JP2006243960A - 情報共有システム及びその方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ある作業目的に対応して登録された情報を、その情報に関わるユーザグループ間で効率よく共有することができる情報共有システムを提供する。
【解決手段】ユーザグループ間で共有される情報を記憶する記憶手段と、公開範囲を設定して記憶手段に記憶するための出力型のタスクと、記憶手段の情報を提示し、公開範囲を設定して記憶手段に記憶するための入出力対応型のタスクと、記憶手段に記憶された情報を提示するための入力型のタスクのうち１つを選択するタスク選択手段と、タスクを実行するユーザグループを割り当てるグループ割当手段と、入出力対応型か出力型の場合公開範囲としてユーザグループを設定する設定手段と、入力型か入出力対応型の場合ユーザグループが公開範囲に含まれている出力型か入出力対応型のタスクにより記憶手段の情報の中からタスクが提示する情報を選択する情報選択手段とを具備する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、グループ内で作成、登録された情報についてグループ内で議論したり、その登録された情報を必要とする他のグループの作業で利用するための情報共有システム及び方法に関する。

従来、特定のメンバ間で情報や意見を交換するメーリングリストや電子掲示板などの電子的なコミュニケーションの場において、グループ内で情報の共有や議論を行う場合、活動の目的によって各メンバがどのようなコミュニケーションを行うべきかというルールは非常に曖昧である。例えば、各メンバがどのような情報を提供し、どのような情報をメールで受け取り、他のメンバが登録した情報に対してどのようなレスポンスを行うべきかというコミュニケーションのルールは明確に定義されていない。

メーリングリストでは、予め定義されたグループメンバ中のあるメンバには予め決められたキーワードや差出人をもつ登録メッセージだけを電子メールで送付し、それ以外の情報はＷｅｂページなどで蓄積されたメッセージにアクセスして直接読みに行く、あるいはダイジェストで複数のメッセージを一通のメールにまとめて受け取るといった設定を行うことができる。

一方、定型的な情報の記入、登録、認証等のプロセスをコンピュータとネットワークを用いて効率化するワークフロー支援システムでは、各プロセスで行うべきことに対して、組織上の役職などの役割に対応した人を明示的に割り当てることで、効率的に業務を進めることができる。また、この場合、システムからのメール通知手段など、あるユーザが処理すべき情報についてだけそのユーザにメールで通知する機能を有する技術もある。

例えば、特許文献１（特開２００３−２０８３８８号公報）では、所定のユーザに対して電子メールを用いて通知を送信する電子メールシステムにおいて、通知内容の種別、送信先アドレスを設定し、その送信先アドレスに対して該種別の通知を電子メールで送信する技術が記載されている。

また、登録された情報の種類や形式に応じて、必要な情報とそうでないものに仕分けし、必要な情報のみをメールで受け取るなどの選別機構を有するものもある。従来技術のタスク管理システムなどでは、あるタスクを定義する際には、そのタスクに関与するユーザのリストをタスク毎に保有する場合がある。
特開２００３−２０８３８８号公報

しかしながら、上記のように、電子コミュニケーションシステムを中心にすると、作業の流れやルールが定義しにくく、やりとりされた情報と目的との関係が不明確なため、蓄積された情報を他の目的に流用することが難しい。一方、定型的なワークフロー支援システムを中心にすると、非定型の情報交換や複数の作業横断の議論を行うことが難しくなる。

また、特許文献１の手法では、電子メールで送信する通知に関してルールを設定できるが、各担当者が通知内容の種別や通知先など細かくルールを設定しなければならず手間が煩雑になってしまう。

従って、本発明の目的は、ある目的を持った作業を実行する際に必要な情報を作業に応じて容易に設定でき、定義された作業で得られた情報についてグループ内で議論し、その情報を他のグループの別の作業のために流用することで、ある作業目的に対応して登録された情報を、その情報に関わるユーザグループ間で効率よく共有することができる情報共有システム及び方法を提供することにある。

上記課題を解決するために、複数のユーザグループ間で共有される情報を記憶する記憶手段と、入力情報に公開範囲を設定して記憶手段に記憶するための出力型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するとともに、当該記憶された情報に関連する入力情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための入出力対応型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するための入力型のタスクのうちのいずれか１つを選択するタスク選択手段と、前記タスク選択手段で選択されたタスクに、当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てるグループ割当手段と、選択されたタスクが入出力対応型と出力型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに、前記公開範囲としてユーザグループを設定する設定手段と、選択されたタスクが入力型と入出力対応型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに割り当てられたユーザグループが前記公開範囲に含まれている出力型及び入出力対応型のうちのいずれかのタスクにより前記記憶手段に記憶された情報の中から、当該選択されたタスクが提示する情報を選択する情報選択手段と、を具備する構成とされる。

