JP2004155587A

JP2004155587A - 品切れ情報通知方法、品切れ情報通知システム及びコンピュータプログラム

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Publication number: JP2004155587A
Application number: JP2003347361A
Authority: JP
Inventors: Katsuhiko Asada; 勝彦浅田; Kazuyoshi Sumiya; 和喜角谷
Original assignee: Everlth Co Ltd
Current assignee: Everlth Co Ltd
Priority date: 2002-10-17
Filing date: 2003-10-06
Publication date: 2004-06-03
Anticipated expiration: 2023-10-06
Also published as: JP3827668B2

Abstract

【課題】各営業担当者に対する品切れ情報の通知を合理的に行う方法、システム及びコンピュータプログラムを提供する。
【解決手段】品切れ情報通知システムは、商品の在庫管理、受注管理等の基幹処理を行う基幹コンピュータ６と、品切れ情報通知用の電子メールを作成する品切れ情報通知端末１と、営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯電話２３とを備える。基幹コンピュータ６は、営業担当者から受信した受注情報にしたがって在庫引き当てを行い、在庫が無くなった品切れ商品を抽出し、品切れ商品を納入している顧客を検索し、その顧客の営業担当者を抽出し、品切れ商品特定情報及び営業担当者特定情報を品切れ情報通知端末１に送信する。品切れ情報通知端末１は、受信した情報に基づいて、各営業担当者が携行する携帯電話２３の電子メールアドレスに対して、品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行する。
【選択図】図１

Description

本発明は、受注システムにおける品切れ情報通知方法、品切れ情報通知システム及びコンピュータプログラムに関する。

薬品、化粧品、その他種々の商品の受注システムにおいて、得意先（顧客）を回る営業担当者がＰＤＡ端末（携帯端末）を携行し、客先で受注した内容をその場で、あるいは移動途中でＰＤＡ端末から本社（又は営業所）の基幹コンピュータ（システム）にアップロードすることが一般に行われている。基幹システムは、営業担当者から受信した受注情報にしたがって在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う。

上記のような商品の受注システムにおいて、在庫が無くなった品切れ商品が発生した場合に、営業担当者がその情報を得るには、本社又は営業所に電話で問い合わせるか、ＰＤＡ端末を用いて基幹システムに対して在庫照会を行う必要がある。つまり、受注した内容をアップロードした時点では品切れ商品に関する情報は得られず、後で改めて在庫照会を行う必要がある。

したがって、営業担当者が顧客から商品の発注を受ける段階、品切れになっている商品をそれと知らずに受注する可能性がある。この場合に、営業担当者が事前に品切れ商品に関する情報を取得することができれば、その情報を顧客に知らせることができる。あるいは代替品を勧める事もできるので、顧客に対するサービスの向上につながる。また、現状では複数の営業担当者が同じ商品に関して個別に在庫照会を行う場合があり、通信コストや労力等の無駄が発生している。

本発明は上記のような従来の課題に鑑みてなされたものであり、各営業担当者に対する品切れ情報の通知を合理的に行う方法、システム及びコンピュータプログラムを提供することを目的とする。

本発明による品切れ情報通知方法は、商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹システムと、品切れ情報通知端末とを用いて複数の営業担当者に品切れ情報を通知する方法であって、前記基幹システムは、（ａ）営業担当者から受信した受注情報にしたがって在庫引き当てを行い、その結果在庫が無くなった品切れ商品を抽出し、（ｂ）前記品切れ商品を納入している顧客を検索し、その顧客の営業担当者を抽出し、（ｃ）前記品切れ商品を特定する情報及び前記営業担当者を特定する情報を前記品切れ情報通知端末に送信する処理を実行し、前記品切れ情報通知端末は、（ｄ）前記基幹システムから受信した情報に基づいて、前記営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行することを特徴とする。

このような品切れ情報通知方法によれば、各営業担当者は基幹システムに接続して在庫照会を行ったり、本社又は営業所に電話等で問い合わせをしたりすることなく、電子メールを閲覧するだけで品切れ商品に関する情報を把握できる。各営業担当者は、商品の在庫紹介を行う労力から開放され、営業活動に専念できる。また、事前に取得した品切れ商品に関する情報を活用して、納期回答を正確に行うことができると共に、代替商品を顧客に勧めるといったサービスの向上に努めることができる。

