JP2003346073A - 電子帳票システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 容量の小さいコンピュータにも適用容易な電
子帳票システムを提供する。 【解決手段】 システム１を、帳票のフォームデータが
格納されたフォーム情報と、当該帳票に埋め込まれるペ
ージ毎の項目データが格納されたページ情報と、が互い
に関連付けられて格納された電子帳票ファイル１０と、
電子帳票ファイル１０から検索用データを抽出して、帳
票を検索するための検索用データベース１３を作成する
手段と、入力された検索条件により検索用データベース
１３の検索を行い、その結果取得された情報に基づい
て、検索条件に合致する帳票を出力するための、ページ
情報と、ページ情報に関連付けられたフォーム情報と、
を電子帳票ファイル１０から取得して、前記検索条件に
合致する前記帳票を出力する手段と、を有するように構
成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータを用
いて帳票を作成・検索・出力等する電子帳票システムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】電子帳票システムでは、目的とする帳票
を検索する機能を有するのが一般的であり、かかる電子
帳票システムとして、図１４に示すようなものが従来か
ら知られている。このシステムでは、まず、フォーム作
成プログラム１０１を用いて、帳票のフォームデータを
格納したフォームデータファイル１０２を作成する。こ
こで、フォームとは、帳票のページによっては変わらな
い部分を言い、フォームデータとは、フォームに関する
データを言う。次に、検索用データベース作成プログラ
ム１０４を用いて、フォームデータファイル１０２と、
帳票内に埋め込まれる項目データを格納した項目データ
ファイル１０３とから、項目データ及び検索用データを
抽出して、検索用データベース１０５を作成する。ここ
で、項目データは、ページ毎に可変である。そして、検
索・出力プログラム１０６を用いて、検索用データベー
ス１０５から検索条件に合致する項目データを取得し、
一方、その項目データが埋め込まれる帳票のフォームデ
ータをフォームデータファイル１０２から取得して、目
的とする帳票をプリンタ１０７やディスプレイ１０８に
出力する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上記従来の電
子帳票システムでは、項目データファイル１０３に含ま
れるすべての項目データが、検索用データベース１０５
に格納されるため、検索用データベース１０５が大きく
なり過ぎてしまい、容量の小さいコンピュータには適用
困難であるという問題があった。

【０００４】この発明は、上述した問題を解決するもの
であり、容量の小さいコンピュータにも適用容易な電子
帳票システムを提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明の電子帳票システ
ムは、帳票のフォームデータが格納されたフォーム情報
と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目データが格
納されたページ情報と、が互いに関連付けられて格納さ
れた電子帳票ファイルと、前記電子帳票ファイルから検
索用データを抽出して、前記帳票を検索するための検索
用データベースを作成する手段と、入力された検索条件
により前記検索用データベースの検索を行い、前記検索
の結果取得された情報に基づいて、前記検索条件に合致
する前記帳票を出力するための、前記ページ情報と、前
記ページ情報に関連付けられた前記フォーム情報と、を
前記電子帳票ファイルから取得して、前記検索条件に合
致する前記帳票を出力する手段と、を有することを特徴
とする。

【０００６】本発明の電子帳票検索・出力方法は、帳票
のフォームデータが格納されたフォーム情報と、当該帳
票に埋め込まれるページ毎の項目データが格納されたペ
ージ情報と、が互いに関連付けられて格納された電子帳
票ファイルを用い、前記電子帳票ファイルから検索用デ
ータを抽出して、前記帳票を検索するための検索用デー
タベースを作成するステップと、入力された検索条件に
より前記検索用データベースの検索を行い、前記検索の
結果取得された情報に基づいて、前記検索条件に合致す
る前記帳票を出力するための、前記ページ情報と、前記
ページ情報に関連付けられた前記フォーム情報と、を前
記電子帳票ファイルから取得して、前記検索条件に合致
する前記帳票を出力するステップと、を有することを特
徴とする。

【０００７】また、本発明の電子帳票システムは、帳票
のフォームデータが格納されたフォーム情報と、当該帳
票に埋め込まれるページ毎の項目データが格納されたペ
ージ情報と、が互いに関連付けられて格納された電子帳
票ファイルと、前記電子帳票ファイルから抽出された検
索用データが格納された、前記帳票を検索するための検
索用データベースと、入力された検索条件により前記検
索用データベースの検索を行い、前記検索の結果取得さ
れた情報に基づいて、前記検索条件に合致する前記帳票
を出力するための、前記ページ情報と、前記ページ情報
に関連付けられた前記フォーム情報と、を前記電子帳票
ファイルから取得して、前記検索条件に合致する前記帳
票を出力する手段と、を有することを特徴とする。

【０００８】本発明のサーバーは、クライアント装置に
接続可能なサーバーであって、帳票のフォームデータが
格納されたフォーム情報と、当該帳票に埋め込まれるペ
ージ毎の項目データが格納されたページ情報と、が互い
に関連付けられて格納された電子帳票ファイルと、前記
電子帳票ファイルから抽出された検索用データが格納さ
れた、前記帳票を検索するための検索用データベース
と、を有し、前記クライアント装置から送信された検索
条件により前記検索用データベースの検索を行い、前記
検索の結果取得された情報に基づいて、前記検索条件に
合致する前記帳票を出力するための、前記ページ情報
と、前記ページ情報に関連付けられた前記フォーム情報
と、を前記電子帳票ファイルから取得して、前記クライ
アント装置に送信することを特徴とする。

