JP2006197444A - 画像形成装置 - Google Patents
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Abstract
【課題】 サービスレポート作成時の誤記や入力ミスを低減し、かつカスタマーエンジニアの負担を軽減する。
【解決手段】 画像データを印刷出力する画像形成手段と、保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶し、保守作業の実施に伴って入力される情報を記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成部115とを備えた画像形成装置であり、サービスレポート作成部115により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを画像形成手段により印刷出力する。また、通信制御部116により、このサービスレポートの内容を表す電子データを、ネットワーク300を介して接続されたホストコンピュータ201に送信する。
【選択図】 図3
【解決手段】 画像データを印刷出力する画像形成手段と、保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶し、保守作業の実施に伴って入力される情報を記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成部115とを備えた画像形成装置であり、サービスレポート作成部115により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを画像形成手段により印刷出力する。また、通信制御部116により、このサービスレポートの内容を表す電子データを、ネットワーク300を介して接続されたホストコンピュータ201に送信する。
【選択図】 図3
Description
本発明は、画像形成装置に関し、特に保守サービスにおけるエンジニアの負担を軽減する機能を備えた装置に関する。
画像形成装置に対しては、一般に、カスタマーエンジニアがお客様を訪問して故障を修理したり、定期点検を行ったりする保守サービスが行われている。通常、カスタマーエンジニアによるこのような保守サービスが行われた場合、サービス内容を記録したサービスレポートが作成される。このサービスレポートには、訪問日、訪問時間、訪問したカスタマーエンジニアの名前と社員番号、保守をした画像形成装置の機種名と号機、訪問理由、故障現象、故障原因、処置内容、交換部品名と部品番号等のフィールド情報が記載される。
従来、サービスレポートは、数枚がセットになったノンカーボン紙等の複写用紙に、カスタマーエンジニアが手書きで記入することが一般的であった。記入されたサービスレポートは、例えば、1枚がサービス拠点で控えとして保管される。そして、別の1枚がサービスデータセンターに送られて、記入されているフィールド情報がデータベースに入力され、蓄積される。また、サービスレポートの1枚を、保守作業が終了したときにお客様に対する保守内容の報告に使用されることもあった。
さて、このように、カスタマーエンジニアがサービスレポートを手書きで記入する場合、記入の際に誤記の発生を完全に排除することができない。また、サービスデータセンターにおいてサービスレポートの内容がデータベースに入力される際にも、オペレータがキーボード等の入力デバイスを用いてフィールド情報を入力する際に入力ミスが生じたり、手書きのサービスレポートをOCR(Optical Character Reader)で読み取る際に誤認識が生じたりする可能性があった。これらの誤記や入力ミスによってフィールド情報の正確さが低下すると、交換部品の在庫計画を適切に行うことが困難になるという問題があった。また、フィールド情報に基づいて進められる、画像形成装置の信頼性改善活動や次機種開発活動にも悪影響を与えてしまうという問題があった。
さらに、カスタマーエンジニアがサービスレポートを手書きで記入する場合、カスタマーエンジニアは、保守サービスの作業(以下、保守作業)に加え、ある程度の時間を要して煩雑なサービスレポートの記入を行わなければならない。したがって、手書きによる入力は、カスタマーエンジニアによる業務効率の向上の観点からも好ましくない。
従来、カスタマーエンジニアによるサービスレポートの記入作業の負担を軽減する手段として、保守対象である機器(保守用機器)から情報を収集しサービスレポートを作成する装置が提案されている(例えば特許文献1参照)。この装置は、保守用機器から情報を取り込み、この情報と装置内に保持されている基本情報とに基づいてサービスレポート(保守伝票)を自動作成する。
上述したように、画像形成装置に対する保守サービスが行われた際に作成されるサービスレポートをカスタマーエンジニアが手書きにより記入すると、記入時やデータベースへの入力時に誤記や入力ミスが発生する可能性があった。また、カスタマーエンジニアに対してサービスレポートを記入する負担を課すことは、カスタマーエンジニアの業務効率を向上する上で障害となっていた。
