JP2006173884A - 定型フォーム印刷および処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 処理手続き者が所定用紙の処理手続き方法を認識している必要があるか、あるいは、処理手続き方法を用紙に記載している場合でも、予め所定の用紙を用意している場合などは、その処理方法が変更になった場合、印刷し直す必要がある。
【解決手段】 所定用紙がフォーム登録されているデジタル複写機で所定用紙を印刷した場合に、処理手続き者が確実に所定の処理手続きを行うことで解決することが可能となる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、定型フォーム印刷および処理装置に関するものである。

従来、事務処理などの所定の手続きにおいて、一連の手続きが完全に電子化されておらず、処理手続き者が紙で記入および処理申請する場合、予め用意されている所定の用紙に記入、あるいは、所定用紙がフォームとして登録されている複写機においてそのフォームを印刷して記入、その後、所定の部署あるいは担当者宛てに社内便で郵送するなど、指定されている提出方法に応じて処理手続き者が手続きを行っていた。
特開２００３−８７４８４号公報

しかし上記従来例では、処理手続き者が所定用紙の処理手続き方法を認識している必要があるか、あるいは、処理手続き方法を用紙に記載している場合でも、予め所定の用紙を用意している場合などは、その処理方法が変更になった場合、印刷し直す必要がある。また、処理方法が所定用紙に記載されていたとしても、処理手続き者が間違いをした場合、事務処理手続きが増大するという欠点があった。そこで、本発明では、所定用紙がフォーム登録されているデジタル複写機で所定用紙を印刷した場合に、処理手続き者が確実に所定の処理手続きを行うことができるようにすることが課題である。

上記問題を解決するために、本発明は、プリンタドライバとデジタル複写機が通信媒体で接続されたプリントシステムにおいて、前記プリンタドライバは、文書を前記デジタル複写機で印刷するか定型フォームとして印刷ジョブを登録するかを選択する出力方法選択手段と、定型フォームとして印刷ジョブを登録する場合、登録フォームの処理方法を選択する登録フォーム処理方法選択手段と、登録フォームの処理方法に応じたオプションを選択する登録フォーム処理方法オプション指定手段と、前記出力方法選択手段、登録フォーム処理方法選択手段、登録フォーム処理方法オプション指定手段により、選択あるいは指定された内容を印刷ジョブの印刷属性として出力する印刷属性出力手段を有し、前記デジタル複写機は、印刷ジョブ保存手段と、保存されている印刷ジョブの一覧を表示する印刷ジョブ表示手段と、ユーザが選択した印刷ジョブを印刷する印刷ジョブ印刷手段と、印刷ジョブを印刷する際に印刷属性に指定されているフォーム処理方法および処理方法に応じたオプションを識別コードとして印刷出力の所定の位置に印刷する識別コード印刷手段と、定型フォームをスキャナでスキャンする定型フォームスキャン手段、定型フォームの所定の位置に印刷されている識別コードを認識する識別コード認識手段と、前記識別コード認識手段により認識した処理方法と処理方法に応じたオプションをもとにスキャンした画像の処理を行うスキャン画像処理手段を有することを特徴とする。

所定用紙がフォーム登録されているデジタル複写機で所定用紙を印刷した場合に、処理手続き者が確実に所定の処理手続きを行うことができる。

図１から図１５は本発明の実施例をもっともよく表す図面であり、これらの図により説明を行う。

図１は本実施例で説明する全体の流れ図を示したものである。本実施例では、定型フォームとして、交通費清算申請書をデジタル複写機にフォーム登録し、申請者がその定型フォームを印刷、記入したあと、処理手続きする例をとる。なお、この申請書は申請者の記入後、スキャンした画像を所定の電子メールアドレスに添付ファイルとして送信することとする。

また、本実施例で説明するシステム構成の一例は図２に示すものであり、２０１はコンピュータネットワーク、２０２および２０３はユーザがドキュメントを印刷するクライアントコンピュータ、２０４はネットワークに接続されたデジタル複写機である。

次に、図１の流れ図に示す各ステップに沿って実施例を説明する。

まず、Ｓ１０１において、交通費清算申請のための申請書のフォームを、クライアントコンピュータ（２０２，２０３）上の任意のアプリケーションを用いて作成する。図３はアプリケーションで作成した交通費清算申請書の一例であり、この申請書において、申請者は、外出日、交通機関の利用経路、精算額および申請者名を記入することとする。

