JP2004178217A - ファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体 - Google Patents
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Abstract
【課題】集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供すること。
【解決手段】編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置1であって、集中管理サーバが管理しているファイルが編集されたか否かを監視する監視手段53,55と、ファイルが更新されたことを検出した場合に更新されたファイルを取得する取得手段51と、取得されたファイルからテキストデータを抽出すると共に、テキストデータを検索キーとしてファイルを管理する管理手段49とを設ける。
【選択図】 図3
【解決手段】編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置1であって、集中管理サーバが管理しているファイルが編集されたか否かを監視する監視手段53,55と、ファイルが更新されたことを検出した場合に更新されたファイルを取得する取得手段51と、取得されたファイルからテキストデータを抽出すると共に、テキストデータを検索キーとしてファイルを管理する管理手段49とを設ける。
【選択図】 図3
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体に関するものである。
【0002】
【従来の技術】
近年の情報産業の発達によってクライアント/サーバ構成による文書データの一元管理がなされており、この文書データは、例えばワードプロセッサーによって作成されたファイルである。このファイルは、上記サーバの一例としてのファイルサーバによって集中管理されていることが多い。このファイルサーバは、クライアントによって編集されるファイルを一元管理する機能を有する。
【0003】
ファイルサーバは、例えばMicrosoft社製Windows(登録商標)XPのようなオペレーティングシステムによって管理されているフォルダによって管理されている。このフォルダには、クライアントによって編集されるファイルが格納されており、このフォルダは、例えばツリー階層構造によって管理されている下位のフォルダが、上位のフォルダに従属する構成となっている。これら上位フォルダ及び下位フォルダは、それぞれ上記ファイルを格納する機能を有する。
【0004】
このようなファイルサーバでは、クライアントによって編集されるファイルを集中管理することで、各クライアントが編集するファイルを一元管理することができる特徴を有する(例えば特許文献1参照。)。
【0005】
【特許文献1】
特開2001−312422号公報(第1図)
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、このようなファイルサーバでは、ファイルを一元管理することができる特徴を有するものの、各ファイルの内容を参照するには、そのファイルに対応したアプリケーションソフトを立ち上げてファイルの内容を参照する必要があった。つまり、各ファイルは、ワードプロセッサーのようなアプリケーションソフトによって開かれるまでその内容を把握することができず、逐一開かなければ他のクライアントによって有効に利用することができない問題点があった。
【0007】
そこで本発明は上記課題を解決し、集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することを目的としている。
【0008】
【課題を解決するための手段】
上記目的は、請求項1の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段とを備えることを特徴とするファイル管理装置により、達成される。
【0009】
請求項1の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0010】
請求項2の発明は、請求項1の構成において、前記管理手段は、前記ファイルが編集されたことを知らせるべき相手先端末を管理しており、前記ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された前記相手先端末にその旨を知らせる構成であることを特徴とする。
請求項2の構成によれば、相手先端末は、ファイルが編集されたことを認識することができる。従って、相手先端末は、ファイルが編集されるや否や直ちに、編集されたファイルの内容を把握することができる。
【0011】
請求項3の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、任意に設定された一定間隔毎に、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルが編集されたか否かを監視する構成であることを特徴とする。
請求項3の構成によれば、相手先端末は、意図せず一定間隔毎に、自動的にファイルが編集されたかどうかを認識することができる。
【0012】
請求項4の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルのみならず、前記ファイルをツリー形式で格納するフォルダ単位で前記ファイルを監視する構成であることを特徴とする。請求項4の構成によれば、各ファイル単位のみならず、ツリー形式で格納するフォルダ単位でファイルの編集をも監視し、編集があるとファイルを取得することができる。
【0013】
請求項5の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、前記ファイルが更新されたことを監視する構成であることを特徴とする。
請求項5の構成によれば、ファイルが更新されると、そのファイルを集中管理サーバから取得することができる。
【0014】
請求項6の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、前記ファイルが新規作成されたことを監視する構成であることを特徴とする。
請求項6の構成によれば、ファイルが新規作成されると、そのファイルを集中管理サーバから取得することができる。
【0015】
請求項7の発明は、請求項1の構成において、前記管理手段では、管理している前記ファイルに含まれるテキストデータを前記検索キーに基づいて検索し、該当する前記ファイルを提供する構成であることを特徴とする。
請求項7の構成によれば、提供先は、検索キーに基づいて検索したファイルの有効利用を図ることができる。
【0016】
請求項8の発明は、請求項7の構成において、前記管理手段では、前記ファイルの版数を管理しており、提供して編集された前記ファイルに関する編集前の旧ファイルを管理する構成であることを特徴とする。
請求項8の構成によれば、誤ってファイルを編集した場合であっても、編集前の旧ファイルに戻すことができる。
【0017】
上記目的は、請求項9の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理方法であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視ステップと、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得ステップと、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理ステップとを有することを特徴とするファイル管理方法により、達成される。
【0018】
請求項9の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0019】
上記目的は、請求項10の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムであって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段として機能させることを特徴とするファイル管理プログラムにより、達成される。
【0020】
請求項10の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0021】
上記目的は、請求項11の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段として機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体により、達成される。
【0022】
請求項11の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0023】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。
なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な具体例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの形態に限られるものではない。
【0024】
<第1実施形態>
図1は、本発明の好ましい実施形態としてのファイル管理装置が適用されたファイル管理システム1の構成例を示すシステム構成図である。
ファイル管理システム1は、ネットワーク11にファイルサーバ3、ファイル管理サーバ5、編集クライアント9が接続された構成となっている。このネットワーク11は、例えばTCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)をプロトコルとするデータ通信を行うネットワークである。
【0025】
編集クライアント9には、例えばオペレーティングシステムが動作しており、そのオペレーティングシステム上ではワードプロセッサーのようなアプリケーションソフトウェアが動作している。このアプリケーションソフトウェアは、編集するファイルをファイルサーバ3に格納させ、ファイルサーバ3に格納されたファイルを編集するように構成されている。
【0026】
このファイルサーバ3では、所定のオペレーティングシステムが動作しており、ファイルをフォルダ単位に格納し、このフォルダをツリー階層構造によって管理するように構成されている。つまり、ファイルサーバ3は、編集クライアント9が編集するファイルを集中管理しており、他の編集クライアント9が編集する他のファイルも集中管理するように構成されている。このファイルとしては、例えばワードプロセッサーによって編集される文書データや、写真等の画像データである。
