JP2007042142A - 受付側システム - Google Patents

Abstract

【課題】
社内情報を外出先から取得する情報取得システムを提供することを目的とする。
【解決手段】
外部からのアクセスが許可されず、外部へのアクセスのみが許可されている社内システムとデータ通信が可能であって、社外端末から実行可能処理情報一覧送信要求を受け付けた場合に、社外から社員が社内システムに於いて処理可能又は取得可能な社内情報の実行機能番号を処理情報データベースから抽出し、該実行機能番号を含む実行可能処理情報一覧を社外端末に送信する処理情報提供手段と、社外端末から処理要求を受け付け、処理要求データベースに格納する処理要求受付手段と、社内システムから定期的又は不定期に処理要求の参照を受付け、処理要求データベースに格納している処理要求が存在している場合にはその処理要求を社内システムに送信する処理要求抽出手段と、を有する受付側システムである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、社内情報を外出先であっても社内システムから取得する情報取得システムに関する。

社内に於いて管理している、例えば販売管理や顧客情報等の情報を、社外で活動する営業員等の社員が、その活動の為に必要とすることは非常に多く発生する。これら情報を入手する為に、通常は電話等を利用して社内の社員に対して問い合わせを行うことが多い。

このような問い合わせを受けた社員は、社内システムを利用して社外の社員が要求する条件に該当する情報を電話口で返答するか、電子メール等を利用してその情報を送信する等の作業を行うことで、社外の社員に対して情報を提供している。通常、このような問い合わせを受ける社員は専任ではなく、通常業務の合間に割り込みで作業を行っているので、当該社員の通常業務に支障を来す場合もある。又このようなことを避ける為に専任の問い合わせ業務に対する社員を配置した場合には、相応の人件費等が必要となる。

このような問題が発生することから、一部の企業では社外の社員が所有する端末を直接操作することによって、人手を介することなく社外から社内情報を取得できるシステムを構築し、従来は社内の社員に対して発生していた問い合わせ業務の負担を解消する方法をとっている。

このように社外であっても社内情報を取得できるシステムにした場合、図２に示すように、ネットワークを介して外部から社内にアクセスできる経路をもったネットワーク環境を構築することとなる。しかしこのようなネットワーク環境を社内に構築する場合には、必要とされる機器の整備や昨今社会問題化しているコンピュータウィルスに対する防御システム、権限なき第三者からの不正アクセスを防止する為の防御システム等の、社内情報を安全に保持する為のシステムが必要となるが、このようなシステムには多大なる設備投資が必要となることから、特に中小企業にとっては非常に敷居の高いものとなっており、コストパフォーマンスの観点からもその導入に二の足を踏まざるを得ない。

又近年では、ネットワーク環境に対する設備投資等に多大なるコスト負担が発生することから、ネットワーク環境を専門に提供する業者、所謂データセンターが存在している。このようなデータセンターを利用することによって、安価且つ容易に社外からのネットワーク環境を構築できるメリットがあり、特に中小企業にとってその導入効果は大きい。

しかし、社外からのアクセスを自社以外のデータセンターに設置する場合、取得対象となる情報をデータセンターに配置しておく必要がある。このことは、機密性の高い社内情報の管理が、自社以外の第三者の手に委ねられることを意味しており、秘密保持契約を結ぶ等の対策をとったとしても、情報漏洩等の懸念を完全に払拭することは出来ず、憂慮される問題となる。

そこで本発明者は、従来の社内システムのままで大幅なネットワーク環境の変更を行うことなく、安価且つ容易に社内システムから社内情報を取得出来る情報取得システムを発明した。

本発明者は更に、データセンターを活用している企業であってもデータセンターに社内情報を配置することなく、データセンターを活用して、安価且つ容易に社内システムから社内情報を取得出来る情報取得システムを発明した。

