JP6241085B2 - データ管理システム、操作管理プログラム、データ管理方法及びデータ管理装置 - Google Patents

Description

本発明は、データ管理システム、操作管理プログラム、データ管理方法及びデータ管理装置に関する。

文書ファイル又は画像ファイル等の電子ファイル（以下、ファイルという。）の蓄積・配信・管理を行うファイル管理システムにより、ネットワーク等を経由したメールや共有フォルダを用いた配信が可能である。このファイル管理システムにより、簡単にファイルを受信者に共有できるがゆえに、ファイルが不特定の者や場所に拡散してしまう危険性がある。また、配信者は、配信後のファイルが受信者に閲覧されたのか又は印刷されたのか等のファイルの操作状況を管理できず、セキュリティ等の観点で懸念がある。

そこで、配信者が受信者によるファイルの操作状況を把握する方法として、特にメールによる配信の場合、受信者がメールを開封したことを配信者（送信者）に通知するいわゆる開封通知機能や受信確認機能が知られている。

また、配信されたファイルが機密性の高い内容を含む場合もあるため、むやみに閲覧や印刷をさせないために、ファイルへのパスワードの付与やプリンタや複合機で印刷した場合、印刷内容を判読できなくするといった、例えば地紋印刷のような印刷データに施す仕組みも知られている。

しかしながら、上記開封通知機能は、ＭＤＮ（Ｍｅｓｓａｇｅ Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ Ｎｏｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）が用いられ、あくまでメールによる配信、受信に限られている。すなわち、例えばＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）のような他のプロトコルによりファイルが配信される場合、配信されたファイルがいつ開かれたのかを把握することはできないという問題があった。また、配信先でファイルが印刷される場合、いつどこで印刷されたのか把握することができないという問題があった。

そこで、特許文献１には、送信者装置と受信者装置とが接続された電子文書配送サーバ装置を介して、送信者装置を操作する送信者が電子文書の送達状況を確認する技術が開示されている。

しかしながら、特許文献１に記載の技術では、予め電子文書配送サーバ装置が接続しており、管理対象としている送信者装置及び受信者装置を含むシステムでは、電子文書の送達文書を確認できるが、管理対象外の装置への送達状況を確認することはできない。したがって、上記システムの管理対象外の環境では、いつどこで電子文書が閲覧や印刷されたのか管理することはできず、上記問題を解決できない。また、上記システムを導入する手間やコストを要してしまうといった問題もある。

そこで、本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、配信や移動後の電子データの操作状況を、簡易に管理することを目的とする。

上記の課題を解決するため、本発明のデータ管理システムは、一以上の情報処理装置で構成され、第１のデータに対して所定の処理を行い、第２のデータに対する操作の履歴を管理するデータ管理システムであって、前記第２のデータの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段と、データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが前記第１のデータに埋め込まれた前記第２のデータを生成する生成手段と、を有し、前記生成手段は、前記第１のデータに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を前記管理対象情報記憶手段から取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にし、前記操作管理プログラムは、外部の機器において前記第２のデータに対する操作が行われた場合、前記外部の機器から前記データ管理システムに、前記操作の内容を通知し、前記データ管理システムと通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記第２のデータを表示する。

本発明の実施の形態によれば、配信や移動後の電子データの操作状況を、簡易に管理できる。

本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システムの構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システムの動作の概略の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態におけるファイル管理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態における画像処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システムの機能構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態における操作履歴記憶部に記憶される情報の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態における操作管理プログラムのプログラムソースの一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システムの動作手順の一例を示すシーケンス図である。 本発明の第１の実施形態における操作管理プログラムの処理手順の一例を示すフローチャート図である。 本発明の第１の実施形態の第１の変形例におけるファイル管理システムの機能構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態の第１の変形例における操作管理対象情報記憶部に記憶される情報の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態の第１の変形例における操作管理対象情報記憶部に記憶される情報及びファイルの表示内容の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態の第１の変形例におけるファイル管理サーバの処理手順の一例を示すフローチャート図である。 本発明の第１の実施形態の第２の変形例におけるファイル管理システムの機能構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態の第２の変形例における表示可否アドレス情報記憶部に記憶される情報の一例を示す図である。 本発明の第１の実施形態の第２の変形例におけるファイル管理サーバの処理手順の一例を示すフローチャート図である。 本発明の第２の実施形態におけるファイル管理システムの構成の一例を示す図である。 本発明の第２の実施形態におけるファイル管理システムの機能構成の一例を示す図である。 本発明の第３の実施形態におけるファイル管理システムの構成の一例を示す図である。 本発明の第３の実施形態におけるファイル管理システムの機能構成の一例を示す図である。 本発明の第３の実施形態におけるフロー定義記憶部に記憶される情報の一例を示す図である。 本発明の第３の実施形態におけるワークフロー管理サーバが実行する処理手順の一例を示すフローチャート図である。

以下、本発明の実施の形態（以下、「実施形態」という。）について、図面を用いて説明する。
〔第１の実施形態〕
[システム構成]
図１は、本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システムの構成の一例を示す図である。図１に示すように、ファイル管理システム１は、ファイル管理サーバ１０、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）２０、ファイル入力装置３０及び画像処理装置４０等を有する。ファイル管理サーバ１０と、ＰＣ２０と、ファイル入力装置３０とは、有線又は無線のインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークＮ１に接続されている。ＰＣ２０と、画像処理装置４０とは、有線又は無線のＬＡＮ等のネットワークＮ２に接続されている。

ファイル管理サーバ１０は、ファイル入力装置３０から配信方法や配信先が指定された電子ファイル（以下、ファイルという。）の入力を受け付けると、そのファイルに所定のプログラムが埋め込まれたファイルを生成し、配信先に配信する情報装置の一例である。所定のプログラムとは、ファイルの操作（イベント）内容を管理するための操作管理プログラムである。なお、本発明の実施形態におけるファイルは、文書ファイル又は画像ファイル（文書データ又は画像データを含む。）等であり、電子データ（単にデータともいう。）の一例である。

ＰＣ２０は、ファイル管理サーバ１０からみて外部の機器に位置づけられ、ファイル管理サーバ１０により実行される配信処理において、配信先とされるコンピュータの一例である。ＰＣ２０には、ファイルの閲覧や印刷を行うためのファイル閲覧・印刷ソフトウェアがインストールされている。ＰＣ２０のユーザは、ファイル管理サーバ１０から配信されたファイルをファイル閲覧・印刷ソフトウェアにより操作を行うことができる。なお、ＰＣ２０に代えて、スマートフォンやタブレット端末等が用いられてもよく、ファイルの閲覧または印刷等を実行できる装置であればよい。なお、外部の機器は、ファイル管理サーバ１０から直接ファイルが配信される配信先のＰＣ２０に限らず、例えば配信先のＰＣ２０からファイルが転送された機器や、そのファイルを所定のフォルダから読み出した機器を含む。

ファイル入力装置３０は、ファイルをファイル管理サーバ１０に入力するために用いられる、例えばスキャナ装置３１、ＦＡＸ装置３２又はクライアントＰＣ３３等である。ファイル入力装置３０がスキャナ装置３１である場合、スキャンされた画像ファイルがファイル管理サーバ１０に送信される。ファイル入力装置３０がＦＡＸ装置３２である場合、ＦＡＸ装置３２での読取り処理に基づく画像情報がファイル管理サーバ１０に送信される。ファイル入力装置３０がクライアントＰＣ３３である場合、クライアントＰＣ内の所定のフォルダに投入されたファイルが、ファイル管理サーバ１０による所定のフォルダの監視機能により、ファイル管理サーバ１０にアップロードされる。また、クライアントＰＣ３３からファイル管理サーバ１０にファイルが添付されたメールが送信される。また、ファイル入力装置３０は、ファイル管理サーバ１０にファイルを入力する際、ファイルの配信方法や配信先を指定する。

画像処理装置４０は、印刷データ（ＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）データ）を印刷（出力）するプリンタ装置や複合機ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）等の画像処理機能を有する出力装置である。画像処理装置４０は、ＰＣ２０から送信される印刷データに基づき、印刷処理を行う。なお、画像処理装置４０は、出力データの一例である印刷データを印刷する装置としてプリンタ装置やＭＦＰを例に挙げたが、これらに限らず、例えば出力データの一例として表示データ（画像データ）を表示（出力）するプロジェクタや有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）又は液晶ディスプレイ等であってもよい。

なお、ファイル管理サーバ１０の一部の機能を、他の装置に分散するような構成としてもよい。また、ネットワークＮ１とネットワークＮ２とを同一のネットワークとして構成してもよい。

[システム動作概要]
次に、本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システム１の動作概要を説明する。図２は、本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システム１の動作の概略の一例を示す図である。

