JP2006244255A - 印刷物の配布管理システム - Google Patents

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Yoichi Kobayashi
洋一 小林
Hiroyuki Hirabayashi
宏行 平林
Masahiro Inoue
正広 井上
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Abstract

【課題】 本発明は、MFP(マルチファンクションプリンタ)等を使用した印刷物の配布管理システムに関し、特に会議の開催日時に対応して資料の印刷を完了し、会議室等も利用した円滑なイベント開催を可能とする印刷物の配布管理システムを提供するものである。
【解決手段】 本発明は、ネットワークに接続された印刷物の配布管理システムにおいて、電子ファイル化した資料を利用者の要望通りに入出力可能とし、印刷処理に印刷機器の処理能力等を考慮した効率的な利用を図り、イベント開催に必要な情報を登録し、印刷処理を効率的に行い、会議に必要な資料を確実に準備できる印刷物の配布管理システムである。
【選択図】 図4

Description

本発明は、MFP(マルチファンクションプリンタ)等を使用した印刷物の配布管理システムに関する。
近年、ネットワークを利用したスケジュール管理システムや、ドキュメント管理システムが提案されている。例えば、特許文献1はスケジュール管理システムの一例を開示し、端末装置の使用者の予定情報を一つのカレンダーに一斉に掲載し、同一の日時で共通した時間帯に複数の予定が設定されないようにスケジュール管理を行う技術を開示する。
また、MFP装置、及び該装置を使用した多機能システムとして、スケジューラ連携による文書の管理システムも提案されている。
特開2004−21532号公報(段落番号0024〜0029)
しかしながら、例えば会社内で会議を行う際、会社内の社員のスケジュール管理と共に、会議に必要な資料があれば当該資料を配布することも要求される。特に、会議を円滑に進めるため、会議の開催日時に合わせて資料を準備する必要がある。また、資料によっては複写牽制を施して印刷する必要もある。
また、会議室に用意された電子黒板を利用して印刷資料の作成や、電子黒板への資料データの送信を行い、電子黒板を使用した円滑な会議を行う必要もある。さらに、例えば定例会等の会議実績を一覧形式で残すことも有益である。
そこで、本発明は会議の開催日時に対応して資料の印刷を完了し、会議室等も利用した円滑なイベント開催を可能とする印刷物の配布管理システムを提供するものである。
上記課題は本発明によれば、多機能印刷装置と該多機能印刷装置に対する上位機器が、ネットワークで接続された印刷物の配布管理システムにおいて、多機能印刷装置は、少なくともイベントへの出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報を入力する入力手段と、前記出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報から資料の印刷処理時間を計算する演算手段と、該演算結果に基づいて印刷処理を開始させる印刷制御手段とを有し、前記上位機器は、前記印刷制御手段によって行う印刷処理の期日の接近を表示する表示手段を有する印刷物の配布管理システムを提供することにより達成できる。
このように構成することによって、例えば会議等のイベント開催前、確実に必要な資料を印刷することができる。また、担当者は期日の接近をディスプレイへの表示によって知ることができる。
また、イベント会場に設けられた多機能印刷装置が、前記ネットワークに接続され、前記多機能印刷装置及び上位機器との間でデータの授受を行い、イベント会場において、必要な資料の作成及び印刷処理を行う。
このように構成することによって、例えば会議室等のイベント会場において、必要な資料の作成処理を行うことができ、極めて有用な システムとすることができる。
また、前記イベント会場には電子黒板も設置され、電子黒板に板書される情報も資料の作成及び印刷処理に供される。このように構成することによって、電子黒板の板書についても出席者等に対して電子データとして直ちに配布することができる。
また、前記イベント議事録の作成を行い、該イベントへの出席者、又は欠席者、又は関係者に前記議事録の配布を行う構成である。このように構成することによって、例えば複写牽制を施した資料を選択的に配布することができる。
