JP2005215758A - 分散オフィスシステム - Google Patents

Abstract

【課題】 この電子掲示板の機能を取り入れ、かつセキュリティーを保持した分散オフィスシステムを構築する。
【解決手段】 グループ内のユーザの情報を共有する分散オフィスシステムにおいて、仮想オフィス内のユーザの勤務状況および前記仮想オフィス内ユーザが書き込み可能な掲示板を表示する表示手段と、仮想オフィスの接続先を切り換える切り換え手段とを有し、前記表示手段は、仮想オフィスの切換にともなって、新たに接続した仮想オフィスに対応する掲示板を表示することを特徴とする分散オフィスシステム。
【選択図】 図４

Description

本発明は、ネットワークに接続可能な複数の情報処理装置の各利用者による仮想空間上の分散オフィスシステムに関する。

近年、ネットワークの発達によって、各端末間で情報を共有化できる環境が整備され、ネットワーク上で通信相手の状況を確認したいというニーズが高まっており、各利用者が端末を通じて他の利用者の状況情報を共有化することで、作業の効率化が図られている。

上記状況情報として仮想オフィスにおける勤務状況情報を考えてみると、ネットワークを利用して各クライアント端末のユーザの勤務状況情報をサーバで管理し、各クライアント端末において当該勤務状況情報を表示することにより、他の利用者の勤務状況を確認できる情報共有システムが提案されている。

一方、誰でもメッセージを書き込むことのできる電子掲示板の機能がインターネット上のシステムとして存在する。
特開２０００−１８１９６７

本発明は、この電子掲示板の機能を取り入れ、かつセキュリティーを保持した分散オフィスシステムを構築することを目的とする。

上述した目的を達成するために、グループ内のユーザの情報を共有する分散オフィスシステムにおいて、仮想オフィス内のユーザの勤務状況および前記仮想オフィス内ユーザが書き込み可能な掲示板を表示する表示手段と、仮想オフィスの接続先を切り換える切り換え手段とを有し、前記表示手段は、仮想オフィスの切換にともなって、新たに接続した仮想オフィスに対応する掲示板を表示することを特徴とする分散オフィスシステムを提供する。

仮想オフィス画面とコラボレーション機能（電子掲示板、メモ）を連動させて、メッセージのやりとり、メモ送信をグループ内に限ることで、参加者を限定し、関係者だけで意思伝達できるようにすることで、内容が伝わりやすく、コミュニケーションが円滑に進む。

以下、図面を参照して本発明に関わる実施形態について説明する。

図１は分散オフィスシステムのシステム構成を示す。図１において、１１〜１２は端末装置であり、それらの内部に通信機能を備え、インターネットなどのネットワーク１４に接続されている。なお、端末装置１１〜１２は各々、分散オフィスシステム端末装置用プログラムタによって動作する。サーバ装置１３は、分散オフィスシステムサーバ装置用プログラムによって動作し、ネットワーク１４に接続されている。なお、図１において、端末装置はネットワークに２台接続されていることになっているが、更に接続されていてもよい。

図２は、端末装置１１，１２の構成を示すブロック図である。各端末装置は、通信制御部２１、入力部２２、ＣＰＵ２３、表示部２４、ＲＯＭ２５、ＲＡＭ２６、ストレージ部２７、を具備しており、カメラ３０が接続されている。

通信制御部２１は、インターネットに接続するための通信処理を実行するためのものであり、ユーザの環境に応じてさまざまな通信インタフェースが適用される。アクセス網に直接接続する場合は各種モデムやターミナルアダプタなどで構成され、外部装置のＡＤＳＬモデムやケーブルモデムに接続する場合はイーサーネットインタフェースで構成される。

入力部２２は、キーボード、マウスであり、うちキーボードはユーザが入力するメッセージ情報の取得に用いられる。

ＣＰＵ２３は、分散オフィスシステム端末装置用プログラムに基づいて、端末装置１１，１２全体の制御を行う。

表示部２４は、ＣＲＴまたは液晶ディスプレイおよびその制御回路によって構成され、図２に示す画面表示はこのＣＲＴまたは液晶ディスプレイの画面上に表示されるものである。

ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２５は、ＣＰＵ２３に必要なプログラム，命令，データを格納する。

ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２６は、ＣＰＵ２３の動作に必要な作業メモリとして使用される。

ストレージ部２７は、ハードディスクドライブなどによって構成される。ストレージ部２７は、分散オフィスシステムの端末装置用プログラム２９を格納する。

カメラ３０は、端末装置１１，１２にそれぞれ接続され、ユーザの勤務状況を確認するために周囲の画像を撮影する。

システムバス２８は各構成を接続する。

図３は、サーバ装置１３の構成を示すブロック図である。サーバ装置１３は通信制御部３１、入力部３２、ＣＰＵ３３、表示部３４、ＲＯＭ３５、ＲＡＭ３６、ストレージ部３７を具備している。

通信制御部３１は、インターネットに接続するための通信処理を実行する。通常、サーバ装置１３は、インターネット基幹網に近いインターネットサービスプロバイダのＮＯＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ Ｃｅｎｔｅｒ）に設置されるため、通信インタフェースとしてＮＯＣのルーターに接続するための高速イーサーネットインタフェースで構成される。

入力部３２は、サーバ用コンピュータの管理用キーボードおよびマウスである。なお、入力部３２を備えずネットワーク経由で接続される管理用コンピュータから管理処理に係る入力を行う場合もある。

ＣＰＵ３３は、分散オフィスシステムサーバ装置用プログラムに基づいてサーバ装置全体を制御する。

表示部３４は、ＣＲＴまたは液晶ディスプレイおよびその制御回路によって構成される。

ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３５は、ＣＰＵ３３に必要なプログラム，命令，データを格納する。

ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）３６は、ＣＰＵ３３の動作に必要な作業メモリとして使用される。

ストレージ部３７は、具体的にはハードディスクドライブである。ストレージ部３７は分散オフィスシステムサーバ装置用プログラム３９およびそのプログラムに関するデータ，各ユーザに関する情報，各端末装置から送信されたメッセージ情報の格納を実行する。

システムバス５８はサーバ１３内の各構成を接続する。

次に、図８，図９を用いて、上述のような構成をなす分散オフィスシステムにおけるアクセス情報通知の動作の流れを詳細に説明する。

なお、図８，図９に示すフローチャートに示す動作処理は、それぞれ端末装置１１，サーバ装置１３の各装置のストレージ部に格納されたプログラムデータに基づいて各ＣＰＵ２３，３３が行うものとする。

まず図９において、サーバ装置１３の起動が実行すると、分散オフィスシステムサーバ装置用プログラム３９に基づいて、ユーザ情報をストレージ部３７からＲＡＭ３６へ読み込む（Ｓ１１０１）。さらにそのユーザ情報に基づいて、端末装置１１に対して図２に例を示すユーザインタフェース画面を表示するために必要な画面レイアウト情報をＨＴＭＬ文書として生成しＲＡＭ３６に格納する（Ｓ１１０２）。

一方、図８において、端末装置１１（あるいは端末装置１２：ここでは説明の簡略化のため、端末装置１１がシステムに接続するものとする）が起動すると、表示部２４の表示画面上にユーザＩＤおよびパスワードの入力をユーザに求める図８の画面を表示する。それらユーザＩＤおよびパスワードが入力されると（Ｓ１００２）、インターネット１４を介してその値を添付した接続要求をサーバ装置１３に送信する（Ｓ１００３）。

サーバ装置１３は、ユーザＩＤとパスワードを受信すると（Ｓ１１０４）、そのユーザＩＤとパスワードが正しいか否かを、具体的にはユーザ情報に予め蓄積されているユーザ登録情報と照らし合わせることにより確認する（Ｓ１１０５）。正しければ、端末装置１１とのインターネット１３を介した通信接続を開始する。

