JP2005115763A - 年末調整業務支援システム及び支援方法とそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 顧客企業及び会計事務所の担当者の給与の年末調整に要する作業負担を軽減できる年末調整業務支援システムを提供する。
【解決手段】 年末調整業務支援システムのサービスを提供するサーバ(1)と、前記サービス提供元と契約して会計業務を処理する会計事務所端末(4-1,4-2)と、前記サービス提供元と契約している顧客企業端末（3-1〜3-3）をネットワーク(2)を介して接続した年末調整業務支援システムにおいて、前記サーバは、ＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）として年末調整支援業務を実行することを特徴とする年末調整業務支援システム。
【選択図】 図１

Description

本発明は、サーバがＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）として年末調整業務を実行する顧客企業の年末調整を含む会計処理に要する作業負担を軽減する年末調整業務支援システムに関する。

社員を雇用する法人（以下、顧客企業という）は、社員に支払った給与（賞与）に関して、税務署に提出しなければならない法定調書を作成する必要がある。
法定調書の作製には、まず、年末調整計算処理を行い、源泉徴収簿及び源泉徴収票を作成可能にすると共に、次に各種支払調書の処理を行い法定調書を作成する。
ここで、前記年末調整計算処理を行うには社員マスタ、月々の給与賞与データ、年末調整データをデータベースのテーブルに登録する必要があり、各社員についてこの登録作業を行う必要がある。

まず、月々の給与賞与入力画面より各社員について給与賞与データを入力し、その結果を端末機の表示画面で確認し、次に、年末調整入力画面よりその社員について年末調整データを入力し、その結果を端末機の表示画面で確認する。
これによって源泉徴収簿及び源泉徴収票を作成可能にすると共に、次の作業の各種支払調書
の入力画面からデータ入力処理を行い法定調書を作成できるようになる。

しかし、上記作業の中で、年末調整計算処理の作業はとくに煩雑かつ間違いやすく、時間がかかるものである。
しかも、この源泉徴収簿及び源泉徴収票、法定調書の作成は企業経理部門のエキスパート以外はその作業が行えないのが実状であり、また、この作業は一年に一回なので、この作業に習熟したエキスパートを育成することが難しい。

そこで、従来では、顧客企業では会計事務所と契約して、前記年末調整事務の処理を委託するのが普通であった。
その処理手順は概ね以下の通りである。
・会計事務所と契約した企業顧客は、従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を会計事務所に渡す。
・会計事務所は、渡された従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を元に、会計事務所の端末にインストールされた会計処理用アプリケーションで使用するデータを入力し、年末調整等の会計処理用を行う。
・会計事務所では、会計処理の結果を印刷または、記録媒体にデータを入れて、企業顧客に通知する。

上記の如く、個々の顧客企業が、独自に会計事務所と契約して年末調整等の会計処理用を委託する方法は、個々の顧客企業にとって、委託費用が掛かるばかりでなく、どの会計事務所に委託するかの選択も難しいという問題があった。
特に、顧客企業が従業員が数十人程度の規模の場合には、特に顕著であった。

また、従来において、顧客企業が会計事務所と個別に契約することなく、年末調整等の会計処理を支援する装置として以下のものが知られている。（例えば、特許文献１参照）
そして、該公報には、以下の事項が記載されている。
「企業法人の業務を遂行するコンピュータ端末機を用いて年末調整・法定調書を作成する装置であって、税務知識と経験が浅くても、迅速にかつ正確に年末調整処理作業を行い、よって、法定調書を作成できるように、税務署に提出する書類と同一形式のリアルイメージ画面で入力データを登録可能とし、給与計算システムと連動させ、そこで作成されていた社員マスタと、月々の給与賞与データ、年末調整データを受け入れて、年末調整処理である年末調整の各種控除額などを自動計算して、源泉徴収簿と源泉徴収票を作成し、結果的には法定調書合計表も迅速かつ正確に作成する装置を提供すること」を目的として、