【０００９】本発明の電子帳票検索・送信方法は、帳票
のフォームデータが格納されたフォーム情報と、当該帳
票に埋め込まれるページ毎の項目データが格納されたペ
ージ情報と、が互いに関連付けられて格納された電子帳
票ファイルと、前記電子帳票ファイルから抽出された検
索用データが格納された、前記帳票を検索するための検
索用データベースと、を有してクライアント装置に接続
可能なサーバーを用い、前記サーバーが、前記クライア
ント装置から送信された検索条件により前記検索用デー
タベースの検索を行い、前記検索の結果取得された情報
に基づいて、前記検索条件に合致する前記帳票を出力す
るための、前記ページ情報と、前記ページ情報に関連付
けられた前記フォーム情報と、を前記電子帳票ファイル
から取得して、前記クライアント装置に送信するステッ
プを有することを特徴とする。

【００１０】また、本発明の電子帳票検索・出力方法
は、帳票のフォームデータが格納されたフォーム情報
と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目データが格
納されたページ情報と、が互いに関連付けられて格納さ
れた電子帳票ファイルと、前記電子帳票ファイルから抽
出された検索用データが格納された、前記帳票を検索す
るための検索用データベースと、を有するサーバーに対
して、接続可能なクライアント装置を用い、前記クライ
アント装置が、入力された検索条件を前記サーバーに送
信して、前記検索用データベースの検索を依頼するステ
ップと、前記クライアント装置が、前記検索条件に合致
する前記帳票を出力するための、前記ページ情報と、前
記ページ情報に関連付けられた前記フォーム情報と、を
前記サーバーから受信して、前記検索条件に合致する帳
票を出力するステップと、を有することを特徴とする。

【００１１】本発明の検索用データベース作成プログラ
ムは、コンピュータを、帳票のフォームデータが格納さ
れたフォーム情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎
の項目データが格納されたページ情報と、が互いに関連
付けられて格納された電子帳票ファイルから、検索用デ
ータを抽出して、前記帳票を検索するための検索用デー
タベースを作成する手段として機能させることを特徴と
する。

【００１２】本発明の検索・出力プログラムは、コンピ
ュータを、帳票のフォームデータが格納されたフォーム
情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目データ
が格納されたページ情報と、が互いに関連付けられて格
納された電子帳票ファイルと、前記電子帳票ファイルか
ら、検索用データを抽出することにより作成された検索
用データベースと、を用いて、入力された検索条件によ
り前記検索用データベースの検索を行い、前記検索の結
果取得された情報に基づいて、前記検索条件に合致する
前記帳票を出力するための、前記ページ情報と、前記ペ
ージ情報に関連付けられた前記フォーム情報と、を前記
電子帳票ファイルから取得して、前記検索条件に合致す
る前記帳票を出力する手段として機能させることを特徴
とする。

【００１３】本発明のコンピュータ読み取り可能な記録
媒体は、本発明の検索用データベース作成プログラムま
たは検索・出力プログラムのうち、少なくとも１つ（す
なわち、いずれか一方または両方）のプログラムを記録
したことを特徴とする。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の電子帳票システム
の一実施形態であるシステム１について図面に基づいて
説明する。

【００１５】図１（Ａ) に示すように、システム１は、
パーソナル・コンピュータ（ＰＣとも表記）を用いたス
タンドアロン型システムとして構成されている。システ
ム１には、電子帳票ファイル１０が格納（すなわち記
憶）されており、また、検索用データベース作成プログ
ラム１１と検索・出力プログラム１２とがインストール
されている。そして、システム１が、検索用データベー
ス作成プログラム１１に従って動作することにより、シ
ステム１内には、検索用データベース１３が作成され
る。

【００１６】システム１の動作の概略について図２に基
づいて説明する。システム１は、、検索用データベース
作成プログラム１１に従って、電子帳票ファイル１０か
ら検索用データベース１３を作成する。そして、システ
ム１は、検索・出力プログラム１２に従って、検索用デ
ータベース１３を検索し、その検索結果に基づいて、電
子帳票ファイル１０から後述するフォーム情報及びペー
ジ情報を取得し、プリンタ１４やディスプレイ１５から
帳票を出力（すなわち、印刷または表示）する。すなわ
ち、システム１は、検索用データベース作成プログラム
１１に従って動作することにより、検索用データベース
１３を作成する手段として機能し、また、検索・出力プ
ログラム１２に従って動作することにより、検索条件に
合致する帳票を出力する手段として機能する。なお、電
子帳票ファイル１０は、例えば図２に電子帳票ファイル
１０ａ、１０ｂ、１０ｃと示すように、システム１内に
複数存在し得るが、これらについて特に区別せず、すべ
て電子帳票ファイル１０と表記することもある。

【００１７】次に、電子帳票ファイル１０について説明
する。電子帳票ファイル１０には、図３に示すように、
ファイル情報、複数のフォーム情報、複数のページ情報
が格納されている。ファイル情報とは、その電子帳票フ
ァイルに関する情報であり、使用する（すなわち、その
電子帳票ファイルに格納されている）フォームの数、各
フォームの名前（フォーム名、すなわち、フォームデー
タファイル名）、各フォーム情報のサイズ、格納されて
いるページ情報の数（ページ数）、各ページ情報のサイ
ズ等が格納されている。このように、フォーム名をファ
イル情報に格納することにより、ファイル情報とフォー
ム情報とは互いに関連付けられている。

