JP2004126794A - 受付装置および受付方法、並びに受付プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】受付処理を行うとともに来訪者の情報を蓄積することができるようにする。
【解決手段】来訪者が受付装置１の名刺リーダ１９に名刺を挿入すると、名刺リーダ１９は名刺の情報を読み取り、この名刺の情報と、データベース２１に登録されている顧客の情報とに基づいて、来訪者に応じた受付処理を実行するとともに、名刺の情報をデータベース２１に登録、更新する。また、名刺の情報に基づいて、会社のホームページ等から会社情報を取得し、会社情報に基づいて会社の業種業態を分類し、会社情報と業種業態を示す情報とをデータベース２１に登録する。登録された会社情報は、必要に応じてＣＳＶファイルとして出力される。
【選択図】　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、受付装置および受付方法、並びに受付プログラムに関し、特に、来訪者（顧客）の名刺に記載された情報に基づいて受付業務及び顧客情報の管理を行う受付装置および受付方法、並びに受付プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の受付システムとしては、来訪者が受付装置に設けられたタッチスクリーンを用いて、対応者の電話番号を呼び出すものがあった。この受付システムは、待ち受け時に、会社のコマーシャルをタッチスクリーンに表示したり、動画による案内情報をタッチスクリーンに表示し、その動画に対応する音声をスピーカから出力するようになっている。また、対応者呼び出し時には、対応者の電話番号を検索するための対応者電話番号検索画面や、呼び出し画面等の案内画面をタッチスクリーンに表示するようになっている。従って、従来の受付システムにはデータベースが設けられており、このデータベースには、社内電話番号及び社員名、組織名等の社内内部情報が蓄積されていた。
【０００３】
また、例えば、障害連絡を着信したとき、着信電話番号に基づいて製品の最終顧客とその製品情報を受付端末の画面に自動表示させ、スムースな顧客サービスを行うというものがある（例えば、特許文献１参照）。また、消費者が商品を購入した場合に、簡単に製造メーカに購入登録ができるというものがある（例えば、特許文献２参照）。また、インターネット上で商品の販売を行うものがある（例えば、特許文献３参照）。さらに、輸送サービスにチェックインする乗客を案内するものがある（例えば、特許文献４参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−２３０２６８号公報
【特許文献２】
特開２００２−１３３３２５号公報
【特許文献３】
特開２００１−２８３０５５号公報
【特許文献４】
特表平１０−５０２４７０号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の受付システムのデータベースには、社内電話番号、社員名、及び組織名等の内部情報しか記憶されておらず、来訪者（顧客）に関する情報を記憶していないため、全ての来訪者に対して、訪問先の対応者の電話番号を検索するための同一の対応者電話番号検索画面を表示し、指定した対応者を呼び出すための同一の呼び出し画面を表示し、コマーシャル等の同一の案内画面をタッチスクリーンに表示することは可能であるが、顧客に関する情報が記憶されている顧客情報データベースと、受付システムとが連動していないため、来訪者の情報を元に、来訪者のニーズに沿ったコマーシャル画面を表示したり、来訪者に適した対応者電話番号検索画面や呼び出し画面を表示することはできないという問題点があった。
【０００６】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、受付システムと顧客情報データベースとを連動させることにより、来訪者に応じた効率的な受付処理を行うとともに、来訪者の情報を自動的に蓄積することができるようにするものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の受付装置は、来訪者の受付処理を行うとともに、来訪者の情報を記憶する受付装置であって、来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取る読み取り手段と、読み取り手段によって読み取られた名刺情報を記憶する記憶手段と、名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶する第１の抽出キーワード記憶手段と、第１の抽出キーワード記憶手段によって記憶されている第１の抽出キーワードに基づいて、記憶手段によって記憶されている名刺情報から、項目に関する情報を抽出する第１の抽出手段と、第１の抽出手段によって抽出された項目毎の抽出情報を関連づけて記憶する顧客情報記憶手段と、来訪者が訪問先の社員を指定するための指定手段と、指定手段によって指定された社員を呼び出す呼び出し手段とを備えることを特徴とする。
また、顧客情報記憶手段は、来訪者の訪問履歴を示す履歴情報を記憶し、来訪者の訪問履歴を示す履歴情報が顧客情報記憶手段に記憶されていないとき、指定手段は、社員を検索し、所望の社員を指定するための検索指定画面を表示し、呼び出し手段は、来訪者によって検索指定画面によって検索され、指定された社員に対して呼び出しを行うようにすることができる。
また、来訪者が訪問先の社員に対してアポイントを取ったことを示すアポイントデータを記憶するアポイント記憶手段をさらに設け、アポイント記憶手段に、来訪者が訪問先の社員に対してアポイントを取っていることを示すアポイントデータが記憶されているとき、呼び出し手段は、社員を呼び出すようにすることができる。
また、来訪者が訪問先の社員に対してアポイントを取ったことを示すアポイントデータを記憶するアポイント記憶手段と、アポイント記憶手段に、来訪者が訪問先の社員に対してアポイントを取っていることを示すアポイントデータが記憶されていないとき、来訪者が過去において訪問した全社員のデータを顧客情報記憶手段によって記憶されている履歴情報から検索し、来訪者が過去において訪問した全社員のリストを作成する社員リスト作成手段とをさらに設け、指定手段は、社員リスト作成手段によって作成された社員リストを表示し、呼び出し手段は、社員リストに基づいて来訪者によって指定された社員に対して呼び出しを行うようにすることができる。
また、顧客情報記憶手段に前回記憶された情報と、第１の抽出手段によって抽出された抽出情報を比較する比較手段と、比較手段による比較の結果、顧客情報記憶手段に記憶されている情報と、第１の抽出手段によって抽出された抽出情報との間に相違点がある場合、抽出情報に基づいて、顧客情報記憶手段によって記憶されている情報を更新する更新手段とをさらに設けるようにすることができる。
また、第１の抽出手段によって抽出された抽出情報に、来訪者の所属する会社のホームページのＵＲＬが含まれるとき、インターネットを介してホームページにアクセスするアクセス手段と、ホームページの情報をダウンロードするダウンロード手段と、ダウンロード手段によってダウンロードされたホームページの情報から、所定の項目の詳細な情報を抽出するための第２の抽出キーワードを記憶する第２の抽出キーワード記憶手段と、第２の抽出キーワードに基づいて、ダウンロード手段によってダウンロードされたホームページの情報から、所定の項目の詳細な情報を抽出する第２の抽出手段とをさらに設けるようにすることができる。
また、アクセス手段は、第１の抽出手段によって抽出された抽出情報に、来訪者の所属する会社のホームページのＵＲＬが含まれるとき、インターネットを介してＵＲＬのホームページにアクセスするようにすることができる。
