JP2004080470A - 電話受付システム - Google Patents

Abstract

【課題】他のホテルのホテル情報の中継台装置への着信呼を識別する。
【解決手段】ホテルサーバ１２，２２は、Ａホテル，Ｂホテルのフロント業務を処理するホテルシステムのホストコンピュータ１１，２１と接続され、ホストコンピュータとの間で情報の送受信を行う。ホテルサーバには構内電話交換機１３，２３が接続され電話交換処理を行う。電話交換機１３には中継台装置１４が直接接続され電話交換処理のみならず情報の送受を行う。ホテルサーバは、ホストコンピュータと各種情報を送受信する情報送受信手段と、該情報受信手段により受信した各種情報を記憶する情報記憶手段と、中継台装置からの要求に対応する情報を情報記憶手段から読み出して中継台装置に送信する情報送信制御手段とを具備し、中継台装置は、要求を入力する要求入力手段と、該要求に基づき情報送信制御手段から送られてくる情報を表示手段に表示する表示制御手段とを具備する。
【選択図】　　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電話受付システム、特に、フロント業務を行うホテルシステムと連動したホテル情報の提供を中継台装置において行う電話受付システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、この種の電話受付システムは、チェックイン，チェックアウト，予約等のフロント業務を行うホテルシステムのホストコンピュータからの各種情報（宿泊者名，伝言，施設利用料金）を受信し、それを利用することにより客室情報を提供してきた。
【０００３】
例えば、特開２００２−４４２６４に記載されている「構内交換機に接続された中継台の部屋情報表示システム」は、少なくとも宿泊者の客室情報を含むホテル情報を記憶するホテル情報データベースを有するホテルサーバと、ホテルサーバと通信回線にて接続されるとともに、構内交換機と接続されているパーソナルコンピュータを使用した中継台装置とを備える。中継台装置は、通信回線で接続されているホテルサーバのホテル情報データベースにアクセスし、ホテル情報をパソコン画面に表示する。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上述した従来技術は、ホテル毎に中継台装置を備えることが前提となっているが、比較的小規模なホテルにとって中継台装置を備えることは負担になることがある。そこで、Ａホテルの中継台装置でＢホテルのホテル情報を受信するように、中継台装置をＡホテルとＢホテルで共用することとして、Ｂホテルは中継台装置を備えなくてもよいようにしたホテルシステムが知られている。
【０００５】
しかし、このような電話交換システムでは、１つの中継台装置にホテル情報を着信させると、その呼はどのホテルへ着信した呼なのか識別することが不可能であるという問題点がある。
【０００６】
本発明の目的は、他のホテルシステムのホストコンピュータから得られるホテル情報を中継台装置と連動させて表示する場合に着信呼のホテルを識別できる電話受付システムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明の電話受付システムは、ホテルのフロント業務を処理するホテルシステムのホストコンピュータ（図１の１１，２１）と接続され、該ホストコンピュータとの間で情報の送受信を行うホテルサーバ（図１の１２，２２）と、該ホテルサーバに接続され電話交換処理を行う構内電話交換機（図１の１３，２３）と、該電話交換機に直接接続され電話交換処理のみならず情報の送受を行う中継台装置（図１の１４）とから構成され、ホテルサーバは、ホストコンピュータと各種情報を送受信する情報送受信手段と、該情報受信手段により受信した各種情報を記憶する情報記憶手段と、中継台装置からの要求に対応する情報を情報記憶手段から読み出して中継台装置に送信する情報送信制御手段とを具備し、中継台装置は、要求を入力する要求入力手段と、該要求に基づき情報送信制御手段から送られてくる情報を表示手段に表示する表示制御手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