一方、特許文献1に記載されたような支援装置を用いる場合、サービスレポート(保守伝票)は自動作成されるので、手書きによる記入作業は不要となる。しかし、支援装置を保守用機器に接続したり、支援装置の電源を入れてアプリケーションを起動させたりする等、別の繁雑な作業が要求されることとなる。また、カスタマーエンジニアが保守サービスのためにお客様を訪問する際に支援装置を携帯する場合、カスタマーエンジニアに対してさらなる負担を強いることとなってしまう。
支援装置をサービス拠点に設置しておき、カスタマーエンジニアがサービス拠点に戻ってから保守用機器の情報を支援装置に入力してサービスレポートを作成することも考えられる。しかし、この場合、保守作業を行った現場で作業後直ちにサービスレポートを作成することができない。ネットワークを介して保守用機器から収集された情報を支援装置に送信しサービスレポートを作成する方法も考えられるが、この場合も、カスタマーエンジニアがサービス拠点に戻ってからでなければ、サービスレポートの内容を確認することができない。いずれにしても、支援装置をサービス拠点に設置するシステム形態では、保守作業後直ちにサービスレポートの内容を確認することができず、またサービスレポートを印刷出力してお客様に差し上げ、保守内容の報告に使用することもできない。
本発明は、以上のような技術的課題を解決するためになされたものであって、その目的は、サービスレポート作成時の誤記や入力ミスを低減し、かつカスタマーエンジニアの負担を軽減することにある。
かかる目的のもと、本発明は、画像データを印刷出力する画像形成手段と、保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶した記憶手段と、保守作業の実施に伴う入力情報を記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成支援手段とを備えた画像形成装置として実現される。この画像形成装置は、サービスレポート作成支援手段により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを画像形成手段により印刷出力することができる。また、この画像形成装置は、通信制御手段により、このサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信することができる。
また、より好ましくは、このサービスレポート作成支援手段は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業の開始時刻、終了時刻、所要時間といった時間情報をサービスレポートに記入する。さらに好ましくは、この画像形成装置は、サービスレポート作成支援手段として、所定のメディアからユーザのID情報を読み取る読み取り装置、画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている識別情報を読み取る読み取り装置を備える構成とすることができる。さらにまた、このサービスレポート作成支援手段として、サービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を表示装置に表示させこの入力画面に基づいてなされた入力デバイスの操作を受け付けるユーザインターフェイス制御部を備える構成とすることができる。
また、上記の目的を達成する他の本発明は、画像データを印刷出力する画像形成部と、表示装置と入力デバイスとを備えて対話的に情報を入力するための入出力部と、保守作業の内容を記録するサービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を表示装置に表示させ、入力デバイスからの入力を受け付けてサービスレポートの作成に用いられる情報を取得するユーザインターフェイス制御部と、このユーザインターフェイス制御部により取得された情報に基づき、サービスレポートの項目ごとに該当するデータを記入してサービスレポートを作成するサービスレポート作成部とを備えた画像形成装置としても実現される。この画像形成装置は、サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートを画像形成部により印刷出力することができる。また、この画像形成装置は、通信制御部により、サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートの電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信することができる。
