JP2011100358A - 文書管理装置、文書管理方法、及び、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書の編集や流用を防ぎつつ、且つ、検索も容易にさせる。
【解決手段】文書管理装置２０は、インターネットＮ１を介して文書データを受信すると、所定のテキスト抽出処理を行い、この文書データに含まれるテキストから構成されるテキストファイルを作成する。続いて、文書管理装置２０は、この文書データを画像データに変換し、作成したテキストファイルと対応付けて、データベースに保存する。また、文書の検索が指示された場合、文書管理装置２０は、検索条件に合致するテキストファイルを文書データベースに格納されているなかから検出し、検出したテキストファイルに対応付けられている画像データを、検索元に検索結果として送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法、及び、プログラムに関する。

インターネットを介して、Ｗｅｂサーバにアップロードした文書を不特定多数のユーザに閲覧可能にしたシステムがある。なお、このようなシステムは、アップロードした文書の閲覧のみを不特定多数のユーザに許可し、文書の編集、流用までは許可していないのが一般的である。

このようなシステムにおいて、アップロードされた文書がテキストファイルやＨＴＭＬファイル等である場合がある。このような場合、文書の登録者が当該文書の閲覧のみをさせたい場合であっても、ユーザが、エディタなどを用いて、文書の編集や流用等を容易に実施できてしまうという問題がある。

特許文献１には、アップロードした文書を画像に変換して保存しておくことで、文書の編集や流用をされにくくする技術について記載されている。

特開２００４−２１３１２８号公報

特許文献１では、アップロードされた文書は保存されず、当該文書をイメージに変換した画像がＷｅｂサーバに蓄積される。そのため、ユーザは、アップロードされた文書をテキスト検索することができず、使い勝手の面で問題がある。

本発明は上記実情に鑑みてなされたものであり、文書の編集や流用を防ぎ、且つ、使い勝手もよい文書管理装置、文書管理方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る文書管理装置は、
文書データを受け付ける文書受付手段と、
前記文書受付手段が受け付けた文書データに含まれるテキストデータを抽出するテキスト抽出手段と、
前記文書受付手段が受け付けた文書データを画像データに変換する画像変換手段と、
前記テキスト抽出手段が抽出したテキストデータと、前記画像変換手段が変換した画像データとを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
を備えることを特徴とする。

文書を検索するための検索条件を受け付ける検索条件受付手段と、
前記検索条件に合致するテキストデータを前記文書記憶手段に記憶されているなかから特定し、特定したテキストデータに対応付けられている画像データを検索結果として出力する検索手段と、
を備えてもよい。

文書データに付加されたメッセージを定義する情報と、当該文書データの識別情報とが対応付けて記憶されるメッセージ記憶手段を備えてもよい。

上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る文書管理方法は、
文書データを受け付け、
受け付けた文書データに含まれるテキストデータを抽出し、
受け付けたを文書データを画像データに変換し、
抽出したテキストデータと、変換した画像データとを対応付けて記憶する、
ことを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
文書データを受け付ける文書受付手段、
前記文書受付手段が受け付けた文書データに含まれるテキストデータを抽出するテキスト抽出手段、
前記文書受付手段が受け付けた文書データを画像データに変換する画像変換手段、
前記テキスト抽出手段が抽出したテキストデータと、前記画像変換手段が変換した画像データとを対応付けて記憶する文書記憶手段、
として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、文書管理装置は、クライアントからアップロードされた文書データからテキストデータを抽出し、文書データを画像に変換した画像データと対応付けて記憶する。従って、文書の編集や流用を防ぎ、且つ、検索の使い勝手も向上させることができる。

本発明の実施形態に係る文書管理装置とクライアントとの接続構成を示す図である。 クライアントの構成を示すブロック図である。 文書管理装置の構成を示すブロック図である。 文書ＤＢに格納される情報の構成例を示す図である。 メッセージＤＢに格納されるメッセージ情報の構成例を示す図である。 文書のアップロード用の画面の例を示す図である。 文書登録処理の動作を説明するためのフローチャートである。 文書検索処理の動作を説明するためのフローチャートである。 メッセージが付与された文書の例を示す図である。 メッセージ登録処理の動作を説明するためのフローチャートである。

以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。なお、本発明は下記の実施形態及び図面によって限定されるものではない。本発明の要旨を変更しない範囲で下記の実施形態及び図面に変更を加えることが出来るのはもちろんである。また、図中同一または相当部分には同一符号を付す。

