JP2003337813A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 クライアントでの操作により、サーバ側の管
理内容に変更が加わった場合でも、その変更を文書管理
者が容易に知ることができるようにする。 【解決手段】 クライアント１０とサーバ２０とをネッ
トワーク３０で接続しているクライアント−サーバ型の
文書管理システム１において、クライアント１０での操
作により、サーバ２０で管理されるキャビネットに文書
ファイルを収容するなどしてサーバ２０で管理される文
書管理情報が変更されたとき、その変更があったことを
告知する告知手段をサーバ２０に設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、クライアントか
らの文書追加、編集等の操作内容をサーバ側で容易に確
認できるように構成されたクライアント−サーバ型の文
書管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、紙を主体とする文書管理のほ
かに、電子化されたデータ（電子ファイル）による文書
管理が行われている。電子ファイルによる文書管理を行
う場合は、文書管理サーバと文書管理クライアントとを
有するクライアント−サーバ型の文書管理システムを構
成することがある。このような文書管理システムでは、
例えば、文書管理サーバ側でキャビネットを作成してお
き、文書管理クライアント側の操作によりそのキャビネ
ット内にフォルダを追加したり、または既に作成されて
いるフォルダを削除したり、或いはフォルダに文書ファ
イルを収容又は文書ファイルを削除することがあるが、
そのような場合に操作後のキャビネット内の階層構造を
把握し、各文書ファイルが読み書き可能になるようにし
て文書管理を行う。

【０００３】また、従来のクライアント−サーバ型文書
管理システムでは、文書管理サーバ側の文書管理機能に
より、キャビネット毎にそのキャビネット内に収容され
る文書ファイルに割り当て得るファイルの属性に関する
情報（ファイル属性）や、そのファイル属性を登録する
時に利用し得る単語帳を設定可能なものがある。ここ
で、ファイル属性は、文書ファイルを特定するための情
報であって、例えば文書名（「企画書」）や、作成者名
（「Ｏ田」）や、作成日時（「登録日：２００１／１１
／２５」）などである。また、単語帳とは、ファイル属
性を入力して設定する際にその入力作業を支援するため
に登録されている単語（入力支援情報）を登録したリス
トであって、例えば作成者名であれば、作成者名の入力
を想定して、「Ｏ田」、「Ａ川」、「Ｋ林」のように入
力が想定される作成者名の単語を登録したリストであ
り、キャビネット内で共通に使用できるように設定され
ている。なお、この単語帳は、その設定によっては文書
管理サーバの文書管理機能だけではなく、文書管理クラ
イアント側での操作入力により単語を追加することが可
能になっていることがある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上述のような
従来の文書管理システムでは、キャビネットの管理を行
っているにも関わらず、キャビネットまたはそこに収容
されているフォルダ等に何らかの変更が加えられても、
その加えられた変更のうち、文書管理システムの全体に
大きな影響を及ぼす変更、例えば追加されたファイル
数、新たに消費したハードディスク（ＨＤ）の容量等を
簡便に知ることができなかった。また、文書管理サーバ
の単語帳に文書管理クライアント側での操作により単語
が追加可能になっているときは、文書管理クライアント
側での操作により単語が追加されても文書管理サーバの
管理者が気づかないことがあり、文書管理システムを利
用するユーザとその管理者との認識がずれてしまうこと
もあった。

【０００５】この発明は、上記の問題点を解決するため
になされたものであり、クライアント−サーバ型の文書
管理システムにおいて、文書管理クライアントでの文書
ファイルの追加、編集等の操作により、文書管理サーバ
側の文書管理者が管理するキャビネット等の管理内容に
変更が加わった場合でも、その変更を文書管理者が容易
に知ることができるようにすることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は、上記の目的
を達成するため、文書管理クライアントと文書管理サー
バとを有するクライアント−サーバ型の文書管理システ
ムにおいて、上記文書管理サーバで管理される文書管理
情報が上記文書管理クライアントでの操作により変更さ
れたことを告知させる告知手段を上記文書管理サーバに
設けたことを特徴とするものである。この文書管理シス
テムは、上記変更された文書管理情報を編集して一覧可
能に表示させる表示手段を設けたものがよい。また、上
記告知手段を、上記文書管理サーバの管理者毎に区別し
て上記文書管理情報が変更されたことを告知させる手段
とし、上記表示手段を、上記文書管理サーバの管理者毎
に区別して上記変更された文書管理情報を表示する手段
としてもよい。

