JP2006268741A - コンタクトセンターシステムおよびエージェント端末装置ならびにエージェントへの情報提供方法 - Google Patents

コンタクトセンターシステムおよびエージェント端末装置ならびにエージェントへの情報提供方法 Download PDF

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Abstract

【課題】コールセンターにおけるエージェント業務を在宅勤務で行う場合、在宅のエージェントが業務を円滑に進められるようにする。
【解決手段】業務の開始時に、在宅エージェント端末がコールトラッキングシステムサーバにアクセスすることで、管理者による指示・伝達事項を伝える伝達事項欄101、例えば24時間以内にトラブルや障害に関する顧客からの問い合わせ内容と、原因および対応が記載されたトラブル/障害対応欄102、24時間以内に各エージェントによって参照されたFAQのランキングを示すFAQランキング欄103、確認ボタン104が表示され、在宅のエージェントは、業務開始前に必要な情報を把握する。そして、業務開始に当たり確認ボタン104を押さない限り受付業務を開始することができないので、表示情報を確認したことがコールトラッキングシステムサーバ側に確実に伝わる。
【選択図】図4

Description

本発明は、コンタクトセンターシステムおよびエージェント端末装置ならびにエージェントへの情報提供方法に係り、特にコールセンターにおけるエージェント業務を在宅勤務で行うエージェントへの情報提供を行うコンタクトセンターシステムおよびコンタクトセンターシステムにおけるエージェント端末装置ならびにコンタクトセンターシステムにおける情報提供方法に係る。
従来から、企業等の提供するサービスや、製品等に関する顧客からの様々な問合せ、相談等を電話によって受け付けて回答するコールセンターの業務がある。このようなコールセンターでは、過去の経験上、頻繁に発生する質問、すなわち、FAQ(Frequently Asked Question)や、想定される問合せ、相談等の問合せ例に対する回答例を数多く収納した回答例集を作成しておき、オペレータに参考資料として配付しておく場合も多い。そして、オペレータの作業負担が少なく、顧客に対する回答が速く、コールセンターにおける業務効率及び業務の質が向上するように、問合せ例及び回答例の中から注目すべきもの、すなわち、注目度の高い問合せ例及び回答例をあらかじめ設定して、オペレータの使用する端末の表示装置に表示するシステムが特許文献1において開示されている。このシステムは、あらかじめ作成された問合せ例及び問合せ例に対する回答例を登録するデータベースを備えるサーバと、問合せ例及び回答例を表示する表示装置を備えるオペレータ端末とを有し、表示装置は要注目情報を表示するものである。
一方、インターネットの普及と共に、インターネットを活用して在宅で勤務を行う業務形態が進展しつつある。このような会社以外の場所でも会社と同様に利用することが可能な業務環境を実現することができるインターネットを活用した在宅勤務方法およびシステムが特許文献2に開示されている。この在宅勤務方法では、在宅勤務者は、リモートアクセスにより社内ネットワークに接続し、Webやグループウェアを用いて、業務の遂行に際し必要となる情報入手や各種手続きを実施する。これにより、社外に社内と同様の作業環境を得ることができるので、会社以外の場所でも会社と同様に利用することが可能な業務環境を実現することができる。より具体的には、旅費交通費・出張費用申請〜精算システム、勤怠・工数申請及び管理システム、異動情報登録及び管理システム、給与・賞与明細通知システム、ナレッジマネジメントシステム、電子メール・社内情報掲示板・各種申請書・規定類格納システム等の一般的な企業内・組織内の事務システムを在宅勤務でも同条件で使用できるようにするものである。
特開2003-186977号公報 特開2002-157390号公報