一方、端末装置１１において、Ｓ１１０５で送信された認証済み情報を受信すると（Ｓ１００３）、サーバ装置１３との通信接続を確立する（Ｓ１００４）。

その後ただちにカメラ３０の起動を試みる。もしビデオカメラ３０が正しく接続されており、周囲の画像を撮像した画像を端末装置１１内に取り込むことが可能であると確認できた場合（Ｓ１００５）、「画像送信ＯＮコマンド」をサーバ装置１３へ送信する（Ｓ１００６）。そして、カメラ３０で周囲の画像の撮像を開始し、ネットワーク１４などを介してサーバ装置１３へ画像の送信を開始する。画像は定期的なタイミング（１秒に２回、１０秒に１回など）でサーバ装置１３へ送信する（Ｓ１００８）。

なお、カメラ３３からの画像を取り込むことができない場合には、「画像送信ＯＦＦコマンド」をサーバ装置１３へ送信する（Ｓ１００７）。

サーバ装置１３は画像送信ＯＮコマンドを受信する（Ｓ１１０７）と、端末装置１１のユーザの接続ステータス情報の一つである「画像送信フラグ」を１にセットし、画像の受信を開始する（Ｓ１１０９）。一方、画像送信ＯＦＦコマンドを受信する（Ｓ１１０８）と、「画像送信フラグ」を０にセットする（Ｓ１１１０）。

サーバ装置１３は、各端末装置に対して、仮想オフィスの組織を示すツリー構造に関する情報（Ｓ１１１１），ＨＴＭＬ文書で記述された画面レイアウト情報（Ｓ１１１２），メッセージ情報（Ｓ１１１３）を送信する。そして、各ユーザの端末装置の画像送信フラグを確認し（Ｓ１１１４）、画像送信フラグが「１」である端末に対して自分以外のユーザの端末装置からの画像情報をそれぞれ配信する（Ｓ１１１５）。

一方、端末装置１１は、サーバ装置１３からの送信を受け、仮想オフィスの組織のツリー構造に関する情報を受信する（Ｓ１００９）とともに、ＨＴＭＬ文書で記述された画面レイアウト情報を受信（Ｓ１０１０）する。さらに、サーバ装置１３を介して送信された他のユーザの端末装置のメッセージ情報および画像情報を受信する（Ｓ１０１１）。

なお、Ｓ１０１２において、画像送信ＯＮコマンドをサーバ装置１３へ送信した場合には画像情報および画面レイアウト情報およびメッセージ情報が受信され画面上に表示されることになる（Ｓ１０１３）。一方、画像送信ＯＦＦコマンドをサーバ装置１３へ送信した場合には、画面レイアウト情報およびそのユーザに対応するメッセージ情報のみが対応するユーザの領域に表示される。

このような処理によって、図４〜７に示すような画面が表示される。同一のグループ（オフィス）に所属するユーザは、各々の端末装置の表示部上において同様のレイアウトの画面をみることができる。

次に、本実施の形態の分散オフィスシステムにおける端末装置のオフィス訪問動作の流れを詳細に説明する。

ここで、まず「オフィス訪問」について説明する。図４に示す画面４００は「オフィス画面」と呼ばれる。このオフィス画面にはグループに所属するユーザ一覧などがレイアウトされた仮想オフィスが表示されている。オフィス画面はそれぞれのグループごとにそれぞれ存在し、異なるグループでは異なるオフィス画面が表示される。そして、オフィス訪問とは、ユーザが仮想オフィスを訪問し、異なるオフィス画面を表示することを言う。

図１０，図１１は、ユーザの仮想オフィス訪問動作に関するそれぞれ端末装置１１，サーバ１３の動作処理フローチャートである。なお、ここでは説明を簡略化するため、あらかじめ端末装置１１は本システムにネットワーク１４を介して接続されているものとする。

まず、端末装置１１の表示部２４に表示されるオフィス画面４００において、ツリー構造表示ボタン４０２の指示が検出される（Ｓ１２０１）と、図５に示すような組織ツリー構造６００３が表示される。図４において、画面４０１ａはここのユーザの勤務状況を示す画面であり、アイコン４０２は、ツリー構造を表示させるためのボタンであり、会社名４０３は組織の最も上位の名称を示す。また、メッセージボード（掲示板）４０４ａは、仮想オフィスのグループ内で共有しているメッセージを表示するものである。