さらに、前記イベント議事録の蓄積情報を使用し、例えば前記イベントに関する管理表をレポートする構成である。このように構成することによって、イベント議事録の蓄積情報を有効に利用することができる。
本発明によれば、会議等のイベント開催前、確実に必要な資料を印刷することができる。
また、イベント会場に多機能印刷装置を設置することによって、イベント会場において、必要な資料の作成を行うことができる。
また、イベントへの出席者、又は欠席者、又は関係者に議事録の配布を行う構成とし、例えば複写牽制を施した資料を選択的に配布することができる。
さらに、イベント議事録の蓄積情報を使用し、各種管理資料をレポートすることができる。
以下、図面を参照しながら、本発明の実施の形態について詳細に説明する。

(実施形態1)
図1は、本実施形態のシステム構成図である。同図において、本例のクライアントPC1はLANを介して接続され、LANには後述する多機能印刷装置(以下、MFPで示す)2や、サーバPC3が接続されている。尚、MFP2は、例えば同図に示すプリンタ2aとスキャナ2bで代替する構成でもよい。
また、図2は上記システムにおいて、周辺機能も含む構成を示す。サーバPC3は、モデム4を介して公衆回線網に接続され、ファクシミリ通信が可能である。さらに、本システムはルータ5を介してインターネットに接続され、他の端末機器との間でネットワーク通信が可能である。
図3は、上記印刷物の配布管理システムに使用されるMFP2の構成、及びクライアントPC1とMFP2の接続構成のみを示す。MFP2はスキャナ部6、MFPメイン部8、プリンタ部9で構成され、MFPメイン部8にはスケジュール管理機能部10、及びFAX通信制御部11が配設されている。一方、クライアントPC1は、スケジュール表示部(ディスプレイ)12を有し、MFP2で生成するスケジュールを表示する。
図4は、更に上記MFP2の内部システムを説明する図である。同図に示すように、スキャナ部6は読取機構部13を有し、読取機構部13の駆動により不図示の原稿台に載置された原稿画像が読み取られ、MFPメイン部8に原稿データが送られる。
MFPメイン部8は上記スケジュール管理機能部10、FAX通信制御部11、及びMFP制御部14、読取機構制御部15、表示操作制御部16、LAN通信制御部17、インターネット通信制御部18、記憶装置制御部19、及び記憶装置部(HDD)20で構成される。
読取機構制御部15は前述のスキャナ部6に設けられた読取機構部13の機構制御を行い、スキャナ部6で読み取られた原稿データはMFP制御部14に送られる。
表示操作制御部16は、表示操作部(オペレーションパネル)21の操作に基づくキー操作信号をMFP制御部14に出力する。また、MFP制御部14から出力される表示データを表示操作部21に送信する。
また、本例のMFP2は公衆回線網にも接続され、FAX通信制御部11によって前述のファクシミリ通信が行われる。また、LAN通信制御部17は本例のMFP2をLANに接続する為のインターフェイスであり、インターネット通信制御部18はTCP/IP(transmission control protocol /internet protocol)等を使用してインターネット通信の制御を行う。
記憶装置制御部19は、記憶装置部(HDD)20へのデータ書き込み、及び記憶装置部(HDD)20に記憶されたデータの読み出し制御を行う。尚、スケジュール管理機能部10の機能については後述する。
一方、プリンタ部9はプリンタ制御部22、及び印刷機構部23で構成され、プリンタ制御部22の制御処理に基づいて印刷結果を出力する。尚、印刷機構部23はプリンタを構成する画像形成部や、現像部、転写部等の機構制御を行う。
次に、本例の処理動作を図5に示すフローチャートを使用して説明する。
先ず、利用者はクライアントPC1を操作し、会議等のイベントのスケジュール登録を行う(ステップ(以下、STで示す)1)。このスケジュール登録における必須項目は、日時、場所、出席者、議事/議題等である。
次に、会議等のイベントで使用する資料に関する指示伺いが行われる(ST2)。そして、資料に関する指示入力を行う(ST3)。図6はこの入力処理を説明するフローチャートである。同図に示すように、先ず出席者のセットを行い(ST3−1)、次に出力資料のセットを行い(ST3−2)、更に出力オプションのセットを行う(ST3−3)。尚、出力資料のセットは、例えば資料の種類及び各資料の頁数であり、出力オプションのセットは、例えば複写牽制の付加、カラー/モノクロの別、片面/両面の別等の情報セットである。