「本発明の給与計算システムと連動した年末調整・法定調書作成装置は、企業法人・事務所の業務を遂行するコンピュータ端末機を用い、年末調整計算処理による源泉徴収簿及び源泉徴収票の作成と、各種支払調書及び法定調書合計表を作成する装置であって、年末調整に必要な各社員の各種情報を登録した社員マスタテーブルと、法定調書に必要な各受給者の各種情報を登録した受給者マスタテーブルと、月々の給与賞与データ、年末調整データ、各種支払調書データをそれぞれ登録するテーブルからなる年末調整・法定調書用データベースと、少なくとも社員マスタテーブル、月々の給与賞与データテーブル、年末調整データテーブルからなる給与計算用データベースを登録・更新に使用している給与計算システムを連動させ、前記年末調整計算処理に必要なデータを前記給与計算用データベースから自動的に読取る連動データ受入手段と、社員マスタ登録と、月々の給与賞与データ登録と、年末調整データ登録入力画面を表示し、その画面から登録を行うに際して、もし給与計算システムが作動している場合は前記連動データ受入手段により、自動的にデータの登録を行い、それらの登録が完了すれば、結果をデータベースに保存して源泉徴収簿及び源泉徴収票の作成を可能とする年末調整作成手段と、各種支払調書データ登録入力画面を表示し、それらの登録が完了すれば、結果をデータベースに保存すると共に、前記法定調書データ登録入力画面を表示して、前記年末調整及び支払調書のデータを入力し、その結果を保存し前記法定調書合計表の作成を可能とする法定調書作成手段とを備えていることを特徴とするコンピュータ端末機を用いて年末調整・法定調書作成装置。」

特開２００２−２６９４８８号公報 （０００５，０００６）

上記のコンピュータ端末機を用いて年末調整・法定調書作成装置を使用する場合でも、顧客企業のコンピュータに、年末調整・法定調書作成手順を記録したプログラム及び給与計算システムの手順を記録したプログラムがロードすると共に、データベース装置として、年末調整・法定調書作成装置の手順を記録したプログラムが使用する年末調整・法定調書用データベースと、給与計算システムの手順を記録したプログラムが使用する給与計算用データベースを少なくとも収納記憶しておく必要があり、費用の点及び労力の点で問題があった。

本発明の課題（目的）は、顧客企業端末と会計事務所端末とを通信回線を介して円末調整業務支援システムのサーバに接続することによって、顧客企業と会計事務所との間の契約に基づく会計処理の内、顧客企業及び会計事務所の担当者の給与の年末調整に要する作業負担を軽減して、安価に年末調整を含む会計処理を実現できる年末調整業務支援システムを提供することにある。

・前記課題を解決するために、
年末調整業務支援システムのサービスを提供するサーバと、前記サービス提供元と契約して会計業務を処理する会計事務所端末と、前記サービス提供元と契約している顧客企業端末をネットワークを介して接続した年末調整業務支援システムにおいて、前記サーバは、ＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）として年末調整支援業務を実行することを特徴とする。（請求項１）
また、前記顧客企業端末は、サーバにアクセスすることによって表示される入力画面上で、入力画面の指示に応じて従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を入力して前記サーバに送信し、前記サーバの記憶部には、顧客企業端末から送信された月々の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、前記会計事務所端末からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるようにデータベースに保存されていることを特徴とする。（請求項２）
また、前記会計事務所端末には、ダウンロード機能及び取り込み機能を備え、会計処理を委託された顧客企業の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、Wｅｂ画面上でダウンロードボタンをクリックするだけで会計処理用アプリケーションに自動的に取り込むことを特徴とする。（請求項３）

