メモリをワーク領域として記憶部１５に格納された文書管理プログラムを読み込んで実行することで、本発明による文書管理処理が実行されることになる。

通信部１４は、文書管理装置１０とネットワークとを接続するネットワークカード等の通信インターフェース装置である。ユーザは、ネットワーク上の端末からこの通信部１４を介して文書管理装置１０にアクセスし、文書管理装置１０で管理される文書ファイルを参照等することになる。

記憶部１５は、各種データを記憶するＨＤ（Hard Disk）等から構成される記憶装置である。この記憶部１５は大きく、データ記憶領域１５ａと、テーブル記憶領域１５ｂとに分けられ、データ記憶領域１５ａには、分類構造要素等を含む各種データが記憶されることになり、テーブル記憶領域１５ｂには、詳細は後述するが、分類構造管理テーブル３１と、オブジェクト管理テーブル３２と、階層管理テーブル３３とが記憶されることになる。

ここで、上述した制御部１３の機能的な構成の一部について説明する。なお、この制御部１３上に実現される各種処理機能（機能ブロック）は、主に、ＣＰＵが記憶部１５に記憶された文書管理プログラムを実行することで実現される。

制御部１３は、各種処理機能部として、表示制御部２１と、ビュー管理部２５とを具備して構成され、このビュー管理部２５内部には、分類構造管理部２２と、オブジェクト管理部２３と、階層管理部２４とが備えられる。

表示制御部２１は、ビュー管理部２５からのビュー構造情報に基づいて表示部１１に操作画面を表示制御する。特に、本発明においては、複数の分類構造がビューに関連付けられている場合に、当該ビューから辿ることのできる分類構造を選択的に表示部１１に表示（本実施例においては、１つに限定して表示）する機能を果たす。なお、ビューから辿ることのできる分類構造が複数ある場合に、入力部１２から所定の操作の入力があった場合には、非表示にした分類構造を表示することになる。

ビュー管理部２５は、分類構造管理部２２と、オブジェクト管理部２３と、階層管理部２４とを具備して構成され、これら処理機能部からの情報に基づいてビュー構造情報を作成し、それを表示制御部２１に渡す機能を果たす。

分類構造管理部２２は、分類構造管理テーブル３１に関する管理および制御全般を行う機能を果たす。例えば、ユーザが、分類構造管理テーブル３１に対し、登録、更新、削除、参照、…等のユーザ操作を行った場合には、当該操作に対応する処理を分類構造管理テーブル３１に行うことになる。また、分類構造管理部２２内部には、分類構造の属性に基づいて自動的に、当該分類構造を該当するビューと関連付ける処理を行うビュー関連付け処理部２２ａが備えられる。

オブジェクト管理部２３は、オブジェクト管理テーブル３２に関する管理および制御全般を行う機能を果たし、階層管理部２４は、階層管理テーブル３３に関する管理および制御全般を行う機能を果たす。なお、このオブジェクト管理部２３および階層管理部２４は、上述した分類構造管理部２２が、分類構造管理テーブル３１に対して行う処理と略同様の処理を、オブジェクト管理テーブル３２および階層管理テーブル３３に対して行うことになる。

次に、図３を用いて、分類構造管理テーブル３１と、オブジェクト管理テーブル３２と、階層管理テーブル３３のテーブルレイアウトについて説明する。なお、上記図１で説明したビューと、ビューに関連付けられた分類構造とを示す図は、この図３に示す各テーブルに設定された設定値に基づいて作成されたものである。

分類構造管理テーブル３１は、複数の分類構造をビューと関連付けて管理する。そのテーブル構成としては、ビューに割り当てられた識別情報を保持する「共通ルートＩＤ」と、ビュー配下の分類構造ルートに割り当てられた識別情報を保持する「階層構造ルートＩＤ」と、当該分類構造ルート配下の分類構造要素をまとめるための条件を保持する「分類条件」と、当該分類構造ルート配下の分類構造要素を初期階層とするユーザ名等を保持する「初期階層」とを具備して構成される。

