JP2004133675A

JP2004133675A - 文書管理サーバ

Info

Publication number: JP2004133675A
Application number: JP2002297373A
Authority: JP
Inventors: Yoshifumi Tanimoto; 谷本　好史
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 2002-10-10
Filing date: 2002-10-10
Publication date: 2004-04-30

Abstract

【課題】様々な形式の文書を効率よく管理し、要求に応じて最適な形式で文書内容や属性情報などを提供することが可能な文書管理サーバを提供する。
【解決手段】文書管理部１は、文書をオリジナルである実体データファイル１１と、文書の入力時の情報である属性情報ファイル１２とに分けて保持し、また当該文書の出力時の変換規則である変換情報ファイル１３を保持管理している。メールクライアント２１から文書へのアクセスがあると、電子メール通信管理部３から変換部２に要求が渡され、変換部２において、変換情報ファイル１３中の電子メール用の変換規則に従って実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２を電子メール用に変換し、電子メール通信管理部３からメールクライアント２１に送信する。他のアクセス方法についても同様であり、それぞれのアクセス方法において最適な形式に変換部２で変換して、文書を提供する。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書を管理するとともに、要求に応じて文書を提供する文書管理サーバに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、ＬＡＮやインターネットなどに接続されたサーバに文書を格納しておき、必要に応じてサーバにアクセスして文書を取り出すシステムが開発され、利用されている。
【０００３】
このようなシステムにおいては、通常はサーバ自体が所定のプロトコルによってアクセスを受け付けるように構成されている。例えばＷＷＷサーバであれば、文書はＨＴＭＬ等のデータ形式で格納され、ＨＴＴＰなどによるアクセスを受け付けて文書を提供する。また、ＦＴＰサーバであれば、文書は任意のデータ形式のファイルとして保存されるが、ＦＴＰによるアクセスを受け付けて文書をファイルとして転送する。さらに、文書を添付ファイルとして電子メールにより送信することも考えられる。
【０００４】
しかし、いずれの場合にも、それぞれサーバの受け付けるアクセス方法のみでしか、文書にアクセスすることができなかった。そのため、例えばオフィスでＷＷＷブラウザによって参照していた同じ文書を、外出先から携帯端末で電子メールとして受け取って参照することはできず、不便であった。例えば特許文献１に記載されている技術では、ファクシミリ受信した文書のＵＲＬは電子メールで送られるが、ＨＴＴＰなどのアクセス方法でファクシミリ受信した文書を受け取ることなる。しかし、ＨＴＴＰ以外のアクセス方法でファクシミリ受信した文書を受け取ることはできず、ＵＲＬを受け取る際に用いている電子メールですら、受信文書を受け取ることができなかった。
【０００５】
また、その文書の内容以外の文書に関する様々な情報、例えば入力時の条件などについて、参照することができなかった。例えば文書がファクシミリ受信した文書である場合、専用のファクシミリサーバによって特定のアクセス方法でアクセスしないと、その文書の送信元などの情報を参照することができなかった。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１０−１０７８３６号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、様々な形式の文書を効率よく管理し、要求に応じて最適な形式で文書内容や属性情報などを提供することが可能な文書管理サーバを提供することを目的とするものである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明は、文書管理サーバにおいて、文書を保存する実体ファイルと前記文書の入力時の条件を保存する属性情報ファイルと文書へのアクセス方法に対応した出力時の変換規則を保存する変換情報ファイルを管理する管理手段と、文書へのアクセス方法に対応した前記変換情報ファイル中の変換規則に基づいて少なくとも前記実体ファイルを変換し、あるいはさらに属性情報ファイルについても変換して出力する変換手段を有することを特徴とするものである。属性情報ファイルとしては、文書の入力時の条件として、文書が通信回線を通じて入力された場合には通信手順から得られた情報を含めておくことができる。