本発明の他の観点では、複数のユーザグループ間で、各ユーザグループにより記憶手段に記憶された情報を共有するための情報共有方法であって、入力された情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための出力型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するとともに、当該記憶された情報に関連して入力された情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための入出力対応型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するための入力型のタスクのうちのいずれか１つを選択するタスク選択ステップと、前記タスク選択ステップで選択されたタスクに、当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てるグループ割当ステップと、選択されたタスクが入出力対応型と出力型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに、前記公開範囲としてユーザグループを設定する設定ステップと、選択されたタスクが入力型と入出力対応型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに割り当てられたユーザグループが前記公開範囲に含まれている出力型及び入出力対応型のうちのいずれかのタスクにより前記記憶手段に記憶された情報の中から、当該選択されたタスクが提示する情報を選択する情報選択ステップと、を有する構成とされる。

本発明によれば、ある目的を持った作業を実行する際に必要な情報を作業に応じて容易に設定でき、定義された作業で得られた情報についてグループ内で議論し、その情報を他のグループの別の作業に流用することで、ある作業目的に対応して登録された情報を、その情報に関わるユーザグループ間で効率よく共有することができる。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。

（第１実施形態）
図１に示す本発明の第１実施形態に従う情報共有システムは、コンピュータネットワーク上にあるコンピュータにインストールされた情報共有処理プログラムにより制御されており、ある業務の目的を達成するための必要な作業内容（タスクと呼ぶ）毎に、必要な情報を定義し、そのタスクの定義に応じて作成された情報をグループ内又はグループ間で情報を共有するシステムである。以下に示すタスクは、作業内容だけでなく、そのタスクに対して定義された情報を指すものとする。グループに所属する各ユーザは、情報共有システムにＷＷＷ（World Wide Web）等でアクセスし、所定のタスクに対応する情報を提供又は取得する。

上記情報共有システムでの処理の流れを簡単に説明する。先ず、タスク設定部３により予めタスクに必要な情報と作成すべき情報の定義と対応するグループが設定されると、その設定されたタスク情報は情報アクセス管理部５を介してタスク管理データベース（以下ＤＢと呼ぶ）１０に格納される。この後、このシステムに対して入力があると、情報入力部１でその入力情報が受け付けられ、情報アクセス管理部５に提供される。また、あるタスクで作成された情報は、情報アクセス管理部５により情報出力部２から、所定のアクセス可能なグループに属するユーザに対して提供（公開）される。

情報アクセス管理部５は、ユーザ管理ＤＢ９に基づいて情報を入出力したユーザの権限を調べ、受け付けた情報と各ＤＢに格納された情報のうち必要な情報をタスク指定抽出部６へ提供する。タスク指定抽出部６は、受け付けた情報がどのタスクの情報であるかを判定する。登録グループ判定部７は、判定結果のタスクに関連するグループを判定する。情報登録部８は、判定したタスクとグループとに基づいて、受け付けた情報を新たにグループ情報管理ＤＢ１１へ登録する。

次に、情報共有システムの各構成を詳細に説明する。情報入力部１は、システムに登録する情報リソースをシステム外部から受け付ける。例えば、ＷＷＷによってシステムにアクセスし、情報登録用の画面に必要な旨を記入する。具体的には、登録ボタンを押すことによって情報を登録したり、情報登録用の電子メールアドレスを宛先として情報リソースを電子メールによって登録したりする。情報出力部２は、登録された情報をユーザが閲覧する際にそのユーザのメールアドレスに情報を送信する機能を有する。

タスク設定部３は、システムに対して新規にタスクを作成し、既存タスクを修正、削除する処理を行う。このタスク設定部３は、タスク種類選択部１２、グループ割当部１３、タスク入出力設定部１４を有する。タスク種類選択部１２は、タスクの種類を選択し、タスクの名称などの詳細を設定する。グループ割当部１３は、選択されたタスクに既存のグループ又は新たに作成したグループを割り当てる。選択されたタスクにグループを割り当てる方法としては、例えば選択されたタスクに関わるユーザを判定し、それらのユーザ全員が属するグループの候補の中から選択したグループを割り当てる方法が考えられる。タスク入出力設定部１４は、タスクに関連する情報の入出力の必要がある場合、その情報の入出力での取り扱いを設定する。即ち、タスク入出力設定部１４はタスクに入力の必要がある場合、出力のある他のタスクを選択し、その出力を入力として設定する。また、タスク入出力設定部１４はタスクに出力がある場合に出力情報の形式を設定し、閲覧可能なように設定する。

