JP2006268226A - 管理システム及びその管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】別個のシステムとして構築されたスケジュール管理システムと文書管理システムにおいて、スケジュール管理と文書管理の連携を取ることができる管理システムを提供する。
【解決手段】スケジュール管理装置２１と文書作成装置３１とを含む管理システム１１は、所定の業務分析手法に基づいて定義されたタスクＩｄと文書タイプとの対応関係を示す対応関係データを含むタスク文書対応関係データ部２２ｃ、３２ｂと、スケジュール管理装置２１によって管理され、タスクＩｄと関連付けられた各タスクの状態データを含むタスクデータ部２２ｂと、文書作成装置３１によって登録される文書に対応する文書タイプのデータと、対応関係データとに基づいて、スケジュール管理装置２１のタスクデータ部２２ｂの状態データを変更する状態変更部とを有する。
【選択図】図５

Description

本発明は、管理システム及びその管理方法に関し、特に、スケジュール管理装置と文書作成装置とを含む管理システム及びその管理方法に関する。

企業等において、製品開発等の各種プロジェクトが行われている。そのプロジェクトを管理するために、プロジェクトのスケジュール管理と、プロジェクトに関連する文書管理が行われている。スケジュール管理は、プロジェクトにおいて実行される複数のタスク（作業）の進捗を管理するために行われる。文書管理は、各タスクにおいて作成される文書、図面等（以下、文書、図面等をまとめて単に文書という）を管理するために行われる。最近は、コンピュータを用いたスケジュール管理システムにより、プロジェクトの進捗状況データの記録、保持、及び更新が行われている。同様に、コンピュータを用いた文書管理システムにより、プロジェクトに関する文書の記録、保持、更新が行われている。

また、スケジュール管理機能と文書管理機能との間で、種々の連携を容易に持たせるために、スケジュール管理に、文書管理のデータを関連付けられるようにしたシステムも提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特開2004-355417号公報（第３図）

しかし、企業によっては、スケジュール管理システムと文書管理システムとが、それぞれ別々に設計され、構築されている場合も多い。そのような場合、別々の２つのシステム間で相互に連携を取ることができないため、それぞれのシステムに互いの情報の入力、登録、変更等を人手により行わなければならなかった。

例えば、ユーザが、あるタスクに係わる成果物としての文書を、文書管理システムのデータベース等にその文書を登録する際に、その成果物に関連するタスクの情報をスケジュール管理システムのデータベース等から検索して、検索して得られたタスクの情報も併せて、文書管理システムのデータベースに登録しなければならない。すなわち、別々に構築されたシステム間においては、成果物のデータとタスクのデータは、人手によるデータ登録によって関連付けるしかなかった。特に、タスクの数が多い場合、タスクの情報を検索するのに時間が掛かってしまう。

また、上述の提案に係るシステムは、そもそもスケジュール管理の機能と文書管理の機能とを１つのシステムとして構築するものであり、別々のシステム間でデータの連携させることはできなかった。

そこで、本発明は、別個のシステムとして構築されたスケジュール管理システムと文書管理システムにおいて、スケジュール管理と文書管理の連携を取ることができる管理システムを提供することを目的とする。

本発明の管理システムは、スケジュール管理装置と文書作成装置とを含むシステムであって、所定の業務分析手法に基づいて定義されたタスク識別子と文書識別子との対応関係を示す対応関係データを含むタスク文書対応関係データ部と、前記スケジュール管理装置によって管理され、前記タスク識別子と関連付けられた各タスクの状態データを含むタスクデータ部と、前記文書作成装置によって登録される文書に対応する前記文書識別子のデータと、前記対応関係データとに基づいて、前記スケジュール管理装置の前記タスクデータ部の前記状態データを変更する状態変更部とを有することを特徴とする。

本発明のシステム管理方法は、スケジュール管理装置と文書作成装置とを含み、スケジュール管理と文書管理を行う管理方法であって、所定の業務分析手法に基づいて定義されたタスク識別子と文書識別子との対応関係を示す対応関係データを記憶するステップと、前記スケジュール管理装置によって管理され、前記タスク識別子と関連付けられた各タスクの状態データを記憶するステップと、前記文書作成装置によって登録される文書に対応する前記文書識別子のデータと、前記対応関係データとに基づいて、前記タスクの前記状態データを変更するステップとを有する。

このような構成によれば、別個のシステムとして構築されたスケジュール管理システムと文書管理システムにおいて、スケジュール管理と文書管理の連携を取ることができる管理システムを実現することができる。

