JP2007140934A - 会議支援プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子会議の参加者の決定作業を支援する。
【解決手段】会議支援装置１０では、会議主催者から電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、関連資料検索手段１２は、会議主催者の識別情報に基づいて会議情報データベース１１を検索し、会議主催者に関連付けられた過去の電子会議に使用された資料を含む関連情報を抽出し、ユーザ端末２０ａを介して会議主催者に提示される。会議主催者が任意の資料または会議関連情報を検索キーとして選択すると、参加者検索手段１３は、検索キーに基づき会議情報データベース１１を検索し、関連付けられた参加者情報を抽出し、会議主催者にその参加者リストを提供する。
【選択図】図１

Description

本発明は会議支援プログラムに関し、特にネットワークを介して接続される端末装置間で行われる電子会議の開催を支援するための会議支援プログラムに関する。

ＩＰネットワークを利用した電子会議システムでは、会議全体を管理する会議サーバによる監視下、会議参加者がＩＰネットワークに接続する端末装置を介して会議が行われている。このような電子会議システムにおいて、音声、映像および資料データなどの通信を行うための規格として、たとえば、Ｈ．３２３が知られている。

会議開催にあたっては、会議主催者が、電子会議システムに対して会議参加者と会議開催日時を予約登録し、会議参加者全員に通知しておく必要があった。会議開催日時を設定する場合には、電話や電子メールなどで会議参加予定者の日時の都合を問合せ、その結果に応じて調整を行って日時を決定する必要があり、会議主催者の負担が重かった。そこで、参加予定者の指定が入力されると、指定された参加予定者のスケジュール情報を参照し、得られた空時間情報に基づき会議開催日時の候補を抽出し、会議主催者の負担を軽減する会議システムが提案されている（たとえば、特許文献１参照）。

ところで、このように会議参加者のスケジュールに合わせて会議開催日時を決定しても、参加者の都合が悪くなって会議に出席できない場合が生じる。また、至急の用件ですぐに会議を開催したい場合もある。このような場合、参加者に電話で直接都合を確認するのでは、会議主催者に相当の負担がかかる。そこで、会議参加者の指定が入力されると、指定された会議参加者のプレゼンス情報を確認し、会議への参加が可能である場合に音声映像通信サービスを起動するサービス提供システムも提案されている（たとえば、特許文献２参照）。
特開２００２−１６９９３９号公報（段落番号〔００４４〕〜〔００５４〕、図８） 特開２００４−３０４６６６号公報（段落番号［００１８］〜［００１９］、図１）

従来の電子会議システムは、会議主催者が予め会議参加者を選定していることを前提とし、設定された会議参加者のスケジュールに合わせて会議開催日時の候補を抽出したり、プレゼンス情報の確認を行ったりしている。このため、会議主催者が会議参加者を選定し、登録するという作業は必須である。

しかしながら、実際には、開催しようとする会議に関連する会議参加者をもれなく選定することは手間がかかる作業である。たとえば、会議で使用される資料の作成者、関連する部署の担当者、関連する会議が過去に開催されていた場合には、その会議の参加者などをもれなく調査し、対象者としてピックアップする。その後、会議の目的に応じてこれらの対象者の中から会議参加者を適宜選定するというような作業が必要になる。

従来、このように手間のかかる作業が手作業で行われており、会議主催者に相当な負担がかかるという問題点があった。このため、このような作業を支援することによって、会議主催者の負担を軽減することが望まれている。

本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、電子会議システムの参加者を決定する作業を支援し、会議主催者の負担を軽減することを可能にする会議支援プログラムを提供することを目的とする。

本発明では上記課題を解決するために、図１に示すような処理をコンピュータに実行させるための会議支援プログラムが提供される。本発明に係る会議支援プログラムは、会議支援装置１０に適用され、コンピュータに以下の処理を実行させることができる。会議支援装置１０は、電子会議が開催されると、会議制御手段１５が、この電子会議の参加者に関する参加者情報を、電子会議で使用した資料を含む会議関連情報と関連付けて会議情報記憶手段（以下、会議情報データベースとする）１１に格納しておく。そして、関連資料検索手段１２が、会議主催者端末（図ではユーザ端末）２０ａから電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、会議主催者の識別情報に基づいて会議情報データベース１１を検索し、この会議主催者に関連付けられた資料を含む会議関連情報を抽出して会議主催者端末（ユーザ端末）２０ａに提示する。参加者検索手段１３は、提示に基づき会議主催者が抽出された資料を含む会議関連情報から任意の資料または情報項目を検索キーとして選択すると、検索キーに基づき会議情報データベース１１を検索し、選択された資料または情報項目に関連付けられた参加者情報を抽出し、会議主催者端末（ユーザ端末）２０ａに提供する。

このような会議支援装置１０によれば、電子会議が開催されると、この電子会議に参加した参加者の参加者情報が使用された資料を含む会議関連情報とを関連付けて会議情報データベース１１に格納される。こうして、電子会議が開催されるごとに、会議情報データベース１１に会議関連情報と関連付けられた参加者情報が蓄積される。そして、会議主催者端末（ユーザ端末）２０ａから電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、会議主催者の識別情報に基づいて会議情報データベース１１を検索し、会議主催者に関連付けられた過去の電子会議に使用された資料を含む会議関連情報が抽出される。抽出された資料を含む会議関連情報の一覧は、会議主催者端末(ユーザ端末)２０ａに提示される。会議主催者が一覧から任意の項目を検索キーとして選択し、会議主催者端末(ユーザ端末)２０ａを介してこの検索キーが入力されると、検索キーに基づき会議情報データベース１１を検索して関連付けられた参加者情報を抽出し、会議主催者端末(ユーザ端末)２０ａにその参加者情報を提供する。

本発明では、過去の電子会議における参加者情報を使用された資料を含む会議関連情報と関連付けて会議情報データベースに格納しておき、会議の参加者設定依頼に応じて会議情報データベースを検索し、指定された資料または情報項目に関連付けられた参加者に関する情報を、会議主催者に提供する。これにより、会議主催者は、所望の資料を使用した過去の電子会議、または所望の情報項目に関連する過去の電子会議に参加した参加者に関する情報を取得し、得られた参加者に関する情報に基づき開催予定の電子会議の参加者を設定することができる。関連する電子会議に参加した参加者は、今回の議題にも関連する可能性が高いので、それらの参加者を提示することにより、必要な参加者を容易に選定することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。まず、実施の形態に適用される発明の概念について説明し、その後、実施の形態の具体的な内容を説明する。
図１は、実施の形態に適用される発明の概念図である。