【0027】
ファイル管理サーバ5は、詳細は後述するが概略を説明すると、ファイルサーバ3によって管理されているファイルを監視する機能を有する。尚、監視対象は、図示のような1台のファイルサーバ3のみならず、複数台存在していても良いことはいうまでもない。また、このファイル管理サーバ5は、ファイルサーバ3によって管理されているファイルが編集されると編集されたことを検出する機能を有する。そして、ファイル管理サーバ5は、この編集されたファイルを取得する機能を有する。ファイル管理サーバ5がこのファイルを取得すると、このファイルからはテキストデータが抽出され、このテキストデータを検索キーとしてファイル全体を管理する機能を有する。このファイルは、例えば画像データとしてファイル管理サーバ5において管理される。
【0028】
図2は、図1のファイル管理サーバ5の構成例を示すハードウェア構成図である。なお、ファイルサーバ3及び編集クライアント9はそれぞれ処理速度や記憶容量の違いを除いて、ファイル管理サーバ5とほぼ同様の構成であるので、説明を省略する。
ファイル管理サーバ5は、概略的にはCPU(Central Processing Unit)21、RAM(Random Access Memory)23、ROM(Read Only Memory)25、ハードディスク27、インターフェース28、表示部29及び操作部31がバス33に接続された構成となっている。
【0029】
CPU21は、中央演算処理装置であり、RAM23を作業領域としてファイル管理プログラム19の動作を制御している。このRAM23は、CPU21が利用する作業領域としての書き換え可能な揮発性の情報記録媒体である。ROM25は、例えばBIOS(Basic Input Output System)を記録している読み出し専用の情報記録媒体である。尚、このROM25は、読み出し専用の情報記録媒体の代わりに、書き換え可能な不揮発性の情報記録媒体であっても良いことはいうまでもない。
【0030】
ハードディスク27は、後述する抽出ファイルのようなデータを格納可能な大容量の情報記録媒体である。インターフェース28は、例えばネットワークに接続するためのインターフェースカードを有する。表示部29は、液晶ディスプレイ(LCD:Liquid Crystal Display)やEL(Electro Luminescence)を用いた表示装置である。操作部31は、マウスやキーボードのような操作手段である。
【0031】
図3は、図1のファイル管理サーバ5のソフトウェア構成例を示す図である。
ファイル管理サーバ5では、通信処理モジュール41、監視モジュール53、監視条件管理テーブル55、編集ファイル取得モジュール51、監視条件設定モジュール57、抽出モジュール49、抽出ファイル47、検索モジュール43及びファイル管理テーブル45を有する。
【0032】
通信処理モジュール41は、ファイル管理サーバ5の外部のコンピュータとデータ通信を行う際に通信を制御する機能を有する。監視条件管理テーブル55は、監視条件を管理する機能を有する。この監視条件としては、監視先フォルダ、監視先ファイル名、監視先ファイル種類、色彩、通知先アドレス、ID(IDentification)及びパスワードを示している。つまり、監視条件管理テーブル55は、監視対象であるファイルが編集されたことを知らせるべき相手先の一例としての相手先端末等を管理している。
【0033】
また、監視モジュール53は、監視条件管理テーブル55が管理している監視条件を読み込んでこの監視条件に従って、図1のファイルサーバ3において集中管理されているファイルを監視する機能を有する。この監視モジュール53は、例えば一定時間ごとに監視を行うようにタイマー処理が行われている。監視モジュール53は、例えば意図した時に或いは、任意に設定しうる時刻に監視を行うようにしても良いことはいうまでもない。この監視間隔は、例えば上述の監視条件管理テーブル55によって管理されている。
【0034】
監視モジュール53は、ファイルサーバ3によって管理されているファイルが編集されると、編集トリガーを編集ファイル取得モジュール51に対して与える。この監視モジュール53は、ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された相手先端末にその旨を知らせる機能を有する。
【0035】
尚、監視条件管理テーブル55によって管理されている監視条件は、監視条件設定モジュール57によって設定が変更される構成としても良いことはいうまでもない。編集ファイル取得モジュール51は、監視モジュール53からの編集トリガーに基づいて、編集のあったファイルを取得するように通信処理モジュール41を制御する。通信処理モジュール41は、図1のファイルサーバ3から上記編集のあったファイルを取得し、図3の編集ファイル取得モジュール51に引き渡す。
【0036】
この編集ファイル取得モジュール51は、引き渡されたファイルを抽出モジュール49に引き渡す。この抽出モジュール49は、引き渡されたファイルからテキストデータを抽出する機能を有する。また、この抽出モジュール49は、引き渡されたファイルからテキストデータを抽出し、このファイルを抽出ファイル47として管理する機能を有する。この抽出ファイル47は、例えば画像データ化された画像ファイルである。
【0037】
抽出したテキストデータと抽出ファイル47との対応は、ファイル管理テーブル45によって関連づけて管理されている。つまり、このファイル管理テーブル45は、例えば検索キー、ファイル名(抽出ファイル47の名前)、フォルダ名、親フォルダ名、旧ファイル名及び版数を管理している。ここで、旧ファイルとは、抽出ファイル47を編集用として提供した場合に編集前のファイルとして管理されているファイルである。ここで管理している抽出ファイル47は、例えば図1の編集クライアント9に提供されるようにしても良い。
【0038】
また、上記図3の検索モジュール43は、例えば図1の編集クライアント9からの検索要求に応じて動作し、所定の検索キーに基づいて図3のファイル管理テーブル45を検索する機能を有する。そして、検索モジュール43は、ファイル管理テーブルから、少なくともこの検索キーに対応するファイル名を取得し、対応する抽出ファイル47を取得する機能を有する。さらに検索モジュール43は、取得した抽出ファイル47を、通信処理モジュール41を制御して検索要求のあった図1の編集クライアント9に引き渡す機能を有する。
【0039】
図4は、図1のファイルサーバ3によって管理されているフォルダの構成例を示す図であり、図5は、図1のファイル管理サーバ5によって管理されているファイル棚の構成例を示す図である。
図4に示すフォルダ構成は、フォルダAAA及びフォルダBBBがルートフォルダに従属されており、フォルダCCC及びフォルダEEEがフォルダBBBに従属する構成となっている。またフォルダDDDは、フォルダCCCに従属する構成となっている。図1のファイルサーバ3では、図4のこれらのフォルダAAA等によってファイルをそれぞれ格納させ、ツリー階層構造のフォルダ構成によってファイルを管理するように構成されている。
【0040】
一方、図5に示すファイル棚では、図4に示すフォルダ構成とほぼ同様な階層構造を有する。図5に示すファイル棚では、図1のファイル管理サーバ5の設定に応じた構成によって、図4に示すツリー階層構造のフォルダの一部をファイル棚として管理するようにしても良い。つまり、図5のファイル棚は、設定によって図4のあるフォルダの下層とほぼ同様な階層構造を示すようになっている。
【0041】
図6,図7,図8は、それぞれ図3の監視条件管理テーブル55が管理する監視条件を変更する画面の一例を示す図である。尚、図6,図7,図8は、それぞれ図3の監視条件設定モジュール57の機能の動作によって制御されている。
まず、図7に示す監視フォルダ設定画面では、例えば監視フォルダ/登録先、監視対象、監視情報及び送信先情報を設定することができるように構成されている。
【0042】
監視フォルダ/登録先欄は、図1のファイル管理サーバ5が監視するファイルサーバ3の監視先としての監視フォルダ及びファイル管理サーバ5での登録先を表している。この登録先欄では、ファイルの種類を示す文章グループ等を設定できる構成となっている。また、監視対象欄では、図1において監視対象となるファイルサーバ3のファイルを設定するための欄である。
【0043】
また、監視情報欄では、監視している際の監視ログを出力する先としての監視ログ出力先、監視間隔、監視開始時刻、タイムアウト時間を設定することができるように構成されている。そして、送信先情報欄では、例えばSMTPサーバ及び送信者アドレスを設定することができるように構成されている。この送信先情報欄では、予め設定されたファイルサーバ3におけるファイル等が編集されたことを通知すべき送信先が属するSMTPサーバ及び送信者の電子メールアドレスを設定することができるように構成されている。
【0044】
上記監視フォルダ登録先欄では、追加ボタン71を押すと、図7に示す監視フォルダ/登録先設定画面が表示される。この監視フォルダ/登録先設定画面では、監視先情報欄、登録先情報欄、サーバ接続情報欄及び処理結果通知設定を行うことができるように構成されている。監視先情報欄では、図1のファイルサーバ3における監視先のフォルダを設定することができるように構成されている。
【0045】
また登録先情報欄では、監視先となるファイルの種類としての文書グループ及びその文書の機密レベルを設定することができるように構成されている。尚、ファイル棚登録チェックボックス及び添付ファイル登録チェックボックスをチェックすることで、それぞれ上記ファイル棚に登録するか否かや、添付ファイルを登録するか否かを設定することができるように構成されている。
【0046】
サーバ接続情報欄では、ユーザID及びパスワードを設定することができるように構成されている。このサーバ接続情報は、図1のファイル管理サーバ5からファイルサーバ3にアクセスする際にファイルサーバ3における認証を受けるための情報を表している。
【0047】
