JP6241085B2 - データ管理システム、操作管理プログラム、データ管理方法及びデータ管理装置 - Google Patents
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Description
〔第1の実施形態〕
[システム構成]
図1は、本発明の第1の実施形態におけるファイル管理システムの構成の一例を示す図である。図1に示すように、ファイル管理システム1は、ファイル管理サーバ10、PC(Personal Computer)20、ファイル入力装置30及び画像処理装置40等を有する。ファイル管理サーバ10と、PC20と、ファイル入力装置30とは、有線又は無線のインターネットやLAN(Local Area Network)等のネットワークN1に接続されている。PC20と、画像処理装置40とは、有線又は無線のLAN等のネットワークN2に接続されている。
次に、本発明の第1の実施形態におけるファイル管理システム1の動作概要を説明する。図2は、本発明の第1の実施形態におけるファイル管理システム1の動作の概略の一例を示す図である。
<ファイル管理サーバ>
図3は、本発明の第1の実施形態におけるファイル管理サーバ10のハードウェア構成の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態におけるPC20のハードウェア構成は、図3に示したファイル管理サーバ10のハードウェア構成と同じであればよい。
図4は、本発明の第1の実施形態における画像処理装置40のハードウェア構成の一例を示す図である。
ファイル入力装置30がクライアントPC33である場合は、図3に示したファイル管理サーバ10のハードウェア構成を備えていればよい。また、ファイル入力装置30がスキャナ装置31又はFAX装置32である場合は、図4に示した画像処理装置40のハードウェア構成を備えていればよい。
図5は、本発明の第1の実施形態におけるファイル管理システム1の機能構成の一例を示す図である。
ファイル管理サーバ10は、ファイル入力受付部101、操作管理ファイル生成部102、ファイル配信部103、接続確認応答部104、操作内容通知受付部105、操作管理プログラム記憶部106及び操作履歴記憶部107等を有する。各機能はCPU16がプログラムを実行し、ハードウェアと協働することで実現される。
PC20は、ファイル受信部21、表示制御部22及び入力受付部23等を有する。また、PC20には、操作管理ファイルを操作するためのファイル閲覧・印刷ソフトウェア200がインストールされている。また、図5の例において、PC20がファイル管理サーバ10から配信された操作管理ファイルを受信し、メモリ装置等に保存している状態を示している。
操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム50は、ファイル操作検出部51、操作管理プログラム環境確認部52、接続確認部53、表示内容表示制御部54及び操作内容通知部55等を有する。
ファイル入力装置30は、ファイル入力部301等を有する。
次に、本発明の第1の実施形態のファイル管理システム1において、ファイル管理サーバ10による操作管理ファイルの生成処理及び配信後の操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム50起動時の動作を説明する。図8は、本発明の第1の実施形態におけるファイル管理システム1の動作手順の一例を示すシーケンス図である。
次に、ファイル管理サーバ10から配信されたPC20における操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム50の処理手順を説明する。図9は、本発明の第1の実施形態における操作管理プログラム50の処理手順の一例を示すフローチャート図である。
〔第1の変形例〕
本発明の第1の実施形態の第1の変形例では、ファイル管理サーバ10がファイル入力装置30から原本ファイルの入力を受け付けた場合、原本ファイルの表示内容に基づき、操作管理ファイルを生成するか否かを判定する。したがって、例えばファイルの表示内容が機密性の高い情報を含む場合のみ操作管理ファイルを生成し、反対に表示内容の機密性の低い場合は、操作管理プログラム50を埋め込まないような処理とすることができる。
図10は、本発明の第1の実施形態の第1の変形例におけるファイル管理システム1の機能構成の一例を示す図である。図10に示すように、第1の変形例のファイル管理サーバ10は、第1の実施形態の機能構成(図5参照)から、ファイル内容取得部108、操作管理ファイル生成判定部109及び操作管理対象情報記憶部110の機能が追加されている。なお、第1の変形例におけるその他の機能は、第1の実施形態の場合と同じである。
次に、第1の変形例において、ファイル管理サーバ10が操作管理ファイルを生成する処理について説明する。図13は、本発明の第1の実施形態の第1の変形例におけるファイル管理サーバ10の処理手順の一例を示すフローチャート図である。
〔第2の変形例〕
本発明の第1の実施形態の第2の変形例では、ファイル管理サーバ10が操作管理ファイルの操作が行われるPC20からの接続確認要求を受信した場合、接続確認要求の送信元の場所(アドレス情報)に基づき、操作管理ファイルの操作可否(表示内容のマスク)を制御する。したがって、例えば情報漏洩の可能性が低い社内における操作管理ファイルの操作は許容し、第三者に漏洩する可能性がある社外における操作は非許容とするように制御できる。
図14は、本発明の第1の実施形態の第2の変形例におけるファイル管理システム1の機能構成の一例を示す図である。図14に示すように、第1の変形例のファイル管理サーバ10は、第1の実施形態の機能構成(図5参照)から、表示可否アドレス情報記憶部111の機能が追加され、接続確認応答部104の処理が変更されている。なお、第2の変形例におけるその他の機能は、第1の実施形態の場合と同じである。