この画像形成装置において、サービスレポート作成部は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業に関する時間情報をサービスレポートに記入することができる。また、画像形成装置に所定のメディアからユーザのID情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、サービスレポート作成部が、読み取り装置により読み取られたID情報をサービスレポートに記入することができる。さらにまた、画像形成装置に、画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている識別情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、サービスレポート作成部が、読み取り装置により読み取られた識別情報に基づいて特定される保守対象の部品の情報をサービスレポートに記入することができる。
本発明によれば、保守作業の実施に伴って得られる各種の情報がサービスレポートの該当フィールドに自動的に記入される。そのため、カスタマーエンジニアの負担を大幅に軽減し、かつサービスレポート作成時の誤記や入力ミスを低減することができる。
また、このサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信してデータベースに登録することにより、サービスレポートの内容をデータベースに入力する際に生じる入力ミスを排除することができる。
また、このサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信してデータベースに登録することにより、サービスレポートの内容をデータベースに入力する際に生じる入力ミスを排除することができる。
以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための最良の形態(以下、実施形態)について詳細に説明する。
図1は、本実施形態による画像形成装置を概略的に示す図である。
本実施形態では、画像形成装置100として、装置が設置される客先へカスタマーエンジニアが訪問し定期点検や故障の修理を行うような装置を想定する。この画像形成装置100には、カスタマーエンジニアによる保守作業を支援するための各種の処理を実行する制御装置110が搭載される。また、画像形成装置100は、ユーザに対して情報を提供し、かつユーザからの入力を受け付けるためのディスプレイおよびキーボードやマウス等の入力デバイスを備えた入出力部120を有する。
本実施形態では、画像形成装置100として、装置が設置される客先へカスタマーエンジニアが訪問し定期点検や故障の修理を行うような装置を想定する。この画像形成装置100には、カスタマーエンジニアによる保守作業を支援するための各種の処理を実行する制御装置110が搭載される。また、画像形成装置100は、ユーザに対して情報を提供し、かつユーザからの入力を受け付けるためのディスプレイおよびキーボードやマウス等の入力デバイスを備えた入出力部120を有する。
本実施形態では、この制御装置110を含む画像形成装置100に搭載される各種の装置を用いて、保守作業の実施に伴う入力情報を予め用意されたサービスレポートのフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成支援手段を実現する。
図2は、本実施形態のサービスレポート作成支援手段を実現するためのハードウェア構成例を示す図である。
図2において、CPU(Central Processing Unit)101、ROM(Read Only Memory)102およびRAM(Random Access Memory)103は、図1の制御装置110を構成する。ROM102は不揮発性の記憶手段であり、CPU101を制御するプログラムが格納される。またROM102には、サービスレポートのフォームが格納される。RAM103は揮発性の記憶手段であり、プログラム制御されたCPU101により実現されるサービスレポート作成支援手段の処理の過程で得られる各データが格納される。また、図2において、ディスプレイ104および入力デバイス105は、図1の入出力部120を構成する。カードリーダ130、バーコードリーダ140については後述する。ネットワークインターフェイス106は、インターネットその他のネットワークを介してサービスデータセンターに接続するために用いられる。
図2において、CPU(Central Processing Unit)101、ROM(Read Only Memory)102およびRAM(Random Access Memory)103は、図1の制御装置110を構成する。ROM102は不揮発性の記憶手段であり、CPU101を制御するプログラムが格納される。またROM102には、サービスレポートのフォームが格納される。RAM103は揮発性の記憶手段であり、プログラム制御されたCPU101により実現されるサービスレポート作成支援手段の処理の過程で得られる各データが格納される。また、図2において、ディスプレイ104および入力デバイス105は、図1の入出力部120を構成する。カードリーダ130、バーコードリーダ140については後述する。ネットワークインターフェイス106は、インターネットその他のネットワークを介してサービスデータセンターに接続するために用いられる。
図3は、画像形成装置100の機能構成を示す図である。