まずファイル入力装置３０は、ファイル入力装置３０が有する原本のファイル（以下、原本ファイルという。）を、ファイル管理サーバ１０に入力する（Ｓ１）。なお、原本ファイルのファイル形式は任意であり、例えばＭＳ Ｗｏｒｄ（登録商標）、ＭＳ Ｅｘｃｅｌ（登録商標）、ＭＳ ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ（登録商標）、ＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ Ｉｍａｇｅ Ｆｉｌｅ Ｆｏｒｍａｔ）又はＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）等である。また、ファイル入力装置３０は、原本ファイルの入力とともに、配信先を示す情報（例えばＰＣ２０のＩＰアドレスや共有フォルダのＵＲＬ等）をファイル管理サーバ１０に通知することもできる。

ファイル管理サーバ１０は、ファイル入力装置３０からの原本ファイルの入力を受け付けると、原本ファイルのファイル形式を所定のファイル形式に変換し、変換された変換ファイルに操作管理プログラムが埋め込まれた操作管理ファイルを生成する（Ｓ２）。但し、ステップＳ２における所定のファイル形式への変換処理の実行は任意であってもよい。

ここで、図２に示すように、操作管理ファイルのファイル構造には、文字や図形、画像等を表現する記述である「表示内容を表すデータ」と、「操作管理プログラム」とが含まれる。操作管理プログラムが埋め込まれた操作管理ファイルの表示内容は、閲覧や印刷後に表示内容が視認されないようにマスク処理が施される。なお、原本ファイルが変換される所定のファイル形式は、例えばＰＤＦ形式である。また、操作管理プログラムは、ＰＤＦファイルにおいて動作するＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）により記述されたプログラムソースである。また、操作管理ファイルの表示内容を非表示にする（マスクを行う）のは、当該ファイルがファイル管理サーバ１０の管理下から外れた場合に、ファイルの内容が閲覧されないようにしたり、印刷されたとしても内容が表示されないようにしたりするためのものである。なお、表示内容を非表示にする方法として、図２の例では白い矩形の形状で表示内容を覆うようにマスクしたが、この方法に限らず、表示内容の全体の視認を不可とするような方法であれば任意の方法により実現してよい。なお、ファイルが複数ページ存在する場合は、各ページの表示内容が非表示にされる。また、操作管理ファイルは操作管理プログラムを含むため、操作管理ファイルの操作後の表示内容が表示又は非表示の状態にかかわらず、操作管理ファイルが複製、移動、名称変更して保存又はファイル形式の変換等が行われた場合であっても、操作管理ファイルの初期状態の表示内容を非表示とすることができる。

次に、ファイル管理サーバ１０は、生成した操作管理ファイルを、ファイル入力装置３０により指定された配信先であるＰＣ２０に配信する（Ｓ３）。なお、配信先はネットワークを介して接続するＰＣ２０に限らない。

ＰＣ２０は、受信した操作管理ファイルを所定のメモリ装置等に格納する。その後、ファイル閲覧・印刷ソフトウェアにより、操作管理ファイルに対してファイルオープンの操作が行われる（Ｓ４）。

このファイルオープンの操作を契機に、操作管理プログラムは、操作管理プログラムの動作が可能な環境であるか否かを確認する（Ｓ５）。

そして、操作管理プログラムは、ネットワークを介してファイル管理サーバ１０と通信可能であるか否かを確認するための接続確認を行う（Ｓ６）。

ここで、操作管理プログラムは、操作管理プログラムの動作が可能な環境であり、かつネットワークを介してファイル管理サーバ１０と通信可能である場合、非表示であった操作管理ファイルの表示内容を表示にする（マスクを非表示にする）（Ｓ７）。

そして、ファイル閲覧・印刷ソフトウェアにより操作管理ファイルに対して閲覧や印刷等の各種操作が行われると、操作管理プログラムは、操作の内容（操作内容）をファイル管理サーバ１０に通知する（Ｓ８）。

ファイル管理サーバ１０が、ＰＣ２０からの操作管理ファイルに対する操作内容の通知を受け付けると、操作管理ファイル毎の操作履歴を記憶する操作履歴データベースに通知された操作内容を記憶する（Ｓ９）。

以上の動作手順により、本発明の第１の実施形態のファイル管理システム１は、配信するファイルに対して操作管理プログラムを埋め込むことで、配信後のファイルに対する配信先で行われた操作内容を管理できる。また、ファイル管理サーバ１０が操作管理ファイルを管理できる状態でなければ、操作管理ファイルの表示内容は非表示のままであるため、情報漏洩等の危険性を回避できる。また、本発明では、ファイルの本体に操作管理プログラムを埋め込むことで、ファイルが配信先のＰＣ２０から他の機器に転送等されてしまった場合、すなわちファイル管理サーバ１０が他の機器に関する情報を予め管理していない場合であっても、ファイルに対する操作を管理できる。

[ハードウェア構成]
＜ファイル管理サーバ＞
図３は、本発明の第１の実施形態におけるファイル管理サーバ１０のハードウェア構成の一例を示す図である。

図３に示すように、ファイル管理サーバ１０は、入力装置１１、表示装置１２、外部Ｉ／Ｆ１３、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１４、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１５、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１６、通信Ｉ／Ｆ１７及びＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）１８等を備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。

入力装置１１はキーボードやマウス、タッチパネル等を含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置１２はディスプレイ等を含み、ファイル管理サーバ１０による処理結果を表示する。

通信Ｉ／Ｆ１７は、ファイル管理サーバ１０をネットワークＮ１又はＮ２に接続するインタフェースである。これにより、ファイル管理サーバ１０は通信Ｉ／Ｆ１７を介してデータ通信を行うことができる。

ＨＤＤ１８は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには、例えばファイル管理サーバ１０全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳや、ＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェア、操作管理プログラム等がある。ＨＤＤ１８は格納しているプログラムやデータを所定のファイルシステム及び／又はＤＢ（データベース）により管理している。

外部Ｉ／Ｆ１３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体１３ａ等がある。これにより、ファイル管理サーバ１０は外部Ｉ／Ｆ１３を介して記録媒体１３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体１３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、ＳＤメモリカード（ＳＤ Ｍｅｍｏｒｙ ｃａｒｄ）、ＵＳＢメモリ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ ｍｅｍｏｒｙ）等がある。

ＲＯＭ１５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ１５には、ファイル管理サーバ１０の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ/Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）、ＯＳ設定及びネットワーク設定等のプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ１４は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。

ＣＰＵ１６は、ＲＯＭ１５やＨＤＤ１８等の記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ１４上に読み出し、処理を実行することで、ファイル管理サーバ１０全体の制御や機能を実現する演算装置である。

＜ＰＣ＞
本発明の第１の実施形態におけるＰＣ２０のハードウェア構成は、図３に示したファイル管理サーバ１０のハードウェア構成と同じであればよい。

＜画像処理装置＞
図４は、本発明の第１の実施形態における画像処理装置４０のハードウェア構成の一例を示す図である。

図４に示すように画像処理装置４０は、コントローラ４１、操作パネル４２、外部Ｉ／Ｆ４３、通信Ｉ／Ｆ４４、プリンタ４５及びスキャナ４６等を備える。

コントローラ４１は、ＣＰＵ４１１、ＲＡＭ４１２、ＲＯＭ４１３、ＮＶＲＡＭ４１４及びＨＤＤ４１５等を備える。ＲＯＭ４１３は、各種プログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ４１２はプログラムやデータを一時保持する。ＮＶＲＡＭ４１４は、例えば設定情報等が格納されている。また、ＨＤＤ４１５は各種プログラムやデータが格納されている。

ＣＰＵ４１１は、ＲＯＭ４１３やＮＶＲＡＭ４１４、ＨＤＤ４１５等からプログラムやデータ、設定情報等をＲＡＭ４１２上に読み出し、処理を実行することで、画像処理装置４０全体の制御や機能を実現する。

操作パネル４２は、ユーザからの入力を受け付ける入力部と、表示を行う表示部とを備えている。外部Ｉ／Ｆ４３は外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体４３ａ等がある。これにより、画像処理装置４０は外部Ｉ／Ｆ４３を介して記録媒体４３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体４３ａにはＩＣカード、フレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリ等がある。

通信Ｉ／Ｆ４４は画像処理装置４０をネットワークＮ２に接続するインタフェースである。これにより、画像処理装置４０は通信Ｉ／Ｆ４４を介してデータ通信を行うことができる。

プリンタ４５は、印刷データを用紙に印刷するための印刷装置である。スキャナ４６は原稿から画像データを読み取るための読取装置である。

本発明の第１の実施形態における画像処理装置４０は、上記ハードウェア構成により、後述するような各種処理を実現できる。

＜ファイル入力装置＞
ファイル入力装置３０がクライアントＰＣ３３である場合は、図３に示したファイル管理サーバ１０のハードウェア構成を備えていればよい。また、ファイル入力装置３０がスキャナ装置３１又はＦＡＸ装置３２である場合は、図４に示した画像処理装置４０のハードウェア構成を備えていればよい。

[機能構成]
図５は、本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システム１の機能構成の一例を示す図である。

＜ファイル管理サーバ＞
ファイル管理サーバ１０は、ファイル入力受付部１０１、操作管理ファイル生成部１０２、ファイル配信部１０３、接続確認応答部１０４、操作内容通知受付部１０５、操作管理プログラム記憶部１０６及び操作履歴記憶部１０７等を有する。各機能はＣＰＵ１６がプログラムを実行し、ハードウェアと協働することで実現される。