次に、第2の変形例において、ファイル管理サーバ10が接続確認要求を受信したときの処理について説明する。図16は、本発明の第1の実施形態の第2の変形例におけるファイル管理サーバ10の処理手順の一例を示すフローチャート図である。
〔第2の実施形態〕
[システム構成]
図17は、本発明の第2の実施形態におけるファイル管理システム1の構成の一例を示す図である。図17に示すように、第2の実施形態のファイル管理システム1は、第1の実施形態のファイル管理サーバ10に代えて、一以上の情報処理装置60a、60b・・・(それぞれを区別しない場合「情報処理装置60」という。また、図17に示すように、一以上の情報処理装置60により構成されるシステムをデータ管理システム6という。また、情報処理装置60は、ファイル管理サーバ10と同じハードウェア構成(図3)を備えればよい。
図18は、本発明の第2の実施形態におけるファイル管理システム1の機能構成の一例を示す図である。第2の実施形態の機能構成は、第1の実施形態のファイル管理サーバ10が有する機能(図5参照)を、情報処理装置60aと情報処理装置60bとに分散させて具備させる構成となっている。図18において、第1の実施形態のファイル管理システム1が有する機能と同じ機能には、同一名称及び同一の符号を付与している。
〔第3の実施形態〕
[システム構成]
図19は、本発明の第3の実施形態におけるファイル管理システム2の構成の一例を示す図である。図19に示すように、第3の実施形態のファイル管理システム2は、第1の実施形態のファイル管理システム1におけるファイル管理サーバ10に代えて、ファイル管理サーバ1000及び履歴管理サーバ1100を有する構成である。
図20は、本発明の第3の実施形態におけるファイル管理システム2の機能構成の一例を示す図である。なお、図20において、第1の実施形態のファイル管理システム1が有する機能(図5参照)と同じ機能には、同一名称及び同一の符号を付与しており、これらの詳細な説明は省略する。
ファイル管理サーバ1000は、操作管理プログラム記憶部106、プラグイン群1010、ジョブ投入受付部1040、フロー実行制御部1050、ジョブ取得部1060、ジョブキュー1070及びフロー定義記憶部1080等を有する。プラグイン群1010は、スキャン入力プラグイン1011、FAX入力プラグイン1012、フォルダ入力プラグイン1013、PDF変換プラグイン1020a、操作管理プログラム埋め込みプラグイン1020及び配信プラグイン1030等を有する。これらのプラグインのうち、PDF変換プラグイン1020aはPDF変換部102aを有し、操作管理プログラム埋め込みプラグイン1020は操作管理ファイル生成部102を有し、配信プラグイン1030はファイル配信部103を有する。なお、プラグイン群に含まれるプラグインは、図20に示したプラグインに限らない。
履歴管理サーバ1100は、接続確認応答部104、操作内容通知受付部105及び操作履歴記憶部107を有する。なお、履歴管理サーバ1100が有する上記機能は、第1の実施形態のファイル管理サーバ10が有する機能の一部と同じである。
次に、ジョブが投入されてからワークフローを実行するまでのファイル管理サーバ1000が実行する処理手順について説明する。図22は、本発明の第3の実施形態におけるファイル管理サーバ1000が実行する処理手順の一例を示すフローチャート図である。
10 ファイル管理サーバ
101 ファイル入力受付部
102 操作管理ファイル生成部
103 ファイル配信部
104 接続確認応答部
105 操作内容通知受付部
106 操作管理プログラム記憶部
107 操作履歴記憶部
108 ファイル内容取得部
109 操作管理ファイル生成判定部
110 操作管理対象情報記憶部
111 表示可否アドレス情報記憶部
20 PC
21 ファイル受信部
22 表示制御部
23 入力受付部
30 ファイル入力装置
31 スキャナ装置
32 FAX装置
33 クライアントPC
301 ファイル入力部
40 画像処理装置
50 操作管理プログラム
51 ファイル操作検出部
52 操作管理プログラム環境確認部
53 接続確認部
54 表示内容表示制御部
55 操作内容通知部
6 データ管理システム
60 情報処理装置
1000 ワークフロー管理サーバ
1010 プラグイン群
1011 スキャン入力プラグイン
1012 FAX入力プラグイン
1013 フォルダ入力プラグイン
1020 操作管理プログラム埋め込みプラグイン
1020a PDF変換プラグイン
1030 配信プラグイン
1040 ジョブ投入受付部
1050 フロー実行制御部
1060 ジョブ取得部
1070 ジョブキュー
1080 フロー定義記憶部
1100 履歴管理サーバ
Claims (10)
- 一以上の情報処理装置で構成され、第1のデータに対して所定の処理を行い、第2のデータに対する操作の履歴を管理するデータ管理システムであって、
前記第2のデータの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段と、
データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが前記第1のデータに埋め込まれた前記第2のデータを生成する生成手段と、を有し、
前記生成手段は、前記第1のデータに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を前記管理対象情報記憶手段から取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にし、
前記操作管理プログラムは、
