JP2005284702A - 文書変更履歴管理方法および文書変更履歴管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 差し戻されなかった文書の不備箇所への変更履歴を管理し、起案者に提示して、以降の起案処理での不備解消を図る。
【解決手段】 文書登録処理部１１は、起案された文書の文書情報を文書情報記憶部１２に保管する。文書変更処理部１３は、登録された文書の変更情報を変更情報記憶部１４に保管する。変更情報表示処理部１６は、文書起案時に、文書情報記憶部１２と決裁情報記憶部３２を参照して、起案者の過去の文書のうち差戻された文書以外の文書を取得し、変更情報記憶部１４を参照して、取得した文書の変更情報を抽出する。変更情報をもとに起案者の文書の各項目の変更数を算出し、項目ごとの変更数を表示装置１９に表示する。
【選択図】図１

Description

本発明は、公共団体や企業などの組織の内部事務処理の中で起案される文書の変更履歴を管理する文書変更履歴管理方法およびシステムに関する。

例えば地方公共団体のような組織の内部事務処理は、コンピュータを利用して電算化されてることが多い。そのため、内部事務処理に伴い起案される種々の公文書も電子データ化されて処理され保存される。

起案された文書の内容に不備がある場合に、通常、決裁者は、文書の不備を指摘して起案者に差戻しを行う。しかし、文書の不備が軽微な誤りなどであれば、決裁者は起案者に差戻しを行わず、直接不備を修正して次の決裁者へ回送することも多い。

従来の起案票のように起案された文書が紙であれば、いわゆる「赤字入れ」のような不備箇所の訂正がその文書そのものに対して行われるため、どの箇所が修正されたのかを記録し、かつ確認することができた。

しかし、起案された文書が電子データ化されている場合には、従来の「赤字入れ」のように、直接文書に訂正を記録することができない。

臨床検査結果情報の訂正手法として、検査結果に対して、誰により承認されたのか、また誰により、どのような修正が行われたのかなどの履歴情報を管理し、その履歴情報を出力する臨床検査情報処理システムが提案されている（例えば特許文献１）。
特開２００１−７６０６０号公報

組織内の内部事務処理において、文書内容の不備が軽微なために決裁者が差戻しを行わず、不備な箇所を直接修正してしまうと、起案者、変更した決裁者までの中間決裁者は、文書の不備がどのように修正されたのかを知ることができない。

そのため、起案者は、次に同様の文書を起案する場合にも、過去に起案した文書の不備を意識することなく起案処理を行うため、軽微な不備箇所が繰り返されるという事態が生じる。このような文書起案処理が繰り返されることによって、決裁者も、軽微な不備の変更を繰り返すことになり、不必要な作業負担を生じてしまう。したがって、差戻しの対象とならなかった文書に対する不備箇所およびその変更の履歴を起案者に提示して、軽微な不備を含む文書起案の繰り返しを防ぐ必要がある。

しかし、特許文献１のシステムでは、検査結果に対する修正の履歴情報を出力するだけであり、検査時に修正履歴を提示して検査者に注意を促すことはできない。また、検査結果が検査者に差し戻されるかどうかの区別が不明である。

本発明は、起案文書に対する変更履歴情報を管理し、起案者や中間決裁者に対して変更履歴情報を提示することにより、起案者などに修正された不備箇所を意識させて、以降の起案処理や決裁処理において見逃される可能性がある不備箇所を少なくできるような文書変更履歴管理方法、および前記方法を実現するシステムを提供することを目的とする。

前記目的を達成するために、本発明は、組織の内部事務処理において起案される文書の変更履歴を管理する文書変更履歴管理方法であって、１）起案された文書ごとに、文書の識別情報と起案者とを含む文書情報を文書情報記憶手段に記憶し、２）前記文書が変更される度に、前記変更ごとに前記文書を構成する項目のうち変更された項目と変更内容とを含む変更情報を変更情報記憶手段に記憶し、３）文書が差し戻されたか否かを示す決裁情報を決裁情報記憶手段に記憶し、４）前記文書情報記憶手段の文書情報をもとに起案者が起案した文書を特定し、前記決裁情報記憶手段の決裁情報をもとに前記起案者に差戻しされた文書を特定し、前記起案者の文書のうち差し戻された文書以外の文書についての変更情報を前記変更情報記憶手段から抽出し、５）前記抽出した変更情報をもとに、文書の項目ごとの変更数を算出し、６）前記起案者に対し前記項目ごとの変更数を表示する。

これにより、文書の起案者に対して、過去に起案した文書であって差し戻されなかった文書について、どの項目がどの程度変更されているかを意識させることができ、以後の起案処理において繰り返されやすい不備箇所の解消に役立てることができる。