ファイル入力受付部１０１は、ファイル入力装置３０による原本ファイルの入力を受け付ける。ファイル入力受付部１０１は、入力された原本ファイルを、ＲＡＭ１４又はＨＤＤ１５等の記憶領域における所定のフォルダに格納し、原本ファイルの格納を操作管理ファイル生成部１０２に通知する。

操作管理ファイル生成部１０２は、所定のフォルダに格納された原本ファイルを、所定のファイル形式（例えばＰＤＦ）に変換し、操作管理プログラム記憶部１０６に記憶されている操作管理プログラム５０が埋め込まれた操作管理ファイルを生成する。なお、操作管理ファイル生成部１０２は、操作管理ファイルの生成処理において、操作履歴記憶部１０７を参照し、未使用の操作管理ファイルを一意に識別するファイルＩＤを特定し、特定したファイルＩＤを操作管理ファイルの書誌情報（メタデータ）に埋め込む。

ファイル配信部１０３は、操作管理ファイル生成部１０２により生成された操作管理ファイルを、ネットワークＮ１を介して、ファイル入力装置３０により指定された、又はファイルやファイルの入力受付元（監視する所定のフォルダ等）等に応じて決定した配信先（ＰＣ２０）に配信する。

接続確認応答部１０４は、操作管理ファイルの配信先のＰＣ２０から送信される接続確認要求を受け付けると、接続確認要求応答を、接続確認要求の送信元のＰＣ２０に対して送信する。なお、接続確認要求は、操作管理プログラム５０の機能により実行される。接続確認要求は、例えばＩＭＣＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）によるｐｉｎｇである。

操作内容通知受付部１０５は、操作管理ファイルの配信先のＰＣ２０から送信される操作内容通知を受け付ける。操作内容通知には、操作管理ファイルに対する操作内容を示す情報及び操作管理ファイルのファイルＩＤが含まれる。なお、操作内容通知に用いられる通信プロトコルは、例えばＳＯＡＰである。

操作管理プログラム記憶部１０６は、ＲＡＭ１４又はＨＤＤ１５等の記憶領域を用いて、操作管理プログラム５０を記憶する。

操作履歴記憶部１０７は、ＲＡＭ１４又はＨＤＤ１５等の記憶領域を用いて、図６に示すような操作管理ファイルに対して行われた操作内容の履歴を記憶する。図６は、本発明の第１の実施形態における操作履歴記憶部１０７に記憶される情報の一例を示す図である。図６に示すように、操作履歴記憶部１０７は、「ファイルＩＤ」、「総ページ数」、「閲覧」、「閲覧ページ」、「閲覧日時」、「閲覧場所ＩＰアドレス」、「印刷」、「印刷日時」及び「印刷場所ＩＰアドレス」等のデータ項目を有する。「ファイルＩＤ」は、操作管理ファイルを一意に識別するための識別情報である。「総ページ数」は、操作管理ファイルの総ページ数である。「閲覧」及び「印刷」は、操作管理ファイルに対して閲覧又は印刷の操作が行われたことを示す情報であり、閲覧又は印刷を示す操作内容通知を受信した場合に、所定のフラグ（例えば「○」等）が設定される。「閲覧ページ」は、操作管理ファイルにおいて閲覧されたページを示す情報である。「閲覧日時」及び「印刷日時」は、閲覧又は印刷の操作が行われた日時であり、例えば、操作内容通知の受信時刻が設定される。なお、「閲覧日時」及び「印刷日時」は、例えば、ファイルＩＤ毎に最後に閲覧又は印刷が行われた時刻が設定される。但し、過去に行われた操作の全てを操作履歴記憶部１０７に記憶するようにしてもよい。「閲覧場所ＩＰアドレス」及び「印刷場所ＩＰアドレス」は、閲覧又は印刷（印刷指示）が行われたＰＣ２０のＩＰアドレスであり、操作内容通知の送信元ＩＰアドレスが設定される。なお、操作履歴記憶部１０７に記憶される操作内容は、「閲覧」や「印刷」に限らず、ファイルの「保存」、他のＰＣ２０等への送信やフォルダへの「複製」、「移動」、操作管理ファイルが編集可能なファイル形式であれば「編集」等が記憶されるようにしてもよい。

図５に戻り説明する。

＜ＰＣ＞
ＰＣ２０は、ファイル受信部２１、表示制御部２２及び入力受付部２３等を有する。また、ＰＣ２０には、操作管理ファイルを操作するためのファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００がインストールされている。また、図５の例において、ＰＣ２０がファイル管理サーバ１０から配信された操作管理ファイルを受信し、メモリ装置等に保存している状態を示している。

ファイル受信部２１は、ファイル管理サーバ１０から配信されたファイルを受信し、受信したファイルをＰＣ２０内の所定のフォルダに格納する。

表示制御部２２は、ＰＣ２０が備えるディスプレイ等の表示装置を制御し、ユーザに対して情報を表示出力する。

入力受付部２３は、マウスやキーボード、タッチパネル等の入力装置を制御し、ユーザからの入力を受け付ける。

ファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００は、入力受付部２３からのユーザの入力を受け付け、操作管理ファイルの操作を行ったり、印刷指示を画像処理装置４０に行ったりする。

＜操作管理プログラム＞
操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム５０は、ファイル操作検出部５１、操作管理プログラム環境確認部５２、接続確認部５３、表示内容表示制御部５４及び操作内容通知部５５等を有する。

ファイル操作検出部５１は、ファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００による当該操作管理ファイルのオープン（開く）、クローズ（閉じる）、閲覧（ページ毎の閲覧であってもよい。）や印刷（印刷開始と印刷終了とを区別してもよい。）といった操作を検出する。そして、ファイル操作検出部５１は、操作管理ファイルのオープンを検出すると、操作管理プログラム環境確認部５２及び接続確認部５３に、オープンの検出を通知する。また、ファイル操作検出部５１は、操作管理ファイルに対する印刷指示を検出すると、接続確認部５３に、印刷の検出を通知する。また、ファイル操作検出部５１は、各操作が検出された場合、各操作の検出を操作内容通知部５５に通知する。

操作管理プログラム環境確認部５２は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、当該操作管理プログラム５０が動作する環境である否かを確認し、確認結果を表示内容表示制御部５４に通知する。なお、当該操作管理プログラム５０が動作しない環境とは、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔが動作しない場合であり、操作管理ファイルのエディタの設定でＪａｖａＳｃｒｉｐｔが無効なっている場合を含む。

接続確認部５３は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、ネットワークを介してファイル管理サーバ１０との接続が可能であるか否かを確認する。操作管理プログラム５０には、予めファイル管理サーバ１０のアドレス情報（ＩＰアドレス等）が書き込まれている。具体的には、接続確認部５３は、例えば、ファイル管理サーバ１０のＩＰアドレスを宛先アドレスにしたＩＭＣＰによるｐｉｎｇを行う。そして、接続確認部５３は、接続確認の結果を表示内容表示制御部５４に通知する。なお、接続確認部５３による接続確認の方法は、ｐｉｎｇのようなＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）レイヤでの疎通確認に限らず、さらに上位レイヤ（例えばアプリケーションレイヤ等）による接続確認が行われてもよい。

表示内容表示制御部５４は、操作管理プログラム環境確認部５２及び接続確認部５３による確認結果に基づき、表示内容を表示するか否かを制御する。表示内容表示制御部５４は、それぞれの確認結果が正常（ＯＫ）を示す情報である場合、操作管理ファイルの表示内容を表示にする（マスクを非表示にする）。

操作内容通知部５５は、ファイル操作検出部５１から通知に基づく操作内容通知をファイル管理サーバ１０に送信する。操作内容通知部５５は、ＳＯＡＰにより操作内容通知を送信する。なお、操作内容通知部５５による操作内容通知の送信は、ＳＯＡＰに限らず、他のプロトコルが用いられてもよい。

なお、操作管理プログラム５０は、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔにより、例えば図７に示すように記述される。図７は、本発明の実施形態における操作管理プログラム５０のプログラムソースの一例である。図７の例では、印刷の操作が実行された場合に、ファイル管理サーバ１０に操作内容を通知するための操作管理プログラム５０のプログラムソースを示している。

＜ファイル入力装置＞
ファイル入力装置３０は、ファイル入力部３０１等を有する。

ファイル入力部３０１は、ファイル管理サーバ１０に、ファイル（原本ファイル）の入力を行い、ファイルの配信方法及び配信先等を通知する。

[動作手順]
次に、本発明の第１の実施形態のファイル管理システム１において、ファイル管理サーバ１０による操作管理ファイルの生成処理及び配信後の操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム５０起動時の動作を説明する。図８は、本発明の第１の実施形態におけるファイル管理システム１の動作手順の一例を示すシーケンス図である。

図８に示すように、まずファイル入力装置３０のファイル入力部３０１は、配信方法及び配信先を指定し、配信対象の原本ファイルをファイル管理サーバ１０に入力する（Ｓ１０１）。

