JP3946084B2 - 電子メール管理システム、電子メールサーバ、コンピュータプログラム、及び記録媒体 - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールサーバの記憶容量の削減、添付データに対する送信要求を分散する電子メール管理システム、電子メールサーバ、コンピュータプログラム、及び記録媒体に関する。
【0002】
【従来の技術】
インターネット技術の進歩に伴って、電子メールによる情報の伝達が広く行われている。また、企業内の通信システムにもインターネット技術を導入してイントラネットを構築し、電子メールによる各種情報の伝達が行われている。
【0003】
インターネット又はイントラネット内で送受信される電子メールは、電子メールサーバによりその送受信が管理される。すなわち、送信元の電子メールクライアント装置から送信された電子メールは、SMTPサーバ(Simple Mail Transfer Protocol サーバ)のような送信側の電子メールサーバへまず送信される。SMTPサーバにて受信した電子メールは、宛先の電子メールアドレスを参照して、POPサーバ(Post Office Protocol サーバ)のような受信側の電子メールサーバへ送信される。受信側の電子メールサーバでは、受信した電子メールをハードディスクのような記憶装置に記憶しており、宛先の電子メールクライアント装置から電子メールの送信要求を受けた場合、当該電子メールクライアント装置へ電子メールを送信するようにしている。
【0004】
また、このような電子メール管理システムにあっては、一度に複数の宛先に電子メールを送信することが可能であり、また、電子メールに文書データ、画像データ、映像データ、音声データ等の各種データを添付して送信することも可能である。
【0005】
例えば、企業内では、電子メールに文書データを添付して、一度に多数の者に電子メールを送信し、情報の伝達を行う場合がある。この場合、従来の電子メールサーバでは、電子メールの宛先毎に添付データを含む電子メールの複製を作成して、個人用電子メールボックス等の所定の記憶領域に記憶するようにしている。そして、宛先毎に電子メールクライアント装置の送信要求を受付け、前記記憶領域に記憶された電子メールを宛先毎に個別に送信するようにしている。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前述した電子管理メールシステムでは、電子メールの宛先が複数ある場合、電子メールの宛先毎に添付データを含む電子メールの複製を作成する構成としているため、一度に多数の者に添付データを含む電子メールを送信する必要がある場合、多数の複製データが電子メールサーバに作成されることになり、電子メールサーバの記憶容量を圧迫する原因となっていた。
【0007】
そこで、電子メールサーバにて受信した電子メールに添付データが含まれている場合、電子メール本文と添付データとを個別に記憶し、電子メール本文については宛先毎に複製データを作成し、添付データについて複製データを作成せずに、電子メール本文と添付データとの対応関係のみを記憶することが行われる。
そして、添付データに対する送信要求がある場合には、前記対応関係を参照して当該添付データを送信するようにしている。
【0008】
しかしながら、前述の電子メール管理システムにあっては、添付データの複製データは作成されていないため、当該添付データに対する送信要求が短時間に集中することがあり、送信要求に対する応答が悪くなるという問題を有していた。
【0009】
また、電子メールの宛先の数が多数である場合も、添付データに対する送信要求が集中することが予想されるため、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく予め送信要求の集中を回避することができる電子メール管理システムの開発が望まれていた。
【0010】
更に、添付データが文書データである場合には、添付データを電子メールクライアント装置にて取得することなく、その内容を検索できることが望ましい。
【0011】
更に、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することがないように、電子メールクライアント装置により、既に取得された添付データは前記電子メールサーバとは別個の記憶装置へ移動することが望ましい。
【0012】
本発明は斯かる事情に鑑みてなされたものであり、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成して記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信する構成とすることにより、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避できる電子メール管理システム、該電子メール管理システムが備える電子メールサーバ、該電子メールサーバを実現するためのコンピュータプログラム、及び該コンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【0013】
本発明の他の目的は、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成して記憶する手段とを備える構成とすることにより、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避できる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【0014】