【００１８】ここで、フォームとは、帳票のページが変
わっても不変の部分を言い、図４のフォーム設計例に示
すように、例えば「御見積書」等の文字や罫線その他の
図形等で構成される。そして、フォームを構成する文字
のデータ（例えば、位置、文字コード、フォント等）や
図形のデータ（例えば、図形の種類、位置、大きさ、線
の種類等）等は、フォームデータとしてフォームデータ
ファイル２２に格納される。

【００１９】また、図４に示す項目欄３１は、帳票の出
力の際にページ毎に可変な項目データが埋め込まれる部
分である。すなわち、フォーム設計時には、項目欄３１
には（繰り返し部分３１ｇを除き）＆、＃等の記号が表
示されるが、帳票の出力の際には、該当する項目データ
が表示・印刷される。図４の例では、項目欄３１とし
て、見積番号欄３１ａ、年欄３１ｂ、月欄３１ｃ、日欄
３１ｄ、顧客欄３１ｅ、件名欄３１ｆ等が設けられてい
る。これら項目欄３１の位置、埋め込まれる項目データ
の型、桁数等の属性は、帳票のページが変わっても不変
であり、これら項目欄３１の属性データは、フォームデ
ータとしてフォームデータファイル２２に格納される。
フォーム設計時に各項目欄３１に付された項目名も、項
目欄３１の属性データとしてフォームデータファイル２
２に格納される。

【００２０】フォーム情報には、上記のようなフォーム
データファイル２２の内容が格納されている。

【００２１】ページ情報とは、帳票のページ毎の情報で
ある。１つのページ情報には、図３に示すように、帳票
１ページ分に埋め込まれるすべての項目データが、各項
目データが埋め込まれる各項目欄３１の項目名と対にさ
れて格納されている。また、ページ情報には、そのペー
ジ情報に対して使用されるフォーム情報（すなわち、そ
のページ情報内の項目データが埋め込まれるべき帳票の
フォームデータが格納されているフォーム情報）のフォ
ーム番号又はフォーム名が格納されており、これによ
り、ページ情報と、そのページ情報に対して使用される
フォーム情報とが関連付けられている。

【００２２】図５は、図４に示す項目欄３１に項目デー
タが埋め込まれた例である。図５では、見積番号欄３１
ａに「０２００１０３」、年欄３１ｂに「２００２」、
月欄３１ｃに「７」、日欄３１ｄに「１４」、顧客欄３
１ｅに「株式会社ＡＢＣＤ」、件名欄３１ｆに「製品御
購入」と埋め込まれている。ここで、項目データはペー
ジ毎に可変であるので、次ページ（次の見積書）では、
例えば、見積番号欄３１ａに「０２００１０４」、顧客
欄３１ｅに「株式会社ＥＦＧＨ」と埋め込まれる等、図
５とは異なる項目データが埋め込まれ得る。

【００２３】また、図６は、ある電子帳票ファイル１０
に格納されている情報の関連を示すイメージ図である。
図６の電子帳票ファイル１０では、フォーム情報として
「見積書フォーム」、「納品書フォーム」が格納され、
「見積書フォーム」に関連付けられたページ情報として
「見積データ１」、「見積データ２」、「見積データ
３」が格納され、「納品書フォーム」に関連付けられた
ページ情報として「納品データ１」、「納品データ
２」、「納品データ３」が格納されている。そして、
「見積書フォーム」と「見積データ１」とにより、見積
書のあるページ（例えば１ページ目）が出力され、「見
積書フォーム」と「見積データ２」とにより、見積書の
他のページ（例えば２ページ目）が出力され、「見積書
フォーム」と「見積データ３」とにより、見積書のさら
に他のページ（例えば３ページ目）が出力される。納品
書についても同様である。

【００２４】次に、電子帳票ファイル１０が作成される
までの流れについて、説明する。

【００２５】ユーザは、コンピュータ（このコンピュー
タは、システム１のコンピュータと同じであってもよい
し、異なっていてもよい。）にインストールされたフォ
ーム作成プログラム２１（図２参照）を起動する。する
と、コンピュータのディスプレイ上に図７に示すような
フォーム作成画面が表示されるので、ユーザは、この画
面上で帳票のフォームを設計する。すなわち、ユーザ
は、ページが変わっても不変な文字や罫線等の他、項目
欄３１を設定する。１つのフォーム中に項目欄３１は複
数設定できる。なお、ユーザは、各項目欄３１の位置、
桁数等はフォーム設計ウィンドウ３３で設定し、項目名
等はプロパティウィンドウ３２で設定する。図７の例で
は、設定中の項目欄３１の項目名を「顧客」と定めてい
る。かかるフォーム作成プログラム２１は公知であるの
で、詳しい説明は省略する。

【００２６】フォームの設計後、ユーザが、ファイルへ
の保存を指示すると、コンピュータは、設定されたフォ
ームのフォームデータを格納したフォームデータファイ
ル２２ａ（図２参照）を作成する。同様にして、コンピ
ュータは、他のフォームデータが格納されたフォームデ
ータファイル２２ｂ、２２ｃを作成する。なお、フォー
ムデータファイル２２ａ、２２ｂ、２２ｃについて特に
区別せず、すべてフォームデータファイル２２と表記す
ることもある。