顧客企業端末からネットワークを介して従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をサーバーに送信してサーバの記憶部に構築されたデータベースに保存するステップと、前記サーバのデータベースには、顧客企業端末から送信された複数の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、会計事務所端末からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるように保存するステップと、会計事務所端末からネットワークを介してサーバーに接続して、Ｗｅｂブラウザにおけるダウンロード・ボタンを１クリックすることによって、所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をダウンロードするステップと、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムを用いて、年末調整を含む会計処理を実行するステップと、処理結果ファイルをネットワークを介してサーバに送信するステップと、会計事務所端末から送信された処理結果をネットワークを介して顧客企業端末に通知するステップとを含むことを特徴とする年末調整業務支援方法。（請求項４）
また、前記会計事務所端末では、サーバからダウンロードされたデータを一旦記憶手段（例えば、ローカルメモリ）に保存し、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部にデータを自動的に書き込むステップとを含む。（請求項５）

コンピュータに、顧客企業端末からネットワークを介して従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をサーバーに送信してサーバの記憶部に構築されたデータベースに保存する手順と、前記サーバのデータベースには、顧客企業端末から送信された複数の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、会計事務所端末からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるように保存する手順と、会計事務所端末からネットワークを介してサーバーに接続して、Ｗｅｂブラウザにおけるダウンロード・ボタンを１クリックすることによって、所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をダウンロードする手順と、前記サーバからダウンロードされたデータを一旦ローカルディスクに保存し、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部にデータを自動的に書き込む手順と、前記会計処理用アプリケーションプログラムを用いて、年末調整を含む会計処理を実行する手順と、処理結果ファイルをネットワークを介してサーバに送信する手順と、
会計事務所端末から送信された処理結果をネットワークを介して顧客企業端末に通知する手順とを実行させるための年末調整業務支援プログラム。（請求項６）

請求項１〜６に記載の年末調整業務支援システム及び支援方法とそのプログラムでは、年末調整業務を支援するサーバがＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）としての業務を実行する構成であるので、サーバに保存されたデータを閲覧する形式となるので、顧客企業と会計事務所の両方から同じデータを参照することができる。また、顧客企業で入力されたデータが会計事務所で確認できるので、スピーディな締めの処理が実現できる。また、自社でサーバを管理する必要がないので、ソフトの導入の初期費用・保守・管理費用が軽減できる。また、アプリケーションの管理はＡＳＰ事業者が行うので、バージョンアップ等の対応も個々に行う必要はない。また、複数のパソコンから、同時に仕訳入力ができるので、処理スピードを上げるという特有の効果を奏する。

本発明の基本的なハードウエア構成を図１を用いて説明する。
図１において、本発明の年末調整業務支援システムを運営するサービス提供元に設置されたサーバ（メインコンピュータ）(1)をネットワーク（インターネットを含む）(2)に接続し、該サーバには、サービス提供元と契約して会計業務を処理する会計事務所（複数の会計事務所でも良い）端末(4-1,4-2)及び、サービス提供元と契約している顧客企業端末（複数の顧客企業顛末でも良い）(3-1,〜3-3）から、アクセスが可能に接続されている。

上記ハードウエア構成を採用することによって、本発明の年末調整業務支援システムでは、顧客企業端末には、サーバにアクセスすることによって表示される入力画面上で、入力画面の指示に応じて従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を入力して送信ボタンをクリックするだけでようにで、特別のプログラムを顧客端末にインストールしておく必要はなく、担当者が特別の知識を要することなく容易に入力できる。

また、会計事務所端末には、本発明の年末調整業務支援システムの運営元との契約時にダウンロード機能及び給与アプリへの取り込み機能を実行するプログラムがインストールされる（ネットワークを介して又はプログラムが格納された記憶媒体によって）ので、会計事務所では、ダウンロード機能によって、会計処理を委託された顧客企業の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を入力して送信ボタンをクリックするだけで会計処理用アプリケーションに自動的に取り込むことが可能である。（この機能をダウンロード機能及び取り込み機能という。）