本発明に係る会議システムは、図示しないネットワークを介して接続するユーザ端末２０ａ、２０ｂ、２０ｃと、ユーザ端末２０ａ、２０ｂ、２０ｃ間で行われる電子会議の開催までと開催時の支援を行う会議支援装置１０を有する。

会議支援装置１０は、会議情報データベース１１、関連資料検索手段１２、参加者検索手段１３、会議開催処理手段１４、会議制御手段１５およびプレゼンス情報取得手段１６を具備し、各手段の処理機能は、コンピュータが会議支援プログラムを実行することにより実現する。ユーザ端末２０ａは、会議依頼手段２１、資料選択手段２２および会議開催依頼手段２３を具備する。端末Ｂ（２０ｂ）および端末Ｃ（２０ｃ）もユーザ端末２０ａと同様である。以下、会議主催者の端末はユーザ端末２０ａであるとして説明する。

会議情報データベース１１は、開催された電子会議の参加者に関する参加者情報を、電子会議で使用した資料や、会議のテーマなどの関連情報と関連付けて格納するデータベースである。参加者の識別情報から関連付けられた資料を含む関連情報を検索することもできるし、逆に資料または関連情報を検索キーとして対応する参加者情報を検索することもできる。また、会議の参加者情報とともに、資料の作成者に関する資料作成者情報も資料に関連付けて格納される。

関連資料検索手段１２は、会議主催者のユーザ端末２０ａの会議依頼手段２１より入力された電子会議の参加者の設定依頼を受け付けると、会議主催者を検索キーとして会議情報データベース１１を検索し、会議主催者に関連付けられた資料または関連情報をすべて抽出する。抽出した資料または関連情報はユーザ端末２０ａに送信し、会議主催者に提供する。なお、会議主催者は、会議の主要メンバーを指し、必要に応じてユーザ端末２０ａの使用者以外であってもよい。たとえば、前担当者から引き継いだ業務に関する電子会議を計画する場合など、前担当者や他の人物で検索を行う方が望ましい場合がある。

参加者検索手段１３は、関連資料検索手段１２が抽出した資料または関連情報のうち、資料選択手段２２によって選択された検索キーに基づき、会議情報データベース１１を検索する。そして、検索キーに関連付けられた参加者情報および資料作成者情報を抽出する。抽出された参加者情報および資料作成者情報に基づき、対応する参加者と資料作成者を登録した参加者リストを作成してユーザ端末２０ａに送信し、会議主催者に提供する。このとき、参加者および資料作成者のプレゼンス情報をプレゼンス情報取得手段１６より取得し、参加者リストに添付する。また、参加者検索手段１３が作成した参加者リストにプレゼンス情報取得手段１６がプレゼンス情報を付加し、ユーザ端末２０ａに送信してもよい。

会議開催処理手段１４は、会議開催依頼手段２３より入力された選定参加者に基づき、会議開催日時の調整や会議開催の通知などの処理を行う。また、すぐに開催する会議や、現在開催中の会議に参加者を招待する処理を行うこともできる。

会議制御手段１５は、会議主催者によって開催された電子会議を制御するとともに、この会議の参加者情報と、使用された資料を含む関連情報を関連付け、会議情報データベース１１に格納する。資料は、書類のほか、文書データ、映像・音声データなどの電子データなど任意の形式をとるが、一意の識別情報が付されており、会議情報データベース１１ではこの識別情報によって管理する。また、会議の参加者情報ばかりでなく、資料の作成者情報も資料に関連付けて格納する。関連情報は、会議のテーマ、対象製品など、会議に関連する情報で、たとえば、資料の参加者に配信した会議開催の通知や資料などからキーワードを抽出するなどによって得ることができる。また、会議主催者が任意に設定してもよい。

プレゼンス情報取得手段１６は、参加者検索手段１３によって抽出された参加者および資料作成者のプレゼンス情報を取得し、獲得したプレゼンス情報を参加者検索手段１３へ通知する。個々の利用者のプレゼンス状態（在席中、不在、多忙、すぐに戻る、離席など）は、図示しないプレゼンス管理装置によって管理されており、プレゼンス情報取得手段１６では、これを取得し、会議状態（会議中、会議準備中など）を付加し、参加者検索手段１３へ送る。

ユーザ端末２０ａについて説明する。
会議依頼手段２１は、ユーザ（この場合は会議主催者）が電子会議の参加者を設定するための依頼（以下、会議依頼とする）を関連資料検索手段１２に送信する。必要であれば、会議主催者または指定人物の識別情報を依頼に添付する。また、関連資料検索手段１２から取得した資料または関連情報のリスト情報を表示手段などに表示し、会議主催者に提示する。

資料選択手段２２は、会議依頼手段２１によって表示装置などを介して提供された資料または関連情報のリストに基づき会議主催者が任意の項目を検索キーとして選択すると、その検索キーを参加者検索手段１３へ送信する。また、参加者検索手段１３から取得した参加者リストを表示手段などに表示し、会議主催者に提示する。

会議開催依頼手段２３は、資料選択手段２２によって表示装置などを介して提供された参加者リストに基づき会議主催者が参加者を選定すると、選定された参加者情報を会議開催処理手段１４へ送信する。

このような構成の会議支援装置１０を有する会議システムの動作について説明する。
会議を計画する会議主催者は、会議支援装置１０に対し、ユーザ端末２０ａの会議依頼手段２１を介して会議依頼を行う。会議支援装置１０では、関連資料検索手段１２が会議主催者の識別情報に基づいて会議情報データベース１１を検索し、この会議主催者に関連付けられている資料または関連情報を抽出し、会議依頼手段２１を介して会議主催者に提示する。会議情報データベース１１には、会議制御手段１５によって会議主催者が参加した会議で利用した資料や会議の関連情報が、会議主催者に関連付けて記憶されている。これにより、会議主催者は、自身が過去に参加した会議で使用された資料またはその関連情報のリストを取得することができる。

会議主催者は、リストから、今回の会議において再利用する資料など、任意の資料または関連情報を参加者検索のための検索キーとして選択し、資料選択手段２２を介して会議支援装置１０へ通知する。会議支援装置１０では、参加者検索手段１３が、検索キーに基づき会議情報データベース１１を検索し、関連付けられている参加者情報と資料作成者情報を抽出し、参加者リストを作成する。さらに、参加者リストに設定された参加者のプレゼンス情報が添付され、ユーザ端末２０ａに送られる。そして、資料選択手段２２を介して会議主催者に提供される。これにより、会議主催者は、任意に選択した検索キーに関連する会議参加者と資料作成者のリスト情報と、そのプレゼンス情報を取得することができる。そして、会議主催者は、参加者と資料作成者のリスト情報とプレゼンス情報から会議に招待する参加者を選定し、会議開催依頼手段２３を介して会議支援装置１０に通知する。会議支援装置１０では、会議開催処理手段１４が、選定参加者に通知し、会議開催のための処理を行う。

