JP2005056081A

JP2005056081A - 文書管理装置及び記録媒体

Info

Publication number: JP2005056081A
Application number: JP2003285261A
Authority: JP
Inventors: Tetsuya Ikeda; 哲也池田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-08-01
Filing date: 2003-08-01
Publication date: 2005-03-03

Abstract

【課題】蓄積されている大量の電子文書から参照対象となる電子文書を効率よく探し出すこと、および電子文書を効率よく整理することができる文書管理装置を提供する。
【解決手段】座標平面表示手段１３は、ある与えられた電子文書の集合である表示対象電子文書に属する電子文書のそれぞれについて選択されている２つの属性に対応する座標値から決まる座標平面上の位置が画面に表示されている領域に含まれる場合は、その領域に所定のシンボルを表示し、かつ、与えられた電子文書の集合についてシンボルを表示しているときに利用者が仮想的な座標平面の座標軸として用いる２つの属性を選択しなおすとその選択に応じて表示する座標平面を切り替える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置に関し、特に文書管理装置に格納されている文書データの参照および分類技術に関するものである。

近年、紙の文書に取って代わって電子化された文書が企業や個人間の意思伝達手段や情報蓄積手段として主流になりつつある。電子文書は一般に文書管理装置と呼ばれる装置によって管理される。利用者が文書管理装置に蓄積された電子文書から参照する電子文書を特定する際に用いる機能として、従来あるものはブラウジングと一覧の２種類に分けることができる。
ブラウジングとは、文書管理装置に格納されているある決まった電子文書から利用者が階層構造やリンクによりたどる操作を行い、目的の電子文書に到達する方法である。この方法は、たとえばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のＥｘｐｌｏｒｅｒでフォルダー階層をたどる操作や、ＷｅｂブラウザーによりＷＷＷ上の文書からリンクをたどる操作に相当する。この方法ではたとえば同一階層に大量の電子文書がある場合に目的の電子文書に到達するのが難しいという問題がある。
一覧とは、電子文書の集合に対して利用者が条件を指定し、それを満たす電子文書を列挙させてその一覧から目的の電子文書を探す方法である。この方法は、たとえばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のＥｘｐｌｏｒｅｒでのファイル検索やＷＷＷにおけるサーチエンジンの提供する機能が相当する。この方法ではたとえば利用者の指定した条件を満たす電子文書が大量にある場合に目的の電子文書に到達するのが難しいという問題がある。これら２種類の方法の問題に対しては並べ替えを行うことにより解決を図る技術が多数存在する。
一方、これら２種類に代わる方法として画面上に電子文書を配置する位置を用いる方法が、例えば特許文献１として提案されている。該文献には、階層構造を用いた配置において参照関係にある電子文書が画面上で近くに配置されるように調整する方法が開示されている。
また、例えば特許文献２には、利用者が指定した条件を満たす電子文書の集合を２次元平面上に配置し、類似度の高い文書が近くに配置されるようにする方法が開示されている。
また、例えば特許文献３には、検索対象のデータに付随する属性値のうち２つを用いてデータの分布を２次元平面上に射影する方法が提案されている。
特開平０８−０９５９６２号公報特開平０９−０６２６９０号公報特開平１１−１２０１８０号公報