コールセンターにおけるオペレータの業務(エージェント業務)を在宅勤務で行う場合、コンタクトセンター(コール受付センター)本体と在宅のエージェントとは、ネットワークでつながるバーチャルな関係になる。通常のコンタクトセンターのように管理者と複数のエージェントとが同じ場所において業務を実行することがない。このため、在宅のエージェントは、通常のコンタクトセンターのように管理者やエージェント同士の直接的なコミュニケーションがとれず、業務に必要な情報共有を行う機会に欠ける。例えば、自らが業務につくまでの間の問い合わせトレンドや障害情報など、例えば最新の24時間以内に他の在宅エージェントがどのような問い合わせを多く受けたか、どのような障害報告があったかなどを、エージェント同士のコミュニケーションによって把握することが難しい状況である。また、管理者は、在宅エージェントに対して、自らが伝達・指示しなければならないことを直接実行することができない。さらに、管理者が伝達・指示したことが在宅エージェントに伝わったのかどうかの判断が難しい。
ところで、特許文献1に記載のコール受付システムは、オペレータの業務がコールセンターにおいて行われるシステムであり、在宅のエージェントが業務を円滑に進めるための仕組みを備えるものではない。
一方、特許文献2に記載の在宅勤務方法は、一般的な企業内・組織内の事務システムを在宅勤務でも同条件で使用できるようにするものであって、コールセンターにおけるオペレータの業務のような特定の業務における業務の円滑化に適合するものではない。
本発明の目的は、コールセンターにおけるエージェント業務を在宅勤務で行う場合、在宅のエージェントが業務を円滑に進められるようなコンタクトセンターシステムおよびエージェント端末装置ならびにエージェントへの情報提供方法を提供することにある。
前記目的を達成する本発明の1つのアスペクトに係るコンタクトセンターシステムは、エージェントへの提供情報を保持するデータベースを含み、エージェント端末装置に提供情報を送信するサーバと、サーバとネットワークを介して接続し、受信した提供情報を表示するエージェント端末装置と、を備える。エージェントが業務開始に当たり、エージェント端末装置をネットワークを介してサーバにアクセスした際に、サーバは、少なくともアクセスの時刻から遡る所定時間内に蓄積した提供情報をエージェント端末装置に送信する。
第1の展開形態のコンタクトセンターシステムにおいて、提供情報は、サーバが受け付け処理を行って蓄積している受付情報を含んでいてもよい。
第2の展開形態のコンタクトセンターシステムにおいて、受付情報は、各エージェントが受け付けた顧客からのトラブル・障害の問い合わせ内容と、トラブル・障害の原因および対応に関する情報を含んでいてもよい。
第3の展開形態のコンタクトセンターシステムにおいて、コンタクトセンターの管理者からのエージェントへの指示・伝達情報を入力してサーバに送信する管理者端末装置をさらに備え、提供情報は、指示・伝達情報を含んでいてもよい。
第4の展開形態のコンタクトセンターシステムにおいて、提供情報は、各エージェントがサーバにおいて参照したQ&Aに関するランキング情報を含んでいてもよい。
第5の展開形態のコンタクトセンターシステムにおいて、表示されたランキング情報において、ランキングされている質問事項に対応するボタンを押下し、サーバから送られる具体的な質問と回答内容を参照して、エージェントが業務を開始する前の所定時間以内の問い合わせトレンド等を把握するようにしてもよい。
第6の展開形態のコンタクトセンターシステムにおいて、エージェント端末装置において表示された提供情報の内容を確認したことを確認ボタンの押下によってサーバに知らせることでエージェントの業務が開始可能な状態となるように構成されてもよい。
本発明の1つのアスペクトに係るエージェント端末装置は、コンタクトセンターのサーバから情報提供が行われるエージェント端末装置である。端末装置は、ネットワークを介してサーバに接続する手段と、サーバから送られる表示情報を表示する手段と、を備え、エージェントが業務開始に当たり、サーバにアクセスした際に、少なくともアクセスの時刻から遡る所定時間内にサーバが蓄積したエージェントへの提供情報をサーバから受信して表示する。
本発明の1つのアスペクトに係るエージェントへの情報提供方法は、コンタクトセンターのサーバがエージェント端末装置に対して情報提供を行う方法である。この方法は、エージェントが業務開始に当たり、エージェント端末装置をネットワークを介してサーバにアクセスした際に、サーバは、少なくともアクセスの時刻から遡る所定時間内に蓄積したエージェントへの提供情報をエージェント端末装置に送信し、エージェント端末装置は、受信した提供情報を表示する。