【０００９】
このように、文書に対するアクセス方法に対応した変換情報ファイル中の変換規則を用いて変換を行うことによって、各種のアクセス方法によって同じ文書をそれぞれのアクセス方法において最適な形式で提供することが可能となる。また、このような変換を行うために、文書本体のオリジナルである実体ファイルと、その文書に関する情報、ここでは入力時の条件を保存した属性情報ファイルとを分離して管理しておくことによって、様々なアクセス方法に対応できるようにしている。
【００１０】
なお、変換手段は、出力した文書が外部で更新された場合に、文書へのアクセス方法に対応した前記変換情報ファイル中の変換規則あるいは別途用意された変換規則に基づいて、実体ファイル及び属性情報ファイルを必要に応じて更新するように構成することもできる。
【００１１】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の文書管理サーバの実施の一形態を示すブロック図である。図中、１は文書管理部、２は変換部、３は電子メール通信管理部、４はＷＷＷ通信管理部、５はファイル通信管理部、１１は実体データファイル、１２は属性情報ファイル、１３は変換情報ファイル、２１はメールクライアント、２２はネットワーククライアント、２３はファイルサーバである。図１に示す例では、文書管理サーバは外部からの文書に対するアクセス方法として、電子メール（ＳＭＴＰ／ＰＯＰなど）、ＷＷＷ（ＨＴＴＰなど）、ファイル（ＦＴＰなど）としてのアクセスを受け付ける例を示している。例えばメールクライアント２１からＰＯＰによってメールボックスを指定した文書の取り出し要求を受け付ける。また、ＰＤＡやブラウザホン、パーソナルコンピュータなどのネットワーククライアント２２からＨＴＴＰによってＵＲＬを指定した文書の取り出し要求を受け付ける。さらに、ファイルサーバ２３などからＦＴＰによってファイル名を指定して文書の取り出し要求を受け付ける。もちろんこのほかにも、種々のアクセス方法による文書のアクセスが可能なように構成されていてよい。
【００１２】
文書管理サーバは、文書管理部１，変換部２を有するとともに、それぞれのアクセス方法に対応した通信を管理する構成として、ここでは電子メール通信管理部３，ＷＷＷ通信管理部４，ファイル通信管理部５を含んで構成されている。もちろん、他のアクセス方法にも対応する場合には、それらのアクセス方法について通信を管理する構成を含むことになる。
【００１３】
文書管理部１は、文書を実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２によって管理する。実体データファイル１１は、文書が入力された時のデータ形式のままのデータファイルであり、データ形式は任意である。例えばテキストデータであったり、あるいは、例えばファクシミリ受信した画像データである場合もある。
【００１４】
属性情報ファイル１２は、文書が入力されたときの条件など、文書内容以外の種々の情報が格納されている。例えばネットワークを介して文書が登録された場合であれば、登録日時や登録者などが格納される。また、例えばファクシミリ受信した文書であれば、通信日時や通信手順中から得られる相手先情報などを格納しておくことができる。
【００１５】
文書管理部１は、実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２の他に、変換情報ファイル１３を格納、管理している。変換情報ファイル１３は、文書に対するそれぞれのアクセス方法に対応して文書を変換するための変換規則が格納されている。変換情報ファイル１３は、すべての文書について共用されてもよいし、文書のデータ形式毎など、文書のグループ毎に設けてもよいし、あるいはそれぞれの文書について個別に設けてもよい。また、変換対象は実体データファイル１１または属性情報ファイル１２あるいはその両方とすることができる。さらに、それぞれのアクセス方法で送られてくる文書を逆変換するための変換規則を格納しておいてもよい。