【００２７】次に、ユーザは、コンピュータ（このコン
ピュータは、システム１のコンピュータ、または、フォ
ーム作成プログラム２１をインストールしたコンピュー
タと、同じであってもよいし、異なっていてもよい。）
にインストールされた電子帳票ファイル作成プログラム
２４（図２参照）を起動し、フォームデータファイル２
２と項目データファイル２３とを読み込ませて、コンピ
ュータに電子帳票ファイル１０を作成させる。

【００２８】項目データファイル２３とは、帳票に埋め
込まれる項目データが格納されたファイルであり、テキ
ストファイル、表形式のファイル、データベース等、種
々の形式を取り得る。項目データファイル２３も、例え
ば図２に項目データファイル２３ａ、２３ｂ、２３ｃと
示すように、複数存在し得るが、これらを特に区別せ
ず、すべて項目データファイル２３と表記することもあ
る。以下、図８〜図１０に基づいて、電子帳票ファイル
作成処理について説明する。

【００２９】ユーザは、電子帳票作成プログラム２４を
起動し、ディスプレイ上に表示された画面において、電
子帳票ファイル名を入力し（図８のＳ１０）、フォーム
データファイル名を入力する（Ｓ１１）。すると、コン
ピュータは、フォーム情報格納処理を行う（Ｓ１２）。
以下、フォーム情報格納処理について、図９に基づいて
説明する。

【００３０】コンピュータは、入力された電子帳票ファ
イル名を持つ電子帳票ファイル１０が存在しているか否
かを判断し（図９のＳ１２１）、存在していなければ電
子帳票ファイルを新規に作成する（Ｓ１２２）。そし
て、入力されたフォームデータファイル名を持つフォー
ムデータファイル２２の内容を、電子帳票ファイルのフ
ォーム情報に格納する（Ｓ１２５）。また、フォームデ
ータファイル名やフォーム情報のサイズを、電子帳票フ
ァイルのファイル情報に格納する。

【００３１】また、入力された電子帳票ファイル名を持
つ電子帳票ファイルが存在している場合は、その電子帳
票ファイルを開き（Ｓ１２３）、入力されたフォームデ
ータファイル名を持つフォームデータファイル２２の内
容が格納されているか否かを判断する（Ｓ１２４）。そ
して、フォームデータファイル２２の内容が格納されて
いない場合には、上記と同様にフォームデータファイル
２２の内容をフォーム情報に格納するとともに、ファイ
ル名等をファイル情報に格納し（Ｓ１２５）、すでにフ
ォームデータファイル２２の内容が格納されている場合
には、格納を行わない。

【００３２】以上のようにフォーム情報格納処理を終え
たコンピュータ１は、ページ情報格納処理を行う（図８
のＳ１３）。以下、ページ情報格納処理について、図１
０に基づいて説明する。コンピュータは、データソース
として指定された項目データファイル２３から、１ペー
ジ分の項目データを取得し（Ｓ１３１）、項目データが
あるか否かを判断する（Ｓ１３２）。そして、項目デー
タがあれば、取得した１ページ分の項目データを各項目
毎に分けて、電子帳票ファイル１０のページ情報として
追加し（Ｓ１３４）、次のページの処理へ移る（Ｓ１３
５）。なお、ページ情報には、ステップＳ１１（図８参
照）で入力されたフォームデータファイル２２のファイ
ル名（すなわちフォーム名）、または、そのフォームデ
ータファイル２２に付されたフォーム番号も格納され
る。また、ファイル情報内のページ数が更新され、ペー
ジ情報のサイズがファイル情報に格納される。以上の処
理を全ページ分繰り返し、項目データがなくなれば（Ｓ
１３２）、処理を終える。これにより、電子帳票ファイ
ル１０が作成される。

【００３３】電子帳票ファイル１０の作成処理につい
て、より具体的に説明するために、２００２年度の見積
書の電子帳票ファイル１０ａ（図２参照）を新規作成す
る場合を例にとって説明する。フォームデータファイル
２２ａには見積書、フォームデータファイル２２ｂには
納品書、フォームデータファイル２２ｃには請求書のフ
ォームデータが、それぞれ格納されており、また、項目
データファイル２３ａ、２３ｂ、２３ｃには、それぞ
れ、２０００年、２００１年、２００２年と、年度別に
データが格納されているものとする。

【００３４】ユーザが新規作成する電子帳票ファイル１
０ａのファイル名を入力し（図８のＳ１０）、見積書の
フォームデータファイル２２ａのファイル名「見積書フ
ォーム」を入力すると（Ｓ１１）、コンピュータは、フ
ォームデータファイル２２ａの内容を、新規作成した電
子帳票ファイル１０ａの１番目のフォーム情報に格納
し、フォーム１の名前として「見積書フォーム」を、フ
ォーム情報１のサイズとしてフォームデータファイル２
２ａのサイズを、ファイル情報に格納する（Ｓ１２）。

【００３５】次に、コンピュータは、使用するフォーム
番号（またはフォーム名）として、その電子帳票ファイ
ル１０内でフォームデータファイル２２ａに付されたフ
ォーム番号「１」（またはフォーム名「見積書フォー
ム」）を、ページ情報に格納する。そして、コンピュー
タは、２００２年度の項目データファイル２３ｃから、
項目データを取得する。ここで、項目データファイル２
３ｃはＥｘｃｅｌ（商標または登録商標）等の表計算プ
ログラムで作成された表形式のファイルであり、表の１
行が１ページ分の項目データに相当するものとする。コ
ンピュータは、１行分の項目データを取得して列毎に分
け、その項目データが埋め込まれる項目欄３１の項目名
と対にして、ページ情報に格納する。コンピュータは、
かかる項目データの格納処理を、表の全行について繰り
返す（Ｓ１３）。

