JP2004046533A

JP2004046533A - 画像形成システム

Info

Publication number: JP2004046533A
Application number: JP2002203086A
Authority: JP
Inventors: Kei Senba; 仙波　圭
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2002-07-11
Filing date: 2002-07-11
Publication date: 2004-02-12

Abstract

【課題】登録されたパスワードデータ保持の信頼性を高めることが可能となる画像形成システムを提供する。
【解決手段】印刷データを作成する外部装置２とネットワーク３を介して接続され、外部装置２から入力される印刷データと、この印刷データに対応するパスワードを受信して記憶装置に記憶させ、この記憶されたパスワードと操作部１５から入力したパスワードが一致した場合、印刷データを印刷する画像形成システム１において、外部装置２から入力されるパスワードを複数の記憶装置１３、１４に記憶させる制御を行う制御手段１２を備えた。
【選択図】　　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、印刷データを作成する外部装置とネットワークを介して接続され、外部装置から入力される印刷データと、この印刷データに対応するパスワードを受信して記憶装置に記憶させ、この記憶されたパスワードと操作部から入力したパスワードが一致した場合、印刷データを印刷する画像形成システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
ネットワーク等の通信手段を介して接続されている画像形成機能を有する画像形成システムにおいて、昨今のペーパレス化に伴い、例えば給与明細書も従来の紙ベースでの配布から、データベースを利用した電子化による配布となっている。
【０００３】
こうした電子化に伴なう各個人の機密情報データを印刷実行後、印刷出力された機密文書を他人に見られる可能性があるため、従来、印刷実行後、すぐさま出力装置に向かい、印刷出力した個人の機密文書を他人に見られるのを防いでいた。
また、自分の印刷ジョブの前に、他人が出力させようとしている印刷ジョブが多数存在する場合、自分の印刷ジョブが出力されるまで、出力装置の前で待っている必要性があり、非常に面倒であると共に、作業効率が非常に悪くなってしまう。
【０００４】
上記課題を解決するために、特開平９−６５１４８号公報には、ホストから画像データに対するパスワードを設定し、画像データとパスワードを画像形成手段に送信し、画像データとパスワードをリンクさせてメモリに格納しておき、印刷出力させる際に、操作部からパスワードを入力させ、入力パスワード情報と記憶させたパスワード情報が一致する場合に、パスワードに対応する画像データをメモリから読み出して印刷させる技術が提案されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来技術の場合、入力するパスワードは、１情報しか無いため、該パスワード情報が何らかの要因で他人に漏れてしまった場合、他人が覚えやすく、つまり機密保持を保てなくなる恐れがある。
【０００６】
また、複数の異なる機密データファイルを連続して印刷させる場合など、異なる機密データファイル毎に、各々異なるパスワードを毎回入力し、異なるパスワード毎に対応した機密データがメモリに格納されるが、出力させる際に操作部から入力させるパスワードとして印刷ファイル毎に異なるパスワードを入力する必要があるため、各々の機密データに対するパスワードを覚えにくい、もしくは忘れてしまい、印刷したい時に印刷出力できないといった不具合が発生する可能性があり、印刷効率・作業効率の低下の恐れが考えられる。
【０００７】
そこで、上記課題を改善・解決するために、本出願人は、所定の分類別にパスワードを複数もたせたり、複数のパスワードを各個人毎に容易に記憶・管理しやすい様に、パスワードを所定の優先順位に基づいて分類別に入力可能とし、且つ分類別のパスワードを階層化させて入力する構成として、機密文書の印刷時に伴なうパスワードの機密性保持を高める技術を既に提案している。
【０００８】
所定の分類に基づく所定の優先順位に基づいて各階層毎に登録されるパスワードの登録を記憶装置に登録する際に、ある一つの記憶装置のみにパスワードを登録した場合、万が一、パスワードが登録されている記憶装置に登録されているパスワードデータが何らかの原因で消去もしくは破壊された場合、パスワードの再登録を行う必要があり、消去・破壊されたパスワードが多数であればあるほど、再登録作業が膨大なものとなってしまう。