【００１６】
変換部２は、文書へのアクセス方法に対応した変換情報ファイル１３中の変換規則に基づいて、実体データファイル１１または属性情報ファイル１２あるいはその両方について変換を行い、それぞれのアクセス方法において最適な形式の文書を生成する。そして、それぞれのアクセス方法に従い、ここでは電子メール通信管理部３，ＷＷＷ通信管理部４，ファイル通信管理部５のいずれかに変換した文書を渡す。
【００１７】
また変換部２は、電子メール通信管理部３，ＷＷＷ通信管理部４，ファイル通信管理部５から文書を受け取ると、それぞれのアクセス方式に対応した変換情報ファイル１３中の変換規則（あるいは逆変換のための変換規則）に基づいて、受け取った文書を実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２に変換する。このとき、受け取った文書が新規のものであれば新たに文書管理部１に登録し、既に登録されている文書であれば、文書管理部１に格納されている文書（実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２）を更新する。
【００１８】
電子メール通信管理部３は、メールクライアント２１に対してメールサーバと同様のインタフェースを提供し、電子メールによる文書の送受信を行うものである。例えばメールクライアント２１からＰＯＰにより文書に対応するメールボックスが指定されると、指定されたメールボックスに対応する文書を変換部２に要求し、電子メールに最適なデータ形式（例えばＭＩＭＥフォーマットなど）に変換された文書を変換部２から受け取ってメールクライアント２１に電子メールとして送信する。これによってメールクライアント２１は文書管理部１に格納されている実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２を電子メールに最適なデータ形式で受け取ることができる。また、メールクライアント２１からＳＭＴＰにより電子メールで文書が送られてきた場合には、その文書を変換部２に渡して、当該文書の登録／更新を依頼する。
【００１９】
ＷＷＷ通信管理部４は、ネットワーククライアント２２に対してＷＷＷサーバと同様のインタフェースを提供し、文書の送受信を行うものである。例えばネットワーククライアント２２からＨＴＴＰにより文書のＵＲＬが指定されると、対応する文書を変換部２に要求し、ＷＷＷブラウザなどで参照するのに最適なデータ形式（例えばＸＭＬやＨＴＭＬなど）に変換された文書を変換部２から受け取って、ＨＴＴＰに従ってネットワーククライアント２２へ例えばＷｅｂページとして送信する。これによってネットワーククライアント２２は文書管理部１に格納されている実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２をＷＷＷにおいて最適なデータ形式で受け取ることができる。また、ネットワーククライアント２２からＨＴＴＰにより文書がアップロードされた場合には、その文書を変換部２に渡して、当該文書の登録／更新を依頼する。
【００２０】
ファイル通信管理部５は、ファイルサーバ２３などに対して文書をファイルとして転送する機能を提供するものである。例えばファイルサーバ２３から文書の転送要求を受けたり、あるいは外部からファイルサーバ２３への文書の転送が指示されると、指示された文書を変換部２に要求し、ＴＩＦＦやＰＤＦなどの汎用のファイル形式に変換された文書を変換部２から受け取って、ファイルサーバ２３へＦＴＰなどを用いて送信する。これによってファイルサーバ２３は文書管理部１に格納されている実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２を一般的なファイルとして受け取ることができる。また、ファイルサーバ２３からＦＴＰにより文書のファイルが送られてきた場合には、その文書を変換部２に渡して、当該文書の登録／更新を依頼する。
【００２１】
なお、上述の説明では、電子メール通信管理部３、ＷＷＷ通信管理部４、ファイル通信管理部５に対して文書へのアクセスがあった時に変換部２で文書の変換を行うものとして説明した。しかしこれに限らず、予め変換部２でそれぞれのアクセス方法に従った変換を行って、それぞれ電子メール通信管理部３、ＷＷＷ通信管理部４、ファイル通信管理部５に格納しておき、外部からのアクセスに従って、格納しておいたそれぞれのアクセス方法に最適な形式の文書を送信するように構成してもよい。