また、所定の検索サイトのＵＲＬ情報からなる検索手順を記憶する検索手順記憶手段をさらに設け、アクセス手段は、第１の抽出手段によって抽出された抽出情報に、来訪者の所属する会社のホームページのＵＲＬが含まれないとき、検索手順記憶手段によって記憶されている検索手順に従って、インターネットを介してホームページを検索し、ホームページにアクセスするようにすることができる。
また、第２の抽出手段により、第２の抽出キーワードに基づいて、ダウンロード手段によってダウンロードされたホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報から、ホームページに対応する会社を業種業態別に分類するための分類情報を抽出するための第３の抽出キーワードを記憶する第３の抽出キーワード記憶手段と、第２の抽出手段により、第２の抽出キーワードに基づいて、ダウンロード手段によってダウンロードされたホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報から、第３の抽出キーワードに基づいて、ホームページに対応する会社を業種業態別に分類するための分類情報を抽出する第３の抽出手段と、第３の抽出手段によって抽出された分類情報に基づいて、会社の業種業態を決定する決定手段と、ホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報に、分類情報に基づいて決定された会社の業種業態を示す情報を付加した会社情報を、顧客情報記憶手段に登録する登録手段とをさらに設けるようにすることができる。請求項１０に記載の受付方法は、来訪者の受付処理を行うとともに、来訪者の情報を記憶する受付方法であって、来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取る読み取りステップと、読み取りステップにおいて読み取られた名刺情報を記憶する記憶ステップと、名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶する第１の抽出キーワード記憶ステップと、第１の抽出キーワード記憶ステップにおいて記憶された第１の抽出キーワードに基づいて、記憶ステップにおいて記憶された名刺情報から、項目に関する情報を抽出する第１の抽出ステップと、第１の抽出ステップにおいて抽出された項目毎の抽出情報を関連づけて記憶する顧客情報記憶ステップと、来訪者によって指定された社員を呼び出す呼び出しステップとを備えることを特徴とする。
請求項１１に記載の受付プログラムは、来訪者の受付処理を行うとともに、来訪者の情報を記憶する受付装置を制御する受付プログラムであって、来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取る読み取りステップと、読み取りステップにおいて読み取られた名刺情報を記憶する記憶ステップと、名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶する第１の抽出キーワード記憶ステップと、第１の抽出キーワード記憶ステップにおいて記憶された第１の抽出キーワードに基づいて、記憶ステップにおいて記憶された名刺情報から、項目に関する情報を抽出する第１の抽出ステップと、第１の抽出ステップにおいて抽出された項目毎の抽出情報を関連づけて記憶する顧客情報記憶ステップと、来訪者によって指定された社員を呼び出す呼び出しステップとを受付装置に実行させることを特徴とする。
【０００８】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明を応用した受付システムの一実施の形態の構成例を示している。同図に示すように、本実施の形態は、名刺リーダ１９及びタッチスクリーン１８（図２）等を備える受付装置１と、受付装置１とＬＡＮ（ｌｏｃａｌ　ａｒｅａ　ｎｅｔｗｏｒｋ）３１を介して接続された管理端末２２、一般端末２３、及びデータベース２１とから構成されている。また、受付装置１は、交換機２４に接続されており、交換機２４には、社内電話網３２を介して、各担当者の代表電話２５乃至２８と、無線中継装置２９とが接続されており、担当者電話３０は、無線中継装置２９を介して社内電話網３２を経由して交換機２４に接続されている。
【０００９】
受付装置１には、タッチスクリーン１８（図２）が設けられており、来訪者（顧客）は、タッチスクリーン１８に対して簡単な操作を行うことにより、訪問先の対応者を呼び出すことができるようになっている。また、受付装置１は、データベース２１と連動して、来訪者の業種業態に応じてタッチスクリーン１８に表示するコマーシャル画面を変更するようになっている。名刺リーダ１９は、名刺に印刷された情報を読み取るようになっている。
【００１０】
データベース２１は、後述するように、顧客に関する情報を記憶する顧客情報データベース（以下では適宜、データベースをＤＢと記載する）と、顧客が所属する会社の情報を記憶する顧客会社情報ＤＢと、顧客の訪問回数や訪問日時等の履歴情報を記憶する訪問履歴ＤＢ、受付装置１を設置している会社の社員に関する情報を記憶する社員情報ＤＢと、社員が属する組織の情報を記憶する組織情報ＤＢと、顧客が事前に社員とアポイントを取っていることを示す情報を記憶するアポイントＤＢとから構成されている。
【００１１】
また、データベース２１は、受付装置１からの要求に応じて、各データベースから情報を検索し、受付装置１に提供したり、名刺リーダ１９によって読み取られた名刺の情報に含まれる顧客情報を顧客情報ＤＢに蓄積するとともに、名刺の情報に含まれる会社情報を業種業態別に分類し、顧客会社情報ＤＢに蓄積するようになっている。
【００１２】
管理端末２２は、受付装置１及びデータベース２１を管理する端末である。一般端末２３は、受付装置１から呼び出されたき、受付装置１から提供された来訪者である顧客が属する会社の情報（会社情報）、及び顧客の情報（顧客情報）を表示する端末である。
【００１３】
交換機２４は、受付装置１から所定の担当者の電話番号の呼び出しを受けたとき、その担当者の電話番号へ接続し、担当者の呼び出しを行う電話交換機である。
【００１４】
図２は、図１の受付装置１の詳細な構成例を示すブロック図である。同図に示すように、受付装置１は、所定の制御プログラム等を記憶するＲＯＭ（ｒｅａｄｏｎｌｙ　ｍｅｍｏｒｙ）１２と、ＲＯＭ１２に記憶されている制御プログラムに従って各部を制御し、図３及び図４のフローチャートを参照して後述するような処理等を実行するＣＰＵ（ｃｅｎｔｒａｌ　ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ　ｕｎｉｔ）１１と、各種データを記憶するＲＡＭ（ｒａｎｄｏｍ　ａｃｃｅｓｓ　ｍｅｍｏｒｙ）１３と、インターネットに接続し、インターネットを介してデータの送受信を行う通信制御部１４と、ＬＡＮ（ｌｏｃａｌ　ａｒｅａ　ｎｅｔｗｏｒｋ）３１を介してデータベース２１や一般端末２３等とデータを送受信するＬＡＮ制御部１５と、電源がオフされても保持しておきたい各種データを記憶するＥＥＰＲＯＭ（ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ　ｅｒａｓａｂｌｅ　ａｎｄ　ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ　ｒｅａｄ　ｏｎｌｙ　ｍｅｍｏｒｙ）２０と、外部インタフェース１６と、インタフェース１７を介して接続され、所定の画像や文字等を表示するとともに、所定の操作が可能なタッチスクリーン１８と、インタフェース１７を介して接続され、名刺に印刷された情報を読み取る名刺リーダ１９とから構成されている。外部インタフェース１６には、交換機２４が接続されており、ＣＰＵ１１は、外部インタフェース１６を介して所定の電話番号に対する呼び出しを交換機２４に対して行うことができるようになっている。