また、本発明の管理システムにおいて、前記状態変更部は、前記スケジュール管理装置に設けられていることが望ましい。

このような構成によれば、スケジュール管理装置が状態データの変更を容易に行うことができる。

また、本発明の管理システムにおいて、前記タスク文書対応関係データ部は、前記スケジュール管理装置と前記文書作成装置とにそれぞれ設けられていることが望ましい。

このような構成によれば、スケジュール管理装置と文書作成装置は、それぞれタスク識別子と文書識別子との対応関係を迅速かつ容易に判定することができる。

また、本発明の管理システムにおいて、前記タスク文書対応関係データ部は、前記スケジュール管理装置と前記文書作成装置がそれぞれネットワークを介してアクセス可能な装置に設けられていることが望ましい。

このような構成によれば、タスク識別子と文書識別子との対応関係の管理を確実にかつ容易に行うことができる。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
まず図１に基づき、本実施の形態に係わるシステムの構成を説明する。図１は、本実施の形態に係わるプロジェクト管理システムの構成を示す構成図である。プロジェクト管理システム１１は、スケジュール管理システム１２と文書管理システム１３を含んで構成されている。それぞれのシステムは、別個独立して構築されたシステムであるが、インターネット、イントラネット等のネットワーク１４を介して互いに通信可能である。
スケジュール管理システム１２は、スケジュール管理装置であるサーバ２１を含み、サーバ２１には、各プロジェクトのタスク名、各タスクの開始日と終了日、期間等のデータ（以下、スケジュールデータという）を記憶するスケジュールデータ記憶部２２ａを有する記憶装置２２が接続されている。記憶装置２２は、さらに、後述するように、スケジュールデータに基づいて作成されたタスクデータを記憶するタスクデータ部２２ｂを有する。

複数の端末コンピュータ（以下、端末という）２３が、イントラネット等のネットワーク２４を介してサーバ２１に接続されている。
スケジュール管理システム１２は、複数のプロジェクトのスケジュールデータを管理している。企業内において、プロジェクトメンバーであるユーザは、各タスクのスケジュールデータの設定、変更等を、端末２３からデータの入力によって行うことによって、各プロジェクトの各タスク（仕事）の登録、変更等をすることができる。複数のプロジェクトのスケジュールデータは、記憶装置２２に記憶され、スケジュール管理システム１２のサーバ２１によって管理される。

文書管理システム１３は、文書管理装置であるサーバ３１を含み、サーバ３１には、プロジェクトの文書、図面等のデータ（以下、文書データという）を記憶する文書データ記憶部３２ａを有する記憶装置３２が接続されている。

複数の端末３３が、イントラネット等のネットワーク３４を介してサーバ３１に接続されている。
文書管理システム１３は、複数のプロジェクトの文書データを管理している。各プロジェクトの成果物、すなわち文書、図面等が、端末３３からのデータ入力によって行うことができる。企業内において、ユーザが、それぞれの端末２３を利用して各タスクに関わる文書を作成し、複数のプロジェクトの文書データは文書データ記憶部３２ａに記憶され、文書管理システム１３のサーバ３１によって管理される。

企業内では、複数のプロジェクトが実行されており、各プロジェクトメンバーは、プロジェクト管理システム１１を利用しながら、プロジェクトを実行していく。例えば、スケジュール管理システム１２を利用しながら、プロジェクトのタスクを定義し、ガントチャートを作成し、そのガントチャートを用いてプロジェクトの進捗をレビューする。また、文書管理システム１３を利用しながら、プロジェクトに関する仕様書等のドキュメントの登録、修正等を行う。

図２は、ガントチャートの例を説明するための図である。図２は、ガントチャートの一部を示している。スケジュール管理システム１２は、各プロジェクトのガントチャートデータを管理し、上述したタスクデータに基づいて、ガントチャートを、画面上に表示したり、プリンタに出力したりすることができる。

ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを管理するときに使う表現方法あるいは記述方法の一つである。図２に示すように、ガントチャートでは、時間を横軸に取って各タスク（作業）の日程計画や実績が記入される。ユーザは、ガントチャートを作成することによって、プロジェクトのスケジュールを一目で確認することができ、計画と実績の差も明確になる。

プロジェクトの実行前にスケジュールデータを入力することによって各タスクが定義される。各プロジェクトのメンバーは、ガントチャートを用いて、タスクの進捗状況のレビューを行うことができる。