本発明の更に他の目的は、添付データが文書データである場合、文書データに含まれる文字列と文書データにおける文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成する手段を備える構成とすることにより、添付データの内容を検索することができる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【0015】
本発明の更に他の目的は、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索する手段を備えることにより、添付データの内容を検索することができる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【0016】
本発明の更に他の目的は、保存すべき添付データを電子メール本文に関連付けて記憶する手段と、該手段に記憶した後、前記添付データを削除する手段と備えることにより、電子メールの添付データを保存することができる電子メール管理システム、及び該電子メール管理システムが備える電子メールサーバを提供することにある。
【0017】
【課題を解決するための手段】
第1発明に係る電子メール管理システムは、電子メールサーバと、該電子メールサーバへ通信ネットワーク経由で接続された複数の電子メールクライアント装置とを備え、前記電子メールサーバは、電子メールクライアント装置から送信された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する電子メールクライアント装置からの送信要求情報を受信する手段とを備え、前記送信要求情報を受信した場合、添付データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてある電子メール管理システムにおいて、前記電子メールサーバに接続されたファイルサーバを更に備え、前記電子メールサーバは、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする。
【0018】
第2発明に係る電子メール管理システムは、第1発明に係る電子メール管理システムにおいて、前記電子メールサーバは、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする。
【0019】
第3発明に係る電子メールサーバは、電子メールを受信する手段と、受信した電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する送信要求情報を受信する手段とを備える電子メールサーバにおいて、添付データを保管するためのファイルサーバに接続されており、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする。
【0020】
第4発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムにおいて、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有することを特徴とする。
【0021】
第5発明に係るコンピュータでの読取りが可能な記録媒体は、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体において、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されていることを特徴とする。
【0022】
本発明にあっては、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数し、計数した要求数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしており、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中する場合にのみ、添付データの複製データを作成するようにしているため、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【0023】
また、本発明にあっては、計数した電子メールの宛先の数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中することが予想される場合に、予め添付データの複製データを作成することによって、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【0024】
更に、本発明にあっては、添付データが文書データである場合、文書データに含まれる文字列と文書データにおける文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成するようにしており、添付データの内容を検索することができる。
【0025】
更に、本発明にあっては、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索可能になしてあるため、添付データの内容を検索することが可能である。
【0026】
更に、本発明にあっては、保存すべき添付データを電子メール本文に関連付けて記憶するようにしているため、例えば、送信要求の頻度が低い添付データを電子メールサーバとは別個の記憶装置に保存することが可能となる。