また、処理結果通知設定欄では、図1のファイルサーバ3において編集されたファイルが存在することを通知するか否か或いは、どのような場合に通知するかに関する情報を設定することができるように構成されている。図示の例では、処理結果通知設定欄では、通知しない、常に通知する、正常時のみ通知する或いは異常時のみ通知することを設定することができるように構成されている。また、通知者アドレスとして、編集されたファイルが存在したことを通知する通知先としての通知者アドレスを設定することができるように構成されている。
【0048】
図6に示す監視対象欄の追加ボタン73を押すと、図8に示す監視対象の設定画面が表示される。この監視対象の設定画面では、文書情報を設定することができる。この文書情報ではその文書情報(抽出ファイルに関する情報)の拡張子及び色彩区分を設定することができるように構成されている。この拡張子欄では、抽出ファイルを、その抽出ファイル名の一部として付されたファイル名の拡張子を設定することができるように構成されている。また、色彩区分欄では、その文書に色彩が含まれている場合、例えばカラー或いは白黒であるかを設定することができるように構成されている。
【0049】
図1のファイル管理システム1は以上のような構成であり、次に図1〜図8を参照しつつその動作例としてのファイル管理方法の一例について説明する。
図9〜図13は、図1のファイル管理システム1の動作例としてのファイル管理方法の一例を示すフローチャートである。尚、図9は、このファイル管理方法の概要を示しており、図10〜図13は、それぞれ詳細な処理の一例を示すフローチャートを示している。
【0050】
まず、図9のステップST10では、図1のファイル管理サーバ5がファイルサーバ3を監視する際の監視条件の設定を行う。次に図9のステップST20では、図1のファイル管理サーバ5がファイルサーバ3の特定のファイル或いはフォルダの監視処理を行う。次に図9のステップST30では、図1の編集クライアント9によって編集されたファイルをファイル管理サーバ5が取得し、ファイル管理サーバ5がこの編集されたファイルの登録処理を行う。次に図9のステップST40では、図1のファイル管理サーバ5に、編集されたファイルが存在していることを特定のものに通知するための処理を行う。尚、このファイル管理方法ではステップST40の処理を省略しても良いことはいうまでもない。
【0051】
次に図9のステップST50では、図1のファイル管理サーバ5に登録されたファイルの内容を検索するための処理を行う。具体的には、この検索処理は、例えば編集クライアント9を操作する操作者が所定のテキストデータで表される検索キーに基づいて、ある事項に関係する抽出ファイルを探す場合に検索する処理である。このような検索処理を行うことができると、ファイル管理サーバ5は、所定の検索キーに該当するファイルを編集クライアント9に提供することができる。つまり、ファイルサーバ3で管理されていたファイルは、集中管理されているのみで所定の検索キーに基づいて検索が行われず、ファイルの有効利用が図れないが、このファイル管理サーバ5では、所定の検索キーによって該当するファイルを検索することができるようになる。
【0052】
従って、ファイル管理サーバ5によって登録されたファイルは、検索キーによって検索されることで有効に利用されるようになる。つまりファイルサーバ3に編集クライアント9から登録された各ファイルは、各ファイルに対応したワードプロセッサ等のアプリケーションソフトウェアを起動しなければファイルの内容を把握することは容易ではないが、ファイル管理サーバ5では、各ファイルを所定の検索キーで分類して管理することができるように構成されている。
【0053】
まず、図10に示す監視条件設定開始ステップST11では、図3の監視条件設定モジュール57が起動される。この監視条件設定モジュール57は、上述のように監視条件管理テーブル55が管理する監視条件の設定を変更することができるように構成されている。
【0054】
次に図10のステップST12では、図6に示す監視フォルダ/登録先欄或いは監視対象欄に監視フォルダ或いは監視対象としてのファイル名を設定することで、監視する監視対象がフォルダ単位であるかファイル単位であるかを設定する。フォルダ単位で監視する場合には図10のステップST13に進みファイル単位で監視する場合にはステップST14に進む。
【0055】
具体的には、図6に示す監視フォルダ/登録先欄に設定を行う。次に図10のステップST15に進み、この監視するフォルダに格納された特定の種類のファイルのみを監視するか否かを判断する。特定の種類のファイルのみを監視しない場合にはステップST18に進み監視条件設定を完了する。一方、特定種類のファイルのみを監視する場合には、ステップST16に進む。
【0056】
上記ステップST12においてファイル単位で監視する場合には、ステップST14に進む。このステップST14では、図1のファイル管理サーバ5が監視する監視先が特定のファイルであるか否かを判断する。特定のファイルのみを監視する場合にはステップST17に進み、特定のファイルのみを監視しない場合にはステップST16に進む。このステップST16では、監視するファイルの種類を指定する。具体的には、図6に示す監視フォルダ設定画面における監視対象欄にファイル名或いはファイルの種類を指定する。図10のステップST16においてファイルの種類の指定が終了すると上述のステップST18に進み、監視条件の設定が完了する。
【0057】
一方ステップST14において特定のファイルのみを監視する場合には、ステップST17に進む。このステップST17では監視ファイルの指定を行う。具体的には図6に示す監視対象欄に監視ファイルを指定する。図10のステップST17で監視ファイルが指定されると上述のステップST18に進み監視条件の設定が完了する。このように設定された監視条件は、図3に示す監視条件設定モジュール57が監視条件管理テーブル55に登録することで反映される。このように登録された監視条件は、監視モジュール53が監視処理を行う際に参照される。
【0058】
図11に示すステップST21では、監視処理が開始される。具体的には図3に示す監視モジュール53が監視条件管理テーブル55に設定された監視条件に基づいて図1に示すファイルサーバ3のファイルを監視する処理を行う。
次に図11のステップST22では監視時刻となったか否かが判断される。監視時刻でない場合にはステップST22で監視時刻まで待ち、監視時刻となった場合にはステップST23に進む。具体的には、図3に示す監視モジュール53が例えば監視時刻となったかどうかを判断し、監視時刻となったことが判明すると図1に示すファイルサーバ3での接続処理を開始する。
【0059】
次に図11のステップST24では、図1のファイルサーバ3によって認証が行われる。具体的には図3の監視モジュール53が監視条件管理テーブル55によって管理されているID及びパスワードを読み出し、ファイルサーバ3に引き渡すことで認証が行われる。図11のステップST24で認証がなされない場合にはステップST25に進みファイルサーバ3によって接続が切断され、ステップST24において認証がなされるとステップST26に進む。このステップST26では、図3の監視モジュール53によって監視処理がなされる。具体的には監視モジュール53は監視条件管理テーブル55に設定された監視条件としての監視先フォルダ等に基づいて図1のファイルサーバ3の所定のフォルダ等のファイルを監視する。
【0060】
次に図11のステップST27では、図3の監視モジュール53が監視先としてのファイル等に編集がなされているか否かを判断する。編集がされていない場合にはステップST22に戻り、編集がされている場合にはステップST28に進む。このようにして監視処理が終了する(ST28)。尚、図3の監視モジュール53が監視を行うタイミングとしては、上述のようにタイマー処理によって一定間隔毎に行う代わりに、例えばシステムの起動、外部処理装置の接続、処理開始の直接の指示などを行った場合に監視処理を行うようにしても良いことはいうまでもない。
【0061】
次に図12に示すステップST31では、図1のファイル管理サーバ5によって登録処理が開始される。次に図1のステップST32では、図1のファイル管理サーバ5が、ファイルサーバ3における編集されたファイルの取得を行う。具体的には図3に示す編集ファイル取得モジュール51が通信処理モジュール41を制御し、図1に示すファイルサーバ3から変更のあったファイルを取得する。編集ファイル取得モジュール51が取得したファイルが、抽出モジュール49に引き渡される。
【0062】
次に図12のステップST33ではファイル解析処理が行われる。具体的には、ファイルの拡張子でファイルの種類を判断している。次にステップST34では、抽出モジュール49が、取得したファイルにテキストデータが含まれているか否かを判断する。テキストデータが含まれていない場合には、ステップST36に進む。このステップST36では、ファイルが例えばテキストデータを含む画像データである場合には、このテキストデータをOCR(Optical Character Reader)処理によってテキストデータを読み取り、ステップST37に進む。一方、ステップST34にてテキストデータが含まれている場合にはステップST35に進む。このステップST35では、図3の抽出モジュール49がファイルに含まれるテキストデータを抽出し、図12のステップST37に進む。
【0063】
このステップST37では、抽出或いはOCR処理したテキストデータを検索キーとして図3のファイル管理テーブル45に登録する。一方、検索キーが登録されたファイルは、抽出モジュール49によって例えば抽出ファイル47とされる。尚、抽出モジュール49がファイルを抽出ファイル47に変換する代わりに、ファイルそのままを抽出するようにしても良いことはいうまでもない(ST38)。
【0064】
そして、ステップST39では、図3の抽出モジュール49が抽出ファイル47を管理している図5に示すファイル棚の位置を、図3のファイル管理テーブル45に登録する。そして抽出モジュール49は、この抽出ファイル47を登録したファイル棚の位置を示す親のファイル棚名を、ファイル管理テーブル45に登録する。
【0065】
次に図12のステップST40では、ファイル管理テーブル45に登録されたファイルを公開する。尚、図3のファイル管理テーブル45では、上述のようなレコード以外にも、抽出ファイル47を変更した場合の版数を管理していても良い。また、このファイル管理テーブル45は、このように版数によって管理されている旧版数の旧ファイル名を管理するようにしても良いことはいうまでもない。旧ファイル自体は、例えば図5の改組構造のファイル棚の内の所定のファイル棚で管理している。
【0066】
