JP2005267372A - 緊急時広報対応システムおよび方法 - Google Patents

Abstract

【課題】緊急事態の発生時に社内の関係箇所で情報の共有化を図り報道対応を迅速かつ的確に行うことができる緊急時広報対応システムおよび方法を提供する。
【解決手段】緊急時広報対応システム１は、情報定義データベース２１に格納された緊急事態情報分類表を参照して緊急事態情報がいずれかの緊急事態コードに該当する情報であると判定した場合はこの緊急事態情報に緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを付する緊急事態情報分析部１２と、連絡ルートデータベース２２に格納された連絡ルートデータに基づいて、緊急事態情報分析部１２によりこの緊急事態情報に付された緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードについて予め決められた連絡ルートを選定する連絡ルート選定部１３と、この選定された連絡ルートおよびこの緊急事態情報に付された緊急事態コードなどに応じて対応手順を決定する対応手順決定部１４とを備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、緊急時広報対応システムおよび方法に関し、特に、緊急事態の発生時およびその発生が予測される場合に社内の関係箇所で情報の共有化を図り報道対応を迅速かつ的確に行うのに好適な緊急時広報対応システムおよび方法に関する。

近年、企業倫理，コンプライアンス（法令遵守）および企業のディスクロージャー（情報公開）の姿勢などについて社会やマスメディアが企業を評価・監視する目は格段と厳しくなっており、また、インターネットの普及により内部告発をはじめとする匿名性の高い情報が瞬時に社会で共有化されるようになってきている。このような環境下において、今日の企業は多方面にわたる危機発生に備えるとともに、危機発生時にはより迅速かつ的確な対応を行う必要性が増してきている。

なお、予期しないガス発生などに対する初動対応を速やかに支援するリスクマネジメント支援システムとして、以下に示す特許文献１に記載されたものが提案されており、また、緊急事態の対応を敏速かつ確実に行うことができる施設管理システムとして、以下に示す特許文献２に記載されたものが提案されている。
特開２００２−２９７８３４号公報 特開２００３−３０１５２号公報

しかしながら、一般に危機発生時の対応は個別に各担当者により行われているため、迅速かつ的確な対応が必ずしも行われているとはいえない。

本発明の目的は、緊急事態の発生時に社内の関係箇所で情報の共有化を図り報道対応を迅速かつ的確に行うことができる緊急時広報対応システムおよび方法を提供することにある。

本発明の緊急時広報対応システムは、端末装置（３１〜３３）と相互接続された緊急時広報対応システム（１）であって、緊急事態情報の分類分け用の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを示す緊急事態情報分類表が格納された情報定義データベース（２１）と、該情報定義データベースに格納された前記緊急事態情報分類表を参照して前記端末装置から入力される緊急事態情報がどの緊急事態コードに該当する情報かを判定して、該緊急事態情報がいずれかの緊急事態コードに該当する情報である場合には該緊急事態情報に緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを付する緊急事態情報分析部（１２）と、緊急事態情報の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて予め決められた連絡ルートデータが格納された連絡ルートデータベース（２２）と、該連絡ルートデータベースに格納された前記連絡ルートデータに基づいて、前記緊急事態情報分析部から受け取った前記緊急事態情報に付されている前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードについて予め決められている連絡ルートを選定する連絡ルート選定部（１３）と、該連絡ルート選定部から受け取った前記連絡ルートと前記緊急事態情報に付された前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードとに応じて対応手順を決定する対応手順決定部（１４）とを具備することを特徴とする。
ここで、前記対応手順決定部が、前記決定された対応手順に基づいて出力画面（５０）を作成して、前記連絡ルート選定部（１３）から受け取った前記連絡ルートに挙げられている連絡先の端末装置に前記出力画面を送信して表示させてもよい。
また、前記対応手順決定部と接続された緊急事態情報記録部（１５）と、該緊急事態情報記録部と接続された緊急事態情報データベース（２３）とをさらに具備し、前記緊急事態情報記録部が、前記緊急事態情報に関係する緊急事態への対応が完了したのちに前記対応手順決定部から前記対応手順が付された前記緊急事態情報を受け取ると、該受け取った対応手順が付された緊急事態情報を前記緊急事態情報データベースに格納してもよい。
さらに、前記対応手順決定部が、前記対応手順として、報道対応体制の確立，報道対応方針の決定，第一報の報道発表を考慮した情報収集および資料作成，第一報の報道発表および第一報以降の報道発表に向けた情報収集および資料作成について決定してもよい。

