JP2006244255A - 印刷物の配布管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 本発明は、MFP（マルチファンクションプリンタ）等を使用した印刷物の配布管理システムに関し、特に会議の開催日時に対応して資料の印刷を完了し、会議室等も利用した円滑なイベント開催を可能とする印刷物の配布管理システムを提供するものである。
【解決手段】 本発明は、ネットワークに接続された印刷物の配布管理システムにおいて、電子ファイル化した資料を利用者の要望通りに入出力可能とし、印刷処理に印刷機器の処理能力等を考慮した効率的な利用を図り、イベント開催に必要な情報を登録し、印刷処理を効率的に行い、会議に必要な資料を確実に準備できる印刷物の配布管理システムである。
【選択図】 図４

Description

本発明は、MFP（マルチファンクションプリンタ）等を使用した印刷物の配布管理システムに関する。

近年、ネットワークを利用したスケジュール管理システムや、ドキュメント管理システムが提案されている。例えば、特許文献１はスケジュール管理システムの一例を開示し、端末装置の使用者の予定情報を一つのカレンダーに一斉に掲載し、同一の日時で共通した時間帯に複数の予定が設定されないようにスケジュール管理を行う技術を開示する。

また、MFP装置、及び該装置を使用した多機能システムとして、スケジューラ連携による文書の管理システムも提案されている。
特開２００４−２１５３２号公報（段落番号００２４〜００２９）

しかしながら、例えば会社内で会議を行う際、会社内の社員のスケジュール管理と共に、会議に必要な資料があれば当該資料を配布することも要求される。特に、会議を円滑に進めるため、会議の開催日時に合わせて資料を準備する必要がある。また、資料によっては複写牽制を施して印刷する必要もある。

また、会議室に用意された電子黒板を利用して印刷資料の作成や、電子黒板への資料データの送信を行い、電子黒板を使用した円滑な会議を行う必要もある。さらに、例えば定例会等の会議実績を一覧形式で残すことも有益である。

そこで、本発明は会議の開催日時に対応して資料の印刷を完了し、会議室等も利用した円滑なイベント開催を可能とする印刷物の配布管理システムを提供するものである。

上記課題は本発明によれば、多機能印刷装置と該多機能印刷装置に対する上位機器が、ネットワークで接続された印刷物の配布管理システムにおいて、多機能印刷装置は、少なくともイベントへの出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報を入力する入力手段と、前記出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報から資料の印刷処理時間を計算する演算手段と、該演算結果に基づいて印刷処理を開始させる印刷制御手段とを有し、前記上位機器は、前記印刷制御手段によって行う印刷処理の期日の接近を表示する表示手段を有する印刷物の配布管理システムを提供することにより達成できる。

このように構成することによって、例えば会議等のイベント開催前、確実に必要な資料を印刷することができる。また、担当者は期日の接近をディスプレイへの表示によって知ることができる。

また、イベント会場に設けられた多機能印刷装置が、前記ネットワークに接続され、前記多機能印刷装置及び上位機器との間でデータの授受を行い、イベント会場において、必要な資料の作成及び印刷処理を行う。

このように構成することによって、例えば会議室等のイベント会場において、必要な資料の作成処理を行うことができ、極めて有用な システムとすることができる。
また、前記イベント会場には電子黒板も設置され、電子黒板に板書される情報も資料の作成及び印刷処理に供される。このように構成することによって、電子黒板の板書についても出席者等に対して電子データとして直ちに配布することができる。

また、前記イベント議事録の作成を行い、該イベントへの出席者、又は欠席者、又は関係者に前記議事録の配布を行う構成である。このように構成することによって、例えば複写牽制を施した資料を選択的に配布することができる。

さらに、前記イベント議事録の蓄積情報を使用し、例えば前記イベントに関する管理表をレポートする構成である。このように構成することによって、イベント議事録の蓄積情報を有効に利用することができる。

本発明によれば、会議等のイベント開催前、確実に必要な資料を印刷することができる。
また、イベント会場に多機能印刷装置を設置することによって、イベント会場において、必要な資料の作成を行うことができる。

また、イベントへの出席者、又は欠席者、又は関係者に議事録の配布を行う構成とし、例えば複写牽制を施した資料を選択的に配布することができる。
さらに、イベント議事録の蓄積情報を使用し、各種管理資料をレポートすることができる。