また、タスク設定部３は、ユーザによりタスクの実行で作成された情報をメールで受け付けるように設定することもできる。この場合、情報入力部１で図１７に示すようにグループを指定、又は指定せずにメールで情報を受信し、対応するタスクに情報をタスク管理ＤＢ１０に登録することができる。

グループ設定部４は、システムに対して新規にグループを作成したり、既存グループのメンバの追加・削除、グループの名称やメールアドレスなど諸設定の修正、既存グループの削除などの処理を行う。

情報アクセス管理部５は、情報を作成したユーザが所定のタスクに登録可能なユーザであるかを判定する。登録可能なユーザの情報であると判断されると、タスク指定抽出部６にその情報が提供される。

タスク指定抽出部６は、情報アクセス管理部５から提供された情報の記述内容から、既存のタスクとの結びつけに必要な部分を抽出する処理を行う。

登録グループ判定部７は、タスク指定抽出部６で抽出された情報に関連するタスクがどのグループに属しているかを示す情報に基づいて、入力情報をどのタスクと結びつけ、どのグループに登録するかを判定する。

情報登録部８は、登録グループ判定部７で判定されたグループに対して情報リソースを登録する処理を行う。ユーザ管理ＤＢ９は、ユーザのログインアカウント、パスワード、氏名、電子メールアドレスなどのユーザ属性情報を管理するデータベースである。タスク管理ＤＢ１０は、登録されたタスクの名称、タスクの属するグループ、タスクの型などタスクに関わる情報を蓄積・管理するためのデータベースである。グループ情報管理ＤＢ１１は、作成されたグループの名称や電子メールアドレス等の共有情報のほか、各グループに所属するメンバや、それらのメンバによる入力情報を蓄積・管理するためのデータベースである。

次に、タスク設定部３により設定されるタスクの種類について図２を参照して説明する。ここでは、タスクを情報等の実体のある情報リソースとの関わりで定義する。より具体的には、どの情報リソースを参照するのか、どのような情報を作成するのかという点でタスクを定義する。

タスクは図２（Ａ）（Ｂ）及び（Ｃ）に示すように、出力型タスク２１、入力型タスク２２及び入出力対応型タスク２３の三種類に分けることができる。出力型タスク２１は、タスクを実行する際に参照（閲覧）すべき情報リソースの入力を必要とせず、ある情報リソースを作成して出力すればよいというタスクである。入力型タスク２２は、参照すべきある情報リソースを入力することだけが定義され、タスクの成果として何らかの情報リソースを作成して出力する必要がないタスクである。また、入出力対応型タスク２３は、ある情報リソースを参照し、それに対応してある情報リソースを作成して出力するタスクである。

次に、複数のタスク間に互いの入力と出力の関係を結びつけることで、あるタスクを別のタスクで利用するという関係を付ける場合について図３を参照して説明する。図３（Ａ）に示すように、タスクＴ１は例えば出力型タスクであり、タスクＴ２は例えば入力型タスクである。つまり、タスクＴ１はある種の情報リソースを作成することが定義されており、タスクＴ２はある種の情報リソースを参照することが定義されている。この場合、タスクＴ１とタスクＴ２を図３（Ａ）のような矢印で関係づけることは、出力型タスクＴ１で生成された情報リソースを入力型タスクＴ２で参照することを示す。図３（Ｂ）に示すタスクＴ３は、他のタスクの出力である情報リソースａを入力として参照し、それと対応して生成された情報リソースｂが他のタスクの入力として利用されていることを概念的に示している。

図３（Ａ）のように、タスクＴ２がタスクＴ１を入力として参照する際には、タスクＴ１は出力型タスクか、入出力対応型タスクかのいずれかでなくてはならない。つまり、出力を持つタスクでなくてはならない。逆に、タスクＴ２は入力型タスクまたは入出力対応型タスクでなくてはならず、入力を持つタスクでなくてはならない。

図２に示す入出力対応型のタスクの内容について図４を参照して詳細に説明する。入出力対応型のタスクＴ３では、他のタスクＴ１の出力である情報リソースをこのタスクの入力として定義している。このとき、タスクＴ３の入力情報リソース集合４４に含まれる情報リソースａ１、ａ２、ａ３は、他のタスクＴ１の出力として生成された情報リソースと同じである。タスクＴ３では、これらの情報リソースａ１、ａ２、ａ３を参照し、それに対応してタスクＴ３の出力として情報リソースｂ１、ｂ２を含む出力情報リソース集合４５を生成している。尚、情報リソースｂ１、ｂ２はタスクＴ２の入力となる。