【００１５】
次に、図３及び図４のフローチャートを参照して、本実施の形態の動作について説明する。まず最初に、ステップＳ１において、受付装置１の名刺リーダ１９は、会社を訪問した来訪者によって名刺リーダ１９の図示せぬ名刺挿入口に挿入された名刺に印刷された文字等の情報（名刺情報）を読み込み、読み込んだ名刺情報を例えばテキストデータに変換してインタフェース１７を介してＣＰＵ１１に供給する。また、名刺情報は、テキストデータと、テキストを構成する各文字の大きさを示すポイントデータとから構成されるようにすることもできる。
【００１６】
ＣＰＵ１１は、インタフェース１７を介して名刺リーダ１９より供給された名刺情報を一旦ＲＡＭ１３に記憶させる。次に、ステップＳ２において、ＣＰＵ１１は、ＥＥＰＲＯＭ２０に記憶されている抽出キーワードを読み出し、この抽出キーワードを元に、ＲＡＭ１３に記憶させておいた名刺情報から、各種項目の情報を抽出する。
【００１７】
図５は、名刺情報から、抽出キーワードに基づいて各種項目の情報を抽出し、名刺項目振分データを作成する手順を示している。抽出キーワードは項目毎に設定されている。この例の場合、項目「会社名」に対応する抽出キーワードは、「株式会社」、「（株）」、「有限会社」等とされる。また、項目「所属部」に対応する抽出キーワードは、「部」、「室」、「部門」等とされている。また、項目「所属」に対応する抽出キーワードは、「課」、「担当」等とされる。また、項目「住所」に対応するキーワードは、「都」、「府」、「県」、「市」、「群」、「字」等とされる。また、項目「電子メール」に対応する抽出キーワードは、「＠」等とされる。また、項目「ＵＲＬ（ｕｎｉｆｏｒｍ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｌｏｃａｔｏｒ）」に対応する抽出キーワードは、「ｈｔｔｐ」、「ｗｗｗ」、「ｃｏ．ｊｐ」等とされる。
【００１８】
名刺情報が、例えば、「○○○○株式会社　九州支店営業部　第一営業担当　課長代理　稲留康彦　福岡市博多区□□□２−３−１　ｍａｉｌ　ｉｎａｄｏｍｅ＠ｋｙｕｓｙｕ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ　ｕｒｌ　ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」の場合、抽出キーワード「株式会社」によって「○○○○株式会社」が抽出され、抽出キーワード「部」によって「九州支店営業部」が抽出される。同様にして、項目「所属」として「第一営業担当」が抽出され、項目「役職」として「課長代理」が抽出され、項目「氏名」として「稲留康彦」が抽出され、項目「住所」として「福岡市博多区□□□２−３−１」が抽出され、項目「ｍａｉｌ」として「ｉｎａｄｏｍｅ＠ｋｙｕｓｙｕ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」が抽出され、項目「ｕｒｌ　」として「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」が抽出される。このようにして、名刺項目振分データが生成される。
【００１９】
氏名については、例えば、役職の次に印刷されているポイントの大きな文字列を氏名であるとみなすことにより、抽出することができる。その場合、名刺情報は、上述したように、テキストデータと文字の大きさを示すポイントデータとにより構成される必要がある。
【００２０】
次に、ステップＳ３において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２において生成された名刺項目振分データの項目「氏名」のデータ（又は項目「会社名」のデータ及び項目「氏名」のデータ）に基づいて、過去の訪問履歴を検索する。図６は、顧客情報ＤＢの例を示している。顧客情報ＤＢは、顧客ＩＤと、会社ＩＤと、所属部と、所属と、役職と、氏名と、メールアドレスとからなるテーブルにより構成されている。各顧客に対しては顧客ＩＤが設定され、顧客の属する会社に対して会社ＩＤが設定されている。
【００２１】
図７は、顧客会社情報ＤＢの例を示している。顧客会社情報ＤＢは、会社ＩＤと、会社名と、業種と、郵便番号と、住所と、電話番号と、ＦＡＸ（ファクシミリ）番号と、ホームページのＵＲＬとからなるテーブルにより構成されている。図８は、訪問履歴ＤＢの例を示している。訪問履歴ＤＢは、顧客ＩＤと、訪問日時と、訪問先の部署名と、訪問先の社員の社員ＩＤとからなるテーブルにより構成されている。テーブルが複数存在する場合には、複数のテーブルが各ＤＢに記憶される。
【００２２】
従って、ステップＳ３においては、ＣＰＵ１１は、まず、来訪者の氏名、又は来訪者の所属する会社名と氏名を検索キーにして、顧客情報ＤＢからその検索キーを含むテーブルを検索する。その結果、検索キーを含むテーブルが存在する場合、そのテーブルを読み出し、来訪者の顧客ＩＤを取得する。次に、来訪者の顧客ＩＤを検索キーにして、訪問履歴ＤＢを検索する。その結果、その検索キーを含むテーブルが存在する場合、そのテーブルを読み出し、訪問先の社員の社員ＩＤを取得する。
【００２３】
次に、ステップＳ４において、ステップＳ３における検索の結果、来訪者の訪問履歴が存在しない（来訪者の顧客ＩＤが訪問履歴ＤＢに存在しない）と判定された場合、ステップＳ５に進み、ＣＰＵ１１の制御下、受付装置１のタッチスクリーン１８に初回訪問画面が表示される。初回訪問画面は、訪問先の社員を検索し、選択するための画面である。初回訪問画面は、例えば、所属部、所属、氏名（社員名）等を検索キーとして入力するための検索キー入力画面と、検索結果を表示するとともに、検索結果から所定の社員を選択するための検索結果表示選択画面等から構成される。検索キー入力画面は、例えば、検索キーを入力する入力欄と、検索実行を指示する検索実行ボタンとからなる。検索結果表示選択画面は、例えば、検索結果である社員名を表示する欄と、社員を選択する欄とからなる。
【００２４】
まず、ＣＰＵ１１は、検索キー入力画面を表示するための表示データを作成し、作成した表示データをインタフェース１７を介してタッチスクリーン１８に供給する。タッチスクリーン１８は、ＣＰＵ１１よりインタフェース１７を介して供給された表示データに対応する検索キー入力画面を表示する。次に、ステップＳ６において、来訪者によってタッチスクリーン１８が操作され、検索キーが入力され、検索実行ボタンが押されると、ＣＰＵ１１は、入力された検索キーにより、訪問履歴ＤＢを検索する。このとき、検索キーとして入力された社員名の情報は、図９に示した社員情報ＤＢにより社員ＩＤに変換される。図９に示すように、社員情報ＤＢは、社員ＩＤと、社員の氏名と、連絡先の電話番号と、所属部ＩＤと、端末ＩＰからなるテーブルにより構成されている。
【００２５】
検索キーによる検索が終了すると、ＣＰＵ１１は、検索結果として得られた社員名のデータをＲＡＭ１３に一旦記憶させ、検索結果表示選択画面を表示するための表示データを作成し、インタフェース１７を介してタッチスクリーン１８に供給する。タッチスクリーン１８は、ＣＰＵ１１よりインタフェース１７を介して供給された表示データに対応する検索結果表示選択画面を表示する。
【００２６】