このように旧ファイルをファイル管理テーブル45によって管理すると、公開された抽出ファイル47が誤って編集された場合に、元の旧ファイルに戻すことができる。このようにして図1のファイル管理サーバは、ファイルサーバ3において編集されたファイルを、検索キーを付加した抽出ファイル47として管理することができる。しかも、この抽出ファイル47は、所定の検索キーが付されているので、後述するように検索キーによって内容を検索することができるように構成されている。この検索処理は、次のように構成されている。
【0067】
図13に示すステップST51では、まず検索処理が開始される。次にステップST52では、図1の編集クライアント9がネットワーク11を介してファイル管理サーバ5に接続開始処理を行う。
【0068】
次に図13のステップST53では、図1のファイル管理サーバ5によって編集クライアント9の認証処理が行われる。認証が行われない場合にはステップST54に進みファイル管理サーバ5が編集クライアント9からの接続を切断する。一方、ファイル管理サーバ5によって編集クライアント9が認証されると、編集クライアント9がファイル管理サーバ5に接続する。
【0069】
次に図13のステップ55では、検索処理を開始する。具体的には、編集クライアント9の操作者が所定の検索キーに基づいてファイル管理サーバ5に登録されている抽出ファイル47の検索開始を行う。すると、図3に示す検索モジュール43が通信処理モジュール41を制御し、編集クライアント9からの検索要求を受ける。そして、この検索モジュール43は、指定された検索キーに基づいてファイル管理テーブル45を検索する。上述のようにこのファイル管理テーブル45には、検索キーに対応した抽出ファイル47についてのファイル棚の位置を示すファイル棚名が登録されている。
【0070】
従って、図13のステップST56では、図3の検索モジュール43がその検索キーに基づいてファイル管理テーブル45のレコードがヒットしたか否かが判断される。この検索キーに基づいてレコードがヒットしない場合には、図13のステップST57に進みこのステップST57ではエラーメッセージが表示される。このエラーメッセージとしては例えば、検索元としての編集クライアント9に対して該当する抽出ファイル47が存在しない旨の表示を行うメッセージを表示することである。
【0071】
一方ステップST56でレコードがヒットした場合にはステップST58に進み、図3の検索モジュール43は、ファイル管理テーブル45において検索キーに該当する抽出ファイル47のファイル棚の位置を取得し、実際の抽出ファイル47を取得する。そして、この検索モジュール43は、通信処理モジュール41を制御し、図1に示す検索元としての編集クライアント9に対して該当する抽出ファイル47を提供する機能を有する。
【0072】
以上説明したように、本発明の実施形態によれば、ファイルサーバ3によって集中管理されているファイルの有効利用を図ることができる。つまり、ファイル管理サーバ5は、ファイルサーバ3によって管理されているファイルからそのファイルに含まれるテキストデータを抽出しそのテキストデータを検索キーとして付加した抽出ファイル47を管理することができる。従って、編集クライアント9は、従来ファイルサーバ3において管理されていた中身の分からないファイルについてファイル管理サーバ5にアクセスすることで、その中身の分からないファイルを所定の検索キーによって検索することができる。
【0073】
ところで本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。例えば上記実施形態において図3の監視モジュール53が監視するのは、ファイルサーバ3によって集中管理されてるファイルの編集の一例として更新或いは新規作成されたことを監視するようにしても良い。このようにファイルの更新或いは新規作成されたことを監視すると、更新或いは新規作成の度に予め設定された通知先にその旨通知することができると共に、これらの通知された通知先としての編集クライアント9から、ファイル管理サーバ5によって管理されている抽出ファイル47を取得することができる。編集クライアント9は、更に抽出ファイル47を編集することができる。また、このファイル管理サーバでは、図3に示すようにファイル管理テーブル45によって旧ファイルや抽出ファイル47やその版数を管理しているので、誤って抽出ファイル47を編集してした場合に元の旧抽出ファイル47に戻すことができる。
【0074】
また、上記実施形態の各構成は、その一部を省略したり、上記とは異なるように任意に組み合わせることができる。例えば上記実施形態における各サーバは、他のサーバの機能を兼ねるようにして一部のサーバを省略したり、各サーバにおける複数の機能の一部を他の複数のサーバで分散して機能させるようにしても良いことはいうまでもない。
【0075】
また、上述したファイル管理システム1を動作させるファイル管理プログラムをコンピュータにインストールしコンピュータによって実行可能な状態にするために用いられるプログラム格納媒体は、例えばフロッピー(登録商標)のようなフレキシブルディスク、CD−ROM(Compact Disc Read Only Memory:登録商標)、CD−R(Compact Disc−Recordable)、CD−RW(Compact Disc−ReWriterble)、DVD(Digital Versatile Disc:登録商標)などのパッケージメディアのみならず、プログラムが一時的もしくは永続的に格納される半導体メモリ、磁気ディスク、光ディスク或いは光磁気ディスクなどで実現しても良い。
【0076】
これらプログラム格納媒体にファイル管理プログラムを格納する手段としては、ローカルエリアネットワーク、インターネット、イントラネット、デジタル衛星放送などの有線或いは無線通信媒体を利用して格納する他にも、ルーターやモデム等の各種通信インターフェースを介在させて格納するようにしてもよい。また、上記ファイル管理システム1は、少なくともその一部に、上記プログラム格納媒体のファイル管理プログラムを少なくとも読み取り、インストールすることができるドライブ装置を備えていても良い。
【0077】
また、上記機能を発揮させるためのファイル管理プログラムは、単体の形態或いは、上記プログラム格納媒体に格納されている形態のみならず、インターネット等の各種通信手段を経由してデータ通信される形態であっても良いことはいうまでもない。尚、上述したシステムが実現する機能の少なくとも一部が、ソフトウェアのみならずハードウェアで構成されていても良いことはいうまでもない。
【0078】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の好ましい実施形態としてのファイル管理装置が適用されたファイル管理システムの構成例を示すシステム構成図である。
【図2】図1のファイル管理サーバの構成例を示すハードウェア構成図。
【図3】図1のファイル管理サーバのソフトウェアの構成例を示すソフトウェア構成図。
【図4】図1のファイルサーバによって管理されているフォルダのツリー階層構成例を示す図。
【図5】図1のファイル管理サーバで管理されているファイル棚のツリー階層構成例を示す図。
【図6】監視フォルダ設定画面の構成例を示す図。
【図7】監視フォルダ/登録先設定画面の一例を示す図。
【図8】監視対象の設定画面の一例を示す図。
【図9】ファイル管理システムの動作例を示すファイル管理方法の手順の一例を示すフローチャート。
【図10】図9の監視条件設定処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図11】図9の監視処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図12】図9のファイル登録処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図13】図9の検索処理の手順の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
1・・・ファイル管理システム(ファイル管理装置)、9・・・編集クライアント(相手先端末)、19・・・ファイル管理プログラム、45・・・ファイル管理テーブル(管理手段)、47・・・画像ファイル(編集ファイル)、49・・・抽出モジュール(管理手段)、51・・・編集ファイル取得モジュール(取得手段)、53・・・監視モジュール(監視手段)、55・・・監視条件管理テーブル(監視手段)
【発明の属する技術分野】
本発明は、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体に関するものである。
【0002】
【従来の技術】
近年の情報産業の発達によってクライアント/サーバ構成による文書データの一元管理がなされており、この文書データは、例えばワードプロセッサーによって作成されたファイルである。このファイルは、上記サーバの一例としてのファイルサーバによって集中管理されていることが多い。このファイルサーバは、クライアントによって編集されるファイルを一元管理する機能を有する。
【0003】
ファイルサーバは、例えばMicrosoft社製Windows(登録商標)XPのようなオペレーティングシステムによって管理されているフォルダによって管理されている。このフォルダには、クライアントによって編集されるファイルが格納されており、このフォルダは、例えばツリー階層構造によって管理されている下位のフォルダが、上位のフォルダに従属する構成となっている。これら上位フォルダ及び下位フォルダは、それぞれ上記ファイルを格納する機能を有する。
【0004】
このようなファイルサーバでは、クライアントによって編集されるファイルを集中管理することで、各クライアントが編集するファイルを一元管理することができる特徴を有する(例えば特許文献1参照。)。
【0005】
【特許文献1】
特開2001−312422号公報(第1図)
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、このようなファイルサーバでは、ファイルを一元管理することができる特徴を有するものの、各ファイルの内容を参照するには、そのファイルに対応したアプリケーションソフトを立ち上げてファイルの内容を参照する必要があった。つまり、各ファイルは、ワードプロセッサーのようなアプリケーションソフトによって開かれるまでその内容を把握することができず、逐一開かなければ他のクライアントによって有効に利用することができない問題点があった。