【００３６】以上のようにして、２００２年度の見積書
の電子帳票ファイル１０ａが作成される。同様にして、
フォームデータファイル２２ｂと項目データファイル２
３ｃとから、２００２年度の納品書の電子帳票ファイル
１０ｂが作成され、フォームデータファイル２２ｃと項
目データファイル２３ｃとから、２００２年度の請求書
の電子帳票ファイル１０ｃが作成される。

【００３７】ここで、フォームデータファイル２２ａと
項目データファイル２３ａ、２３ｂ，２３ｃとから、２
０００〜２００２年度の見積書の電子帳票ファイル１０
ａを作成し、フォームデータファイル２２ｂと項目デー
タファイル２３ａ、２３ｂ，２３ｃとから、２０００〜
２００２年度の納品書の電子帳票ファイル１０ｂを作成
し、…というように、複数年度についての帳票別の電子
帳票ファイル１０を作成してもよい。また、フォームデ
ータファイル２２ａ、２２ｂ、２２ｃと項目データファ
イル２３ａとから、見積書・納品書・請求書についての
２０００年度の電子帳票ファイル１０ａを作成し、フォ
ームデータファイル２２ａ、２２ｂ、２２ｃとの項目デ
ータファイル２３ｂとから、見積書・納品書・請求書に
ついての２００１年度の電子帳票ファイル１０ｂを作成
し、…というように、複数種の帳票についての年度別の
電子帳票ファイル１０を作成してもよい。すなわち、ユ
ーザは、任意の単位で電子帳票ファイル１０を作成する
ことができる。

【００３８】次に、システム１の動作について説明す
る。まず、検索用データベース１３を作成する処理につ
いて、図１１に基づいて説明する。

【００３９】ユーザは、電子帳票ファイル１０のうちの
必要なもののみをシステム１に導入（格納）し、検索用
データベース作成プログラム１１を起動する。システム
１は、電子帳票ファイル１０を読み込み（Ｓ２０）、電
子帳票ファイル１０があれば（Ｓ２１）、その中から１
ページ分のページ情報を読み込み（Ｓ２２）、ページ情
報があれば（Ｓ２３）、その中から検索用データとし
て、対になった項目名と項目データを取り出す（Ｓ２
４）。そして、項目名と項目データがあれば（Ｓ２
５）、その項目名と項目データ、読み込んだページ情報
のページ番号（電子帳票ファイル１０内で付された番
号）、及び、読み込んだ電子帳票ファイル１０のファイ
ル名、を１つのレコードにまとめて、検索用データベー
ス１３に格納（すなわち登録）する（Ｓ２６）。

【００４０】そして、システム１は、次の項目名と項目
データの処理へ移り（Ｓ２７）、次の項目名と項目デー
タを取り出す（Ｓ２４）。項目名と項目データがなくな
れば（Ｓ２５）、次のページの処理へ移り（Ｓ２８）、
次の１ページ分のページ情報を読み込む（Ｓ２２）。ペ
ージ情報がなくなれば（Ｓ２３）、次の電子帳票ファイ
ル１０の処理へ移り（Ｓ２９）、次の電子帳票ファイル
１０を読み込む（Ｓ２０）。電子帳票ファイル１０がな
くなれば（Ｓ２１）、処理を終える。

【００４１】以上の処理により、検索用データベース１
３が作成され、検索用データベース１３内には、項目デ
ータ、その項目データと対になった項目名、その項目デ
ータが存在しているページ情報のページ番号、及び、そ
のページ情報が存在している電子帳票ファイル１０のフ
ァイル名、を含むレコードが、システム１内のすべての
電子帳票ファイル１０のすべての項目データについて存
在することとなる。

【００４２】次に、以上のようにして作成された検索用
データベース１３を用いて、帳票を検索・出力する処理
について、図１２及び図１３に基づいて説明する。

【００４３】ある項目データが存在する帳票を検索・出
力する場合、ユーザは、検索・出力プログラム１２を起
動し、その項目データを検索キーワードとして入力する
（図１２のＳ３１）。（すなわち、「その項目データが
存在すること」を検索条件として入力することとな
る。）すると、システム１は、入力されたキーワードと
一致するものを、検索用データベース１３に格納されて
いる項目データの中から検索する（Ｓ３２）。そして、
一致する項目データを含むレコードがあれば（Ｓ３
３）、一致する項目データを含むすべてのレコードか
ら、電子帳票ファイル１０のファイル名とページ番号を
取り出す（Ｓ３４）。（かかるファイル名とページ番号
が、検索の結果取得される情報となる。）一方、システ
ム１は、一致する項目データを含むレコードがなければ
（Ｓ３３）、処理を終える。

【００４４】システム１は、取り出したファイル名及び
ページ番号に基づいて、帳票をディスプレイ１５の画面
に表示し、または、プリンタ１４から印刷出力する（Ｓ
３５）。すなわち、取り出したファイル名を持つ電子帳
票ファイル１０（以下、該当ファイル１０）から、取り
出したページ番号が付されたページ情報を取得する。そ
して、取得したページ情報から、使用するフォーム情報
のフォーム番号（またはフォーム名）を取得し、そのフ
ォーム番号（またはフォーム名）に基づいて、該当ファ
イル１０から、使用するフォーム情報を取得する。そし
て、取得したフォーム情報により帳票のフォームを形成
し、その帳票の項目欄３１に、取得したページ情報から
該当する（すなわち、項目名が一致する）項目データを
取得して埋め込むことにより、帳票を表示または出力す
る。