次に、ステップＳ７において、来訪者は、検索結果表示選択画面に表示された社員名の中から、訪問したい所望の社員が表示されている領域を指で押圧することによりその社員を選択すると、タッチスクリーン１８は、押圧された位置を検出し、その位置を示す位置情報をインタフェース１７を介してＣＰＵ１１に供給する。ＣＰＵ１１は、タッチスクリーン１８より供給された位置情報に基づいて、選択された社員名を特定し、その社員名に対応する電話番号（連絡先）を図９に示した社員情報ＤＢより取得して、その社員の電話番号を外部インタフェース１６を介して交換機２４に供給し、呼び出しを行う（ステップＳ８）。その後、図４のステップＳ２４に進む。
【００２７】
一方、ステップＳ４において、ステップＳ３における検索の結果、来訪者の訪問履歴が存在する（来訪者の顧客ＩＤが訪問履歴ＤＢに存在する）と判定された場合、ステップＳ９に進む。ステップＳ９においては、ＣＰＵ１１により、来訪者に対応する顧客ＩＤを検索キーとしてアポイントＤＢからその顧客ＩＤを含むテーブルが検索される。アポイントＤＢにその顧客ＩＤを含むテーブルが存在する場合、そのテーブルの内容が取得される。図１０は、アポイントＤＢの例を示している。同図に示すように、アポイントＤＢは、顧客ＩＤと、社員ＩＤと、訪問日と、訪問時間とからなるテーブルにより構成されている。
【００２８】
ステップＳ１０においては、ステップＳ９において、来訪者に対応する顧客ＩＤがアポイントＤＢより検索され、その顧客ＩＤを含むテーブル（その顧客ＩＤに対応するアポイント情報）が取得された（その顧客ＩＤに対応する来訪者が予めアポイントを取っていた）か否かが判定される。その結果、アポイントＤＢからその顧客ＩＤに対応するアポイント情報が取得され、その顧客ＩＤに対応する来訪者が予めアポイントを取っていたと判定された場合、ステップＳ１１に進む。
【００２９】
ステップＳ１１においては、ＣＰＵ１１は、例えば、ステップＳ９において取得されたアポイント情報に含まれる社員ＩＤに対応する社員名を社員情報ＤＢより取得して、その社員名と、メッセージ「呼び出し中」とからなる社員呼出画面を表示するための表示データを作成し、インタフェース１７を介してタッチスクリーン１８に供給する。タッチスクリーン１８は、ＣＰＵ１１よりインタフェース１７を介して供給された表示データに対応する社員呼出画面を表示する。
【００３０】
次に、ステップＳ１２において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ９において取得されたアポイント情報に含まれる社員ＩＤの連絡先（電話番号）を外部インタフェース１６を介して交換機２４に供給し、呼び出しを行う（ステップＳ１５）。
【００３１】
次に、ステップＳ１３において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ３において取得された顧客ＩＤに基づいて、顧客情報ＤＢから顧客ＩＤに対応する会社ＩＤを取得し、次に、この会社ＩＤに基づいて、顧客会社情報ＤＢより顧客の会社情報を取得する。次に、ＣＰＵ１１は、いま取得した会社情報を表示するための表示データを作成する。そして、ステップＳ１２において呼び出しを行った社員の端末ＩＰを社員情報ＤＢより取得して、その端末ＩＰに対応する端末、例えば、一般端末２３に、作成した表示データをＬＡＮ３１を介して供給する。
【００３２】
ＬＡＮ３１を介して供給された表示データを受け取った端末（いまの場合一般端末２３）は、その表示データに対応する会社情報を画面に表示する（ステップＳ１４）。次に、ステップＳ１６において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２において作成された来訪者の名刺項目振分データと、顧客情報ＤＢ及び顧客会社情報ＤＢに記憶されているその来訪者に対応するテーブルの内容とを項目毎に比較し、相違点がある場合、名刺項目振分データにより、顧客情報ＤＢ及び顧客会社情報ＤＢの内容を更新する。次に、訪問履歴ＤＢを更新する。即ち、顧客ＩＤと、訪問日時と、訪問先と、社員ＩＤとからなるテーブルを新たに追加する。
【００３３】
一方、ステップＳ１０において、ＣＰＵ１１により、アポイントＤＢから来訪者の顧客ＩＤに対応するアポイント情報が取得できず、その顧客ＩＤに対応する来訪者が予めアポイントを取っていなかったと判定された場合、ステップＳ１７に進む。
【００３４】
ステップＳ１７においては、ＣＰＵ１１は、その来訪者の顧客ＩＤを検索キーにして、訪問履歴ＤＢからその顧客ＩＤを含むテーブルを検索する。そして、その顧客ＩＤを含む全てのテーブルに含まれる社員ＩＤを取得し、一旦ＲＡＭ１３に記憶させる。次に、ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１３に記憶されている１又は複数の社員ＩＤに対応する社員名からなる社員リスト画面を表示するための表示データを作成し、インタフェース１７を介してタッチスクリーン１８に供給する。ステップＳ１８においては、この表示データを受け取ったタッチスクリーン１８は、表示データに対応する社員リスト画面を表示する。
【００３５】
次に、ステップＳ１９において、来訪者が、タッチスクリーン１８の、所望の社員名が表示された領域を指で押圧すると、タッチスクリーン１８は、押圧された位置を検出し、その位置を示す位置情報をインタフェース１７を介してＣＰＵ１１に供給する。ＣＰＵ１１は、タッチスクリーン１８よりインタフェース１７を介して供給された位置情報に基づいて、選択された社員名に対応する社員ＩＤを特定する。
【００３６】
次に、ステップＳ２０において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ３において取得された来訪者の顧客ＩＤに基づいて、顧客情報ＤＢから顧客ＩＤに対応する会社ＩＤを取得し、次に、この会社ＩＤに基づいて、顧客会社情報ＤＢより顧客の会社情報を取得する。次に、ＣＰＵ１１は、ステップＳ１９において来訪者が選択した社員の社員ＩＤに対応する端末ＩＰを社員情報ＤＢより取得して、その端末ＩＰに対応する端末、例えば、一般端末２３に、いま取得した会社情報を来客者情報画面として表示するための表示データを作成し、作成した表示データをその端末（いまの場合、一般端末２３）にＬＡＮ３１を介して供給する。
【００３７】
ステップＳ２１においては、上記社員ＩＤの端末（いまの場合、一般端末２３）に、ＬＡＮ３１を介して供給された表示データに対応する会社情報が来客者情報画面として表示される（ステップＳ２１）。
【００３８】
次に、ステップＳ２２において、ＣＰＵ１１は、来訪者によって選択された社員ＩＤに対応する社員の電話番号を社員情報ＤＢより取得し、その電話番号を外部インタフェース１６を介して交換機２４に供給し、その電話番号を呼び出す。
【００３９】
次に、ステップＳ２３において、差分更新処理が実行される。即ち、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２において作成した来訪者の名刺項目振分データと、顧客情報ＤＢ及び顧客会社情報ＤＢに記憶されているその来訪者に対応するテーブルの内容とを項目毎に比較し、相違点がある場合、名刺項目振分データにより、顧客情報ＤＢ及び顧客会社情報ＤＢの内容を更新する。次に、訪問履歴ＤＢを更新する。即ち、顧客ＩＤと、訪問日時と、訪問先と、社員ＩＤとからなるテーブルを新たに追加する。
【００４０】
上述したように、来訪者が初めての来訪者であり、顧客情報ＤＢや顧客会社情報ＤＢにデータが無い場合、ステップＳ８において訪問先の社員を呼び出した後、ステップＳ２４に進む。ステップＳ２４においては、ＣＰＵ１１は、来訪者の名刺から作成された名刺項目振分データの会社名等に基づいて、既存の顧客会社情報ＤＢより、来訪者が所属する会社名と同一の会社名を含むテーブルを検索し、来訪者の所属する会社名と同一の会社名を含むテーブルが存在する場合、そのテーブルの内容を一旦ＲＡＭ１３に記憶させる。