本発明の緊急時広報対応方法は、端末装置から緊急時広報対応システムに緊急事態情報を送信するステップ（Ｓ１１）と、緊急事態情報分析部が、情報定義データベースに格納されたかつ緊急事態情報の分類分け用の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを示す緊急事態情報分類表を参照して、前記端末装置から受信した前記緊急事態情報がどの緊急事態コードに該当する情報かを判定して、該緊急事態情報がいずれかの緊急事態コードに該当する情報である場合には該緊急事態情報に緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを付するステップ（Ｓ１２）と、連絡ルート選定部が、連絡ルートデータベースに格納されたかつ緊急事態情報の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて予め決められた連絡ルートデータに基づいて、前記緊急事態情報分析部から受け取った前記緊急事態情報に付されている前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードについて予め決められている連絡ルートを選定するステップ（Ｓ１４）と、対応手順決定部が、前記連絡ルート選定部から受け取った前記連絡ルートと前記緊急事態情報に付された前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードとに応じて対応手順を決定するステップ（Ｓ１６〜Ｓ２０）と、前記対応手順決定部が、前記決定した対応手順に基づいて出力画面を作成して、前記連絡ルート選定部から受け取った前記連絡ルートに挙げられている連絡先の端末装置に前記出力画面を送信して表示させるステップ（Ｓ２１）とを備えることを特徴とする。
ここで、緊急事態情報記録部が、前記緊急事態情報に関係する緊急事態への対応が完了したのちに前記対応手順決定部から前記対応手順が付された前記緊急事態情報を受け取ると、該受け取った対応手順が付された緊急事態情報を緊急事態情報データベースに格納するステップ（Ｓ２３）をさらに備えてもよい。
また、前記対応手順決定部が対応手順を決定するステップが、前記対応手順決定部が報道対応体制の確立を行うステップ（Ｓ１６）と、前記対応手順決定部が報道対応方針の決定を行うステップ（Ｓ１７）と、前記対応手順決定部が第一報の報道発表を考慮した情報収集および資料作成を行うステップ（Ｓ１８）と、前記対応手順決定部が第一報の報道発表および第一報以降の報道発表に向けた情報収集および資料作成を行うステップ（Ｓ１９，Ｓ２０）とを含んでもよい。

本発明の緊急時広報対応システムおよび方法は、以下の効果を奏する。
（１）緊急事態の発生時に緊急時広報対応システムを用いて対応手順を決定することにより、迅速かつ的確に報道対応を行うことができるため、社会的信頼の失墜など会社が受けるダメージの最小化を図ることができるとともに、報道機関および地域社会から好感および信頼を得ることができる。
（２）緊急時広報対応システムを用いて決定された対応手順が付された緊急事態情報を緊急事態情報データベースに格納しておくことにより、今後のより精度の高い対応策を練り上げていくうえでのデータを蓄積することができる。

緊急事態の発生時に社内の関係箇所で情報の共有化を図り報道対応を迅速かつ的確に行うという目的を、緊急時広報対応システムが、情報定義データベースに格納された緊急事態情報分類表を参照して緊急事態情報を分析してこの緊急事態情報に緊急コード，大分類コードおよび小分類コードを付し、連絡ルートデータベースに格納された連絡ルートデータを参照して連絡ルートを決定するとともに、緊急コード，大分類コード，小分類コードおよび連絡ルートに応じて対応手順を決定することにより実現した。

以下、本発明の緊急時広報対応システムおよび方法の実施例について図面を参照して説明する。
本発明の一実施例による緊急時広報対応システム１は、図１に示すように、緊急事態情報入力手段および緊急事態情報出力手段としての複数の端末装置（図１には第１乃至第３の端末装置３１〜３３のみ図示）と通信回線４０を介して相互接続されており、通信回線４０に接続された通信部１１と、通信部１１と接続された緊急事態情報分析部１２と、緊急事態情報分析部１２と接続された連絡ルート選定部１３と、連絡ルート選定部１３と接続された対応手順決定部１４と、対応手順決定部１４と接続された緊急事態情報記録部１５と、緊急事態情報分析部１２と接続された情報定義データベース２１と、連絡ルート選定部１３と接続された連絡ルートデータベース２２と、緊急事態情報記録部１５と接続された緊急事態情報データベース２３とを備える。