本発明によれば、多くの在宅のエージェント同士がネットワークでつながれたバーチャルなコンタクトセンター上に存在する状況において、在宅エージェントが、情報共有画面を閲覧することにより情報共有し、エージェントの業務を円滑に進めることができる。
また、本発明によれば、管理者が、在宅のエージェントに対して指示しなければならない情報、伝達しなければならない情報を通知でき、業務開始前に必ずエージェントが閲覧するため、必要な情報が伝達されうる。
図1は、本発明の実施形態に係るコンタクトセンターシステムの構成を示すブロック図である。図1において、コンタクトセンターシステムは、コールトラッキングシステムサーバ1と、FAQシステムサーバ2と、管理者端末3と、在宅エージェント端末4とから構成される。コールトラッキングシステムサーバ1と、FAQシステムサーバ2と、管理者端末3とは、イントラネット等のネットワーク40を介して相互に接続され、さらに在宅エージェント端末4とは、インターネット等のネットワーク30とイントラネット等のネットワーク40とを介して接続される。コールトラッキングシステムサーバ1と、FAQシステムサーバ2と、管理者端末3と、在宅エージェント端末4は、それぞれプログラム制御により動作する装置である。
コールトラッキングシステムサーバ1は、コールセンターに設置されている情報処理装置である。コールトラッキングシステムサーバ1は、FAQシステムサーバ2とネットワーク40を介して連携し、FAQシステムサーバ2からFAQ情報を取得する。また、コールトラッキングシステムサーバ1は、在宅エージェント向け情報である管理者の指示・伝達事項と、各在宅エージェントが所定時間以内に「トラブル/障害」区分を選択した問い合わせ内容と原因、対応方法等に関する情報を蓄積している。ここで所定時間とは、在宅エージェントが業務開始に当たり、在宅エージェント端末4をネットワークを介してコールトラッキングシステムサーバ1に接続した際、接続の時刻から遡る所定の時間のことであって、例えば前回の業務開始時刻から接続の時刻までの時間を意味する。通常の勤務であればおおよそ24時間が相当する。
FAQシステムサーバ2は、コールセンターに設置されている情報処理装置である。FAQシステムサーバ2は、在宅エージェントが活用するQ&A情報を蓄積し、在宅エージェントからの参照数によりQ&Aの分類ごとの参照ランキングを計算し、コールトラッキングシステムサーバ1の要求に従ってネットワーク40を介して情報を提供する。
管理者端末3は、コールセンターの管理者が使用するパーソナルコンピュータ等で構成される情報処理端末装置である。管理者端末3は、ネットワーク40を介して、コールセンタートラッキングシステムサーバ1にアクセスし、入力フォームから在宅エージェントに対する指示や伝達事項の情報を入力して送信する。
在宅エージェント端末4は、エージェント宅等に設置され、エージェントが使用するパーソナルコンピュータ等で構成される情報処理端末装置である。在宅エージェント端末4は、ネットワーク30を介してコールトラッキングシステムサーバ1が提供する在宅エージェント向け情報にアクセスし、情報共有画面を表示する機能を備える。共有情報は、管理者からの伝達、指示事項、各在宅エージェントが所定時間以内に「トラブル/障害」区分を選択した問い合わせ内容と原因、対応方法、各在宅エージェントが所定時間以内に参照したFAQランキングとその問いと回答等の情報である。
以上のようにネットワークでつながり物理的に離れている在宅エージェントで構成されるコンタクトセンターにおける在宅エージェントの情報共有において、コンタクトセンターシステムは、管理者からの在宅エージェントに対する伝達事項を表示させる手段と、コールトラッキングシステムにおいて各在宅エージェントが24時間以内に「トラブル/障害」区分を選択したものを自動表示させる手段を提供する。また、各在宅エージェントが24時間以内に参照したFAQランキングとその問いと回答を表示させる手段を提供する。さらに、管理者が在宅エージェントに対して、伝達・指示しなければならない事項を在宅エージェントに伝達する手段を提供する。またさらに、在宅エージェントが自らの業務を開始し、コールトラッキングシステムを起動した際には必ず自動的に情報共有画面が表示される手段を提供する。