再度資料を利用して会議を行う場合、その資料を用いて行われた会議の参加者や資料の作成者は、今回の議題にも関連する可能性が高いので、このような人々を自動的に抽出して参加者リストとして提示することによって、会議主催者の参加者選定を支援し、会議主催者が容易に必要な参加者をもれなく選定することが可能となる。また、参加者リストとともに該当する参加者のプレゼンス情報を提示することにより、在席しているかどうかなどの確認を行う必要がなくなり、選定作業がより容易になる。さらに、たとえば、所定の製品に関する会議の参加者は、当該製品または同様の製品に関する議題に関連する可能性が高いので、関連情報を用いてこのような人々を自動的に抽出することによっても、参加者の選定を容易にすることができる。

なお、実施の形態では、各処理機能を複数の処理装置で分担し、これらが連携して処理を行うシステム構成とすることができる。
以下、実施の形態を、Ｗｅｂビデオ会議システムに適用した例について、図面を参照して詳細に説明する。

図２は、本発明の実施の形態の会議システムの構成図である。
本発明の実施の形態のＷｅｂビデオ会議システムは、Ｗｅｂビデオ会議を管理するＷｅｂビデオ会議サーバ１００、Ｗｅｂビデオ会議のクライアント２００およびＭＭＣＵ（Messenger- Multimedia Control Unit）サーバ３００を具備する。ここで、Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００はインターネット、またはＤＭＺ（DeMilitarized Zone）に配置され、クライアント２００およびＭＭＣＵサーバ３００は、社内ＬＡＮなどのイントラネットに配置される。

Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００は、Ｗｅｂビデオ会議を管理するＭＭＣ（Multimedia Meeting Center）サーバ１１０、会議サービスを処理するＭＣＵ（Multimedia Control Unit）サーバ１２０、会議に関する各種情報を格納する会議情報データベース（以下、ＤＢとする）＆録画ファイル（記憶装置）１３０を具備する。ＭＭＣサーバ１１０は、Ｗｅｂビデオ会議サービスのためのユーザ情報や会議情報を管理する。ＭＣＵサーバ１２０は、会議通信を行って、映像・音声・共有資料などのデータや会議の制御を行う。会議情報ＤＢ＆録画ファイル（記憶装置）１３０は、ＭＭＣサーバ１１０および会議制御サーバ１２０からアクセス可能な記憶装置で、会議に関連する情報や会議の際に録画された録画ファイルが格納される。

クライアント２００は、図の例では、Ｗｅｂビデオ会議を行う個々の利用者に配置される各クライアントＰＣ−Ａ（２０１）、ＰＣ−Ｂ（２０２）およびＰＣ−Ｃ（２０３）から構成される。以下、特に限定する必要のない限り、個々のクライアントの代表をクライアント２００と表記して説明する。クライアント２００は、Ｗｅｂビデオ会議クライアントであるとともに、ＭＭＣＵサーバ３００に対するプレゼンス管理クライアントでもある。

ＭＭＣＵサーバ３００は、管理下のクライアント２００の利用者のプレゼンス状態を管理するとともに、Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００と連携して動作し、クライアント２００との間のメッセージを転送処理する。管理対象のクライアント２００の状態は、プレゼンス情報３１０で管理する。一般に、社内ネットワークなどには、利用者のプレゼンス状態を確認するプレゼンス管理システムが組み込まれている場合が多い。既存のプレゼンス管理システムは、クライアント２００の個々の利用者のプレゼンス状態を確認することはできるが、Ｗｅｂビデオ会議システムと連携していないため、クライアント２００を使用する会議主催者による他の会議参加者の状態確認操作が複雑になるという問題点があった。また、Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００内に固有のプレゼンス管理機能を持つ場合、既存のプレゼンス管理システムとデータを共有することができず、たとえば、Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００に登録されていなければプレゼンス管理を行うことができないなど、利便性が低かった。これに対し、ＭＭＣＵサーバ３００は、プレゼンス管理機能とメッセンジャー処理機能を連携動作させることを可能にし、利便性を向上させることができる。

なお、上記の説明では、ＭＭＣＵサーバ３００をイントラネット内に配置するとしたが、インターネット側に配置することも可能である。このように、Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００とＭＭＣＵサーバ３００とを分離して互いに通信できるようにすることで、セキュリティを高め、かつシステム構成の変更への柔軟な対応が可能となる。

ここで、ＭＭＣＵサーバ３００のハードウェア構成について説明する。図３は、本実施の形態のＭＭＣＵサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。
ＭＭＣＵサーバ３００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ３０１には、バス３０７を介してＲＡＭ（Random Access Memory）３０２、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ：Hard Disk Drive）３０３、グラフィック処理装置３０４、入力インタフェース３０５、通信インタフェース３０６が接続されている。

ＲＡＭ３０２には、ＣＰＵ３０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ３０２には、ＣＰＵ３０１による処理に必要な各種データが格納される。ＨＤＤ３０３には、ＯＳやアプリケーションプログラムが格納される。グラフィック処理装置３０４には、モニタ３０８が接続されており、ＣＰＵ３０１からの命令に従って画像をモニタ３０８の画面に表示させる。入力インタフェース３０５には、キーボード３０９ａやマウス３０９ｂが接続されており、キーボード３０９ａやマウス３０９ｂから送られてくる信号を、バス３０７を介してＣＰＵ３０１に送信する。通信インタフェース３０６は、ネットワーク４００に接続されており、ネットワーク４００を介してクライアント２００、Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００との間でデータの送受信を行う。

このようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図３には、ＭＭＣＵサーバ３００のハードウェア構成を示したが、ＭＭＣサーバ１１０、ＭＣＵサーバ１２０およびクライアント２００のハードウェア構成も同様である。