端末装置１１のユーザが仮想オフィスを訪問するとき、組織ツリー構造４０３内の訪問先オフィスのユーザによる指定が検出されると（Ｓ１２０２）、その情報は端末装置１１〜１２からサーバ装置１３に送信され、サーバ装置で受信する（Ｓ１３０１）。

サーバ装置１３では、受信した訪問先オフィスがユーザの所属するオフィスではないことを判定し（Ｓ１３０２）、所属オフィスでなかった場合はＳ１３０３に進む。受信した訪問先オフィスがユーザの所属するオフィスであった場合はＳ１１１１に進み、所属するグループのオフィス画面を表示する。

Ｓ１３０３では受信した訪問先オフィスが他のオフィスからの訪問を許可しているかどうかを判定し、訪問先オフィスが他のオフィスからの訪問を許可している場合はＳ１３０４に進む。訪問先オフィスが他のオフィスからの訪問を許可していない場合はＳ１３０５に進む。

Ｓ１３０４において、受信した訪問先オフィスの訪問者エリアが空いているかどうかを判定し、訪問先オフィスの訪問者エリアが空いている場合はＳ１３０６に進む。なお、本システムでは、セキュリティーを向上させるため、訪問者数を制限している。訪問者オフィスの訪問者エリアが空いていない場合はＳ１３０５に進む。

Ｓ１３０５において、訪問先オフィスに訪問できない旨を伝えるエラーメッセージを端末装置１１に送信する。そして、端末装置１１では受信したエラーメッセージを表示し、訪問先オフィスには訪問できない旨をユーザに伝え、処理を終了する（Ｓ１２０６）。

Ｓ１３０６において、訪問先オフィスを訪問できることが確認された後、端末装置１１のユーザ情報を「企画開発販売／合同オフィスに在席」から「マニュアル製作グループ／ｃビルオフィス」に書き換える。訪問先オフィスのグループの所属人数などを含むグループ情報、および図４〜６にその表示例を示すような画面を表示するための訪問先オフィスの画像レイアウト情報、訪問先のメッセージ情報を送信する。

さらに、Ｓ１３０８において、端末装置１１が画像送信ＯＮコマンドをサーバ装置へ送信した場合には、端末装置のユーザに対して、他の端末装置のビデオカメラからサーバ装置に送信される勤務状況画像配信が行われ（Ｓ１３０９）、画面４０１ｂに訪問先仮想オフィスグループのユーザの勤務状況に関する情報が表示される。一方、端末装置が画像送信ＯＦＦコマンドをサーバ装置へ送信した場合には、端末装置のユーザに対して、他の端末装置のビデオカメラからサーバ装置による転送配信は行なわれない。

端末装置１１において、サーバ装置１３から送信されたグループ情報およびレイアウト情報を受信する（Ｓ１２０７）。そして、メッセージボード４０４ｂを表示するための訪問先オフィス内の各ユーザの端末装置のメッセージを受信する（Ｓ１２０８）。また、Ｓ１２０９において、画像送信ＯＮコマンドをサーバ装置１３へ送信した場合には、Ｓ１２１０に進み、他の訪問先のユーザの画像を取得し、表示することができる。

このようにして、表示された画像を図６に示す。図４，５では画面４０１ａおよびメッセージボード４０４ａが「企画開発販売／合同オフィス」であるのに対し、図６では「マニュアル製作グループ／ｃビルオフィス」に変更されたことが容易に理解することができる。また、訪問先のメッセージボード４０１ｂへの書き込みはアイコン４０５をクリックすることにより、容易にメッセージを書き込むことができる。書き込まれたメッセージはサーバ装置１３上のメッセージボード４０４ｂ情報が更新され、「マニュアル製作グループ／ｃビルオフィス」のユーザにメッセージボードの更新情報が配信される。

このように、ユーザの端末装置のオフィス画面上に、オフィスのユーザの勤務状況およびメッセージと、同じオフィス画面上にオフィスのユーザに関するメッセージボードを合わせて表示することで、オフィス画面とコラボレーション機能が連動するので、オフィス内でのコラボレーション機能の使用が円滑になり、ユーザはオフィス内でのコミュニケーションが行うことが容易になる。