ここで、出力オプションのセットは図7に示すフローチャートに従って行われる。先ず、カラー印刷を行うか判断し(STP1)、カラー印刷を行う場合にはオプション設定をカラー印刷にセットし(STP2)、カラー印刷を行わない場合にはオプション設定をモノクロ印刷にセットする(STP3)。
次に、マルチページレイアウト印刷を行うか判断し(STP4)、マルチページレイアウト印刷を行う場合には当該設定をオンし(STP5)、マルチページレイアウト印刷を行わない場合には当該設定をオフする(STP6)。
以下、同様にして、両面印刷の有無の判断(STP7)、及び複写牽制付加印刷の有無の判断を行い(STP10)、それぞれ指定された設定を行う(STP8とSTP9、及びSTP11とSTP12)。
以上の設定を行った後、時間が経過し、予め設定された期日が接近すると、管理者に期日の接近を通知する(図5に示すST4)。この時点で、会議(イベント)の開催日時の変更の有無を確認し(ST5)、変更があれば再設定を行う(ST5がYES、ST1に移行)。一方、変更がなければ、前述の資料の出力実行準備を行う(ST5がNO、ST6)。
図8及び図9は、資料の出力実行準備の具体的処理を説明するフローチャートである。先ず、図8に示す処理開始時刻の設定を行う(ST6−1)。この処理開始時刻は、期待する仕上時刻に対して、想定される処理時間+α(冗長処理時間)を見込んだ総時間処理の開始時刻を定めるものである。以下図9に示すフローチャートを使用して具体的に説明する。
先ず、前述のMFP2(又はプリンタ装置2b)のデバイスの処理能力をセットする(ST6−2)。ここで、本例では、例えば処理能力として印刷速度(ppm値)を20ppmにセットする。
次に、出力資料の内容について設定を行う(ST6−3)。例えば、会議で使用する書類として、資料1及び資料2を設定する。仮に資料1は20頁、資料2は12頁のページ数を有するものとする。
次に、会議の出席者数を設定する(ST6−4)。尚、本例では出席者の人数を出力フォーマット別に入力し、例えば出力フォーマット1が2人、出力フォーマット2が8人とする。
次に、処理開始調整値Pを計算する(ST6−5)。処理開始調整値Pとは、処理開始時刻に変動を及ぼす諸々の要素を時間に換算して処理開始時刻に加え、より現実的に精度の高い値とするための時間である。変動要素の一例としては、出力書式の相違や、データの組成(文字中心/画像中心)や、繁忙期・閑散期などの季節要因などである。また、会議実施場所が遠隔地の場合に、交通機関または徒歩による移動時間なども変動要素と考える。
ここで、上記の条件よりPの計算式は、資料の頁数が32頁(20+12頁)であり、出席者数が10人(2+8人)であり、デバイス処理能力(印刷速度)が20ppmであるから、P=320÷20となる。
次に、上記Pの計算結果を求め、P=16(分)の値を取得する(ST6−6)。そして、仕上時刻を設定する(ST6−7)。例えば、会議開始時刻が15:00であれば、その1時間前である14:00を仕上時刻とする。
そして、最後に処理開始時刻を設定する(ST6−8)。この処理開始時刻は、仕上時刻からPの値だけ遡った時刻であり、例えば上記設定の場合、13:44である。尚、上記設定後、スタンバイモードにおいて、デバイス処理能力に対して充分な余裕があるか判断する(図8に示すST6−9)。例えば、デバイス処理能力に照らして充分余裕が見込まれる間はスタンバイ状態となる(ST6−10)。
その後、会議の出席者に対して資料の配付が行われる。図10乃至図13は、この資料の配付の際、複写牽制が付加された印刷が行われる例を示す。先ず、図10は配布資料に複写牽制文字列「Confidential」と日時が印刷されている場合を示し、図11は配布資料に複写牽制文字列として、出席者の名字と日付が印刷されている場合を示す。このような牽制文字を印字することにより、会議資料のセキュリティーを確保することができる。
尚、上記牽制情報の設定は図12に示すフローチャートに従って行われ、予め設定された文字列を使用する場合、プリセットされた候補からの固定文字列を選択し(STP12−1がYES、STP12−2)、一方文字列を使用しない場合、スケジューラに登録された会議出席者名簿から牽制文字列を生成する(STP12−1がNO、STP12−3)。
以上のように処理することによって、会議等のイベントが行われる際、開催日時に合わせて資料の印刷を行い、会議等のイベントに必要な資料を確実に揃えることができる。また、セキュリティーを要求される資料があれば、牽制処理を施して提供することができる。