以下、図面を参照しながら、本発明の実施の形態について詳細に説明する。

（実施形態１）
図１は、本実施形態のシステム構成図である。同図において、本例のクライアントＰＣ１はＬＡＮを介して接続され、ＬＡＮには後述する多機能印刷装置（以下、ＭＦＰで示す）２や、サーバＰＣ３が接続されている。尚、ＭＦＰ２は、例えば同図に示すプリンタ２ａとスキャナ２ｂで代替する構成でもよい。

また、図２は上記システムにおいて、周辺機能も含む構成を示す。サーバＰＣ３は、モデム４を介して公衆回線網に接続され、ファクシミリ通信が可能である。さらに、本システムはルータ５を介してインターネットに接続され、他の端末機器との間でネットワーク通信が可能である。

図３は、上記印刷物の配布管理システムに使用されるＭＦＰ２の構成、及びクライアントＰＣ１とＭＦＰ２の接続構成のみを示す。ＭＦＰ２はスキャナ部６、ＭＦＰメイン部８、プリンタ部９で構成され、ＭＦＰメイン部８にはスケジュール管理機能部１０、及びＦＡＸ通信制御部１１が配設されている。一方、クライアントＰＣ１は、スケジュール表示部（ディスプレイ）１２を有し、ＭＦＰ２で生成するスケジュールを表示する。

図４は、更に上記ＭＦＰ２の内部システムを説明する図である。同図に示すように、スキャナ部６は読取機構部１３を有し、読取機構部１３の駆動により不図示の原稿台に載置された原稿画像が読み取られ、ＭＦＰメイン部８に原稿データが送られる。

ＭＦＰメイン部８は上記スケジュール管理機能部１０、ＦＡＸ通信制御部１１、及びＭＦＰ制御部１４、読取機構制御部１５、表示操作制御部１６、ＬＡＮ通信制御部１７、インターネット通信制御部１８、記憶装置制御部１９、及び記憶装置部（ＨＤＤ）２０で構成される。

読取機構制御部１５は前述のスキャナ部６に設けられた読取機構部１３の機構制御を行い、スキャナ部６で読み取られた原稿データはＭＦＰ制御部１４に送られる。
表示操作制御部１６は、表示操作部（オペレーションパネル）２１の操作に基づくキー操作信号をＭＦＰ制御部１４に出力する。また、ＭＦＰ制御部１４から出力される表示データを表示操作部２１に送信する。

また、本例のＭＦＰ２は公衆回線網にも接続され、ＦＡＸ通信制御部１１によって前述のファクシミリ通信が行われる。また、ＬＡＮ通信制御部１７は本例のＭＦＰ２をＬＡＮに接続する為のインターフェイスであり、インターネット通信制御部１８はTCP/IP（transmission control protocol /internet protocol）等を使用してインターネット通信の制御を行う。

記憶装置制御部１９は、記憶装置部（ＨＤＤ）２０へのデータ書き込み、及び記憶装置部（ＨＤＤ）２０に記憶されたデータの読み出し制御を行う。尚、スケジュール管理機能部１０の機能については後述する。

一方、プリンタ部９はプリンタ制御部２２、及び印刷機構部２３で構成され、プリンタ制御部２２の制御処理に基づいて印刷結果を出力する。尚、印刷機構部２３はプリンタを構成する画像形成部や、現像部、転写部等の機構制御を行う。

次に、本例の処理動作を図５に示すフローチャートを使用して説明する。
先ず、利用者はクライアントPC１を操作し、会議等のイベントのスケジュール登録を行う（ステップ（以下、ＳＴで示す）１）。このスケジュール登録における必須項目は、日時、場所、出席者、議事/議題等である。

次に、会議等のイベントで使用する資料に関する指示伺いが行われる（ＳT２）。そして、資料に関する指示入力を行う（ST３）。図６はこの入力処理を説明するフローチャートである。同図に示すように、先ず出席者のセットを行い（ＳT３−１）、次に出力資料のセットを行い（ＳT３−２）、更に出力オプションのセットを行う（ＳT３−３）。尚、出力資料のセットは、例えば資料の種類及び各資料の頁数であり、出力オプションのセットは、例えば複写牽制の付加、カラー/モノクロの別、片面/両面の別等の情報セットである。

ここで、出力オプションのセットは図７に示すフローチャートに従って行われる。先ず、カラー印刷を行うか判断し（ＳTP１）、カラー印刷を行う場合にはオプション設定をカラー印刷にセットし（STP２）、カラー印刷を行わない場合にはオプション設定をモノクロ印刷にセットする（STP３）。