即ち、本発明の年末調整業務支援システムの運営元のサーバは、ＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）としての業務を実行します。
ＡＰＳは、アプリケーション等のソフトウエア及び実行に必要なハードウエアをＡＳＰ事業者が用意し、ユーザーに機能を貸し出す事業を指します。
既存のソフトウエアと利用・管理の面で比較すると、
既存のソフトウエアが、店を経由して、利用者に提供・販売されたソフトを各自のパソコンに導入して、データも保存する。バージョンアップ等は必要に応じて各自がソフトを管理する。
これに対してＡＳＰでは、インターネットを経由してソフトを利用するので、各自のパソコンに専用ソフトは必要なく、ＩＥ等のブラウザがあれば良い。入力及び出力の結果はブラウザで行うが、データ処理は全てサーバで実行する。

このＡＳＰを会計処理業務に適用することによって、以下の効果を奏することができる。
サーバに保存されたデータを閲覧する形式となるので、顧客企業と会計事務所の両方から同じデータを参照することができる。
また、顧客企業で入力されたデータが会計事務所で確認できるので、スピーディな締めの処理が実現できる。
また、自社でサーバを管理する必要がないので、ソフトの導入の初期費用・保守・管理費用が軽減できる。
また、アプリケーションの管理はＡＳＰ事業者が行うので、バージョンアップ等の対応も個々に行う必要はない。
また、複数のパソコンから、同時に仕訳入力ができるので、処理スピードを上げることができる。

そして、本発明のデータの基本的な流れは、以下の通りである。
・予め契約した顧客企業端末からネットワークを介してサーバーに接続して、従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の月々の実績情報を前記サーバーに送信してサーバの記憶部に保存する。
・サーバのデータベースには、顧客企業端末から送信された月々の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、後述の会計事務所からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるように保存されている。
・予め契約した会計事務所端末からネットワークを介してサーバーに接続して、Ｗｅｂブラウザにおけるダウンロード・ボタンを１クリックすることによって、前記ダウンロード機能によって、予め契約した所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をダウンロードする。
・会計事務所端末では、ダウンロードされたデータを一旦ローカルディスクに保存し、前記取り込み機能によって、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部に自動的に書き込まれる。
・会計事務所端末では、該端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラム（例えば、「給与アプリ」）を用いて、年末調整を含む会計処理を実行する。
・会計事務所端末は、処理結果ファイルをネットワークを介してサーバに送信する。
・サーバは、会計事務所端末から送信されたことをネットワークを介して顧客企業端末に送信する。
・顧客企業端末に送信された年末調整結果に基づき、顧客企業では、従業員の年末調整業務（還付金の支給等）を行う。

なお、サーバのデータベースのデータは、顧客企業端末からの月々のアクセスよって、従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の月々の実績情報が更新されるが、会計事務所からのサーバへのアクセス時に、会計事務所端末の記憶部に保存されているデータとが異なっている場合には、サーバのデータベースの保存データに置き換えられる。

次に図２を用いて、
会計事務所端末において、サーバからダウンロードされたデータ（予め契約した所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報）を一旦ローカルディスクに保存し、前記取り込み機能によって、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部に自動的に書き込む詳細な手順の説明をする。
・先ず、会計事務所端末のＷｅｂブラウザ上のダウンロード・ボタンをクリック（押す）（ステップS1）
・この操作によって、ダウンロード機能モジュールが起動される。（ステップS2）
・ダウンロード機能が起動されると、サーバーに対して給与情報（予め契約した所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報）をリクエストする。（ステップS3）
・ステップS3のリクエストに応答して、サーバーから、ダウンロードされた給与情報をローカルディスクに保存する。（ステップS4）
なお、ダウンロードされた給与情報を付属するメモリに保存して処理を実行しても良い。
・次に、取り込み機能モジュールを起動する。（ステップS5）
・この取り込み機能が起動すると、給与アプリケーションプログラム（例えば、給与アプリ）のデータベースに所定入力部にローカルディスクに保存されたデータを読み出して自動的に書き込を実行する。（ステップS6）