情報定義データベース２１には、緊急事態情報の分類分け用の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを示す緊急事態情報分類表が格納されている。表１に緊急事態情報分類表の一例を示す。

連絡ルートデータベース２２には、図２に一例を示すような緊急時の社内情報収集・連絡ルートに基づいて緊急事態情報の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて予め決められた連絡ルートデータが格納されている。
緊急事態情報データベース２３には、対応手順が付された緊急事態情報が緊急事態情報記録部１５により格納される。

次に、緊急時広報対応システム１の動作について、図３に示したフローチャートを参照して説明する。
各事業所，各発電所，各調査事務所，各工事事務所およびグループ企業などの担当者は、緊急事態が発生した場合には、少なくとも発生日時，発生場所および緊急事態の概要を含む緊急事態情報を第１乃至第３の端末装置３１〜３３などから通信回線４０を介して緊急時広報対応システム１に送信する（ステップＳ１１）。このとき、第一報の情報連絡は、確実にかつ緊急事態の事象について把握している範囲で速やかに緊急時広報対応システム１に送信する。
第１乃至第３の端末装置３１〜３３などから送信されてきた緊急事態情報は、通信部１１を介して緊急事態情報分析部１２に送られる。

緊急事態情報分析部１２は、送られてきた緊急事態情報の内容を分析して、情報定義データベース２１に格納されている緊急事態情報分類表（表１参照）を参照して、送られてきた緊急事態情報がどの緊急事態コードに該当する情報かを判定して、この緊急事態情報がいずれかの緊急事態コードに該当する情報である場合にはこの緊急事態情報に緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを付する（ステップＳ１２）。
たとえば、送られてきた緊急事態情報が「停電」に関するものである場合には、緊急事態情報分析部１２は、緊急事態情報分類表を参照して、この緊急事態情報は緊急コード“Ｅ０００１”に該当する情報であると判定し、この緊急事態情報に緊急コード“Ｅ０００１”，大分類コード“０１”および小分類コード“０１０”を付する。
その後、緊急事態情報分析部１２は、この緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードが付された緊急事態情報を連絡ルート選定部１３に送る（ステップＳ１３）。

連絡ルート選定部１３は、緊急事態情報分析部１２からこの緊急事態情報を受け取ると、連絡ルートデータベース２２に格納されている連絡ルートデータに基づいて、この緊急事態情報に付されている緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて予め決められている連絡ルートを選定する（ステップＳ１４）。
その後、連絡ルート選定部１３は、選定した連絡ルートと緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードが付された緊急事態情報とを対応手順決定部１４に送る（ステップＳ１５）。