自宅等においてコールセンターのエージェント業務を担う在宅エージェントで構成されるコンタクトセンターは、コールセンター本体と在宅エージェントとがネットワークだけでつながるバーチャルな関係にあり、通常のコンタクトセンターのように管理者とエージェントが同じ場所にて業務を実行することがない。このようなコンタクトセンターにおいて、在宅エージェントが業務を遂行するにあたり、業務開始前に知っておきたい情報を共有できる仕組みと、コンタクトセンターの管理者が必要な指示や情報を伝達する仕組みを提供する。このような仕組みによって、在宅エージェントは、通常のコンタクトセンターに近い形で円滑に業務を行うことができる。
図2は、本発明の実施例に係るコンタクトセンターシステムの構成を示すブロック図である。図2において、コンタクトセンターシステムは、コールトラッキングシステムサーバ1と、FAQシステムサーバ2と、管理者端末3と、在宅エージェント端末4とから構成され、これらは図1で説明したものと同じである。ここではコールトラッキングシステムサーバ1およびFAQシステムサーバ2について、より詳細に説明する。
コールトラッキングシステムサーバ1は、検索機能部11、情報入出力機能部12、システム連携機能部13、問い合わせ区分データベース21、問い合わせ内容データベース22、原因/対応データベース23、指示・伝達事項データベース24を備え、顧客からの問い合わせ情報の受付、進捗管理、対応履歴情報の管理等を行う。
検索機能部11は、問い合わせ内容データベース22、原因/対応データベース23、指示・伝達事項データベース24から必要な情報を検索する。
情報入出力機能部12は、顧客からの問い合わせ情報をコールトラッキングシステムサーバ1に入力し、問い合わせ区分データベース21、問い合わせ内容データベース22、原因/対応データベース23、指示・伝達事項データベース24に情報を蓄積する。また、蓄積された情報を出力することもできる。さらに、顧客からの問い合わせ情報の受付、進捗管理、対応履歴情報の管理等を行う機能を備える。問い合わせ情報の受付の際、問い合わせ区分データベース21、問い合わせ内容データベース22に情報が蓄積される。また、問い合わせに連動する形で、原因/対応データベース23にも情報が蓄積されていく。指示・伝達事項データベース24は、管理者が入力フォームによって入力し蓄積したものである。コールトラッキングシステムサーバ1は、システム連携機能部13によってFAQシステムサーバ2からQ&A情報とその参照数によるランキング情報を取得する。
FAQシステムサーバ2は、Q&A表示機能部14、参照数計算機能部15、システム連携機能部16、Q&Aデータベース25、参照履歴ログデータベース26を備える。FAQシステムサーバ2は、Q&A表示機能部14によってQ&Aデータベース25を参照してQ&Aを表示させる基本機能を備えている。
次に、図2、図3を参照して本発明の実施例に係るコンタクトセンターシステムの動作について説明する。図3は、本発明の実施例に係るコンタクトセンターシステムの動作を示すフローチャートである。
ステップS1において、管理者は、在宅エージェントに対して必要な指示事項、その他在宅エージェントが業務を遂行するにあたり必要な情報、例えば、トピック、障害情報、クレーム情報等を、管理者端末3からコールトラッキングシステムサーバ1にアクセスして指示・伝達事項データベース24に蓄積する。
ステップS2において、FAQシステムサーバ2は、Q&Aデータベース25と参照履歴ログデータベース26を蓄積し、参照履歴ログデータベース26を元に参照数計算機能部15によってQ&Aの参照数を計算する。
ステップS3において、在宅エージェントは、自らの業務を開始するため、在宅エージェント端末4からコールトラッキングシステムサーバ1にアクセスする。
ステップS4において、在宅エージェント端末4がアクセスした場合、自動的、強制的に図4に示すような情報共有画面が表示される。情報共有画面には、伝達事項欄101、トラブル/障害対応欄102、FAQランキング欄103、確認ボタン104が表示される。
ステップS5において、在宅エージェントは、まず、伝達事項欄101に表示される、管理者からの指示、伝達事項を確認し、業務遂行に有効なトピックや把握する必要がある障害、クレーム情報について確認する。
ステップS6において、具体的なトラブルや障害内容を確認するために、トラブル/障害対応欄102にて所定時間以内の「トラブル/障害」区分の問い合わせ内容と、原因/対応情報を参照する。