更に、一人の営業担当者が送信した受注情報によって品切れ商品が発生したときに、その情報が関係のあるすべての営業担当者に同報電子メールによって知らされるので、無駄な通信が回避され効率的な情報伝達が実現する。

また、ステップ（ｄ）において、前記品切れ商品についての処理方法の選択肢を示す情報を含む前記電子メールの同報送信を実行し、前記基幹システムは、（ｅ）前記品切れ情報通知端末で選択された前記処理方法によって前記品切れ商品に対する処理を実行する。これにより、営業担当者は、品切れのあった場合の対策を容易に行うことができる。

また、本発明による品切れ情報通知システムは、商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹コンピュータと、品切れ情報通知用の電子メールを作成する品切れ情報通知端末と、営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末とを備え、前記基幹コンピュータは、営業担当者から受信した受注情報にしたがって在庫引き当てを行い、その結果在庫が無くなった品切れ商品を抽出し、前記品切れ商品を納入している顧客を検索し、その顧客の営業担当者を抽出し、前記品切れ商品を特定する情報及び前記営業担当者を特定する情報を前記品切れ情報通知端末に送信する処理を実行し、前記品切れ情報通知端末は、前記基幹コンピュータから受信した情報に基づいて、前記営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行することを特徴とする。

品切れ情報通知システムは、受注情報にしたがって在庫引き当てを行う手段と、前記受注情報に示される商品の中から在庫が無くなった商品である品切れ商品を抽出する手段と、前記品切れ商品を納入している顧客の営業担当者を抽出する手段と、抽出された前記営業担当者の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールを送信する手段と、を有するものであってもよい。または、前記品切れ商品に対する処理である品切れ対策処理を実行する手段を有し、前記電子メールを送信する手段は、前記品切れ商品についての前記品切れ対策処理の選択肢を示す情報を含む前記電子メールを送信し、前記品切れ対策処理を実行する手段は、前記営業担当者が選択した前記品切れ対策処理を実行する、ように構成してもよい。

上記のような品切れ情報通知方法又は品切れ情報通知システムにおいて、基幹コンピュータが実行する処理の一部を品切れ情報通知端末で行わせてもよい。

すなわち、本発明による品切れ情報通知端末は、各営業担当者が携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスと、各営業担当者と担当する顧客との対応を含むデータベースを有し、商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹コンピュータからの品切れ商品を特定する情報及び品切れ商品を納入している顧客を特定する情報を受信し、前記データベースを参照して前記顧客の営業担当者を抽出し、該営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行することを特徴とする。

また、上記のような品切れ情報通知端末は、一般的なパーソナルコンピュータ等のコンピュータシステムに専用のコンピュータプログラムを実行させることにより実現できる。

すなわち、本発明によるコンピュータプログラムは、商品受注システムを構成する品切れ情報通知端末に実行させるコンピュータプログラムであって、商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹コンピュータからの品切れ商品を特定する情報及び品切れ商品を納入している顧客を特定する情報を受信するステップと、各営業担当者と担当する顧客との対応を含むデータベースを参照して前記顧客の営業担当者を抽出するステップと、抽出された営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行するステップとを有することを特徴とする。

このようなコンピュータプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭのようなコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された状態で供給され、記録媒体からコンピュータにインストールされ実行される。これにより、例えばパーソナルコンピュータを用いて品切れ情報通知端末を構成することができる。

以上に説明したように、本発明の品切れ情報通知方法、品切れ情報通知システム１００及びコンピュータプログラムによれば、各営業担当者は基幹システムに接続して在庫照会を行ったり、本社又は営業所に電話等で問い合わせをしたりすることなく、電子メールを閲覧するだけで品切れ商品に関する情報を把握できる。各営業担当者は、商品の在庫紹介を行う労力から開放され、営業活動に専念できる。また、事前に取得した品切れ商品に関する情報を活用して、納期回答を正確に行うことができると共に、代替商品（代替品、代納品）を顧客に勧めるといったサービスの向上に努めることができる。