【００２２】
次に、具体例を用いながら、本発明の文書管理サーバの実施の一形態における動作の一例を説明する。ここでは一例として、ファクシミリ受信した文書を、電子メール、Ｗｅｂページ、ファイルとして提供する場合について説明する。実体データファイル１１は、ファクシミリ受信した画像データであり、ファイル形式はバイナリファイルであるものとする。また、ファイル名は“ｉｍａｇｅ１．ｂｉｎ”であるものとする。
【００２３】
図２は、属性情報ファイルの具体例の説明図である。図２では、属性情報ファイル１２としてＸＭＬで記述された例を示している。上述のように文書がファクシミリ受信したものである場合、属性情報ファイル１２には、ファクシミリ受信時に通信手順から得られた情報を含めておくことができる。この例では、通信手段、相手先の電話番号、通信日時、通信時間、受信ページ数、通信結果、それに実体データファイル１１に関する情報（データ情報）としてファイル名、解像度、ライン数、用紙サイズ、符号化方式などの情報が属性情報ファイル１２に含まれている。このような属性情報ファイル１２が実体データファイル１１に対応して生成され、文書管理部１に格納される。
【００２４】
上述のように文書管理部１には、実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２とともに、変換情報ファイル１３が格納されている。図３は、変換情報ファイル１３の具体例の説明図である。この例では、上述の実体データファイル１１に対応した変換情報ファイル１３を示している。なお、この変換情報ファイル１３もＸＭＬで記述した例を示している。
【００２５】
この例における変換情報ファイル１３には、文書を電子メールとして送信する場合の変換規則（▲１▼）と、文書をＷｅｂページとして送信する場合の変換規則（▲２▼）と、文書をファイルとして送信する場合の変換規則（▲３▼）が含まれている。例えば文書を電子メールとして送信する場合の変換規則としては、エンコード形式及びメールヘッダ部分の情報が記載され、メール本文として属性情報ファイルの内容を含め、実体データファイル１１は添付ファイルで送信するように変換することが定義されている。また文書をＷｅｂページとして送信する場合の変換規則としては、トップページにおいて属性情報ファイル１２の内容と実体データファイル１１を参照するためのリンクを表示させるための定義がなされ、リンク先として実体データファイル１１が表示されるように定義している。さらに文書をファイルとして送信する場合の変換規則としては、この例ではＰＤＦ形式のファイルに変換することを示すとともに、１ページ目に属性情報ファイル１２の内容を含めるように変換することが定義されている。
【００２６】
このように、文書管理部１には文書の実体データファイル１１とともに、例えば図２に示すような属性情報ファイル１２、図３に示すような変換情報ファイル１３が格納され、管理されている。
【００２７】
メールクライアント２１において上述の文書を参照する場合には、メールクライアント２１は当該文書に対応するメールボックスからの電子メールの取り出しを行う。実際にはＰＯＰによって電子メール通信管理部３に対してアクセスが発生する。電子メール通信管理部３は、メールクライアント２１からのアクセスを受けて、当該文書を変換部２に対して要求する。変換部２は、文書管理部１に格納されている変換情報ファイル１３（図３参照）に基づいて、当該文書の実体データファイル１１、属性情報ファイル１２を電子メール形式に変換する。
【００２８】
図４は、変換された電子メールの一例の説明図である。変換部２は、図３に示した変換情報ファイル１３のうち、▲１▼として示した電子メール用の変換規則を実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２に対して適用し、電子メールへの変換処理を行う。すなわち、変換情報ファイル１３の▲１▼の変換規則に従い、メールヘッダ部のＦｒｏｍ欄に“ａａａａ＠ｘｘｘｘ”が、Ｔｏ欄に“ｂｂｂｂ＠ｘｘｘｘ”が、Ｓｕｂｊｅｃｔ欄に“［ＦＡＸ受信］”が、それぞれ挿入される。また、メール本文として、属性情報ファイル１２の内容のうち、番号、相手先、日時、通信時間、ページ数、結果の情報が挿入される。さらに添付ファイルとして実体データファイル１１が添付される。なお、実体データファイル１１はイメージ（バイナリ）ファイルであるため、図４では意味のない文字列となっている。