図3を参照すると、画像形成装置100は、上述したように制御装置110および入出力部120を備える他、カードリーダ130、バーコードリーダ140および保守対象システム150を備える。また、画像形成装置100は、図示しないネットワークインターフェイスによりネットワーク300を介してサービスデータセンター200に接続されている。
図3を参照すると、画像形成装置100は、上述したように制御装置110および入出力部120を備える他、カードリーダ130、バーコードリーダ140および保守対象システム150を備える。また、画像形成装置100は、図示しないネットワークインターフェイスによりネットワーク300を介してサービスデータセンター200に接続されている。
制御装置110は、図3に示すように、認証部111と、保守情報取得部112と、診断部113と、ユーザインターフェイス制御部114と、サービスレポート作成部115と、通信制御部116とを備える。また図3において、制御装置110の認証部111、保守情報取得部112、診断部113、ユーザインターフェイス制御部114およびサービスレポート作成部115と、入出力部120、カードリーダ130およびバーコードリーダ140とで、サービスレポート作成支援手段として機能する。
認証部111は、例えば図2のROM102に格納されたプログラムにより制御されるCPU101とRAM103等の記憶手段とで実現される。そして、カードリーダ130等を介して入力されるカスタマーエンジニアのID情報を受け付けて、ユーザ認証を行う。そして、認証の済んだID情報を保持する。
保守情報取得部112は、例えば図2のROM102に格納されたプログラムにより制御されるCPU101とRAM103等の記憶手段とで実現される。そして、バーコードリーダ140等を介して入力される保守情報を受け付けて保持する。ここで保守情報とは、保守サービスの対象に関する情報である。例えば、交換する部品の識別情報や調整内容を示す情報等である。
診断部113は、例えば図2のROM102に格納されたプログラムにより制御されるCPU101とRAM103等の記憶手段とで実現される。そして、保守対象システム150の状態や動作を監視し、故障や不具合(消耗品の交換や補充の必要性等)がないかを診断する。この診断部113としては、既存の画像形成装置に搭載される自己診断機能を用いることができる。
ユーザインターフェイス制御部114は、例えば図2のROM102に格納されたプログラムにより制御されるCPU101とRAM103等の記憶手段とで実現される。そして、入出力部120のディスプレイ104に動作や機能を選択するためのメニュー画面やサービスレポートを表示させたり、キーボード等の入力デバイス105からの入力を受け付けたりする。
サービスレポート作成部115は、例えば図2のROM102に格納されたプログラムにより制御されるCPU101とRAM103等の記憶手段とで実現される。そして、予めROM等の不揮発性記憶手段に格納されたサービスレポートのフォーマットに必要な情報を登録することにより、サービスレポートを作成する。ここで、必要な情報とは、上記認証部111および保守情報取得部112に保持された情報およびユーザインターフェイス制御部114により取得された情報である。
通信制御部116は、例えば図2のROM102に格納されたプログラムにより制御されるCPU101とRAM103等の記憶手段とで実現される。そして、画像形成装置100に搭載されたネットワークインターフェイス106を制御し、サービスレポート作成部115により作成されたサービスレポートの電子データを、ネットワーク300を介してサービスデータセンター200に送信する。
入出力部120は、上述したように、例えば図2のディスプレイ104および入力デバイス105を備えたコンソールである。ディスプレイ104と入力デバイス105とを兼ねるタッチパネルによって構成することもできる。入出力部120は、ユーザインターフェイス制御部114の制御下で、メニュー画面を表示してユーザ(カスタマーエンジニア)による選択操作を受け付けたり、保守作業に要する情報の入力を受け付けたりする。これにより、ユーザは対話的な操作によってサービスレポートの作成に要する情報を入力することができる。
カードリーダ130は、ユーザのIDカードからID情報を読み取る読み取り装置であり、読み取ったID情報を制御装置110の認証部111に送信する。カードリーダ130としては、ユーザのIDカードにおけるID情報の記録方式にしたがって、磁気リーダや光学式のリーダ等が適宜用いられる。これにより、ユーザはサービスレポートの作成に必要なID情報を半自動的に入力することができる。なお、ユーザのID情報は、入出力部120のキーボード等からでも入力可能である。したがって、カードリーダ130は必須の構成要素ではない。