更に、請求項１〜４、７、８の発明によれば、一人の営業担当者が送信した受注情報によって品切れ商品が発生したときに、その情報が関係のあるすべての営業担当者に同報電子メールによって知らされるので、無駄な通信が回避され効率的な情報伝達が実現する。

請求項２、４、６、９の発明によれば、品切れ商品が発生した際に、営業担当者は簡単にかつ迅速に品切れについての対応策を講じることができる。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は本発明の実施形態に係る品切れ情報通知システム１００の構成例を示すブロック図、図２は基幹コンピュータ６の機能的構成の例を示す図、図３は代替品マスタ３６Ｍの例を示す図である。

図１に示すように、本実施形態の品切れ情報通知システム１００は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１９に接続された基幹コンピュータ６、品切れ情報通知端末１、メールサーバ２等を備えている。この品切れ情報通知システム１００は、様々な商品を顧客に販売するメーカ又は卸売業等で用いられる。以下、薬品等の商品を病院等の医療機関に販売する薬品メーカで用いられる場合を例に説明する。

基幹コンピュータ（基幹システムともいう）６は、薬品等の商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行うコンピュータシステムである。この基幹コンピュータ６には、データ管理、在庫の引き当て、品切れ商品の抽出、営業担当者の抽出、及び代替品の抽出等の処理を実行するためのコンピュータプログラムがインストールされている。係るコンピュータプログラムを実行することにより、図２に示すような在庫引き当て部６１、品切れ商品抽出部６２、営業担当者抽出部６３、受注削除部６４、保留処理部６５、及び代替品検索部６６等の機能、及び受注マスタ３１Ｍ、在庫マスタ３２Ｍ、顧客マスタ３４Ｍ、営業担当者マスタ３５Ｍ、及び代替品マスタ３６Ｍ等のデータベースが実現される。

受注マスタ３１Ｍには、受注に関する情報、例えば、受注日、注文をした顧客の顧客名、商品の商品名及び数量、納品日、及び受注番号（オーダ番号）等を示す受注情報３１が格納される。在庫マスタ３２Ｍには、薬品メーカが取り扱っている商品の在庫の数及び入荷予定日等、商品の在庫に関する情報が格納される。この在庫マスタ３２Ｍは、物流センターの物流管理コンピュータ９９に設けられている在庫マスタと同期している。つまり、引き当てに関するトランザクション等を同じタイミングでリアルタイムに処理することによって、２つの在庫マスタは常に同じ状態に保っている。

顧客マスタ３４Ｍは、商品の販売先である医療機関すなわち顧客に関する顧客情報ファイル３４が格納される。営業担当者マスタ３５Ｍには、各営業担当者の営業担当者情報３５が格納される。代替品マスタ３６Ｍには、図３に示すように、取り扱う商品ごとに、その商品の代わりに使用することができる商品すなわち代替品に関する情報が格納される。

図１に戻って、主として薬品メーカの外勤の営業担当者がそれぞれ携行しているＰＤＡ端末（携帯端末）３からの受注情報３１は、無線ネットワーク４及び受信用フロントエンドプロセッサ（ＦＥＰ）５を介して基幹コンピュータ６にアップロードされる。基幹コンピュータ６の在庫引き当て部６１は、受信した受注情報３１にしたがって在庫マスタ３２Ｍを参照して在庫の状況を確認しながら在庫引き当て（一次引当）を行い、物流センターの物流管理コンピュータ９９に対する管理出荷指示等の処理を行う。

また、営業所の事務所等に設置されたパーソナルコンピュータ等の営業端末７から送信された受注情報３１は、ネットワーク８からルーター９を介してＬＡＮ１９に接続された基幹コンピュータ６にアップロードされる。この場合も同様に、在庫引き当て部６１によって在庫引き当て及び出荷指示等の処理が行われる。