また、本発明は、前記の処理を行うものである場合に、１）起案された文書の決裁者と決裁順序とを示す決裁情報を決裁情報記憶手段に記憶し、２）決裁時に前記文書が変更された場合に、前記決裁情報記憶手段の決裁情報から、前記決裁以前の決裁者を抽出し、３）前記抽出した決裁者および前記起案者に対し、前記文書の変更を通知する。

これにより、決裁対象の文書の起案者や中間決裁者に対して、決裁の結果として差戻されなかった文書について、以後の処理で生じた変更を意識させることができ、以後の起案処理や決裁処理における不備箇所の解消に役立てることができる。

本発明によれば、起案者や中間決裁者は、差戻しの対象とならなかった文書の軽微な不備がどのように変更されたのかを知ることができる。そのため、起案者や中間決裁者は、過去に変更された不備箇所を意識して文書起案処理または決裁処理をすることができるようになるため、軽微な不備箇所が繰り返されるという状況を防ぐことができる。

また、決裁者は、変更の履歴が活用されることによって、除去できるような不備箇所の変更を繰り返すという作業負担を軽減させることができる。

図１は、本発明を実施するための最良の形態における、本発明の構成例を示す図である。

文書変更履歴管理システム１は、起案された文書に対する変更履歴を管理するシステムであって、文書登録処理部１１、文書情報記憶部１２、文書変更処理部１３、変更情報記憶部１４、変更情報通知処理部１５、変更情報表示処理部１６、および表示装置１９を備える。

また、文書変更履歴管理システム１と連携する決裁処理システム３は、決裁処理部３１、決裁情報記憶部３２を備える。

文書変更履歴管理システム１の文書登録処理部１１は、例えば起案票など、起案された文書およびその文書情報を生成して文書情報記憶部１２に登録する処理手段である。なお、起案される文書は、既存の文書起案システム（図１に図示しない）を用いて作成される。

文書情報記憶部１２は、起案された文書の文書情報を記憶する記憶手段である。

図２は、文書情報の例を示す図である。文書情報は、文書を識別するためのデータ項目として、文書を管理する一意の番号である管理番号、起案した職員を示す起案者、起案者の所属を示す起案者所属、文書の処理の状態を示す処理状態（決裁結果）、文書を識別する帳票ＩＤなどの項目と、文書の内容を示すデータ項目として、文書の種別を示す文書種別、文書の作成された年を示す作成年、文書の作成年の区分を示す年区分、文書の件名、文書の趣旨を示す伺文、起案理由、文書が起案された日付（起案日）などの項目とによって構成される。処理状態（決裁結果）には、「１（起案済）、２（決裁中）、３（差戻し）、４（却下）、または５（決裁完了）」のいずれかの値が設定される。

文書変更処理部１３は、登録された文書の内容が変更されると、各変更の内容を示す変更情報を生成して変更情報記憶部１４に記憶する処理手段である。

変更情報記憶部１４は、変更情報を記憶する記憶手段である。

図３は、変更情報の例を示す図である。変更情報は、文書を識別するためのデータ項目として、文書を管理する一意の番号である管理番号、文書における変更順序を示す履歴番号、文書を変更した職員を示す変更者、変更者の所属を示す変更者所属、帳票ＩＤなどの項目と、文書の変更内容を示すデータ項目として、文書種別、作成年、年区分、件名、伺文、起案理由、起案日などの項目と、各項目について変更の有無を示す変更フラグとによって構成される。変更フラグには「１＝変更あり、０＝変更なし」のいずれかの値が設定される。

変更情報通知処理部１５は、文書が変更された場合に、変更された文書の起案者と変更した決裁者以前の決裁者に対して、文書が変更されたことを通知する処理手段である。

変更情報表示処理部１６は、文書の起案時に、その起案者が起案した文書に対する変更情報を表示し、または文書変更が通知された者の要求にもとづいて通知された文書についての変更情報を表示する処理手段である。

決裁処理システム３の決裁処理部３１は、文書変更履歴管理システム１で管理された文書に対する決裁を処理し、決裁情報を決裁情報記憶部３２に記憶する処理手段である。

決裁情報記憶部３２は、決裁情報を記憶する記憶手段である。

図４は、決裁情報の例を示す図である。決裁情報は、決裁の対象となる文書を示す帳票ＩＤ、ある決裁における決裁順序を示す履歴番号、決裁した職員を示す決裁者、決裁者の所属を示す決裁者所属、決裁の種別を示す決裁区分、決裁された日付（決裁日）、決裁結果などのデータ項目で構成される。決裁結果には、「ＮＵＬＬ（未処理）、１（決裁済）、２（協議済）、３（差戻し）、４（却下）、５（決裁完了）」のいずれかの値が設定される。