しかし、いずれの方法も電子文書のある決まった特徴にしたがってグループ化しているだけであり、そのグループに属する電子文書が大量になれば従来の２種類の方法と同様の問題に遭遇する。
また、上述したように、特開平１１−１２０１８０号公報には検索対象のデータに付随する属性値のうち２つを用いてデータの分布を２次元平面上に射影する方法が提案されているが、あくまで２次元平面上での分布を表示するだけであり、平面の座標軸として選ぶ属性を変更しながら多次元空間上でデータを絞り込むことができない。
本発明は、蓄積されている大量の電子文書から参照対象となる電子文書を効率よく探し出すこと、および電子文書を効率よく整理することができる文書管理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、電子文書を格納し所定の少なくとも１つの属性に対する条件を満たす電子文書を取り出すことのできる電子文書格納手段と、電子文書格納手段から取り出された電子文書の属性のうち少なくとも１つを画面に表示することのできる電子文書表示手段と、電子文書格納手段に格納されているすべてまたは一部の電子文書の集合が与えられたときにそれらの属性のうち少なくとも２つに対して対応する実数である座標値を得ることができる属性値変換手段と、少なくとも２つの属性を利用者が選択し指定することができる座標軸指定手段と、座標軸指定手段で指定された属性のうち利用者が選択する２つの属性に対応する座標値を座標軸とする仮想的な座標平面のある領域を画面に表示することができる座標平面表示手段とを備え、座標平面表示手段は、ある与えられた電子文書の集合である表示対象電子文書に属する電子文書のそれぞれについて選択されている２つの属性に対応する座標値から決まる座標平面上の位置が画面に表示されている領域に含まれる場合は、その領域に所定のシンボルを表示し、かつ、与えられた電子文書の集合についてシンボルを表示しているときに利用者が仮想的な座標平面の座標軸として用いる２つの属性を選択しなおすとその選択に応じて表示する座標平面を切り替える文書管理装置を最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、座標軸として用いる２つの属性を選択しなおしたときに、選択しなおす前の座標平面で表示範囲として指定されていた領域に含まれる電子文書を表示対象電子文書として用いる文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項１または２に記載の文書管理装置において、座標平面を規定する座標軸が直交座標である文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項４記載の発明は、請求項１または２に記載の文書管理装置において、座標平面を規定する座標軸が極座標である文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項５記載の発明は、請求項４に記載の文書管理装置において、表示対象電子文書は全文検索の結果得られるものであり、検索結果の各電子文書に検索条件への適合度が与えられるとき、極座標の半径に用いる属性が適合度である文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項６記載の発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、電子文書の属性には利用者ごとに値を割り当てることのできるユーザー属性が１つ以上含まれ、電子文書に対してユーザー属性の値を設定するユーザー属性設定手段と、各電子文書に設定された各ユーザー属性の値を記録および取得するユーザー属性格納手段とを備え、座標軸指定手段によって電子文書の属性に加えてユーザー属性も選択することが可能である文書管理装置を主要な特徴とする。

請求項７記載の発明は、請求項６に記載の文書管理装置において、ユーザー属性設定手段は、利用者が電子文書を指定し設定するユーザー属性と値を入力することでユーザー属性の設定を行う文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項８記載の発明は、請求項６に記載の文書管理装置において、ユーザー属性設定手段は、利用者が電子文書表示手段で表示するように指定した電子文書に対して、特定のユーザー属性に自動的に値を設定する文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項９記載の発明は、請求項６に記載の文書管理装置において、座標軸指定手段によって少なくとも１つのユーザー属性が選択されている場合、座標平面表示手段は、選択されているユーザー属性に値が設定されていない電子文書は表示対象電子文書から外す文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項１０記載の発明は、請求項６に記載の文書管理装置において、少なくとも２つのユーザー属性があるとき、ユーザー属性設定手段は、さらに少なくとも２つのユーザー属性を選択し指定するユーザー属性座標軸指定手段と、選択されたユーザー属性に対応する値を座標軸とする仮想的な座標平面のある領域を画面上に表示するユーザー属性座標平面表示手段とからなり、利用者が座標平面表示手段により表示されているシンボルから１つ以上を選び、続いてユーザー属性座標平面表示手段により表示されている平面上の座標を指定することにより、指定された座標のそれぞれの座標軸での値が対応するユーザー属性の値として選択されたシンボルに対応する電子文書に対して設定される文書管理装置を主要な特徴とする。

請求項１１記載の発明は、請求項１１に記載の文書管理装置において、ユーザー属性座標平面表示手段はユーザー属性の値により決まる座標が表示領域に含まれる場合は対応する位置に所定のシンボルを表示し、利用者がユーザー属性座標平面表示手段に表示されているシンボルの１つ以上を選択してから別の座標を指定することにより、選択されたシンボルに対応する電子文書のユーザー属性を変更することが可能である文書管理装置を主要な特徴とする。
請求項１２記載の発明は、請求項１乃至請求項１１のいずれかに記載の文書管理装置を稼動させるためのコンピュータ読み取り可能なプログラムを記録した記録媒体を最も主要な特徴とする。
本発明では、電子文書を参照するのに階層構造をたどったり検索条件に合致するものを一覧する以外の技術を提案する。電子文書の属性値（文書名、作成者、作成日など）にある基準で全順序関係を定義することができるならば、それを実数（典型的には整数）に対応させることで座標として扱うことができ、電子文書をｎ次元平面上に配置することができる。
利用者がそのうちの２つを選んで２次元に投影したものを画面に表示し、その上でマウスによるポイントあるいは範囲指定で参照する電子文書を絞り込んでいく。絞り込む過程で利用者が座標として選ぶ属性を変更してもよい。また、検索結果に対しては適合度（スコア）を座標のひとつにとった極座標を用いることにより、スコア以外の属性値も考慮した絞り込み操作が可能になる。
さらに座標軸となる値を電子文書の属性から得るだけではなくユーザーが指定する任意の値も使用することで、仮想的なｎ次元平面上に特定の電子文書を置くような感覚で整理することが可能になる。