出荷指示がなされると、在庫引き当て（一次引当）がなされた分の商品を出荷する旨の指令が、物流管理コンピュータ９９に出荷情報ファイル３３として直ちに送信される。すると、物流管理コンピュータ９９は、出荷情報ファイル３３に基づいて出荷伝票となる情報を出荷マスタ３３Ｍに格納させると共に物流センター内にある商品の引き当て（二次引当）に必要な処理を行う。その後に、引き当てられた商品がピッキングされ、顧客に宛てて配送される。

基幹コンピュータ６が受信した受注情報３１にしたがって在庫引き当てを行ったときに在庫がなくなった商品（すなわち品切れ商品）が発生すると、品切れ商品抽出部６２はその品切れ商品の商品名及び品切れの数量（品切れ数）を抽出し、営業担当者抽出部６３はその品切れ商品の納入先の顧客を担当する営業担当者を抽出する。抽出されたそれらの情報は基幹コンピュータ６から品切れ情報通知端末１に送信される。その処理の詳細については後述する。

品切れ情報通知端末１は、基幹コンピュータ６から受信した情報に基づいて、品切れ商品を納入している顧客の営業担当者全員に品切れ情報を通知すると共にその品切れ商品についての取扱い方法を案内するための電子メールを作成する。この電子メールは、メールサーバ２に渡され、ルーター２０及びネットワーク２１を介して電話会社のメールサーバ２２に送信される。そして、各営業担当者が携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯電話２３に送信される。

これにより、各営業担当者はＰＤＡ端末３から基幹コンピュータ６に接続して在庫照会を行ったり、本社又は営業所に電話等で問い合わせをしたりすることなく、携帯電話２３から電子メールを閲覧するだけで品切れ商品に関する情報を把握できる。携帯電話２３に電子メールが着信すると通常は着信音が発せられるので、営業担当者はすぐに電子メールを閲覧して品切れ商品に関する情報を取得することができる。更に、その品切れ商品についての対策を容易に行うことができる。

なお、携帯電話２３に代えて電話機能の無い携帯端末を用いてもよい。要は、電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末であればよい。また、図１の構成では、ＰＤＡ端末３は受注情報のアップロード機能に特化しており、ＰＤＡ端末３とは別の携帯電話（又は携帯端末）２３を用いて品切れ商品に関する情報の通知を行うが、ＰＤＡ端末３に携帯電話（又は携帯端末）２３の機能を兼用させる構成も可能であるし、携帯電話（又は携帯端末）２３にＰＤＡ端末３の機能を兼用させる構成も可能である。

図４は、本発明の実施形態に係る品切れ情報通知端末１の構成例を示すブロック図である。品切れ情報通知端末１は、例えばパーソナルコンピュータのようなコンピュータシステムに専用のコンピュータプログラム（以下、専用プログラムという）をインストールして実行させることによって実現される。

品切れ情報通知端末１のコンピュータ本体１０は、主メモリ１２、補助記憶装置（ＨＤＤ）１３及び処理装置１４の他に、入力処理部１５ａ、表示処理部１６ａ及び通信部１７を備えている。入力処理部１５ａにはキーボード、マウス等の入力装置１５が接続され、表示処理部１６ａにはＣＲＴ（陰極線管）、ＬＣＤ（液晶表示装置）等の表示装置１６が接続されている。通信部１７は、ＬＡＮ１９に接続されている。

専用プログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭ（光ディスク）のような記録媒体１１に記録された状態で供給され、読取装置１８を介してコンピュータ本体１０の補助記憶装置１３にインストールされる。この専用プログラムは、電子メールを生成し送信するためのモジュールが含まれている。補助記憶装置１３にインストールされた専用プログラムは主メモリ１２にロードされ、処理装置１４によって実行される。

図５は、品切れ情報通知システム１００を構成する基幹コンピュータ６が品切れ情報の通知に関して実行する処理のフローチャートである。基幹コンピュータ６は、ステップ＃１０１において、前述のようにして各営業担当者のＰＤＡ端末３又は営業端末７から受注情報３１を受信する。この受注情報３１には、日付、顧客、商品、数量、納品日等のデータが含まれている。