ここで、入力情報リソース集合と出力情報リソース集合を「対応させる」とは、例えば「質問」に対する「回答」や、「不具合報告」に対する「対処案」、「特許」に対する「コメント」など、入力される情報リソースの内容に応じて別の情報リソースを作成して出力することを意味する。この関係は１対１だけではなく、一般には多対多の関係になる。

次に、図５を参照してタスク間の連鎖例について説明する。図５（Ａ）に示すタスク連鎖例５０では、出力型タスクＴ４が別の入力型タスクＴ５、Ｔ６と連鎖している。このとき、タスクＴ４の出力である情報リソースａを元に、タスクＴ５、Ｔ６はそれぞれ別の情報リソースｂ、ｃを作成している。すなわち、タスクＴ５、Ｔ６は分担処理を行っている。図５（Ｂ）に示すタスク連鎖例５１では、入出力対応型タスクＴ７と出力型タスクＴ８の両方の成果である情報リソースａ、ｂを入出力対応型タスクＴ９で受け、情報リソースｃを生成している。すなわち、タスクＴ９はタスク成果の統合的処理を行っている。このように、タスクで入出力される情報リソースを用いて、タスク間を連係させることができる。

図６は、タスクとグループとの関係を示している。グループとは、ユーザの集合を意味し、場合によってはグループにユーザのメンバを追加・削除することができる。グループ内では、グループに属するメンバ間で情報交換を行うことができる。例えば、ＷＷＷのインタフェースを介して、ユーザは自分が所属するグループに対して情報を登録することができ、登録した情報はグループのメンバ全員が閲覧することができる。グループはグループ固有の電子メールアドレスを保有しており、ユーザはそのメールアドレスに電子メールを送信することで、グループに情報を登録することができる。

図６に示すように情報共有の単位であるグループに特定のタスクを定義でき、タスク間の連鎖ができる。タスクから見れば、タスクはグループに属しており、言い換えればグループは少なくとも一つのタスクを保有することができる。タスクを新規に定義する際には、そのタスクが所属するグループを指定することになる。

図７は、ユーザに対するタスク及びグループの関係を図６に対応させて示している。例えば、ユーザＰ１の場合、タスクについてはＴ１とＴ３、グループについてはＧ１とＧ３に関与している（２２１）。このとき、ユーザＰ１は例えば出力型タスクＴ１に関わる情報リソースであることを情報リソースに記して情報を登録したり、タスクを明記せずにグループＧ１に対して情報を登録することもできる。

次に、図８を用いてタスク設定部３によるタスク設定処理の流れを説明する。図９〜図１３は、タスク設定時に情報共有システムのディスプレイ上に表示される画面例示している。先ず、タスク設定部３により提供されたタスクの種類のいずれかがユーザにより選択される（ステップＳ１）。この場合、タスク設定画面として図９に示すようにタスク種類を選択する画面１０１が表示される。画面１０１には、タスクの種類のうちいずれか一つを選択するタスク種類選択表示域１０２と、次の設定画面を表示する「次へ」ボタン１０６とが表示される。タスク種類選択表示域１０２には、単純な情報参照（入力型タスク）を選択する選択表示域１０３と、単純な情報登録（出力型タスク）を選択する選択表示域１０４と、参照情報に対応した情報の登録（入出力対応型タスク）を選択する選択表示域１０５とが表示される。タスク種類選択表示域１０２に表示される選択域１０３〜１０５のうちいずれか一つがユーザにより選択される。尚、選択表示域１０３に記載された入力型タスク、出力型タスク、入出力対応型タスクは、説明のために表示しているが、実際は画面に表示されないものとする。

次に、タスクの名称及び説明文が設定される（ステップＳ２）。タスクの所属するグループを決定する為、既存グループを利用するか否かを判断する（ステップＳ３）。その際、既存のグループを利用する場合は、利用するグループを選択して、そのグループにタスクを割り当てる（ステップＳ５）。既存グループを利用しない場合は、グループを新規に作成し（ステップＳ４）、そのグループにタスクを割り当てる（ステップＳ５）。

この場合、タスク設定画面として図１０に示すように名称と説明文及びグループ指定画面が表示される。この画面は図９に示すタスク種類選択画面１０１上でタスクの種類を選択後に「次へ」ボタン１０６を押すことで表示される。図１０に示す画面１１１には、タスクの名称を入力する入力表示域１１２と、タスクの説明文を入力する入力表示域１１４と、タスクを実施するグループを入力する入力表示域１１６と、次の設定画面を表示する「次へ」ボタン１１９とが表示される。尚、画面１１１は、タスクの種類によらず図１０に示すような共通の項目で構成することができる。