例えば、メーカにおける製品設計の最終確認のタスクを例にとって説明する。ある設計担当者は、ある製品の仕様書を作成し、上司の承認を得て、客先に承認を求め、承認の結果に基づいて、その製品の設計を行うという例に係わる部分を説明する。

図２には、「承認図（仕様書）の作成」というタスクＴ１１の後に、「承認図のお客様の承認」というタスクＴ１２があり、タスクＴ１２の後に、「設計」というタスクＴ１３が続く、というガントチャートの一部が示されている。

各タスクには、入力情報と出力情報が定義される。例えば、タスクＴ１１では、入力情報として「技術検討仕様書情報」が定義され、出力情報として「製品モジュール外形図」が定義される。すなわち、各タスクには、所定の入力情報があったときに、所定の成果物等の出力情報があることが定義される。

企業におけるプロジェクトを、所定の業務分析手法を用いて分析すると、全ての業務は、一般化されたタスクに分解でき、かつ各タスクは、実行可能となる条件である入力情報と、成果物等の出力情報を有するように定義することができる。

所定の業務分析手法としては、例えば、ＷＢＳ（Work Bench Structure）、ＳＣＯＲ（Supply Chain Operations Reference-Model）等がある。これらの業務分析手法によれば、作成された各タスクは、業務分析手法によって定義された業務タイプの識別子すなわちタスク識別子（以下、タスクＩｄという）が付与可能である。さらに、これらの業務分析手法によれば、定義された業務タイプには、所定の入力情報と所定の出力情報が定義されているので、作成された各タスクに、その業務分析手法に基づく出力情報としての成果物の文書タイプを対応させることが可能である。文書タイプは、成果物としての文書を一意に特定することができる文書識別子である。

図３は、タスクＩｄと文書タイプとの対応関係を示すタスク／文書対応関係テーブルの例を示す図である。業務テンプレートとしてのタスク／文書対応関係テーブル１０１は、タスクＩｄ欄１０２と、文書タイプ欄１０３を含む表形式のテーブルデータである。タスク／文書対応関係テーブル１０１は、記憶装置２２のタスク文書対応関係データ部２２ｃと記憶装置３２のタスク文書対応関係データ部３２ｂの両方に登録されている。

タスク／文書対応関係テーブル１０１は、タスク文書対応関係データ部２２ｃとタスク文書対応関係データ部３２ｂとに設けられているので、サーバ２１とサーバ３１は、それぞれタスクＩｄと文書タイプとの対応関係を迅速かつ容易に判定することができる。

タスクＩｄ欄１０２には、所定の業務分析手法において定義されたタスクＩｄのデータがストアされ、文書タイプ欄１０３には、所定の業務分析手法において定義された出力情報に対応する、各タスクにおいて発生する成果物である文書の文書タイプのデータがストアされている。図３は、タスクＩｄ「Ｍ３．１．１」には、文書タイプ「製品仕様書」が対応し、タスクＩｄ「Ｍ３．１．２」には、文書タイプ「承認書」が対応し、タスクＩｄ「Ｍ３．１．４」には、複数の文書タイプ「製品構成表」と「設計図面」が対応していることを示している。

従って、サーバ２１は、タスク／文書対応関係データ部２２ｃのタスク文書対応関係テーブル１０１を参照することによって、タスクＩｄが指定されると、そのタスクＩｄに関わる文書タイプを特定でき、逆に、文書タイプが指定されると、その文書タイプに関わるタスクＩｄを特定することができる。同様に、サーバ３１は、タスク文書対応関係データ部３２ｂのタスク／文書対応関係テーブル１０１を参照することによって、タスクＩｄが指定されると、そのタスクＩｄに関わる文書タイプを特定でき、逆に、文書タイプが指定されると、その文書タイプに関わるタスクＩｄを特定することができる。

そこで、本実施の形態では、各タスクに、その所定の業務分析手法に基づくタスクＩｄの付与が行われる。具体的には、スケジュール管理システム１２は、ユーザが入力したスケジュールデータに基づいて作成された各タスクに、所定の業務分析手法に基づくタスクＩｄのデータが関係付けられる。

図４は、スケジュール管理システム１２における、タスクデータを作成する際の処理の流れの例を示すフローチャートである。図４の処理は、サーバ２１において実行される処理である。
まず、ユーザによって、端末２３においてスケジュールデータが入力され、入力されたスケジュールデータは、サーバ２１で受信される（ステップＳ１）。サーバ２１は、その受信したスケジュールデータに基づいて、スケジュール管理のためのタスクデータを作成し（ステップＳ２）、タスクデータ部２２ｂに登録する。さらに、ユーザにより、端末２３を用いて、作成されたタスクデータの各タスクに、業務分析手法に基づくタスクＩｄを付与するための入力が行われ（ステップＳ３）、付与されたタスクＩｄは、各タスクの属性データとして、サーバ２１によって、記憶装置２２のタスクデータ部２２ｂに登録される。