次にＳ１０２において、作成した申請書（３０１）をデジタル複写機（２０４）に定型フォームとして登録する。定型フォームとして登録するには、アプリケーションからプリンタドライバを呼び出し、オプションを設定後、通常の印刷指示と同じ手続きを取る。

図４から図８は、本実施例で使用するプリンタドライバのユーザインターフェースであり、図４はプリンタドライバのＭａｉｎ設定シートであり、図５は定型フォームの処理方法詳細設定ダイアログ、図６はプリンタドライバのＦｉｎｉｓｈｉｎｇ設定シート、図７はプリンタドライバのＰａｐｅｒ Ｓｏｕｒｃｅ設定シート、図８は、プリンタドライバのＱｕａｌｉｔｙ設定シートである。

アプリケーションで作成した申請書（３０１）をデジタル複写機（２０４）に定型フォームとして登録するために、プリンタドライバのＭａｉｎシート（４０２）で出力先として“Ｒｅｇｉｓｔｅｒ ａｓ ａ Ｆｏｒｍ”を選択する。通常に印刷する場合は、“Ｐｒｉｎｔ”を選択しておけばデジタル複写機から印刷出力されるが、この“Ｒｅｇｉｓｔｅｒ ａｓ ａ Ｆｏｒｍ”を選択することにより、デジタル複写機に送信された印刷ジョブは、デジタル複写機内に定型フォームとして登録されることとなる。

続いて、この交通費清算申請書の処理方法を処理方法詳細設定ダイアログにて設定を行う。図５の５０１は定型フォームを登録する際にその定型フォームの処理方法を選択するダイアログである。定型フォーム処理方法設定ダイアログ（５０１）において、５０８において、登録する際の定型フォームの名称を設定することができる。これはデジタル複写機（２０４）において、フォームの一覧を表示させた場合にこの名称が表示されることとなる。次に、このフォームの処理方法を、５０２において電子メールで定型フォームをスキャンした画像を所定のアドレスに送信するかどうか、また、送信する場合５０３においてその送信先アドレスを設定する。５０４において、定型フォームをスキャンした画像をＦＡＸ送信するかどうか、また、ＦＡＸ送信する場合５０５において送信先のＦＡＸ番号を設定する。５０６において、定型フォームをスキャンした画像をデジタル複写機（２０４）内の文書保存ＢＯＸに格納するかどうか、また格納する場合に５０７において、その格納先ＢＯＸ番号を設定する。本実施例では、この定型フォームの処理方法は、定型フォームのスキャン画像は所定のアドレスに添付ファイルとして電子メールで送信することとする。また所定のアドレスは、ｘｘｘ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐとする。この設定を行うために、５０２の電子メールで送信することを指定するチェックボックスをＯＮに設定、また５０３の電子メールアドレス入力欄にはｘｘｘ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐを入力する。さらにこの定型フォーム名を５０８の定型フォーム名入力コントロールに「交通費清算申請書」と入力する。この手順で、この定型フォームの処理方法の設定が完了したため、設定を保存してダイアログを閉じるために５０９のＯＫボタンを押下する。

これまでの手続きで、アプリケーションで作成した交通費清算申請書（３０１）を定型フォームとしてデジタル複写機（２０４）に登録する準備ができたため、プリンタドライバにて登録を指示する。登録指示は、通常の印刷と同じようにＭａｉｎシートの４０４のＯＫボタンを押下する。

次にＳ１０３において、プリンタドライバは定型フォームとして登録する印刷ジョブを生成する。印刷ジョブを通常印刷とするか、定型フォームとして登録するかはジョブの属性として設定する。図９は定型フォーム登録に関連するジョブ属性設定の一例を示したものである。なお、他のジョブ属性や印刷データは本実施例とは直接関係がないため提示していない。本実施例で使用するジョブ属性の記述方法は、「％％キーワード：値」というフォーマットを採用している。まず９０１では、この印刷ジョブを印刷出力するかの設定を記述している。キーワードはＤｅｓｔｉｎａｔｉｏｎＰｒｉｎｔであり、設定値はＯＮあるいはＯＦＦである。本実施例では、作成した交通費清算申請書を定型フォームとして登録、印刷は行わないため、この設定はＯＦＦとなっている。９０２では、電子メール送信するかどうかの記述を行う。本実施例では電子メール送信を行うため、この設定値はＯＮとなっている。なお、電子メール送信するため、あて先の電子メールアドレスを９０３の行に設定する。ここでは、ｘｘｘ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐが設定されている。９０４ではＦＡＸ送信するかどうかの設定が記述されるが、ＦＡＸ送信は行わないため設定値はＯＦＦとなっている。またＦＡＸ送信を行わないため、次の９０５のＦＡＸ送信先番号の設定の設定値は記述がない。９０６ではデジタル複写機（２０４）のＢＯＸに保存するかどうかの設定が記述されるが、ＢＯＸ保存は行わないためＯＦＦとなっている。また、ＢＯＸ保存を行わないため、９０７のＢＯＸ保存先番号の設定値は記述がない。９０８では、定型フォームとして登録する際のフォーム名称が記述され、ここでは「交通費清算申請書」が設定されている。

