JP2005222280A - 文書回覧システム - Google Patents

Abstract

【課題】従来の印鑑、筆記具を使用した紙文書の回覧の欠点である回覧文書の紛失や回覧時間の長期化を防止し、グループウェアでは扱えない電子化されていない書類や印刷物などの回覧を行うことを可能とする簡易な文書回覧システムを提供することにある。
【解決手段】認証情報として無線ＩＣタグを備えた認証ツールと、無線ＩＣタグリーダと磁気リーダライタを備えた認証情報読み書き装置を用いて、背面の一部または全部に磁気記録層を備えた文書回覧用紙と回覧情報管理サーバに文書回覧識別番号および認証情報を記録し、回覧情報検索コンピュータで回覧情報を検索する文書回覧システム。
【選択図】 図１

Description

本発明は、従来の印鑑、筆記具を使用した紙文書の回覧の欠点である回覧文書の紛失や回覧時間の長期化を防止し、グループウェアでは扱えない電子化されていない書類や印刷物などの回覧を行うことが可能であり、簡易な文書回覧システムに関するものである。

従来から、稟議書、企画書などの書類を回覧する時に、回覧状況を確認するために、押印または署名を行うことが一般的に行われている。近年、インターネットメールを含むグループウェア環境の普及により、コンピュータで作成された文書が、電子的に回覧され、電子的な承認処理が行われるようになっている。電子的な回覧文書は、グループウェアで作成される書誌情報と、それに添付されるコンピュータのアプリケーションなどにより作成される文書から構成されるものとなっている。

グループウェアにより電子的に文書が回覧されることにより、途中の紛失が防止され、回覧場所が広範囲にわたる場合であっても短時間にその内容を伝達することが可能となっている（例えば、特許文献１参照。）。

また、グループウェアによる電子的な文書回覧の承認において、印鑑の押印イメージを予め格納しておき、画面上に従来から使用されている印章を電子的に押印することで、従来の文書回覧と同様の機能を電子的に実現する技術が開示されている（例えば、特許文献２参照。）。

また、従来の印鑑認証と電子的認証の併用を実現するために、印鑑の内部に固有のＩＤ番号情報を持つ回路を組み込み、押印時に電磁波でＩＤ番号を送信し、受信したＩＤ番号と予めＩＤ番号が保管されているサーバと照合することで、電子的認証を行う技術が開示されている（例えば、特許文献３参照。）。
特開平８−１２３７４４号公報 特開平５−８９２２０号公報 特開２００２−３２４２１６号公報

近年、ネットワーク技術およびコンピュータ技術の進歩と、インターネット商品取引が開始されたことにより、電子的な認証技術に関心が高まっている。また、ＩＳＯ９０００、１４０００シリーズの普及により文書管理が重要となり、グループウェアを用いて文書管理を行うことに対しても関心が高まっている。

しかし、長年慣れ親しんできた紙文書での回覧は、手軽さとコンピュータを使用できない環境での閲覧性から、コンピュータ化が進んだ現在においても多く使用されている。また、グループウェアを使用して電子的な回覧が行えない場合として、電子化されていない書類や印刷物などの回覧が上げられる。このような場合、回覧する書籍や印刷物に添付した回覧表に押印することで、文書回覧が行われることがある。このような、従来の紙文書での回覧では、途中で回覧文書が紛失したり、回覧時間の長期化という問題は避けられない。

本発明の目的は、従来の印鑑、筆記具を使用した紙文書の回覧の欠点である回覧文書の紛失や回覧時間の長期化を防止し、グループウェアでは扱えない電子化されていない書類や印刷物などの回覧を行うことが可能であり、簡易な文書回覧システムを提供することにある。