外部の機器において前記第2のデータに対する操作が行われた場合、前記外部の機器から前記データ管理システムに、前記操作の内容を通知し、
前記データ管理システムと通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記第2のデータを表示するデータ管理システム。 - 前記外部の機器から通知された前記操作の内容を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記操作の内容の履歴を記憶する履歴記憶手段とを有する請求項1記載のデータ管理システム。 - 前記第2のデータを有する前記外部の機器から送信された接続の確認要求に対する応答を行う応答手段を有し、
前記操作管理プログラムは、
前記応答手段による応答の結果、前記データ管理システムとの接続が確認された場合、前記非表示にされた表示内容を表示する請求項1又は2記載のデータ管理システム。 - 前記第1のデータを解析し、該第1のデータの表示内容を取得する取得手段を有し、
前記管理対象情報記憶手段は、前記表示内容が前記操作の管理対象であるか否かを示す情報を記憶しており、
前記生成手段は、前記取得手段により取得された前記表示内容が、前記管理対象情報記憶手段に記憶される前記管理対象である表示内容に含まれる場合、前記第2のデータを生成する請求項1乃至3のいずれか一項に記載のデータ管理システム。 - アドレス情報と、該アドレス情報を有する前記外部の機器において前記第2のデータの表示内容を表示するか否かを示す情報と対応付けて記憶する表示可否アドレス情報記憶手段を有し、
前記応答手段は、
前記確認要求の送信元のアドレス情報が、前記表示可否アドレス情報記憶手段に記憶される非表示を示す情報に対応する場合、前記外部の機器に、前記表示内容の表示を許可しないように指示する応答を行う請求項3に記載のデータ管理システム。 - 第2のデータに対して操作を行う機器による前記操作の内容を管理するための前記第2のデータに含まれる操作管理プログラムであって、
前記機器を、
前記第2のデータの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段から、第1のデータに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にするデータ管理装置であって、当該操作管理プログラムに予め通信先として設定されている前記第2のデータに対する操作を管理するデータ管理装置に対して、
前記第2のデータに対する操作が行われた場合、前記操作の内容を通知し、
前記データ管理装置と通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記第2のデータを表示する操作内容通知手段として機能させる操作管理プログラム。 - 前記機器を、
前記機器と前記データ管理装置との接続が確認された場合、前記非表示にされた表示内容を表示する表示制御手段として機能させる請求項6記載の操作管理プログラム。 - データ管理システムを構成する一以上の情報処理装置により所定の処理が行われたデータである操作管理データに対して操作を行う機器による前記操作の内容を管理するためのデータ管理方法であって、
前記情報処理装置が、
データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが埋め込まれた前記操作管理データを生成する生成ステップと、
前記操作管理データの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段から、前記操作管理データに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にするステップと、
前記生成ステップにより生成された前記操作管理データを有する機器において前記操作管理データに対する操作が行われた場合、前記操作管理プログラムに予め通信先として設定されている前記操作管理データに対する操作を管理する前記情報処理装置に対して、前記機器が前記操作の内容を通知し、
前記データ管理システムと通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記操作管理データを表示する操作内容通知ステップとを有するデータ管理方法。 - 前記操作管理データを有する機器において、前記機器から前記情報処理装置への接続の確認要求の結果、前記接続が確認された場合、前記非表示にされた表示内容を表示する表示制御ステップを有する請求項8記載のデータ管理方法。
- 所定の処理が行われたデータである操作管理データに対する操作の履歴を管理するデータ管理装置であって、
前記操作管理データの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段と、
前記データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが埋め込まれた前記操作管理データを生成する生成手段と、を有し、
前記生成手段は、前記操作管理データに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を前記管理対象情報記憶手段から取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にし、
前記操作管理プログラムは、
前記操作管理データを有する機器において前記操作管理データに対する操作が行われた場合、当該データ管理装置に対して、前記機器が前記操作の内容を通知し、
前記データ管理装置と通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記操作管理データを表示するデータ管理装置。
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