【０００７】そして、この発明は、文書管理クライアン
トと文書管理サーバとを有するクライアント−サーバ型
の文書管理システムにおいて、上記文書管理クライアン
トと上記文書管理サーバとにより変更可能な入力支援情
報の登録リストが上記文書管理クライアントでの操作に
より変更されたことを告知させる告知手段を上記文書管
理サーバに設けた文書管理システムを提供する。この文
書管理システムは、上記変更された上記入力支援情報を
表示させる表示手段を設けたものが好ましい。また、上
記変更された上記入力支援情報を編集して一覧可能に表
示させる表示手段を設けてもよい。さらに、上記文書管
理クライアントでの操作により変更された上記入力支援
情報をその文書管理クライアントでの操作により変更さ
れていない上記入力支援情報と識別可能に表示させる識
別表示手段を上記文書管理サーバに設けるとよい。そし
て、上記告知手段及び上記表示手段を上記文書管理サー
バの管理者毎に作動させる手段を設けるとよい。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施の形態を図
面に基づいて詳細に説明する。 （第１の実施の形態）図１は、この発明による文書管理
システム１のシステム構成図である。文書管理システム
１は、文書管理クライアント（以下「クライアント」と
いう）１０と、文書管理サーバ（以下「サーバ」とい
う）２０とがネットワーク３０を介して接続されたクラ
イアント−サーバ型文書管理システムである。クライア
ント１０は、表示部１１と、通信部１２と、制御部１３
と、入力部１４とを有している。

【０００９】表示部１１は、後述するキャビネットに収
容されているフォルダや、フォルダに収容されている文
書ファイルの内容などを制御部１３から入力して表示す
る液晶表示ディスプレイ等の表示装置である。通信部１
２は、ネットワーク３０を介してサーバ２０と情報の授
受を行う通信手段である。制御部１３は、入力部１４か
ら入力された文書ファイルの操作内容や後述する単語帳
テーブル３１に関する情報を通信部１２へ入力し、通信
部１２から入力する情報を表示部１１に入力して表示さ
せることによって、ユーザに情報を提示するための制御
を実行する。入力部１４は、ユーザの操作入力にしたが
い文書ファイルの操作に関する情報や、単語帳への単語
の追加、削除等のための情報を制御部１３に入力する。

【００１０】サーバ２０は、表示部２１と、通信部２２
と、制御部２３と、入力部２４及び記憶部２５とを有し
ている。表示部２１は、キャビネット内に収容するため
のフォルダや、フォルダに収容しようとする文書ファイ
ルの内容や、後述する単語帳テーブル３１に登録しよう
とする或いは既に登録されている情報等を表示する液晶
表示ディスプレイ等の表示装置である。通信部２２は、
ネットワーク３０を介してクライアント１０と情報の授
受を行う通信手段である。制御部２３は、通信部２２か
ら入力する情報を記憶部２５に記憶させたり、その情報
により後述する文書管理情報が変更されたことを告知
し、単語帳テーブル３１に登録するための情報を入力部
２４から入力して記憶させたり、単語帳テーブル３１に
登録されている情報を通信部２２に入力し、記憶部２５
に登録されている後述の文書管理情報を編集して表示部
２１に一覧可能に表示させる表示手段としての制御を実
行する。入力部２４は、システム管理者（以下「管理
者」という）の操作入力にしたがって文書ファイルの操
作に関する情報や、単語帳テーブル３１への単語の追
加、削除等のための情報を制御部２３に入力する。記憶
部２５は、制御部の実行するプログラムを記憶するとと
もに、その制御に必要な情報を記憶し、さらに、後述す
る文書テーブル２６、削除文書テーブル２７、単語帳テ
ーブル３１及び変更単語帳テーブル３２を記憶してい
る。なお、入力部２４、表示部２１及び制御部２３、記
憶部２５の一部は図示しないサーバ２０の本体内部では
なく、本体に接続された外部装置に設けてもよい。

【００１１】この文書管理システム１では、例えば図２
に示すように、サーバ２０側の記憶部２５にキャビネッ
ト９０を作成しておいて、クライアント１０の操作によ
りそのキャビネット９０内にフォルダ９２を追加した
り、または既に作成されているフォルダ９１を削除した
り、或いはフォルダ９１に文書ファイル９３，９４，９
５を収容したり文書ファイルを削除することができる。
その場合、制御部２３が操作後のキャビネット９０内の
階層構造を把握して、各文書ファイルが読み書き可能に
なるようにして文書管理を行っている。なお、図２では
キャビネットは１つ示されているが、他にも複数のキャ
ビネットが作成されている。

【００１２】図６（１）は、サーバ２０の記憶部２５に
設けられている文書テーブル２６について、その項目と
その内容の一例をまとめたものである。この文書テーブ
ル２６は、サーバ２０によるキャビネットに収容されて
いる文書ファイルの管理に関する情報で、システム全体
に影響を与え得る情報（以下「文書管理情報」という）
を登録したもので、文書ＩＤ２６ａと、更新日時２６ｂ
と、前回使用ディスク容量２６ｃと、使用ディスク容量
２６ｄと、キャビネットＩＤ２６ｅとを有してなってい
る。文書ＩＤ２６ａは、文書管理システム１において、
各文書ファイルを特定し、一義的に識別するためのコー
ド情報であり、図６では、「ＡＡＡＡＡＡ」，「ＢＢＢ
ＢＢＢ」，「ＣＣＣＣＣＣ」の３つの情報が登録されて
いる。更新日時２６ｂは、各文書ファイルの更新日時が
登録され、文書ＩＤ２６ａが「ＡＡＡＡＡＡ」，「ＢＢ
ＢＢＢＢ」，「ＣＣＣＣＣＣ」のレコードについて、順
にそれぞれ「２００１／１１／２２ １１：０５」，
「２００１／１１／２５ ４：２２」，「２００１／１
１／２８ ２０：５５」の値が登録されている。