オブジェクト管理テーブル３２は、オブジェクトに関する情報を管理する。そのテーブル構成としては、オブジェクト各々を識別するための情報を保持する「オブジェクトＩＤ」と、オブジェクトの名称を保持する「オブジェクト名」と、オブジェクトの種別を保持する「オブジェクトタイプ」とを具備して構成される。

階層管理テーブル３３は、オブジェクト同士の階層構造を管理する。そのテーブル構成としては、上位階層に当たるオブジェクトＩＤを保持する「親ＩＤ」と、下位階層に当たるオブジェクトＩＤを保持する「子ＩＤ」とを具備して構成される。

ここで、この図３に示すテーブルに設定された設定値について説明すると、例えば、「共通ルートＩＤ：ビュー（００１）」の配下には、「階層構造ルートＩＤ：分類構造ルート（０２７、０２９、０３０）」があり、これらの配下には属性Ａを含む分類構造要素が格納される。

この分類構造ルート（０２７）は、共通ユーザ（この場合、ユーザ１およびユーザ２以外）のアクセス時に選択的に表示される分類構造であり、共通ユーザがビュー（００１）から辿った場合には、図４に示す表示態様で分類構造ルート（０２７）配下の分類構成要素だけが表示されることになる。

同様に、ユーザ１がビュー（００１）から辿った場合には、図５に示す表示態様となり、ユーザ２がビュー（００１）から辿った場合には、図６に示す表示態様で表示されることになる。なお、先に述べた通り、例えば、ユーザ１であっても、所定の操作を行うことで、分類構造ルート（０２７）や分類構造ルート（０３０）配下の分類構造要素を表示することができる。

次に、図７から図９を用いて、図２で説明した文書管理装置１０における文書管理処理の動作について説明する。

図７は、子オブジェクト取得時の動作を示すフローチャートである。

この子オブジェクト取得処理は、ユーザが入力部１２を操作して現在の階層より下位階層に位置するオブジェクトを選択すると開始される。

この処理が開始されると、まず、オブジェクト管理部２３において、オブジェクト管理テーブル３２上を検索するとともに、ユーザに選択されたオブジェクトに対応する「オブジェクトタイプ」を取得し（ステップＳ１０１）、この取得したオブジェクトのタイプがビューであるか否かを判断することになる。

この判断の結果、取得したオブジェクトのタイプがビューでない場合には（ステップＳ１０２でＮＯ）、階層管理部２４において、階層管理テーブル３３上を検索し、現在の階層（オブジェクト）を「親ＩＤ」とする「子ＩＤ」のリストを取得するとともに（ステップＳ１０３）、この取得したリストを返し（ステップＳ１１０）、この処理を終了することになる。

一方で、上記ステップＳ１０２における判断の結果、取得したオブジェクトのタイプがビューである場合には（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、分類構造管理部２２において、分類構造管理テーブル３１上を検索し、当該ビューに関連付けられている「階層構造ルートＩＤ」のリストを取得するとともに（ステップＳ１０４）、さらにオブジェクト探索中のユーザを特定するためのユーザ情報を取得する（ステップＳ１０５）。

次に、ステップＳ１０６からステップＳ１０９を繰り返し実行し、オブジェクト探索中のユーザに対応する分類構造を取得することになる。この処理では、分類構造管理テーブル３１上を検索し、上記ステップＳ１０４で取得した「階層構造ルートＩＤ」のリストから、「初期階層」の値と、上記ステップＳ１０５の処理で取得したユーザ情報とが一致する「階層構造ルートＩＤ」を特定することになる。

ここで、ユ−ザ情報と、「初期階層」の値とが一致する「階層構造ルートＩＤ」が見つかると（ステップＳ１０７でＹＥＳ）、階層管理部２４において、階層管理テーブル３３上を検索し、当該「階層構造ルートＩＤ」を「親ＩＤ」とする「子ＩＤ」のリストを取得するとともに（ステップＳ１０８）、この取得したリストを返し（ステップＳ１１０）、この処理を終了することになる。