本発明の実施形態に係る文書管理装置２０について説明する。

文書管理装置２０は図１に示すように、インターネットＮ１を介して、複数のクライアント１０と接続される。

クライアント１０は、ユーザによって操作されるＰＣなどの端末装置である。クライアント１０にはブラウザが搭載されており、インターネット接続機能を有する。クライアント１０は、インターネットＮ１を介して、文書管理装置２０に、公開したい文書データを登録（アップロード）する。また、クライアント１０は、インターネットＮ１を介して、文書管理装置２０に、文書の検索を指示する。

クライアント１０は、図２に示すように、通信部１１、記憶部１２、操作部１３、表示部１４、制御部１５、及び上記各部を相互に接続するシステムバス１６を備える。

通信部１１は、ネットワークカードなどから構成され、インターネットＮ１を介して、文書管理装置２０と各種の情報を送受信する。

記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、補助記憶装置等の記憶装置によって構成され、各種固定データや各種プログラム、ブラウザ等を記憶する。また、記憶部１２は、制御部１５の作業領域となる。

また、記憶部１２は、文書管理装置２０に登録するための文書の原本となるデータ（オリジナル文書データ）を記憶する。オリジナル文書データは、エクセル、ワード、パワーポイント等の複数の異なる形式のファイルであってよい。

また、記憶部１２は、文書に付加できるメッセージのテンプレートとなるデータを記憶する。具体的には、記憶部１２は、メッセージとして付加できるスタンプ、付箋、及び、吹き出しなどを定義するテンプレートデータを記憶する。

操作部１３はキーボードやマウスなどから構成され、ユーザからの操作に対応した操作信号（文書登録要求、文書検索要求、メッセージ検索要求等）を制御部１５に供給する。
表示部１４は、表示パネル及びドライバ回路等から構成され、文書データや各種の画面を表示する。

制御部１５は、マイクロプロセッサユニット等から構成され、記憶部１２に記憶されているプログラムを実行することで、クライアント１０全体の動作（各部の動作）を制御する。

図１に戻り、文書管理装置２０は、クライアント１０からインターネットＮ１を介してアップロードされた文書や、文書に付与されたメッセージを管理、記憶するサーバである。

文書管理装置２０は図３に示すように、通信部２１と、記憶部２２と、制御部２３、及び上記各部を相互に接続するシステムバス２４とを含んで構成される。

通信部２１は、ネットワークカード等を備え、インターネットＮ１を介して、各クライアント１０とデータの送受信を行う。

記憶部２２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、補助記憶装置等の記憶装置によって構成され、各種の固定データ、文書管理用のサイトの画面データ、及び、各種のプログラムを記憶する。また、記憶部２２は、制御部２３の作業領域となる。また、記憶部２２は、文書ＤＢ（データベース）２２１と、メッセージＤＢ２２２を備える。

文書ＤＢ２２１は、クライアント１０からアップロードされた文書を格納する。具体的には、文書ＤＢ２２１には、図４に示すように、クライアント１０からアップロードされた文書データ（オリジナル文書データ）をイメージ変換した画像データと、該文書データから抽出したテキストファイルとが対応付けられて記憶される。即ち、クライアント１０からアップロードされたオリジナル文書データ自体は、文書ＤＢ２２１に記憶されない。なお、各文書にはＩＤ（文書ＩＤ）が付されている。

メッセージＤＢ２２２は、文書ＤＢ２２１に登録されている文書の画像データに付加されているメッセージに関する情報（メッセージ情報）を格納する。メッセージ情報の例を、図５に示す。メッセージ情報は、メッセージが付加された文書の文書ＩＤと、当該メッセージの内容と、当該メッセージが付加された文書内での位置と、当該メッセージの属性情報（種類、文字サイズ、色、…）等を含む。また、各メッセージ情報には、ＩＤ（メッセージＩＤ）が付されている。

図３に戻り、制御部２３は、マイクロプロセッサユニット等から構成され、記憶部２２に記憶されているプログラムを実行することで、文書管理装置２０全体の動作（各部の動作）を制御する。

また、制御部２３は、クライアント１０からアップロードされた文書を文書ＤＢ２２１に登録する文書登録処理を実行する。また、制御部２３は、クライアント１０からの検索要求に基づいた文書を検出して、クライアント１０に出力する文書検索処理を実行する。また、制御部２３は、クライアント１０によって文書に付加されたメッセージをメッセージＤＢ２２２に登録するメッセージ登録処理を実行する。なお、文書登録処理、文書検索処理、および、メッセージ登録処理の詳細については後述する。