本発明者は、上記問題点を解決するために鋭意検討の結果、本発明の文書回覧システムを発明するに至った。

すなわち、認証情報として無線ＩＣタグを備えた認証ツールと、無線ＩＣタグリーダと磁気リーダライタを備えた認証情報読み書き装置を用いて、背面の一部または全部に磁気記録層を備えた文書回覧用紙と回覧情報管理サーバに文書回覧識別番号および認証情報を記録し、回覧情報検索コンピュータで回覧情報を検索する文書回覧システムであって、
該認証情報読み書き装置には、
（１）該無線ＩＣタグの固有番号を読み出す手段と、
（２）該回覧情報管理サーバに回覧情報として該固有番号を保存する手段と、
（３）該回覧情報管理サーバから認証日時と文書回覧識別番号を取得する手段と、
（４）該認証情報読み書き装置上にセットされている該文書回覧用紙の該磁気記録層に回覧情報として該固有番号と認証日時を記録する手段と、
（５）該文書回覧用紙の該磁気記録層に該文書回覧識別番号を記録する手段と、
かつ該回覧情報検索コンピュータには、
（６）該回覧情報管理サーバの該回覧情報を検索する手段
とを備えてなることを特徴とする文書回覧システムである。

また、本発明は前記認証ツールが、無線ＩＣタグを備えた印鑑または筆記具であることを特徴とする文書回覧システムである。

また、本発明は前記認証ツールの無線ＩＣタグの固有番号と、認証ツール所有者情報が回覧情報管理サーバに登録されていることを特徴とする文書回覧システムである。

本発明は、従来の印鑑、筆記具を使用した紙文書回覧の欠点である回覧文書の紛失や回覧時間の長期化を防止し、グループウェアでは扱えない電子化されていない書類や印刷物などの回覧を行うことが可能であり、簡易な文書回覧システムである。

以下、本発明の文書回覧システムについて、図を用いて詳細に説明する。

図１は本発明における文章回覧システムの構成図である。また、図２は本発明における認証ツールおよび認証情報読み書き装置の構成図である。

本発明において、無線ＩＣタグ１１は認証ツール１の内部に埋め込まれている。認証情報読み書き装置２は、内部に無線ＩＣタグリーダ２１と、文書回覧用紙有無検知手段２２と、磁気リーダライタ２３を内蔵している。

認証情報読み書き装置２に文書回覧用紙３をセットした状態で、認証ツール１を使用して認証作業を行うと、認証情報読み書き装置２の磁気リーダライタ２３は文書回覧用紙３の磁気記録層３１の回覧情報と文書回覧識別番号を読み出し、続いて認証情報読み書き装置２の無線ＩＣタグリーダ２１は認証ツール１の内部に埋め込まれている無線ＩＣタグ１１の固有番号を読み出す。

認証情報読み書き装置２は、回覧情報として読み出された無線ＩＣタグ１１の固有番号と文書回覧識別番号を、認証情報読み書き装置２に内蔵されている通信手段２４を用いて、ネットワーク４を介して、回覧情報管理サーバ５に書き込みを行う。

回覧情報管理サーバ５は、回覧情報として文書回覧識別番号と固有番号と認証日時をデータベースに書き込み、文書回覧識別番号と認証日時を認証情報読み書き装置２の通信手段２４に送信する。

第１回目の認証時には、文書回覧用紙３の磁気記録層３１に回覧情報と文書回覧識別番号が記録されていないため、認証情報読み書き装置２の磁気リーダライタ２３は、読み出しエラーとなる。この場合、認証情報読み書き装置２は、回覧情報として読み出された無線ＩＣタグ１１の固有番号のみ、認証情報読み書き装置２に内蔵されている通信手段２４を用いて、ネットワーク４を介して、回覧情報管理サーバ５に書き込みを行う。

同様に回覧情報管理サーバ５は、新規に固有の文書回覧識別番号を発行し、回覧情報として文書回覧識別番号と固有番号と認証日時をデータベースに書き込み、文書回覧識別番号と認証日時をを認証情報読み書き装置２の通信手段２４に送信する。

