JP2005354198A - 文書転送方法及び文書転送装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書を転送する際のセキュリティ管理を向上させることができるようにする。
【解決手段】 受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定ステップと、上記転送条件設定ステップによって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録ステップと、上記転送条件登録ステップにおいて登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化ステップとを行うようにすることにより、１つの送信宛先に対しても転送条件毎に別々のアクセスキーを使用することができるようにして、１つの送信宛先を複数のユーザが使用する場合にも、転送条件を設定したユーザ毎に別々のアクセスキーを利用できるようにする。
【選択図】 図１

Description

本発明は文書転送方法及び文書転送装置に関し、特に、受信した文書を転送する場合に用いて好適なものである。

従来、受信文書を転送する場合、その文書を暗号化して送信する際に使用するパスワードや暗号鍵といったアクセスキーは送信宛先毎に決定されるという方式がある。また、機器固有のアクセスキーを１つだけ利用して受信文書を暗号化して送信するという方式もある例えば、特許文献１には、ファックスからパーソナルコンピュータへ転送するとき、予め決めたＩＤで暗号化することが開示されている。

特開平０９−２１４６６２号公報

受信文書を暗号化する際のアクセスキーを送信宛先毎に決定して受信文書を暗号化する方式では、１つの送信宛先には１つのアクセスキーしか使用できない。そのため、１つの送信宛先を転送条件毎に複数のユーザが使用する場合に、ユーザ毎にアクセスキーが設定できず、ユーザ間でアクセスキーを共有しなければならないため、セキュリティ管理上の問題があった。

また、機器固有のアクセスキーを利用する方法でも、機器から送信する送信先のユーザでアクセスキーを共有しなければならないためセキュリティ管理上の問題があった。
本発明は上述の問題点にかんがみ、文書転送する際のセキュリティ管理を向上させることができるようにすることを目的とする。

本発明の文書転送方法は、受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定ステップと、上記転送条件設定ステップによって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録ステップと、上記転送条件登録ステップにおいて登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化ステップとを有することを特徴としている。
また、本発明の他の特徴とするところは、受信した文書を転送先に送信する条件を登録する際に、登録する転送条件毎に、文書の処理後の文書形式を登録する文書形式登録ステップと、上記文書形式登録ステップで文書形式に暗号化された文書形式を選択した場合に、暗号化を解除するアクセスキーを登録するアクセスキー登録ステップと、文書を受信した際に、受信条件に合致した転送条件があるかどうかを判断する転送条件有無判断ステップと、上記登録有無判断ステップで該当する転送条件があると判断した場合には、その転送条件に対して登録されている処理後の文書形式が暗号化された文書形式かどうかを判断する文書形式判断ステップと、上記文書形式判断ステップで処理後の文書形式が暗号化された文書形式と判断した場合には、上記アクセスキー登録ステップで登録したアクセスキーで解除できるように受信文書を暗号化する受信文書暗号化ステップと、上記文書形式判断ステップで処理後の文書形式が暗号化されない文書形式と判断した場合には、暗号化しない文書形式として処理する文書形式処理ステップと、上記受信文書暗号化ステップまたは文書形式処理ステップで処理した受信文書を送信宛先に送信する受信文書処理ステップと、上記転送条件有無判断ステップで該当する処理がないと判断した場合には、既定の処理を行う処理実行ステップとを有することを特徴としている。

本発明の文書転送装置は、受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定手段と、上記転送条件設定手段によって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録手段と、上記転送条件登録手段において登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化手段とを有することを特徴としている。
また、本発明の他の特徴とするところは、受信した文書を転送先に送信する条件を登録する際に、登録する転送条件毎に、文書の処理後の文書形式を登録する文書形式登録手段と、上記文書形式登録手段で文書形式に暗号化された文書形式を選択した場合に、暗号化を解除するアクセスキーを登録するアクセスキー登録手段と、文書を受信した際に、受信条件に合致した転送条件があるかどうかを判断する転送条件有無判断手段と、上記判断手段で該当する転送条件があると判断した場合には、その転送条件に対して登録されている処理後の文書形式が暗号化された文書形式かどうかを判断する文書形式判断手段と、上記文書形式判断手段で処理後の文書形式が暗号化された文書形式と判断した場合には、上記アクセスキー登録手段で登録したアクセスキーで解除できるように受信文書を暗号化する受信文書暗号化手段と、上記文書形式判断手段で処理後の文書形式が暗号化されない文書形式と判断した場合には、暗号化しない文書形式として処理する文書形式処理手段と、上記受信文書暗号化手段または文書形式処理手段で処理した受信文書を送信宛先に送信する受信文書処理手段と、上記転送条件有無判断手段で該当する処理がないと判断した場合には、既定の処理を行う処理実行手段とを有することを特徴としている。