ファイル管理サーバ１０のファイル入力受付部１０１は、原本ファイルの入力を受け付けると、ファイル管理サーバ１０内の所定のフォルダに原本ファイルを保存し、操作管理ファイル生成部１０２に原本ファイルの入力を受け付けたことを通知する。そして、操作管理ファイル生成部１０２は、所定のフォルダに格納された原本ファイルを、所定のファイル形式に変換し、操作管理プログラム記憶部１０６に記憶されている操作管理プログラム５０が埋め込まれた操作管理ファイルを生成する（Ｓ１０２）。操作管理ファイル生成部１０２は、ファイル配信部１０３の操作管理ファイルの生成処理の完了を通知する。ファイル配信部１０３は、操作管理ファイルを、ネットワークＮ１を介して、指定された又は決定した配信先（ＰＣ２０）に配信する（Ｓ１０３）。

ＰＣ２０のファイル受信部２１は、ファイル管理サーバ１０から配信された操作管理ファイルを受信し、受信した操作管理ファイルをＰＣ２０内の所定のフォルダに格納する。

その後、ＰＣ２０のユーザ等による指示を受け付けた入力受付部２３を介して、ファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００が起動され、所定のフォルダに格納されている操作管理ファイルがオープンされる（Ｓ１０４）。そして、操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム５０のファイル操作検出部５１が操作管理ファイルのオープンを検出すると、操作管理プログラム環境確認部５２及び接続確認部５３に、オープンの検出を通知する。

操作管理プログラム環境確認部５２は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、当該操作管理プログラム５０が動作する環境である否かを確認し、確認結果を表示内容表示制御部５４に通知する（Ｓ１０５）。ここで、図８の例において、以降の処理は、操作管理プログラム環境確認部５２による確認結果が、操作管理プログラム５０が動作する環境である場合（確認ＯＫの場合）とする。

接続確認部５３は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、ネットワークを介してファイル管理サーバ１０との接続が可能であるか否かを確認するための接続確認要求（例えばｐｉｎｇ）をファイル管理サーバ１０に送信する（Ｓ１０６）。なお、接続確認要求の送信先となるファイル管理サーバ１０のアドレス情報は、操作管理プログラムに予め記述されている。

ファイル管理サーバ１０の接続確認応答部１０４は、ＰＣ２０から送信される接続確認要求を受け付けた場合、接続確認要求応答（例えばｐｉｎｇ応答）を、接続確認要求の送信元のＰＣ２０に対して送信する（Ｓ１０７）。

ＰＣ２０における操作管理プログラム５０の接続確認部５３が、接続確認要求応答を受信すると、接続確認要求応答に応じた確認結果を表示内容表示制御部５４に通知する。ここで、図８の例において、以降の処理は、接続確認部５３による確認結果が、接続ＯＫの場合（確認ＯＫの場合）とする。表示内容表示制御部５４は、操作管理プログラム環境確認部５２及び接続確認部５３による確認結果に基づき、操作管理ファイルの表示内容を表示するか否か（マスクを非表示にするか否か）を制御する。ここで、図８の例では、操作管理プログラム環境確認部５２及び接続確認部５３による確認結果がＯＫを示す情報であるため、表示内容表示制御部５４は、非表示であった操作管理ファイルの表示内容を表示にする。

その後、ファイル操作検出部５１が、表示内容のマスクが非表示とされ、閲覧を検出すると、閲覧の検出を操作内容通知部５５に通知する。そして、操作内容通知部５５は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、ネットワークを介して、閲覧の操作内容を示す情報及び操作管理ファイルのファイルＩＤを含む操作内容通知をファイル管理サーバ１０に送信する（Ｓ１０９）。

ファイル管理サーバ１０の操作内容通知受付部１０５は、操作管理ファイルの配信先のＰＣ２０から送信される操作内容通知を受け付ける。そして、操作内容通知受付部１０５は、操作内容通知に含まれる操作管理ファイルに対する操作内容を示す情報及びファイルＩＤを、操作履歴記憶部１０７（図６参照）に記憶する（Ｓ１１０）。

その後、操作管理プログラム５０のファイル操作検出部５１は、ＰＣ２０のユーザ等による指示を受け付けた入力受付部２３を介したファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００による操作管理ファイルの表示内容の印刷指示を検出する（Ｓ１１１）。そして、ファイル操作検出部５１は、印刷指示の検出を、接続確認部５３に通知する。接続確認部５３は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、ネットワークを介してファイル管理サーバ１０に接続確認要求を送信する（Ｓ１１２）。

ファイル管理サーバ１０の接続確認応答部１０４は、ＰＣ２０からの接続確認要求に基づく接続確認要求応答をＰＣ２０に送信する（Ｓ１１３）。このように、操作管理ファイルの印刷実行前に、ファイル管理サーバ１０との接続確認を行うことにより、例えば、ファイルオープン後の接続確認が行われた後、ネットワークを介したファイル管理サーバ１０との接続が切断された場合であっても、操作管理ファイルの管理を可能とする。なお、ステップＳ１１３における接続確認要求応答に含まれる確認結果がＮＧである場合は、表示状態である操作管理ファイルの表示内容を非表示にする。図８の例では確認結果がＯＫである場合の動作を示す。そして、接続確認がＯＫである場合、ファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００は、印刷対象の表示内容の印刷データを生成し、画像処理装置４０に対して、生成した印刷データを送信する（Ｓ１１４）。

そして、ファイル操作検出部５１が、操作管理ファイルの印刷を検出すると、印刷の検出を操作内容通知部５５に通知する。そして、操作内容通知部５５は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、ネットワークを介して、印刷の操作内容を示す情報及び操作管理ファイルのファイルＩＤを含む操作内容通知をファイル管理サーバ１０に送信する（Ｓ１１５）。

ファイル管理サーバ１０の操作内容通知受付部１０５は、操作管理ファイルの配信先のＰＣ２０から送信される操作内容通知を受け付ける。そして、操作内容通知受付部１０５は、操作内容通知に含まれる操作管理ファイルに対する操作内容を示す情報及びファイルＩＤを、操作履歴記憶部１０７（図６参照）に記憶する（Ｓ１１６）。

その後、操作管理プログラム５０のファイル操作検出部５１は、ＰＣ２０のユーザ等による指示を受け付けた入力受付部２３を介したファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００による操作管理ファイルのクローズの操作を検出する（Ｓ１１７）。次に、ファイル操作検出部５１は、クローズの操作の検出を、操作内容通知部５５に通知する。そして、操作内容通知部５５は、ファイル操作検出部５１からの通知に基づき、ネットワークを介して、クローズの操作内容を示す情報、クローズされるまでに閲覧されたページ番号及び操作管理ファイルのファイルＩＤを含む操作内容通知をファイル管理サーバ１０に送信する（Ｓ１１８）。

ファイル管理サーバ１０の操作内容通知受付部１０５は、操作管理ファイルの配信先のＰＣ２０から送信される操作内容通知を受け付ける。そして、操作内容通知受付部１０５は、操作内容通知に含まれる操作管理ファイルに対する操作内容を示す情報、クローズされるまでに閲覧されたページ番号及びファイルＩＤを、操作履歴記憶部１０７（図６参照）に記憶する（Ｓ１１９）。

[操作管理プログラムの処理手順]
次に、ファイル管理サーバ１０から配信されたＰＣ２０における操作管理ファイルに含まれる操作管理プログラム５０の処理手順を説明する。図９は、本発明の第１の実施形態における操作管理プログラム５０の処理手順の一例を示すフローチャート図である。

図９の初期状態において、操作管理ファイルは、配信先であるＰＣ２０の所定のフォルダに保存されている。

まず、操作管理プログラム５０のファイル操作検出部５１は、ファイル閲覧・印刷ソフトウェア２００を介した操作管理ファイルのオープンを検出する（Ｓ２０１）。ファイル操作検出部５１が操作管理ファイルのオープンを検出すると、操作管理プログラム環境確認部５２及び接続確認部５３に、オープンの検出を通知する。

操作管理プログラム環境確認部５２は、当該操作管理プログラム５０が動作する環境である否かを判定する（Ｓ２０２）。

ここで、操作管理プログラム５０が動作する環境であると判定された場合（ステップＳ２０２においてＹＥＳ）、接続確認部５３は、ファイル管理サーバ１０との接続確認を行う（Ｓ２０３）。

ここで、ファイル管理サーバ１０との接続確認がＯＫでない場合（ステップＳ２０４においてＮＯ）又はステップＳ２０２において操作管理プログラム５０が動作する環境でないと判定された場合（ステップＳ２０２においてＮＯ）、表示内容表示制御部５４は、操作管理ファイルの表示内容を非表示（マスクを表示）のままの状態とする（Ｓ２０５）。

一方、ステップＳ２０４において、接続確認がＯＫである場合（ステップＳ２０４においてＹＥＳ）、表示内容表示制御部５４は、非表示であった操作管理ファイルの表示内容を表示（マスクを非表示）にする（Ｓ２０６）。