以上説明したように、請求項１に記載の文書管理装置により、利用者は２つを超える数の属性について電子文書の分布状況を視覚的に把握することができ、目的の電子文書に効率よく到達することができる。
請求項２に記載の文書管理装置により、利用者は２つを超える数の属性について分布状況を視覚的に把握しながら表示対象を絞り込むことができる。
請求項３に記載の文書管理装置により、属性値に応じて電子文書への関心の度合いがそれほど変化しない場合に適した座標平面を使用することができる。
請求項４に記載の文書管理装置により、属性値に応じて電子文書への関心の度合いが変化するような属性を半径の座標に用いることで、関心の高い電子文書が中央に集まって表示されるような座標平面を使用することができる。
請求項５に記載の文書管理装置により、スコアの高い電子文書が中央に集まり、さらに角度の軸に選んだ属性による分布を視覚的に把握することができる。
請求項６に記載の文書管理装置により、利用者に固有の情報を用いて表示対象を絞り込むことで、請求項１に記載の属性値だけでは不可能な絞り込みができる。
請求項７に記載の文書管理装置により、利用者が直接設定したユーザー属性の値により表示対象を絞り込むことができ、利用者が興味のある電子文書を仮想的な座標平面上に置くようにして分類することができる。
請求項８に記載の文書管理装置により、利用者が電子文書を参照したかどうか、あるいは参照した回数による電子文書の分布を容易に把握することができる。
請求項９に記載の文書管理装置により、利用者がユーザー属性に関係する操作を何も行っていない文書を表示対象から除くことができ、興味の対象である電子文書を容易に把握することができる。
請求項１０に記載の文書管理装置により、利用者がたとえばマウスなどのポインティングデバイスによるドラッグ＆ドロップの操作で容易にユーザー属性の値を設定することができる。
請求項１１に記載の文書管理装置により、利用者がたとえばマウスなどのポインティングデバイスによるドラッグ＆ドロップの操作で容易にユーザー属性の値を変更できる。
請求項１２に記載の記録媒体により、上記の文書管理装置を稼動させることができる。

以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。以下ではたとえば文書名や作成者といった電子文書を特徴づける項目のことを属性と呼び、その値のことを属性値と呼ぶことにする。属性には電子文書の内容そのものや、検索におけるスコアのように電子文書以外の情報に依存するものも含む。
図１は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置の構成図である。本文書管理装置は、公知のクライアント・サーバー方式で構成され、クライアント１は、端末１１、座標軸指定手段１２、座標平面表示手段１３、電子文書表示手段１４、属性値変換手段１５を備えている。サーバー２は電子文書格納手段２１を備えている。この例では電子文書格納手段２１のみがサーバー２上にあるが、属性値変換手段１５をサーバー２上に配置する構成でも同様の効果が得られる。
利用者は画面と入力デバイスを備えた端末１１を用いて、座標平面表示手段１３および電子文書表示手段１４が表示する情報を見た上で座標軸指定手段１２に使用する属性を指定する。
電子文書格納手段２１は従来の文書管理装置と変わるところはない。たとえば公知のリレーショナルデータベース装置を用いた装置が考えられる。電子文書表示手段１４は従来の文書管理装置と変わるところはない。電子文書格納手段２１から取得した電子文書のデータにしたがってたとえば文書名、作成者、文書の内容を画面に表示する。
図２は属性値変換手段の第１の動作例を表すフローチャート（Ｓ１〜Ｓ７）である。電子文書の属性にはすべての電子文書についてその属性値に対応する座標値が得られるものと、ある電子文書の集合が与えられるとそれに含まれる電子文書のその属性値に対応する座標値が得られるものがある。前者はあらかじめ属性値と座標値の対応関係を決めておくことができ、属性値が得られるとただちに座標値が得られる。後者は電子文書の集合が与えられるごとに属性値に対応する座標値を決める必要がある。少なくとも電子文書の集合の中で属性値に全順序関係が定義できれば対応する座標値を得ることができる。たとえばその順序に対して１、２、…と対応させればよい。
文書サイズは前者の方法が適している例である。文書サイズはそれ自体が数値であるのでその値を座標値とすることができる。必要に応じて一定の係数をかけてもよい。文書名を前者の方法で対応づけることもできる。たとえば文字列があるバイト列で表現されるとき、各バイトが表す整数値に対して列の後方に行くにしたがって減少していく係数をかけたものをバイト列を構成するすべてのバイトについて足し合わせたものを座標値とすることができる。
全文検索におけるスコアは後者の方法が適している例である。スコアは全文検索でヒットした電子文書にしか適用することができないが、その電子文書の集合に対しては全順序関係が定義できる。また、スコア自体が数値であるのでその値を座標値とすることができる。