【0027】
【発明の実施の形態】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて具体的に説明する。
実施の形態1.
図1は、本発明に係る電子メール管理システムの構成を示す模式図であり、図中100は、電子メールの送受信を管理する電子メールサーバ100であり、該電子メールサーバ100には電子メールクライアント装置である端末機300が通信ネットワークNを介して複数接続されている。また、電子メールサーバ100には、送信要求の頻度が少なくなった電子メール(添付ファイル)を保管するためのファイルサーバ200が接続されている。
【0028】
本実施の形態では、企業内の社内LANに構築された電子メール管理システムを想定しているが、インターネット技術の基盤技術であるTCP/IPを利用した所謂イントラネットを想定しているため、必ずしも企業内の社内LANに限定する必要はなく、インターネット網を介して電子メールサーバと電子メールクライアント装置とが接続されている形態であってもよい。
インターネット網に接続されている電子メールサーバは、一般に、SMTPサーバに代表されるような送信側のサーバとPOPサーバに代表されるような受信側のサーバとから構成されているが、図1に示した電子メールサーバ100は、送信側及び受信側の両方の機能を備えている。なお、インターネット網で利用する場合は、受信側の電子メールサーバにのみ本発明の電子メールサーバ100を適用してもよい。
【0029】
図2は、本発明に係る電子メール管理システムの動作を説明する模式図である。図2に模式的に示した電子メールが端末機300から電子メールサーバ100へ送信される場合について以下に説明する。
【0030】
電子メールサーバ100にて受信される電子メールには、電子メールの識別番号である電子メールIDが付与されており、各電子メールを識別することができる。図2に示した電子メールの例では、電子メールIDとして「#001」が付与されている。この電子メールの送信元の電子メールアドレスは「○○○@×××.jp」であり、送信先(宛先)の電子メールアドレスとして「aaa01@×××.jp」、「aaa02@×××.jp」、及び「aaa03@×××.jp」が指定されている。本実施の形態にあっては、企業内の社内LANに構築された電子メール管理システムを想定しているため、送信元の電子メールアドレスに対応した端末機300から電子メールが送信され、電子メールサーバ100が、宛先である3つの電子メールアドレスの何れかに対応した端末機300からの送信要求を受信した場合、当該電子メールを前記端末機300へ送信するようにしている。
【0031】
また、電子メール「#001」には、電子メールの内容を記述した電子メール本文の他に添付ファイル(SAMPLE.DOC)が埋め込まれている。添付ファイルは、例えば、テキストエディタ、ワードプロセッサ等により作成された文書データを含むファイルであり、端末機300から電子メールサーバ100へ送信される際に、BinHex形式、Base64形式、uuencode形式等の電子メールに関する規格であるMIME(Multipurpose Internet Mail Extensions)で定められている符号化形式にて符号化されている。
【0032】
電子メールサーバ100では、前述の電子メールを受信した場合、電子メール本文と添付ファイルとを分離して管理する。すなわち、電子メール本文については、宛先の数だけ電子メール本文の複製を作成し、各宛先に毎に電子メール管理データベース(電子メール管理DB,図4参照)に登録する。また、添付ファイルについては、識別情報であるリンクIDを用いて、前記電子メール本文との関連付けを行い、文書管理データベース(文書管理DB,図4参照)に登録する。
【0033】
電子メールサーバ100では、前記添付ファイルに対する端末機300からの送信要求の数を常時監視しており、送信要求が頻繁になった場合、添付ファイルの複製を作成して、添付ファイルへの接続を分散させる。
【0034】
また、添付ファイルを文書管理データベースに登録する際、符号化された添付ファイルを復号化して、後述するような全文検索用のインデックスファイルを作成し、インデックスデータベース(インデックスDB,図5参照)に登録する。
【0035】
更に、全ての宛先の端末機300から添付ファイルに対する送信要求があり、その後、一定の時間が経過した場合、添付ファイルに対する送信要求の頻度が少なくなるため、文書管理データベースに残しておく必要がなくなり、当該添付ファイルを保存用のファイルサーバ200へ移動する。このとき、移動先の情報を文書保管データベース(文書保管DB,図5参照)に記録させておく。
【0036】
図3は、電子メールサーバ100の内部構成を示すブロック図である。電子メールサーバ100は、CPU101を備えており、バス102を介して、ROM103、RAM104、表示部105、入力部106、通信部107、外部記憶装置108、及び内部記憶装置109等のハードウェアに接続されている。CPU101は、ROM103に格納された制御プログラムに従って、それらのハードウェアを制御する。RAM104は、SRAM又はフラッシュメモリ等で構成され、ROM103に格納された制御プログラムの実行時に発生するデータを記憶する。
【0037】