ユーザによりタスクの名称が自由な文字列で入力域１１３に記入され、タスクの説明文が入力域１１５に自由な文章で記入される。既存のグループでタスクを実行させる際には、既存グループ選択表示域１１７で一つまたは複数の既存グループをチェックして選択する。新規にグループを作る際には、「グループを新規に作成」ボタン１１８を選択する。このボタン１１８を選択すると、新規にグループを作る画面（図示せず）が表示され、グループ名等を決めたあとには既存グループ選択表示域１１７に作成したグループが表示される。適正な選択や情報入力を終了し、「次へ」ボタン１１９を選択すると次のタスク設定画面に移る。

ここでは、まずタスクに対応するグループを選択させているが、グループを選択するのではなく、先にタスクに関わる一つまたは複数のユーザを明示的に指定することも想定できる。その場合、指定したユーザが属するグループを候補として提示し、その中から適切なグループを選択する。適切なグループが存在しない場合、もしくは存在してもタスク定義者にはグループがアクセスできない場合には、それらのユーザ集合に対応する新規のグループを作成することになる。

図８に戻り、選択したタスクの種類が入力を必要とするか否かを判定する（ステップＳ６）。選択したタスクが入力型タスクか、入出力対応型タスクの場合は、入力の設定が必要となる。その際には、出力を持つ利用可能な他の一つまたは複数のタスク（出力型タスクまたは入出力対応型タスク）を選択する（ステップＳ７）。ステップＳ７で選択された他のタスクは、入力として設定される（ステップＳ８）。

次に、ステップＳ７で選択されたタスクの種類が出力を必要とするか否かを判定する（ステップＳ９）。選択されたタスクが出力型タスクか、入出力対応タスクの場合は、出力の設定が必要となり、その場合は出力となる情報の形式を設定する（ステップＳ１０）。さらにタスクを他のグループに公開する設定を行い（ステップＳ１１）、タスクの設定を終了する。

図１１〜図１３に、図８のステップＳ６〜ステップＳ１１までの設定を行う際のタスク設定画面例を示す。ただし、図９には示していないが、入出力いずれも設定しないようなタスクを選択することも想定される。そうしたタスクを設定した場合は、図１０のタスク名称や説明文、対応するグループの割り当てのみを行って、タスク定義が終了することになる。

図１１は、単純な情報参照、つまり入力型タスクの場合の設定画面例である。図１１に示す画面１２１は、例えば、名称「業務ノウハウ参照」（開発グループＡ）の参照情報の入手先を選択する画面である。画面１２１には、参照情報の入手先を選択する選択入力域１２２と、次の画面を表示する「次へ」ボタン１２４とが表示される。例えば、ユーザが入力となる他のタスク（ただし、出力が定義されていて、かつタスクが公開されていることが必要）を選択表示域１２３で選択する。他のタスクを選択した後に「次へ」ボタン１２４を選択してタスクの設定を終了する。

図１２は、単純な情報登録、つまり出力型タスクの場合の設定画面例である。図１２に示す設定画面１３１は、例えば、名称「週報登録」（開発グループＡ）の出力となる情報の形式を設定する画面である。設定画面１３１には、登録する情報の形式を設定する入力表示域１３２と、タスクの公開範囲を設定する設定表示域１３５と、次の画面を表示する「次へ」ボタン１３７とが表示される。例えば、ユーザが登録する情報の題目となる部分の先頭に書かれるべき文字列を入力域１３３で設定し、本文には「進捗：」と「問題点：」という項目を含むものとして入力域１３４で設定する。例えば、登録される情報の題目に「(週報)」という記述があり、かつ本文に「進捗：」という項目が含まれていれば、その情報はこのタスクの出力（成果）として登録される。

更に、このタスクの公開範囲として、このタスクを割り当てたグループ以外の一つまたは複数のグループを選択表示域１３６で選択することができる。尚、タスクを割り当てたグループ以外のユーザを個別に選択するようにしてもよい。また、公開先グループを選択しなくてもよい。「次へ」ボタン１３７を選択することで、タスクの設定は終了する。

図１３は、参照に対応した情報の登録、即ち入出力対応型タスクの場合の設定画面例である。図１３に示す画面１４１は、例えば、名称「質問に回答する」（開発グループＡ）に対して図１１の設定と、図１２の設定の両方を行うことに相当する画面である。画面１４１には、参照情報の入手先を選択する選択表示域１４２と、登録する情報の形式を入力する入力表示域１４４と、タスクの公開範囲を選択する選択表示域１４７と、次の画面を表示する「次へ」ボタン１４９とが表示される。例えば、ユーザが利用可能なリストを表示した選択表示域１４３から参照情報を選択し、ユーザが登録する情報の題目となる部分の先頭に書かれるべき文字列（回答）を入力域１４５で設定し、本文には「回答：（必須）」と「制限事項：（任意）」と「注意点：（任意）」など、項目が必須か任意であるかを含めた形式を入力域１３４に設定する。更に、このタスクの公開範囲を設定する場合、ここではタスクを行うグループ以外を選択表示域１４８で設定する。