次に、本実施の形態の各装置のソフトウェア構成について説明する。図４は、本実施の形態のＷｅｂビデオ会議システムのソフトウェア構成例を示すブロック図である。
ＭＭＣサーバ１１０は、Ｗｅｂビデオ会議の予約や招待などのスケジュール管理のほか、参加者リストを生成する会議スケジュール制御処理部１１１、ユーザアカウントを管理し、クライアント２００の認証を管理するアカウント処理部１１２、会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される録画ファイルを管理する録画データ管理処理部１１３、会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０へ格納される録画データへのアクセス権を管理する録画データアクセス権管理処理部１１４、クライアント２００間のＩＰ電話の呼制御を行うＩＰ電話呼制御処理部１１５および通信処理部１１６を有し、通信処理部１１６を介してクライアント２００と接続し、Ｗｅｂベースの会議管理を提供する。

ＭＣＵサーバ１２０は、各クライアントの音声データの合成やコード変換処理を行う音声合成・トランスコード処理部１２１、音声パケットを優先度に従って配信する音声パケット優先処理部１２２、映像・音声データのストリーミング処理を行う映像・音声ストリーム処理部１２３、資料などのクライアント間で共有されるデータを各クライアントへ配信する共有データ配信処理部１２４、録画指示された会議の録画を制御する録画制御処理部１２５、会議の実行を制御する会議状態制御部１２６および通信処理部１２７を具備し、通信処理部１２７を介してクライアント２００のＷｅｂビデオ会議クライアント２２０と接続して会議の実行を制御する。

ＭＭＣＵサーバ３００は、クライアント２００のプレゼンス状態を管理するプレゼンス状態制御部３１１、会議開催依頼などＭＭＣサーバ１１０への依頼を処理するＭＭＣサーバ依頼処理部３１２、プレゼンス情報やメッセージなどのデータを転送するメッセンジャーデータ処理部３１３および通信処理部３１４を具備し、通信処理部３１４を介してクライアント２００のメッセンジャークライアント２３０、ＭＭＣサーバ１１０およびＭＣＵサーバ１２０と接続し、プレゼンス管理とメッセージの中継を処理する。

クライアント２００は、Ｗｅｂベースの処理を行うＷｅｂブラウザ２１０、Ｗｅｂビデオ会議のクライアントとして動作するためのＷｅｂビデオ会議クライアント２２０およびＭＭＣＵサーバ３００管理下でメッセンジャークライアントとして動作するためのメッセンジャークライアント２３０を有する。Ｗｅｂビデオ会議クライアント２２０は、映像信号の圧縮伸長を行う映像処理部２２１、音声信号の圧縮伸長を行う音声処理部２２２、会議中に発生したデータを処理する会議データ処理部２２３、ＭＣＵサーバ１２０とのコネクションを制御するコネクション制御処理部２２４および通信処理部２２５を具備し、通信処理部２２５を介して接続するＭＣＵサーバ１２０との間で映像・音声およびその他データを交換し、ユーザにＷｅｂビデオ会議を提供する処理を行う。メッセンジャークライアント２３０は、プレゼンス情報に関する処理を行うプレゼンス情報処理部２３１、他装置へ送信するメッセージまたは他装置から取得したメッセージを処理するメッセージ送受信処理部２３２、ＭＭＣＵサーバ３００とのコネクションを制御するコネクション制御処理部２３３および通信処理部２３４を具備し、ＭＭＣＵサーバ３００との間でプレゼンス情報やメッセージデータなどを交換し、他装置のプレゼンス情報やメッセージをユーザに伝える処理を行う。また、自装置のプレゼンス情報やメッセージを他装置へ伝える処理も行う。

上記の構成のＷｅｂビデオ会議システムでは、各クライアント２００には、ユーザの声を集音するマイクとユーザを撮影するカメラが接続され、マイクより入力する音声信号と撮影された映像信号が映像処理部２２１と音声処理部２２２を介してＭＣＵサーバ１２０に送信される。ＭＣＵサーバ１２０が、各クライアントから収集した映像・音声信号を合成し、各クライアントに配信することによって会議が進行する。

以下、会議が開催されるまでＷｅｂビデオ会議システムにおいて実行される会議支援処理について説明する。なお、会議には、大きく分けて、事前の予約なしに即座に開催することのできるインスタントミーティングと、開催時間を事前に予約して開催するスケジュールミーティングとがある。インスタントミーティングでは、選定された参加者に対し、会議主催者が開催した会議への招待が発行され、選定された参加者を加えた会議が開始される。また、会議主催者が、任意の参加者に会議の開催依頼を行って、依頼先の参加者によって会議が開催されるケースもある。一方、スケジュールミーティングでは、選定された参加者に対して会議の開催通知が事前にメールなどで送信され、指定の日時に到達すると、会議が開催される。参加者の選定までの処理はインスタントミーティングと同様の手順で行われるが、スケジュールミーティングの場合、利用者の現在のプレゼンス情報を参照する必要はない。

ここで、実施の形態のＷｅｂビデオ会議システムの動作を会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合で説明する。
図５は、本実施の形態の会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合の処理の流れを示した図である。

図の例では、会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される会議データ１３１、１３２、１３３は、会議識別コード、会議の参加者および使用された資料が関連付けて記憶されているとする。

まず、クライアント２００を利用する会議主催者（ユーザＡ）から、クライアント２００を介してＷｅｂビデオ会議サーバ１００に対して会議依頼が行われる（ステップＳ１）。Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００には、会議依頼と、ユーザＡのＩＤが入力される。

Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００は、ユーザＡのＩＤに基づいて会議データ１３１、１３２、１３３を検索し、参加者にユーザＡが含まれている会議１３１と１３３とにつき、それぞれ資料を抽出して資料一覧を作成し、クライアント２００へ送信する（ステップＳ２）。クライアント２００は、受信した資料一覧に基づいて表示装置に資料一覧表示画面２４１を表示し、ユーザＡに資料一覧を提供する。図の例では、資料ａ（会議０９２６０１）、資料ｂ（会議０９２６０１）および資料ｄ（会議０９３６０３）が表示されている。

ユーザＡが、資料一覧表示画面２４１を参照し、資料ａを選択すると、クライアント２００からＷｅｂビデオ会議サーバ１００に対して資料ａが選択されたことが通知される（ステップＳ３）。

Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００は、資料ａが選択された通知を受け取ると、資料ａを検索キーとして検索を行って資料ａに関連付けられた参加者情報を抽出し、その参加者一覧情報を作成し、クライアント２００へ送信する（ステップＳ４）。ＭＭＣＵサーバ３００によって参加者一覧情報にプレゼンス情報が付加され、クライアント２００に送られる。図の例では、資料ａで行われた会議１３１に参加した参加者ＢとＣ（会議０９２６０１）と、会議１３２に参加した参加者ＢとＤとＥ（会議０９２６０２）が抽出される。なお、必要に応じて、この会議にＡが同席したかどうかも付加する。クライアント２００は、受信した参加者一覧とプレゼンス情報に基づいて表示装置にプレゼンス一覧表示画面２４２を表示し、ユーザＡに参加者とそのプレゼンス情報を提供する。図の例では、ユーザＡが同席した会議の参加者名（ユーザＢとユーザＣ）と、それぞれのプレゼンス情報（ユーザＢが在席、ユーザＣが不在）が表示されている。同様に、ユーザＡが同席しなかった会議の参加者名（ユーザＤとユーザＥ）と、それぞれのプレゼンス情報（ユーザＤが在席、ユーザＥが離席）が表示されている。

ユーザＡは、このプレゼンス一覧表示画面２４２を参照し、今回の電子会議に参加させる参加者を選定する。ここでは、ユーザＢが選択されている。クライアント２００は、選定されたユーザＢを会議への招待者として指定し、会議開催依頼をＷｅｂビデオ会議サーバ１００に送信する（ステップＳ５）。依頼を受けたＷｅｂビデオ会議サーバ１００は、ユーザＡとユーザＢによるインスタントミーティング処理を開始させる。

以上の手順に沿って、Ｗｅｂビデオ会議システムを構成するＭＭＣサーバ１１０、ＭＣＵサーバ１２０、クライアント２００およびＭＭＣＵサーバ３００の処理について詳細に説明する。

まず、会議参加者の選定までの処理手順を説明する。図６は、本実施の形態の会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合の会議参加者選定までの処理手順を示した図である。以下、ＰＣ−Ａ（２０１）は会議主催者のクライアント、ＰＣ−Ｂ（２０２）は招待される参加者のクライアントとする。

［ステップＳ１−１］ 会議主催者（ユーザＡ）がＰＣ−Ａ（２０１）を操作し、会議依頼の指示を入力すると、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０は、会議依頼を発行し、ＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。

［ステップＳ１−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、会議依頼を受信すると、ＭＭＣサーバ１１０にアクセスし、ユーザＡの会議依頼を送信する。
［ステップＳ２−１］ ＭＭＣサーバ１１０は、ユーザＡの会議依頼を受信すると、ユーザＡを検索キーとして会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される会議情報を検索し、ユーザＡが参加した過去の会議で使用された資料情報を抽出し、資料一覧を作成し、ＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。

［ステップＳ２−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０より取得したユーザＡに関する資料一覧を、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０に送信する。

以上の処理手順が実行されることにより、クライアント、ＰＣ−Ａ（２０１）は、ユーザＡが参加した会議で使用された資料の一覧情報を取得する。ＰＣ−Ａ（２０１）は、この資料の一覧情報に基づき、資料一覧表示画面２４１を表示することにより、資料一覧をユーザＡに提供する。ユーザＡは、資料一覧表示画面２４１より、自身が参加した会議で使用した全資料を確認することができる。

［ステップＳ３−１］ ユーザＡがＰＣ−Ａ（２０１）を操作し、計画した会議で再利用する資料を入力すると、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０は、選定された資料に関する情報をＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。ここでは、ユーザＡは資料ａを選択するとし、ＭＭＣＵサーバ３００へは「ユーザＡが資料ａを選択」したことが通知される。

［ステップＳ３−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、「ユーザＡが資料ａを選択」の通知を受信すると、ＭＭＣサーバ１１０へこの通知を転送する。
［ステップＳ４−１］ ＭＭＣサーバ１１０は、「ユーザＡが資料ａを選択」の通知を受信すると、資料ａを検索キーとして会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される会議情報を検索し、資料ａに関連付けられた会議の参加者、すなわち、資料ａが使用された過去の会議の参加者情報を抽出する。そして、抽出された参加者情報に基づいて参加者リストを作成し、ＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。

［ステップＳ４−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０より、資料ａが使用された会議の参加者リストを受信すると、参加者リストに登録される参加者に関するプレゼンス情報を取得し、参加者リストとともにＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０に送信する。

以上の処理手順が実行されることにより、ＰＣ−Ａ（２０１）は、ユーザＡが指定した資料ａを使用した会議の参加者リストとそのプレゼンス情報を取得する。ＰＣ−Ａ（２０１）は、この参加者リストとプレゼンス情報に基づき、プレゼンス一覧表示画面２４２を表示することにより、参加者リストとプレゼンス情報をユーザＡに提供する。ユーザＡは、プレゼンス一覧表示画面２４２より、資料ａを使用した過去の会議に参加した参加者、すなわち、今回の会議にも参加の必要性が高いユーザを確認することができる。

［ステップＳ５−１］ ユーザＡがＰＣ−Ａ（２０１）を操作して参加者を選定すると、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０は、選定された参加者との会議依頼をＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。ここでは、ユーザＡはユーザＢを選択するとし、ＭＭＣＵサーバ３００へは「ユーザＢを招待しての会議開催依頼」が通知される。

続いて、会議開催依頼からインスタントミーティングが開催されるまでの手順を説明する。図７は、本実施の形態の会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合の会議開催までの処理手順を示した図である。

ＭＭＣＵサーバ３００が、「ユーザＢを招待しての会議開催依頼」を取得し、処理が開始される。
［ステップＳ６−１］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ユーザＢのクライアントＰＣ−Ｂ（２０２）に対し、ユーザＡの開催するインスタントミーティングに参加するように参加依頼を送信する。

［ステップＳ６−２］ ユーザＢのＰＣ−Ｂ（２０２）のメッセンジャークライアント２３０は、参加依頼をユーザＢに通知する。ユーザＢがＰＣ−Ｂ（２０２）を操作してユーザＡの会議参加要請を受け入れると、「参加受入」の通知がＰＣ−Ｂ（２０２）のメッセンジャークライアント２３０からＭＭＣＵサーバ３００へ送信される。

［ステップＳ７−１］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０にアクセスし、ユーザＡの会議開催を依頼する。
［ステップＳ７−２］ ＭＭＣサーバ１１０は、ユーザＡの会議開催依頼を取得すると、ユーザＡの会議開催に必要な情報（ＭＣＵサーバ１２０のアドレス、会議ＩＤ、会議の事前資料情報など）をＭＭＣＵサーバ３００に返信する。

［ステップＳ７−３］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０から取得した返信（会議情報）をユーザＡのＰＣ−Ａ（２０１）に送信する。
［ステップＳ８−１］ ユーザＡのＰＣ−Ａ（２０１）では、メッセンジャークライアント２３０がＷｅｂビデオ会議クライアント２２０を起動する。Ｗｅｂビデオ会議クライアント２２０は、ＭＣＵサーバ１２０に接続し、会議通信を開始する。