続いて、文書管理装置２０で実施される処理の動作について説明する。

（文書登録処理）
始めに、文書登録処理について説明する。
まず、クライアント１０のユーザは、操作部１３を操作して、ブラウザを起動し、文書管理装置２０が提供するサイトにログインする。そして、ユーザは、操作部１３を操作して、当該サイトにおける文書のアップロード用の画面から、アップロードしたい文書を指定し、当該文書のアップロードを指示する。クライアント１０の制御部１５は、この指示操作に応答して、指定された文書の登録要求を文書管理装置２０に送信する。

図６に、文書管理装置２０が提供する文書のアップロード用の画面の例を示す。ユーザは、アップロードしたい任意のファイル形式の文書をエリアＥ１にドラッグ＆ドロップし、エリアＥ２に表示させる。続いてユーザは、アップロードボタンＢ１をクリックすることで、エリアＥ２に表示された文書のアップロードを指示し、文書登録要求が文書管理装置２０に送信される。

クライアント１０から文書登録要求を受信すると、文書管理装置２０は、図７に示す文書登録処理を実行する。

まず、文書管理装置２０の制御部２３は、クライアント１０から受信した文書登録要求に含まれる文書データに対して、所定のテキスト抽出処理を行い、当該文書データに含まれるテキストから構成されるテキストファイルを作成する（ステップＳ１０１）。
例えば、制御部２３は、文書をＰＤＦファイルに変換し、当該ＰＤＦファイルからテキストを抽出する等して、ステップＳ１０１の処理を行ってもよい。

続いて、制御部２３は、クライアント１０から受信した文書に画像変換処理を施し、所定の画像形式（例えば、ＪＰＥＧ）に変換する（ステップＳ１０２）。
例えば、制御部２３は、文書をＰＤＦファイルに変換し、当該ＰＤＦファイルをＪＰＥＧ形式の画像に変換することで、ステップＳ１０２の処理を行ってもよい。

続いて、制御部２３は、ステップＳ１０１で作成したテキストデータと、ステップＳ１０２で変換された画像データとを対応付けて文書ＤＢ２２１に登録する。なお、登録されたエントリには、新規に発行した文書ＩＤを付与する（ステップＳ１０３）。以上で、文書登録処理は終了する。

このように、本実施形態に係る文書管理装置２０では、クライントからアップロードされたオリジナルの文書自体は登録されず、その文書から抽出されたテキストファイルと、文書を画像変換した画像とが対応付けられて登録される。

（文書検索処理）
続いて、文書検索処理について説明する。
まず、クライアント１０のユーザは、操作部１３を操作して、ブラウザを起動し、文書管理装置２０が提供するサイトにログインする。そして、ユーザは、操作部１３を操作して、当該サイトにおける文書検索用の画面から、検索したい文字列（検索文字列）を入力し、検索を指示する。クライアント１０の制御部１５は、この指示操作に応答して、検索文字列を含む文書検索要求を、文書管理装置２０に送信する。

例えば、前述した図６に示す画面では、ユーザは、エリアＥ３に検索文字列を入力し、検索ボタンＢ２をクリックすることで検索を指示し、その検索要求が文書管理装置２０に送信される。

クライアント１０から文書検索要求を受信すると、文書管理装置２０は、図８に示す文書検索処理を実行する。

まず、文書管理装置２０の制御部２３は、クライアント１０から受信した検索要求に含まれる検索文字列を含むテキストファイルを、文書ＤＢ２２２から検出する（ステップＳ２０１）。

続いて、制御部２３は、検出したテキストファイルに関連付けられている文書ＩＤをキーに、メッセージＤＢ２２２からメッセージ情報を取得する（ステップＳ２０２）。

続いて、制御部２３は、ステップＳ２０１で検出したテキストファイルに対応付けられている画像データに、ステップＳ２０２で取得したメッセージ情報に基づいてメッセージを合成した画像を作成する（ステップＳ２０３）。

そして、制御部２３は、作成したメッセージ付の画像を、検索要求の送信元であるクライアント１０に送信する（ステップＳ２０４）。そして、クライアント１０の制御部１５は、文書管理装置２０から受信したメッセージ付の画像を表示部１４に表示する。以上で、文書検索処理は終了する。

このように、本実施形態に係る文書管理装置２０では、文書を検索する際に、文字列で検索することができるため、使い勝手のよい検索ができる。また、このように検索された文書の画像が検索結果として出力されるため、当該文書を加工するのは困難であり、文書の編集や流用をある程度防ぐこともできる。

なお、上述した文書検索処理では、文書の検索結果として、メッセージ付の画像を作成して表示させたが、メッセージを付与しない画像のみを検索結果としてクライアント１０に送信して、表示させてもよい。