バーコードリーダ140は、画像形成装置100の部品やそのパッケージに付されているバーコードを読み取り装置であり、読み取った部品の識別情報を制御装置110の保守情報取得部112に送信する。これにより、ユーザはサービスレポートの作成に必要な保守対象に関する情報を半自動的に入力することができる。なお、本実施形態では、保守サービスの対象(交換や調整を要する部品等)の識別情報を、その対象に予め付されたバーコードを読み取ることで入力することとしているが、識別情報の入力方法はバーコードによる方式に限定されないことは言うまでもない。例えば、製品番号等、バーコード以外の種々の印刷情報を光学的に読み取るようにしても良い。また、磁気的な手段で識別情報を記録したり、ICタグに識別情報を記録して各部品に貼り付けたりすることもできる。この場合は、磁気リーダやICタグ用のリーダが画像形成装置100に設けられることとなる。さらに、上述したID情報と同様に、入出力部120のキーボード等を用いて識別情報を入力することも可能である。したがって、バーコード以外の方法で識別情報を入力する場合には、バーコードリーダ140は必須の構成要素ではない。
保守対象システム150は、画像形成装置100における保守サービスの対象となる部分である。すなわち、画像形成装置100の本来の機能である画像形成手段を実現する、露光装置や現像装置、像担持体、転写体、定着装置、用紙をセットするトレイ、用紙を搬送する搬送装置、搬送装置を駆動する駆動ローラ等の種々の部品からなる。上述したように、バーコードによって保守サービスの対象の識別情報を入力する態様では、保守システム150の各構成部品にはバーコードが付されている。なお、保守対象システム150の具体的な構成は、各画像形成装置100の機種やオプション装備の有無等により異なる。
図4は、上記のように構成された画像形成装置100における保守作業時の支援動作を説明するフローチャートである。
ここでは、画像形成装置100が画質不良になり、カスタマーエンジニアがお客様を訪問して故障を修復する場合を例として動作を説明する。
ここでは、画像形成装置100が画質不良になり、カスタマーエンジニアがお客様を訪問して故障を修復する場合を例として動作を説明する。
図4に示すように、カスタマーエンジニアは、保守作業を行う場合、まず画像形成装置100を操作して動作状態を保守作業モードに移行させる(ステップ401)。これにより、入出力部120のディスプレイには、図5に示すような、保守作業用のメニュー画面が表示される。図5に例示したメニュー画面には、「修復完了」、「サービスレポート参照」、「保守作業終了」の3つのオブジェクト(メニューボタン)が表示されており、マウス等のポインティングデバイスやカーソルキーで(入出力部120がタッチパネルである場合にはカスタマーエンジニアが指で触れて)所望のボタンを選択することにより、各メニューの動作が実行されることとなる。
次に、カスタマーエンジニアは、画像形成装置100のカードリーダ130を用いて自身のIDカードの情報を読み取らせる。すると、制御装置110の認証部111が、得られたID情報に基づいてユーザ認証を行い、カスタマーエンジニアの名前および社員番号を記憶する(ステップ402)。また、認証部111は、画像形成装置100に内蔵された時計機能から時刻データを取得し、保守作業開始時刻として記憶する。
故障現象が画質不良であるので、カスタマーエンジニアは、テスト用の画像をプリントアウトして画質不良の状態を確認する。そして、例えば感光体ベルトの異常が画質不良の原因であると判断し、感光体ベルトを交換することにする。カスタマーエンジニアは、画像形成装置100のバーコードリーダ140を用いて、交換する部品(この場合は感光体ベルト)あるいはそのパッケージ等に付されているバーコードを読み取らせる。すると、制御装置110の保守情報取得部112が、バーコードを読み取って得られた感光体ベルトの識別情報を認識し、この感光体ベルトを保守対象(交換対象)として記憶する(ステップ403)。
カスタマーエンジニアは、実際に感光体ベルトを交換し、交換後の初期調整を行った後、テストプリントを行って、画質不良が直っているかどうかを確認する。画質不良が改善されていなければ、さらに他の原因を探して作業を行うこととなるが、ここでは感光体ベルトの交換によって画質不良が直ったものとする。なお、上記ステップ403のバーコードの読み取りと、実際の作業(交換や調整等)とは、どちらを先に行ってもかまわない。部品によっては設置位置などの影響を受けて、交換前あるいは交換後でなければバーコードの読み取りを行い難い物もあるため、故障の種類等に応じて作業効率を考慮して行えば良い。
次に、カスタマーエンジニアは、入出力部120のディスプレイに表示されたメニュー画面で「修復完了」を選択する。すると、制御装置110のユーザインターフェイス制御部114が、入出力部120の表示画面を、図6に示すような、サービスレポートを作成するためのデータ入力用の画面に切り換える(ステップ404)。図6に例示した入力画面には、訪問理由、故障現象、故障原因、処置内容の各項目に関して選択肢が表示されている。カスタマーエンジニアは、入力画面に表示された選択肢の中から今回の保守サービスの内容に該当するものを選択して入力(マウスクリックやタッチパネルへのタッチ等)する(ステップ405)。なお、ユーザインターフェイス制御部114は、診断部113による画像形成装置100の各機能に対する診断の結果に基づき選択肢を絞り込んだ入力画面を作成し、入出力部120に表示させることができる。また、絞り込まれた選択肢の中に該当するものがない場合、図6のボタンオブジェクト601を選択して、他の選択肢も表示させることができる。