そして、ファイル操作検出部５１は、操作管理ファイルに対する操作（閲覧、印刷等）を検出する（Ｓ２０７）。

ここで、ファイル操作検出部５１により操作内容が印刷であるか否かが判定され（Ｓ２０８）、操作内容が印刷である場合（ステップＳ２０８においてＹＥＳ）、接続確認部５３にファイル管理サーバ１０との接続確認を実行させる（Ｓ２０９）。

ここで、ファイル管理サーバ１０との接続確認がＯＫであるか否かが判定され（Ｓ２１０）、接続確認がＯＫでない場合（ステップＳ２１０においてＮＯ）、ステップＳ２０６において非表示されたマスクを再度設定する（Ｓ２１１）。なお、非表示とする代わりに、ステップ２０８における印刷操作に応じて表示された印刷設定画面を閉じる等、ユーザが印刷の実行操作を行えないような制御をすればよい。また、その際に接続確認がＯＫでないことによる印刷エラーであることを通知するようにしてもよい。

一方、ステップＳ２１０において、接続確認がＯＫである場合（ステップＳ２１０においてＹＥＳ）、表示内容の印刷が実行される（Ｓ２１２）。

そして、ステップＳ２０８において操作内容が印刷ではなかった場合（ステップＳ２０８においてＮＯ）又はステップＳ２１２の処理後、操作内容通知部５５は、操作内容を示す情報及び操作管理ファイルのファイルＩＤを含む操作内容通知をファイル管理サーバ１０に送信する（Ｓ２１３）。

その後、ファイル操作検出部５１は、操作管理ファイルのクローズの操作を検出したか否かが判定され（Ｓ２１４）、クローズが検出されていない場合（ステップＳ２１４においてＮＯ）、ステップＳ２０７以降の処理が実行される。

一方、ステップＳ２１４において、クローズの操作が検出された場合（ステップＳ２１４においてＹＥＳ）、クローズの操作内容を示す情報、クローズされるまでに閲覧されたページ番号及び操作管理ファイルのファイルＩＤを含む操作内容通知をファイル管理サーバ１０に送信する（Ｓ２１５）。

上述したように、本発明の第１の実施形態のファイル管理システム１によれば、ファイル管理サーバ１０が、操作対象のファイル本体に対してファイルに対する操作を管理するための操作管理プログラム５０が埋め込まれた操作管理ファイルを生成する。そして、配信された操作管理ファイルに対する操作が行われた場合、操作管理プログラム５０は、操作内容をファイル管理サーバ１０に通知する。

これにより、ファイル管理サーバ１０から配信された場所（ＰＣ２０等）で行われる操作管理ファイルに対する操作内容及び操作内容の履歴を管理することができる。また、ファイル本体に操作管理プログラム５０が埋め込まれるため、操作管理ファイルが複製や転送された場合、操作管理プログラム５０もコピー等がされるため、操作管理ファイル（コピー）を管理し続けることができる。よって、操作管理ファイルが配信された場所（ＰＣ２０等）からネットワークを介して別の場所（他の装置）に送信され、そこで操作管理ファイルに対する操作が行なわれても、同様に操作管理ファイルを管理できる。

また、本発明の第１の実施形態のファイル管理システム１によれば、ファイル管理サーバ１０は、操作管理ファイルの表示内容が非表示にされた（マスクされた）状態の操作管理ファイルを生成する。この非表示状態の操作管理ファイルの表示内容を表示する（マスクを非表示にする）ためには、操作管理プログラム５０が動作し、かつ操作管理プログラム５０（ＰＣ２０等）とファイル管理サーバ１０との間の接続が可能であることが条件となる。

これにより、操作管理ファイルの管理が不可能な状態では、操作管理ファイルの表示内容が表示されないため、ファイルに含まれる表示内容の第三者への漏洩を防止することができる。
〔第１の変形例〕
本発明の第１の実施形態の第１の変形例では、ファイル管理サーバ１０がファイル入力装置３０から原本ファイルの入力を受け付けた場合、原本ファイルの表示内容に基づき、操作管理ファイルを生成するか否かを判定する。したがって、例えばファイルの表示内容が機密性の高い情報を含む場合のみ操作管理ファイルを生成し、反対に表示内容の機密性の低い場合は、操作管理プログラム５０を埋め込まないような処理とすることができる。

なお、第１の実施形態の第１の変形例におけるファイル管理システム１のシステム構成及び各装置のハードウェア構成は、第１の実施形態の場合と同じである。

[機能構成]
図１０は、本発明の第１の実施形態の第１の変形例におけるファイル管理システム１の機能構成の一例を示す図である。図１０に示すように、第１の変形例のファイル管理サーバ１０は、第１の実施形態の機能構成（図５参照）から、ファイル内容取得部１０８、操作管理ファイル生成判定部１０９及び操作管理対象情報記憶部１１０の機能が追加されている。なお、第１の変形例におけるその他の機能は、第１の実施形態の場合と同じである。

ファイル内容取得部１０８は、ファイル入力装置３０により入力された原本ファイルを解析し、例えば、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理を行い、表示内容のデータを取得（文字や記号等を抽出）する。

操作管理ファイル生成判定部１０９は、ファイル内容取得部１０８により取得された文字等と、操作管理対象情報記憶部１１０に記憶されているキーワード等に基づき、操作管理ファイルの生成処理を行うか否かを判定する。

操作管理対象情報記憶部１１０は、図１１に示すように、原本ファイルに含まれる表示内容が前記操作の管理対象であるか否かを示す情報を記憶する。図１１は、本発明の第１の実施形態の第１の変形例における操作管理対象情報記憶部１１０に記憶される情報の一例を示す図である。図１１に示すように、操作管理対象情報記憶部１１０は、操作管理対象情報記憶部１１０内で「キーワード」を識別する識別情報である「キーワードＩＤ」に対応付けて「キーワード」を記憶している。なお、図１１の例では、操作管理対象のキーワードを示しており、「キーワード」は「社外秘」等の機密性の高いキーワードであり、原本ファイルに、「キーワード」が含まれている場合、操作管理対象となる（操作管理ファイルが生成される）。なお、操作管理対象情報記憶部１１０に記憶される「キーワード」は、原本ファイルに、「キーワード」が含まれている場合、操作管理対象としない（操作管理ファイルが生成されない）ようなキーワードにしてもよい。

[ファイル管理サーバの処理手順]
次に、第１の変形例において、ファイル管理サーバ１０が操作管理ファイルを生成する処理について説明する。図１３は、本発明の第１の実施形態の第１の変形例におけるファイル管理サーバ１０の処理手順の一例を示すフローチャート図である。

まずファイル入力受付部１０１は、原本ファイルの入力を受け付けると、ファイル管理サーバ１０内の所定のフォルダに原本ファイルを保存し、ファイル内容取得部１０８に、原本ファイルの入力を受け付けたことを通知する（Ｓ３０１）。

ファイル内容取得部１０８は、原本ファイルの表示内容に対応する内容（文字等）を取得する（Ｓ３０２）。そして、ファイル内容取得部１０８は、取得の処理終了を操作管理ファイル生成判定部１０９に通知する。

操作管理ファイル生成判定部１０９は、操作管理対象情報記憶部１１０を参照し、原本ファイルから取得した内容が操作管理対象であるか否かを判定する（Ｓ３０３）。具体的には、操作管理ファイル生成判定部１０９は、取得した内容が、操作管理対象情報記憶部１１０の「キーワード」に含まれる場合、そのファイルが操作管理対象と判定し（ステップＳ３０３においてＹＥＳ）、操作管理ファイル生成部１０２は、操作管理プログラム５０が埋め込まれた操作管理ファイルを生成する（Ｓ３０４）。その後、ステップＳ３０５の処理が実行される。

一方、ステップＳ３０３において、取得した内容が、操作管理対象情報記憶部１１０の「キーワード」に含まれていない場合、そのファイルが操作管理対象ではないと判定し（ステップＳ３０３においてＮＯ）、原本ファイルのファイル形式の変換のみが行われ、ステップＳ３０５の処理が実行される。

そして、ファイル配信部１０３は、操作管理ファイル又はファイル形式の変換のみが行われたファイルを、指定された配信先（ＰＣ２０等）に配信する（Ｓ３０５）。

上述したように、本発明の第１の実施形態の第１の変形例のファイル管理システム１によれば、ファイル管理サーバ１０が、ファイル（原本ファイル）の表示内容に基づき、ファイルを操作管理対象とするか否かを判定する。すなわち、ファイルに操作管理プログラムを埋め込むか否かを判定する。

これにより、機密性の高い内容を含むファイルのみを操作管理対象とすることができるため、ファイル管理サーバ１０による操作管理ファイルの生成処理の負荷軽減、操作履歴の記憶容量の節約及び配信先のＰＣ２０等における操作管理プログラム５０の動作に伴う処理負荷の軽減を図ることができる。また、ファイル管理システム１の管理者等による管理稼動を削減できる。また、ＰＣ等のユーザが、機密性の高くない内容のファイルにもかかわらず、ファイル管理サーバ１０との接続が確認できなければ、ファイルの操作をできないといった不具合を解消できる。