ただし、登録される情報は、かならず参照情報のいずれかに対応した情報として登録されなければならない。例えば、参照情報に設定された、ある情報リソースに対して「返信する」などの明示的にその情報リソースと対応した情報を作成する操作を行った上で、登録する情報の形式の入力表示域１４４に設定した条件を満たした情報リソースを登録することになる。そうすると、そのタスクの出力情報(成果)として登録される。

このように、図８〜図１１に示す画面を用いてタスクを実行する際に必要な情報をタスクに応じて容易に設定でき、タスク実行時に設定した情報に応じて情報を参照、作成して登録することができる。また、このようなタスク設定情報に基づいて登録した情報をユーザグループ間で効率よく共有することができる。

次に、図８〜図１１に示すタスク設定を行った後、実際にタスクを実行、即ち、所定のタスクに対して情報を登録する場合に表示される画面例について説明する。図１４は、タスク実行時のタスク選択画面を示す図である。図１４に示す画面１５１は、ユーザが関与するタスク（ただし出力が定義されているもの）からタスクを選択して、タスクの実行を行う画面である。画面１５１には、タスクを選択するタスク選択１５２と、次の画面を表示する「次へ」ボタン１５３とが表示される。例えば、ユーザが「質問に回答する（開発グループＡ）」選択域１５４を選択し、「次へ」ボタン１５３を選択すると、図１５に示す画面１６１が表示される。

図１５は、タスク実行時の情報登録画面を示す図である。図１５に示す画面１６１には、参照情報を選択・表示する選択表示域１６２と、設定された形式に基づいて情報リソースを登録する入力表示域１６５と、入力した情報リソースを登録する登録ボタン１６８とが表示される。例えば、ユーザが他のタスクで登録された情報の一覧を示す選択域１６３からタイトル「別のマシンに移設する場合について」を選択すると、矢印に示すように表示域１６４にその情報の内容が表示される。同時に、題目を入力する入力域１６６には、「（回答）別のマシンに移設する場合について」が表示され、ユーザは情報リソースの本文を入力する入力域１６７に表示された「回答：」の後に回答の文章を記入する。尚、単純な情報登録のタスク実行では選択表示域１６２の部分は表示されない。

このように、タスク実行の画面から所定のタスクを選択して、そのタスクの情報リソースを参照し、タスク設定された形式に基づいて新たな情報リソースを作成、登録することができる。

以上、図８〜図１１に示すタスク設定を行うことで、具体的に本発明におけるタスク及びグループ間連鎖に基づく情報共有がどのように行われるか、図１６を参照して説明する。図６に示したユーザとタスクとグループ間の関係例に基づいて作成した例である。先ず、グループＧ１に所属するユーザＰ１が、グループＧ１に割り当てられたタスクＴ１を見る。このタスクＴ１は、他のグループＧ２の入出力対応型タスクＴ２の参照先（入力）として指定されている（２５５）。ユーザＰ１は、タスクＴ１の成果として情報を登録するため、タスクＴ１の登録情報の形式として指定された条件を満たす情報リソースａをグループＧ１に向けて投稿する（ステップＳ２０）。すると、その情報リソースａはグループＧ１に登録され、タスクＴ１の出力（成果）として関係づけられる。この情報リソースａは、このグループＧ１に属している他のメンバ（図６に示すユーザＰ２）もアクセスし、閲覧することができる。

ユーザは、自身の所属するグループに登録された情報リソースを電子メールで受信する設定が可能である。しかし、登録された情報をすべてメールで受信すると、メールの量が多くなりすぎるため、メール受信する情報の種類はある程度限定できなければならないが、タスクとグループとの関係を用いることで容易にメールで受信する情報を限定することができる。例えば、ユーザが属するグループごとに（１）グループに登録された情報を全てメール受信、（２）グループに属するタスクに関係した(入力または出力)情報のみをメール受信、（３）グループの中で、選択したタスクに関係した情報のみをメール受信、（４）メールでは受けとらない、という選択肢の中から選ぶことができる。タスクを選択する際には、タスクの種類に注目して、入出力対応型のタスクだけをメール受信するなどの選択ができる。