請求項１の発明は、社員が有する社外端末から処理要求を受け付け一時的に格納する受付側システムであって、前記受付側システムは、外部からのアクセスが許可されず、外部へのアクセスのみが許可されている社内システムとデータ通信が可能であって、社外から社員が社内システムに於いて処理可能又は取得可能な社内情報の実行機能番号を処理情報データベースから抽出し前記社外端末に送信する処理情報提供手段と、前記社外端末から処理要求を受け付け、処理要求データベースに格納する処理要求受付手段と、前記社内システムから定期的又は不定期に処理要求の参照を受付け、前記処理要求データベースに格納している処理要求が存在している場合にはその処理要求を前記社内システムに送信する処理要求抽出手段と、を有する受付側システムである。

請求項２の発明において、前記受付側システムは、データセンターに設けられている、受付側システムである。

従来は社内情報を社内システムから取得する場合には、図２に示すように外部から直接社内システムへのアクセスを受け付けて処理を行わせていたことで、コンピュータウィルスや不正侵入等の懸念があった。その為それに対応する為のネットワーク環境が必要であり、その設備投資にコスト負担が発生していた。しかし、請求項１に記載の発明によって、外部から社内システムへのアクセスを許可しなくても社内システムから社内情報の取得が可能となる。つまり外部からの社内情報の処理要求は、ウェブサーバやデータセンターに設けられた受付側システムで一時的に格納し、受付側システムに対して社内システムから処理要求の参照（問い合わせ）を行うことによって、特に高度な設備を必要とせずに、外部であっても社内情報を取得することが可能となる。尚、本明細書に於いて社内、社外とは物理的な位置関係を示しているものではなく、コンピュータシステム上の関係を示している。従って、社員が会社内にいる場合であっても、自らが有する携帯電話等の社外端末（即ち社内システムとしてネットワークで認識されていない端末）から社内システムにアクセスした場合には、社外から社内システムにアクセスしていることになる。

又社内システムから外部へのアクセス環境がない場合であっても、現在一般的となっているインターネット接続（社内から外部）を用いることによって非常に安価且つ容易に構築出来、対応が可能となる。

又企業がネットワーク環境としてデータセンターを用いている場合に社内システムから社内情報を取得可能とせしめるには、データセンター上に当該社内情報を設置する必要があったが、これは情報漏洩等の観点から憂慮すべき問題がある。そこでデータセンターに受付側システムを設け、そこで一時的に処理要求を格納し、受付側システムに対して社内システムから処理要求の参照（問い合わせ）を行うことによって、社内情報を従来通り社内に確保したまま（即ち社内情報の機密性を維持したまま）、外部であっても社内情報を取得することが可能となる。

また、仮にネットワーク上で情報の詐取等によって第三者が当該情報を取得したとしても、処理要求そのものには依頼した処理に関する情報（即ち社員の識別子、実行機能番号、条件値）である為、重大な情報漏洩に繋がりにくく、セキュリティを高めたシステムとすることが可能となる。

本発明によって、従来の社内システムのままで大幅なネットワーク環境の変更を行うことなく、安価且つ容易であって、且つ社内システム２のセキュリティを確保したまま社内システムから社内情報を取得する情報取得システムが可能となる。

又データセンターを利用している場合であっても、そのデータセンターを利用していることのデメリットを克服し、データセンターを活用している企業であってもデータセンターに社内情報を配置することなく、データセンターを活用して、安価且つ容易であって、且つ社内システムのセキュリティを確保したまま社内システムから社内情報を取得する情報取得システムが可能となる。

本発明の概念図を図１（ａ）及び（ｂ）に示す。図１（ａ）に示した概念図は、同一社内に於いて社外端末３からの処理要求を、Ｗｅｂサーバにキューとして保存しておき、それを社内システム２から所定間隔で取得し、その処理要求に基づいて社外端末３に電子メールで情報を送信する場合を示した図である。又、図１（ｂ）に示した概念図は、データセンターを用いて（ａ）と同様のことを実現する場合を示した図である。即ち、社外端末３からの処理要求を、データセンターのサーバにキューとして保存しておき、それを社内システム２から所定間隔で取得し、その処理要求に基づいて社外端末３に電子メールで情報を送信する場合を示している。図１（ａ）及び（ｂ）は、共に処理要求をキューとしてどこに保存するかの相違であるので、データセンター上にある場合を説明する。社内にそれらを設けた場合であってもＷｅｂサーバとデータセンターとの相違のみであるので、同様に実現可能である。