【０００９】
本発明は、登録されたパスワードデータ保持の信頼性を高めることが可能となる画像形成システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、印刷データを作成する外部装置とネットワークを介して接続され、外部装置から入力される印刷データと、この印刷データに対応するパスワードを受信して記憶装置に記憶させ、この記憶されたパスワードと操作部から入力したパスワードが一致した場合、印刷データを印刷する画像形成システムにおいて、外部装置から入力されるパスワードを複数の記憶装置に記憶させる制御を行う制御手段を備えた画像形成システムを最も主要な特徴とする。
【００１１】
請求項２記載の発明は、請求項１記載の画像形成システムにおいて、複数の記憶手段は同一機能または非同一機能を有する画像形成システムを主要な特徴とする。
【００１２】
請求項３記載の発明は、請求項１記載の画像形成システムにおいて、制御手段は、入力されたパスワード対応した印刷データの印刷出力完了後、当該印刷データを削除する機能を有する画像形成システムを主要な特徴とする。
【００１３】
【発明の実施の形態】
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。図１は本発明の画像形成システムが外部装置とネットワーク接続された状態を示す機能ブロック図である。即ち、画像形成システム１（１−１、１−２）とその上位装置である外部装置（ホストコンピュータ）２はネットワーク（通信手段）３により接続されている。
【００１４】
画像形成システム１は、外部装置２との間でネットワーク３を介して印刷データもしくは制御データを送受信する機能を有しまた一時的なデータ格納が可能なデータ送受信手段１１、ＣＰＵ（マイクロプロセッサ）１２、外部装置２からネットワーク３を介して送信された印刷データの画像イメージデータを形成したり、ＣＰＵ１２がデータを処理する際に一時的にデータを格納したり、画像形成システム１の様々な設定情報が格納されている記憶装置１３を有する。
【００１５】
また画像形成システム１は、記憶装置１３によって形成された画像イメージデータを格納しておくことが可能なＨＤＤ記憶装置１４、画像形成システム１に対する種々の設定や操作が可能な操作部１５、記憶装置１３により形成された画像イメージデータもしくは、ＨＤＤ記憶装置１４に格納されている画像イメージデータを読み出して、記録紙等に印字させる画像形成手段１６を有する。
【００１６】
外部装置２は、画像形成システム１に送信される印刷データを作成する印刷データ作成手段（印刷アプリ）２１、印刷データ作成手段２１で作成された印刷データを送信する際に、印刷データに対応したパスワードの入力が可能なパスワード入力第１手段を有する。
【００１７】
図２は本発明の第１の制御例に係る動作フローチャートである。外部装置２の印刷データ作成手段２１により作成された印刷データを送信する際に、パスワード入力第１手段２２から印刷データに対応した複数のパスワードを所定の分類に基づいて任意に入力する（Ｓ１）。
【００１８】
前記任意に入力された複数のパスワードと印刷データは、外部装置２により通信手段３を介して画像形成システム１に送信され、データ送受信手段１１を介して記憶装置１３に格納される（Ｓ２）。
【００１９】
ＣＰＵ１２は、記憶装置１３に格納された受信データに対して所定の印刷制御プロトコルに基づいて、データ解析と画像データの形成を行う（Ｓ３）。ＣＰＵ１２は、データ解析から印刷データに対応するパスワードを認識しなかった場合（Ｓ４でＮ）、形成された画像データを画像形成手段１６に送出し（Ｓ５）、該手段により画像データに基づいて記録紙に印刷出力する（Ｓ６）。
【００２０】
また、ＣＰＵ１２は、データ解析から印刷データに対応する所定の分類に基づいたパスワードを認識した場合（Ｓ４でＹ）、認識した複数のパスワードを、所定の分類に基づいてメインの記憶装置及びバックアップ用の同一機能の記憶装置に二重化（重複）させて登録すると共に（Ｓ７）、形成された画像データを、認識したパスワードに対応させてＨＤＤ記憶装置１４に格納する（Ｓ８）。
【００２１】
前記ＨＤＤ記憶装置１４に格納された画像データを出力するために、操作部１５のパスワード入力手段（入力第２手段）から所定の分類に基づいた複数のパスワードが入力されたことをＣＰＵ１２が検知すると（Ｓ９でＹ）、ＣＰＵ１２は該入力パスワードとメインの記憶装置に登録されているパスワードを各階層毎に比較検出する（Ｓ１０）。
【００２２】
入力パスワードと登録パスワードが階層毎に一致検出した場合、ＨＤＤ記憶装置１４に格納されている該パスワードに対応した画像データを画像形成手段１６に送出し（Ｓ１１）、該手段により画像データに基づいて記録紙に印刷出力する（Ｓ１２）。
【００２３】