このように、どのような情報をメールで受け取るかについて、グループに登録された情報が、グループに属するどのタスクと関係するかにより指定することができる。もしくは、グループの管理者などが、グループに定義されたあるタスクに対して、タスクを実行すべきユーザを指定することによって、そのユーザにはタスクに関わる情報が登録されたり、参照情報が新規に生成されるとメールで受信させることも想定できる。

図１６に戻り、グループＧ１に登録されたタスクＴ１に関わる情報リソースａは、タスクＴ１と連鎖関係にあるタスクＴ２に伝播し、タスクＴ２の所属するグループＧ２で閲覧することができるようになる。グループＧ２に属するユーザＰ３が、タスクＴ２を電子メールで受信する設定がされているものとすると、ユーザＰ３にはタスクＴ２の参照先となっているタスクＴ１の出力(成果)として生成された情報リソースａが電子メールで届く（ステップＳ２１）。ユーザＰ３はそれに対して「返信」操作を行い、タスクＴ２の出力(成果)として定義された形式で情報リソースｂを作成し、グループＧ２に対して電子メールを送信して、情報リソースｂを登録する（ステップＳ２２）。

一方、グループＧ３のタスクＴ３は、タスクＴ２を参照先(入力)として設定している（２６１）。これらのタスクは連鎖の関係にある。このとき、上記と同様にタスクＴ３があるグループＧ３のユーザＰ４からは、情報リソースｂがタスクＴ３に関わる情報リソースが閲覧でき、必要であれば、メールで受け取ることもできる（ステップＳ２３）。

タスク間連鎖は、各タスクがどのグループに属すかという点を除けば、類似の目的や他のグループなどで再利用ができる。タスクに対する所属グループを設定しない形で連鎖する一連のタスクの形で保存しておき、タスク設定の際に連鎖したタスクそれぞれをどのグループに属させるかを決めるだけで、一連のタスクを設定することができる。例えば、個人週報(出力型) → 課週報(入出力対応型) → 部週報(入出力対応型)、という連鎖した３つのタスクを用いて、「週報」のタスクテンプレートをシステムで用意しておけば、ユーザは一連の組織週報のタスクを定義したいと思えば、別の部署で同様の目的をもったタスクを定義する際には、この「週報タスクテンプレート」を選択したあとは、各タスクをどのグループに属させるかを決定すればよいだけとなる。このように、グループとタスクを独立に構成でき、タスク間の連鎖関係によってグループをまたぐタスクの定義も容易に行える。

次に、電子メールを利用した情報登録の場合について図１７を参照して説明する。図１７では、タスク設定部３により設定された情報に基づいて、メールで送信された情報を対応するタスクに登録することができる。特に、タスク設定処理での設定に基づいて作成された情報リソースにタスクに対応する条件が明記されている場合には、グループのメールアドレスを直接指定してメールを送信しなくても、システム代表のメールアドレスに対してメールを送信することで、適切なグループに情報を登録することができる点を図１７に示している。

例えば、ユーザＰ１がある情報２７２（題目に質問、本文に製品名、現象、内容が記載された情報）を直接グループのメールアドレス２７３（Ｇｒｏｕｐ-Ａ＠ｄｏｍａｉｎ．ｘｘ．ｘｘ）を宛先にして送信するとする（ステップＳ３０）。その場合、そのグループに属するいずれかのタスクの登録情報の形式に合っているか否かを判断する（ステップＳ３１）。条件にあうタスクがある場合、そのグループの該当タスクに関係した情報として登録される（ステップＳ３２）。条件にあうタスクがない場合、そのグループの一般投稿記事として登録される（ステップＳ３３）。

一方、同じ情報２７２を特定のグループではなく、システムの代表のメールアドレス２７４（ｐｏｓｔ＠ｄｏｍａｉｎ．ｘｘ．ｘｘ）に対してメールで送信するものとする（ステップＳ３５）。ユーザＰ１が関与するタスクのうち、いずれかのタスクの登録情報の形式に合っているか否かを判断し、更に、形式に合っているタスクが属するメンバであるか否かを判断する（ステップＳ３６）。その情報２７２が条件にあう場合、該当タスクと関係ある情報として、そのタスクが属するグループに登録される（ステップＳ３７）。ただし、どのタスクの登録情報形式にも合致しない場合は、登録されるべきグループが見つからない旨のエラーメールをユーザＰ１に返送する（ステップＳ３８）。