文書回覧用紙３の文書情報記録部３２は、回覧情報を記録する部分であり、図４の本発明における文書回覧用紙の印刷例に示したように文書回覧に必要な回覧経路３３などを印刷する。それ以外の部分には、文書を印刷することが可能である。印刷には、インクジェット記録方式、電子写真記録方式、熱転写記録方式などが可能であり、用途に従って適した印刷適正を付与することが好ましい。

文書回覧用紙３の磁気記録層３１は、回覧情報を記録する部分であり、切符や定期などの背面に設けられている磁気記録層と同様のものであり、磁気ヘッドで記録可能な特性を持っていれば良く、特に限定されない。

無線ＩＣタグ１１とは、無線自動認識ＩＣチップであり、ＲＦ−ＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）と同類のものである。本発明においては、ＩＣチップ内の固有ＩＤ番号の書き換えが不可能であれば問題はなく、最も適した無線自動認識ＩＣチップとして、日立製作所製の読み取り専用の「ミューチップ」が電源不要で且つ小型なことから好ましい。

無線ＩＣタグリーダ２１は、無線ＩＣタグ１１専用の読み出し装置で、ＩＣチップ内の固有ＩＤ番号を非接触で読み出す機能を備えていれば良く、特に限定されない。

磁気リーダライタ２３は、文章回覧用紙３の磁気記録層に対し、情報の書き込みおよび読み出しが可能であれば良く、磁気ヘッドを走査させて行う機構が一般的に用いられている。

通信手段２４は、回覧情報管理サーバ５と回覧情報（固有番号と認証日時）と文書回覧識別番号を受け渡しするためのものであり、特に限定されない。通信手段２４は、イーサネット（Ｒ）などのネットワーク４を介して、回覧情報管理サーバ５とデータの受け渡しを行う部分である。

本発明の認証ツールは特に限定されないが、一般的な印鑑、筆記具に無線ＩＣタグを内蔵しているか、または外側に取り付けられていることが好ましい。

本発明の文書回覧システムでは、文書回覧状況を検索することが可能である。認証情報読み書き装置２に文書回覧用紙３をセットすると、図示していないが、認証情報読み書き装置２は文書回覧識別番号を表示する。この文書回覧識別番号を回覧情報検索コンピュータ６を使用して検索することで、文書回覧識別番号と回覧情報（認証ツールの無線ＩＤ番号と認証日時）の履歴が表示可能である。

図３は本発明における文章回覧システムの認証基本情報登録における構成図である。

本発明において、認証ツールの無線ＩＤ番号と認証ツール所有者情報を事前に登録することも可能である。文書回覧用紙３をセットせずに、認証ツール１を使用して認証作業を行った場合、認証情報読み書き装置２の文書回覧用紙の有無検知手段２２は「文書回覧用紙無し」と検知する。続いて認証情報読み書き装置２の無線ＩＣタグリーダ２１は認証ツール１の内部に埋め込まれている無線ＩＣタグ１１の固有番号を読み出す。続いて認証情報読み書き装置２は、内蔵されている通信手段２４を用いて、ネットワーク４を介して、回覧情報管理サーバ５に認証基本情報として固有番号の書き込みを行う。続いて、回覧情報検索コンピュータ６を使用して、既に登録されている認証基本情報として固有番号を検索し、認証ツール所有者情報を登録することで、本発明の文章回覧システムの認証基本情報登録が可能である。

文書回覧用紙の有無検知手段２２は、文章回覧用紙３が認証情報読み書き装置２にセットされているか判断するためであり、特に限定されないが、磁気センサで磁気記録層の有無または光学センサで文書回覧用紙の有無を検知することが可能である。

認証基本情報登録が行われている場合、本発明の文書回覧システムでは、文書回覧状況を検索した時に、文書回覧識別番号と回覧情報（認証ツール所有者情報と認証ツールの無線ＩＤ番号と認証日時）の履歴が表示可能である。

本発明の文書回覧システムでは、電子化されていない書類や印刷物などの回覧を簡易に行うことが特徴でもある。この場合、文書回覧用紙３には、回覧経路３３のみ記載してあれば良く、電子化されていない書類や印刷物に文書回覧用紙３を張り付けまたは添付し回覧することで可能となる。