データ入力が終わると、次にカスタマーエンジニアは、メニュー画面に戻って「サービスレポート参照」を選択する。すると、制御装置110のサービスレポート作成部115が、認証部111に記憶されたカスタマーエンジニアのID情報、保守情報取得部112に記憶された保守対象の情報およびステップ405で入力された情報に基づいてサービスレポートを作成する(ステップ406)。そして、ユーザインターフェイス制御部114が、入出力部120の表示画面を、図7に示すような、サービスレポートの参照画面に切り換える(ステップ407)。図7に例示した参照画面によれば、サービスレポートには、「機種コード」等の画像形成装置100に関する情報、「社員番号」等のカスタマーエンジニアに関する情報が記入されている。また、「訪問年月日」や「開始時刻」等の保守作業に関する時間情報、「目的コード」や「使用部品・サービス預託消耗品・Vコード」、「故障現象」、「原因」、「処置」といった保守作業の内容に関する情報も記入されている。なお、図7の例では、「終了時刻」および「所要時間」にも数値が記入されているが、カスタマーエンジニアが入出力部120で確認する時点ではまだ保守作業は終了していないので、実際には数値は記入されていない。
カスタマーエンジニアは、入出力部120のディスプレイに表示されたサービスレポートの内容を確認し、必要があれば、入出力部120の入力デバイス(キーボードやマウス等)を用いてサービスレポートの内容を修正することができる。また、図7のサービスレポートにおける備考欄に付記的事項を書き込むこともできる。
サービスレポートの確認を終えた後、カスタマーエンジニアは、メニュー画面に戻って「保守作業終了」を選択する。すると、制御装置110のサービスレポート作成部115は、画像形成装置100に内蔵された時計機能から時刻データを取得し、サービスレポートの「終了時刻」に記入する。また、「終了時刻」と「開始時刻」との差分から保守作業に要した時間を計算し、「所要時間」に記入する(ステップ408)。
そして、通信制御部116が、「終了時刻」および「所要時間」まで記入されたサービスレポートの電子データをサービスレポート作成部115から取得し、ネットワーク300を介してサービスデータセンター200のホストコンピュータ201に伝送する。サービスデータセンター200のホストコンピュータ201は、受信したサービスレポートをデータベースに登録する。また、制御装置110は、画像形成装置100自身の印刷機能を制御して、サービスレポートをプリントアウト(印刷出力)する(ステップ409)。
なお、カスタマーエンジニアは、サービスレポートの出力(サービスデータセンター200への伝送およびプリントアウト)に先立って、再度入出力部120にサービスレポートを表示させ、記入された「終了時刻」および「所要時間」を確認することができる。また、サービスレポートは、通常、2部プリントアウトされる。そして、1部はお客様への保守内容の報告に用いられ、他の1部は画像形成装置100に備え付けられているファイルに綴じて管理情報とする。サービス拠点では、サービスデータセンター200のデータベースに登録されているサービスレポートを参照することができるので、カスタマーエンジニアがサービスレポートの控えをプリントアウトして持ち帰る必要はない。
以上のように、本実施形態によれば、サービスレポートの作成に要する情報を、入出力部120に表示される画面を用いた対話的な操作で入力し、画像形成装置100自身のプリント機能によりプリントアウトするため、手書きの場合における誤記の発生を大幅に減少させることができる。特に、時間情報は画像形成装置100に内蔵された時計機能から自動的に取得することができ、カスタマーエンジニアのID情報や保守対象の情報はカードリーダ130やバーコードリーダ140で読み取ることができるため、入出力部120による入力さえも行う必要がない。したがって、これらの情報については、さらに一層、入力ミスの発生を抑えることができる。
また、本実施形態によれば、作成されたサービスレポートが、ネットワーク300を介してサービスデータセンター200に送信され、データベースに登録されるため、手書きされたサービスレポートをデータベースに入力する作業を別途に行う必要がない。したがって、データ入力に要する煩雑な手間を省略することができ、さらにデータ入力の際の入力ミスを排除することができる。
なお、画像形成装置100がネットワーク300に接続されていない場合は、サービスレポートをサービスデータセンター200に送信することができない。この場合、サービスレポートをもう1部プリントアウトしてカスタマーエンジニアが持ち帰り、サービスデータセンターにおいてデータベースに入力されることとなる。しかしこの場合でも、画像形成装置100自身によって作成されプリントアウトされたサービスレポートに基づいてデータ入力が行われるため、手書きされたサービスレポートに基づいてデータ入力が行われる場合に比べて文字が読み易く、入力ミスが減少することが期待される。