【００４５】これにより、検索キーワードとして入力さ
れた項目データがいずれかの項目欄３１に埋め込まれて
いる帳票が、すべて出力されることとなる。例えば、検
索キーワードを「株式会社ＡＢＣＤ」とすれば、「株式
会社ＡＢＣＤ」という項目データがいずれかの項目欄３
１に埋め込まれている帳票が、すべて出力されることと
なる。

【００４６】また、ある項目名の項目欄３１に、ある項
目データが存在する帳票を検索・出力する場合、ユーザ
は、検索・出力プログラム１２を起動し、その項目名を
検索項目名として入力し（図１３のＳ４１）、その項目
データを検索キーワードとして入力する（Ｓ４２）。
（すなわち、「その項目名の項目欄３１に、その項目デ
ータが存在すること」を検索条件として入力することと
なる。）すると、システム１は、入力された項目名及び
キーワードと一致するものを、検索用データベース１３
に格納されている項目名及び項目データの中から検索す
る（Ｓ４３）。そして、一致する項目名及び項目データ
を含むレコードがあれば（Ｓ４４）、一致する項目名及
び項目データを含むすべてのレコードから、電子帳票フ
ァイル１０のファイル名とページ番号を取り出す（Ｓ４
５）。一方、システム１は、一致する項目名及び項目デ
ータを含むレコードがなければ（Ｓ４４）、処理を終え
る。そして、システム１は、取り出したファイル名及び
ページ番号に基づいて、上記と同様にして、帳票をディ
スプレイ１５の画面に表示し、または、プリンタ１４か
ら印刷出力する（Ｓ４６）。

【００４７】これにより、検索項目名として入力された
項目名の項目欄３１に、検索キーワードとして入力され
た項目データが埋め込まれているような帳票がすべて出
力されることとなる。例えば、検索項目名を「顧客」と
し、検索キーワードを「株式会社ＡＢＣＤ」とすれば、
項目名が「顧客」の項目欄３１に、「株式会社ＡＢＣ
Ｄ」という項目データが埋め込まれているような帳票が
すべて出力されることとなる。

【００４８】以上のように、システム１は、電子帳票フ
ァイル１０、検索用データベース作成プログラム１１、
及び、検索・出力プログラム１２を導入するだけで構築
できる。すなわち、電子帳票ファイル１０と２つのプロ
グラムをコンピュータに導入するだけで、容易に電子帳
票システムを構築することができる。

【００４９】しかも、電子帳票ファイル１０は任意の単
位で作成でき、電子帳票ファイル１０を作成するコンピ
ュータと、導入先のコンピュータであるシステム１と
は、分離可能であるので、導入先のコンピュータには、
必要な電子帳票ファイル１０のみを導入すればよい。し
たがって、導入先のコンピュータの容量が小さくても、
それに応じた電子帳票システムを構築することができ
る。

【００５０】そして、システム１は、導入された電子帳
票ファイル１０から、その場で検索用データベース１３
を作成するので、予め検索用データベース１３を導入し
ておく必要がない。しかも、導入された電子帳票ファイ
ル１０から検索用データを抽出するので、検索用データ
ベース１３には、システム１で扱う帳票を検索するのに
必要な検索用データのみが格納されることとなり、検索
用データベース１３を小さいものにすることができるの
で、導入先のコンピュータの容量が小さくても、適用可
能である。

【００５１】また、１つのデータベースに、フォームデ
ータ、ページデータ（ページ毎の項目データ）、検索用
データ等、帳票の検索・出力に必要な情報をすべて登録
する方法に比べ、システム１のように、電子帳票ファイ
ル１０の中には、フォーム情報、ページ情報を入れ、検
索用データベース１３には、検索用データのみを登録す
る方法は、次のような利点がある。すなわち、前者方法
では、データベースが巨大化してしまい、これを回避す
るため、データベースを分割すると、例えば、年度別に
分割した場合には他の年度の検索ができない等、検索に
支障が出てしまう。一方、後者方法では、検索用データ
ベース１３に登録されるのは検索用データのみであるた
め、検索用データベース１３の巨大化は起こらず、しか
も、システム１に導入された電子帳票ファイル１０を検
索するための検索用データはすべて登録されるため、検
索に支障を生じない。

【００５２】なお、本発明の電子帳票システムは、図１
（Ｂ）に示すようなクライアント・サーバー型のシステ
ムとして構成することもできる。図１（Ｂ）に示す電子
帳票システムでは、サーバー２と、ＬＡＮやインターネ
ット等によりサーバー２に接続された複数のクライアン
ト装置（クライアントＰＣ）３とを備えている。サーバ
ー２には、電子帳票ファイル１０が導入され、検索用デ
ータベース作成プログラム１１がインストールされてい
る。そして、サーバー２は、作成された検索用データベ
ース１３を有している。また、クライアント装置３に
は、検索・出力プログラム１２０がインストールされて
いる。そして、クライアント装置３は、検索・出力プロ
グラム１２０に従って、入力された検索条件をサーバー
２に送信し、サーバー２に検索用データベース１３の検
索を依頼する。サーバー２は、受信した検索条件により
検索用データベース１３を検索して、その結果取得した
情報に基づいて、検索条件に合致する帳票を出力するた
めの、ページ情報と、そのページ情報に関連付けられた
フォーム情報とを、電子帳票ファイル１０から取得し
て、クライアント装置３に送信する。クライアント装置
３は、検索・出力プログラム１２０に従って、受信した
ページ情報とフォーム情報とにより、検索条件に合致し
た帳票を出力する。