表示部105は、CRT、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、入力部106は、キーボード、マウス等の入力装置である。表示部105及び入力部106は、例えば、各種データベースの内容を表示・変更する際に利用される。端末機300を通じて、各種データベースの内容を表示・変更する形態である場合には、表示部105及び入力部106を電子メールサーバ100に備えている必要はない。
【0038】
通信部107は、モデム等の回線終端装置を備えている。通信部107は、送信元の端末機300から電子メールを受信するとともに、前記電子メールに記述されている宛先に対応付けられている端末機300からの送信要求を受信した場合、当該電子メールを前記端末機300へ送信するようにしている。
【0039】
内部記憶装置109は、ハードディスクのような記憶装置からなり、記憶領域の一部は、電子メール本文と宛先の電子メールアドレスを関連付けて記憶する電子メール管理データベース109A、添付ファイル及び該添付ファイルの複製を電子メールの本文に関連付けて記憶する文書管理データベース109B、添付ファイルの全文検索用インデックスファイルと電子メール本文とを関連付けて記憶するインデックスデータベース109C、及び添付ファイルを保存用のファイルサーバ200に移動する際の移動先の情報と、元の電子メール本文との対応関係を記憶する文書保管データベース109Dとして用いられており、必要に応じて各種データベースにアクセスし、情報の記憶及び読取り処理が行われる。
【0040】
なお、本実施の形態では、電子メールサーバ100の内部記憶装置109に各種データベースを備えているが、これらのデータベースは必ずしも電子メールサーバ100の内部にある必要はなく、電子メールサーバ100に接続したデータベースサーバを用意して、このデータベースサーバの内部に前記データベースの全部又は一部を備える構成であってもよい。
【0041】
ファイルサーバ200は、電子メールサーバ100と同様の構成をなしており、電子メールサーバ100から移動されてきた添付ファイルをハードディスクのような記憶装置(不図示)に記憶させる。端末機300は、具体的にはパーソナルコンピュータ、PDA(パーソナル・デジタル・アシスタント)等の情報処理装置であり、電子メールの作成・送受信を行う電子メールクライアントソフトウェアが予めインストールされている。
【0042】
図4及び図5は、各データベースの一例を示す概念図である。図4(a)は、電子メール管理データベース109Aの一例を示す概念図であり、電子メールサーバ100にて受信した電子メールの電子メールID、送信元の電子メールアドレス、及び宛先の電子メールアドレスが互いに関連付けられて記憶されている。また、各データベース間にて関連付けを行うために一つの電子メールIDに対してリンクIDが付与されている。図4(a)では、電子メールID=「#001」で識別される電子メールが、宛先欄に示した3つの電子メールアドレスからの送信要求に応じて送信されることを示している。
【0043】
図4(b)は、文書管理データベース109Bの一例を示す概念図であり、電子メールに添付された文書ファイル名が前記リンクIDに関連付けて記憶されている。また、文書ファイルへの接続状況を電子メールサーバ100にて常時監視しており、頻繁に前記文書ファイルへ送信要求がある場合には、文書ファイルの複製を作成し、そのファイル名を前記リンクIDに関連付けて記憶する。図4(b)では、リンクID=「R001」に対して、「SAMPLE.DOC」というファイル名の文書ファイルが記憶されており、「SAMPLE_01.DOC」、「SAMPLE_02.DOC」、及び「SAMPLE_03.DOC」というファイル名の複製ファイルが記憶されている。
【0044】
なお、本実施の形態では、電子メールに添付されたファイルの内容を全文検索するようにしてあるため、添付ファイルは、テキストで記述された文書ファイルであることが望ましいが、文書管理データベース109Bに記憶されるファイルは、画像ファイル、音声ファイル、映像ファイル等の文書ファイル以外のものであっても良い。また、文書管理データベース109Bに記憶させる際に、電子メールに添付されたファイルを復号化してある必要はない。
【0045】
図5(c)では、インデックスデータベース109Cの一例を示す概念図であり、リンクIDに関連付けて、1文字インデックス、2文字インデックス、…、N文字インデックスのファイル名が記憶されている。ここで、各インデックスファイルは、電子メールに添付された文書ファイルの内容を全文検索する際に参照されるファイルであり、文書中に含まれる全ての文字列と文書中での各文字列の位置情報とが対応付けられている。
【0046】
例えば、文書ファイルの内容が、「日本の景気は回復基調である。」であったとした場合、1文字インデックスは、「日、本、の、…、で、あ、る」のように1文字からなる文字列に文章を分割し、各文字列とその文字列の出現位置とを対応させて記憶する。また、2文字インデックスは、「日本、本の、の景、…、であ、ある」のように2文字からなる文字列に文章を分割し、各文字列とその文字列の出現位置を対応させて記憶する。以下、同様にして3文字インデックス、4文字インデックス、…、N文字インデックスを作成する。
【0047】
なお、端末機300から送信される電子メールの添付ファイルは、所定の形式にて符号化されており、しかも、文書ファイルでなく、画像ファイル、音声ファイル、映像ファイル等のバイナリファイルであることもあるため、インデックスファイルを作成する際には、一度復号化した後、文書ファイルであるか否かを判定する必要がある。