また、上述したように本実施形態は、サービスレポート作成支援手段における入力手段として、カードリーダ130および認証部111、バーコードリーダ140および保守情報取得部112、入出力部120および制御装置110のユーザインターフェイス制御部114の3種類を備えることとした。また、保守作業に関する時間情報を画像形成装置100に内蔵された時計から取得するようにした。これにより、カスタマーエンジニアのID情報や保守対象の識別情報、故障現象等、サービスレポートに記入されるべき情報が、カスタマーエンジニアの手書きによらずに記入される。しかし、サービスレポートの作成を支援するという観点からは、必ずしもこれら全ての入力手段を備える必要はない。
例えば、ID情報や保守対象の識別情報、時間情報等の画像形成装置100が機械的に取得可能な情報のみを本実施形態に示した入力手段で記入し、故障現象や備考等のテキスト情報はプリントアウトされたサービスレポートに手書きで記入することも可能である。このような態様でも、少なくとも本実施形態の入力手段で記入された情報に関しては、誤記や入力ミスの発生を削減することができる。特に、サービスレポートが図7に示したような詳細な内容を記述するものではなく、保守作業を行ったカスタマーエンジニアと保守対象の部品を特定する情報のみを記載する程度の簡易な形式のものである場合、対話的な入力手段を提供する入出力部120およびユーザインターフェイス制御部114は不要となる。
以上のように、本実施形態は、上述した構成のみに限定されるものではなく、本発明の範囲内で実施態様に即した適宜の構成を取り得るものである。
100…画像形成装置、101…CPU(Central Processing Unit)、102…ROM(Read Only Memory)、103…RAM(Random Access Memory)、104…ディスプレイ、105…入力デバイス、106…ネットワークインターフェイス、110…制御装置、111…認証部、112…保守情報取得部、113…診断部、114…ユーザインターフェイス制御部、115…サービスレポート作成部、116…通信制御部、120…入出力部、130…カードリーダ、140…バーコードリーダ、150…保守対象システム、200…サービスデータセンター、201…ホストコンピュータ、300…ネットワーク
Claims (12)
- 画像データを印刷出力する画像形成手段と、
保守作業の内容を記録するサービスレポートのフォームを記憶した記憶手段と、
保守作業の実施に伴う入力情報を前記記憶手段に記憶されたフォームの該当する項目に記入するサービスレポート作成支援手段とを備え、
前記サービスレポート作成支援手段により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートを前記画像形成手段により印刷出力することを特徴とする画像形成装置。 - 前記サービスレポート作成支援手段は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業に関する時間情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
- 前記サービスレポート作成支援手段として、所定のメディアからユーザのID情報を読み取る読み取り装置を備えることを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
- 前記サービスレポート作成支援手段として、画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている当該部品の識別情報を読み取る読み取り装置を備えることを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
- 前記サービスレポート作成支援手段として、サービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を表示装置に表示させ当該入力画面に基づいてなされた入力デバイスの操作を受け付けるユーザインターフェイス制御部を備えることを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
- 前記サービスレポート作成支援手段により所定の項目に情報が記入されたサービスレポートの内容を表す電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信するための通信制御手段をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
- 画像データを印刷出力する画像形成部と、
表示装置と入力デバイスとを備えて対話的に情報を入力するための入出力部と、