【００４１】
次に、ステップＳ２５において、来訪者の所属する会社の情報が既に顧客会社情報ＤＢに登録されているか否かが判定される。来訪者の所属する会社の情報が未だ顧客会社情報ＤＢに登録されていないと判定された場合、即ち、来訪者の所属する会社名と同一の会社名を含むテーブルが顧客会社情報ＤＢに存在しない場合、ステップＳ２６に進む。ステップＳ２６においては、ＣＰＵ１１は、名刺項目振分データに基づいて、新たに来訪者の顧客情報を作成して顧客情報ＤＢに登録し、新たに来訪者が所属する会社の会社情報を作成して顧客会社情報ＤＢに登録し、新たに来訪者の訪問履歴を作成して訪問履歴ＤＢに登録する。その後、処理を終了してもよいし、ステップＳ２８に進んでもよい。
【００４２】
一方、ステップＳ２５において、来訪者の所属する会社の情報が既に顧客会社情報ＤＢに登録されていると判定された場合、即ち、来訪者の所属する会社名と同一の会社名を含むテーブルが顧客会社情報ＤＢに存在する場合、ステップＳ２７に進む。ステップＳ２７においては、ＣＰＵ１１は、来訪者の顧客情報を新たに作成し、顧客情報ＤＢに登録し、新たに訪問履歴を作成し、訪問履歴ＤＢに登録する。
【００４３】
次に、ステップＳ２８において、ＣＰＵ１１は、名刺項目振分データの中のホームページのＵＲＬの情報等に基づいて、その会社の会社情報の抽出処理を開始する。そのために、まず、ステップＳ２９において、名刺項目振分データの中に、その会社のホームページ（ＨＰ）のＵＲＬがあるか否かが判定される。その会社のホームページがないと判定された場合、ステップＳ３０に進む。
【００４４】
ステップＳ３０においては、名刺項目振分データに含まれる会社名に基づいて、ＥＥＰＲＯＭ２０から検索方法手順を読み出し、この検索方法手順に従って、インターネットの検索エンジンや、証券関連ホームページを利用して、その会社の情報を検索する。ＥＥＰＲＯＭ２０に予め格納されている検索方法手順は、図１２に示すように、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃１、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃２、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃３等である。
【００４５】
まず、ＣＰＵ１１は、通信制御部１４を介して会社情報提供ホームページＵＲＬ＃１にアクセスし、会社名を検索キーにして検索を行う。検索結果（ＵＲＬ）が得られた場合、得られた検索結果（ＵＲＬ）を一旦ＲＡＭ１３に記憶させる。次に、ステップＳ３１において、会社名を検索キーとして検索を行ったとき、少なくとも１つの検索結果（ＵＲＬ）が得られたか否かが判定される。その結果、検索結果が得られたと判定された場合、ＣＰＵ１１は、通信制御部１４を介してインターネットにアクセスし、検索結果として得られたＵＲＬのホームページのＨＴＭＬファイルを全てダウンロードする。そして、ダウンロードしたＨＴＭＬファイルを一旦ＲＡＭ１３に供給し、記憶させる。その後、ステップＳ３５に進む。
【００４６】
一方、ステップＳ３１において、会社名を検索キーとして検索を行ったとき、検索結果（ＵＲＬ）が得られなかったと判定された場合、ステップＳ３２に進み、検索終了か否かが判定される。即ち、検索方法手順で示される全ての検索方法手順に従った検索を行ったか否かが判定される。
【００４７】
その結果、検索方法手順で示される全ての検索方法手順に従った検索を未だ行っていないと判定された場合、ステップＳ３０に戻り、ステップＳ３０以降の処理が繰り返し実行される。一方、検索方法手順で示される全ての検索方法手順に従った検索を既に行ったと判定された場合、ステップＳ３３に進み、手作業による検索が行われる。
【００４８】
また、ステップＳ２９において、名刺項目振分データの中に、その会社のホームページのＵＲＬがあると判定された場合、ステップＳ３４に進む。ステップＳ３４においては、ＣＰＵ１１は、通信制御部１４を介してインターネットにアクセスし、名刺項目振分データの中のＵＲＬに基づいてその会社のホームページを検索する。その会社のホームページが存在する場合、ＣＰＵ１１は、通信制御部１４を介してそのホームページにアクセスし、そのホームページのＨＴＭＬファイルを全てダウンロードする。ＣＰＵ１１は、ダウンロードしたＨＴＭＬファイルを一旦ＲＡＭ１３に供給し、記憶させる。
【００４９】
次に、ステップＳ３５において、ＣＰＵ１１により、ＲＡＭ１３に記憶されたＨＴＭＬファイルが読み出され、ＥＥＰＲＯＭ２０に記憶されている抽出キーワードに基づいて、必要項目に関する詳細情報の抽出が１項目ずつ行われる。即ち、抽出キーワードを含む段落から、その抽出キーワードに関する詳細情報が抽出される。次に、ステップＳ３６に進み、必要項目の抽出が終了したか否かが判定される。即ち、抽出キーワードに基づいて全ての項目に関する詳細情報の抽出が行われたか否かが判定される。その結果、全ての項目に関する詳細情報の抽出が終了していないと判定された場合、ステップＳ３５に戻り、ステップＳ３５以降の処理が繰り返し実行される。一方、全ての項目に関する詳細情報の抽出が終了したと判定された場合、ステップＳ３７に進む。
【００５０】
図１３は、抽出キーワードの例を示している。例えば、項目「会社概要」に対応する抽出キーワードとしては、「会社概要」、「概要」、「案内」、「会社案内」、「会社情報」等が設定されている。また、項目「事業内容」に対応する抽出キーワードとしては、「事業内容」、「事業概要」、「事業案内」、「事業内訳」、「ごあんない」等が設定されている。同様に、項目「株主」、「資産」、「売上高」、「営業利益」、「経常利益」等の項目に対応する抽出キーワードがそれぞれ設定されている。
【００５１】
図１４は、ダウンロードしたＨＴＭＬファイルから抽出された必要項目からなる会社情報の例を示している。会社情報は、項目毎に抽出された詳細な情報からなる。各項目について、類似項目はまとめて抽出される。例えば、事業案内と事業内容は同一項目とみなされる。
【００５２】
図１５は、ダウンロードしたＨＴＭＬファイルから、抽出キーワードに基づいて項目の抽出が行われる様子を示している。抽出キーワードが「社名」である場合、抽出されるデータは、「○○○○株式会社（略称◎◎）」となる。
【００５３】
ステップＳ３７においては、ＣＰＵ１１により、ステップＳ３５において抽出された各項目からなる会社情報に基づいて、業種業態振分処理が行われる。即ち、会社情報の中の会社概要及び事業内容等の詳細な情報から、図１６に示すような抽出キーワードに基づいてその会社の業種業態が識別される。
【００５４】
図１６に示した例では、抽出キーワードは、業種区分別に設定されており、例えば、業種区分が「情報産業」の場合、抽出キーワードとして「情報産業」、「情報システム」、「ソフト開発」、「ソフト」、「システム」等が設定されている。従って、会社情報の中の会社概要や事業内容等の詳細な情報の中に、これらの抽出キーワードのうちの少なくとも１つが含まれるとき、その会社の業種区分は情報産業ということになる。例えば、会社情報の事業内容が、図１７に示すように、「１情報通信システム及びこれらに関わるソフトウェア又は各種装置の開発」である場合、抽出キーワード「情報システム」に基づいて会社情報を検索すると、「情報システム」でヒットする。従って、この会社の業種区分は、「情報産業」とされる。
【００５５】