図８は、親オブジェクト取得時の動作を示すフローチャートである。

この親オブジェクト取得処理は、ユーザが入力部１２を操作して現在の階層より上位階層に位置するオブジェクトへの移動を要求すると開始される。

この処理が開始されると、まず、階層管理部２４において、階層管理テーブル３３上を検索するとともに、現在の階層（オブジェクト）を「子ＩＤ」とする「親ＩＤ」を取得する（ステップＳ２０１）。続いて、オブジェクト管理部２３において、オブジェクト管理テーブル３２上を検索するとともに、ユーザに選択されたオブジェクトに対応する「オブジェクトタイプ」を取得し（ステップＳ２０２）、この取得したオブジェクトのタイプが分類構造ルートであるか否かを判断することになる。

この判断の結果、取得したオブジェクトのタイプが分類構造ルートでない場合には（ステップＳ２０３でＮＯ）、この取得した「親ＩＤ」を返し（ステップＳ２０５）、この処理を終了することになる。

一方で、上記ステップＳ２０３における判断の結果、取得したオブジェクトのタイプが分類構造ルートである場合には（ステップＳ２０３でＹＥＳ）、分類構造管理部２２において、分類構造管理テーブル３１上を検索し、上記ステップＳ２０１で取得した「親ＩＤ（階層構造ルートＩＤとする）」の属する「共通ルートＩＤ」を取得するとともに（ステップＳ２０４）、この取得した「共通ルートＩＤ」を返し（ステップＳ２０５）、この処理を終了する。

図９は、予め設定されたビューへ自動的に分類構造を追加する時の動作を示すフローチャートである。この処理は、主に、ビュー関連付け処理部２２ａにおいて行われる処理である。

この分類構造追加処理では、まず、分類構造管理部２２において、分類構造管理テーブル３１上を検索し、当該ビューに設定された「分類条件」を取得することになる（ステップＳ３０１）。

次に追加対象である分類構造のリストを取得するとともに（ステップＳ３０２）、ステップＳ３０３からステップＳ３０８を繰り返し実行し、この取得した分類構造のリストに対し順番に、当該ビューに追加可能であるか否かを判断することになる
ここで、既にビューに割り当て済みの分類構造である場合には（ステップＳ３０４でＹＥＳ）、次の分類構造への処理に移ることになるが、未割り当ての分類構造である場合には（ステップＳ３０４でＮＯ）、当該分類構造の属性情報を取得する（ステップＳ３０５）。

この属性情報が、ステップＳ３０１で取得した「分類条件」に含まれない場合には（ステップＳ３０６でＮＯ）、次の分類構造への処理に移ることになるが一方、属性情報が、ステップＳ３０１で取得した「分類条件」に含まれる場合には（ステップＳ３０６でＹＥＳ）、当該分類構造を当該ビューへ追加するとともに（ステップＳ３０７）、次に分類構造への処理に移る。そして、取得した分類構造のリスト全てに対し上述した処理が終了したところで、この処理は終了することになる。

以上説明したように本発明においては、文書ファイルを該文書ファイルの属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理するとともに、所定の分類条件により複数の分類構造をビューと関連付けて管理し、ビューから辿ることのできる分類構造をユーザに応じて１つに限定して表示部１１に表示するように構成したため、不要な分類構造が表示されず、所定の条件に合致した分類構造だけが表示されることになるので、所望の文書ファイルの探索を容易に行うことができる。