保守作業の内容を記録するサービスレポートの作成に用いられる情報を入力するための入力画面を前記表示装置に表示させ、前記入力デバイスからの入力を受け付けて当該サービスレポートの作成に用いられる情報を取得するユーザインターフェイス制御部と、
前記ユーザインターフェイス制御部により取得された情報に基づき、サービスレポートの項目ごとに該当するデータを記入してサービスレポートを作成するサービスレポート作成部とを備え、
前記サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートを前記画像形成部により印刷出力することを特徴とする画像形成装置。 - 前記サービスレポート作成部は、画像形成装置に内蔵された時計から所定のタイミングで取得された時刻に基づき、保守作業に関する時間情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項7に記載の画像形成装置。
- 所定のメディアからユーザのID情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、
前記サービスレポート作成部は、前記読み取り装置により読み取られたID情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項7に記載の画像形成装置。 - 画像形成装置の部品またはそのパッケージに付されている当該部品の識別情報を読み取る読み取り装置をさらに備え、
前記サービスレポート作成部は、前記読み取り装置により読み取られた識別情報に基づいて特定される保守対象の部品の情報をサービスレポートに記入することを特徴とする請求項7に記載の画像形成装置。 - 前記サービスレポート作成部により作成されたサービスレポートの電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信する通信制御部をさらに備えることを特徴とする請求項7に記載の画像形成装置。
- 画像データを用紙に印刷出力する画像形成装置であって、
保守作業の内容を記録するサービスレポートに保守作業が実施されることによって得られる情報を記入してサービスレポートを作成するサービスレポート作成手段と、
前記サービスレポート作成手段により作成されたサービスレポートの電子データを、コンピュータネットワークを介して接続されたホストコンピュータに送信する通信制御手段と
を備えることを特徴とする画像形成装置。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2005008743A JP2006197444A (ja) | 2005-01-17 | 2005-01-17 | 画像形成装置 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2005008743A JP2006197444A (ja) | 2005-01-17 | 2005-01-17 | 画像形成装置 |
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Publication Number | Publication Date |
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JP2006197444A true JP2006197444A (ja) | 2006-07-27 |
Family
ID=36803126
Family Applications (1)
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JP2005008743A Pending JP2006197444A (ja) | 2005-01-17 | 2005-01-17 | 画像形成装置 |
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Country | Link |
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JP (1) | JP2006197444A (ja) |
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2013114194A (ja) * | 2011-11-30 | 2013-06-10 | Oki Data Corp | 情報処理装置及び制御プログラム |
-
2005
- 2005-01-17 JP JP2005008743A patent/JP2006197444A/ja active Pending
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JP2013114194A (ja) * | 2011-11-30 | 2013-06-10 | Oki Data Corp | 情報処理装置及び制御プログラム |
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