【００５３】また、システム１では、１つの電子帳票フ
ァイル１０を１つのファイルで構成したが、１つの電子
帳票ファイル１０を、複数のファイルで構成してもよ
い。例えば、フォーム情報と、そのフォーム情報を使用
するページ情報とを、別々のファイルに格納し、それら
のファイルで１つの電子帳票ファイル１０を構成するこ
ととしてもよい。ただし、１つの電子帳票ファイル１０
を１つのファイルで構成すれば、フォーム情報とページ
情報の関連付けが簡単であり、導入の際にも便利であ
る。

【００５４】また、検索用データベース１３に、電子帳
票ファイル１０のフォーム情報から抽出したデータも格
納し、フォーム情報も検索できるように構成してもよ
い。例えば、電子帳票ファイル名、フォーム番号、及
び、フォーム名を含むレコードを、検索用データベース
１３に登録すれば、フォーム番号またはフォーム名によ
り、フォーム情報を検索でき、さらに、そのフォーム情
報を使用するページ情報が検索できることとなり、その
フォーム番号またはフォーム名のフォームを有する帳票
をすべて出力できることとなる。すなわち、電子帳票フ
ァイルから抽出する検索用データは、上記したものに限
られず、入力できる検索条件も、上記したものに限られ
ない。

【００５５】また、検索用データベース１３の構成も上
記した関係型データベース（リレーショナル・データベ
ース）に限られず、階層型データベース、ネットワーク
型データベース等、種々の構成を取り得る。

【００５６】また、検索用データベース１３を予め作成
しておいて、検索用データベース１３、電子帳票ファイ
ル１０、検索・出力プログラム１２を導入することによ
り、本発明の電子帳票システムを構築することとしても
よい。

【００５７】すなわち、特許請求の範囲を逸脱しない範
囲で、本発明は種々の実施形態を取り得る。

【００５８】

【発明の効果】本発明によれば、電子帳票ファイルは、
帳票のフォームデータとその帳票に埋め込まれる項目デ
ータとの両方が格納されているので、他の電子帳票ファ
イルから独立させて扱うことができる。したがって、電
子帳票システムを構築しようとするコンピュータに、必
要な電子帳票ファイルのみを導入することができるの
で、容量の小さいコンピュータであっても電子帳票シス
テムを構築することができる。また、電子帳票ファイル
を導入し、検索用データベース作成プログラム及び検索
・出力プログラムをインストールするだけで、容易に電
子帳票システムを構築することができる。そして、その
電子帳票システムで扱う帳票を検索するのに必要な検索
用データのみが、検索用データベースに格納されるの
で、検索用データベースを小さいものにすることがで
き、容量の小さいコンピュータにも適用容易である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子帳票システムのシステム構成の概
略図であり、（Ａ）は、スタンドアロン型である一実施
形態を示し、（Ｂ）は、クライアント／サーバー型の他
の実施形態を示す。

【図２】本発明の電子帳票システムの一実施形態におけ
る処理、及び、電子帳票ファイル作成までの処理の流れ
を示す図である。

【図３】電子帳票ファイルの構成例を示す図である。

【図４】帳票のフォーム設計例である。

【図５】図４の帳票に項目データが埋め込まれた例であ
る。

【図６】ある電子帳票ファイルに格納されているファイ
ル情報、フォーム情報、ページ情報の関連を示すイメー
ジ図である。

【図７】フォーム作成画面の一例である。

【図８】電子帳票ファイル作成処理のフローチャートで
ある。

【図９】フォーム情報格納処理のフローチャートであ
る。

【図１０】ページ情報格納処理のフローチャートであ
る。

【図１１】検索用データベース作成処理のフローチャー
トである。

【図１２】項目データのみを検索条件とした場合の帳票
検索・出力処理のフローチャートである。

【図１３】項目名と項目データを検索条件とした場合の
帳票検索・出力処理のフローチャートである。

【図１４】従来の電子帳票システムの処理の流れを示す
図である。

【符号の説明】

１…システム（電子帳票システム） ２…サーバー ３…クライアント装置 １０、１０ａ、１０ｂ、１０ｃ…電子帳票ファイル １１…検索用データベース作成プログラム １２…検索・出力プログラム １３…検索用データベース