図１２は端末装置１１，１２、サーバ装置１３のオフィス送信動作に関するフローチャートである。なお、ここでは説明を簡略化するため、あらかじめ端末装置１１〜１２およびサーバ装置１３はそれぞれの通信制御部を用いてネットワーク１４に接続されているものとする。

端末装置１１の表示部２４に表示されるオフィス画面４００において、仮想オフィスの名前部分（例えば図４に示す「合同オフィス」）をクリックすると、メモ送信が選択されたと判断し、図７に示すメモ送信ウィンドウ９００が表示される（Ｓ１４０１）。そして、仮想オフィスに所属するユーザ表示画面４０１からメモ送信先ユーザが指定される（Ｓ１４０２）。なお、メモ送信とは、ある端末装置のユーザが仮想オフィス内の特定のユーザを指定してメッセージを送信することである。このとき、メモ送信先ユーザは、オフィス画面４００に表示されているグループに所属するメンバーを指定することができる。メモ送信ウィンドウ９００では、メモ本文９０１が指定され（Ｓ１４０３）、メモ送信ボタン９０２が指定されると、メモは端末装置１１からサーバ装置１３へ送信される（Ｓ１４０４）。

サーバ装置１３では、端末装置１１から送られたメモを受信し（Ｓ１４０５）、メモの内容を判定したのち、送信先である端末装置１２にメモを送信する（Ｓ１４０６）。

端末装置１２では、サーバ装置１３から送られたメモを受信し（Ｓ１４０７）、メモの内容を表示部２４に表示し（Ｓ１４０８）、メモ送信処理を終了する。

本実施の形態では、表示画面４０１内に表示されているユーザを指定することによってメモ送信先を決定している。すなわち、オフィス画面とコラボレーション機能が連動するので、オフィス内でのコラボレーション機能の使用が円滑になり、ユーザはオフィス内でのコミュニケーションが行うことが容易になる。

本発明の実施の形態におけるシステム構成図。 端末装置の構成を示すブロック図である。 サーバ装置の構成を示すブロック図である。 ユーザが所属するグループでの仮想オフィス画面であって、メッセージボードを表示する場合の表示例を示す図である。 ユーザが所属するグループでの仮想オフィス画面であって、組織ツリー構造を表示する場合の表示例を示す図である。 ユーザが所属しないグループに訪問した場合の仮想オフィス画面であって、メッセージボードを合わせて表示する場合の表示例を示す図である。 メモ送信画面の表示例を示す図である。 本発明の実施の形態における端末装置のシステムの接続動作を説明する端末装置側のフローチャートである。 本発明の実施の形態における端末装置のシステムの接続動作を説明するサーバ装置側のフローチャートである。 本発明の実施の形態における端末装置のオフィス訪問動作を説明する端末装置側のフローチャートである。 本発明の実施の形態における端末装置のオフィス訪問動作を説明するサーバ装置側のフローチャートである。 本発明の実施の形態における端末装置およびサーバ装置におけるメモ送受信動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１１ 端末装置
１２ 端末装置
１３ サーバ装置

Claims (4)

1. グループ内のユーザの情報を共有する分散オフィスシステムにおいて、
   仮想オフィス内のユーザの勤務状況および前記仮想オフィス内ユーザが書き込み可能な掲示板を表示する表示手段と、
   仮想オフィスの接続先を切り換える切り換え手段とを有し、
   前記表示手段は、仮想オフィスの切換にともなって、新たに接続した仮想オフィスに対応する掲示板を表示することを特徴とする分散オフィスシステム。
2. グループ内のユーザの情報を共有する分散オフィスシステムの動作処理方法において、仮想オフィス内のユーザの勤務状況および前記仮想オフィス内ユーザが書き込み可能な掲示板を表示する表示手段と、仮想オフィスの接続先を切り換える切り換え手段とを有し、前記表示手段は、仮想オフィスの切換にともなって、新たに接続した仮想オフィスに対応する掲示板を表示することを特徴とする分散オフィスシステムの動作処理方法。
3. 請求項２に記載の動作処理方法を実行するためのプログラム。
4. 請求項３のプログラムを記憶した記憶媒体。
   

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