【0007】
そこで本発明は上記課題を解決し、集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することを目的としている。
【0008】
【課題を解決するための手段】
上記目的は、請求項1の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段とを備えることを特徴とするファイル管理装置により、達成される。
【0009】
請求項1の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0010】
請求項2の発明は、請求項1の構成において、前記管理手段は、前記ファイルが編集されたことを知らせるべき相手先端末を管理しており、前記ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された前記相手先端末にその旨を知らせる構成であることを特徴とする。
請求項2の構成によれば、相手先端末は、ファイルが編集されたことを認識することができる。従って、相手先端末は、ファイルが編集されるや否や直ちに、編集されたファイルの内容を把握することができる。
【0011】
請求項3の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、任意に設定された一定間隔毎に、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルが編集されたか否かを監視する構成であることを特徴とする。
請求項3の構成によれば、相手先端末は、意図せず一定間隔毎に、自動的にファイルが編集されたかどうかを認識することができる。
【0012】
請求項4の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルのみならず、前記ファイルをツリー形式で格納するフォルダ単位で前記ファイルを監視する構成であることを特徴とする。請求項4の構成によれば、各ファイル単位のみならず、ツリー形式で格納するフォルダ単位でファイルの編集をも監視し、編集があるとファイルを取得することができる。
【0013】
請求項5の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、前記ファイルが更新されたことを監視する構成であることを特徴とする。
請求項5の構成によれば、ファイルが更新されると、そのファイルを集中管理サーバから取得することができる。
【0014】
請求項6の発明は、請求項1の構成において、前記監視手段は、前記ファイルが新規作成されたことを監視する構成であることを特徴とする。
請求項6の構成によれば、ファイルが新規作成されると、そのファイルを集中管理サーバから取得することができる。
【0015】
請求項7の発明は、請求項1の構成において、前記管理手段では、管理している前記ファイルに含まれるテキストデータを前記検索キーに基づいて検索し、該当する前記ファイルを提供する構成であることを特徴とする。
請求項7の構成によれば、提供先は、検索キーに基づいて検索したファイルの有効利用を図ることができる。
【0016】
請求項8の発明は、請求項7の構成において、前記管理手段では、前記ファイルの版数を管理しており、提供して編集された前記ファイルに関する編集前の旧ファイルを管理する構成であることを特徴とする。
請求項8の構成によれば、誤ってファイルを編集した場合であっても、編集前の旧ファイルに戻すことができる。
【0017】
上記目的は、請求項9の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理方法であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視ステップと、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得ステップと、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理ステップとを有することを特徴とするファイル管理方法により、達成される。
【0018】
請求項9の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0019】
上記目的は、請求項10の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムであって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段として機能させることを特徴とするファイル管理プログラムにより、達成される。
【0020】
請求項10の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0021】
上記目的は、請求項11の発明にあっては、編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段として機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体により、達成される。
【0022】
請求項11の構成によれば、集中管理サーバでは、編集端末によって編集されるファイルを集中管理している。このファイルは、集中管理サーバにおいて編集されたか否かが監視されており、編集されるとそのファイルが取得される。取得されたファイルからはテキストデータが抽出されると共に、このテキストデータを検索キーとしてファイルが管理される。従って、ファイルの置き場所としての集中管理サーバで管理されていたファイルは、集中管理サーバでは有効に利用されなかったものの、テキストデータを検索キーとしてファイルが検索可能となり、有効に利用されるようになる。
【0023】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態を添付図面に基づいて詳細に説明する。
なお、以下に述べる実施の形態は、本発明の好適な具体例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの形態に限られるものではない。
【0024】
<第1実施形態>
図1は、本発明の好ましい実施形態としてのファイル管理装置が適用されたファイル管理システム1の構成例を示すシステム構成図である。
ファイル管理システム1は、ネットワーク11にファイルサーバ3、ファイル管理サーバ5、編集クライアント9が接続された構成となっている。このネットワーク11は、例えばTCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)をプロトコルとするデータ通信を行うネットワークである。
【0025】
編集クライアント9には、例えばオペレーティングシステムが動作しており、そのオペレーティングシステム上ではワードプロセッサーのようなアプリケーションソフトウェアが動作している。このアプリケーションソフトウェアは、編集するファイルをファイルサーバ3に格納させ、ファイルサーバ3に格納されたファイルを編集するように構成されている。
【0026】
このファイルサーバ3では、所定のオペレーティングシステムが動作しており、ファイルをフォルダ単位に格納し、このフォルダをツリー階層構造によって管理するように構成されている。つまり、ファイルサーバ3は、編集クライアント9が編集するファイルを集中管理しており、他の編集クライアント9が編集する他のファイルも集中管理するように構成されている。このファイルとしては、例えばワードプロセッサーによって編集される文書データや、写真等の画像データである。
【0027】
ファイル管理サーバ5は、詳細は後述するが概略を説明すると、ファイルサーバ3によって管理されているファイルを監視する機能を有する。尚、監視対象は、図示のような1台のファイルサーバ3のみならず、複数台存在していても良いことはいうまでもない。また、このファイル管理サーバ5は、ファイルサーバ3によって管理されているファイルが編集されると編集されたことを検出する機能を有する。そして、ファイル管理サーバ5は、この編集されたファイルを取得する機能を有する。ファイル管理サーバ5がこのファイルを取得すると、このファイルからはテキストデータが抽出され、このテキストデータを検索キーとしてファイル全体を管理する機能を有する。このファイルは、例えば画像データとしてファイル管理サーバ5において管理される。
【0028】
図2は、図1のファイル管理サーバ5の構成例を示すハードウェア構成図である。なお、ファイルサーバ3及び編集クライアント9はそれぞれ処理速度や記憶容量の違いを除いて、ファイル管理サーバ5とほぼ同様の構成であるので、説明を省略する。
ファイル管理サーバ5は、概略的にはCPU(Central Processing Unit)21、RAM(Random Access Memory)23、ROM(Read Only Memory)25、ハードディスク27、インターフェース28、表示部29及び操作部31がバス33に接続された構成となっている。
【0029】
CPU21は、中央演算処理装置であり、RAM23を作業領域としてファイル管理プログラム19の動作を制御している。このRAM23は、CPU21が利用する作業領域としての書き換え可能な揮発性の情報記録媒体である。ROM25は、例えばBIOS(Basic Input Output System)を記録している読み出し専用の情報記録媒体である。尚、このROM25は、読み出し専用の情報記録媒体の代わりに、書き換え可能な不揮発性の情報記録媒体であっても良いことはいうまでもない。
【0030】
ハードディスク27は、後述する抽出ファイルのようなデータを格納可能な大容量の情報記録媒体である。インターフェース28は、例えばネットワークに接続するためのインターフェースカードを有する。表示部29は、液晶ディスプレイ(LCD:Liquid Crystal Display)やEL(Electro Luminescence)を用いた表示装置である。操作部31は、マウスやキーボードのような操作手段である。
【0031】
図3は、図1のファイル管理サーバ5のソフトウェア構成例を示す図である。
ファイル管理サーバ5では、通信処理モジュール41、監視モジュール53、監視条件管理テーブル55、編集ファイル取得モジュール51、監視条件設定モジュール57、抽出モジュール49、抽出ファイル47、検索モジュール43及びファイル管理テーブル45を有する。