次に、マルチページレイアウト印刷を行うか判断し（ＳTP４）、マルチページレイアウト印刷を行う場合には当該設定をオンし（STP５）、マルチページレイアウト印刷を行わない場合には当該設定をオフする（STP６）。

以下、同様にして、両面印刷の有無の判断（STP７）、及び複写牽制付加印刷の有無の判断を行い（STP１０）、それぞれ指定された設定を行う（STP８とSTP９、及びSTP１１とSTP１２）。

以上の設定を行った後、時間が経過し、予め設定された期日が接近すると、管理者に期日の接近を通知する（図５に示すＳＴ４）。この時点で、会議（イベント）の開催日時の変更の有無を確認し（ＳＴ５）、変更があれば再設定を行う（ＳＴ５がＹＥＳ、ＳＴ１に移行）。一方、変更がなければ、前述の資料の出力実行準備を行う（ＳＴ５がＮＯ、ＳＴ６）。

図８及び図９は、資料の出力実行準備の具体的処理を説明するフローチャートである。先ず、図８に示す処理開始時刻の設定を行う（ＳＴ６−１）。この処理開始時刻は、期待する仕上時刻に対して、想定される処理時間＋α（冗長処理時間）を見込んだ総時間処理の開始時刻を定めるものである。以下図９に示すフローチャートを使用して具体的に説明する。

先ず、前述のＭＦＰ２（又はプリンタ装置２ｂ）のデバイスの処理能力をセットする（ＳＴ６−２）。ここで、本例では、例えば処理能力として印刷速度（ｐｐｍ値）を２０ｐｐｍにセットする。

次に、出力資料の内容について設定を行う（ＳＴ６−３）。例えば、会議で使用する書類として、資料１及び資料２を設定する。仮に資料１は２０頁、資料２は１２頁のページ数を有するものとする。

次に、会議の出席者数を設定する（ＳＴ６−４）。尚、本例では出席者の人数を出力フォーマット別に入力し、例えば出力フォーマット１が２人、出力フォーマット２が８人とする。

次に、処理開始調整値Ｐを計算する（ＳＴ６−５）。処理開始調整値Ｐとは、処理開始時刻に変動を及ぼす諸々の要素を時間に換算して処理開始時刻に加え、より現実的に精度の高い値とするための時間である。変動要素の一例としては、出力書式の相違や、データの組成（文字中心／画像中心）や、繁忙期・閑散期などの季節要因などである。また、会議実施場所が遠隔地の場合に、交通機関または徒歩による移動時間なども変動要素と考える。

ここで、上記の条件よりＰの計算式は、資料の頁数が３２頁（２０＋１２頁）であり、出席者数が１０人（２＋８人）であり、デバイス処理能力（印刷速度）が２０ｐｐｍであるから、Ｐ＝３２０÷２０となる。

次に、上記Ｐの計算結果を求め、Ｐ＝１６（分）の値を取得する（ＳＴ６−６）。そして、仕上時刻を設定する（ＳＴ６−７）。例えば、会議開始時刻が１５：００であれば、その１時間前である１４：００を仕上時刻とする。

そして、最後に処理開始時刻を設定する（ＳＴ６−８）。この処理開始時刻は、仕上時刻からＰの値だけ遡った時刻であり、例えば上記設定の場合、１３：４４である。尚、上記設定後、スタンバイモードにおいて、デバイス処理能力に対して充分な余裕があるか判断する（図８に示すＳＴ６−９）。例えば、デバイス処理能力に照らして充分余裕が見込まれる間はスタンバイ状態となる（ＳＴ６−１０）。

その後、会議の出席者に対して資料の配付が行われる。図１０乃至図１３は、この資料の配付の際、複写牽制が付加された印刷が行われる例を示す。先ず、図１０は配布資料に複写牽制文字列「Ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ」と日時が印刷されている場合を示し、図１１は配布資料に複写牽制文字列として、出席者の名字と日付が印刷されている場合を示す。このような牽制文字を印字することにより、会議資料のセキュリティーを確保することができる。

尚、上記牽制情報の設定は図１２に示すフローチャートに従って行われ、予め設定された文字列を使用する場合、プリセットされた候補からの固定文字列を選択し（ＳＴＰ１２−１がＹＥＳ、ＳＴＰ１２−２）、一方文字列を使用しない場合、スケジューラに登録された会議出席者名簿から牽制文字列を生成する（ＳＴＰ１２−１がＮＯ、ＳＴＰ１２−３）。