以下、本発明の処理の流れを説明する。

図５は、本発明の処理の全体の流れを示す図である。

文書変更履歴管理システム１は、図５（Ａ）の起案時の処理の流れに示すように、起案者が文書起案システムによって文書を起案すると、起案者が過去に起案した文書に対する変更情報を表示する起案時変更情報表示処理（ステップＳ１）を行い、続いて起案文書登録処理（ステップＳ２）を行う。

図６は、起案時変更情報表示処理（ステップＳ１）の処理の流れを示す図である。

文書変更処理部１３は、起案者の職員ＩＤをキーに、文書情報記憶部１２から、起案者が過去に起案した文書に関する文書情報を読み込む（ステップＳ１１）。また、文書情報の帳票ＩＤをキーに、決裁情報記憶部３２から、ステップＳ１１で読み込んだ文書情報に関連する決裁情報を抽出し、決裁結果を参照する（ステップＳ１２）。

決裁結果が「差戻し」であれば（ステップＳ１３）、ステップＳ１１の処理へ戻り、文書情報記憶部１２から次の文書情報を読み込む。決裁結果が「差戻し」でなければ、文書情報の管理番号をバッファに格納し（ステップＳ１４）、全ての文書情報を処理するまで（ステップＳ１５）、ステップＳ１１〜Ｓ１５の処理を繰り返す。

そして、バッファに格納した文書情報の管理番号をキーに、変更情報記憶部１４から変更情報を読み込む（ステップＳ１６）。変更情報の各項目の変更フラグを参照し、変更された項目があれば、項目ごとに変更数をカウントし（ステップＳ１７）、変更された項目がある変更情報の管理番号をバッファに格納する（ステップＳ１８）。全ての変更情報を処理するまで（ステップＳ１９）、ステップＳ１６〜Ｓ１９の処理を繰り返す。

次に、変更情報表示処理部１６は、項目ごとの変更数（カウント数）を、表示装置１９に表示する（ステップＳ１１０）。

図７は、文書の各項目の変更数の表示例を示す図である。図７に示す表示例では、変更情報の各項目が変更の有無で区別して表示され、各項目ごとに変更があった件数（変更数）が表示される。

これにより、起案者は、過去の起案文書において変更が行われやすい項目を知ることができ、起案処理において不備が発生しやすい項目を意識することができる。

そして、「変更文書一覧表示」ボタンが選択されて、変更文書一覧表示が要求されると（ステップＳ１１１）、変更文書一覧表示処理（ステップＳ１２０）を行う。また、「はい」ボタンが選択されると、この処理を終了し、文書起案システムによって文書起案処理が開始される。「いいえ」ボタンが選択されると、この処理を終了し、起案文書登録処理（ステップＳ２）が開始される。

図８は、変更文書一覧表示処理（ステップＳ１２０）の処理の流れを示す図である。

変更情報表示処理部１６は、ステップＳ１８の処理でバッファに格納された管理番号をキーに、文書情報記憶部１２から文書情報を読み込み（ステップＳ１２１）、読み込んだ文書情報の内容を一覧表示する（ステップＳ１２２）。

図９は、変更文書一覧の表示例を示す図である。図９に示す表示例では、起案者が過去に起案した文書のうち、差戻しとならなかったが、変更された項目がある文書（変更文書）の文書情報として、管理番号、作成年、文書種別、年区分、件名などが一覧表示される。

さらに、図９に示す表示例の変更文書一覧中の文書と「変更履歴表示」ボタンとが選択されて、変更履歴表示の要求があると（ステップＳ１２３）、選択された文書の変更情報の内容を表示する（ステップＳ１２４）。

図１０は、変更履歴情報の表示例を示す図である。図１０に示す表示例では、選択された文書の変更情報が、変更が行われた順（履歴番号順）に表示される。変更情報として、管理番号、履歴番号、作成年、文書種別、年区分、件名、伺文、起案理由、起案日付などが表示される。

これにより、起案者は、ある文書に対してどのように変更がされているかという変更の履歴を知ることができる。

なお、変更情報表示処理部１６は、図１０の表示例のように、履歴番号＝０すなわち変更前の状態として、起案時の文書情報を併せて表示するようにしてもよい。

さらに、図１０に示す「詳細表示ボタン」が選択されて、詳細表示の要求があると（ステップＳ１２５）、変更の履歴番号順に、変更情報の各項目の内容を表示する（ステップＳ１２６）。