(第2の実施例)
次に、本発明の第2の実施形態について説明する。
図13は、本例の印刷物の配布管理システムを説明するシステム構成図であり、例えば事務室30と会議室31がネットワークで接続されている。事務室30にはクライアントPC32とMFP33が配設されている。尚、更にサーバPC34を含める構成でもよい。 また、会議室31にはノートPC35とMFP36が配設され、更に電子黒板37も配設されている。尚、図14は上記構成をより具体的に示すシステム構成図である。
以下、本例の処理を図15に示すフローチャートに従って説明する。先ず、会議室31よりシステムにログインする(ステップ(以下、Sで示す)1)。この場合、場所(会議室名)、日時、ログイン名等を判断し、適切な画面に遷移する。以下、具体的に説明する。
先ず、当該会議室がスケジューラ上に登録されている場所と一致するか判断する(S2)。ここで、会議室がスケジューラ上に登録されている場所と一致する場合(S2がYES)、次に現在時刻がスケジューラ上に登録されている時間帯に含まれるか判断する(S3)。ここで、現在時刻がスケジューラ上に登録されている時間帯に含まれる場合(S4がYES)、更にログイン名が会議出席者に含まれるか判断する(S4)。この場合、セキュリチー確保のため、適格者と判断できない場合には排除するためである。
以上のようにして、ログイン情報をもとに認証判断され、適格者と判断されれば、当該会議が登録されているスケジューラのイベントとして登録されている内容を、例えばPCのモニター画面に自動的に表示する(S5)。
以上のように、本例によれば正当な出席者に対してネットワークへの接続を許し、会議資料等の電子データの授受を行うことができる。すなわち、会議室に システムを用意することによって、例えば会議当日に持ち込まれた各種資料を電子データ化し、その場で直ちに配布することができる。
また、予定外の出席者によって不足した資料をその場で印刷し、当該出席者に配布することもできる。
また、電子黒板37を備えることによって、電子黒板37に板書した内容も電子データに変換して出席者に送信することができ、リアルタイムで会議の情報を出席者に送信することができる。尚、電子黒板37は、印刷機能を備えたものでもよく、前記電子ファイルを転送する機能を兼備した機器であってもよい。また、印刷機能を持たず、前記電子ファイルを転送する機能のみの機器であってもよい。さらに、ネットワークを介して供給されたデータを表示する機能を備えた電子黒板であってもよい。
(第3の実施例)
次に、本発明の第3の実施形態について説明する。
図16は本例を説明するシステム構成図であり、先ず該当するイベント(例えば会議など)のスケジュールに対して、議事録の配布に関する登録を行う(ステップ(以下、Wで示す)1)。ここで、登録の対象イベントは過去に行われたイベントであって、議事録の発行日とは何ら関係がない。
次に、当該イベントに対して既に登録されている議事録が存在するか判断する(W2)。ここで、既に別の議事録が存在する場合(W2がYES)、更に議事録が重複していないか判断する(W3)。例えば、新規、追加補充、内容修正等の登録を行う議事録に対して、別の議事録であると判断するためである。したがって、既に別の議事録が存在している場合、又は議事録が追加等されている場合、別の議事録として扱う(W2がNO、又はW3がNO)。
次に、承認済みの議事録であるか判断し(W4)、承認済みの議事録であれば(W4がYES)、更に出席者及び関係者への配布を行うかを設定条件より判断する(W5)。そして、設定条件に従って議事録の配布を行う(W6)。
図17は上記議事録の配布処理を説明するフローチャートである。先ず、議事録の配布先が出席者(及び欠席者を含む)のみであるか判断する(W7)。ここで、議事録の配布先が出席者(及び欠席者を含む)のみである場合、出席者(及び欠席者を含む)のみに議事録の配布を行う(W9)。一方、出席者(及び欠席者)以外の関係者への配布を行う場合には、配布先の追加登録を行う(W7がNO、W8)。この場合、上記出席者(及び欠席者を含む)のみならず、追加配布先にも議事録の配布を行う(W9)。
尚、上記議事録の配布は、電子メールの添付文書として配布してもよく、また印刷媒体(例えば紙)に印刷して出力してもよい。印刷媒体(例えば紙)による印刷については複写牽制を付加して印刷することが可能である。