次のステップ＃１０２において基幹コンピュータ６は、受信した受注情報にしたがって在庫引き当てを行う。このときに、在庫マスタ３２Ｍが用いられる。続くステップ＃１０３において、在庫引き当てができた数量の出荷指示等の処理が実行され、出荷情報ファイル３３が生成される。出荷情報ファイル３３は、物流管理コンピュータ９９に送信され、出荷マスタ３３Ｍに格納される。物流センターでは、二次引き当て、ピッキング、及び発送等が行われる。

次のステップ＃１０４において、ステップ＃１０２の在庫引き当て時に在庫切れの商品（品切れ商品）が発生したか否かがチェックされる。品切れ商品が発生しなかった場合は処理を終了するが、品切れ商品が発生した場合はステップ＃１０５で顧客マスタ３４Ｍに格納されている顧客情報ファイル３４を検索して、品切れ商品を納入している顧客を見つける。

品切れ商品の数量は、受注した数量から在庫引き当てができた数量を減算することによって求められる。例えば、１００個の受注があり、ステップ＃１０２で６０個だけ在庫引き当てができた場合は、品切れ商品の数量は４０個となる。

更に、ステップ＃１０６において基幹コンピュータ６は、営業担当者情報３５を参照し、品切れ商品を納入している顧客の営業担当者を抽出する。営業担当者情報３５には、社員番号、氏名、メールアドレス、担当顧客等のデータが含まれている。また、メールアドレスには、営業担当者が通常使用する電子メールアドレスと共に、携帯電話（又は携帯端末）２３の電子メールアドレスが含まれている。

続くステップ＃１０７において基幹コンピュータ６は、商品コード及び商品名を含む品切れ商品特定情報（品切れ商品を特定する情報）、受注コード、営業担当者特定情報（社員番号等の営業担当者を特定する情報）、及び品切れの数量を示す情報を品切れ情報通知端末１に送信する。営業担当者特定情報として、携帯電話（又は携帯端末）２３の電子メールアドレスを含めてもよい。ステップ＃１０８、＃１０９については後述する。

図６は品切れ情報通知システム１００を構成する品切れ情報通知端末１が実行する処理のフローチャート、図７は品切れ情報通知用の電子メールＥＭ１の表示例を示す図、図８は品切れ商品があった場合の携帯電話２３における処理のフローチャート、図９は品切れ対策処理のフローチャート、図１０は結果通知用の電子メールＥＭ２の表示例を示す図である。

図６に示すように、品切れ情報通知端末１は、基幹コンピュータ６から送信された上記の品切れ商品特定情報及び営業担当者特定情報を受信すると（ステップ＃２０１）、次のステップ＃２０２で品切れ情報通知用の電子メールＥＭ１を作成する。図７に例示するように、携帯電話用の電子メールの文面テンプレートをあらかじめ用意しておき、基幹コンピュータ６から受信した品切れ商品特定情報に含まれる商品コード、商品名、品切れ数、及び品切れ商品に対する取扱い（対策）の選択肢を表示するための電子メールＥＭ１を作成する。

また、宛先の電子メールアドレスとして、基幹コンピュータ６から受信した営業担当者特定情報に各営業担当者の携帯電話２３の電子メールアドレスが含まれている場合は、それを使用する。あるいは、各営業担当者の携帯電話２３の電子メールアドレスと社員番号との対応を記載した電子メールアドレス情報ファイル４１をあらかじめ用意しておき、基幹コンピュータ６から受信した営業担当者特定情報に含まれている社員番号から電子メールアドレス情報ファイル４１を参照して各営業担当者の携帯電話２３の電子メールアドレスを取得するようにしてもよい。

次のステップ＃２０３において、上記のようにして作成された品切れ情報通知用の電子メールＥＭ１を複数の（１人の場合もあり得る）営業担当者の電子メールアドレスに同報送信する。前述のように、電子メールＥＭ１は、メールサーバ２に渡され、ルーター２０及びネットワーク２１を介して電話会社のメールサーバ２２に送信される。そして、各営業担当者が携行する携帯電話２３に送信される。

すると、携帯電話２３において、図８に示すように、電子メールＥＭ１が受信され（ステップ＃２５１）、その内容が図７に示すように表示される。携帯電話２３のユーザつまり営業担当者は、表示された品切れ商品をどのように取り扱うのかを選択し（ステップ＃２５２）、対応する指示コードを入力する。入力された指示コードは、受注コードと共に基幹コンピュータ６に送信される（ステップ＃２５３）。