本発明の構成によれば、ホテルサーバはホテルシステムのホストコンピュータに接続され、ホストコンピュータと電話交換機の通信プロトコルの差分を吸収する情報送受信手段によりホストコンピュータから各種情報を受信し、ホテルサーバの記憶装置である情報記憶手段に記憶する。また、中継台が集中化されたホテルのホテルサーバでは、他のホテルのホテルサーバから転送されてきた各種情報を同様に情報記憶手段に記憶する。ここで、客室電話機から中継台装置に着信があったとき、客室内線番号を基にホテルサーバの情報記憶手段からその客室に関連する各種情報を検索して読み出し、中継台装置に表示する表示手段と、中継台装置から要求信号を入力すると、ホテルサーバの情報記憶手段に記憶された各種情報を検索して情報送信手段により中継台装置に送信し、各種情報を受信した中継台装置は要求した情報を表示制御手段により表示手段に表示する。また、中継台装置は表示された内容を情報編集手段により情報を編集すると、情報送信手段によりホテルサーバにその情報が送信される。その情報を受信したホテルサーバは情報記憶手段の情報を編集した情報に更新する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００１０】
図１は本発明の電話交換システムの一実施例を示すブロック図である。この電話交換システムは、Ａホテルにおいては、フロント業務を行うホストコンピュータ１１にホテルサーバ１２を接続し、ホテルサーバ１２に対して電話交換機であるＰＢＸ１３が接続される。ＰＢＸ１３には２つの中継台装置１４と多数の客室電話機１５および一般公衆網１６が接続され、ＰＢＸ１３によって制御される。これらの各接続はＬＡＮ１０を介して行われる。
【００１１】
また、Ｂホテルにおいては、フロント業務を行うホストコンピュータ２１にホテルサーバ２２を接続し、ホテルサーバ２２に対して電話交換機であるＰＢＸ２３が接続される。ＰＢＸ２３には多数の客室電話機２５および一般公衆網２６が接続され、ＰＢＸ２３によって制御される。これらの各接続はＬＡＮ２０を介して行われる。また、ＬＡＮ１０とＬＡＮ２０とはインターネット網４０で接続される。ＡホテルのＰＢＸ１３とＢホテルのＰＢＸ２３は専用線３０で接続されている。
【００１２】
ホテルサーバ１２，ホテルサーバ２２には、ホストコンピュータ１１，ホストコンピュータ２１におけるフロント業務実行に連動して、客室情報が自動的に入力される。客室情報とは、宿泊者の氏名，国籍，使用言語，出発予定日時，客室番号等の情報をいう。これらの客室情報は、図２に示すように、それぞれホテルサーバ１２，ホテルサーバ２２の情報記憶部１７，情報記憶部２７に記録される。
【００１３】
情報記憶部１７にはＡホテルのみならずＢホテルの客室情報も格納される。Ｂホテルの客室情報が変化した場合には、ホテルサーバ２２は、その客室情報の内の変更された部分だけをホテルサーバ１２の情報記憶部１７へ転送する。これにより、転送する情報量を削減でき、したがって転送時間を短縮できる。
【００１４】
中継台装置１４は客室電話機１５，２５や一般公衆網１６，２６からの呼に対する中継を行い、パーソナルコンピュータで構成される。中継台装置１４への着信は、図３に示すように、パソコン画面に表示される。この画面上には、左下部に２つの着信釦を備えており、それぞれ局線着信，内線着信を表示する。更に、各釦は、Ａホテルへの着信か、Ｂホテルへの着信かを色分け表示する。これにより、中継台装置１４の取次員は容易に着信ホテルを識別できるので、作業の効率が良くなる。
【００１５】
次に、図４および図５に示すフローチャートを参照して本実施例の動作を説明する。
【００１６】
図４（Ａ）はＡホテルに客が宿泊したときの処理を示す。ホストコンピュータ１１はチェックイン，チェックアウト，予約等ホテルのフロント業務を行う端末として機能する。このホストコンピュータ１１から宿泊者のチェックイン動作を行うと、その宿泊者の氏名，国籍，使用言語，出発予定日時，部屋番号等のチェックイン情報が入力される。チェックイン情報はホテルサーバ１２に送信される。
【００１７】
ホテルサーバ１２では、チェックイン情報を情報記憶部１７に記録するとともにＰＢＸ１３に送信する。チェックイン情報を受信したホテルサーバ１２とＰＢＸ１３では該客室の状態を「空き」の状態から「滞在」の状態に遷移させる。これにより、ホテルサーバ１２はホストコンピュータ１１からの宿泊者に関する客室情報を入力することなく自動的に入手することができる。
【００１８】
この状態で、宿泊者が客室電話機１５を使用して中継台装置１４に対して着信を行ったとする。このとき、図３に示した画面上では、内線着信釦が例えば赤色に点灯するので、中継台装置１４の取次員は、ホテルＡの宿泊者の客室電話機１５からの着信を容易に識別できる。取次員が着信に対して応答を行うと、図４（Ｂ）に示すように、中継台装置１４はホテルサーバ１２に対して当該宿泊者の客室情報の要求を行う。
【００１９】