以上のように本例によれば、確実に会議等イベントへの出席者、欠席者、及び関係者に対して資料を配付することができる。また、出席者、欠席者、及び関係者を反映した複写牽制を付加した資料を配付することができる。
(第4の実施例)
次に、本発明の第4の実施形態について説明する。
本例のシステムでは、イベントの実施に伴い、イベント結果の情報を蓄積して以下の機能を備えた管理表を一覧形式でレポート出力することが可能である。例えば、全会議の実施状況レポートを時系列に整理し、会議資料、出席者、議事録の整理を施す機能を備えることもできる。
また、特定定例会議の実施状況レポートを時系列に整理し、開催ごとに出席状況を整理し、会議資料、議事録の整理を施す機能を備えることもできる。さらに、全会議用資料の整理、全会議議事録の整理、個人別関連会議、関連資料、関連議事録の整理を施す機能を備えることもできる。
本発明を実施するためのシステム構成図。 図1におけるシステム構成を機能を含めて示す図である。 MFPの構成を含む システム構成図である。 MFPの内部構成を説明する図である。 実施形態1の処理を説明するフローチャートである。 資料に関する指示入力を説明するフローチャートである。 出力オプションに関する処理を説明するフローチャートである。 処理開始時刻の設定を説明するフローチャートである。 処理開始時刻の設定を具体的に説明するフローチャートである。 複写牽制を施した場合の印刷出力を示す図である。 複写牽制を施した場合の印刷出力を示す図である。 複写牽制処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態2の構成を説明する システム構成図である。 より具体的な実施形態2の構成を説明する システム構成図である。 実施形態2の処理を説明するフローチャートである。 実施形態3の処理を説明するフローチャートである。 実施形態3の処理を説明するフローチャートである。
符号の説明
1・・・クライアントPC
2・・・MFP(複合機)
3・・・サーバPC
4・・・モデム
5・・・ルータ
6・・・スキャナ
8・・・MFPメイン部
9・・・プリンタ部
10・・・スケジュール管理機能部
11・・・FAX通信制御部
12・・・スケジュール表示部
13・・・読取機構部
14・・・MFP制御部(メイン)
15・・・読取機構制御部
16・・・表示操作制御部
17・・・LAN通信制御部
18・・・インターネット通信制御部
19・・・記憶装置制御部
20・・・記憶装置部(HDD)
21・・・表示操作部
22・・・プリンタ制御部
23・・・印刷機構部
30・・・事務室
31・・・会議室
32・・・クライアントPC
33・・・MFP
34・・・サーバPC
35・・・ノートPC
36・・・MFP
37・・・電子黒板

Claims (5)

  1. 多機能印刷装置と該多機能印刷装置に対する上位機器が、ネットワークで接続された印刷物の配布管理システムにおいて、
    多機能印刷装置は、少なくともイベントへの出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報を入力する入力手段と、前記出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報から資料の印刷処理時間を計算する演算手段と、該演算結果に基づいて印刷処理を開始させる印刷制御手段とを有し、
    前記上位機器は、前記印刷制御手段によって行う印刷処理の期日の接近を表示する表示手段を有することを特徴とする印刷物の配布管理システム。
  2. イベント会場に設けられた多機能印刷装置が、前記ネットワークに接続され、前記多機能印刷装置及び上位機器との間でデータの授受を行い、イベント会場において、必要な資料の作成及び印刷処理が行われることを特徴とする請求項1記載の印刷物の配布管理システム。
  3. 前記イベント会場には電子黒板も設置され、電子黒板に板書される情報も資料の作成及び印刷処理に供されることを特徴とする請求項2記載の印刷物の配布管理システム。
  4. 前記イベント議事録の作成を行い、該イベントへの出席者、又は欠席者、又は関係者に前記議事録の配布を行うことを特徴とする請求項1、2、又は3記載の印刷物の配布管理システム。
  5. 前記イベント議事録の蓄積情報を使用し、前記イベントに関する管理表をレポートすることを特徴とする請求項1、2、3、又は4記載の印刷物の配布管理システム。
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