JP2006072711A - 文書管理方法および装置 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者が忘れる虞がある単なる文書の名前等によらず、効率的に文書データを保存および検索利用を可能にする文書管理方法および装置を提供する。
【解決手段】コンピュータ等である端末１００にネットワークを介して行動履歴管理手段１１０を接続し、保存者の行動履歴情報と共に文書データを一体化して保存すると共にこの行動履歴情報一覧を表示して希望する文書データを検索可能にする。
【選択図】図１

Description

本発明は文書管理方法および装置に関し、特に行動履歴を保存および使用することにより効率的な文書の保存および検索等の文書管理を可能にする文書管理方法および装置に関する。

ワードプロセッサおよびその機能を有する（又はそのソフトウエアを内蔵する）パーソナルコンピュータ（ＰＣ）の普及により、今や文書の大半は電子的に作成され且つ管理される電子化文書である。また、紙に印刷された文書であっても、スキャナ等により電子的に読み取り、比較的簡単に電子化文書に変換可能である。斯かる電子的な文書作成および管理により、文書の作成、変更および保存等の管理を効率的に行うことが可能である。

電子的な文書管理に関する従来技術は、種々の文献に開示されている。スケジュール情報に関連した文書を容易に登録でき且つ検索時には所望の文書を容易に取り出し可能な文書管理システムおよび文書管理方法が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。また、イベント情報に関連付けて文書ファイルを管理し、文書ファイルの利用性を改善する文書管理装置が開示されている（例えば、特許文献２参照。）。

特開２０００−２３１５８６号公報（第４−５頁、図１−図３） 特開２００２−２４５０３５号公報（第４−５頁、第１図）

上述した特許文献２に示すの如き従来の文書管理装置の機能ブロック図を、図５に示す。この従来の文書管理装置１は、スケジュール管理機能部２、操作部３、カレンダ表示機能部４、イベント表示機能部５、イベント登録機能部６、ユーザチェック機能部７、ユーザ管理機能部８、文書一覧表示機能部９、文書登録機能部１０、スキャン部１１、文書蓄積部（又は文書蓄積機能部）１２、文書印刷機能部１３およびイベント通知機能部１４により構成される。

文書管理装置１を構成する各機能部の主要機能を説明する。文書登録機能部１０は、文書データを文書ファイルとして蓄積管理する文書蓄積部１２、スキャン部１１又は通信機能の少なくとも１つから取得した文書データを、文書ファイルとして文書蓄積部１２に登録させる。スケジュール管理機能部２は、各種スケジュールを管理する。カレンダ表示機能部４は、スケジュール管理機能部２と連携してその表示部（図示せず）にカレンダ情報を表示する。イベント登録機能部６は、カレンダ表示機能部４の表示部に表示されているカレンダ情報に関連付けて各種イベントを登録する。イベント表示機能部５は、スケジュール管理機能部２と連携して各種イベント情報を表示部に表示する。文書一覧表示機能部９は、文書蓄積部１２が蓄積管理する文書ファイルの一覧を表示部に表示する。操作部３は、ユーザが各種指示操作を行う。

スケジュール管理機能部２が、少なくとも文書蓄積部１２に蓄積されている文書ファイルをイベント登録機能部６で登録されたイベントと関連付けて管理し、イベント表示機能部５で表示部にイベント情報が表示されている状態で、操作部３でイベントが指定されて、文書ファイルの取り出しが指示される。

次に、図５に示す文書管理装置１の全体動作を簡単に説明する。文書管理装置１は、スキャン部１１等で取得した文書データを、文書登録機能部１０が文書ファイルとして文書蓄積部１２に登録する。そして、カレンダ表示機能部４が表示部に表示するカレンダ情報に関連付けてイベント登録機能部６で各種イベントをスケジュール管理機能部２に登録する。すると、イベント表示機能部５が、各種イベント情報を表示する。また、文書一覧表示機能部９が文書蓄積部１２の蓄積管理する文書ファイルの一覧を表示する際に、スケジュール管理機能部２が、文書蓄積部１２に蓄積されている文書ファイルと関連付けて管理する。そして、イベント表示機能部５がイベント情報を表示している状態で、操作部３でイベントが指定されて文書ファイルの取り出しが指示される。そこで、文書蓄積部１２から指定されたイベントに関連する文書ファイルを取り出す。