図３に本発明の情報取得システムのシステム構成の一例であるシステム構成図を示す。社内情報を有する社内システム２とデータセンター上に設けられた受付側システム１と社外の社員が有する社外端末３とはネットワークを介してデータの送受信が可能であるが、社内システム２は、外部から社内システム２へのアクセスが許可されず、社内システム２から外部へのアクセスが許可されていることが好適である。

受付側システム１は、処理情報提供手段４と処理要求受付手段５と処理要求抽出手段６と処理情報データベース７と処理要求データベース８とを有している。

処理情報提供手段４は、外部の社外端末３から社員が社内システム２から処理可能な情報（又は取得可能な社内情報）の実行機能番号（後述）を処理情報データベース７から抽出し、社外端末３に対して送信し、又社員が社外端末３から選択した処理を検索・実行するのに必要なパラメータ情報を、社外端末３に対して送信する手段である。このパラメータ情報には、条件値やパラメータ数（後述）が該当する。

処理要求受付手段５は、社外端末３から受け付けた処理要求をキューとして処理要求データベース８に格納する手段であって、この際の処理要求としては、要求を行った社員名（社員を識別する識別子であれば何であっても良く、本実施例では社員名を用いる）、実行機能番号、パラメータ数、条件値であることが好適である。ここで実行機能番号とは、社内システム２が外部の社外端末３に対して提供可能な処理の一覧に於ける、インデックス番号（番号のみならず、記号・符号等であっても良い）である。例えば顧客情報の検索であれば、実行機能番号として「０００１」が割り当てられている。又条件値は社員が処理の実行の為に指定した値であり、例えば前述の顧客情報の検索の場合の条件値としては「鈴木一朗」を条件値として指定することによって、「鈴木一朗の顧客情報の検索」となる。更にパラメータ数は、当該条件値の個数であり、この数によって条件値がいくつあるかを指定できる。例えばパラメータ数が「２」であれば条件値が２つ存在していることとなる。これらによって、仮に社外端末３と受付側システム１、受付側システム１と社内システム２との間で何らかの情報漏洩が発生したとしても、それを取得した第三者は、その処理を要求した社員名と実行機能番号と条件値とパラメータ数としか取得できないので、情報漏洩を限られた範囲内に限ることが可能となる。

処理要求抽出手段６は、定期的又は不定期に社内システム２から処理要求の参照を受付け、それに基づいて処理要求データベース８に格納している処理要求が存在している場合には、その処理要求を社内システム２に対して送信する手段である。

処理情報データベース７は、外部の社外端末３から社員が社内システム２から処理可能な情報（又は取得可能な社内情報）の実行機能番号の一覧を格納しているデータベースである。

処理要求データベース８は、社外端末３から受け付けた処理要求をキューとして格納しているデータベースである。この格納の際には処理要求として、前述のように、要求を行った社員名、実行機能番号、パラメータ数、条件値を格納していることが好適である。

社内システム２は、処理要求参照手段９と処理要求受信手段１０と実行機能番号対応手段１１と社内情報抽出手段１２と社内情報送信手段１３と処理要求受信データベース１４と実行機能番号データベース１５と社内情報データベース１６と社員データベース１７とを有している。

処理要求参照手段９は、受付側システム１に対してネットワークを介して定期（例えば１秒ごと）又は不定期にアクセスを行い、社外端末３から処理要求を受け付けているか否か（即ちキューに処理要求があるか否か）の参照を行う手段である。

処理要求受信手段１０は、受付側システム１の処理要求抽出手段６が抽出した処理要求を、ネットワークを介して受信し処理要求受信データベース１４に格納する手段である。

実行機能番号対応手段１１は、実行機能番号データベース１５に基づいて、実行機能番号と実際の処理命令との対応を取る手段である。前述の例では実行機能番号が「０００１」と処理要求の中にあった場合には、それを「顧客情報の検索」の処理命令に置換する手段である。置換したものは処理要求受信データベース１４に、当該処理要求と対応づけて格納する。