請求項１〜６に係る発明は、年末調整業務を支援するサーバがＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）としての業務を実行する構成であるので、サーバに保存されたデータを閲覧する形式となるので、顧客企業と会計事務所の両方から同じデータを参照することができる。また、顧客企業で入力されたデータが会計事務所で確認できるので、スピーディな締めの処理が実現できる。また、自社でサーバを管理する必要がないので、ソフトの導入の初期費用・保守・管理費用が軽減できる。また、アプリケーションの管理はＡＳＰ事業者が行うので、バージョンアップ等の対応も個々に行う必要はない。また、複数のパソコンから、同時に仕訳入力ができるので、処理スピードを上げることができる等位の特有の効果を奏し、産業上の利用性は極めて大きい。

本発明の基本的なハードウエア構成を示す図である。 会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部に自動的に書き込む詳細な手順の説明をする図である。

符号の説明

１ サーバ（年末調整業務支援システム）
２ ネットワーク
3-1〜3-3 顧客企業端末
4-1、4-2 会計事務所端末

Claims (6)

1. 年末調整業務支援システムのサービスを提供するサーバと、
   前記サービス提供元と契約して会計業務を処理する会計事務所端末と、
   前記サービス提供元と契約している顧客企業端末をネットワークを介して接続した年末調整業務支援システムにおいて、
   前記サーバは、ＡＳＰ（アプリケーション・サービス・プロバイダ）として年末調整支援業務を実行することを特徴とする年末調整業務支援システム。
2. 前記顧客企業端末は、サーバにアクセスすることによって表示される入力画面上で、入力画面の指示に応じて従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を入力して前記サーバに送信し、
   前記サーバの記憶部には、顧客企業端末から送信された月々の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、前記会計事務所端末からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるようにデータベースに保存されていることを特徴とする請求項１に記載の年末調整業務支援システム。
3. 前記会計事務所端末には、ダウンロード機能及び取り込み機能を備え、会計処理を委託された顧客企業の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、Wｅｂ画面上でダウンロードボタンをクリックするだけで会計処理用アプリケーションに自動的に取り込むことを特徴とする請求項１に記載の年末調整業務支援システム。
4. 顧客企業端末からネットワークを介して従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をサーバーに送信してサーバの記憶部に構築されたデータベースに保存するステップと、
   前記サーバのデータベースには、顧客企業端末から送信された複数の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、会計事務所端末からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるように保存するステップと、
   会計事務所端末からネットワークを介してサーバーに接続して、Ｗｅｂブラウザにおけるダウンロード・ボタンを１クリックすることによって、所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をダウンロードするステップと、
   会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムを用いて、年末調整を含む会計処理を実行するステップと、
   処理結果ファイルをネットワークを介してサーバに送信するステップと、
   会計事務所端末から送信された処理結果をネットワークを介して顧客企業端末に通知するステップと、
   を含むことを特徴とする年末調整業務支援方法。
5. 前記会計事務所端末では、サーバからダウンロードされたデータを一旦記憶手段に保存し、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部にデータを自動的に書き込むステップと、
   を含むことを特徴とする請求項４に記載の年末調整業務支援方法。
6. コンピュータに、
   顧客企業端末からネットワークを介して従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をサーバーに送信してサーバの記憶部に構築されたデータベースに保存する手順と、
   前記サーバのデータベースには、顧客企業端末から送信された複数の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報を、顧客企業毎に整理して、会計事務所端末からのダウンロード要求に応じて一括して送信できるように保存する手順と、
   会計事務所端末からネットワークを介してサーバーに接続して、Ｗｅｂブラウザにおけるダウンロード・ボタンを１クリックすることによって、所定の企業顧客の従業員に関する情報及び従業員の給与・賞与の実績情報をダウンロードする手順と、
   前記サーバからダウンロードされたデータを一旦ローカルディスクに保存し、会計事務所端末に格納されている会計処理用アプリケーションプログラムの所定入力部にデータを自動的に書き込む手順と、
   前記会計処理用アプリケーションプログラムを用いて、年末調整を含む会計処理を実行する手順と、
   処理結果ファイルをネットワークを介してサーバに送信する手順と、
   会計事務所端末から送信された処理結果をネットワークを介して顧客企業端末に通知する手順と、
   を実行させるための年末調整業務支援プログラム。