要求を受信したホテルサーバ１２は情報記憶部１７に格納している客室情報を読み出して中継台装置１４に送信する。客室情報を受信した中継台装置１４は客室情報の表示を行う。この表示を行うために、中継台装置１４として汎用のパーソナルコンピュータを使用し、パソコン画面に表示を行うことにより自由度を高くしている。これにより、中継台装置１４の取次員は客室電話機１５からの着信に応答するだけで、ホストコンピュータ１１から入力され記録されている当該宿泊者の客室情報を確認しながら応対をすることができる。
【００２０】
図４（Ｃ）はＢホテルに客が宿泊したときの処理を示す。ホストコンピュータ２１はチェックイン，チェックアウト，予約等ホテルのフロント業務を行う端末として機能する。このホストコンピュータ２１から宿泊者のチェックイン動作を行うと、その宿泊者の氏名，国籍，使用言語，出発予定日時，部屋番号等のチェックイン情報が入力される。チェックイン情報はホテルサーバ２２に送信される。
【００２１】
ホテルサーバ２２では、チェックイン情報を情報記憶部２７に記録するとともにＰＢＸ２３に送信する。チェックイン情報を受信したホテルサーバ２２とＰＢＸ２３では該客室の状態を「空き」の状態から「滞在」の状態に遷移させる。これにより、ホテルサーバ２２はホストコンピュータ２１からの宿泊者に関する客室情報を入力することなく自動的に入手することができる。情報記憶部２７に格納した客室情報が変化した場合には、その客室情報の内の変更された部分だけをホテルサーバ１２の情報記憶部１７へ転送する。
【００２２】
この状態で、宿泊者が客室電話機２５を使用して中継台装置１４に対して着信を行ったとする。このとき、図３に示した画面上では、内線着信釦が例えば青色に点灯するので、中継台装置１４の取次員は、ホテルＢの宿泊者の客室電話機２５からの着信を容易に識別できる。取次員が着信に対して応答を行うと、図４（Ｄ）に示すように、中継台装置１４はホテルサーバ１２に対して当該宿泊者の客室情報の要求を行う。
【００２３】
要求を受信したホテルサーバ１２は情報記憶部１７に格納している客室情報を読み出して中継台装置１４に送信する。客室情報を受信した中継台装置１４は客室情報の表示を行う。これにより、中継台装置１４の取次員は客室電話機２５からの着信に応答するだけで、ホストコンピュータ２１から入力され記録されている当該宿泊者の客室情報を確認しながら応対をすることができる。
【００２４】
また、一般公衆網１６または一般公衆網２６から宿泊者への接続を依頼された場合は以下のようになる。この場合には、図３の局線着信釦が赤色（Ａホテル宿泊者への着信）または青色（Ｂホテル宿泊者への着信）に点灯する。これにより、中継台装置１４の取次員は、どこのホテルに対しての着信かが分かり応答ができる。通常、依頼者は接続を希望する客室番号を知らないため宿泊者名のみを告げる。取次員は、宿泊者名を中継台装置１４に、例えばキーボードから文字で入力する。
【００２５】
中継台装置１４は、ホテルサーバ１２に対して、その宿泊者の客室情報の要求を行う。要求を受信したホテルサーバ１２は情報記憶部１７に格納している客室情報の内から該当する情報を中継台装置１４に送信する。このとき、その宿泊者が中継台装置１４の収容されるＡホテルの宿泊者でなくとも、ホテルサーバ１２の情報記憶部１７にはＢホテルの宿泊者の客室情報が転送されて記録されているため、該当する情報が存在し得る。
【００２６】
ホテルサーバ１２情報を受信した中継台装置１４は、その情報を表示する。そして、表示された宿泊者が依頼者の希望する者であれば、そのまま接続処理を行う。これにより、取次員は電話交換処理と連動した中継台装置１４の操作のみで、依頼者が希望する宿泊者を即座に検索して接続を行うことができるのである。
【００２７】
更に、中継台装置１４の取次員は、電話交換処理と連動しなくとも、いつでもホテルサーバ１２に対して客室情報の要求を行うことにより、客室情報を中継台装置１４に表示することができるし、表示された内容を中継台装置１４から編集することもできる。例えば、宿泊者がＡホテルの客室電話機１５から中継台装置１４に着信してきてモーニングコール設定の依頼をした場合（図５（Ａ））、取次員は前述の客室情報表示状態からモーニングコール設定状況を確認して、依頼者の希望時刻を入力する。
【００２８】
そして、中継台装置１４からホテルサーバ１２に対してモーニングコール設定要求を行う。モーニングコール設定要求を受けたホテルサーバ１１は、その情報をＰＢＸ１３に対して送信するとともに、ホストコンピュータ１１にもモーニングコール設定情報を登録する。これにより、ＰＢＸ１３は設定時間にモーニングコールを実行することができる。