図３は座標軸指定手段の動作例を表すフローチャートである。座標軸として使用可能な属性には一意に特定できる識別子が割り当てられる。座標軸指定手段１２は画面上に座標軸として使用可能な属性の名称を一覧として表示し（Ｓ１）、利用者はその中から２つ以上の属性を選択する（Ｓ２）。選択された属性の識別子は属性値変換手段１５に送られる（Ｓ３）。
図４は座標平面表示手段が作る画面の例を示す図である。この例では画面の上部に表示用に選択された属性が表示されている。属性の名称が表示されている部分は右側の△の部分をマウスなどのポインティングデバイスを用いて指定する（以下、この操作を「クリックする」と呼ぶ）ことによりリストが開き、座標軸指定手段で指定された属性の一覧が表示される。利用者はこのリストから新たに属性を１つ選択することで座標平面の座標軸を切り替えることができる。属性名称の右にあるのは画面に表示される座標平面上の領域を示す数値である。
画面中央の矩形領域は与えられた電子文書の座標平面上の位置を表示する部分である。黒い正方形１つは電子文書１つに対応している。白い二重の正方形は表示中の解像度では複数の文書が重なって表示されてしまうことを示す。たとえば利用者はこの白い正方形をクリックすることによりこの部分を拡大して表示することができるように構成することが可能である。２つの座標が完全に一致する電子文書が複数ある場合は従来の文書管理装置と同様の一覧表示の画面を表示するように構成してもよい。
図５は座標平面表示手段が電子文書の座標平面上の位置を表示する動作例のフローチャート（Ｓ１〜Ｓ１０）である。Ｓ２において、画面上で利用者が表示用に選択した属性が変わるごとにそれ以降の処理を実行する。
また座標平面表示手段１３は、Ｓ１以下の処理を繰り返す機能を有する。表示対象電子文書として繰り返しの前の回に表示範囲に含まれていなかった電子文書が除かれる。

図６は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理装置の構成図である。図１に示す第１の実施の形態に係る文書管理装置に、ユーザー属性設定手段１６（クライアント１側）とユーザー属性格納手段２２（サーバー２側）が加わる。電子文書および利用者には一意な数値で表される識別子が割り当てられるものとする。電子文書の識別子はたとえば電子文書格納手段２１に新規に登録されるごとにそれまでに割り当てられた数値よりも１だけ大きな数値を割り当てることで一意の識別子が割り当てられる。利用者の識別子はたとえばあらかじめ登録された利用者情報の一部として保持しておくことが考えられる。
図７は属性値変換手段の第２の動作例を表すフローチャート（Ｓ１〜Ｓ７）である。対象の電子文書ごとにユーザー属性格納手段２２に対して利用者と電子文書の識別子を条件にユーザー属性の値を得る検索を行う。
図８はユーザー属性設定手段が作る画面の例を示す図である。この例では一覧表示されている電子文書のうちひとつを選択した状態でユーザー属性設定ボタンをクリックすることで設定画面が表示される。この例ではユーザー属性の数は４つで固定されているが、固定せずにリストボックスで設定するユーザー属性を選択し、値を入力する形態もあり得る。また、ユーザー属性の名称を利用者ごとにあらかじめ設定しておき、画面にその名称を使用する構成も考えられる。
ユーザー属性格納手段２２はたとえば公知のリレーショナルデータベースを用いた構成が考えられる。図９はユーザー属性格納手段が保持するリレーションの例を示す図である。この例ではユーザー属性は数値配列のカラムで表され、値が設定されていないユーザー属性に対応する配列要素はＮＵＬＬが値として設定される。

本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置の構成図。属性値変換手段の第１の動作例を示すフローチャート。座標軸指定手段の動作例を示すフローチャート。座標平面表示手段が作る画面の例を示す図。座標平面表示手段が電子文書の座標平面上の位置を表示する動作例を示すフローチャート。本発明の第２の実施の形態に係る文書管理装置の構成図。属性値変換手段の第２の動作例を示すフローチャート。ユーザー属性設定手段が作る画面の例を示す図。ユーザー属性格納手段が保持するリレーションの例を示す図。