【００２９】
このように変換部３で変換された文書が電子メール通信管理部３に送られ、最終的に電子メールとしてメールクライアント２１に送信される。図５は、メールクライアントにおける電子メールの表示例の説明図である。メールクライアント２１では、電子メールソフトウェアなどを用いて受信した電子メールを表示することによって、例えば図５に示すような表示を得ることができる。この表示例では、画面中央部から下方にかけての表示領域に電子メールの本文が表示されており、文書の属性情報を参照することができる。また、画面右下にａとして示した文書アイコンを指示することによって、添付ファイルを表示させることができ、これにより文書の内容を参照することができる。
【００３０】
次に、ネットワーククライアント２２において上述の文書を参照する場合には、ネットワーククライアント２２は当該文書に対応するＵＲＬを用いてＷＷＷ通信管理部４にアクセスする。ネットワーククライアント２２からのアクセスを受けたＷＷＷ通信管理部４は、ＵＲＬに対応する文書を変換部２に対して要求する。変換部２は、文書管理部１に格納されている変換情報ファイル１３（図３参照）に基づいて、当該文書の実体データファイル１１、属性情報ファイル１２をＨＴＭＬ形式などのＷｅｂページの形式に変換する。
【００３１】
図６は、変換されたＷｅｂページの一例の説明図である。変換部２は、図３に示した変換情報ファイル１３のうち、▲２▼として示したＷｅｂページ用の変換規則を実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２に対して適用し、Ｗｅｂページへの変換処理を行う。すなわち、変換情報ファイル１３の▲２▼の変換規則に従い、タイトルを“ＦＡＸ受信”とし、属性情報ファイル１２の内容のうち、番号、相手先、日時、通信時間、ページ数、結果の情報と、実体データファイル１１の内容を参照するためのリンクをテーブル形式にまとめたＷｅｂページを生成し、そのＵＲＬをここでは図３の変換規則に示すように“ｗｗｗ．ａａａａ．ｂｂｂｂ／ｆａｘｒｘ／ｒｅｃｏｒｄ．ｈｔｍｌ”としている。
【００３２】
このような変換処理によって、例えば図６に示すようなＷｅｂページが生成され、ネットワーククライアント２２に送られて表示される。図中のｂとして示したリンク欄の下線付きの「画像」は、実体データファイル１１の内容を参照するためのリンクであり、ここを指示することによって文書の内容を参照することができる。この例では、実体データファイル１１はＴＩＦＦ形式のファイルとして提供される。
【００３３】
次に、ファイルサーバ２３へ上述の文書を格納する場合には、ファイルサーバ２３あるいは外部から当該文書に対応するファイル名を用いてファイル通信管理部５にアクセスする。アクセスを受けたファイル通信管理部５は、指定されたファイル名に対応する文書を変換部２に対して要求する。変換部２は、文書管理部１に格納されている変換情報ファイル１３（図３参照）に基づいて、当該文書の実体データファイル１１、属性情報ファイル１２を一般のファイル形式に変換する。
【００３４】
図７は、変換されたファイルの内容の一例の説明図である。変換部２は、図３に示した変換情報ファイル１３のうち、▲３▼として示したファイル用の変換規則を実体データファイル１１及び属性情報ファイル１２に対して適用し、一般的なファイル形式への変換処理を行う。すなわち、変換情報ファイル１３の▲３▼の変換規則に従い、ファイル形式をＰＤＦ形式とし、１ページ目に属性情報ファイル１２の内容のうち、番号、相手先、日時、通信時間、ページ数、結果の情報を記載したページを付加して、２ページ目（以降）に実体データファイル１１の内容を含めたファイルを生成する。生成されたファイルは、ファイル通信管理部５からＦＴＰなどを用いてファイルサーバ２３に送られる。ファイルサーバ２３では、受け取ったファイルを格納し、クライアントからの要求に応じて提供する。
【００３５】
ここでは電子メール、Ｗｅｂページ、ファイルの３種類での文書の提供を行う例を示したが、本発明はこれらに限られるものではない。このほかのアクセス方法によって文書へのアクセスが可能であれば、それらのアクセス方法に対しても同様にして変換部２で変換情報ファイル１３中の変換規則に従って当該アクセス方法に最適な形式への変換を行い、文書を提供することができる。
【００３６】