［ステップＳ８−２］ ＭＣＵサーバ１２０は、ＰＣ−Ａ（２０１）との会議通信が開始されたことを会議状態の変化としてＭＭＣＵサーバ３００に通知する。
［ステップＳ８−３］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＣＵサーバ１２０からの通知によってユーザＡのＰＣ−Ａ（２０１）の会議開催状態を検知する。そして、ＰＣ−Ａ（２０１）の会議状態が会議開催状態となったことをＭＭＣＵサーバ３００に接続するクライアントに通知する。この場合、ＰＣ−Ａ（２０１）とＰＣ−Ｂ（２０２）が具備するそれぞれのメッセンジャークライアント２３０に通知される。

［ステップＳ９−１］ 続いて、ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０にアクセスし、ユーザＢのユーザＡ開催会議への参加を依頼する。
［ステップＳ９−２］ ＭＭＣサーバ１１０は、ＭＭＣＵサーバ３００からユーザＢのユーザＡ開催会議への参加依頼を取得すると、ユーザＢがこの会議に参加するために必要な会議情報（ＭＣＵサーバのアドレス、会議ＩＤ、会議の事前資料情報など）をＭＭＣＵサーバ３００に返信する。

［ステップＳ９−３］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０から取得した返信（会議情報）をユーザＢのＰＣ−Ｂ（２０２）に送信する。
［ステップＳ９−４］ ユーザＢのＰＣ−Ｂ（２０２）では、メッセンジャークライアント２３０がＷｅｂビデオ会議クライアント２２０を起動する。Ｗｅｂビデオ会議クライアント２２０は、ＭＣＵサーバ１２０に接続し、会議通信を開始する。

以下、ステップＳ８−２からステップＳ８−３までの処理を繰り返し、ユーザＢのＰＣ−Ｂ（２０２）が会議に参加したことが通知される。
このような処理手順により、今回使用される資料を用いて行われた過去の電子会議に参加した参加者の参加者リストに基づいて参加者が選定され、選定参加者と会議主催者によるインスタントミーティングが開催される。なお、会議の開催は、会議を計画したユーザＡではなく、ユーザＢに会議開催依頼をしてユーザＢが行うとしてもよい。

このように、本実施の形態のＷｅｂビデオ会議システムでは、参加者の選定からインスタントミーティング開催までの一連の処理を支援することによって、会議主催者の負担を軽減することができる。

上記では、選択資料を用いて行われた過去の会議の参加者リストから参加者を選定する場合について説明したが、さらに資料の作成者を参加者リストに含めることもできる。
図８は、本実施の形態の会議主催者が資料作成者を参加者リストに含めてインスタントミーティングを開催する場合の処理の流れを示した図である。

図の例では、会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される会議データ１３４、１３５、１３６は、会議識別コード、会議の参加者、使用された資料および資料の作成者が関連付けて記憶されているとする。

まず、クライアント２００を利用する会議主催者（ユーザＡ）から、クライアント２００を介してＷｅｂビデオ会議サーバ１００に対して会議依頼が行われる（ステップＳ１１）。Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００には、会議依頼と、ユーザＡのＩＤが入力される。

Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００は、ユーザＡのＩＤに基づいて会議データ１３４、１３５、１３６を検索し、参加者にユーザＡが含まれている会議１３４と１３６とにつき、それぞれ資料を抽出して資料一覧を作成し、クライアント２００へ送信する（ステップＳ１２）。クライアント２００は、受信した資料一覧に基づいて表示装置に資料一覧表示画面２４３を表示し、ユーザＡに資料一覧を提供する。図の例では、資料ａ（会議０９２６０１）、資料ｂ（会議０９２６０１）および資料ｄ（会議０９３６０３）が表示されている。

ユーザＡが、資料一覧表示画面２４３を参照し、資料ｄを選択すると、クライアント２００からＷｅｂビデオ会議サーバ１００に対して資料ｄが選択されたことが通知される（ステップＳ１３）。

Ｗｅｂビデオ会議サーバ１００は、資料ｄが選択されたという通知を受け取ると、資料ｄを検索キーとして検索を行って資料ｄに関連付けられた参加者情報および作成者情報を抽出し、その参加者一覧情報を作成し、クライアント２００へ送信する（ステップＳ１４）。参加者一覧情報は、ＭＭＣＵサーバ３００によってプレゼンス情報が付加され、クライアント２００に送られる。図の例では、ユーザＡが同席し、資料ｄで行われた会議１３６に参加した参加者ＢとＫ（会議０９２６０３）と、ユーザＡが同席せず資料ｄで行われた会議１３５に参加した参加者ＤとＥ（会議０９２６０２）が抽出される。さらに、資料作成者であるユーザＤが抽出され、抽出された参加者と資料作成者から参加者一覧が生成される。参加者一覧にプレゼンス情報が添付され、クライアント２００に送信される。クライアント２００は、受信した参加者一覧とプレゼンス情報に基づいて表示装置にプレゼンス一覧表示画面２４４を表示する。

ユーザＡは、このプレゼンス一覧表示画面２４４を参照し、今回の電子会議の参加者を選定する。ここでは、ユーザＤが選択されている。クライアント２００は、選定されたユーザＤに対し、会議開催依頼をＷｅｂビデオ会議サーバ１００に送信する（ステップＳ１５）。依頼を受けたＷｅｂビデオ会議サーバ１００は、ユーザＡとユーザＤによるインスタントミーティング処理を開始させる。

以上の手順に沿って、Ｗｅｂビデオ会議システムを構成するＭＭＣサーバ１１０、ＭＣＵサーバ１２０、クライアント２００およびＭＭＣＵサーバ３００における会議参加者の選定までの処理手順を説明する。参加者が選定された以降の処理は、図７に示した処理手順と同じであるので省略する。

図９は、本実施の形態の資料作成者を含めた会議参加者選定までの処理手順を示した図である。
［ステップＳ１１−１］ 会議主催者（ユーザＡ）がＰＣ−Ａ（２０１）を操作し、会議依頼の指示を入力すると、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０は、会議依頼を発行し、ＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。

［ステップＳ１１−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、会議依頼を受信すると、ＭＭＣサーバ１１０にアクセスし、ユーザＡの会議依頼を送信する。
［ステップＳ１２−１］ ＭＭＣサーバ１１０は、ユーザＡの会議依頼を受信すると、ユーザＡを検索キーとして会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される会議情報を検索し、ユーザＡが参加した過去の会議で使用された資料情報を抽出し、資料一覧を作成し、ＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。