即ち、ステップＳ３７においては、ＣＰＵ１１は、ＥＥＰＲＯＭ２０に記憶されている各業種区分の各抽出キーワードを順に読み出し、読み出した抽出キーワードに基づいて会社情報の会社概要や事業内容等の詳細な情報の中にこれらの抽出キーワードが含まれているか否かを調べる。そして、ステップＳ３８において、ＣＰＵ１１により、会社情報の会社概要や事業内容等の詳細な情報の中に上記抽出キーワードが含まれていないと判定された場合、ステップＳ３９に進み、業種業態振分処理が終了したか否かが判定される。業種業態振分処理が終了していないと判定された場合、ステップＳ３７に戻り、ＥＥＰＲＯＭ２０に記憶されている次の各業種区分の各抽出キーワードを読み出し、この抽出キーワードに基づいて同様の処理を繰り返し実行する。一方、業種業態振分処理が終了したと判定された場合、即ち、会社情報の会社概要や事業内容等の詳細な情報に、全業種区分の全抽出キーワードが全く含まれていなかった場合、ステップＳ４０に進む。
【００５６】
ステップＳ４０においては、ＣＰＵ１１は、会社情報を顧客会社情報ＤＢに登録する。顧客会社情報ＤＢに会社情報が既に登録されている場合には、登録されている会社情報を更新する。次に、ステップＳ４１において、必要に応じて、例えば、管理端末２２等からの指示により、ＣＰＵ１１は、顧客会社情報ＤＢに登録された顧客の会社情報と、顧客情報ＤＢに登録された顧客情報とからＣＳＶファイルを作成し、顧客情報ＣＳＶとして出力する。
【００５７】
一方、ステップＳ３８において、ＣＰＵ１１により、会社情報の会社概要や事業内容等の詳細な情報の中に上記抽出キーワードが含まれていると判定された場合、その抽出キーワードが設定されている業種区分を示すデータをその会社の会社情報に付加して、ステップＳ４２に進む。
【００５８】
ステップＳ４２においては、ＣＰＵ１１により、会社情報と業種区分を示すデータが、顧客会社情報ＤＢに登録される。そして、必要に応じて、例えば、管理端末２２等からの指示により、ＣＰＵ１１は、顧客会社情報ＤＢに登録された顧客の会社情報とその会社の業種区分を示すデータと、顧客情報ＤＢに登録された顧客情報とからＣＳＶファイルを作成し、顧客情報ＣＳＶとして出力する。
【００５９】
次に、図１８のフローチャートを参照して、会社情報を作成する他の処理手順について説明する。まず最初に、ステップＳ５１において、ＣＰＵ１１は、ＥＥＰＲＯＭ２０から検索方法手順（パターンファイル）を読み出す。次に、ステップＳ５２において、ＣＰＵ１１は、読み出した検索方法手順に従って、通信制御部１４を介してインターネットの検索エンジンや、証券関連ホームページにアクセスする。次に、ステップＳ５３において、ＣＰＵ１１は、名刺項目振分データに含まれる会社名を検索キーとして、その会社の情報を検索する。
【００６０】
ＥＥＰＲＯＭ２０に予め格納されている検索方法手順は、図１２に示すように、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃１、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃２、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃３等である。ＣＰＵ１１は、まず、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃１にアクセスし、会社名を検索キーにして検索を行う。次に、ステップＳ５４において、会社情報が得られたか否かが判定される。その結果、検索結果（会社情報）が得られた場合（ステップＳ５４のＹＥ）、ステップＳ５５に進む。一方、検索結果（会社情報）が得られなかった場合（ステップＳ５４のＮＯ）、ステップＳ５１に戻り、会社情報提供ホームページＵＲＬ＃２にアクセスし、会社名を検索キーにして検索を行う。以下同様にして処理が進められ、会社情報が得られるまで、検索方法手順で示される各会社情報ホームページＵＲＬへのアクセスが順次行われる。
【００６１】
ステップＳ５５においては、検索結果として得られた会社情報の中に、その会社のＵＲＬが含まれているか否かが判定される。検索された会社情報の中にその会社のＵＲＬが含まれていないと判定された場合、ステップＳ５７に進む。ステップＳ５７においては、ＣＰＵ１１は、検索結果として得られた会社情報をダウンロードし、ＨＴＭＬファイルとして一旦ＲＡＭ１３に記憶させる。一方、検索された会社情報の中にその会社のＵＲＬが含まれていると判定された場合、ステップＳ５６に進む。
【００６２】
ステップＳ５６において、ＣＰＵ１１は、通信制御部１４を介してインターネットにアクセスし、検索結果として得られた会社情報に含まれるその会社のＵＲＬのホームページを検索してアクセスし、そのホームページのＨＴＭＬファイルを全てダウンロードする。そして、ダウンロードしたＨＴＭＬファイルを一旦ＲＡＭ１３に供給し、記憶させる。その後、ステップＳ５８に進む。
【００６３】
ステップＳ５８においては、ＣＰＵ１１により、ＲＡＭ１３に記憶されたＨＴＭＬファイルが読み出され、ＥＥＰＲＯＭ２０に記憶されている抽出キーワードに基づいて、ＨＴＭＬファイルからの必要項目に関する詳細情報の抽出が１項目ずつ行われる。即ち、ＨＴＭＬファイルの中の抽出キーワードを含む段落から、その抽出キーワードに関する詳細情報が抽出される。次に、ステップＳ５９に進み、必要項目の抽出が終了したか否かが判定される。即ち、抽出キーワードに基づいて全ての項目に関する詳細情報の抽出が行われたか否かが判定される。その結果、全ての項目に関する詳細情報の抽出が終了していないと判定された場合、ステップＳ５８に戻り、ステップＳ５８以降の処理が繰り返し実行される。一方、全ての項目に関する詳細情報の抽出が終了したと判定された場合、処理を終了する。以上の処理により、会社情報が得られる。
【００６４】
以上説明したように、本実施の形態により、名刺リーダ１９が名刺から読み込んだ名刺の情報（来訪者の情報）に基づいて、自動的に顧客情報ＤＢを作成、更新することができる。また、名刺リーダ１９が読み込んだ名刺の情報に基づいて、訪問履歴ＤＢから来訪者の訪問履歴を取得し、来訪者に適した案内やコマーシャル画面を表示することができる。また、アポイントＤＢを参照して、アポイントのある来訪者の場合は、直接、訪問先の社員（担当者）を呼び出すことができる。また、担当者を呼び出すとき、担当者の一般端末２３へ来訪者の情報を送信し、一般端末２３の画面に来訪者の情報が表示されるようにすることもできる。
【００６５】
さらに、名刺リーダ１９によって読み込まれた名刺の情報から、所定の抽出キーワードにより会社名、所属部署、役職、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、ホームページのＵＲＬを抽出し、業種業態別に分類して顧客会社情報ＤＢを生成、更新したり、顧客情報ＤＢを生成、更新することができる。
【００６６】
また、名刺リーダ１９によって読み込まれた名刺の情報から、前回、来訪者が呼び出した社員（対応者）のリストを作成し、受付装置１のタッチスクリーン１８に表示することができるので、来訪者による対応者の検索及び呼び出しのための操作を簡単にすることができる。また、受付装置１により来訪者の情報が取得されるので、人手によることなく、顧客情報が自動的に蓄積、更新される。
【００６７】
また、名刺リーダ１９によって読み込まれた名刺の情報に基づいて、インターネットにアクセスし、所定の抽出キーワードにより、名刺に書かれた会社に関する情報、例えば、会社概要、会社規模、決算情報、業種業態等に関する情報を抽出し、顧客会社情報ＤＢに分類、蓄積することができる。
【００６８】
また、受付装置１を介して読み込まれた名刺の情報が、業種業態別に分類されて顧客会社情報ＤＢに蓄積されていることから、受付装置１のタッチスクリーン１８に来訪者のニーズに沿ったコマーシャル画面を表示することができる。また、業種業態別の営業活動、ダイレクトメールの送付等に活用することができる。