以上のように処理することによって、会議等のイベントが行われる際、開催日時に合わせて資料の印刷を行い、会議等のイベントに必要な資料を確実に揃えることができる。また、セキュリティーを要求される資料があれば、牽制処理を施して提供することができる。
（第２の実施例）
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。

図１３は、本例の印刷物の配布管理システムを説明するシステム構成図であり、例えば事務室３０と会議室３１がネットワークで接続されている。事務室３０にはクライアントＰＣ３２とＭＦＰ３３が配設されている。尚、更にサーバＰＣ３４を含める構成でもよい。 また、会議室３１にはノートＰＣ３５とＭＦＰ３６が配設され、更に電子黒板３７も配設されている。尚、図１４は上記構成をより具体的に示すシステム構成図である。

以下、本例の処理を図１５に示すフローチャートに従って説明する。先ず、会議室３１よりシステムにログインする（ステップ（以下、Ｓで示す）１）。この場合、場所（会議室名）、日時、ログイン名等を判断し、適切な画面に遷移する。以下、具体的に説明する。

先ず、当該会議室がスケジューラ上に登録されている場所と一致するか判断する（Ｓ２）。ここで、会議室がスケジューラ上に登録されている場所と一致する場合（Ｓ２がＹＥＳ）、次に現在時刻がスケジューラ上に登録されている時間帯に含まれるか判断する（Ｓ３）。ここで、現在時刻がスケジューラ上に登録されている時間帯に含まれる場合（Ｓ４がＹＥＳ）、更にログイン名が会議出席者に含まれるか判断する（Ｓ４）。この場合、セキュリチー確保のため、適格者と判断できない場合には排除するためである。

以上のようにして、ログイン情報をもとに認証判断され、適格者と判断されれば、当該会議が登録されているスケジューラのイベントとして登録されている内容を、例えばＰＣのモニター画面に自動的に表示する（Ｓ５）。

以上のように、本例によれば正当な出席者に対してネットワークへの接続を許し、会議資料等の電子データの授受を行うことができる。すなわち、会議室に システムを用意することによって、例えば会議当日に持ち込まれた各種資料を電子データ化し、その場で直ちに配布することができる。

また、予定外の出席者によって不足した資料をその場で印刷し、当該出席者に配布することもできる。
また、電子黒板３７を備えることによって、電子黒板３７に板書した内容も電子データに変換して出席者に送信することができ、リアルタイムで会議の情報を出席者に送信することができる。尚、電子黒板３７は、印刷機能を備えたものでもよく、前記電子ファイルを転送する機能を兼備した機器であってもよい。また、印刷機能を持たず、前記電子ファイルを転送する機能のみの機器であってもよい。さらに、ネットワークを介して供給されたデータを表示する機能を備えた電子黒板であってもよい。
（第３の実施例）
次に、本発明の第３の実施形態について説明する。

図１６は本例を説明するシステム構成図であり、先ず該当するイベント（例えば会議など）のスケジュールに対して、議事録の配布に関する登録を行う（ステップ（以下、Ｗで示す）１）。ここで、登録の対象イベントは過去に行われたイベントであって、議事録の発行日とは何ら関係がない。

次に、当該イベントに対して既に登録されている議事録が存在するか判断する（Ｗ２）。ここで、既に別の議事録が存在する場合（Ｗ２がＹＥＳ）、更に議事録が重複していないか判断する（Ｗ３）。例えば、新規、追加補充、内容修正等の登録を行う議事録に対して、別の議事録であると判断するためである。したがって、既に別の議事録が存在している場合、又は議事録が追加等されている場合、別の議事録として扱う（Ｗ２がＮＯ、又はＷ３がＮＯ）。

次に、承認済みの議事録であるか判断し（Ｗ４）、承認済みの議事録であれば（Ｗ４がＹＥＳ）、更に出席者及び関係者への配布を行うかを設定条件より判断する（Ｗ５）。そして、設定条件に従って議事録の配布を行う（Ｗ６）。

図１７は上記議事録の配布処理を説明するフローチャートである。先ず、議事録の配布先が出席者（及び欠席者を含む）のみであるか判断する（Ｗ７）。ここで、議事録の配布先が出席者（及び欠席者を含む）のみである場合、出席者（及び欠席者を含む）のみに議事録の配布を行う（Ｗ９）。一方、出席者（及び欠席者）以外の関係者への配布を行う場合には、配布先の追加登録を行う（Ｗ７がＮＯ、Ｗ８）。この場合、上記出席者（及び欠席者を含む）のみならず、追加配布先にも議事録の配布を行う（Ｗ９）。