本発明のコンピュータプログラムは、受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定ステップと、上記転送条件設定ステップによって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録ステップと、上記転送条件登録ステップにおいて登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化ステップとを有する文書転送方法をコンピュータに実行させることを特徴としている。

本発明の記録媒体は、上記に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴としている。

本発明によれば、受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定できるようになるため、１つの送信宛先に対しても転送条件毎に別々のアクセスキーを使用することが可能となる。そのため、１つの送信宛先を複数のユーザが使用する場合にも、転送条件を設定したユーザ毎に別々のアクセスキーを利用することが可能となり、セキュリティ管理を向上させることが可能となる。また、同様の理由で、機器固有のアクセスキーを利用する方法と比較してもセキュリティ管理を向上させることが可能となる。

以下、図面を参照しながら、本発明の文書転送方法及び文書転送装置の実施の形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施の形態である文書転送方式の動作の流れを示すフローチャートであり、図２は、本発明の一実施の形態である文書転送方式が適用される受信装置のハードウェアの構成を示すブロック図である。

図２に示すように、本実施の形態の受信装置は、中央処理装置（Ｄ２０１）、主記憶装置（Ｄ２０２）、表示装置（Ｄ２０３）、入力装置（Ｄ２０４）、外部記憶装置（Ｄ２０５）、印刷装置（Ｄ２０６）、画像読み取り装置（Ｄ２０７）、ネットワーク装置（Ｄ２０８）、電子メール装置（Ｄ２０９）及びファクス装置（Ｄ２１０）とからその主要部が構成されている。

上記中央処理装置（Ｄ２０１）及び主記憶装置（Ｄ２０２）よりなるコンピュータシステムにより、本実施の形態の文書形式登録手段、アクセスキー登録手段、アクセスキー登録手段、転送条件有無判断手段、文書形式判断手段、受信文書暗号化手段、文書形式処理手段、受信文書処理手段、処理実行手段等の各手段が構成されている。

中央処理装置（Ｄ２０１）は、主記憶装置（Ｄ２０２）、表示装置（Ｄ２０３）、入力装置（Ｄ２０４）、外部記憶装置（Ｄ２０５）、印刷装置（Ｄ２０６）、画像読み取り装置（Ｄ２０７）、ネットワーク装置（Ｄ２０８）、電子メール装置（Ｄ２０９）、及びファクス装置（Ｄ２１０）を制御し、また四則演算、論理演算を受け持っている。

主記憶装置（Ｄ２０２）は、この情報処理システムが情報処理を行う上で必要な情報を記憶し、必要に応じて取り出すことができる。表示装置（Ｄ２０３）は図形や文字等の処理した結果を表示するもので CRT や液晶、タッチパネル等があり、入力装置（Ｄ２０４）は中央処理装置への種々の入力を行うもので、キーボードやマウス、カードリーダ、タッチパネル等がある。

外部記憶装置（Ｄ２０５）は、各種情報を記憶するもので磁気記憶装置や光磁気記憶装置等がある。本実施の形態で転送条件を登録する転送条件データベース及び送信宛先を登録するアドレス帳は磁気記憶装置に置かれるものとする。

印刷装置（Ｄ２０６）は、図形や文字等の処理した結果を印刷するものである。画像読み取り装置（Ｄ２０７）は、紙の原稿を電子情報に変換するものである。ネットワーク装置（Ｄ２０８）は、コンピュータネットワークと本ハードウェアを接続するものである。電子メール装置（Ｄ２０９）はコンピュータネットワークを通じて外部とのメールの送受信を受け持ち、ファクス装置（Ｄ２１０）は外部とのファクスの送受信を受け持つために設けられている。

図３は、本発明の一実施の形態である文書転送方式が適用されるネットワーク上に構築されたシステムのハードウェアの構成の一例を示すブロック図である。本実施の形態では、複写装置（Ｄ３０１）をファクスの受信装置として使用し、受信文書を印刷装置（Ｄ２０６）から印刷したり、或いはサーバ装置（Ｄ３０２）やファクス装置（Ｄ２１０）を介して公衆回線に対して送信したりといった処理を、クライアント装置（Ｄ３０３）により行うようにしている。

図４は、本発明の一実施の形態である文書転送方式で受信装置に表示される受信文書の処理を受信時の条件毎に登録するためのダイアログボックスの一例を示す図である。

以下に、本実施の形態の説明を行う。
まず、ユーザが複写装置（Ｄ３０１）の表示装置（Ｄ２０３）に表示されるダイアログボックスから受信文書を受信時の条件によって文書の処理を変えるように設定する（ステップＳ１０１）。