【００６９】
また、来訪者が過去に来社したことがあるか否かが分かるため、商品案内等のセールスにおいて、過去に来社した来訪者に対しては一度面識があるため、訪問によるセールスを行い、初めての来訪者には電子メールやダイレクトメール等による間接的な案内及びセールスを行うようにすることができる。
【００７０】
また、受付装置１からの交換機２４を介した電話呼び出しと同時に、例えば、一般端末２３上に来訪者の情報が表示されるため、来訪者が初めての来訪者であるか否かが分かり、セキュリティの強化、及び応対時の事前準備が可能となる。
【００７１】
また、受付装置１がデータベース２１と連携しているため、受付装置１を介して読み込んだ来訪者の会社名から、以前に対応した同一会社の社員の所属名、役職、氏名の一覧表を対応者の端末に表示することができる。これにより、対応者による来訪者への対応を容易にすることができる。
【００７２】
なお、上記のＣＰＵ１１によって行われる処理の手順は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されている。そして、この記録媒体に記録されたプログラムをＣＰＵ１１が読み込み、実行することにより各処理が行われる。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムにおけるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、電気通信回線を介してプログラムが伝送される場合のコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（半導体リードライトメモリ）などのように、少なくとも一定時間プログラムを保持するものをも含むものとする。また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから電気通信回線の伝送媒体を介して他のコンピュータシステムに伝送されるものであっても良い。ここで電気通信回線の伝送媒体とは、電気あるいは電磁波等による信号を伝える物理的性質を持つ、金属線、光ファイバ、電磁場等のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステム上に既に記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分プログラムであっても良い。
【００７３】
なお、上記実施の形態の構成及び動作は例であって、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することができることは言うまでもない。
【００７４】
【発明の効果】
以上の如く、本発明に係る受付装置および受付方法、並びに受付プログラムによれば、来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取り、読み取られた名刺情報を記憶し、名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶し、記憶された第１の抽出キーワードに基づいて、記憶された名刺情報から、上記項目に関する情報を抽出し、抽出された項目毎の抽出情報を関連づけて記憶し、来訪者によって指定された社員を呼び出すようにしたので、受付時に来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取り、顧客情報としてデータベースに登録することができる。これにより、受付処理と顧客情報とを関連づけることができ、来訪者に応じた効率的な受付処理を行うとともに、顧客情報や会社情報を自動でデータベースに登録、更新することができる
また、第３の抽出キーワード記憶手段が、第２の抽出手段により、第２の抽出キーワードに基づいて、ダウンロード手段によってダウンロードされたホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報から、ホームページに対応する会社を業種業態別に分類するための分類情報を抽出するための第３の抽出キーワードを記憶し、第３の抽出手段が、第２の抽出手段により、第２の抽出キーワードに基づいて、ダウンロード手段によってダウンロードされたホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報から、第３の抽出キーワードに基づいて、ホームページに対応する会社を業種業態別に分類するための分類情報を抽出し、決定手段が、第３の抽出手段によって抽出された分類情報に基づいて、会社の業種業態を決定し、登録手段が、ホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報に、分類情報に基づいて決定された会社の業種業態を示す情報を付加した会社情報を、顧客情報記憶手段に登録するようにすれば、来訪者に対して、業種業態別の営業活動やダイレクトメールの送付が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明が適用される受付システムの一実施の形態の構成例を示す図である。
【図２】図１の受付装置の詳細な構成例を示すブロック図である。
【図３】図１の実施の形態の動作を説明するためのフローチャートである。
【図４】図１の実施の形態の動作を説明するためのフローチャートである。
【図５】名刺から抽出キーワードにより名刺振分データが作成される様子を示す図である。
【図６】顧客情報ＤＢの構成例を示す図である。
【図７】顧客会社情報ＤＢの構成例を示す図である。
【図８】訪問履歴ＤＢの構成例を示す図である。
【図９】社員情報ＤＢの構成例を示す図である。
【図１０】アポイントＤＢの構成例を示す図である。
【図１１】組織情報ＤＢの構成例を示す図である。
【図１２】検索方法手順を示す図である。
【図１３】会社情報抽出時に用いる抽出キーワードの例を示す図である。
【図１４】会社情報データの例を示す図である。
【図１５】ＨＴＭＬファイルと抽出キーワード及び抽出データの例を示す図である。
【図１６】業種業態振分処理において用いられる抽出キーワードの例を示す図である。
【図１７】会社情報の事業内容から抽出キーワードを検索し、業種区分を行う手順を示す図である。
【図１８】検索方法手順に従って会社情報を抽出する手順を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１　受付装置
１１　ＣＰＵ
１２　ＲＯＭ
１３　ＲＡＭ
１４　通信制御部
１５　ＬＡＮ制御部
１６　外部インタフェース
１７　インタフェース
１８　タッチスクリーン
１９　名刺リーダ
２０　ＥＥＰＲＯＭ
２１　データベース
２２　管理端末
２３　一般端末
２４　交換機
２５〜２８　各担当代表電話
２９　無線中継装置
３０　担当者電話
３１　ＬＡＮ
３２　社内電話網

Claims (11)

1. 来訪者の受付処理を行うとともに、前記来訪者の情報を記憶する受付装置であって、
   前記来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取る読み取り手段と、
   前記読み取り手段によって読み取られた前記名刺情報を記憶する記憶手段と、前記名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶する第１の抽出キーワード記憶手段と、
   前記第１の抽出キーワード記憶手段によって記憶されている前記第１の抽出キーワードに基づいて、前記記憶手段によって記憶されている前記名刺情報から、前記項目に関する情報を抽出する第１の抽出手段と、