【0048】
図5(d)は、文書保管データベース109Dの一例を示す概念図であり、ファイルサーバの識別情報(例えば、IPアドレス)、文書ファイルを保管しているディレクトリ名(ファイルパス)、ファイル名が互いに関連付けられて記憶されている。
【0049】
図6は、電子メールサーバ100の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ100は、電子メールを受信したか否かを判断する(ステップS1)。そして、電子メールがない場合(S1:NO)、電子メールを受信するまで待機する。
【0050】
電子メールサーバ100が電子メールを受信した場合(S1:YES)、受信した電子メールに添付ファイルが含まれるか否かを判断する(ステップS2)。添付ファイルがない場合(S2:NO)、通常のメール処理を行い(ステップS3)、本発明の電子メール管理システムとしての処理を終了する。
【0051】
ステップS2にて、電子メールに添付ファイルがあると判断された場合(S2:YES)、添付ファイルを文書管理データベース109Bに登録する(ステップS4)。そして、受信した電子メールを参照し、電子メールの宛先が所定数以上であるか否かを判断する(ステップS5)。電子メールの宛先が所定数以上である場合(S5:YES)、添付ファイルの複製を文書管理データベース109Bに登録する(ステップS6)。
【0052】
ステップS5にて、電子メールの宛先数が所定数より少ないと判断した場合(S5:NO)、電子メールサーバ100が備えるタイマ(不図示)の値をt=0に設定する(ステップS7)。そして、タイマの値をt=0に設定してから時間Tが経過した否かを判断し(ステップS8)、時間Tが経過していない場合(S8:NO)、時間Tが経過するまで待機する。
【0053】
タイマの値をt=0に設定してから時間Tが経過した場合(S8:YES)、添付ファイルに所定数以上の送信要求があるか否かを判断し(ステップS9)、所定数以上の送信要求がある場合(S9:YES)、添付ファイルの複製を文書データベース109Bに登録する(S6)。
【0054】
このように、本実施の形態では、電子メールサーバ100にて電子メールを受信した場合、添付ファイルを電子メール本文から切り離して記憶し、前記添付ファイルに対する送信要求が短時間に集中する場合に、添付ファイルの複製を作成するようにしている。そして、更に添付ファイルの送信要求があった場合には、例えば、ラウンドロビン方式により添付ファイルの送信を分散させることによって、一つの添付ファイルに対する送信要求が集中しないようになっている。
【0055】
次いで、全文検索用インデックスを作成する手順について説明する。図7は、全文検索用インデックスを作成する際の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ100は、電子メールを受信したか否かを判断する(ステップS11)。電子メールを受信していない場合(S11:NO)、電子メールを受信するまで待機する。
【0056】
電子メールサーバ100にて電子メールを受信した場合(S11:YES)、受信した電子メールに添付ファイルが含まれているか否かを判断する(ステップS12)、受信した電子メールに添付ファイルが含まれていない場合(S12:NO)、通常のメール処理を行う(ステップS13)。
【0057】
受信した電子メールに添付ファイルが含まれている場合(S12:YES)、符号化されている添付ファイルを復号化して、文書ファイルであるか否かを判断する(ステップS14)。文書ファイルであるか否かは、拡張子、ファイルタイプ等のファイルの種類を識別する識別子を調べることによって判断することが可能である。
【0058】
添付ファイルが文書ファイルである場合(S14:YES)には、全文検索用インデックスを抽出する(ステップS15)。全文検索用インデックスの抽出は、前述したように、文書ファイルに含まれるn文字(n=1,2,…)の文字列をテキストデータの始端から終端まで順次抽出することによって行う。
【0059】
次いで、抽出した文字列と該文字列のテキストデータ中の位置情報とに基づきインデックスファイルを作成する(ステップS16)。そして、添付ファイルを文書管理データベース109Bに登録する(ステップS17)。添付ファイルを端末機300の要求に基づき送信する場合、適切な形式にて圧縮して送信する必要があるため、添付ファイルを文書管理データベース109Bに登録する際に、BinHex形式、Base64形式、uuencode形式等の形式により圧縮することが望ましい。
【0060】
次いで、添付ファイルとインデックスファイルとの関連付けを行い(ステップS18)、インデックスデータベース109Cにインデックスファイルを登録する(ステップS19)。
【0061】
図8は、添付ファイルをファイルサーバへ移動する際の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ100は、添付ファイルを移動するか否かを判断する(ステップS21)。添付ファイルの移動は、例えば、電子メールの全ての宛先から添付ファイルに対する送信要求を受付けた後、10日を経過したときに移動するように予め定めておく。添付ファイルを移動しないと判断した場合(S21:NO)、処理を終了する。
【0062】