なお、操作管理対象情報記憶部１１０ａとして、図１１に示すような「キーワード」に、さらに対応付けて、図１２（ａ）に示すようなファイル全体を非表示とするか、該当するキーワードが存在したページのみを非表示とするか又は該当するキーワードに対応する値のみ（ページ内の所定の領域のみ）を非表示とするかを表す非表示とする対象（「非表示対象」）を記憶してもよい。例えば、図１２（ｂ１）に示すような「社外秘」のキーワードを含むファイルであれば、図１２（ｂ２）に示すようなファイル全体を非表示とする操作管理プログラム５０が埋め込まれた操作管理ファイルを生成する。また、例えば、図１２（ｃ１）に示すような「ＴＥＬ」のキーワードを含むファイルであれば、図１２（ｃ２）に示すような電話番号が入力されている領域のみを非表示とする操作管理プログラム５０が埋め込まれた操作管理ファイルを生成する。なお、例えば、電話番号が入力されている領域は、数字の羅列から特定する方法や、「ＴＥＬ」のキーワードがあった近傍の領域のみを非表示領域に指定する方法（キーワードの近くに値が記入されている可能性が高いためである）等が挙げられる。
〔第２の変形例〕
本発明の第１の実施形態の第２の変形例では、ファイル管理サーバ１０が操作管理ファイルの操作が行われるＰＣ２０からの接続確認要求を受信した場合、接続確認要求の送信元の場所（アドレス情報）に基づき、操作管理ファイルの操作可否（表示内容のマスク）を制御する。したがって、例えば情報漏洩の可能性が低い社内における操作管理ファイルの操作は許容し、第三者に漏洩する可能性がある社外における操作は非許容とするように制御できる。

なお、第１の実施形態の第２の変形例におけるファイル管理システム１のシステム構成及び各装置のハードウェア構成は、第１の実施形態の場合と同じである。

[機能構成]
図１４は、本発明の第１の実施形態の第２の変形例におけるファイル管理システム１の機能構成の一例を示す図である。図１４に示すように、第１の変形例のファイル管理サーバ１０は、第１の実施形態の機能構成（図５参照）から、表示可否アドレス情報記憶部１１１の機能が追加され、接続確認応答部１０４の処理が変更されている。なお、第２の変形例におけるその他の機能は、第１の実施形態の場合と同じである。

表示可否アドレス情報記憶部１１１は、図１５に示すように、接続確認要求の送信元の場所（アドレス情報）に対する操作管理ファイルの操作可否を示す情報が記憶される。図１５は、本発明の第１の実施形態の第２の変形例における表示可否アドレス情報記憶部１１１に記憶される情報の一例を示す図である。表示可否アドレス情報記憶部１１１は、「アドレスＩＤ」、「ＩＰアドレス」、「場所」及び「表示可否」等のデータ項目を有する。「アドレスＩＤ」は、表示可否アドレス情報記憶部１１１において「ＩＰアドレス」を一意に識別するための識別情報である。「ＩＰアドレス」は、ＩＰｖ４又はＩＰｖ６形式のＩＰアドレスである。「場所」は、ＩＰアドレスに対応する場所や組織等の名称である。「表示可否」は、それぞれの「ＩＰアドレス」に対応させた操作管理ファイルの表示内容の表示可否を示す情報である。

また、第２の変形例における接続確認応答部１０４は、ＰＣ２０からの接続確認要求を受け付けた場合、表示可否アドレス情報記憶部１１１を参照し、表示可否を判定し、判定結果を含む接続確認要求応答を、ＰＣ２０に送信する。

[ファイル管理サーバの処理手順]
次に、第２の変形例において、ファイル管理サーバ１０が接続確認要求を受信したときの処理について説明する。図１６は、本発明の第１の実施形態の第２の変形例におけるファイル管理サーバ１０の処理手順の一例を示すフローチャート図である。

図１６に示すように、まずファイル管理サーバ１０の接続確認応答部１０４は、操作管理プログラム５０の指示に基づくＰＣ２０からの接続確認要求を受信する（Ｓ４０１）。

次に、接続確認応答部１０４は、表示可否アドレス情報記憶部１１１を参照し、接続確認要求に含まれる送信元のＩＰアドレスが、操作管理ファイルの表示内容の表示を許容するＩＰアドレスであるか否かを判定する（Ｓ４０２）。具体的には、接続確認応答部１０４は、接続確認要求に含まれる送信元のＩＰアドレスに対応する、表示可否アドレス情報記憶部１１１に記憶されるＩＰアドレスの表示可否を示す情報を特定する。

ここで、接続確認要求に含まれる送信元ＩＰアドレスが、操作管理ファイルの表示内容の表示を許容するＩＰアドレスであると判定された場合（ステップＳ４０２においてＹＥＳ）、接続確認要求を行ったＰＣ２０に、接続確認ＯＫを示す情報を含む接続確認要求応答を送信する（Ｓ４０３）。

一方、接続確認要求に含まれる送信元ＩＰアドレスが、操作管理ファイルの表示内容の表示を許容しないＩＰアドレスであると判定された場合（ステップＳ４０２においてＮＯ）、接続確認要求を行ったＰＣ２０に、操作管理ファイルの表示内容を非表示とする情報を含む接続確認要求応答を送信する（Ｓ４０４）。なお、操作管理ファイルの表示内容を非表示とする情報を含む接続確認要求応答は、接続確認ＮＧを示す情報と同じであってもよい。

なお、操作管理ファイルの表示内容を非表示とする情報を含む接続確認要求応答を受信したＰＣ２０（操作管理プログラム５０の表示内容表示制御部５４）は、操作管理ファイルの表示内容のマスクをそのまま表示させた状態にする。

上述したように、本発明の第１の実施形態の第２の変形例のファイル管理システム１によれば、ファイル管理サーバ１０が、操作管理ファイルが操作される場所（ＩＰアドレス等）に基づき、操作管理ファイルの表示内容を表示させるか否かを制御する。

これにより、セキュリティの低い、情報漏洩の危険性の高い場所であれば、操作管理ファイルの表示内容を表示できないため、情報漏洩の危険性を軽減することができる。

なお、上述した第１の変形例に第２の変形例を適用させることもできる。
〔第２の実施形態〕
[システム構成]
図１７は、本発明の第２の実施形態におけるファイル管理システム１の構成の一例を示す図である。図１７に示すように、第２の実施形態のファイル管理システム１は、第１の実施形態のファイル管理サーバ１０に代えて、一以上の情報処理装置６０ａ、６０ｂ・・・（それぞれを区別しない場合「情報処理装置６０」という。また、図１７に示すように、一以上の情報処理装置６０により構成されるシステムをデータ管理システム６という。また、情報処理装置６０は、ファイル管理サーバ１０と同じハードウェア構成（図３）を備えればよい。

[機能構成]
図１８は、本発明の第２の実施形態におけるファイル管理システム１の機能構成の一例を示す図である。第２の実施形態の機能構成は、第１の実施形態のファイル管理サーバ１０が有する機能（図５参照）を、情報処理装置６０ａと情報処理装置６０ｂとに分散させて具備させる構成となっている。図１８において、第１の実施形態のファイル管理システム１が有する機能と同じ機能には、同一名称及び同一の符号を付与している。

図１８の例において、情報処理装置６０ａは、ファイル入力受付部１０１、操作管理ファイル生成部１０２、ファイル配信部１０３及び操作管理プログラム記憶部１０６を有し、操作管理ファイルの生成処理及びファイルの配信処理を実行する。

一方、情報処理装置６０ｂは、接続確認応答部１０４、操作内容通知受付部１０５及び操作履歴記憶部１０７を有し、操作管理ファイルに対する操作の履歴を管理する。

上記機能構成により、第２の実施形態のファイル管理システム１は、第１の実施形態のファイル管理システム１と同じ効果を奏することができる。

さらに、第２の実施形態では、一以上の情報処理装置６０に具備させる機能を、例えば情報処理装置６０の設置場所や設置台数に応じて分散させたり、集約させたりすることができる。これにより、装置コストやネットワークの負荷を削減するような最適な機能配置とすることができる。

なお、第２の実施形態のファイル管理システム１に、第１の実施形態における第１の変形例及び第２の変形例の少なくともいずれか一方を適用させることもできる。
〔第３の実施形態〕
[システム構成]
図１９は、本発明の第３の実施形態におけるファイル管理システム２の構成の一例を示す図である。図１９に示すように、第３の実施形態のファイル管理システム２は、第１の実施形態のファイル管理システム１におけるファイル管理サーバ１０に代えて、ファイル管理サーバ１０００及び履歴管理サーバ１１００を有する構成である。

ファイル管理サーバ１０００は、スキャナ装置３１、ＦＡＸ装置３２又はクライアントＰＣ３３によって投入されるジョブ情報を含むジョブに基づき、予め設定されたワークフローを実行するコンピュータである。ワークフローとは、例えば、それぞれが独立して又は単独で完結した機能を実現する一以上の処理単位（タスク）の組み合わせによって実現される処理の流れをいう。当該処理単位は、一般的なワークフローの用語における、アクティビティに当てはめられてもよい。また、ジョブとは、ワークフローの実行単位をいう。例えば、同一のワークフローが複数回実行された場合、各回のジョブは異なる。ジョブ情報は、ジョブに関する情報であり、例えば、スキャナ装置３１によりスキャンされた文書ファイル（文書データ）又は画像ファイル（画像データ）等のファイル及び実行対象のワークフローのフローＩＤ等が含まれる。