図１１〜図１３は、変更履歴情報の詳細表示例を示す図である。図１１は、履歴番号＝０、すなわち変更前の文書情報の詳細表示例を示す図である。図１２は、履歴番号＝１の変更情報の詳細表示例を示す図、図１３は、履歴番号＝２の変更情報の詳細表示例を示す図である。

図１２に示す表示例では、変更された「伺文」の項目が強調して表示される。また、図１３に示す表示例では、変更された、「起案日」および「起案理由」の項目が強調して表示される。このように、各詳細情報中の変更された項目が強調されて表示される。

これにより、起案者は、実際にどのような変更が行われたかを知ることができ、以後の起案作業での不備箇所の解消に役立てることができる。

図１４は、起案文書登録処理（ステップＳ２）の処理の流れを示す図である。

文書登録処理部１１は、起案された文書の文書情報を生成し、管理番号を採番し（ステップＳ２１）、起案された文書などから、起案者、起案者所属、帳票ＩＤ、文書の内容などの情報を取得して文書情報に設定し（ステップＳ２２）、設定した文書情報を文書情報記憶部１２に追加する（ステップＳ２３）。

また、文書変更履歴管理システム１は、図５（Ｂ）の決裁時の処理の流れに示すように、決裁者が決裁に伴って文書を変更した場合に、文書の更新にもとづいて変更情報更新処理（ステップＳ５）を行い、変更情報通知処理（ステップＳ６）を行い、通知先からの要求があれば、変更情報表示処理（ステップＳ７）を行う。

図１５は、変更情報更新処理（ステップＳ５）の処理の流れを示す図である。

文書変更処理部１３は、登録されている文書が変更されると、文書情報の管理番号をキーに、変更情報記憶部１４から変更情報を抽出し（ステップＳ５１）、抽出した変更情報を複製し、複製した変更情報の履歴番号に１を加算し（ステップＳ５２）、さらに、変更された項目の変更フラグに１を設定して、変更後の内容を格納する（ステップＳ５３）。そして、複製した新しい変更情報を変更情報記憶部１４に追加する（ステップＳ５４）。

図１６は、変更情報通知処理（ステップＳ６）の処理の流れを示す図である。

変更情報通知処理部１５は、変更情報が追加されると、追加された変更情報の帳票ＩＤをキーに、文書情報記憶部１２から文書情報を抽出し（ステップＳ６１）、抽出した文書情報から起案者を抽出する（ステップＳ６２）。また、同じく帳票ＩＤをキーに、決裁処理システム３の決裁情報記憶部３２から決裁情報を抽出し（ステップＳ６３）、抽出した決裁情報から、決裁結果が未処理（ＮＵＬＬ）以外の決裁情報の決裁者を取得する（ステップＳ６４）。そして、取得した起案者および決裁者に対して、文書が変更されたことを通知する（ステップＳ６５）。

これにより、起案や決裁に関係する者は、自己が携わった文書に変更があったことを直ちに知ることができる。

図１７は、変更情報表示処理（ステップＳ７）の処理の流れを示す図である。

変更情報通知処理部１５からの通知を受けた者が、変更情報の表示を要求した場合に、変更情報表示処理部１６は、通知された文書の帳票ＩＤをキーに、文書情報記憶部１２から文書情報を抽出する（ステップＳ７１）。また、同じく、帳票ＩＤをキーに、変更情報記憶部１４から変更情報を抽出する（ステップＳ７２）。そして、通知された文書の変更履歴一覧を表示する（ステップＳ７３）。例えば図１０に示すような変更履歴一覧を表示する。

さらに、図１０に示す「詳細表示」ボタンが選択されて、詳細表示の要求があれば（ステップＳ７４）、履歴番号順に変更情報の内容を表示する（ステップＳ７５）。例えば、図１１〜図１３に示すような詳細情報を表示する。

以上、本発明をその実施の形態により説明したが、本発明はその主旨の範囲において種々の変形が可能であることは当然である。

例えば、本形態では、文書変更履歴管理システム１で登録した文書についての決裁履歴などの決裁に関する情報は、決裁処理システム３の決裁情報記憶部３２に保管されるものとして説明したが、決裁結果などの情報を文書情報の一部として、文書変更履歴管理システム１の文書情報記憶部１２で保管するようにしてもよい。

また、本形態では、文書情報に、起案された文書自体を含めて文書情報記憶部１２に保管されるものとして説明したが、文書の内容（文書データ）を別に保管し、文書情報の各項目に、文書データの該当箇所へのポインタ情報を設定し、必要な場合に文書データを読み込むようにしてもよい。