社内情報抽出手段１２は、処理要求データベース８に格納している処理要求と、実行機能番号対応手段１１で置換した処理命令とに基づいて社内情報データベース１６から検索、実行を行う手段である。例えば処理要求として、要求した社員名が「佐藤太郎」、実行機能番号が「０００１」、条件値が「鈴木一朗」、パラメータ数が「１」であった場合に、実行機能番号対応手段１１で当該実行機能番号０００１が、「顧客情報の検索」との処理命令に置換されているので、「鈴木一朗の顧客情報の検索を行い、佐藤太郎という社員にその結果を返信する」との処理を行うこととなる。従って社内情報抽出手段１２は、社内情報データベース１６から鈴木一朗の顧客情報を検索することとなる。

又社内情報抽出手段１２が正常に処理結果を取得できた場合には、処理要求受信データベース１４に格納している当該処理要求の削除又は処理済みのフラグを立てる。正常に取得できなかった場合には、社内情報抽出手段１２が当該処理を行った実行時間を処理要求受信データべースに書き込み、実行時間から所定時間経過後に再度社内情報抽出手段１２が当該処理要求に基づいて社内情報データベース１６から検索、実行を行う。

社内情報送信手段１３は、社内情報抽出手段１２が取得した処理結果を社外端末３に送信する手段である。この送信の際には、処理要求に於ける「要求した社員名」に基づいて社員データベース１７を検索することによって、当該社員の有する社外端末３の連絡先、特に電子メールアドレスを取得し、当該電子メールアドレスに対して電子メールで当該処理結果を送信する。

処理要求受信データベース１４は、処理要求受信手段１０が受付側システム１から受信した、処理要求を格納しているデータベースである。このデータベースには、当該処理要求に於ける実行機能番号の処理命令を対応づけて格納していることが好適である。又処理要求に基づいて社内情報抽出手段１２が当該処理命令を実行した結果、正常なる結果が取得できなかった場合にはその実行時間を格納している。従って当該実行時間から所定時間経過後に、再度社内情報抽出手段１２が当該処理要求を実行することとなる。

実行機能番号データベース１５は、実行機能番号と実際の処理命令との対応を格納しているデータベースである。前述の例では実行機能番号が「０００１」であった場合には、「顧客情報の検索」の処理命令を対応づけて格納している。

社内情報データベース１６は、社内情報を格納しているデータベースである。

社員データベース１７は、社員名とその者の電子メールアドレスとを対応づけて格納しているデータベースである。

社外端末３は、外部にいる営業等を行う社員が有する端末であって、例えば携帯電話、ＰＨＳ、ＰＤＡ、ノート型パソコン等が該当する。

次に本発明のプロセスの流れの一例を図４及び図５のフローチャート図を用いて詳細に説明する。

社内情報の取得を希望する社員は、自らの有する社外端末３からネットワークを介して受付側システム１にアクセスをし、社内システム２で処理可能な情報（又は取得可能な社内情報）の一覧である、実行可能処理情報一覧送信要求を送信する（Ｓ１００）。

受付側システム１の処理情報提供手段４は、社外端末３から実行可能処理情報一覧送信要求を受信後、処理情報データベース７に格納している実行機能番号を含む実行可能処理情報の一覧を社外端末３に送信する（Ｓ１１０）。それを社外端末３で受信した社員は、その一覧から自らの希望する処理内容を選択し、受付側システム１に送信する（Ｓ１２０）。例えば処理内容として、「顧客情報の検索」を選択し、受付側システム１に送信する。この際には処理内容がそのまま記載されているのではなく、処理内容が対応する実行機能番号が社外端末３から受付側システム１に送信されることとなる。

処理内容を処理情報提供手段４で受信すると、その選択した処理を検索（実行）するのに必要なパラメータ情報を、社外端末３に対して送信する（Ｓ１３０）。このパラメータ情報には、条件値やパラメータ数が該当する。顧客情報の検索に必要なのは、その検索対象となる顧客名であるので、顧客名を条件値として入力することを促すこととなる。又パラメータ数は、当該条件値がいくつあるかを示すものであるので、この場合は１となる。