このように定型フォームの設定属性を含む、印刷属性および印刷データがデジタル複写機（２０４）に送信される。

続いて、Ｓ１０４において、受信した印刷データの処理を行う。デジタル複写機（２０４）はこれまでの手続きで生成された印刷ジョブを受信する。印刷ジョブの属性として、図９のジョブ属性を受信する。これらの印刷属性から、この印刷ジョブは通常の印刷出力を行うのではなく、定型フォームとして登録することとなる。なお、定型フォームとして登録する際、印刷データは画像として登録することとする。なお、画像として登録する際、この定型フォームの処理方法の識別コードをその画像に埋め込む。本実施例では、処理方法のフォーマットを定め、そのフォーマットに基づいた処理方法の情報を２次元バーコードとして定型フォームとして登録する画像の右下隅に付加するものとする。

図１０は２次元バーコードして付加する情報のフォーマットを示したものである。このフォーマットは、設定情報をコロンで区切り、設定情報をテキストで記述するものとする。設定のＯＮ／ＯＦＦは、“ＯＮ”、“ＯＦＦ”として記述、各設定項目の詳細パラメータは、ダイアログ（５０１）で設定された記述をそのまま設定するものとする。このフォーマットは、はじめのフィールドが、電子メールで送信するかどうかの設定、続いて、送信する場合の電子メールアドレス、次にＦＡＸ送信するかどうかの設定、ＦＡＸ送信する場合送信先のＦＡＸ番号、さらに、ＢＯＸ保存するかどうかの設定、ＢＯＸ保存する場合のＢＯＸ番号となっている。

図１１は本実施例で設定した内容の、設定情報とそれに対応する２次元バーコードを示したものであり、１１０１は設定情報、１１０２は２次元バーコードである。１１０１では、電子メール送信がＯＮ、電子メール送信先のアドレスがｘｘｘ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ、続いて、ＦＡＸ送信がＯＦＦ、ＢＯＸ保存がＯＦＦとなっている。なお、ＯＦＦ設定については詳細パラメータは必要ないため、ＦＡＸ送信先番号およびＢＯＸ保存先番号は記述がない。１１０２はこの情報、すなわち１１０１の文字列を２次元バーコードにしたものである。デジタル複写機（２０４）は作成したフォーム（３０１）の画像をフォームとして登録する際、この２次元バーコード（１１０２）を画像の右下隅に付加する。図１３は２次元バーコードを付加したフォームの画像であり、１３０２に２次元バーコードが付加されている。

次に、Ｓ１０５において、交通費の清算申請者は、デジタル複写機（２０４）から登録されている、交通費清算申請書を印刷する。図１２はデジタル複写機（２０４）の操作パネルにおいて、登録されている定型フォームを選択および印刷を行う画面である。図１２において、１２０２は登録されている定型フォームの名称を表示する欄である。この欄から、「交通費清算申請書」を選択する。次にこのフォームを印刷出力するため、１２０４の“Ｐｒｉｎｔ Ｓｅｌｅｃｔｅｄ Ｆｏｒｍ”を押下する。これにより、デジタル複写機（２０４）において、図１３に示す交通費清算申請書のフォーム（１３０１）が印刷される。

続いて、Ｓ１０６において、申請者は必要事項を記入する。図１４は申請者が記入したフォームを示したものであり、各項目に必要事項が記入されている。

続いて、Ｓ１０７において、申請者はこのフォームの手続き処理を行うために、デジタル複写機（２０４）にてこの用紙をスキャンする。図１５はデジタル複写機（２０４）の操作画面であり、１５０２は現在のコピー条件が表示される画面、１５０３はコピーの詳細設定画面を表示させるボタン、１５０４は定型フォームを読み込み、処理を行うボタンである。申請者は定型フォームの処理を行うため、デジタル複写機（２０４）の自動原稿送り装置あるいはプラテングラス上に申請書をセットして、定型フォーム読み込みボタン（１５０４）を押下する。この押下により、申請書がデジタル複写機（２０４）にスキャンされる。