尚、上記議事録の配布は、電子メールの添付文書として配布してもよく、また印刷媒体（例えば紙）に印刷して出力してもよい。印刷媒体（例えば紙）による印刷については複写牽制を付加して印刷することが可能である。

以上のように本例によれば、確実に会議等イベントへの出席者、欠席者、及び関係者に対して資料を配付することができる。また、出席者、欠席者、及び関係者を反映した複写牽制を付加した資料を配付することができる。
（第４の実施例）
次に、本発明の第４の実施形態について説明する。

本例のシステムでは、イベントの実施に伴い、イベント結果の情報を蓄積して以下の機能を備えた管理表を一覧形式でレポート出力することが可能である。例えば、全会議の実施状況レポートを時系列に整理し、会議資料、出席者、議事録の整理を施す機能を備えることもできる。

また、特定定例会議の実施状況レポートを時系列に整理し、開催ごとに出席状況を整理し、会議資料、議事録の整理を施す機能を備えることもできる。さらに、全会議用資料の整理、全会議議事録の整理、個人別関連会議、関連資料、関連議事録の整理を施す機能を備えることもできる。

本発明を実施するためのシステム構成図。 図１におけるシステム構成を機能を含めて示す図である。 ＭＦＰの構成を含む システム構成図である。 ＭＦＰの内部構成を説明する図である。 実施形態１の処理を説明するフローチャートである。 資料に関する指示入力を説明するフローチャートである。 出力オプションに関する処理を説明するフローチャートである。 処理開始時刻の設定を説明するフローチャートである。 処理開始時刻の設定を具体的に説明するフローチャートである。 複写牽制を施した場合の印刷出力を示す図である。 複写牽制を施した場合の印刷出力を示す図である。 複写牽制処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態２の構成を説明する システム構成図である。 より具体的な実施形態２の構成を説明する システム構成図である。 実施形態２の処理を説明するフローチャートである。 実施形態３の処理を説明するフローチャートである。 実施形態３の処理を説明するフローチャートである。

符号の説明

１・・・クライアントＰＣ
２・・・ＭＦＰ（複合機）
３・・・サーバＰＣ
４・・・モデム
５・・・ルータ
６・・・スキャナ
８・・・ＭＦＰメイン部
９・・・プリンタ部
１０・・・スケジュール管理機能部
１１・・・ＦＡＸ通信制御部
１２・・・スケジュール表示部
１３・・・読取機構部
１４・・・ＭＦＰ制御部（メイン）
１５・・・読取機構制御部
１６・・・表示操作制御部
１７・・・ＬＡＮ通信制御部
１８・・・インターネット通信制御部
１９・・・記憶装置制御部
２０・・・記憶装置部（ＨＤＤ）
２１・・・表示操作部
２２・・・プリンタ制御部
２３・・・印刷機構部
３０・・・事務室
３１・・・会議室
３２・・・クライアントＰＣ
３３・・・ＭＦＰ
３４・・・サーバＰＣ
３５・・・ノートＰＣ
３６・・・ＭＦＰ
３７・・・電子黒板

Claims (5)

1. 多機能印刷装置と該多機能印刷装置に対する上位機器が、ネットワークで接続された印刷物の配布管理システムにおいて、
   多機能印刷装置は、少なくともイベントへの出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報を入力する入力手段と、前記出席者、資料の頁数、及び印刷処理能力の情報から資料の印刷処理時間を計算する演算手段と、該演算結果に基づいて印刷処理を開始させる印刷制御手段とを有し、
   前記上位機器は、前記印刷制御手段によって行う印刷処理の期日の接近を表示する表示手段を有することを特徴とする印刷物の配布管理システム。
2. イベント会場に設けられた多機能印刷装置が、前記ネットワークに接続され、前記多機能印刷装置及び上位機器との間でデータの授受を行い、イベント会場において、必要な資料の作成及び印刷処理が行われることを特徴とする請求項１記載の印刷物の配布管理システム。
3. 前記イベント会場には電子黒板も設置され、電子黒板に板書される情報も資料の作成及び印刷処理に供されることを特徴とする請求項２記載の印刷物の配布管理システム。
4. 前記イベント議事録の作成を行い、該イベントへの出席者、又は欠席者、又は関係者に前記議事録の配布を行うことを特徴とする請求項１、２、又は３記載の印刷物の配布管理システム。
5. 前記イベント議事録の蓄積情報を使用し、前記イベントに関する管理表をレポートすることを特徴とする請求項１、２、３、又は４記載の印刷物の配布管理システム。