しかし、上述した従来の文書管理装置における文書管理は、単なる電子文書の名前による管理である。そのため、名前自体を忘れがちである。また、電子文書に属性を付けたデータベースによる管理も一般的であるが、データベースの構築および運用の手間がかかるという課題があった。

本発明は、従来技術の上述した如き課題に鑑みなされたものであり、斯かる課題を克服又は軽減する文書管理方法および装置を提供することを目的とする。

前述の課題を解決するため本発明による文書管理方法および装置は次のような特徴的な構成を採用している。

（１）電子的に作成された又は書面の文書をスキャナ等により読み取り電子化して電子ファイルとして保存すると共に必要時に検索して希望する文書を読み出し利用する文書管理方法において、
前記電子文書を保存者の行動履歴情報と一体化して保存することと、該保存された行動履歴一覧を表示して希望する文書を検索可能にする文書管理方法。

（２）前記行動履歴情報は、利用者の施設予約情報である上記（１）の文書管理方法。

（３）前記行動履歴情報は、利用者の電話等の通信情報である上記（１）又は（２）の文書管理方法。

（４）前記行動履歴情報は、領収書等に基づく電子的な経費清算情報である上記（１）の文書管理方法。

（５）前記行動履歴情報は、利用者の勤怠情報である上記（１）又は（４）の文書管理方法。

（６）前記文書データは、複数の利用者の文書データを端末等に保存し、各利用者の個人ＩＤおよび行動履歴情報に基づき保存および検索される上記（１）乃至（５）の何れかの文書管理方法。

（７）コンピュータ等の端末に電子化された各種文書データを保存し、利用者が適宜検索して利用する文書管理装置において、
前記端末にネットワーク等を介して接続された行動履歴管理手段を備え、該行動履歴管理手段は、個人を認証する個人認証手段、各個人の行動履歴を収集する行動履歴収集手段および個人別の行動履歴を表示する行動履歴表示手段を備える文書管理装置。

（８）前記端末は、行動履歴を保存する行動履歴保存手段および各利用者の行動履歴を選択する行動履歴選択手段を備える上記（７）の文書管理装置。

（９）前記行動履歴管理手段は、行動履歴データベース装置であって、通信情報を得る電話装置、施設利用情報を得る施設予約装置およびスケジュール情報を得るスケジュール装置に接続されている上記（７）又は（８）の文書管理装置。

（１０）前記行動履歴管理手段は、行動履歴データベース装置であって、交通費や交際費を電子的に清算する経費清算装置および勤怠情報を取得する勤怠管理装置に接続されている上記（７）の文書管理装置。

本発明による文書管理方法および装置によると、次の如き実用上の顕著な効果を有する。即ち、電子文書を効率的に検索可能である。その理由は、人の記憶に残り易い自己の行動履歴から連想したキーワードで検索し、電子文書を探し出すことが可能であるからである。また、領収書や診断書等の文書を電子化して効率的に管理可能である。その理由は、経費清算の必須情報である領収書や欠勤理由となる診断書を電子情報化し且つそれと関連した電子処理情報を一体化して保存するので、後で検索により探し出す等の管理を効率化するからである。

以下、本発明による文書管理方法および装置の好適実施例の構成および動作を、添付図面を参照して詳細に説明する。

先ず、図１は、本発明による文書管理装置の第１実施例の全体構成図である。この第１実施例の文書管理装置は、プログラム制御により動作するコンピュータ（中央処理装置、プロセッサ又はデータ処理装置）である端末１００、行動履歴管理手段（又は行動履歴データベース装置）１１０、施設予約手段（又は施設予約装置）１２０、通信手段（又は電話装置）１３０およびスケジュール管理手段（又はスケジュール装置）１４０により構成されている。

ここで、行動履歴データベース装置１１０は、個人認証手段、行動履歴収集手段および行動履歴表示手段を含んでいる。また、端末１００は、行動履歴選択手段および行動履歴保存手段を含んでいる。