また、本形態では、文書の起案や変更の処理は、文書起案システムにおいて実行されるものとして説明したが、文書変更履歴管理システム１において文書の起案および変更処理手段を備えるようにしてもよい。

また、本形態では、図５（Ａ）に示す処理の流れを、起案時の処理として説明したが、中間決裁者の文書変更処理時を起案時とみなして処理を行うことも可能である。

なお、本発明は、コンピュータにより読み取られ実行される処理プログラムとして実現することができる。本発明を実現する処理プログラムは、コンピュータが読み取り可能な、可搬媒体メモリ、半導体メモリ、ハードディスクなどの適当な記録媒体に格納することができ、これらの記録媒体に記録して提供され、または通信インタフェースを介して種々の通信網を利用した送受信により提供されるものである。

本発明を実施するための最良の形態における、本発明の構成例を示す図である。 文書情報の例を示す図である。 変更情報の例を示す図である。 決裁情報の例を示す図である。 本発明の処理の全体の流れを示す図である。 起案時変更情報表示処理の処理の流れを示す図である。 文書の各項目の変更数の表示例を示す図である。 変更文書一覧表示処理の処理の流れを示す図である。 変更文書一覧の表示例を示す図である。 変更履歴情報の表示例を示す図である。 履歴番号＝０としての文書情報の詳細表示例を示す図である。 履歴番号＝１の変更情報の詳細表示例を示す図である。 履歴番号＝２の変更情報の詳細表示例を示す図である。 起案文書登録処理の処理の流れを示す図である。 変更情報更新処理の処理の流れを示す図である。 変更情報通知処理の処理の流れを示す図である。 変更情報表示処理の処理の流れを示す図である。

符号の説明

１ 文書変更履歴管理システム
１１ 文書登録処理部
１２ 文書情報記憶部
１３ 文書変更処理部
１４ 変更情報記憶部
１５ 変更情報通知処理部
１６ 変更情報表示処理部
１９ 表示装置
３ 決裁処理システム
３１ 決裁処理部
３２ 決裁情報記憶部

Claims (3)

1. 組織の内部事務処理において起案される文書の変更履歴を管理する文書変更履歴管理方法であって、
   起案された文書ごとに、文書の識別情報と起案者とを含む文書情報を文書情報記憶手段に記憶し、
   前記文書が変更される度に、前記変更ごとに、前記文書を構成する項目のうち変更された項目と変更内容とを含む変更情報を変更情報記憶手段に記憶し、
   文書が差し戻されたか否かを示す決裁情報を決裁情報記憶手段に記憶し、
   前記文書情報記憶手段の文書情報をもとに起案者が起案した文書を特定し、前記決裁情報記憶手段の決裁情報をもとに前記起案者に差戻しされた文書を特定し、前記起案者の文書のうち差し戻された文書以外の文書についての変更情報を、前記変更情報記憶手段から抽出し、
   前記抽出した変更情報をもとに、文書の項目ごとの変更数を算出し、
   前記起案者に対し前記項目ごとの変更数を表示する
   ことを特徴とする文書変更履歴管理方法。
2. 起案された文書の決裁者と決裁順序とを示す決裁情報を決裁情報記憶手段に記憶し、
   決裁時に前記文書が変更された場合に、前記決裁情報記憶手段の決裁情報から、前記決裁以前の決裁者を抽出し、
   前記抽出した決裁者および前記起案者に対し、前記文書の変更を通知する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書変更履歴管理方法。
3. 組織の内部事務処理において起案される文書の変更履歴を管理する文書変更履歴管理システムであって、
   起案された文書ごとに、文書の識別情報と起案者とを含む文書情報を記憶する文書情報記憶手段と、
   前記文書が変更される度に、前記変更ごとに前記文書を構成する項目のうち変更された項目と変更内容とを含む変更情報を記憶する変更情報記憶手段と、
   文書が差し戻されたか否かを示す決裁情報を記憶する決裁情報記憶手段と、
   前記文書情報記憶手段の文書情報をもとに起案者が起案した文書を特定し、前記決裁情報記憶手段の決裁情報をもとに前記起案者に差戻しされた文書を特定し、前記起案者の文書のうち差し戻された文書以外の文書についての変更情報を、前記変更情報記憶手段から抽出する処理手段と、
   前記抽出した変更情報をもとに、文書の項目ごとの変更数を算出する処理手段と、
   前記起案者に対し前記項目ごとの変更数を表示する処理手段とを、備える
   ことを特徴とする文書変更履歴管理システム。