本発明の文書回覧システムでは、文書回覧用紙３の背面の一部または全部に磁気記録層を設けることで、回覧情報管理サーバ５に記録されている文書回覧識別番号と回覧情報（認証ツール所有者情報と認証ツールの無線ＩＤ番号と認証日時）を同時に記録している。非常に多くの回覧全てについて、文書回覧識別番号と回覧情報を回覧情報管理サーバで管理すると、サーバの記憶容量が非常に大きくなるという欠点がある。しかし、本発明の文書回覧システムは、回覧終了後には回覧情報管理サーバの回覧情報不要であり、文書回覧用紙３の磁気記録層に記録されている回覧情報から確認可能であるため、長期保存される稟議書などの文書管理に有効である。

文書回覧用紙３の磁気記録層に記録されている回覧情報は、認証情報読み書き装置２に文書回覧用紙３をセットし、一定時間経過すると、回覧情報管理サーバ５に回覧情報の履歴が再度書き込まれ、図示していないが、認証情報読み書き装置２に文書回覧識別番号が表示される。この文書回覧識別番号を回覧情報検索コンピュータ６を使用して検索することで、文書回覧識別番号と回覧情報（認証ツールの無線ＩＤ番号と認証日時）の履歴を確認可能である。

本発明の文書回覧システムの構成を説明したが、上記の構成に限定されない。

本発明によれば、従来の印鑑、筆記具を使用した紙文書の回覧の欠点である回覧文書の紛失や回覧時間の長期化を防止し、グループウェアでは扱えない電子化されていない書類や印刷物などの回覧を行うことが可能であり、簡易な文書回覧システムを提供することが可能である。

本発明における文章回覧システムの構成図である。 本発明における認証ツールおよび認証情報読み書き装置の構成図である。 本発明における文章回覧システムの認証基本情報登録における構成図である。 本発明における文書回覧用紙の印刷例である。

符号の説明

１ 認証ツール
２ 認証情報読み書き装置
３ 文書回覧用紙
４ ネットワーク
５ 回覧情報管理サーバ
６ 回覧情報検索コンピュータ
１１ 無線ＩＣタグ
２１ 無線ＩＣタグリーダ
２２ 文書回覧用紙の有無検知手段
２３ 磁気リーダライタ
２４ 通信手段
３１ 磁気記録層
３２ 文書情報記録部
３３ 回覧経路

Claims (3)

1. 認証情報として無線ＩＣタグを備えた認証ツールと、無線ＩＣタグリーダと磁気リーダライタを備えた認証情報読み書き装置を用いて、背面の一部または全部に磁気記録層を備えた文書回覧用紙と回覧情報管理サーバに文書回覧識別番号および認証情報を記録し、回覧情報検索コンピュータで回覧情報を検索する文書回覧システムであって、
   該認証情報読み書き装置には、
   （１）該無線ＩＣタグの固有番号を読み出す手段と、
   （２）該回覧情報管理サーバに回覧情報として該固有番号を保存する手段と、
   （３）該回覧情報管理サーバから認証日時と文書回覧識別番号を取得する手段と、
   （４）該認証情報読み書き装置上にセットされている該文書回覧用紙の該磁気記録層に回覧情報として該固有番号と認証日時を記録する手段と、
   （５）該文書回覧用紙の該磁気記録層に該文書回覧識別番号を記録する手段と、
   かつ該回覧情報検索コンピュータには、
   （６）該回覧情報管理サーバの該回覧情報を検索する手段
   とを備えてなることを特徴とする文書回覧システム。
2. 前記認証ツールが、無線ＩＣタグを備えた印鑑または筆記具であることを特徴とする請求項１記載の文書回覧システム。
3. 前記認証ツールの無線ＩＣタグの固有番号と、認証ツール所有者情報が回覧情報管理サーバに登録されていることを特徴とする請求項１記載の文書回覧システム。

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