［ステップＳ１２−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０より取得したユーザＡに関する資料一覧を、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０に送信する。

以上の処理手順が実行されることにより、クライアント、ＰＣ−Ａ（２０１）は、ユーザＡが参加した会議で使用された資料の一覧情報を取得する。ＰＣ−Ａ（２０１）は、この資料の一覧情報に基づき、資料一覧表示画面２４３を表示することにより、資料一覧をユーザＡに提供する。ユーザＡは、資料一覧表示画面２４３より、自身が参加した会議で使用した全資料を確認することができる。

［ステップＳ１３−１］ ユーザＡがＰＣ−Ａ（２０１）を操作し、開催要求した会議で再利用する資料を入力すると、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０は、選定された資料に関する情報をＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。ここでは、ユーザＡは資料ｄを選択するとし、ＭＭＣＵサーバ３００へは「ユーザＡが資料ｄを選択」したことが通知される。

［ステップＳ１３−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、「ユーザＡが資料ｄを選択」の通知を受信すると、ＭＭＣサーバ１１０へこの通知を転送する。
［ステップＳ１４−１］ ＭＭＣサーバ１１０は、「ユーザＡが資料ｄを選択」の通知を受信すると、資料ｄを検索キーとして会議情報ＤＢ＆録画ファイル１３０に格納される会議情報を検索し、資料ｄに関連付けられた会議の参加者、すなわち、資料ｄが使用された過去の会議の参加者情報と、資料ｄを作成した作成者情報を抽出する。そして、抽出された参加者と資料作成者とから参加者リストを作成し、ＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。

［ステップＳ１４−２］ ＭＭＣＵサーバ３００は、ＭＭＣサーバ１１０より参加者リストを受信すると、参加者リストに登録される参加者と資料作成者に関するプレゼンス情報を取得し、参加者リストとともにＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０に送信する。

以上の処理手順が実行されることにより、ＰＣ−Ａ（２０１）は、ユーザＡが指定した資料ｄを使用した会議の参加者リストとそのプレゼンス情報を取得する。ＰＣ−Ａ（２０１）は、この参加者リストとプレゼンス情報に基づき、プレゼンス一覧表示画面２４４を表示することにより、参加者リストとプレゼンス情報をユーザＡに提供する。ユーザＡは、プレゼンス一覧表示画面２４４より、資料ｄを使用した過去の会議に参加した参加者と資料ｄの作成者、すなわち、今回の会議に参加の必要性が高いユーザを確認することができる。

［ステップＳ１５−１］ ユーザＡがＰＣ−Ａ（２０１）を操作して参加者を選定すると、ＰＣ−Ａ（２０１）のメッセンジャークライアント２３０は、選定された参加者との会議依頼をＭＭＣＵサーバ３００へ送信する。ここでは、ユーザＡはユーザＤを選択するとし、ＭＭＣＵサーバ３００へは「ユーザＤを招待しての会議開催依頼」が通知される。
以上の処理手順が実行されることにより、会議主催者は、資料作成者を含めて参加者の選定を行うことができるようになる。

なお、上記の処理機能は、クライアントサーバシステムのサーバコンピュータによって実現することができる。その場合、会議支援装置が有すべき機能の処理内容を記述したサーバプログラムが提供される。サーバコンピュータは、クライアントコンピュータからの要求に応答して、サーバプログラムを実行する。これにより、上記処理機能がサーバコンピュータ上で実現され、処理結果がクライアントコンピュータに提供される。

処理内容を記述したサーバプログラムは、サーバコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。サーバコンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリなどがある。磁気記録装置には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープなどがある。光ディスクには、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）などがある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）などがある。

サーバプログラムを流通させる場合には、たとえば、そのサーバプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬型記録媒体が販売される。
サーバプログラムを実行するサーバコンピュータは、たとえば、可搬型記録媒体に記録されたサーバプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、サーバコンピュータは、自己の記憶装置からサーバプログラムを読み取り、サーバプログラムに従った処理を実行する。なお、サーバコンピュータは、可搬型記録媒体から直接サーバプログラムを読み取り、そのサーバプログラムに従った処理を実行することもできる。

（付記１） ネットワークを介して接続される端末装置間で行われる電子会議の開催を支援するための会議支援プログラムにおいて、
コンピュータに、
会議制御手段が、電子会議が開催されると、前記電子会議の参加者に関する参加者情報を前記電子会議で使用した資料を含む会議関連情報と関連付けて会議情報記憶手段に格納するステップと、
関連資料検索手段が、会議主催者端末から電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、会議主催者の識別情報に基づいて前記会議情報記憶手段を検索し、前記会議主催者に関連付けられた前記資料を含む会議関連情報を抽出して前記会議主催者端末に提示するステップと、
参加者検索手段が、前記抽出された会議関連情報から任意の資料または情報項目が選択されると、選択された前記資料または前記情報項目に基づき前記会議情報記憶手段を検索し、前記資料または前記情報項目に関連付けられた参加者情報を抽出し、前記会議主催者端末に提供するステップと、
を実行させることを特徴とする会議支援プログラム。

（付記２） 前記参加者検索手段が、抽出された前記参加者情報を前記会議主催者端末に提供するステップにおいて、
抽出された前記参加者情報に対応する前記参加者に関するプレゼンス情報を取得し、該プレゼンス情報を参加者リストとして前記会議主催者端末に提供する、
処理を実行させることを特徴とする付記１記載の会議支援プログラム。

（付記３） 前記参加者検索手段が、前記プレゼンス情報を取得するステップにおいて、
プレゼンス管理プログラムに基づき、前記ネットワークを介して接続する端末装置の動作状態に応じて前記端末装置の利用者のプレゼンス状態を監視し、前記プレゼンス情報を生成するコンピュータと前記ネットワークを介して接続し、前記プレゼンス管理プログラムを実行するコンピュータから前記参加者リストに対応する前記プレゼンス情報を取得する、
処理を実行させることを特徴とする付記２記載の会議支援プログラム。

（付記４） 前記会議制御手段が、前記会議情報記憶手段に、前記資料の作成者に関する作成者情報を前記資料に関連付けて格納しておき、
前記参加者検索手段が、抽出された前記参加者情報を前記会議主催者端末に提供するステップにおいて、検索に用いる検索キーが資料である場合は、さらに、前記検索キーに基づき前記作成者情報を検索して前記作成者情報も抽出し、抽出された前記作成者情報を抽出された前記参加者情報とともに提供する、
処理を実行させることを特徴とする付記１記載の会議支援プログラム。