社外端末３でパラメータ情報を受信すると、社員は社外端末３にそのパラメータを入力し、受付側システム１に送信する（Ｓ１４０）。従って例えば「鈴木一朗」という顧客名を条件値として検索をしたい場合には、「鈴木一朗」を条件値として入力し受付側システム１に送信することとなる。

これら、処理内容の実行機能番号、条件値、パラメータ数、要求を行った社員名を処理要求として処理要求受付手段５が受信することによって処理要求を受け付け（Ｓ１５０）、処理要求データベース８に格納する。従って例えば当該処理要求を行った社員が「佐藤太郎」であって、顧客情報の検索の対応する実行機能番号が「０００１」、条件値として「鈴木一朗」、パラメータ数が「１」であれば、これらを処理要求として処理要求データベース８に格納する。

この一連の流れで社員は、どのような社内情報を検索・実行したいのかを設定することが可能となる。又社員が検索・実行することを希望する処理内容は、実行機能番号としてインデックス番号となっているので、仮に社外端末３と受付側システム１との間のネットワークを介した通信で情報が詐取等されても、その詐取をした第三者は条件値等は判明するものの、どのような処理内容を実行するかを判別することが出来ず、情報漏洩を最低限度に抑えることが可能となる。

次に処理要求を受け付けた後に、社内システム２が社内情報を検索・実行し社外端末３にその結果を返す際のプロセスの流れを説明する。

社内システム２の処理要求参照手段９は、受付側システム１に対してネットワークを介して定期（例えば１秒ごと）又は不定期にアクセスを行い、社外端末３から処理要求を受け付けているか否かの参照を行う（Ｓ２００）。

処理要求抽出手段６が、社内システム２から定期的又は不定期に参照される処理要求の参照を受付け、それに基づいて処理要求データベース８に格納している処理要求が存在している場合には、その処理要求を処理要求データベース８から抽出して社内システム２に対して送信する（Ｓ２１０）。前述の例では、処理要求データベース８に格納している処理要求が、処理要求を行った社員が「佐藤太郎」であって、顧客情報の検索の対応する実行機能番号が「０００１」、条件値として「鈴木一朗」、パラメータ数が「１」であるので、これらを処理要求として受付側システム１から社内システム２に対して処理要求抽出手段６が送信することとなる。

Ｓ２１０で受付側システム１から送信された処理要求は、処理要求受信手段１０がネットワークを介して受信し処理要求受信データベース１４に格納する（Ｓ２２０）。

社内システム２が受付側システム１から処理要求を受信した場合には、すぐにその処理を行うことが好適であるが、システム負荷等を勘案し適宜タイムラグを付けても良い。尚本実施例に於いてはすぐにその処理を行う場合を説明する。

処理要求を処理要求受信手段１０が受信すると、実行機能番号対応手段１１が、実行機能番号と実際の処理命令との対応を、実行機能番号データベース１５に基づいて取る（Ｓ２３０）。前述の例では処理要求に於ける実行機能番号が「０００１」であるので、それを「顧客情報の検索」の処理命令に置換する手段である。置換したものは処理要求受信データベース１４に、当該処理要求と対応づけて格納する。従ってこの際に処理要求受信データベース１４に格納しているものは、処理要求を行った社員名である「佐藤太郎」、実行機能番号「０００１」、条件値「鈴木一朗」、パラメータ数「１」、処理命令「顧客情報の検索」を格納していることとなる。

社内情報抽出手段１２は、処理要求データベース８に格納している処理要求と、実行機能番号対応手段１１で置換した処理命令とに基づいて社内情報データベース１６から検索、実行を行う（Ｓ２４０）。例えば処理要求として、要求した社員名が「佐藤太郎」、実行機能番号が「０００１」、条件値が「鈴木一朗」、パラメータ数が「１」であった場合に、実行機能番号対応手段１１で当該実行機能番号０００１が、「顧客情報の検索」との処理命令に置換されているので、「鈴木一朗の顧客情報の検索を行い、佐藤太郎という社員にその結果を返信する」との処理を行うこととなる。従って社内情報抽出手段１２は、社内情報データベース１６から鈴木一朗の顧客情報を検索することとなる。