上記実施形態で説明した情報共有システムで実行される処理は、ハードウェアによって実現することもできるし、コンピュータを用いてソフトウェアにより実行することもできる。すなわち、本発明によると、複数のユーザグループ間で、各ユーザグループにより記憶手段に記憶された情報を共有するための情報共有方法であって、入力された情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための出力型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するとともに、当該記憶された情報に関連して入力された情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための入出力対応型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するための入力型のタスクのうちのいずれか１つを選択するタスク選択ステップと、前記タスク選択ステップで選択されたタスクに、当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てるグループ割当ステップと、選択されたタスクが入出力対応型と出力型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに、前記公開範囲としてユーザグループを設定する設定ステップと、選択されたタスクが入力型と入出力対応型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに割り当てられたユーザグループが前記公開範囲に含まれている出力型及び入出力対応型のうちのいずれかのタスクにより前記記憶手段に記憶された情報の中から、当該選択されたタスクが提示する情報を選択する情報選択ステップとをコンピュータに行わせるためのプログラムを提供することもできる。

本発明の第１実施形態に従う情報共有システムを示す構成図 タスクの種類を示す図 タスク間の関係を示す図 入出力対応型タスクの詳細を示す図 タスク間の連鎖例を示す図 タスクとグループとの関係を示す図 ユーザとタスクとグループとの関係を示す図 タスク設定処理を示すフローチャート図 タスク種類選択画面を示す図 名称と説明文とグループ指定画面を示す図 入力型タスクの設定画面を示す図 出力型タスクの設定画面を示す図 入出力対応型タスクの設定画面を示す図 タスク実行時のタスク選択画面を示す図 タスク実行時の情報登録画面を示す図 登録情報の利用例を示す図 メールからの情報登録処理の例を示す図

符号の説明

１・・・情報入力部；
２・・・情報出力部；
３・・・タスク設定部；
４・・・グループ設定部；
５・・・情報アクセス管理部；
６・・・タスク指定抽出部；
７・・・登録グループ判定部；
８・・・情報登録部；
９・・・ユーザ管理ＤＢ；
１０・・・タスク管理ＤＢ；
１１・・・グループ情報管理ＤＢ；
１２・・・タスク種類選択部；
１３・・・グループ割当部；
１４・・・タスク入出力設定部；

Claims (7)

1. 複数のユーザグループ間で共有される情報を記憶する記憶手段と、
   入力情報に公開範囲を設定して記憶手段に記憶するための出力型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するとともに、当該記憶された情報に関連する入力情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための入出力対応型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するための入力型のタスクのうちのいずれか１つを選択するタスク選択手段と、
   前記タスク選択手段で選択されたタスクに、当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てるグループ割当手段と、
   選択されたタスクが入出力対応型と出力型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに、前記公開範囲としてユーザグループを設定する設定手段と、
   選択されたタスクが入力型と入出力対応型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに割り当てられたユーザグループが前記公開範囲に含まれている出力型及び入出力対応型のうちのいずれかのタスクにより前記記憶手段に記憶された情報の中から、当該選択されたタスクが提示する情報を選択する情報選択手段と、
   を具備することを特徴とする情報共有システム。
2. 選択されたタスクが入出力対応型と出力型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクにより前記記憶手段に記憶される入力情報の形式を設定する手段をさらに具備したことを特徴とする請求項１記載の情報共有システム。
3. 前記入力手段は、前記割当手段で割り当てられたユーザグループ以外のユーザグループを入力することを特徴とする請求項１記載の情報共有システム。
4. 前記グループ割当手段は、既存のユーザグループの中から当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てることを特徴とする請求項１記載の情報共有システム。
5. 前記グループ割当手段は、新規のユーザグループに当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てることを特徴とする請求項１記載の情報共有システム。
6. 出力型及び入出力対応型のタスクで前記記憶手段に記憶される入力情報をメールで受信する手段をさらに具備したことを特徴とする請求項１記載の情報共有システム。
7. 複数のユーザグループ間で、各ユーザグループにより記憶手段に記憶された情報を共有するための情報共有方法であって、
   入力された情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための出力型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するとともに、当該記憶された情報に関連して入力された情報に公開範囲を設定して前記記憶手段に記憶するための入出力対応型のタスクと、前記記憶手段に記憶された情報を提示するための入力型のタスクのうちのいずれか１つを選択するタスク選択ステップと、
   前記タスク選択ステップで選択されたタスクに、当該選択されたタスクを実行するユーザグループを割り当てるグループ割当ステップと、
   選択されたタスクが入出力対応型と出力型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに、前記公開範囲としてユーザグループを設定する設定ステップと、
   選択されたタスクが入力型と入出力対応型のうちのいずれかである場合には、当該選択されたタスクに割り当てられたユーザグループが前記公開範囲に含まれている出力型及び入出力対応型のうちのいずれかのタスクにより前記記憶手段に記憶された情報の中から、当該選択されたタスクが提示する情報を選択する情報選択ステップと、
   を有することを特徴とする情報共有方法。

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