なお、図４では、スケジュールデータの入力とタスクＩｄの付与は別々の処理であるが、スケジュールデータの入力時に、併せてタスクＩｄの付与を行うようにしてもよい。
さらに、図４の処理は、タスクデータの作成時の処理として説明したが、プロジェクトの実行開始後、スケジュールの変更等があったときにも、図４と同様の処理が行われて、変更後のタスクについてもタスクＩｄが付与される。

図５は、タスクデータ部２２ｂに登録されるタスクデータの例を示す図である。タスクデータ２０１は、タスクを一意に特定することができるコードとしてのタスク番号が登録されるタスク番号欄２０２と、所定の業務分析手法に基づいて付与されたタスクＩｄが登録されるタスクＩｄ欄２０３と、所定の業務分析手法に基づくタスクＩｄに対応する文書タイプ欄２０４と、タスクの状態が登録される状態データ欄２０５を含むデータである。タスクの状態には、タスクの「未終了」、「終了」、「再実行」等の状態がある。図５では、タスク番号が同一のタスクは無いが、同一のタスクＩｄを有するタスクがある。これは、タスクＩｄで特定されるタスクは、複数の（ここでは２つの）成果物としての文書が、関連付けられていることを意味する。

従って、図５に示すように、各タスクは、タスクＩｄと関連付けられ、かつ文書タイプとも関連付けられているので、サーバ２１は、タスクＩｄのみ、あるいはタスクＩｄと文書タイプの両方によって、タスクを特定することができる。

図６は、文書管理システム１３における文書データを登録する際の処理の流れの例を示すフローチャートである。図６の処理は、サーバ３１において実行される処理である。
あるプロジェクトに属する各担当者であるユーザは、端末３３において文書を作成し、そのデータの登録処理を行うときは、図６の処理の流れに沿って、文書の作成と登録処理が行われる。まず、ユーザは、作成しようとする文書に関係する製品名と文書タイプを、端末３３において入力し、その入力された製品名と文書タイプの情報はサーバ３１に送信される（ステップＳ１１）。
次に、文書の作成処理が実行される（ステップＳ１２）。文書作成が終了すると、その文書の登録処理が行われる。文書の登録処理の前に、まず、ユーザが端末３３において所定の操作を行うことによって、サーバ３１は、ネットワーク３４を介して予め決められた上司などの承認者の端末３２へ、作成された文書についての承認要求を送信し、承認の可否を要求する。承認がされないと、ステップＳ１３においてＮＯとなり、処理は、ステップＳ１２へ戻る。承認されると、ステップＳ１３でＹＥＳとなり、文書タイプのデータを、文書データ記憶部３２ａに登録する登録処理が実行される（ステップＳ１４）。

続いて、サーバ３１は、製品名、タスクＩｄ及び文書タイプのデータをスケジュール管理システム１２のサーバ２１に送信し、その文書タイプの文書の作成が終了したことを通知する（ステップＳ１５）。
図７は、スケジュール管理システム１２の文書タイプデータの受信処理の流れの例を示すフローチャートである。図７の処理は、サーバ２１において実行される処理である。
図７に示すように、サーバ３１は、図６のステップＳ１５による製品名、タスクＩｄ及び文書タイプのデータを受信すると（ステップＳ２１）、サーバ２１は、タスク文書対応関係データ部２２ｃのタスク／文書対応関係テーブル１０１を参照して、受信した製品名、タスクＩｄ及び文書タイプのデータに基づいて、どのプロジェクトのどのタスクか判定してタスクを特定し、特定したタスクの状態変更処理を実行する（ステップＳ２２）。状態変更処理は、例えば、図５のタスク毎の状態データを変更する処理である。例えば、サーバ３１から文書タイプ「製品仕様書」の作成が終了したことを示すデータを受信すると、図５の文書タイプ「製品仕様書」のタスクＩｄ「Ｍ３．１．１」の状態を、「未終了」から「終了」の状態に変更する。ステップＳ２２が、状態変更部を構成する。
サーバ２１は、もともとガントチャートを作成するためにタスクの状態データを記憶し、管理している場合が多いので、文書の登録に応じて、サーバ２１がステップＳ２２に示すタスクの状態変更処理を行うのは容易である。