また、ＣＰＵ１２は、定期的にメイン側及びバックアップ側の記憶装置のパスワードの管理と一致検出を行い（Ｓ１３）、メインの記憶装置に登録されているパスワードデータの消去もしくはデータ破壊等を検出した場合は（Ｓ１４でＹ）、バックアップの記憶装置から読み出したパスワードデータに関してメインの記憶装置にバックアップデータを再登録する（Ｓ１５）。
【００２４】
図３は本発明の第２の制御例に係る動作フローチャートである。第１の制御例と異なる部分を中心に説明する。説明を省略した部分は各ステップにおいて図に示す処理がなされる。
【００２５】
ＣＰＵ１２は、データ解析から印刷データに対応する所定の分類に基づいたパスワードを認識した場合（Ｓ４でＹ）、認識した複数のパスワードを、所定の分類に基づいてメインの記憶装置に登録・記憶すると共に、同一機能でないＨＤＤ記憶装置１４にバックアップ用途としてパスワードを二重化（重複）させて登録する（Ｓ７）。また、形成された画像データを、認識したパスワードに対応させてＨＤＤ記憶装置１４に格納する。
【００２６】
また、ＣＰＵ１２は、メインの記憶装置に登録されているパスワードデータを検出できず（Ｓ１４でＮ）、バックアップ用の記憶装置（ＨＤＤ）にパスワード情報を検出した際は（Ｓ１５でＹ）、バックアップの記憶装置（ＨＤＤ）から読み出したパスワードデータをメインの記憶装置に再登録する（Ｓ１７）。
【００２７】
図４は本発明の第３の制御例に係る動作フローチャートである。ＨＤＤ記憶装置１４に格納された画像データを出力するために、操作部１５のパスワード入力第２手段から所定の分類に基づいた複数のパスワードが入力されたことをＣＰＵ１２が検知すると、ＣＰＵ１２は該入力パスワードとメインの記憶装置に登録されているパスワードを各階層毎に比較検出し、入力パスワードと登録パスワードが階層毎に一致検出した場合、ＨＤＤ記憶装置１４に格納されている該パスワードに対応した画像データを画像形成手段１６に送出し、該手段により画像データに基づいて記録紙に印刷出力する。
【００２８】
機密印刷出力完了後（Ｓ１）、第１もしくは第２入力手段から、ＨＤＤ記憶装置１４に格納されている対象の機密印刷データの削除要求を行う（Ｓ１）。入力第１手段もしくは第２手段から削除要求が行われた場合（Ｓ２）、ＣＰＵ１２は、該削除要求情報があることを検知し、削除要求情報を示すデータを記憶装置１３に格納すると共に解析を行い、パスワードデータを認識する。ＣＰＵ１２は、該パスワードに対応したＨＤＤ記憶装置１４に登録されている削除対象の印刷データの削除を行う（以上Ｓ３〜Ｓ１１）。
【００２９】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、外部装置から入力されるパスワードを複数の記憶装置に記憶させるようにしたので、万が一つの記憶装置のパスワードデータが消去・破壊されたとしても、バックアップ用記憶装置からパスワードの読み出しを行い、且つメインの記憶装置にパスワードデータを登録復帰することが可能となり、登録されたパスワードデータ保持の信頼性を高めることが可能となる。
【００３０】
また、入力されたパスワード対応した印刷データの印刷出力完了後、当該印刷データを削除するようにしたので、機密文書の外部漏れを防止可能とし、且つ操作性の向上を図ると共に、機密文書の印刷出力に伴なう機密性保持を更に確実にすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の画像形成システムが外部装置とネットワーク接続された状態を示す機能ブロック図である。
【図２】本発明の第１の制御例に係る動作フローチャートである。
【図３】本発明の第２の制御例に係る動作フローチャートである。
【図４】本発明の第３の制御例に係る動作フローチャートである。
【符号の説明】
１　画像形成システム
２　外部装置
３　ネットワーク
１１　データ送受信手段
１２　ＣＰＵ（制御手段）
１３　記憶装置
１４　ＨＤＤ記憶装置
１５　操作部
１６　画像形成手段

Claims

印刷データを作成する外部装置とネットワークを介して接続され、外部装置から入力される印刷データと、この印刷データに対応するパスワードを受信して記憶装置に記憶させ、この記憶されたパスワードと操作部から入力したパスワードが一致した場合、印刷データを印刷する画像形成システムにおいて、外部装置から入力されるパスワードを複数の記憶装置に記憶させる制御を行う制御手段を備えたことを特徴とする画像形成システム。
請求項１記載の画像形成システムにおいて、複数の記憶手段は同一機能または非同一機能を有することを特徴とする画像形成システム。
請求項１記載の画像形成システムにおいて、制御手段は、入力されたパスワード対応した印刷データの印刷出力完了後、当該印刷データを削除する機能を有することを特徴とする画像形成システム。