図５に戻って、基幹コンピュータ６は、指示コードを受信すると（ステップ＃１０８）、その指示コードにしたがって品切れ対策処理を実行する（ステップ＃１０９）。品切れ対策処理は、図９に示すような手順で実行される。例えば、受注した１００個のうち、４０個が品切れであったとする。

指示コードとして「１」が選択された場合は、４０個の品切れ商品の受注をキャンセルし、受注マスタ３１Ｍに係る品切れ商品についての登録を行わないようにする（ステップ＃２６１）。既に受注マスタ３１Ｍに登録している場合は、これを削除する。したがって、受注マスタ３１Ｍには、在庫引き当てがなされた６０個分だけが登録されることになる。係るキャンセルの処理は、図２の受注削除部６４によって行われる。

「２」が選択された場合は、４０個の品切れ商品を入荷待ちの状態で受注マスタ３１Ｍに登録し、在庫引き当てを一時的に保留する（ステップ＃２６２）。係る保留の処理は、図２の保留処理部６５によって行われる。なお、その後に品切れ商品が入荷されると、前に説明した手順で、在庫引き当て部６１によって４０個の品切れ商品について在庫引き当ての処理が行われ、物流センターにおいて配送の手続が行われる。

「３」が選択された場合は、図３の代替品マスタ３６Ｍを参照して、品切れ商品の代替品を抽出する（ステップ＃２６３）。ただし、この際に、在庫マスタ３２Ｍも参照し、その品切れ商品４０個分以上の分量に相当する在庫がある代替品だけを抽出する。係る抽出の処理は、代替品検索部６６によって行われる。基幹コンピュータ６は、その抽出結果を品切れ商品のオーダ番号（図７の「発注済オーダＮｏ」）と対応付けて記憶しておく。

ステップ＃２６１〜＃２６３のうちのいずれかの処理が終わると、処理が実行された旨を電子メール等によって営業担当者の携帯電話２３に送信する（ステップ＃２６４）。例えば、図１０に示すような電子メールＥＭ２を送信する。

営業担当者は、図７において「３」の指示コードを選択した場合は、自分のＰＤＡ端末３を操作して基幹コンピュータ６に接続する。そして、初期画面において「代納」メニューを選択し、品切れ商品があった受注に係るオーダ番号を指定する。このオーダ番号は、品切れ商品を知らせる電子メールＥＭ１によって既に営業担当者に通知されている（図７の「発注済オーダＮｏ」）。

すると、指定されたオーダ番号に係る品切れ商品（すなわち図９のステップ＃２６３で抽出された４０個分の品切れ商品）の代替品を注文するための画面が表示される。ここで、営業担当者がいずれかの代替品を選択しそれを代納する旨の指令を与えると、その代替品の受注情報３１がＰＤＡ端末３から基幹コンピュータ６に対して送信される。そして、基幹コンピュータ６は、上述の図５のフローチャートと同様に、代替品の在庫引き当て及び出荷指示等の処理を実行する。物流センターでは、代替品をピッキングし顧客に宛てて代納する作業が行われる。

図１１は、上記の実施形態の変形例において基幹コンピュータ６が品切れ情報の通知に関して実行する処理のフローチャートである。また、図１２は、この変形例において品切れ情報通知端末１が実行する処理のフローチャートである。

この変形例では、図５及び図６に示した実施形態における基幹コンピュータ６及び品切れ情報通知端末１が実行する処理の分担が少し変えられている。すなわち、品切れ商品を納入している顧客の営業担当者を抽出する処理が上記の実施形態では基幹コンピュータ６で実行されるのに対して、この変形例では品切れ情報通知端末１が実行する。

図１１に示す基幹コンピュータ６が実行する処理において、ステップ＃３０１からステップ＃３０５の処理は図５に示したステップ＃１０１からステップ＃１０５の処理と同じである。続くステップ＃３０６において基幹コンピュータ６は、商品コード及び商品名を含む品切れ商品特定情報（品切れ商品を特定する情報）及び関係顧客情報（品切れ商品を納入している顧客を特定する情報）を品切れ情報通知端末１に送信する。