履歴管理サーバ１１００は、外部の機器（例えばＰＣ２０等）においてワークフローの処理対象であるファイルに対して行われた操作内容の履歴を管理するコンピュータである。

上記以外の装置は、第１の実施形態の場合と同様である。

[機能構成]
図２０は、本発明の第３の実施形態におけるファイル管理システム２の機能構成の一例を示す図である。なお、図２０において、第１の実施形態のファイル管理システム１が有する機能（図５参照）と同じ機能には、同一名称及び同一の符号を付与しており、これらの詳細な説明は省略する。

＜ファイル管理サーバ＞
ファイル管理サーバ１０００は、操作管理プログラム記憶部１０６、プラグイン群１０１０、ジョブ投入受付部１０４０、フロー実行制御部１０５０、ジョブ取得部１０６０、ジョブキュー１０７０及びフロー定義記憶部１０８０等を有する。プラグイン群１０１０は、スキャン入力プラグイン１０１１、ＦＡＸ入力プラグイン１０１２、フォルダ入力プラグイン１０１３、ＰＤＦ変換プラグイン１０２０ａ、操作管理プログラム埋め込みプラグイン１０２０及び配信プラグイン１０３０等を有する。これらのプラグインのうち、ＰＤＦ変換プラグイン１０２０ａはＰＤＦ変換部１０２ａを有し、操作管理プログラム埋め込みプラグイン１０２０は操作管理ファイル生成部１０２を有し、配信プラグイン１０３０はファイル配信部１０３を有する。なお、プラグイン群に含まれるプラグインは、図２０に示したプラグインに限らない。

プラグイン群１０１０は、ワークフローを構成する処理単位（アクティビティ）毎の処理を実行する一以上のプラグインを有する。例えば、一つのアクティビティは、一つのプラグインによって実現される。したがって、ワークフローは、相互に処理内容の異なる一以上のプラグインによる処理の接続によって実現される。各アクティビティをプラグインにより構成することで、容易にアクティビティの追加又は削除が可能となる。

スキャン入力プラグイン１０１１は、スキャナ装置３１よりワークフローの実行要求(ジョブ)を受信するプラグインである。スキャン入力プラグイン１０１１は、受信されたフローＩＤ、スキャン画像及び設定値等を、フロー実行制御部１０５０が予定している形式に従ったジョブ情報に整形し、当該ジョブ情報を、ジョブ投入受付部１０４０を介して、ジョブキュー１０７０に記憶する。

ＦＡＸ入力プラグイン１０１２は、ＦＡＸ装置３２よりワークフローの実行要求(ジョブ)を受信するプラグインである。ＦＡＸ入力プラグイン１０１２は、受信されたフローＩＤ、画像情報及び設定値等を、フロー実行制御部１０５０が予定している形式に従ったジョブ情報に整形し、当該ジョブ情報を、ジョブ投入受付部１０４０を介して、ジョブキュー１０７０に記憶する。

フォルダ入力プラグイン１０１３は、クライアントＰＣ３３の所定のフォルダに対する文書データ等のファイルのアップロードによって、ワークフローの実行要求を受け付けるプラグインである。なお、所定のフォルダは、クライアントＰＣ３３内のフォルダに限らず、例えば、ネットワークに接続されたストレージ内のフォルダでもよい。フォルダ入力プラグイン１０１３は、例えば、所定のフォルダに対してポーリングし、当該フォルダにファイル及びフローＩＤや設定値等を格納したファイルが保存されていれば、当該ファイルを取得する。フォルダ入力プラグイン１０１３は、取得されたファイルに格納されている情報を、フロー実行制御部１０５０が予定している形式に従ったジョブ情報に整形し、当該ジョブ情報を、ジョブ投入受付部１０４０を介して、ジョブキュー１０７０に記憶する。

なお、ジョブを投入する他のプラグインとして、例えばメール入力プラグイン等が含まれてもよい。メール入力プラグインは、ファイルが添付された電子メールによってワークフローの実行要求を受け付けるプラグインである。

ＰＤＦ変換プラグイン１０２０ａは、投入されたジョブに含まれるファイルのファイル形式をＰＤＦに変換するプラグインであり、ＰＤＦ変換部１０２ａにより変換処理が実行される。

操作管理プログラム埋め込みプラグイン１０２０は、ＰＤＦ変換されたファイル（ＰＤＦファイル）に、操作管理プログラム記憶部１０６に記憶されている操作管理プログラム５０を埋め込むプラグインであり、操作管理ファイル生成部１０２により実行される。

配信プラグイン１０３０は、ファイルを指定された配信先に配信するプラグインであり、ファイル配信部１０３により実行される。

ジョブ投入受付部１０４０は、スキャン入力プラグイン１０１１、ＦＡＸ入力プラグイン１０１２、フォルダ入力プラグイン１０１３により受け付けたジョブを、ジョブキュー１０７０に記憶する。

フロー実行制御部１０５０は、ジョブ取得部１０６０から通知されるジョブ情報に基づき、フロー定義記憶部１０８０に記憶されるフロー定義データの定義に従って、ワークフローの実行を制御する。フロー定義データとは、ワークフローの処理の流れ等に関する定義情報が記録されたデータをいう。第３の実施形態において、一つのフロー定義データは、一つのワークフローに対応する。各フロー定義データには、ワークフローごとの識別情報であるフローＩＤが含まれている。

ジョブ取得部１０６０は、例えば、定期的にジョブキュー１０７０を参照し、ジョブキュー１０７０に一以上のジョブ情報が記憶されていると、ジョブキュー１０７０より、ジョブ情報を順次取得し、フロー実行制御部１０５０に通知する。

ジョブキュー１０７０は、ジョブ投入受付部１０４０を介して、投入されたジョブ情報を記憶する。

フロー定義記憶部１０８０は、図２１に示すようなフロー定義データを記憶する。図２１は、本発明の第３の実施形態におけるフロー定義記憶部１０８０に記憶される情報の一例を示す図である。図２１に示すようにフロー定義記憶部１０８０は、「フローＩＤ」に対応付けて、ワークフローの処理の実行順序を定義する「ワークフロー定義」を記憶する。図２１の例では、「フローＩＤ」が「１」において、「ＰＤＦ変換プラグイン」、「操作管理プログラム埋め込みプラグイン」、「配信プラグイン」の順に実行されるワークフローが定義されている。

＜履歴管理サーバ＞
履歴管理サーバ１１００は、接続確認応答部１０４、操作内容通知受付部１０５及び操作履歴記憶部１０７を有する。なお、履歴管理サーバ１１００が有する上記機能は、第１の実施形態のファイル管理サーバ１０が有する機能の一部と同じである。

なお、ＰＣ２０及び操作管理プログラム５０が有する機能は、第１の実施形態の場合と同様であるため、説明は省略する。

[ワークフロー管理サーバの処理手順]
次に、ジョブが投入されてからワークフローを実行するまでのファイル管理サーバ１０００が実行する処理手順について説明する。図２２は、本発明の第３の実施形態におけるファイル管理サーバ１０００が実行する処理手順の一例を示すフローチャート図である。

まず、ジョブ投入受付部１０４０は、スキャナ装置３１等から投入されたジョブを、スキャン入力プラグイン１０１１等を介して受け付ける（Ｓ５０１）と、ジョブキュー１０７０に受け付けたジョブに対応するジョブ情報を記憶する（Ｓ５０２）。ここで、例えば、ジョブ情報に含まれるフローＩＤには「１」が設定されているものとする。

続くステップＳ５０３は、ステップＳ５０２と非同期に実行される。ジョブ取得部１０６０は、例えば、定期的にジョブキュー１０７０を参照し、ジョブキュー１０７０に一以上のジョブ情報が記憶されていると、ジョブキュー１０７０より、ジョブ情報を取り出す（Ｓ５０３）。そして、ジョブ取得部１０６０は、取り出したジョブ情報を、フロー実行制御部１０５０に通知する。なお、取り出されたジョブ情報は、ジョブキュー１０７０から削除される。

フロー実行制御部１０５０は、フロー定義記憶部１０８０を参照し、ジョブ情報に含まれているフローＩＤに対応するワークフローを特定する（Ｓ５０４）。ここで、フロー定義記憶部１０８０に記憶される情報が図２１に示す内容である場合、ジョブ情報に含まれるフローＩＤが「１」であるため、「ＰＤＦ変換プラグイン」、「操作管理プログラム埋め込みプラグイン」、「配信プラグイン」の順に実行されるワークフローを特定する。