【００２９】
また、Ｂホテルの客室電話機２５から中継台装置１４に着信してきてモーニングコール設定の依頼があった場合（図５（Ｂ））、取次員はＢホテルのホテルサーバ２２に対してモーニングコール設定要求を行う。モーニングコール設定要求を受けたホテルサーバ２２は、その情報をＰＢＸ２３に対して送信する。これにより、ＰＢＸ２３は設定時間にモーニングコールを実行することができる。このモーニングコール設定情報は、変更されたとき変更部分がホテルサーバ１２に転送される。
【００３０】
以上の説明では、本発明をホテルシステムと連動した電話交換システムとして説明をしたが、本発明は、これに限定されることなく、広く顧客情報等を情報として活用する電話受付システムに適用することができる。
【００３１】
【発明の効果】
本発明の第１の効果は、ホストコンピュータと電話交換機との間にホテルサーバを設けたため、双方の通信プロトコルの差分を吸収することが可能となるので、客室情報をホストコンピュータから自動的に入手して、中継台装置に表示し取次員にその情報を与えて有効活用ができるようになるということである。
【００３２】
本発明の第２の効果は、他のホテルへの着信を一つのホテルの中継台装置に着信させたとき、各々のホテルに対応した中継台装置の着信釦に着信表示することができるため、どのホテルへの着信であるかを識別が可能になるということである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電話受付システムの一実施例を示すブロック図
【図２】図１に示した実施例における客室情報の記録を示す図
【図３】図１に示した実施例における中継台装置の着信釦表示例を示す図
【図４】図１に示した実施例の動作を示すフローチャート
【図５】図１に示した実施例の動作を示す他のフローチャート
【符号の説明】
１０，２０　　　ＬＡＮ
１１，２１　　　ホストコンピュータ
１２，２２　　　ホテルサーバ
１３，２３　　　ＰＢＸ
１４　　　　　　中継台装置
１５，２５　　　客室電話機
１６，２６　　　一般公衆網
３０　　　　　　専用線
４０　　　　　　インターネット網

Claims (3)

1. ホテルのフロント業務を処理するホテルシステムのホストコンピュータと接続され、該ホストコンピュータとの間で情報の送受信を行うホテルサーバと、
   該ホテルサーバに接続され電話交換処理を行う構内電話交換機と、
   該電話交換機に直接接続され電話交換処理のみならず情報の送受を行う中継台装置とから構成され、
   前記ホテルサーバは、前記ホストコンピュータと各種情報を送受信する情報送受信手段と、該情報受信手段により受信した各種情報を記憶する情報記憶手段と、
   前記中継台装置からの要求に対応する情報を前記情報記憶手段から読み出して前記中継台装置に送信する情報送信制御手段とを具備し、
   前記中継台装置は、前記要求を入力する要求入力手段と、
   該要求に基づき前記情報送信制御手段から送られてくる情報を表示手段に表示する表示制御手段とを具備することを特徴とする電話受付システム。
2. 前記中継台装置は、前記電話交換機に収容される外線からの着信をホテルの客室電話機に接続する電話交換処理手段と、
   その際中継台装置に滞在者名を入力する滞在者名入力手段と、
   該客室電話機から中継台装置に着信があったとき、その客室に関連する各種情報を前記ホテルサーバの情報記憶手段から読み出して中継台装置に表示する交換処理支援手段と、
   情報の表示中に、その表示を基に入力されるサービス要求を受付けるサービス要求受付手段と、
   該サービス要求受付手段により受付けたサービス要求を前記ホテルサーバに送出するサービス要求送出手段とを具備し、
   前記ホテルサーバは、前記サービス要求送出手段から送出されるサービス要求信号を記憶するサービス要求記憶手段と、
   該記憶されたサービス要求信号を前記ホストコンピュータに中継伝送するサービス要求中継伝送手段とを具備することを特徴とする請求項１記載の電話受付システム。
3. 複数のホテルの電話交換機に接続されるべき中継台装置を、１つのホテルの中継台装置で集中させるために、他のホテルの着信を１つの局の中継台装置に接続する処理手段と、
   その際中継台装置への着信は着信釦の色でホテルを識別する手段とを備え、
   また、前記他のホテルの各種情報を１つのホテルサーバの情報記憶手段に記録することを特徴とする請求項１および請求項２に記載の電話受付システム。

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