また、上述の具体例では、文書はファクシミリ受信したものとして、ファクシミリ通信時に取得した情報を属性情報ファイル１２として格納した。もちろん文書はファクシミリ受信した画像に限られるものではなく、他の通信手段あるいはネットワーク上の他の装置が備える通信手段により受信したデータ、さらには他の装置において新たに作成された文書など、任意の文書でよい。属性情報ファイル１２の内容は、通信手段により受信したものであれば通信時の各種の情報を格納しておくことができるし、新たに作成されたものであれば、作成時の種々の情報を格納しておくことができる。
【００３７】
なお、上述の説明では、文書管理部１によって管理されている文書をメールクライアント２１やネットワーククライアント２２，ファイルサーバ２３などへ送信する場合について示した。しかしこれに限らず、メールクライアント２１やネットワーククライアント２２，ファイルサーバ２３などから送られてきた文書を新規に文書管理部１に登録が可能なように構成することもできる。また、一旦、メールクライアント２１やネットワーククライアント２２，ファイルサーバ２３などに送信した文書について、内容を変更後に再び本発明の文書管理サーバへ返送することによって、文書の更新を行うことができるように構成することもできる。この場合、変換部２は上述の変換処理とは逆に、それぞれのアクセス方法に対応した形式のデータから、実体データファイル１１あるいは実体データファイル１１とともに属性情報ファイル１２（あるいはさらに必要に応じて変換情報ファイル１３）を生成し、文書管理部１に格納して新規登録あるいは文書の更新を行うことになる。この時用いる変換規則は、変換情報ファイル１３を用いたり、あるいは逆変換用の変換規則を定めた別の逆変換情報ファイルを予め文書管理部１に格納しておけばよい。
【００３８】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、文書の管理を、オリジナルである実体ファイル、入力時の情報である属性情報ファイル、出力用の変換規則である変換情報ファイルに分けて保持管理し、それぞれのアクセス方法に対応した変換情報ファイル中の変換規則によって変換して提供するので、様々な形式の文書を効率よく管理し、要求に応じて最適な形式で文書内容や属性情報などを提供することができるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書管理サーバの実施の一形態を示すブロック図である。
【図２】属性情報ファイルの具体例の説明図である。
【図３】変換情報ファイル１３の具体例の説明図である。
【図４】変換された電子メールの一例の説明図である。
【図５】メールクライアントにおける電子メールの表示例の説明図である。
【図６】変換されたＷｅｂページの一例の説明図である。
【図７】変換されたファイルの内容の一例の説明図である。
【符号の説明】
１…文書管理部、２…変換部、３…電子メール通信管理部、４…ＷＷＷ通信管理部、５…ファイル通信管理部、１１…実体データファイル、１２…属性情報ファイル、１３…変換情報ファイル、２１…メールクライアント、２２…ネットワーククライアント、２３…ファイルサーバ。

Claims

文書を保存する実体ファイルと前記文書の入力時の条件を保存する属性情報ファイルと文書へのアクセス方法に対応した出力時の変換規則を保存する変換情報ファイルを管理する管理手段と、文書へのアクセス方法に対応した前記変換情報ファイル中の変換規則に基づいて少なくとも前記実体ファイルを変換して出力する変換手段を有することを特徴とする文書管理サーバ。
前記変換手段は、文書へのアクセス方法に対応した前記変換情報ファイル中の変換規則に基づいて、前記実体ファイルとともに前記属性情報ファイルを変換して出力することを特徴とする請求項１に記載の文書管理サーバ。
前記属性情報ファイルは、前記文書の入力時の条件として、前記文書が通信回線を通じて入力された場合には通信手順から得られた情報を含んでいることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理サーバ。
前記変換手段は、出力した文書が外部で更新された場合に、文書へのアクセス方法に対応した前記変換情報ファイル中の変換規則に基づいて前記実体ファイル及び属性情報ファイルを必要に応じて更新することを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。