（メッセージ登録処理）
続いて、メッセージ登録処理について説明する。
まず、クライアント１０のユーザは、操作部１３を操作して、前述した文書検索処理等を行うことにより所望の文書の画像を表示させる。そして、ユーザは、操作部１３を操作して、表示させた画像の任意の位置にメッセージを付与する。そして、ユーザは、付与したメッセージを文書管理サーバに登録することを指示する。クライアント１０の制御部１５は、この指示操作に応答して、メッセージ登録要求を文書管理装置２０に送信する。なお、このメッセージ登録要求には、メッセージが付与された文書の文書ＩＤと、当該メッセージを定義する各種の情報（メッセージの位置、内容、種類、文字サイズ、文字色など）が含まれている。

ユーザによってメッセージが付与された文書の例を図９に示す。この例では、表示された文書の画像データ（議事録.JPG）に、ユーザが、スタンプ形式のメッセージＭ１、付箋形式のメッセージＭ２、及び、吹き出し形式のメッセージＭ３を付与したことを示している。ユーザは、メッセージ登録ボタンＢ３をクリックすることで、付加したメッセージを登録することを指示し、そのメッセージ登録要求が文書管理装置２０に送信される。

クライアント１０からメッセージ登録要求を受信すると、文書管理装置２０は、図１０に示すメッセージ登録処理を実行する。即ち、制御部２３は、クライアント１０から受信したメッセージ登録要求に含まれる文書ＩＤと、メッセージを定義する各種の情報とを対応付けて、メッセージＤＢ２２２に登録する（ステップＳ３０１）。なお、登録されたメッセージ情報には、新規に発行したメッセージＩＤを付与する。以上で、メッセージ登録処理は終了する。

このように、本実施形態に係る文書管理装置２０では、文書ＤＢ２２１に記憶されている文書の画像データ自体は改変されず、メッセージのみが、別のデータベース（メッセージＤＢ２２２）で管理される。

なお、上記実施形態は、種々の変形、および、応用が可能である。
例えば、本発明の文書管理装置２０は、専用のハードウェアに限られるものではなく、通常のコンピュータシステムによっても実現することができる。
具体的には、上記各実施の形態では、文書管理装置２０のプログラムが、記憶部２２等に予め記憶されているものとして説明した。しかし、上述の処理動作を実行させるためのプログラムを、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read-Only Memory）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＭＯ（Magneto-Optical disk）等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して配布し、そのプログラムをコンピュータにインストールすることにより、上述の処理を実行する文書管理装置２０を構成してもよい。

また、プログラムをインターネットＮ１等の通信ネットワーク上のサーバ装置が有するディスク装置等に格納しておき、例えば、搬送波に重畳させて、コンピュータにダウンロード等するようにしてもよい。さらに、通信ネットワークを介してプログラムを転送しながら起動実行することによっても、上述の文書管理装置２０の処理を達成することができる。
また、上述の機能を、ＯＳ（Operating System）が分担又はＯＳとアプリケーションの協働により実現する場合等には、ＯＳ以外の部分のみを媒体に格納して配布してもよく、また、コンピュータにダウンロード等してもよい。

１０ クライアント
２０ 文書管理装置
Ｎ１ インターネット

Claims (5)

1. 文書データを受け付ける文書受付手段と、
   前記文書受付手段が受け付けた文書データに含まれるテキストデータを抽出するテキスト抽出手段と、
   前記文書受付手段が受け付けた文書データを画像データに変換する画像変換手段と、
   前記テキスト抽出手段が抽出したテキストデータと、前記画像変換手段が変換した画像データとを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 文書を検索するための検索条件を受け付ける検索条件受付手段と、
   前記検索条件に合致するテキストデータを前記文書記憶手段に記憶されているなかから特定し、特定したテキストデータに対応付けられている画像データを検索結果として出力する検索手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 文書データに付加されたメッセージを定義する情報と、当該文書データの識別情報とが対応付けて記憶されるメッセージ記憶手段を備える、
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 文書データを受け付け、
   受け付けた文書データに含まれるテキストデータを抽出し、
   受け付けたを文書データを画像データに変換し、
   抽出したテキストデータと、変換した画像データとを対応付けて記憶する、
   ことを特徴とする文書管理方法。
5. コンピュータを、
   文書データを受け付ける文書受付手段、
   前記文書受付手段が受け付けた文書データに含まれるテキストデータを抽出するテキスト抽出手段、
   前記文書受付手段が受け付けた文書データを画像データに変換する画像変換手段、
   前記テキスト抽出手段が抽出したテキストデータと、前記画像変換手段が変換した画像データとを対応付けて記憶する文書記憶手段、
   として機能させることを特徴とするプログラム。