本実施の形態では、受信手段としてファクスを使用し、受信毎の条件として送信元の電話番号、Ｆコード、パスワードが設定できるものとする。これらの条件全てに一致した場合には、文書の処理として受信文書を暗号化した文書形式に変換しネットワークを介してサーバ装置（Ｄ３０２）のデータベースに格納するものとする（以後、これを「条件１の処理」とする）。

さらに、別条件の場合の処理として受信文書を暗号化しない文書形式に変換し、ネットワークを介してサーバ装置（Ｄ３０２）のデータベースに格納するものとする（以後、これを「条件２の処理」とする）。また、これらの条件に一致しない場合は既定の処理として印刷を行うものとする。

次に、上記条件を登録する際、文書の処理後の文書形式を登録する（ステップＳ１０２）。本実施の形態では、条件１の場合の文書形式として暗号化したPDF形式を、条件２の場合の文書形式として暗号化しない通常のPDF形式を登録する。さらに、暗号化したPDF形式を指定する条件１では、暗号化を解除するためのアクセスキーも同時に登録する。

そして、複写装置（Ｄ３０１）がファクス装置（Ｄ２１０）を通して文書を受信（ステップＳ１０３）したら、ステップＳ１０１で設定された条件があるかどうかを判断する（ステップＳ１０４）。ステップＳ１０４で設定された条件がないと判断した場合には、既定の処理として受信文書を印刷装置（Ｄ２０６）から印刷する（ステップＳ１０５）。

上記ステップＳ１０４で設定された条件があると判断した場合には、最初の条件、条件１の電話番号と送信元の電話番号が一致しているかどうかを判断する（ステップＳ１０６）。また、ステップＳ１０６で電話番号の条件が一致していないと判断した場合には、ステップＳ１０４でまだ処理していない転送条件があるかどうかを判断し、条件２に関してステップＳ１０６から同様の処理を行う。

ステップＳ１０６で電話番号の条件が一致していると判断した場合には、次に受信したＦコードがステップＳ１０１でユーザが設定したものと一致しているかどうかを判断する（ステップＳ１０７）。ステップＳ１０７でＦコードの条件が一致しないと判断した場合には、ステップＳ１０６の場合と同様にステップＳ１０４の処理を行う。

ステップＳ１０７でＦコードの条件が一致したと判断した場合には、次に、受信したパスワードがステップＳ１０１でユーザが設定したものと一致しているかどうかを判断する（ステップＳ１０８）。ステップＳ１０８でパスワードの条件が一致しないと判断した場合には、ステップＳ１０６の場合と同様にステップＳ１０４の処理を行う。

ステップＳ１０７でパスワードの条件が一致したと判断した場合には、次にステップＳ１０２で登録した文書形式が暗号化された文書形式かどうかを判断する（ステップＳ１０９）。本実施の形態では、「条件１の処理」の場合には暗号化したPDF形式を指定しているため、暗号化された文書形式と判断され、「条件２の処理」の場合には暗号化しない通常のPDF形式を指定しているため、暗号化されない文書形式と判断される。

ステップＳ１０９で登録した文書形式が暗号化された文書形式と判断した場合には、ステップＳ１０１でユーザが設定したアクセスキーを用いて暗号化された文書形式に変換する（ステップＳ１１０）。本実施の形態では「条件１の処理」の場合に、ステップＳ１０１でユーザが設定したアクセスキーを用いて暗号化したPDF形式に変換する。

そして、ネットワークを介してサーバ装置（Ｄ３０２）のデータベースに文書を格納する（ステップＳ１１１）。ステップＳ１０９で登録した文書形式が暗号化された文書形式ではないと判断した場合には、暗号化することなく文書形式を変換する（ステップＳ１１２）。本実施の形態では「条件２の処理」の場合に、暗号化しない通常のPDF形式に変換する。そして、ネットワークを介してサーバ装置（Ｄ３０２）のデータベースに文書を格納する（ステップＳ１１１）。

（本発明の他の実施形態）
上述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、上記各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、上記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って上記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。

また、この場合、上記ソフトウェアのプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、およびそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば、かかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記録する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、上述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）あるいは他のアプリケーションソフト等と共同して上述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれる。

さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれる。

本発明の一実施の形態である文書転送方式の動作の流れを示すフローチャートである。 本発明の一実施の形態である文書転送方式が適用される受信装置のハードウェアの構成例を示すブロック図である。 本発明の一実施の形態である文書転送方式が適用されるシステムの構成例を示すブロック図である。 本発明の一実施の形態である文書転送方式で受信装置に表示される受信文書の処理を受信時の条件毎に登録するためのダイアログボックスの一例を示す図である。