対応手順決定部１４は、連絡ルート選定部１３からこの連絡ルートとこの緊急事態情報とを受け取ると、この連絡ルートとこの緊急事態情報に付された緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードとに応じて、以下のようにして対応手順を決定する。
（１）報道対応体制の確立（ステップＳ１６）
受け取った緊急事態情報に含まれている発生場所からこの緊急事態が発生した事業所（以下、「現地」と称する。）を特定し、この特定した現地において報道対応を行う体制を確立するとともに、主管部および広報部門において報道対応について協議させる体制を確立する。このとき、現地，支社，主管部および広報部門において、情報を共有化させるとともに、関係先を整理し役員を含めた連絡体制を確立する。
（２）報道対応方針の決定（ステップＳ１７）
受け取った緊急事態情報に付されている緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて速報的な第一報の報道発表を行う必要があるか否かを判定し、直ちに報道発表を行う必要がある緊急事態情報である場合には、速報的な第一報の報道発表を行うようにする。その後は、以下のタイミングで報道発表するようにする。
（ａ）事象の推移に大きな変化があった時または定期的（毎正時）に
（ｂ）原因が判明した時
（ｃ）対策の決定時・実施後
（ｄ）事象が終結した時
（ｅ）最終まとめ
なお、定期的（毎正時）に発表する場合には、「状況の変化なし」も情報として発表するように指示する。
また、発表場所，説明者および発表方法（記者会見または資料提供）を決定する。
（３）第一報の報道発表を考慮した情報収集および資料作成（ステップＳ１８）
速報的な第一報の報道発表が必要な場合には、受け取った緊急事態情報に含まれている発生日時，発生場所および緊急事態の概要を参照して、たとえば「○○月○○日○○時○○分，○○で○○が発生した」というようなその時点で把握している範囲での報道資料を作成する。なお、受け取った緊急事態情報に「事象の状況」，「発生からその後の経緯」，「原因」,「今後の見通し」,「対策」および「社会的影響」などについての情報が含まれている場合には、その情報も含めた報道資料を作成する。
（４）第一報の報道発表（ステップＳ１９）
報道発表後に取材が集中することを想定して、人員体制を決定する。
（５）第一報以降の報道発表に向けた情報収集および資料作成（ステップＳ２０）
第一報の報道発表はまず速報性を優先するが、それ以降の発表においては速報性とともに内容の充実を図る必要性があることから、その後の情報を入力させるための欄を作成する。

その後、対応手順決定部１４は、以上のようにして決定された対応手順に基づいてたとえば図４に一例を示すような出力画面５０を作成して、連絡ルート選定部１３から受け取った連絡ルートに挙げられている連絡先の端末装置（第１乃至第３の端末装置３１〜３３など）に出力画面５０を通信部１１および通信回線４０を介して送信して表示させる（ステップＳ２１）。
これにより、緊急事態情報に応じた関係箇所での情報の共有化が図れるとともに、報道対応を迅速かつ的確に行うことができる。

以上のようにして、この緊急事態情報に関係する緊急事態への対応が完了すると、対応手順決定部１４は、この緊急事態情報に対応手順を付して緊急事態情報記録部１５に送る（ステップＳ２２）。
緊急事態情報記録部１５は、対応手順が付された緊急事態情報を受け取ると、この受け取った対応手順が付された緊急事態情報を緊急事態情報データベース２３に格納する（ステップＳ２３）。これにより、今後のより精度の高い対応策を練り上げていくうえでのデータを蓄積することができる。

なお、以上述べた緊急事態への対応方法と同様の対応方法を紙面でマニュアル化して、各担当者がこのマニュアルを見て行うようにすることもできる。

以上説明したように、本発明の緊急時広報対応システムおよび方法は、緊急事態発生時およびその発生が予想される場合の社内関係箇所での情報の共有化および報道対応に使用することができる。

本発明の一実施例による緊急時広報対応システムを説明するための概略ブロック図である。（実施例１） 緊急時の社内情報収集・連絡ルートの一例を示す図である。（実施例１） 図１に示した緊急時広報対応システム１の動作を説明するためのフローチャートである。（実施例１） 出力画面の一例を示す図である。（実施例１）

符号の説明

１ 緊急時広報対応システム
１１ 通信部
１２ 緊急事態情報分析部
１３ 連絡ルート選定部
１４ 対応手順決定部
１５ 緊急事態情報記録部
２１ 情報定義データベース
２２ 連絡ルートデータベース
２３ 緊急事態情報データベース
３１〜３３ 端末装置
４０ 通信回線
５０ 出力画面
Ｓ１１〜Ｓ２３ ステップ

Claims (7)