図１２のステップ＃４０１において品切れ情報通知端末１は、基幹コンピュータ６から送信された品切れ商品特定情報及び関係顧客情報を受信する。次のステップ＃４０２では、あらかじめ記憶しているデータベース５１を参照し、関係顧客情報に含まれた顧客の営業担当者を抽出する。データベース５１は図４の補助記憶装置１３に記憶され、前述の営業担当者情報３５と同様のデータ、少なくとも、各営業担当者の携帯電話２３の電子メールアドレスと担当する顧客のデータが登録されている。

抽出された営業担当者の携帯電話２３の電子メールアドレスが参照され、品切れ情報通知用の電子メールがステップ＃４０３において作成される。前述のように、あらかじめ用意された文面のテンプレートに、基幹コンピュータ６から受信した品切れ商品特定情報に含まれる商品コード及び商品名のセットを２行ずつ挿入して電子メールを作成する。作成された品切れ情報通知用の電子メールは複数の（１人の場合もあり得る）営業担当者の電子メールアドレスに同報送信される（ステップ＃４０４）。

以上、本発明の実施形態を変形例と共に説明したが、本発明は上記の実施形態に限らず、種々の形態で実施可能である。例えば、品切れ情報通知端末１の機能と基幹コンピュータ６の機能とを１台のコンピュータで実現するように構成してもよい。

本実施形態では、品切れ商品の代替品の在庫引き当て（一次引当）を行う際に、品切れ商品のオーダ番号（図７の「発注済オーダＮｏ」）を指定するようにしたが、営業担当者の社員コード、顧客の得意先コード、または品切れ商品の受注時刻などを指定するようにしてもよい。この場合は、基幹コンピュータ６は、図９のステップ＃２６３において抽出した代替品の情報を、社員コード、得意先コード、または受注時刻と対応付けて記憶しておけばよい。

本発明は、特に、顧客先を訪問して商品の注文を受ける営業担当者の作業効率を向上させる点で有用である。

本発明の実施形態に係る品切れ情報通知システムの構成例を示すブロック図である。基幹コンピュータ６の機能的構成の例を示す図である。代替品マスタ３６Ｍの例を示す図である。本発明の実施形態に係る品切れ情報通知端末の構成例を示すブロック図である。品切れ情報通知システムを構成する基幹コンピュータが品切れ情報の通知に関して実行する処理のフローチャートである。品切れ情報通知システムを構成する品切れ情報通知端末が実行する処理のフローチャートである。品切れ情報通知用の電子メールの表示例を示す図である。品切れ商品があった場合の携帯電話２３における処理のフローチャートである。品切れ対策処理のフローチャートである。結果通知用の電子メールＥＭ２の表示例を示す図である。実施形態の変形例において基幹コンピュータが品切れ情報の通知に関して実行する処理のフローチャートである。実施形態の変形例において品切れ情報通知端末が実行する処理のフローチャートである。

符号の説明

１品切れ情報通知端末（電子メール送信手段）
２メールサーバ
３ＰＤＡ端末
６基幹コンピュータ（基幹システム）
１１記憶媒体
２３携帯電話（携帯端末）
３１受注情報
６１在庫引き当て部（在庫引き当て手段）
６２品切れ商品抽出部（品切れ商品抽出手段）
６３営業担当者抽出部（営業担当者抽出手段）
６４受注削除部（品切れ対策手段）
６５保留処理部（品切れ対策手段）
６６代替品検索部（品切れ対策手段）
１００品切れ情報通知システム（情報通知システム）