符号の説明

Ｄ２０１ 中央処理装置
Ｄ２０２ 主記憶装置
Ｄ２０３ 表示装置
Ｄ２０４ 入力装置
Ｄ２０５ 外部記憶装置
Ｄ２０６ 印刷装置
Ｄ２０７ 画像読み取り装置
Ｄ２０８ ネットワーク
Ｄ２０９ 電子メール装置
Ｄ２１０ ファクス装置
Ｄ３０１ 複写装置
Ｄ３０２ サーバ装置

Claims (10)

1. 受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定ステップと、
   上記転送条件設定ステップによって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録ステップと、
   上記転送条件登録ステップにおいて登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化ステップとを有することを特徴とする文書転送方法。
2. 上記受信文書を受信毎の条件として送信元の電話番号、Ｆコード、パスワードが設定可能としたことを特徴とする請求項１に記載の文書転送方法。
3. 上記受信文書を暗号化しない文書形式に変換し、ネットワークを介してサーバ装置のデータベースに格納することを特徴とする請求項１に記載の文書転送方法。
4. 受信した文書を転送先に送信する条件を登録する際に、登録する転送条件毎に、文書の処理後の文書形式を登録する文書形式登録ステップと、
   上記文書形式登録ステップで文書形式に暗号化された文書形式を選択した場合に、暗号化を解除するアクセスキーを登録するアクセスキー登録ステップと、
   文書を受信した際に、受信条件に合致した転送条件があるかどうかを判断する転送条件有無判断ステップと、
   上記登録有無判断ステップで該当する転送条件があると判断した場合には、その転送条件に対して登録されている処理後の文書形式が暗号化された文書形式かどうかを判断する文書形式判断ステップと、
   上記文書形式判断ステップで処理後の文書形式が暗号化された文書形式と判断した場合には、上記アクセスキー登録ステップで登録したアクセスキーで解除できるように受信文書を暗号化する受信文書暗号化ステップと、
   上記文書形式判断ステップで処理後の文書形式が暗号化されない文書形式と判断した場合には、暗号化しない文書形式として処理する文書形式処理ステップと、
   上記受信文書暗号化ステップまたは文書形式処理ステップで処理した受信文書を送信宛先に送信する受信文書処理ステップと、
   上記転送条件有無判断ステップで該当する処理がないと判断した場合には、既定の処理を行う処理実行ステップとを有することを特徴とする文書転送方法。
5. 受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定手段と、
   上記転送条件設定手段によって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録手段と、
   上記転送条件登録手段において登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化手段とを有することを特徴とする文書転送装置。
6. 上記受信文書を受信毎の条件として送信元の電話番号、Ｆコード、パスワードが設定可能としたことを特徴とする請求項５に記載の文書転送装置。
7. 上記受信文書を暗号化しない文書形式に変換し、ネットワークを介してサーバ装置のデータベースに格納することを特徴とする請求項５に記載の文書転送装置。
8. 受信した文書を転送先に送信する条件を登録する際に、登録する転送条件毎に、文書の処理後の文書形式を登録する文書形式登録手段と、
   上記文書形式登録手段で文書形式に暗号化された文書形式を選択した場合に、暗号化を解除するアクセスキーを登録するアクセスキー登録手段と、
   文書を受信した際に、受信条件に合致した転送条件があるかどうかを判断する転送条件有無判断手段と、
   上記判断手段で該当する転送条件があると判断した場合には、その転送条件に対して登録されている処理後の文書形式が暗号化された文書形式かどうかを判断する文書形式判断手段と、
   上記文書形式判断手段で処理後の文書形式が暗号化された文書形式と判断した場合には、上記アクセスキー登録手段で登録したアクセスキーで解除できるように受信文書を暗号化する受信文書暗号化手段と、
   上記文書形式判断手段で処理後の文書形式が暗号化されない文書形式と判断した場合には、暗号化しない文書形式として処理する文書形式処理手段と、
   上記受信文書暗号化手段または文書形式処理手段で処理した受信文書を送信宛先に送信する受信文書処理手段と、
   上記転送条件有無判断手段で該当する処理がないと判断した場合には、既定の処理を行う処理実行手段とを有することを特徴とする文書転送装置。
9. 受信文書を暗号化する際のアクセスキーを転送条件毎に設定する転送条件設定ステップと、
   上記転送条件設定ステップによって設定された転送条件を記録媒体に登録する転送条件登録ステップと、
   上記転送条件登録ステップにおいて登録された転送条件に基いて受信文書を暗号化する暗号化ステップとを有する文書転送方法をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
10. 上記請求項９に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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