符号の説明

１クライアント、１１端末、１２座標軸指定手段、１３座標平面表示手段、１４電子文書表示手段、１５属性値変換手段、２サーバー、２１電子文書格納手段

Claims

電子文書を格納し少なくとも１つの所定の属性に対する条件を満たす電子文書を取り出すことのできる電子文書格納手段と、該電子文書格納手段から取り出された電子文書の属性のうち少なくとも１つを画面に表示することのできる電子文書表示手段と、前記電子文書格納手段に格納されているすべてまたは一部の電子文書の集合が与えられたときにそれらの属性のうち少なくとも２つに対して対応する実数である座標値を得ることができる属性値変換手段と、少なくとも２つの属性を利用者が選択し指定することができる座標軸指定手段と、該座標軸指定手段で指定された属性のうち利用者が選択する２つの属性に対応する座標値を座標軸とする仮想的な座標平面のある領域を画面に表示することができる座標平面表示手段とを備え、
前記座標平面表示手段は、ある与えられた電子文書の集合である表示対象電子文書に属する電子文書のそれぞれについて選択されている２つの属性に対応する座標値から決まる座標平面上の位置が画面に表示されている領域に含まれる場合は、その領域に所定のシンボルを表示し、且つ与えられた電子文書の集合についてシンボルを表示しているときに利用者が仮想的な座標平面の座標軸として用いる２つの属性を選択しなおす場合、その選択に応じて表示する座標平面を切り替えることを特徴とする文書管理装置。
請求項１に記載の文書管理装置において、座標軸として用いる２つの属性を選択しなおしたときに、選択しなおす前の座標平面で表示範囲として指定されていた領域に含まれる電子文書を表示対象電子文書として用いることを特徴とする文書管理装置。
請求項１または２に記載の文書管理装置において、座標平面を規定する座標軸が直交座標であることを特徴とする文書管理装置。
請求項１または２に記載の文書管理装置において、座標平面を規定する座標軸が極座標であることを特徴とする文書管理装置。
請求項４に記載の文書管理装置において、表示対象電子文書は全文検索の結果得られるものであり、検索結果の各電子文書に検索条件への適合度が与えられるとき、極座標の半径に用いる属性が適合度であることを特徴とする文書管理装置。
請求項１に記載の文書管理装置において、電子文書の属性には利用者ごとに値を割り当てることのできるユーザー属性が１つ以上含まれ、電子文書に対してユーザー属性の値を設定するユーザー属性設定手段と、各電子文書に設定された各ユーザー属性の値を記録および取得するユーザー属性格納手段とを備え、前記座標軸指定手段によって電子文書の属性に加えてユーザー属性も選択することが可能であることを特徴とする文書管理装置。
請求項６に記載の文書管理装置において、前記ユーザー属性設定手段は、利用者が電子文書を指定し設定するユーザー属性と値を入力することでユーザー属性の設定を行うことを特徴とする文書管理装置。
請求項６に記載の文書管理装置において、前記ユーザー属性設定手段は、利用者が電子文書表示手段で表示するように指定した電子文書に対して、特定のユーザー属性に自動的に値を設定することを特徴とする文書管理装置。
請求項６に記載の文書管理装置において、前記座標軸指定手段によって少なくとも１つのユーザー属性が選択されている場合、前記座標平面表示手段は、選択されているユーザー属性に値が設定されていない電子文書は表示対象電子文書から外すことを特徴とする文書管理装置。
請求項６に記載の文書管理装置において、少なくとも２つのユーザー属性があるとき、前記ユーザー属性設定手段は、さらに少なくとも２つのユーザー属性を選択し指定するユーザー属性座標軸指定手段と、選択されたユーザー属性に対応する値を座標軸とする仮想的な座標平面のある領域を画面上に表示するユーザー属性座標平面表示手段とからなり、利用者が座標平面表示手段により表示されているシンボルから１つ以上を選び、続いてユーザー属性座標平面表示手段により表示されている平面上の座標を指定することにより、指定された座標のそれぞれの座標軸での値が対応するユーザー属性の値として選択されたシンボルに対応する電子文書に対して設定されることを特徴とする文書管理装置。
請求項１１に記載の文書管理装置において、前記ユーザー属性座標平面表示手段はユーザー属性の値により決まる座標が表示領域に含まれる場合は対応する位置に所定のシンボルを表示し、利用者がユーザー属性座標平面表示手段に表示されているシンボルの１つ以上を選択してから別の座標を指定することにより、選択されたシンボルに対応する電子文書のユーザー属性を変更することが可能であることを特徴とする文書管理装置。
請求項１乃至請求項１１のいずれかに記載の文書管理装置を稼動させるためのコンピュータ読み取り可能なプログラムを記録したことを特徴とする記録媒体。