なお、上記実施例においては、ビューから辿ることのできる分類構造をユーザに応じて選択的に表示する場合を説明したが、ユーザに限られず、例えば、日時、ログイン端末、使用頻度、分類構造内の要素数、分類構造の深さ、分類構造の複雑さ、の少なくとも１つを含む条件に応じてビューから辿ることのできる分類構造を選択的に表示するように構成してもよい。例えば、日時に応じて切り替える場合には、図１０に示すように、時間の遷移とともに、分類構造１（属性：２００３年）、分類構造２（属性：２００４年）、分類構造３（属性：２００５年）を切り替えて表示することになる。

また、上記実施例においては、ビューから辿ることのできる分類構造を１つに限定して表示する場合を説明したが、１つに限られず、複数の分類構造を選択的に表示するように構成してもよい。

また、分類構造が入れ子状態になっている場合にも、分類構造毎に、所定の条件に応じて選択的に表示することができる。

この他、本発明は、上記および図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明の文書管理プログラムおよび文書管理装置および文書管理方法は、所定の分類条件により複数の分類構造をビューと関連付けて管理する文書管理装置全般に適用可能であり、特に、複数のユーザで文書ファイル等の各種データを共用して利用するオフィス（企業、官公庁）、学校等において有効利用することができる。

本発明の基本概念を示す図である（ビューと、ビューに関連付けられた分類構造とを示す図）。 本発明に係わる文書管理装置１０の機能的な構成の一部を示す図である。 図２に示した文書構造管理テーブル３１と、オブジェクト管理テーブル３２と、階層管理テーブル３３のテーブルレイアウトの一例を示す図である。 ビュー（００１）探索時の表示態様の一例を示す図である(共通)。 ビュー（００１）探索時の表示態様の一例を示す図である(ユーザ１)。 ビュー（００１）探索時の表示態様の一例を示す図である(ユーザ２)。 図２に示した文書管理装置１０における子オブジェクト取得時の動作を示すフローチャートである。 図２に示した文書管理装置１０における親オブジェクト取得時の動作を示すフローチャートである。 図２に示した文書管理装置１０におけるビューへ自動的に分類構造を追加する時の動作を示すフローチャートである。 本発明に係わる変形例の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 文書管理装置
１１ 表示部
１２ 入力部
１３ 制御部
１４ 通信部
１５ 記憶部
１５ａ データ記憶領域
１５ｂ テーブル記憶領域
２１ 表示制御部
２２ 分類構造管理部
２２ａ ビュー関連付け処理部
２３ オブジェクト管理部
２４ 階層管理部
２５ ビュー管理部
３１ 分類構造管理テーブル
３２ オブジェクト管理テーブル
３３ 階層管理テーブル

Claims (7)

1. 文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
   所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて管理する分類構造管理ステップと、
   前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示する表示制御ステップと
   を含むことを特徴とする文書管理プログラム。
2. 前記表示制御ステップは、
   入力装置から所定の操作の入力があった場合に、前記所定の条件を満たさずに表示装置に表示されなかった分類構造を表示する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
3. 前記表示制御ステップは、
   前記ビューから辿ることのできる分類構造を、ユーザ、日時、使用頻度、分類構造内の要素数、分類構造の深さ、分類構造の複雑さ、の少なくとも一つを含む条件に応じて選択的に表示装置に表示する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
4. 前記分類構造管理ステップは、
   分類構造の有する属性が予め作成されたビューの有する分類条件に含まれる場合には、当該分類構造を当該ビューに関連付けて追加する関連付け処理手段
   を具備することを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
5. 前記表示制御ステップは、
   前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて１つに限定して表示装置に表示する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
6. 文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する文書管理装置において、
   所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて管理する文書構造管理手段と、
   前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示する表示制御手段と
   を具備することを特徴とする文書管理装置。
7. 文書ファイルを文書ファイル毎の属性情報に応じて分類した分類構造を用いて管理する文書管理方法において、
   所定の分類条件により複数の分類構造を該分類構造毎のビューと関連付けて文書構造管理手段で管理し、
   前記ビューから辿ることのできる分類構造を所定の条件に応じて選択的に表示装置に表示制御手段で表示する
   ことを特徴とする文書管理方法。

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