ステップS7において、FAQランキング欄103で、各在宅エージェントが所定時間以内に参照したQ&Aのランキングを参照する。この場合、必要に応じてランキングされている質問事項に対応する箇所を押下(クリック)し、具体的な質問と回答内容を参照して、自分が業務を開始する前の所定時間以内の問い合わせトレンド等を把握するようにしてもよい。
ステップS8において、エージェントは、確認ボタン104を押下(クリック)し、問い合わせ受付業務を開始する。
エージェントは、受付業務の開始後には、在宅エージェント端末4からコールトラッキングシステムサーバ1にアクセスし、問い合わせ区分データベース21、問い合わせ内容データベース22、原因/対応データベース23等の内容を参照することで顧客からの問い合わせに対応する。コールトラッキングシステムサーバ1では、各データベースへのアクセスによって、各データベースに情報が蓄積されていく。
以上のように、在宅エージェントは、業務開始時に、在宅エージェント端末4からコールトラッキングシステムサーバ1にアクセスすることで、情報共有画面が表示される。そして、コンタクトセンターの管理者が伝達したい指示や情報を伝達事項欄101で確認することができる。また、業務開始前に知っておきたい情報を共有することができる。すなわち、在宅エージェント端末4において、例えば24時間以内に「トラブル/障害」区分を選択した問い合わせ内容と原因/対応がトラブル/障害対応欄102に表示される。これにより業務開始前に重要な障害状況について把握することができる。さらに、FAQランキング欄103を参照することで、問い合せ内容のトレンドも確認することができる。このような表示は、在宅エージェントが業務開始するためにコールトラッキングシステムにアクセスした際、自動的かつ強制的になされる。そして、エージェント業務開始前に必ず情報を確認して確認ボタン104を押さない限り受付業務を開始することができないので、在宅エージェントに対して伝達事項欄101等による情報を強制的に確認させることができる。
本発明の実施形態に係るコンタクトセンターシステムの構成を示すブロック図である。 本発明の実施例に係るコンタクトセンターシステムの構成を示すブロック図である。 本発明の実施例に係るコンタクトセンターシステムの動作を示すフローチャートである。 在宅エージェント端末において表示される情報共有画面の例を示す図である。
符号の説明
1 コールトラッキングシステムサーバ
2 FAQシステムサーバ
3 管理者端末
4 在宅エージェント端末
11 検索機能部
12 情報入出力機能部
13、16 システム連携機能部
14 Q&A表示機能部
15 参照数計算機能部
21 問い合わせ区分データベース
22 問い合わせ内容データベース
23 原因/対応データベース
24 指示・伝達事項データベース
25 Q&Aデータベース
26 参照履歴ログデータベース
30、40 ネットワーク
101 伝達事項欄
102 トラブル/障害対応欄
103 FAQランキング欄
104 確認ボタン

Claims (21)

  1. エージェントへの提供情報を保持するデータベースを含み、エージェント端末装置に前記提供情報を送信するサーバと、
    前記サーバとネットワークを介して接続し、受信した前記提供情報を表示するエージェント端末装置と、
    を備え、
    エージェントが業務開始に当たり、前記エージェント端末装置をネットワークを介して前記サーバにアクセスした際に、前記サーバは、少なくとも前記アクセスの時刻から遡る所定時間内に蓄積した前記提供情報を前記エージェント端末装置に送信することを特徴とするコンタクトセンターシステム。
  2. 前記提供情報は、前記サーバが受け付け処理を行って蓄積している受付情報を含むことを特徴とする請求項1記載のコンタクトセンターシステム。
  3. 前記受付情報は、各エージェントが受け付けた顧客からのトラブル・障害の問い合わせ内容と、トラブル・障害の原因および対応に関する情報を含むことを特徴とする請求項2記載のコンタクトセンターシステム。
  4. コンタクトセンターの管理者からのエージェントへの指示・伝達情報を入力して前記サーバに送信する管理者端末装置をさらに備え、
    前記提供情報は、前記指示・伝達情報を含むことを特徴とする請求項1記載のコンタクトセンターシステム。
  5. 前記提供情報は、各エージェントが前記サーバにおいて参照したQ&Aに関するランキング情報を含むことを特徴とする請求項1記載のコンタクトセンターシステム。