添付ファイルを移動すると判断した場合(S21:YES)、移動先情報ファイルを作成し(ステップS22)、文書保管データベース109Dへ登録する。この移動先情報ファイルには、ファイルサーバ200のIPアドレス、ファイルパス、添付ファイルのファイル名がリンクIDに関連付けられて記録されており、リンクIDに基づき添付ファイルの移動先の情報を得ることができる。
【0063】
そして、添付ファイルの複製をファイルサーバ200に記憶し(ステップS23)、文書管理データベース109Bに記憶されている添付ファイルを削除する(ステップS24)。
【0064】
実施の形態2.
前述したように、実施の形態1では、添付ファイルを文書管理データベース109Bに登録してから所定時間が経過するまでの間の、添付ファイルに対する送信要求数を計数して、計数した値が所定数以上であるか否かを判断する。そして、送信要求数が所定数以上である場合には、添付ファイルの複製を作成し、文書管理データベース109Bへ登録する。
しかしながら、電子メールは、電子メールサーバ100が受信した後、すぐに端末機300の操作者から送信要求があるとは限らないため、電子メールサーバ100により随時監視することが望まれる。本実施の形態では、電子メールサーバ100により添付ファイルへの送信要求を随時監視することができる電子メール管理システムについて説明する。なお、電子メール管理システムの構成、電子メールサーバ100の構成については、実施の形態1と同じであるため、説明を省略する。
【0065】
図9は、電子メールサーバ100の処理手順を示すフローチャートである。まず、電子メールサーバ100は、電子メールを受信したか否かについて判断する(ステップS31)。電子メールを受信していない場合(S31:NO)、電子メールを受信するまで待機する。
【0066】
電子メールサーバ100が電子メールを受信した場合(S31:YES)、受信した電子メールに添付ファイルが含まれているか否かを判断する(ステップS32)。受信した電子メールに添付ファイルが含まれていない場合(S32:NO)、通常のメール処理を行い処理を終了する(ステップS33)。
【0067】
受信した電子メールに添付ファイルが含まれている場合(S32:YES)、タイマをt=0にセットする(ステップS34)。次いで、添付ファイルに対する送信要求の数をカウントする(ステップS35)。
【0068】
次いで、t=T1 (例えば、T1 は10分)であるか否かを判断し(ステップS36)、t=T1でない場合(S36:NO)、処理をステップS35へ戻す。ステップS36でt=T1 であると判断した場合(S36:YES)、添付ファイルの複製数を算出する(ステップS37)。添付ファイルの複製数は、ステップS35でカウントした送信要求の数に基づき算出され、例えば、前記送信要求の数に0.5を乗じた数を複製数とすることができる。
【0069】
次いで、算出した複製数に基づき、添付ファイルの複製を文書管理データベース109Bに登録する(ステップS38)。
【0070】
そして、t=T2 (例えば、2時間)であるか否かを判断し(ステップS39)、t=T2でない場合(S39:NO)、t=T2 になるまで待機し、t=T2
になった場合(S39:YES)、処理をステップS34へ戻す。
【0071】
このように、電子メールサーバ100では、添付ファイルに対する送信要求の数を常時監視しており、その要求数に応じて複製を作成しているので、電子メールサーバ100の内部記憶装置109の記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中が回避される。
【0072】
(付記1)電子メールサーバと、該電子メールサーバへ接続された複数の電子メールクライアント装置とを備え、前記電子メールサーバは、電子メールクライアント装置から送信された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する電子メールクライアント装置からの送信要求情報を受信する手段とを備え、前記送信要求情報を受信した場合、添付データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてある電子メール管理システムにおいて、前記電子メールサーバは、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてあることを特徴とする電子メール管理システム。
(付記2)前記電子メールサーバは、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記1に記載の電子メール管理システム。
(付記3)前記電子メールサーバは、受信した電子メールに含まれる添付データが文書データであるか否かを判断する手段と、添付データが文書データである場合、前記文書データに含まれる文字列と前記文書データにおける前記文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成する手段と、生成した索引データを前記添付データに関連付けて記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記1又は付記2に記載の電子メール管理システム。
(付記4)前記電子メールサーバは、前記添付データ中の文字列に対する検索要求情報を電子メールクライアント装置から受信する手段と、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索する手段と、検索した結果に係る情報を前記電子メールクライアント装置へ送信する手段とを備えることを特徴とする付記3に記載の電子メール管理システム。