なお、サーバ２１は、製品名の情報からプロジェクトを特定することができるので、複数のプロジェクトを管理することができる。
本実施の形態に関わるプロジェクト管理システムによれば、文書管理システムの文書の登録処理において、作成される文書の文書タイプが特定され、かつ作成された文書の作成終了を示す通知が、スケジュール管理システムに送信される。そして、スケジュール管理システムは、タスク／文書対応関係テーブルを参照して、受信した文書タイプのデータからタスクＩｄを特定し、その特定されたタスクＩｄの文書タイプの状態を変更する。

従って、スケジュール管理システムは、タスクの出力情報である成果物（文書タイプ）の情報に基づいて、タスクの状態、すなわちタスクが終了したのか、未終了なのか、等の判断を行うことができる。その結果、スケジュール管理システムは、タスクの状態に応じてガントチャートの状態を変更することができるので、ユーザは、文書管理システムの文書作成処理とは別に、スケジュール管理システムにタスクの状態変更の登録をする必要はない。

以上のように、本実施の形態に関わるプロジェクト管理システムによれば、別個のシステムとして構築されたスケジュール管理システムと文書管理システム装置の間において、スケジュール管理と文書管理の連携を取ることができる。

なお、上述した実施の形態では、タスク／文書対応関係テーブル１０１は、スケジュール管理システム１２と文書管理システム１３の両方の記憶装置２２，３２に記憶されていたが、いずれか一方でもよく、あるいはネットワーク１４に接続された他のコンピュータの記憶装置に記憶されていてもよい。そして、スケジュール管理システム１２と文書管理システム１３の両方が、その記憶されたタスク／文書対応関係テーブル１０１をアクセスして参照できればよい。このように、タスク／文書対応関係テーブル１０１を一つにすることによって、データの管理を確実にかつ容易に行うことができる。

また、上述したプロジェクト管理システム１１は、独立して構築された２つのシステム１２，１３を含んで構成されているが、１台のコンピュータの中で機能的に分かれていてもよい。
本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を変えない範囲において、種々の変更、改変等が可能である。

本発明の実施の形態に係わるプロジェクト管理システムの構成を示す構成図。 ガントチャートの例を説明するための図。 タスク／文書対応関係テーブルの例を示す図。 タスクデータを作成する際の処理の流れの例を示すフローチャート。 タスクデータの例を示す図。 文書データを登録する際の処理の流れの例を示すフローチャート。 文書タイプデータの受信処理の流れの例を示すフローチャートである。

符号の説明

１１ プロジェクト管理システム、１２ スケジュール管理システム、１３ 文書管理システム、１４ ネットワーク、２１，３１ サーバ、２２，３２ 記憶装置 、２３，３３ 端末、２４，３４ ネットワーク

Claims (5)

1. スケジュール管理装置と文書作成装置とを含む管理システムであって、
   所定の業務分析手法に基づいて定義されたタスク識別子と文書識別子との対応関係を示す対応関係データを含むタスク文書対応関係データ部と、
   前記スケジュール管理装置によって管理され、前記タスク識別子と関連付けられた各タスクの状態データを含むタスクデータ部と、
   前記文書作成装置によって登録される文書に対応する前記文書識別子のデータと、前記対応関係データとに基づいて、前記スケジュール管理装置の前記タスクデータ部の前記状態データを変更する状態変更部とを有することを特徴とする管理システム。
2. 前記状態変更部は、前記スケジュール管理装置に設けられていることを特徴とする請求項１記載の管理システム。
3. 前記タスク文書対応関係データ部は、前記スケジュール管理装置と前記文書作成装置とにそれぞれ設けられていることを特徴とする請求項１又は請求項２記載の管理システム。
4. 前記タスク文書対応関係データ部は、前記スケジュール管理装置と前記文書作成装置がそれぞれネットワークを介してアクセス可能な装置に設けられていることを特徴とする請求項１又は請求項２記載の管理システム。
5. スケジュール管理装置と文書作成装置とを含み、スケジュール管理と文書管理を行うシステム管理方法であって、
   所定の業務分析手法に基づいて定義されたタスク識別子と文書識別子との対応関係を示す対応関係データを記憶するステップと、
   前記スケジュール管理装置によって管理され、前記タスク識別子と関連付けられた各タスクの状態データを記憶するステップと、
   前記文書作成装置によって登録される文書に対応する前記文書識別子のデータと、前記対応関係データとに基づいて、前記タスクの前記状態データを変更するステップとを有することを特徴とするシステム管理方法。
   

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