【0032】
通信処理モジュール41は、ファイル管理サーバ5の外部のコンピュータとデータ通信を行う際に通信を制御する機能を有する。監視条件管理テーブル55は、監視条件を管理する機能を有する。この監視条件としては、監視先フォルダ、監視先ファイル名、監視先ファイル種類、色彩、通知先アドレス、ID(IDentification)及びパスワードを示している。つまり、監視条件管理テーブル55は、監視対象であるファイルが編集されたことを知らせるべき相手先の一例としての相手先端末等を管理している。
【0033】
また、監視モジュール53は、監視条件管理テーブル55が管理している監視条件を読み込んでこの監視条件に従って、図1のファイルサーバ3において集中管理されているファイルを監視する機能を有する。この監視モジュール53は、例えば一定時間ごとに監視を行うようにタイマー処理が行われている。監視モジュール53は、例えば意図した時に或いは、任意に設定しうる時刻に監視を行うようにしても良いことはいうまでもない。この監視間隔は、例えば上述の監視条件管理テーブル55によって管理されている。
【0034】
監視モジュール53は、ファイルサーバ3によって管理されているファイルが編集されると、編集トリガーを編集ファイル取得モジュール51に対して与える。この監視モジュール53は、ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された相手先端末にその旨を知らせる機能を有する。
【0035】
尚、監視条件管理テーブル55によって管理されている監視条件は、監視条件設定モジュール57によって設定が変更される構成としても良いことはいうまでもない。編集ファイル取得モジュール51は、監視モジュール53からの編集トリガーに基づいて、編集のあったファイルを取得するように通信処理モジュール41を制御する。通信処理モジュール41は、図1のファイルサーバ3から上記編集のあったファイルを取得し、図3の編集ファイル取得モジュール51に引き渡す。
【0036】
この編集ファイル取得モジュール51は、引き渡されたファイルを抽出モジュール49に引き渡す。この抽出モジュール49は、引き渡されたファイルからテキストデータを抽出する機能を有する。また、この抽出モジュール49は、引き渡されたファイルからテキストデータを抽出し、このファイルを抽出ファイル47として管理する機能を有する。この抽出ファイル47は、例えば画像データ化された画像ファイルである。
【0037】
抽出したテキストデータと抽出ファイル47との対応は、ファイル管理テーブル45によって関連づけて管理されている。つまり、このファイル管理テーブル45は、例えば検索キー、ファイル名(抽出ファイル47の名前)、フォルダ名、親フォルダ名、旧ファイル名及び版数を管理している。ここで、旧ファイルとは、抽出ファイル47を編集用として提供した場合に編集前のファイルとして管理されているファイルである。ここで管理している抽出ファイル47は、例えば図1の編集クライアント9に提供されるようにしても良い。
【0038】
また、上記図3の検索モジュール43は、例えば図1の編集クライアント9からの検索要求に応じて動作し、所定の検索キーに基づいて図3のファイル管理テーブル45を検索する機能を有する。そして、検索モジュール43は、ファイル管理テーブルから、少なくともこの検索キーに対応するファイル名を取得し、対応する抽出ファイル47を取得する機能を有する。さらに検索モジュール43は、取得した抽出ファイル47を、通信処理モジュール41を制御して検索要求のあった図1の編集クライアント9に引き渡す機能を有する。
【0039】
図4は、図1のファイルサーバ3によって管理されているフォルダの構成例を示す図であり、図5は、図1のファイル管理サーバ5によって管理されているファイル棚の構成例を示す図である。
図4に示すフォルダ構成は、フォルダAAA及びフォルダBBBがルートフォルダに従属されており、フォルダCCC及びフォルダEEEがフォルダBBBに従属する構成となっている。またフォルダDDDは、フォルダCCCに従属する構成となっている。図1のファイルサーバ3では、図4のこれらのフォルダAAA等によってファイルをそれぞれ格納させ、ツリー階層構造のフォルダ構成によってファイルを管理するように構成されている。
【0040】
一方、図5に示すファイル棚では、図4に示すフォルダ構成とほぼ同様な階層構造を有する。図5に示すファイル棚では、図1のファイル管理サーバ5の設定に応じた構成によって、図4に示すツリー階層構造のフォルダの一部をファイル棚として管理するようにしても良い。つまり、図5のファイル棚は、設定によって図4のあるフォルダの下層とほぼ同様な階層構造を示すようになっている。
【0041】
図6,図7,図8は、それぞれ図3の監視条件管理テーブル55が管理する監視条件を変更する画面の一例を示す図である。尚、図6,図7,図8は、それぞれ図3の監視条件設定モジュール57の機能の動作によって制御されている。
まず、図7に示す監視フォルダ設定画面では、例えば監視フォルダ/登録先、監視対象、監視情報及び送信先情報を設定することができるように構成されている。
【0042】
監視フォルダ/登録先欄は、図1のファイル管理サーバ5が監視するファイルサーバ3の監視先としての監視フォルダ及びファイル管理サーバ5での登録先を表している。この登録先欄では、ファイルの種類を示す文章グループ等を設定できる構成となっている。また、監視対象欄では、図1において監視対象となるファイルサーバ3のファイルを設定するための欄である。
【0043】
また、監視情報欄では、監視している際の監視ログを出力する先としての監視ログ出力先、監視間隔、監視開始時刻、タイムアウト時間を設定することができるように構成されている。そして、送信先情報欄では、例えばSMTPサーバ及び送信者アドレスを設定することができるように構成されている。この送信先情報欄では、予め設定されたファイルサーバ3におけるファイル等が編集されたことを通知すべき送信先が属するSMTPサーバ及び送信者の電子メールアドレスを設定することができるように構成されている。
【0044】
上記監視フォルダ登録先欄では、追加ボタン71を押すと、図7に示す監視フォルダ/登録先設定画面が表示される。この監視フォルダ/登録先設定画面では、監視先情報欄、登録先情報欄、サーバ接続情報欄及び処理結果通知設定を行うことができるように構成されている。監視先情報欄では、図1のファイルサーバ3における監視先のフォルダを設定することができるように構成されている。
【0045】
また登録先情報欄では、監視先となるファイルの種類としての文書グループ及びその文書の機密レベルを設定することができるように構成されている。尚、ファイル棚登録チェックボックス及び添付ファイル登録チェックボックスをチェックすることで、それぞれ上記ファイル棚に登録するか否かや、添付ファイルを登録するか否かを設定することができるように構成されている。
【0046】
サーバ接続情報欄では、ユーザID及びパスワードを設定することができるように構成されている。このサーバ接続情報は、図1のファイル管理サーバ5からファイルサーバ3にアクセスする際にファイルサーバ3における認証を受けるための情報を表している。
【0047】
また、処理結果通知設定欄では、図1のファイルサーバ3において編集されたファイルが存在することを通知するか否か或いは、どのような場合に通知するかに関する情報を設定することができるように構成されている。図示の例では、処理結果通知設定欄では、通知しない、常に通知する、正常時のみ通知する或いは異常時のみ通知することを設定することができるように構成されている。また、通知者アドレスとして、編集されたファイルが存在したことを通知する通知先としての通知者アドレスを設定することができるように構成されている。
【0048】
図6に示す監視対象欄の追加ボタン73を押すと、図8に示す監視対象の設定画面が表示される。この監視対象の設定画面では、文書情報を設定することができる。この文書情報ではその文書情報(抽出ファイルに関する情報)の拡張子及び色彩区分を設定することができるように構成されている。この拡張子欄では、抽出ファイルを、その抽出ファイル名の一部として付されたファイル名の拡張子を設定することができるように構成されている。また、色彩区分欄では、その文書に色彩が含まれている場合、例えばカラー或いは白黒であるかを設定することができるように構成されている。
【0049】
図1のファイル管理システム1は以上のような構成であり、次に図1〜図8を参照しつつその動作例としてのファイル管理方法の一例について説明する。
図9〜図13は、図1のファイル管理システム1の動作例としてのファイル管理方法の一例を示すフローチャートである。尚、図9は、このファイル管理方法の概要を示しており、図10〜図13は、それぞれ詳細な処理の一例を示すフローチャートを示している。
【0050】
まず、図9のステップST10では、図1のファイル管理サーバ5がファイルサーバ3を監視する際の監視条件の設定を行う。次に図9のステップST20では、図1のファイル管理サーバ5がファイルサーバ3の特定のファイル或いはフォルダの監視処理を行う。次に図9のステップST30では、図1の編集クライアント9によって編集されたファイルをファイル管理サーバ5が取得し、ファイル管理サーバ5がこの編集されたファイルの登録処理を行う。次に図9のステップST40では、図1のファイル管理サーバ5に、編集されたファイルが存在していることを特定のものに通知するための処理を行う。尚、このファイル管理方法ではステップST40の処理を省略しても良いことはいうまでもない。
【0051】
次に図9のステップST50では、図1のファイル管理サーバ5に登録されたファイルの内容を検索するための処理を行う。具体的には、この検索処理は、例えば編集クライアント9を操作する操作者が所定のテキストデータで表される検索キーに基づいて、ある事項に関係する抽出ファイルを探す場合に検索する処理である。このような検索処理を行うことができると、ファイル管理サーバ5は、所定の検索キーに該当するファイルを編集クライアント9に提供することができる。つまり、ファイルサーバ3で管理されていたファイルは、集中管理されているのみで所定の検索キーに基づいて検索が行われず、ファイルの有効利用が図れないが、このファイル管理サーバ5では、所定の検索キーによって該当するファイルを検索することができるようになる。
【0052】