(付記5)前記電子メールサーバは、保存すべき添付データを前記電子メール本文に関連付けて記憶する手段と、該手段に記憶した後、前記添付データを削除する手段とを更に備えることを特徴とする付記1乃至付記4の何れかに記載の電子メール管理システム。
(付記6)電子メールを受信する手段と、受信した電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する送信要求情報を受信する手段とを備える電子メールサーバにおいて、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信すべくなしてあることを特徴とする電子メールサーバ。
(付記7)受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記6に記載の電子メールサーバ。
(付記8)受信した電子メールに含まれる添付データが文書データであるか否かを判断する手段と、添付データが文書データである場合、前記文書データに含まれる文字列と前記文書データにおける前記文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成する手段と、生成した索引データを前記添付データに関連付けて記憶する手段とを更に備えることを特徴とする付記6又は付記7に記載の電子メールサーバ。
(付記9)前記添付データ中の文字列に対する検索要求情報を受信する手段と、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索する手段と、検索した結果に係る情報を送信する手段とを備えることを特徴とする付記8に記載の電子メールサーバ。
(付記10)保存すべき添付データを前記電子メール本文に関連付けて記憶する手段と、該手段に記憶した後、前記添付データを削除する手段とを更に備えることを特徴とする付記6乃至付記9の何れかに記載の電子メールサーバ。
(付記11)コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムにおいて、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップとを有することを特徴とするコンピュータプログラム。
(付記12)コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体において、コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されていることを特徴とするコンピュータでの読取りが可能な記録媒体。
【0073】
【発明の効果】
以上、詳述したように、本発明による場合は、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数し、計数した要求数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしており、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中する場合にのみ、添付データの複製データを作成するようにしているため、電子メールサーバの記憶容量を圧迫することなく、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【0074】
また、本発明による場合は、計数した電子メールの宛先の数が所定数以上である場合、添付データの複製データを生成するようにしている。したがって、添付データに対する送信要求が短時間に集中することが予想される場合に、予め添付データの複製データを作成することによって、添付データに対する送信要求の集中を回避することが可能となる。
【0075】
更に、本発明による場合は、添付データが文書データである場合、文書データに含まれる文字列と文書データにおける文字列の位置情報とを関連付けた索引データを生成するようにしており、添付データの内容を検索することができる。
【0076】
更に、本発明による場合は、受信した検索要求情報に基づき、検索すべき文字列を前記索引データから検索可能になしてあるため、添付データの内容を検索することが可能である。
【0077】
更に、本発明による場合は、保存すべき添付データを電子メール本文に関連付けて記憶するようにしているため、例えば、送信要求の頻度が低い添付データを電子メールサーバとは別個の記憶装置に保存することが可能となる等、本発明は優れた効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明に係る電子メール管理システムの構成を示す模式図である。
【図2】本発明に係る電子メール管理システムの動作を説明する模式図である。
【図3】電子メールサーバの内部構成を示すブロック図である。
【図4】各データベースの一例を示す概念図である。
【図5】各データベースの一例を示す概念図である。
【図6】電子メールサーバの処理手順を示すフローチャートである。
【図7】全文検索用インデックスを作成する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図8】添付ファイルをファイルサーバへ移動する際の処理手順を示すフローチャートである。