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 帳票のフォームデータが格納されたフォ
   ーム情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目デ
   ータが格納されたページ情報と、が互いに関連付けられ
   て格納された電子帳票ファイルと、 前記電子帳票ファイルから検索用データを抽出して、前
   記帳票を検索するための検索用データベースを作成する
   手段と、 入力された検索条件により前記検索用データベースの検
   索を行い、前記検索の結果取得された情報に基づいて、
   前記検索条件に合致する前記帳票を出力するための、前
   記ページ情報と、前記ページ情報に関連付けられた前記
   フォーム情報と、を前記電子帳票ファイルから取得し
   て、前記検索条件に合致する前記帳票を出力する手段
   と、 を有することを特徴とする電子帳票システム。
2. 【請求項２】 帳票のフォームデータが格納されたフォ
   ーム情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目デ
   ータが格納されたページ情報と、が互いに関連付けられ
   て格納された電子帳票ファイルを用い、 前記電子帳票ファイルから検索用データを抽出して、前
   記帳票を検索するための検索用データベースを作成する
   ステップと、 入力された検索条件により前記検索用データベースの検
   索を行い、前記検索の結果取得された情報に基づいて、
   前記検索条件に合致する前記帳票を出力するための、前
   記ページ情報と、前記ページ情報に関連付けられた前記
   フォーム情報と、を前記電子帳票ファイルから取得し
   て、前記検索条件に合致する前記帳票を出力するステッ
   プと、 を有することを特徴とする電子帳票検索・出力方法。
3. 【請求項３】 帳票のフォームデータが格納されたフォ
   ーム情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目デ
   ータが格納されたページ情報と、が互いに関連付けられ
   て格納された電子帳票ファイルと、 前記電子帳票ファイルから抽出された検索用データが格
   納された、前記帳票を検索するための検索用データベー
   スと、 入力された検索条件により前記検索用データベースの検
   索を行い、前記検索の結果取得された情報に基づいて、
   前記検索条件に合致する前記帳票を出力するための、前
   記ページ情報と、前記ページ情報に関連付けられた前記
   フォーム情報と、を前記電子帳票ファイルから取得し
   て、前記検索条件に合致する前記帳票を出力する手段
   と、 を有することを特徴とする電子帳票システム。
4. 【請求項４】 クライアント装置に接続可能なサーバー
   であって、 帳票のフォームデータが格納されたフォーム情報と、当
   該帳票に埋め込まれるページ毎の項目データが格納され
   たページ情報と、が互いに関連付けられて格納された電
   子帳票ファイルと、 前記電子帳票ファイルから抽出された検索用データが格
   納された、前記帳票を検索するための検索用データベー
   スと、 を有し、 前記クライアント装置から送信された検索条件により前
   記検索用データベースの検索を行い、前記検索の結果取
   得された情報に基づいて、前記検索条件に合致する前記
   帳票を出力するための、前記ページ情報と、前記ページ
   情報に関連付けられた前記フォーム情報と、を前記電子
   帳票ファイルから取得して、前記クライアント装置に送
   信することを特徴とするサーバー。
5. 【請求項５】 帳票のフォームデータが格納されたフォ
   ーム情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目デ
   ータが格納されたページ情報と、が互いに関連付けられ
   て格納された電子帳票ファイルと、 前記電子帳票ファイルから抽出された検索用データが格
   納された、前記帳票を検索するための検索用データベー
   スと、 を有してクライアント装置に接続可能なサーバーを用
   い、 前記サーバーが、前記クライアント装置から送信された
   検索条件により前記検索用データベースの検索を行い、
   前記検索の結果取得された情報に基づいて、前記検索条
   件に合致する前記帳票を出力するための、前記ページ情
   報と、前記ページ情報に関連付けられた前記フォーム情
   報と、を前記電子帳票ファイルから取得して、前記クラ
   イアント装置に送信するステップを有することを特徴と
   する電子帳票検索・送信方法。
6. 【請求項６】 帳票のフォームデータが格納されたフォ
   ーム情報と、当該帳票に埋め込まれるページ毎の項目デ
   ータが格納されたページ情報と、が互いに関連付けられ
   て格納された電子帳票ファイルと、 前記電子帳票ファイルから抽出された検索用データが格
   納された、前記帳票を検索するための検索用データベー
   スと、 を有するサーバーに対して、接続可能なクライアント装
   置を用い、 前記クライアント装置が、入力された検索条件を前記サ
   ーバーに送信して、前記検索用データベースの検索を依
   頼するステップと、 前記クライアント装置が、前記検索条件に合致する前記
   帳票を出力するための、前記ページ情報と、前記ページ
   情報に関連付けられた前記フォーム情報と、を前記サー
   バーから受信して、前記検索条件に合致する帳票を出力
   するステップと、 を有することを特徴とする電子帳票検索・出力方法。
7. 【請求項７】 コンピュータを、 帳票のフォームデータが格納されたフォーム情報と、当
   該帳票に埋め込まれるページ毎の項目データが格納され
   たページ情報と、が互いに関連付けられて格納された電
   子帳票ファイルから、検索用データを抽出して、前記帳
   票を検索するための検索用データベースを作成する手段
   として機能させるための検索用データベース作成プログ
   ラム。
8. 【請求項８】 コンピュータを、 帳票のフォームデータが格納されたフォーム情報と、当
   該帳票に埋め込まれるページ毎の項目データが格納され
   たページ情報と、が互いに関連付けられて格納された電
   子帳票ファイルと、 前記電子帳票ファイルから、検索用データを抽出するこ
   とにより作成された検索用データベースと、 を用いて、 入力された検索条件により前記検索用データベースの検
   索を行い、前記検索の結果取得された情報に基づいて、
   前記検索条件に合致する前記帳票を出力するための、前
   記ページ情報と、前記ページ情報に関連付けられた前記
   フォーム情報と、を前記電子帳票ファイルから取得し
   て、前記検索条件に合致する前記帳票を出力する手段と
   して機能させるための検索・出力プログラム。
9. 【請求項９】 請求項７または８記載のプログラムのう
   ち、少なくとも１つのプログラムを記録したことを特徴
   とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。