  6. 表示された前記ランキング情報において、ランキングされている質問事項に対応するボタンを押下し、前記サーバから送られる具体的な質問と回答内容を参照して、エージェントが業務を開始する前の所定時間以内の問い合わせトレンド等を把握することを特徴とする請求項5記載のコンタクトセンターシステム。
  7. 前記エージェント端末装置において表示された前記提供情報の内容を確認したことを確認ボタンの押下によって前記サーバに知らせることでエージェントの業務が開始可能な状態となるように構成されることを特徴とする請求項1記載のコンタクトセンターシステム。
  8. コンタクトセンターのサーバから情報提供が行われるエージェント端末装置であって、
    ネットワークを介して前記サーバに接続する手段と、
    前記サーバから送られる表示情報を表示する手段と、
    を備え、
    エージェントが業務開始に当たり、前記サーバにアクセスした際に、少なくとも前記アクセスの時刻から遡る所定時間内に前記サーバが蓄積したエージェントへの提供情報を前記サーバから受信して表示することを特徴とするエージェント端末装置。
  9. 前記提供情報は、前記サーバが受け付け処理を行って蓄積している受付情報を含むことを特徴とする請求項8記載のエージェント端末装置。
  10. 前記受付情報は、各エージェントが受け付けた顧客からのトラブル・障害の問い合わせ内容と、トラブル・障害の原因および対応に関する情報を含むことを特徴とする請求項9記載のエージェント端末装置。
  11. 前記提供情報は、コンタクトセンターの管理者からのエージェントへの指示・伝達情報を含むことを特徴とする請求項8記載のエージェント端末装置。
  12. 前記提供情報は、各エージェントが前記サーバにおいて参照したQ&Aに関するランキング情報を含むことを特徴とする請求項8記載のエージェント端末装置。
  13. 業務を開始する前の所定時間以内の問い合わせトレンド等を把握するために、表示された前記ランキング情報において、ランキングされている質問事項に対応するボタンを押下し、前記サーバから送られる具体的な質問と回答内容を表示することを特徴とする請求項12記載のエージェント端末装置。
  14. 表示された前記提供情報の内容を確認したことを確認ボタンの押下によって前記サーバに知らせることでエージェントの業務が開始可能な状態となることを特徴とする請求項8記載のエージェント端末装置。
  15. コンタクトセンターのサーバがエージェント端末装置に対して情報提供を行う方法であって、
    エージェントが業務開始に当たり、前記エージェント端末装置をネットワークを介して前記サーバにアクセスした際に、
    前記サーバは、少なくとも前記アクセスの時刻から遡る所定時間内に蓄積したエージェントへの提供情報を前記エージェント端末装置に送信し、
    前記エージェント端末装置は、受信した前記提供情報を表示することを特徴とするエージェントへの情報提供方法。
  16. 前記提供情報は、前記サーバが受け付け処理を行って蓄積している受付情報を含むことを特徴とする請求項15記載のエージェントへの情報提供方法。
  17. 前記受付情報は、各エージェントが受け付けた顧客からのトラブル・障害の問い合わせ内容と、トラブル・障害の原因および対応に関する情報を含むことを特徴とする請求項16記載のエージェントへの情報提供方法。
  18. 前記提供情報は、コンタクトセンターの管理者からのエージェントへの指示・伝達情報を含むことを特徴とする請求項15記載のエージェントへの情報提供方法。
  19. 前記提供情報は、各エージェントが前記サーバにおいて参照したQ&Aに関するランキング情報を含むことを特徴とする請求項15記載のエージェントへの情報提供方法。
  20. エージェントが業務を開始する前の所定時間以内の問い合わせトレンド等を把握するために、表示された前記ランキング情報において、ランキングされている質問事項に対応するボタンを押下し、前記サーバから送られる具体的な質問と回答内容を表示させることを特徴とする請求項19記載のエージェントへの情報提供方法。
  21. 前記エージェント端末装置において表示された前記提供情報の内容を確認したことを確認ボタンの押下によって前記サーバに知らせることでエージェントの業務が開始可能な状態となることを特徴とする請求項15記載のエージェントへの情報提供方法。
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