社内情報抽出手段１２が正常に処理結果を取得できた場合には（Ｓ２５０）、社内情報送信手段１３が、社内情報抽出手段１２が取得した処理結果を社外端末３に送信する（Ｓ２６０）。この送信の際には、処理要求に於ける「要求した社員名」に基づいて社員データベース１７を検索することによって、当該社員の有する社外端末３の連絡先、特に電子メールアドレスを取得し、当該電子メールアドレスに対して電子メールで当該処理結果を送信する。

又処理結果を正常に取得できた場合には、社内情報抽出手段１２が、処理要求受信データベース１４に格納している当該処理要求の削除又は処理済みのフラグを立てる（Ｓ２７０）。これによって、当該処理要求が終了したことが判別できる。

処理結果を正常に取得できなかった場合には、社内情報抽出手段１２が当該処理を行った実行時間を処理要求受信データべースに書き込み（Ｓ２８０）、実行時間から所定時間経過後に再度社内情報抽出手段１２が当該処理要求に基づいて社内情報データベース１６から検索、実行を行う（Ｓ２９０）。

本発明に於ける各手段、データベースは、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。又データベースの代わりにデータファイルであっても良いことは言うまでもなく、データベースとの記載にはデータファイルをも含んでいる。

尚、本発明を実施するにあたり本実施態様の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記録した記憶媒体をシステムに供給し、そのシステムのコンピュータが記憶媒体に格納されたプログラムを読み出し実行することによって実現されることは当然である。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が前記した実施態様の機能を実現することとなり、そのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を当然のことながら構成することになる。

プログラムを供給する為の記憶媒体としては、例えば磁気ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を使用することができる。

又、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、上述した実施態様の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステムなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前記した実施態様の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる不揮発性あるいは揮発性の記憶手段に書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、機能拡張ボードあるいは機能拡張ユニットに備わる演算処理装置などが実際の処理の一部あるいは全部を行い、その処理により前記した実施態様の機能が実現される場合も含まれることは当然である。

本発明によって、従来の社内システムのままで大幅なネットワーク環境の変更を行うことなく、安価且つ容易であって、且つ社内システム２のセキュリティを確保したまま社内システムから社内情報を取得する情報取得システムが可能となる。

又データセンターを利用している場合であっても、そのデータセンターを利用していることのデメリットを克服し、データセンターを活用している企業であってもデータセンターに社内情報を配置することなく、データセンターを活用して、安価且つ容易であって、且つ社内システムのセキュリティを確保したまま社内システムから社内情報を取得する情報取得システムが可能となる。

本発明の概念図である。 従来の方法の概念図である。 本発明のシステム構成の一例を示すシステム構成図である。 本発明のプロセスの流れの一例を示すフローチャート図である。 本発明のプロセスの流れの一例を示すフローチャート図である。

符号の説明

１：受付側システム
２：社内システム
３：社外端末
４：処理情報提供手段
５：処理要求受付手段
６：処理要求抽出手段
７：処理情報データベース
８：処理要求データベース
９：処理要求参照手段
１０：処理要求受信手段
１１：実行機能番号対応手段
１２：社内情報抽出手段
１３：社内情報送信手段
１４：処理要求受信データベース
１５：実行機能番号データベース
１６：社内情報データベース
１７：社員データベース

Claims (2)

1. 社員が有する社外端末から処理要求を受け付け一時的に格納する受付側システムであって、前記受付側システムは、外部からのアクセスが許可されず、外部へのアクセスのみが許可されている社内システムとデータ通信が可能であって、
   社外から社員が社内システムに於いて処理可能又は取得可能な社内情報の実行機能番号を処理情報データベースから抽出し前記社外端末に送信する処理情報提供手段と、
   前記社外端末から処理要求を受け付け、処理要求データベースに格納する処理要求受付手段と、
   前記社内システムから定期的又は不定期に処理要求の参照を受付け、前記処理要求データベースに格納している処理要求が存在している場合にはその処理要求を前記社内システムに送信する処理要求抽出手段と、
   を有することを特徴とする受付側システム。
2. 前記受付側システムは、データセンターに設けられている、
   ことを特徴とする請求項１に記載の受付側システム。

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