そして、フロー実行制御部１０５０は、特定したワークフローに基づき、プラグイン群１０１０に含まれるプラグインを利用し、実行する。具体的には、まず、フロー実行制御部１０５０は、投入されたジョブに含まれるファイルを、ＰＤＦ変換プラグイン１０２０によりファイル形式を、ＰＤＦ形式に変換する。次に、ＰＤＦ形式に変換されたファイルを、操作管理プログラム埋め込みプラグイン１０２０により、操作管理プログラム記憶部１０６に記憶される操作管理プログラム５０を埋め込み、操作管理ファイルを生成する。そして、操作管理ファイルを、配信プラグイン１０３０により、投入されたジョブに含まれる配信先への配信を行う。

なお、第３の実施形態における操作管理プログラム５０の処理手順は、第１の実施形態における処理手順（図９参照）と同じである。また、第３の実施形態において操作管理ファイルの操作後に操作管理プログラム５０から通信を行う装置は、第１の実施形態のファイル管理サーバ１０から履歴管理サーバ１１００に変更となっているが、動作手順は第１の実施形態の場合と同じである。

上述したように、第３の実施形態におけるファイル管理システム２によれば、ワークフローを構成する各処理をプラグインにより実現し、定義されたワークフロー（プラグインの構成）に従って、ファイルの操作及び操作内容を管理することができる。また、第３の実施形態におけるファイル管理システム２によれば、ファイルの操作履歴を、履歴管理サーバ１１００が管理する。

これにより、第３の実施形態のファイル管理システム２は、第１の実施形態におけるファイル管理システム１と同様の作用、効果を奏することができる。また、第３の実施形態では、ワークフローを管理するファイル管理サーバ１０００に、ファイルの操作等の管理をさせるための機能を容易に実装することができる。また、操作管理ファイルの生成をファイル管理サーバ１０００が実行し、操作履歴の管理を履歴管理サーバ１１００が実行する構成にすることで、各装置への機能の実装やネットワーク上での装置の配置を柔軟に行うことができる。

なお、ファイル管理サーバ１０００と履歴管理サーバ１１００とが有する機能を一台の装置に実装してもよい。

なお、第３の実施形態のファイル管理システム２に、第１の実施形態における第１の変形例及び第２の変形例の少なくともいずれか一方を適用させることもできる。

なお、本発明の実施形態におけるファイルは、電子データの一例である。また、ファイル管理サーバは、電子データを管理するデータ管理装置（又は情報処理装置）の一例である。また、ファイル入力装置３０は、電子データを入力するデータ入力装置であってもよい。すなわち、本発明において、操作管理プログラム５０の埋め込み対象となるデータは、ファイルに限られるものではなく、データ入力装置から入力され、データ管理装置が直接又は間接的に受信した電子データであればよい。なお、間接的に受信した電子データとは、データ管理装置が、データ入力装置により送信された電子データが保存された所定の記憶領域から取得した電子データである。

なお、本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。

１、２ ファイル管理システム
１０ ファイル管理サーバ
１０１ ファイル入力受付部
１０２ 操作管理ファイル生成部
１０３ ファイル配信部
１０４ 接続確認応答部
１０５ 操作内容通知受付部
１０６ 操作管理プログラム記憶部
１０７ 操作履歴記憶部
１０８ ファイル内容取得部
１０９ 操作管理ファイル生成判定部
１１０ 操作管理対象情報記憶部
１１１ 表示可否アドレス情報記憶部
２０ ＰＣ
２１ ファイル受信部
２２ 表示制御部
２３ 入力受付部
３０ ファイル入力装置
３１ スキャナ装置
３２ ＦＡＸ装置
３３ クライアントＰＣ
３０１ ファイル入力部
４０ 画像処理装置
５０ 操作管理プログラム
５１ ファイル操作検出部
５２ 操作管理プログラム環境確認部
５３ 接続確認部
５４ 表示内容表示制御部
５５ 操作内容通知部
６ データ管理システム
６０ 情報処理装置
１０００ ワークフロー管理サーバ
１０１０ プラグイン群
１０１１ スキャン入力プラグイン
１０１２ ＦＡＸ入力プラグイン
１０１３ フォルダ入力プラグイン
１０２０ 操作管理プログラム埋め込みプラグイン
１０２０ａ ＰＤＦ変換プラグイン
１０３０ 配信プラグイン
１０４０ ジョブ投入受付部
１０５０ フロー実行制御部
１０６０ ジョブ取得部
１０７０ ジョブキュー
１０８０ フロー定義記憶部
１１００ 履歴管理サーバ

特開２００４−３３６３１５号公報

Claims (10)

1. 一以上の情報処理装置で構成され、第１のデータに対して所定の処理を行い、第２のデータに対する操作の履歴を管理するデータ管理システムであって、
   前記第２のデータの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段と、
   データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが前記第１のデータに埋め込まれた前記第２のデータを生成する生成手段と、を有し、
   前記生成手段は、前記第１のデータに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を前記管理対象情報記憶手段から取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にし、
   前記操作管理プログラムは、
   外部の機器において前記第２のデータに対する操作が行われた場合、前記外部の機器から前記データ管理システムに、前記操作の内容を通知し、
   前記データ管理システムと通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記第２のデータを表示するデータ管理システム。
2. 前記外部の機器から通知された前記操作の内容を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段が受け付けた前記操作の内容の履歴を記憶する履歴記憶手段とを有する請求項１記載のデータ管理システム。
3. 前記第２のデータを有する前記外部の機器から送信された接続の確認要求に対する応答を行う応答手段を有し、
   前記操作管理プログラムは、
   前記応答手段による応答の結果、前記データ管理システムとの接続が確認された場合、前記非表示にされた表示内容を表示する請求項１又は２記載のデータ管理システム。
4. 前記第１のデータを解析し、該第１のデータの表示内容を取得する取得手段を有し、
   前記管理対象情報記憶手段は、前記表示内容が前記操作の管理対象であるか否かを示す情報を記憶しており、
   前記生成手段は、前記取得手段により取得された前記表示内容が、前記管理対象情報記憶手段に記憶される前記管理対象である表示内容に含まれる場合、前記第２のデータを生成する請求項１乃至３のいずれか一項に記載のデータ管理システム。
5. アドレス情報と、該アドレス情報を有する前記外部の機器において前記第２のデータの表示内容を表示するか否かを示す情報と対応付けて記憶する表示可否アドレス情報記憶手段を有し、
   前記応答手段は、
   前記確認要求の送信元のアドレス情報が、前記表示可否アドレス情報記憶手段に記憶される非表示を示す情報に対応する場合、前記外部の機器に、前記表示内容の表示を許可しないように指示する応答を行う請求項３に記載のデータ管理システム。
6. 第２のデータに対して操作を行う機器による前記操作の内容を管理するための前記第２のデータに含まれる操作管理プログラムであって、
   前記機器を、
   前記第２のデータの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段から、第１のデータに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にするデータ管理装置であって、当該操作管理プログラムに予め通信先として設定されている前記第２のデータに対する操作を管理するデータ管理装置に対して、
   前記第２のデータに対する操作が行われた場合、前記操作の内容を通知し、
   前記データ管理装置と通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記第２のデータを表示する操作内容通知手段として機能させる操作管理プログラム。
7. 前記機器を、
   前記機器と前記データ管理装置との接続が確認された場合、前記非表示にされた表示内容を表示する表示制御手段として機能させる請求項６記載の操作管理プログラム。
8. データ管理システムを構成する一以上の情報処理装置により所定の処理が行われたデータである操作管理データに対して操作を行う機器による前記操作の内容を管理するためのデータ管理方法であって、
   前記情報処理装置が、
   データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが埋め込まれた前記操作管理データを生成する生成ステップと、
   前記操作管理データの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段から、前記操作管理データに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にするステップと、
   前記生成ステップにより生成された前記操作管理データを有する機器において前記操作管理データに対する操作が行われた場合、前記操作管理プログラムに予め通信先として設定されている前記操作管理データに対する操作を管理する前記情報処理装置に対して、前記機器が前記操作の内容を通知し、
   前記データ管理システムと通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記操作管理データを表示する操作内容通知ステップとを有するデータ管理方法。
9. 前記操作管理データを有する機器において、前記機器から前記情報処理装置への接続の確認要求の結果、前記接続が確認された場合、前記非表示にされた表示内容を表示する表示制御ステップを有する請求項８記載のデータ管理方法。
10. 所定の処理が行われたデータである操作管理データに対する操作の履歴を管理するデータ管理装置であって、
    前記操作管理データの表示内容と非表示にする対象が対応付けられた管理対象情報記憶手段と、
    前記データに対する操作を管理するための操作管理プログラムが埋め込まれた前記操作管理データを生成する生成手段と、を有し、
    前記生成手段は、前記操作管理データに含まれる表示内容に対応付けられた前記非表示にする対象を前記管理対象情報記憶手段から取得して、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にし、
    前記操作管理プログラムは、
    前記操作管理データを有する機器において前記操作管理データに対する操作が行われた場合、当該データ管理装置に対して、前記機器が前記操作の内容を通知し、
    前記データ管理装置と通信が確認できない場合、前記非表示にする対象に該当する領域を非表示にして前記操作管理データを表示するデータ管理装置。

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