次に、Ｓ１０８において、デジタル複写機（２０４）はスキャンした定型フォームを定型フォームの２次元バーコードに指示されている内容に沿って処理を行う。

スキャンした画像の２次元バーコード解析結果から、指定されている内容は、１１０１の内容であることがわかるため、デジタル複写機は、スキャンした画像（１４０１）を電子メールの添付ファイルとして、に送信する。

このようにして、申請者はその定型フォームの処理方法を意識することなく、処理を行うことが可能となる。

実施例の全体流れ図 ネットワークプリントシステム アプリケーションで作成した定型フォーム プリンタドライバのＭａｉｎ設定シート 定型フォームの処理方法詳細設定ダイアログ プリンタドライバのＦｉｎｉｓｈｉｎｇ設定シート プリンタドライバのＰａｐｅｒ Ｓｏｕｒｃｅ設定シート プリンタドライバのＱｕａｌｉｔｙ設定シート 印刷属性 定型フォーム処理情報のフォーマット 定型フォーム処理情報と２次元バーコード 定型フォーム一覧表示、印刷指定画面 ２次元バーコードが付加された定型フォーム 申請者が記入した定型フォーム 定型フォームスキャン指示画面

符号の説明

２０１ コンピュータネットワーク
２０２ クライアントコンピュータ
２０２ クライアントコンピュータ
２０４ デジタル複写機である。

Claims (5)

1. プリンタドライバとデジタル複写機が通信媒体で接続されたプリントシステムにおいて、
   前記プリンタドライバは、文書を前記デジタル複写機で印刷するか定型フォームとして印刷ジョブを登録するかを選択する出力方法選択手段と、定型フォームとして印刷ジョブを登録する場合、登録フォームの処理方法を選択する登録フォーム処理方法選択手段と、登録フォームの処理方法に応じたオプションを選択する登録フォーム処理方法オプション指定手段と、
   前記出力方法選択手段、登録フォーム処理方法選択手段、登録フォーム処理方法オプション指定手段により、選択あるいは指定された内容を印刷ジョブの印刷属性として出力する印刷属性出力手段を有し、
   前記デジタル複写機は、印刷ジョブ保存手段と、保存されている印刷ジョブの一覧を表示する印刷ジョブ表示手段と、ユーザが選択した印刷ジョブを印刷する印刷ジョブ印刷手段と、印刷ジョブを印刷する際に印刷属性に指定されているフォーム処理方法および処理方法に応じたオプションを識別コードとして印刷出力の所定の位置に印刷する識別コード印刷手段と、定型フォームをスキャナでスキャンする定型フォームスキャン手段、定型フォームの所定の位置に印刷されている識別コードを認識する識別コード認識手段と、
   前記識別コード認識手段により認識した処理方法と処理方法に応じたオプションをもとにスキャンした画像の処理を行うスキャン画像処理手段を有することを特徴とする定型フォーム印刷および処理装置。
2. 請求項１に記載の定型フォーム印刷および処理装置において、登録フォーム処理方法選択手段では、処理方法として、所定のアドレスにスキャン画像を電子メールに添付して送信が選択できること、また登録フォーム処理方法オプション指定手段では、電子メールの送信アドレスが指定できることを特徴とする定型フォーム印刷および処理装置。
3. 請求項１に記載の定型フォーム印刷および処理装置において、登録フォーム処理方法選択手段では、処理方法として、所定の印刷ジョブ保存手段にスキャン画像を保存が選択できること、また登録フォーム処理方法オプション指定手段では、保存する宛先が指定できることを特徴とする定型フォーム印刷および処理装置。
4. 請求項１に記載の定型フォーム印刷および処理装置において、登録フォーム処理方法選択手段では、処理方法として、所定の電話番号にスキャン画像をＦＡＸ送信が選択できること、また登録フォーム処理方法オプション指定手段では電話番号が指定できることを特徴とする定型フォーム印刷および処理装置。
5. 請求項１に記載の定型フォーム印刷および処理装置において、識別コード印刷手段は、フォーム処理方法および処理方法に応じたオプションを２次元バーコードとして印刷することを特徴とする定型フォーム印刷および処理装置。

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