（付記５） 前記参加者検索手段が、抽出された前記参加者情報を前記会議主催者端末に提供するステップにおいて、
抽出された前記参加者情報を前記会議主催者が同席した前記電子会議の前記参加者情報と、前記会議主催者が同席しなかった前記電子会議の前記参加者情報とに分けて提供する、
処理を実行させることを特徴とする付記１記載の会議支援プログラム。

（付記６） コンピュータに、
会議開催処理手段が、抽出された前記参加者情報に基づき前記会議主催者が選定した選定参加者に関する選定参加者情報と会議開催指示が入力されると、前記選定参加者情報に基づき、前記選定参加者の端末と前記会議主催者端末との間で電子会議を開始させるステップ、
を実行させることを特徴とする付記１記載の会議支援プログラム。

（付記７） ネットワークを介して接続される端末装置間で行われる電子会議の開催を支援する会議支援方法において、
会議制御手段が、電子会議が開催されると、前記電子会議の参加者情報を前記電子会議で使用した資料を含む会議関連情報と関連付けて会議情報記憶手段に格納しておき、
関連資料検索手段が、会議主催者端末から電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、会議主催者の識別情報に基づいて前記会議情報記憶手段を検索し、前記会議主催者に関連付けられた前記資料を含む会議関連情報を抽出して前記会議主催者端末に提示し、
参加者検索手段が、前記抽出された会議関連情報から任意の検索キーが選択されると、前記検索キーに基づき前記会議情報記憶手段を検索し、前記検索キーに関連付けられた参加者情報を抽出し、前記会議主催者端末に提供する、
手順を有することを特徴とする会議支援方法。

（付記８） ネットワークを介して接続される端末装置間で行われる電子会議の開催を支援するための会議支援装置において、
開催された電子会議に関し、前記電子会議の参加者情報と前記電子会議で使用した資料を含む会議関連情報とが関連付けて記憶される会議情報記憶手段と、
会議主催者端末から電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、会議主催者の識別情報に基づいて前記会議情報記憶手段を検索し、前記会議主催者に関連付けられた前記資料を含む会議関連情報を抽出して前記会議主催者端末に提示する関連資料検索手段と、
前記抽出された会議関連情報から任意の検索キーが選択されると、前記検索キーに基づき前記会議情報記憶手段を検索し、前記検索キーに関連付けられた参加者情報を抽出し、前記会議主催者端末に提供する参加者検索手段と、
を具備することを特徴とする会議支援装置。

実施の形態に適用される発明の概念図である。 本発明の実施の形態の会議システムの構成図である。 本実施の形態のＭＭＣＵサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。 本実施の形態のＷｅｂビデオ会議システムのソフトウェア構成例を示すブロック図である。 本実施の形態の会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合の処理の流れを示した図である。 本実施の形態の会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合の会議参加者選定までの処理手順を示した図である。 本実施の形態の会議主催者がインスタントミーティングを開催する場合の会議開催までの処理手順を示した図である。 本実施の形態の会議主催者が資料作成者を参加者リストに含めてインスタントミーティングを開催する場合の処理の流れを示した図である。 本実施の形態の資料作成者を含めた会議参加者選定までの処理手順を示した図である。

符号の説明

１０ 会議支援装置
１１ 会議情報データベース（ＤＢ）
１２ 関連資料検索手段
１３ 参加者検索手段
１４ 会議開催処理手段
１５ 会議制御手段
１６ プレゼンス情報取得手段
２０ａ、２０ｂ、２０ｃ ユーザ端末
２１ 会議依頼手段
２２ 資料選択手段
２３ 会議開催依頼手段

Claims (5)

1. ネットワークを介して接続される端末装置間で行われる電子会議の開催を支援するための会議支援プログラムにおいて、
   コンピュータに、
   会議制御手段が、電子会議が開催されると、前記電子会議の参加者に関する参加者情報を前記電子会議で使用した資料を含む会議関連情報と関連付けて会議情報記憶手段に格納するステップと、
   関連資料検索手段が、会議主催者端末から電子会議の参加者設定依頼を受け付けると、会議主催者の識別情報に基づいて前記会議情報記憶手段を検索し、前記会議主催者に関連付けられた前記資料を含む会議関連情報を抽出して前記会議主催者端末に提示するステップと、
   参加者検索手段が、前記抽出された会議関連情報から任意の資料または情報項目が選択されると、選択された前記資料または前記情報項目に基づき前記会議情報記憶手段を検索し、前記資料または前記情報項目に関連付けられた参加者情報を抽出し、前記会議主催者端末に提供するステップと、
   を実行させることを特徴とする会議支援プログラム。
2. 前記参加者検索手段が、抽出された前記参加者情報を前記会議主催者端末に提供するステップにおいて、
   抽出された前記参加者情報に対応する前記参加者に関するプレゼンス情報を取得し、該プレゼンス情報を参加者リストとして前記会議主催者端末に提供する、
   処理を実行させることを特徴とする請求項１記載の会議支援プログラム。
3. 前記参加者検索手段が、前記プレゼンス情報を取得するステップにおいて、
   プレゼンス管理プログラムに基づき、前記ネットワークを介して接続する端末装置の動作状態に応じて前記端末装置の利用者のプレゼンス状態を監視し、前記プレゼンス情報を生成するコンピュータと前記ネットワークを介して接続し、前記プレゼンス管理プログラムを実行するコンピュータから前記参加者リストに対応する前記プレゼンス情報を取得する、
   処理を実行させることを特徴とする請求項２記載の会議支援プログラム。
4. 前記会議制御手段が、前記会議情報記憶手段に、前記資料の作成者に関する作成者情報を前記資料に関連付けて格納しておき、
   前記参加者検索手段が、抽出された前記参加者情報を前記会議主催者端末に提供するステップにおいて、検索に用いる検索キーが資料である場合は、さらに、前記検索キーに基づき前記作成者情報を検索して前記作成者情報も抽出し、抽出された前記作成者情報を抽出された前記参加者情報とともに提供する、
   処理を実行させることを特徴とする請求項１記載の会議支援プログラム。
5. コンピュータに、
   会議開催処理手段が、抽出された前記参加者情報に基づき前記会議主催者が選定した選定参加者に関する選定参加者情報と会議開催指示が入力されると、前記選定参加者情報に基づき、前記選定参加者の端末と前記会議主催者端末との間で電子会議を開始させるステップ、
   を実行させることを特徴とする請求項１記載の会議支援プログラム。
   

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