上述した各手段は、それぞれ概略次のように動作する。行動履歴データベース装置１１０の個人認証手段は、利用者（ユーザ）の個人ＩＤおよび履歴情報を関連付ける手段である。行動履歴収集手段は、連携される種々のサービスシステム(図１の場合には、施設予約装置１２０、電話装置１３０およびスケジュール装置１４０等)から行動履歴に関連する情報を集める手段である。行動履歴表示手段は、行動履歴情報の中から利用している利用者の行動履歴情報を一覧で表示する機能である。行動履歴選択手段は、行動履歴情報の一覧から適切な行動履歴情報を選択する機能である。行動履歴表示手段は、行動履歴情報と電子文書を一体化し、１つの電子文書として保存する機能である。即ち、この文書管理装置では、施設予約装置１２０、電話装置１３０およびスケジュール装置１４０により、それぞれ個人の施設（病院、ホテルおよび交通機関等）利用情報、通信（又は通話）情報およびスケジュール情報を取得する。

次に、図１および図２を参照して、本発明の文書管理装置の動作を詳細に説明する。図２は、図１中の各種装置、即ち端末１００、行動履歴データベース装置１１０、施設予約装置１２０、電話装置１３０およびスケジュール装置１４０間の動作を説明するフローチャート又はシーケンス図である。

先ず、端末１００から利用者の個人ＩＤおよび行動履歴情報を行動履歴データベース１１０に要求する（ステップＡ１）。次に、行動履歴データベース装置１１０は、各サービス装置、即ち施設予約装置１２０、電話装置１３０およびスケジュール装置１４０に該当ＩＤの行動履歴情報を問い合わせる（ステップＡ２〜Ａ４）。そして、これら各サービス装置は、それぞれ該当ＩＤの行動履歴情報を行動履歴データベース装置１１０に送信する（ステップＡ５〜Ａ７）。

尚、施設予約装置１２０は、上述したステップＡ５で該当ＩＤが行った過去の施設予約履歴情報を行動履歴データベース装置１１０に送信する。電話装置１３０は、該当ＩＤの電話の着信履歴、発信履歴の通信記録をステップＡ６で行動履歴データベース装置１１０に送信する。スケジュール装置１４０は、該当ＩＤの過去のスケジュール情報をステップＡ７で行動履歴データベース装置１１０に送信する。行動履歴情報を収集した行動履歴データベース装置１１０は、それを一覧で端末１００に表示する（ステップＡ８）。最後に、行動履歴データベース装置１１０で選択された行動履歴情報および電子文書を１つの電子文書に統合して保存する（ステップＡ９）。

次に、本発明による文書管理装置の第２実施例の構成および動作を、添付図（図３および図４）を参照して詳細に説明する。図３は、文書管理装置の全体構成図であり、図４は、図３中の各構成手段間の動作を説明するシーケンス図又はフローチャートである。

図３に示す如く、本発明による文書管理装置の第２実施例は、スキャナ端末２００、行動履歴管理手段（又は行動履歴データベース装置）２１０、経費清算手段（又は経費清算装置）２２０および勤怠管理手段（又は勤怠管理装置）２３０により構成される。

スキャナ端末２００は、プログラム制御により動作するコンピュータ（中央処理装置、プロセッサ又はデータ処理装置）および画像イメージを電子情報化できるスキャナ機能を有する。行動履歴データベース装置２１０は、上述した第１実施例の行動履歴データベース装置１１０と同様装置である。経費清算装置２２０は、経費をシステムで自動処理する装置である。勤怠管理装置２３０は、勤務時間を管理する装置である。

スキャナ端末２００は、スキャニング手段（スキャナ）、個人ＩＤ送信手段、行動履歴選択手段および行動履歴保存手段を含んでいる。また、行動履歴データベース装置２１０は、行動履歴情報収集手段および行動履歴一覧表示手段を含んでいる。

これら各手段は、それぞれ概略次のように動作する。スキャナ端末２００のスキャニング手段は、紙文書の画像情報を電子文書化する機能およびその電子文書情報を一時的に保管する機能を有する。個人ＩＤ送信手段は、スキャナ端末２００の利用者のＩＤを送信する機能である。行動履歴選択手段は、行動履歴一覧表示から適切な行動履歴を選択する機能である。行動履歴保存手段は、選択された行動履歴情報および電子文書を一体化して保存する機能である。行動履歴情報収集手段は、連携されているシステムへ個人ＩＤを送信し、該当ＩＤの個人行動履歴を収集する機能である。行動履歴一覧表示手段は、収集した個人行動履歴を一覧で表示する機能である。