【図9】電子メールサーバの処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
100 電子メールサーバ
101 CPU
109 内部記憶装置
109A 電子メール管理データベース
109B 文書管理データベース
109C インデックスデータベース
109D 文書管理データベース
110 記録媒体
200 ファイルサーバ
300 端末機
Claims (5)
- 電子メールサーバと、該電子メールサーバへ通信ネットワーク経由で接続された複数の電子メールクライアント装置とを備え、前記電子メールサーバは、電子メールクライアント装置から送信された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する電子メールクライアント装置からの送信要求情報を受信する手段とを備え、前記送信要求情報を受信した場合、添付データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてある電子メール管理システムにおいて、
前記電子メールサーバに接続されたファイルサーバを更に備え、
前記電子メールサーバは、受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を電子メールクライアント装置から受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを前記電子メールクライアント装置へ送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする電子メール管理システム。 - 前記電子メールサーバは、受信した電子メールの宛先の数を計数する手段と、計数した宛先の数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、計数した宛先の数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを更に備えることを特徴とする請求項1に記載の電子メール管理システム。
- 電子メールを受信する手段と、受信した電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶する手段と、添付データに対する送信要求情報を受信する手段とを備える電子メールサーバにおいて、
添付データを保管するためのファイルサーバに接続されており、
受信した送信要求情報に基づき、添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数する手段と、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断する手段と、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成する手段と、生成した複製データを記憶する手段とを備え、前記添付データに対する送信要求情報を受信した場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信すべくなしてあり、添付データに対する送信要求情報を全ての宛て先の電子メールクライアント装置から受信し、一定の時間が経過した場合、前記添付データを前記ファイルサーバに移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録するようにしてあることを特徴とする電子メールサーバ。 - コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムにおいて、
コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付デ ータを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有することを特徴とするコンピュータプログラム。 - コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、入力された電子メールに添付データが含まれる場合、電子メール本文及び添付データを個別に記憶させるステップと、コンピュータに、外部から入力された要求に応じて添付データを送信させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されているコンピュータでの読取りが可能な記録媒体において、
コンピュータに、入力された添付データの送信要求情報に基づき、前記添付データに対する所定時間当たりの要求数を計数させるステップと、コンピュータに、計数した要求数が所定数以上であるか否かを判断させるステップと、コンピュータに、前記要求数が所定数以上である場合、前記添付データの複製データを生成させるステップと、コンピュータに、生成した複製データを記憶させるステップと、コンピュータに、前記添付データに対する送信要求情報が更に入力された場合、前記添付データ又は記憶した複製データを送信させるステップと、コンピュータに、全ての宛先からの添付データに対する送信要求情報が入力され、一定の時間が経過した場合、前記添付データを移動させ、移動させた添付データを識別するための識別情報と移動先の情報とを関連付けて記録させるステップとを有するコンピュータプログラムが記録されていることを特徴とするコンピュータでの読取りが可能な記録媒体。
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