   前記第１の抽出手段によって抽出された前記項目毎の抽出情報を関連づけて記憶する顧客情報記憶手段と、
   前記来訪者が訪問先の社員を指定するための指定手段と、
   前記指定手段によって指定された前記社員を呼び出す呼び出し手段と
   を備えることを特徴とする受付装置。
2. 前記顧客情報記憶手段は、前記来訪者の訪問履歴を示す履歴情報を記憶し、
   前記来訪者の訪問履歴を示す前記履歴情報が前記顧客情報記憶手段に記憶されていないとき、前記指定手段は、前記社員を検索し、所望の社員を指定するための検索指定画面を表示し、前記呼び出し手段は、前記来訪者によって前記検索指定画面によって検索され、指定された社員に対して呼び出しを行う
   ことを特徴とする請求項１に記載の受付装置。
3. 前記来訪者が訪問先の社員に対してアポイントを取ったことを示すアポイントデータを記憶するアポイント記憶手段をさらに備え、
   前記アポイント記憶手段に、前記来訪者が訪問先の前記社員に対してアポイントを取っていることを示す前記アポイントデータが記憶されているとき、前記呼び出し手段は、前記社員を呼び出す
   ことを特徴とする請求項１または２に記載の受付装置。
4. 前記来訪者が訪問先の社員に対してアポイントを取ったことを示すアポイントデータを記憶するアポイント記憶手段と、
   前記アポイント記憶手段に、前記来訪者が訪問先の前記社員に対してアポイントを取っていることを示す前記アポイントデータが記憶されていないとき、前記来訪者が過去において訪問した全社員のデータを前記顧客情報記憶手段によって記憶されている前記履歴情報から検索し、前記来訪者が過去において訪問した全社員のリストを作成する社員リスト作成手段とをさらに備え、
   前記指定手段は、前記社員リスト作成手段によって作成された前記社員リストを表示し、前記呼び出し手段は、前記社員リストに基づいて前記来訪者によって指定された社員に対して呼び出しを行う
   ことを特徴とする請求項２に記載の受付装置。
5. 前記顧客情報記憶手段に前回記憶された情報と、前記第１の抽出手段によって抽出された前記抽出情報を比較する比較手段と、
   前記比較手段による比較の結果、前記顧客情報記憶手段に記憶されている前記情報と、前記第１の抽出手段によって抽出された前記抽出情報との間に相違点がある場合、前記抽出情報に基づいて、前記顧客情報記憶手段によって記憶されている前記情報を更新する更新手段と
   をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の受付装置。
6. 前記第１の抽出手段によって抽出された前記抽出情報に、前記来訪者の所属する会社のホームページのＵＲＬが含まれるとき、インターネットを介して前記ホームページにアクセスするアクセス手段と、
   前記ホームページの情報をダウンロードするダウンロード手段と、
   前記ダウンロード手段によってダウンロードされた前記ホームページの情報から、所定の項目の詳細な情報を抽出するための第２の抽出キーワードを記憶する第２の抽出キーワード記憶手段と、
   前記第２の抽出キーワードに基づいて、前記ダウンロード手段によってダウンロードされた前記ホームページの情報から、前記所定の項目の詳細な情報を抽出する第２の抽出手段と
   をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の受付装置。
7. 前記アクセス手段は、前記第１の抽出手段によって抽出された前記抽出情報に、前記来訪者の所属する会社のホームページのＵＲＬが含まれるとき、インターネットを介して前記ＵＲＬのホームページにアクセスする
   ことを特徴とする請求項６に記載の受付装置。
8. 所定の検索サイトのＵＲＬ情報からなる検索手順を記憶する検索手順記憶手段をさらに備え、
   前記アクセス手段は、前記第１の抽出手段によって抽出された前記抽出情報に、前記来訪者の所属する会社のホームページのＵＲＬが含まれないとき、前記検索手順記憶手段によって記憶されている前記検索手順に従って、インターネットを介して前記ホームページを検索し、前記ホームページにアクセスする
   ことを特徴とする請求項６に記載の受付装置。
9. 前記第２の抽出手段により、前記第２の抽出キーワードに基づいて、前記ダウンロード手段によってダウンロードされた前記ホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報から、前記ホームページに対応する前記会社を業種業態別に分類するための分類情報を抽出するための第３の抽出キーワードを記憶する第３の抽出キーワード記憶手段と、
   前記第２の抽出手段により、前記第２の抽出キーワードに基づいて、前記ダウンロード手段によってダウンロードされた前記ホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報から、前記第３の抽出キーワードに基づいて、前記ホームページに対応する前記会社を業種業態別に分類するための分類情報を抽出する第３の抽出手段と、
   前記第３の抽出手段によって抽出された前記分類情報に基づいて、前記会社の業種業態を決定する決定手段と、
   前記ホームページの情報から抽出された各項目の詳細な情報に、前記分類情報に基づいて決定された前記会社の業種業態を示す情報を付加した会社情報を、前記顧客情報記憶手段に登録する登録手段と
   をさらに備えることを特徴とする請求項６，７または８に記載の受付装置。
10. 来訪者の受付処理を行うとともに、前記来訪者の情報を記憶する受付方法であって、
    前記来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取る読み取りステップと、前記読み取りステップにおいて読み取られた前記名刺情報を記憶する記憶ステップと、
    前記名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶する第１の抽出キーワード記憶ステップと、
    前記第１の抽出キーワード記憶ステップにおいて記憶された前記第１の抽出キーワードに基づいて、前記記憶ステップにおいて記憶された前記名刺情報から、前記項目に関する情報を抽出する第１の抽出ステップと、
    前記第１の抽出ステップにおいて抽出された前記項目毎の抽出情報を関連づけて記憶する顧客情報記憶ステップと、
    前記来訪者によって指定された社員を呼び出す呼び出しステップと
    を備えることを特徴とする受付方法。
11. 来訪者の受付処理を行うとともに、前記来訪者の情報を記憶する受付装置を制御する受付プログラムであって、
    前記来訪者の名刺に記録されている名刺情報を読み取る読み取りステップと、前記読み取りステップにおいて読み取られた前記名刺情報を記憶する記憶ステップと、
    前記名刺情報から、１または複数の所定の項目に関する情報を抽出するための第１の抽出キーワードを記憶する第１の抽出キーワード記憶ステップと、
    前記第１の抽出キーワード記憶ステップにおいて記憶された前記第１の抽出キーワードに基づいて、前記記憶ステップにおいて記憶された前記名刺情報から、前記項目に関する情報を抽出する第１の抽出ステップと、
    前記第１の抽出ステップにおいて抽出された前記項目毎の抽出情報を関連づけて記憶する顧客情報記憶ステップと、
    前記来訪者によって指定された社員を呼び出す呼び出しステップと
    を前記受付装置に実行させることを特徴とする受付プログラム。

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