従って、ファイル管理サーバ5によって登録されたファイルは、検索キーによって検索されることで有効に利用されるようになる。つまりファイルサーバ3に編集クライアント9から登録された各ファイルは、各ファイルに対応したワードプロセッサ等のアプリケーションソフトウェアを起動しなければファイルの内容を把握することは容易ではないが、ファイル管理サーバ5では、各ファイルを所定の検索キーで分類して管理することができるように構成されている。
【0053】
まず、図10に示す監視条件設定開始ステップST11では、図3の監視条件設定モジュール57が起動される。この監視条件設定モジュール57は、上述のように監視条件管理テーブル55が管理する監視条件の設定を変更することができるように構成されている。
【0054】
次に図10のステップST12では、図6に示す監視フォルダ/登録先欄或いは監視対象欄に監視フォルダ或いは監視対象としてのファイル名を設定することで、監視する監視対象がフォルダ単位であるかファイル単位であるかを設定する。フォルダ単位で監視する場合には図10のステップST13に進みファイル単位で監視する場合にはステップST14に進む。
【0055】
具体的には、図6に示す監視フォルダ/登録先欄に設定を行う。次に図10のステップST15に進み、この監視するフォルダに格納された特定の種類のファイルのみを監視するか否かを判断する。特定の種類のファイルのみを監視しない場合にはステップST18に進み監視条件設定を完了する。一方、特定種類のファイルのみを監視する場合には、ステップST16に進む。
【0056】
上記ステップST12においてファイル単位で監視する場合には、ステップST14に進む。このステップST14では、図1のファイル管理サーバ5が監視する監視先が特定のファイルであるか否かを判断する。特定のファイルのみを監視する場合にはステップST17に進み、特定のファイルのみを監視しない場合にはステップST16に進む。このステップST16では、監視するファイルの種類を指定する。具体的には、図6に示す監視フォルダ設定画面における監視対象欄にファイル名或いはファイルの種類を指定する。図10のステップST16においてファイルの種類の指定が終了すると上述のステップST18に進み、監視条件の設定が完了する。
【0057】
一方ステップST14において特定のファイルのみを監視する場合には、ステップST17に進む。このステップST17では監視ファイルの指定を行う。具体的には図6に示す監視対象欄に監視ファイルを指定する。図10のステップST17で監視ファイルが指定されると上述のステップST18に進み監視条件の設定が完了する。このように設定された監視条件は、図3に示す監視条件設定モジュール57が監視条件管理テーブル55に登録することで反映される。このように登録された監視条件は、監視モジュール53が監視処理を行う際に参照される。
【0058】
図11に示すステップST21では、監視処理が開始される。具体的には図3に示す監視モジュール53が監視条件管理テーブル55に設定された監視条件に基づいて図1に示すファイルサーバ3のファイルを監視する処理を行う。
次に図11のステップST22では監視時刻となったか否かが判断される。監視時刻でない場合にはステップST22で監視時刻まで待ち、監視時刻となった場合にはステップST23に進む。具体的には、図3に示す監視モジュール53が例えば監視時刻となったかどうかを判断し、監視時刻となったことが判明すると図1に示すファイルサーバ3での接続処理を開始する。
【0059】
次に図11のステップST24では、図1のファイルサーバ3によって認証が行われる。具体的には図3の監視モジュール53が監視条件管理テーブル55によって管理されているID及びパスワードを読み出し、ファイルサーバ3に引き渡すことで認証が行われる。図11のステップST24で認証がなされない場合にはステップST25に進みファイルサーバ3によって接続が切断され、ステップST24において認証がなされるとステップST26に進む。このステップST26では、図3の監視モジュール53によって監視処理がなされる。具体的には監視モジュール53は監視条件管理テーブル55に設定された監視条件としての監視先フォルダ等に基づいて図1のファイルサーバ3の所定のフォルダ等のファイルを監視する。
【0060】
次に図11のステップST27では、図3の監視モジュール53が監視先としてのファイル等に編集がなされているか否かを判断する。編集がされていない場合にはステップST22に戻り、編集がされている場合にはステップST28に進む。このようにして監視処理が終了する(ST28)。尚、図3の監視モジュール53が監視を行うタイミングとしては、上述のようにタイマー処理によって一定間隔毎に行う代わりに、例えばシステムの起動、外部処理装置の接続、処理開始の直接の指示などを行った場合に監視処理を行うようにしても良いことはいうまでもない。
【0061】
次に図12に示すステップST31では、図1のファイル管理サーバ5によって登録処理が開始される。次に図1のステップST32では、図1のファイル管理サーバ5が、ファイルサーバ3における編集されたファイルの取得を行う。具体的には図3に示す編集ファイル取得モジュール51が通信処理モジュール41を制御し、図1に示すファイルサーバ3から変更のあったファイルを取得する。編集ファイル取得モジュール51が取得したファイルが、抽出モジュール49に引き渡される。
【0062】
次に図12のステップST33ではファイル解析処理が行われる。具体的には、ファイルの拡張子でファイルの種類を判断している。次にステップST34では、抽出モジュール49が、取得したファイルにテキストデータが含まれているか否かを判断する。テキストデータが含まれていない場合には、ステップST36に進む。このステップST36では、ファイルが例えばテキストデータを含む画像データである場合には、このテキストデータをOCR(Optical Character Reader)処理によってテキストデータを読み取り、ステップST37に進む。一方、ステップST34にてテキストデータが含まれている場合にはステップST35に進む。このステップST35では、図3の抽出モジュール49がファイルに含まれるテキストデータを抽出し、図12のステップST37に進む。
【0063】
このステップST37では、抽出或いはOCR処理したテキストデータを検索キーとして図3のファイル管理テーブル45に登録する。一方、検索キーが登録されたファイルは、抽出モジュール49によって例えば抽出ファイル47とされる。尚、抽出モジュール49がファイルを抽出ファイル47に変換する代わりに、ファイルそのままを抽出するようにしても良いことはいうまでもない(ST38)。
【0064】
そして、ステップST39では、図3の抽出モジュール49が抽出ファイル47を管理している図5に示すファイル棚の位置を、図3のファイル管理テーブル45に登録する。そして抽出モジュール49は、この抽出ファイル47を登録したファイル棚の位置を示す親のファイル棚名を、ファイル管理テーブル45に登録する。
【0065】
次に図12のステップST40では、ファイル管理テーブル45に登録されたファイルを公開する。尚、図3のファイル管理テーブル45では、上述のようなレコード以外にも、抽出ファイル47を変更した場合の版数を管理していても良い。また、このファイル管理テーブル45は、このように版数によって管理されている旧版数の旧ファイル名を管理するようにしても良いことはいうまでもない。旧ファイル自体は、例えば図5の改組構造のファイル棚の内の所定のファイル棚で管理している。
【0066】
このように旧ファイルをファイル管理テーブル45によって管理すると、公開された抽出ファイル47が誤って編集された場合に、元の旧ファイルに戻すことができる。このようにして図1のファイル管理サーバは、ファイルサーバ3において編集されたファイルを、検索キーを付加した抽出ファイル47として管理することができる。しかも、この抽出ファイル47は、所定の検索キーが付されているので、後述するように検索キーによって内容を検索することができるように構成されている。この検索処理は、次のように構成されている。
【0067】
図13に示すステップST51では、まず検索処理が開始される。次にステップST52では、図1の編集クライアント9がネットワーク11を介してファイル管理サーバ5に接続開始処理を行う。
【0068】
次に図13のステップST53では、図1のファイル管理サーバ5によって編集クライアント9の認証処理が行われる。認証が行われない場合にはステップST54に進みファイル管理サーバ5が編集クライアント9からの接続を切断する。一方、ファイル管理サーバ5によって編集クライアント9が認証されると、編集クライアント9がファイル管理サーバ5に接続する。
【0069】
次に図13のステップ55では、検索処理を開始する。具体的には、編集クライアント9の操作者が所定の検索キーに基づいてファイル管理サーバ5に登録されている抽出ファイル47の検索開始を行う。すると、図3に示す検索モジュール43が通信処理モジュール41を制御し、編集クライアント9からの検索要求を受ける。そして、この検索モジュール43は、指定された検索キーに基づいてファイル管理テーブル45を検索する。上述のようにこのファイル管理テーブル45には、検索キーに対応した抽出ファイル47についてのファイル棚の位置を示すファイル棚名が登録されている。
【0070】
従って、図13のステップST56では、図3の検索モジュール43がその検索キーに基づいてファイル管理テーブル45のレコードがヒットしたか否かが判断される。この検索キーに基づいてレコードがヒットしない場合には、図13のステップST57に進みこのステップST57ではエラーメッセージが表示される。このエラーメッセージとしては例えば、検索元としての編集クライアント9に対して該当する抽出ファイル47が存在しない旨の表示を行うメッセージを表示することである。
【0071】
一方ステップST56でレコードがヒットした場合にはステップST58に進み、図3の検索モジュール43は、ファイル管理テーブル45において検索キーに該当する抽出ファイル47のファイル棚の位置を取得し、実際の抽出ファイル47を取得する。そして、この検索モジュール43は、通信処理モジュール41を制御し、図1に示す検索元としての編集クライアント9に対して該当する抽出ファイル47を提供する機能を有する。
【0072】