Claims

商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹システムと、品切れ情報通知端末とを用いて複数の営業担当者に品切れ情報を通知する方法であって、
前記基幹システムは、
（ａ）営業担当者から受信した受注情報にしたがって在庫引き当てを行い、その結果在庫が無くなった品切れ商品を抽出し、
（ｂ）前記品切れ商品を納入している顧客を検索し、その顧客の営業担当者を抽出し、
（ｃ）前記品切れ商品を特定する情報及び前記営業担当者を特定する情報を前記品切れ情報通知端末に送信する、
処理を実行し、
前記品切れ情報通知端末は、
（ｄ）前記基幹システムから受信した情報に基づいて、前記営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行する、
ことを特徴とする品切れ情報通知方法。
前記品切れ情報通知端末は、
ステップ（ｄ）において、前記品切れ商品についての処理方法の選択肢を示す情報を含む前記電子メールの同報送信を実行し、
前記基幹システムは、
（ｅ）前記品切れ情報通知端末で選択された前記処理方法によって前記品切れ商品に対する処理を実行する、
請求項１記載の品切れ情報通知方法。
商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹コンピュータと、品切れ情報通知用の電子メールを作成する品切れ情報通知端末と、営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末とを備え、
前記基幹コンピュータは、営業担当者から受信した受注情報にしたがって在庫引き当てを行い、その結果在庫が無くなった品切れ商品を抽出し、前記品切れ商品を納入している顧客を検索し、その顧客の営業担当者を抽出し、前記品切れ商品を特定する情報及び前記営業担当者を特定する情報を前記品切れ情報通知端末に送信する処理を実行し、
前記品切れ情報通知端末は、前記基幹コンピュータから受信した情報に基づいて、前記営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行する、
ことを特徴とする品切れ情報通知システム。
前記品切れ情報通知端末は、前記品切れ商品についての処理方法の選択肢を示す情報を含む前記電子メールの同報送信を実行し、
前記基幹コンピュータは、前記品切れ情報通知端末で選択された前記処理方法によって前記品切れ商品に対する処理を実行する、
請求項３記載の品切れ情報通知システム。
受注情報にしたがって在庫引き当てを行う在庫引き当て手段と、
前記受注情報に示される商品の中から在庫が無くなった商品である品切れ商品を抽出する品切れ商品抽出手段と、
前記品切れ商品を納入している顧客の営業担当者を抽出する営業担当者抽出手段と、
抽出された前記営業担当者の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールを送信する電子メール送信手段と、
を有することを特徴とする品切れ情報通知システム。
前記品切れ商品に対する処理である品切れ対策処理を実行する品切れ対策手段を有し、
前記電子メール送信手段は、前記品切れ商品についての前記品切れ対策処理の選択肢を示す情報を含む前記電子メールを送信し、
前記品切れ対策手段は、前記営業担当者が選択した前記品切れ対策処理を実行する、
請求項５記載の品切れ情報通知システム。
商品受注システムを構成する品切れ情報通知端末であって、
各営業担当者が携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスと、
各営業担当者と担当する顧客との対応を含むデータベースと、を有し、
商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹コンピュータからの品切れ商品を特定する情報及び品切れ商品を納入している顧客を特定する情報を受信し、
前記データベースを参照して前記顧客の営業担当者を抽出し、該営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行する、
ことを特徴とする品切れ情報通知端末。
商品受注システムを構成する品切れ情報通知端末に実行させるコンピュータプログラムであって、
商品の在庫管理、受注管理、出荷指示等の基幹処理を行う基幹コンピュータからの品切れ商品を特定する情報及び品切れ商品を納入している顧客を特定する情報を受信するステップと、
各営業担当者と担当する顧客との対応を含むデータベースを参照して前記顧客の営業担当者を抽出するステップと、
抽出された営業担当者のそれぞれが携行する電子メールの受信・閲覧機能を有する携帯端末の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報を含む電子メールの同報送信を実行するステップと
を有することを特徴とするコンピュータプログラム。
商品受注システムを構成するコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、
受注情報にしたがって在庫引き当てを行うステップと、
前記受注情報に示される商品の中から在庫が無くなった商品である品切れ商品を抽出するステップと、
前記品切れ商品を納入している顧客の営業担当者を抽出するステップと、
抽出された前記営業担当者の電子メールアドレスに対して、前記品切れ商品に関する品切れ情報および該品切れ商品についての対策の選択肢を示す情報を含む電子メールを送信するステップと、
前記営業担当者が選択した前記対策のための処理を実行するステップと、
を有することを特徴とするコンピュータプログラム。