次に、図４のフローチャートを参照して図３に示す文書管理装置の第２実施例の動作を説明する。先ず、紙文書を電子文書化し、またスキャナ端末２００の使用者の個人ＩＤを行動履歴管理データベース装置２１０に送信する（ステップＢ１）。次に、２１０は受け取った個人ＩＤを各サービス端末に送信し、該当ＩＤの個人行動履歴を要求する（ステップＢ２およびＢ３）。そして、サービス端末は該当ＩＤの個人行動履歴を２１０に送信する。

経費清算装置２２０は、該当ＩＤの過去の交通費、交際費等の経費清算処理記録を送信する（ステップＢ４）。勤怠管理装置２３０は、該当ＩＤの休暇取得や社屋への入出・退出時間等の勤怠管理情報を行動履歴データベース装置２１０へ送信する（ステップＢ５）。次に、行動履歴データベース装置２１０は、この送られてきた個人行動履歴情報を一覧にしてスキャナ端末２００に表示する（ステップＢ６）。最後に、適当な行動履歴情報が選択されると、その行動履歴情報および紙文書を電子化した情報を一体化して端末２４０に保存する（ステップＢ７）。

以上、本発明による文書管理方法および装置の好適実施例の構成および動作を詳述した。しかし、斯かる実施例は、本発明の単なる例示に過ぎず、何ら本発明を限定するものではないことに留意されたい。本発明の要旨を逸脱することなく、特定用途に応じて種々の変形変更が可能であること、当業者には容易に理解できよう。

本発明による文書管理装置の第１実施例の全体構成を示すブロック図である。 図１に示す文書管理装置の動作を示すフローチャートである。 本発明による文書管理装置の第２実施例の全体構成を示すブロック図である。 図３に示す文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。 従来の文書管理装置の構成を示すブロック図である。

符号の説明

１００ 端末
１１０、２１０ 行動履歴データベース装置（行動履歴管理手段）
１２０ 施設予約装置
１３０ 電話装置
２００ スキャナ端末
２２０ 経費清算装置
２３０ 勤怠管理装置

Claims (10)

1. 電子的に作成された又は書面の文書をスキャナ等により読み取り電子化して電子ファイルとして保存すると共に必要時に検索して希望する文書を読み出し利用する文書管理方法において、
   前記電子文書を保存者の行動履歴情報と一体化して保存することと、該保存された行動履歴一覧を表示して希望する文書を検索可能にすることを特徴とする文書管理方法。
2. 前記行動履歴情報は、利用者の施設予約情報であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
3. 前記行動履歴情報は、利用者の電話等の通信情報であることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理方法。
4. 前記行動履歴情報は、領収書等に基づく電子的な経費清算情報であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
5. 前記行動履歴情報は、利用者の勤怠情報であることを特徴とする請求項１又は４に記載の文書管理方法。
6. 前記文書データは、複数の利用者の文書データを端末等に保存し、各利用者の個人ＩＤおよび行動履歴情報に基づき保存および検索されることを特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載の文書管理方法。
7. コンピュータ等の端末に電子化された各種文書データを保存し、利用者が適宜検索して利用する文書管理装置において、
   前記端末にネットワーク等を介して接続された行動履歴管理手段を備え、該行動履歴管理手段は、個人を認証する個人認証手段、各個人の行動履歴を収集する行動履歴収集手段および個人別の行動履歴を表示する行動履歴表示手段を備えることを特徴とする文書管理装置。
8. 前記端末は、行動履歴を保存する行動履歴保存手段および各利用者の行動履歴を選択する行動履歴選択手段を備えることを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
9. 前記行動履歴管理手段は、行動履歴データベース装置であって、通信情報を得る電話装置、施設利用情報を得る施設予約装置およびスケジュール情報を得るスケジュール装置に接続されていることを特徴とする請求項７又は８に記載の文書管理装置。
10. 前記行動履歴管理手段は、行動履歴データベース装置であって、交通費や交際費を電子的に清算する経費清算装置および勤怠情報を取得する勤怠管理装置に接続されていることを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。

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