以上説明したように、本発明の実施形態によれば、ファイルサーバ3によって集中管理されているファイルの有効利用を図ることができる。つまり、ファイル管理サーバ5は、ファイルサーバ3によって管理されているファイルからそのファイルに含まれるテキストデータを抽出しそのテキストデータを検索キーとして付加した抽出ファイル47を管理することができる。従って、編集クライアント9は、従来ファイルサーバ3において管理されていた中身の分からないファイルについてファイル管理サーバ5にアクセスすることで、その中身の分からないファイルを所定の検索キーによって検索することができる。
【0073】
ところで本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。例えば上記実施形態において図3の監視モジュール53が監視するのは、ファイルサーバ3によって集中管理されてるファイルの編集の一例として更新或いは新規作成されたことを監視するようにしても良い。このようにファイルの更新或いは新規作成されたことを監視すると、更新或いは新規作成の度に予め設定された通知先にその旨通知することができると共に、これらの通知された通知先としての編集クライアント9から、ファイル管理サーバ5によって管理されている抽出ファイル47を取得することができる。編集クライアント9は、更に抽出ファイル47を編集することができる。また、このファイル管理サーバでは、図3に示すようにファイル管理テーブル45によって旧ファイルや抽出ファイル47やその版数を管理しているので、誤って抽出ファイル47を編集してした場合に元の旧抽出ファイル47に戻すことができる。
【0074】
また、上記実施形態の各構成は、その一部を省略したり、上記とは異なるように任意に組み合わせることができる。例えば上記実施形態における各サーバは、他のサーバの機能を兼ねるようにして一部のサーバを省略したり、各サーバにおける複数の機能の一部を他の複数のサーバで分散して機能させるようにしても良いことはいうまでもない。
【0075】
また、上述したファイル管理システム1を動作させるファイル管理プログラムをコンピュータにインストールしコンピュータによって実行可能な状態にするために用いられるプログラム格納媒体は、例えばフロッピー(登録商標)のようなフレキシブルディスク、CD−ROM(Compact Disc Read Only Memory:登録商標)、CD−R(Compact Disc−Recordable)、CD−RW(Compact Disc−ReWriterble)、DVD(Digital Versatile Disc:登録商標)などのパッケージメディアのみならず、プログラムが一時的もしくは永続的に格納される半導体メモリ、磁気ディスク、光ディスク或いは光磁気ディスクなどで実現しても良い。
【0076】
これらプログラム格納媒体にファイル管理プログラムを格納する手段としては、ローカルエリアネットワーク、インターネット、イントラネット、デジタル衛星放送などの有線或いは無線通信媒体を利用して格納する他にも、ルーターやモデム等の各種通信インターフェースを介在させて格納するようにしてもよい。また、上記ファイル管理システム1は、少なくともその一部に、上記プログラム格納媒体のファイル管理プログラムを少なくとも読み取り、インストールすることができるドライブ装置を備えていても良い。
【0077】
また、上記機能を発揮させるためのファイル管理プログラムは、単体の形態或いは、上記プログラム格納媒体に格納されている形態のみならず、インターネット等の各種通信手段を経由してデータ通信される形態であっても良いことはいうまでもない。尚、上述したシステムが実現する機能の少なくとも一部が、ソフトウェアのみならずハードウェアで構成されていても良いことはいうまでもない。
【0078】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、集中管理サーバで管理されているファイルの有効利用を図ることができるファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の好ましい実施形態としてのファイル管理装置が適用されたファイル管理システムの構成例を示すシステム構成図である。
【図2】図1のファイル管理サーバの構成例を示すハードウェア構成図。
【図3】図1のファイル管理サーバのソフトウェアの構成例を示すソフトウェア構成図。
【図4】図1のファイルサーバによって管理されているフォルダのツリー階層構成例を示す図。
【図5】図1のファイル管理サーバで管理されているファイル棚のツリー階層構成例を示す図。
【図6】監視フォルダ設定画面の構成例を示す図。
【図7】監視フォルダ/登録先設定画面の一例を示す図。
【図8】監視対象の設定画面の一例を示す図。
【図9】ファイル管理システムの動作例を示すファイル管理方法の手順の一例を示すフローチャート。
【図10】図9の監視条件設定処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図11】図9の監視処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図12】図9のファイル登録処理の手順の一例を示すフローチャート。
【図13】図9の検索処理の手順の一例を示すフローチャート。
【符号の説明】
1・・・ファイル管理システム(ファイル管理装置)、9・・・編集クライアント(相手先端末)、19・・・ファイル管理プログラム、45・・・ファイル管理テーブル(管理手段)、47・・・画像ファイル(編集ファイル)、49・・・抽出モジュール(管理手段)、51・・・編集ファイル取得モジュール(取得手段)、53・・・監視モジュール(監視手段)、55・・・監視条件管理テーブル(監視手段)
Claims (11)
- 編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理装置であって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段と
を備えることを特徴とするファイル管理装置。 - 前記管理手段は、前記ファイルが編集されたことを知らせるべき相手先端末を管理しており、前記ファイルが編集されたことが検出された場合に、予め設定された前記相手先端末にその旨を知らせる構成であることを特徴とする請求項1に記載のファイル管理装置。
- 前記監視手段は、任意に設定された一定間隔毎に、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルが編集されたか否かを監視する構成であることを特徴とする請求項1に記載のファイル管理装置。
- 前記監視手段は、前記集中管理サーバで管理されている前記ファイルのみならず、前記ファイルをツリー形式で格納するフォルダ単位で前記ファイルを監視する構成であることを特徴とする請求項1に記載のファイル管理装置。
- 前記監視手段は、前記ファイルが更新されたことを監視する構成であることを特徴とする請求項1に記載のファイル管理装置。
- 前記監視手段は、前記ファイルが新規作成されたことを監視する構成であることを特徴とする請求項1に記載のファイル管理装置。
- 前記管理手段では、管理している前記ファイルに含まれるテキストデータを前記検索キーに基づいて検索し、該当する前記ファイルを提供する構成であることを特徴とする請求項1に記載のファイル管理装置。
- 前記管理手段では、前記ファイルの版数を管理しており、提供して編集された前記ファイルに関する編集前の旧ファイルを管理する構成であることを特徴とする請求項7に記載のファイル管理装置。
- 編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理するファイル管理方法であって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視ステップと、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得ステップと、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理ステップと
を有することを特徴とするファイル管理方法。 - 編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムであって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段と
して機能させることを特徴とするファイル管理プログラム。 - 編集端末によって編集されると共に集中管理サーバによって集中的に管理される、ファイルを管理する機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体であって、
前記集中管理サーバが管理している前記ファイルが編集されたか否かを監視する監視手段と、
前記ファイルが更新されたことを検出した場合に更新された前記ファイルを取得する取得手段と、
取得された前記ファイルからテキストデータを抽出すると共に、前記テキストデータを検索キーとして前記ファイルを管理する管理手段と
して機能を発揮させるファイル管理プログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2002342874A JP2004178217A (ja) | 2002-11-26 | 2002-11-26 | ファイル管理装置、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム及び、ファイル管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能なプログラム格納媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
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Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JP2020528614A (ja) * | 2017-07-26 | 2020-09-24 | インターナショナル・ビジネス・マシーンズ・コーポレーションInternational Business Machines Corporation | 分散ストレージ環境のための認知ファイルおよびオブジェクト管理のための方法、コンピュータ・プログラムおよびシステム |
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2002
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