1. 端末装置（３１〜３３）と相互接続された緊急時広報対応システム（１）であって、
   緊急事態情報の分類分け用の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを示す緊急事態情報分類表が格納された情報定義データベース（２１）と、
   該情報定義データベースに格納された前記緊急事態情報分類表を参照して前記端末装置から入力される緊急事態情報がどの緊急事態コードに該当する情報かを判定して、該緊急事態情報がいずれかの緊急事態コードに該当する情報である場合には該緊急事態情報に緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを付する緊急事態情報分析部（１２）と、
   緊急事態情報の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて予め決められた連絡ルートデータが格納された連絡ルートデータベース（２２）と、
   該連絡ルートデータベースに格納された前記連絡ルートデータに基づいて、前記緊急事態情報分析部から受け取った前記緊急事態情報に付されている前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードについて予め決められている連絡ルートを選定する連絡ルート選定部（１３）と、
   該連絡ルート選定部から受け取った前記連絡ルートと前記緊急事態情報に付された前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードとに応じて対応手順を決定する対応手順決定部（１４）と、
   を具備することを特徴とする、緊急時広報対応システム。
2. 前記対応手順決定部が、前記決定された対応手順に基づいて出力画面（５０）を作成して、前記連絡ルート選定部（１３）から受け取った前記連絡ルートに挙げられている連絡先の端末装置に前記出力画面を送信して表示させることを特徴とする、請求項１記載の緊急時広報対応システム。
3. 前記対応手順決定部と接続された緊急事態情報記録部（１５）と、
   該緊急事態情報記録部と接続された緊急事態情報データベース（２３）と、
   をさらに具備し、
   前記緊急事態情報記録部が、前記緊急事態情報に関係する緊急事態への対応が完了したのちに前記対応手順決定部から前記対応手順が付された前記緊急事態情報を受け取ると、該受け取った対応手順が付された緊急事態情報を前記緊急事態情報データベースに格納する、
   ことを特徴とする、請求項１または２記載の緊急時広報対応システム。
4. 前記対応手順決定部が、前記対応手順として、報道対応体制の確立，報道対応方針の決定，第一報の報道発表を考慮した情報収集および資料作成，第一報の報道発表および第一報以降の報道発表に向けた情報収集および資料作成について決定することを特徴とする、請求項１乃至３いずれかに記載の緊急時広報対応システム。
5. 端末装置から緊急時広報対応システムに緊急事態情報を送信するステップ（Ｓ１１）と、
   緊急事態情報分析部が、情報定義データベースに格納されたかつ緊急事態情報の分類分け用の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを示す緊急事態情報分類表を参照して、前記端末装置から受信した前記緊急事態情報がどの緊急事態コードに該当する情報かを判定して、該緊急事態情報がいずれかの緊急事態コードに該当する情報である場合には該緊急事態情報に緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードを付するステップ（Ｓ１２）と、
   連絡ルート選定部が、連絡ルートデータベースに格納されたかつ緊急事態情報の緊急事態コード，大分類コードおよび小分類コードに応じて予め決められた連絡ルートデータに基づいて、前記緊急事態情報分析部から受け取った前記緊急事態情報に付されている前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードについて予め決められている連絡ルートを選定するステップ（Ｓ１４）と、
   対応手順決定部が、前記連絡ルート選定部から受け取った前記連絡ルートと前記緊急事態情報に付された前記緊急事態コード，前記大分類コードおよび前記小分類コードとに応じて対応手順を決定するステップ（Ｓ１６〜Ｓ２０）と、
   前記対応手順決定部が、前記決定した対応手順に基づいて出力画面を作成して、前記連絡ルート選定部から受け取った前記連絡ルートに挙げられている連絡先の端末装置に前記出力画面を送信して表示させるステップ（Ｓ２１）と、
   を備えることを特徴とする、緊急時広報対応方法。
6. 緊急事態情報記録部が、前記緊急事態情報に関係する緊急事態への対応が完了したのちに前記対応手順決定部から前記対応手順が付された前記緊急事態情報を受け取ると、該受け取った対応手順が付された緊急事態情報を緊急事態情報データベースに格納するステップ（Ｓ２３）をさらに備えることを特徴とする、請求項５記載の緊急時広報対応方法。
7. 前記対応手順決定部が対応手順を決定するステップが、
   前記対応手順決定部が報道対応体制の確立を行うステップ（Ｓ１６）と、
   前記対応手順決定部が報道対応方針の決定を行うステップ（Ｓ１７）と、
   前記対応手順決定部が第一報の報道発表を考慮した情報収集および資料作成を行うステップ（Ｓ１８）と、
   前記対応手順決定部が第一報の報道発表および第一報以降の報道発表に向けた情報収集および資料作成を行うステップ（Ｓ１９，Ｓ２０）と、
   を含むことを特徴とする、請求項５または６記載の緊急時広報対応方法。
   

Images