【００１３】前回使用ディスク容量２６ｃは、文書ファ
イルを更新する前のディスク使用容量の情報が登録さ
れ、使用ディスク容量２６ｄは、文書ファイルを更新し
た後のディスク使用容量の情報が登録されている。文書
ＩＤ２６ａが「ＡＡＡＡＡＡ」のレコードでは、前回使
用ディスク容量２６ｃの登録がなく使用ディスク容量２
６ｄのみ「１０ＭＢ」が登録されている（すなわち、こ
の文書ファイルは新規作成されたものである）。また、
文書ＩＤ２６ａが「ＢＢＢＢＢＢ」のレコードでは、前
回使用ディスク容量２６ｃに「１ＭＢ」が登録され、使
用ディスク容量２６ｄに「２ＭＢ」が登録されている。
また、文書ＩＤ２６ａが「ＣＣＣＣＣＣ」のレコードで
は、前回使用ディスク容量２６ｃに「３ＭＢ」が登録さ
れ、使用ディスク容量２６ｄに「６ＭＢ」が登録されて
いる。キャビネットＩＤ２６ｅは、文書管理システム１
内で文書ファイルを収容している各キャビネットを一義
的に識別するための情報が登録されていて、文書ＩＤ２
６ａが「ＡＡＡＡＡＡ」，「ＢＢＢＢＢＢ」，「ＣＣＣ
ＣＣＣ」のレコードについて、順にそれぞれ「００
１」，「００１」，「００２」が登録されている。

【００１４】この文書テーブル２６は、後述のようにし
て管理者毎、好ましくはダイアログによる告知を希望す
る管理者毎に作成するとよい。そうすると、文書管理情
報を管理者毎に管理でき、その文書管理情報を編集して
得られる後述の告知ダイアログ２９を管理者毎に変えて
表示することができる。上述した構成を有する文書管理
システム１では、文書テーブル２６、削除文書テーブル
２７を管理者毎に作成している。図６（２）は、記憶部
２５に設けられている削除文書テーブル２７について、
その項目とその内容の一例をまとめたものである。この
削除文書テーブル２７は、クライアント１０の操作によ
り削除された文書ファイルに関する情報を登録したもの
で、文書ＩＤ２７ａと、削除日時２７ｂと、前回使用デ
ィスク容量２７ｃと、キャビネットＩＤ２７ｄとを有し
てなっている。文書ＩＤ２７ａは、文書管理システム１
において、削除された各文書ファイルを特定し、一義的
に識別するためのコード情報であり、図６では、「ＤＤ
ＤＤＤＤ」の１つの情報が登録されている。削除日時２
７ｂは、文書ファイルの削除された日時が登録され、図
６では「２００１／１１／２７ １８：２０」の値が登
録されている。前回使用ディスク容量２７ｃは文書ファ
イルを更新する前のディスク使用容量が登録され、図６
では「３ＭＢ」の値が登録されている。キャビネットＩ
Ｄ２７ｄは、文書管理システム１内で文書ファイルを収
容していたキャビネットを一義的に識別するための情報
が登録されていて、「００１」の値が登録されている。

【００１５】次に、文書管理システムの動作内容につい
て図３〜図５を参照して具体的に説明する。以下の説明
ではクライアント１０におけるユーザの操作によって、
サーバ２０において、キャビネット９０に収容されてい
るフォルダ９１に文書ファイル９３を新規作成する場
合、文書ファイル９４を編集する場合、文書ファイルを
削除する場合のそれぞれに分けて説明する。図３〜図５
は、文書ファイルの新規作成、文書ファイルの編集処
理、文書ファイルの削除処理をそれぞれ行う場合の処理
プロセスの概略を示すプロセスチャートである。なお、
上述の図６は、以下に述べる新規、編集及び削除をした
後の文書テーブル２６、削除文書テーブル２７に対応し
ている。 （文書ファイルの新規作成）クライアント１０において
ユーザが入力部１４を操作し、必要な情報を入力するな
どして制御部１３を作動させて文書作成処理をスタート
させ（Ｐ１）、表示部１１を参照しながら情報を入力
し、文書ファイル９３を新規作成する（Ｐ２）。ここで
作成された文書ファイル９３は、制御部１３が通信部１
２に指示してネットワーク３０を介してサーバ２０に送
信され（Ｐ３）、サーバ２０において既に作成されてい
るキャビネット９０のフォルダ９１に登録して収容され
る。ここで、クライアント１０は処理を終了する（Ｐ
４）。

【００１６】このときサーバ２０は、通信部２２がネッ
トワーク３０を介して文書ファイル９３を受信すると処
理をスタートし（Ｐ５）、制御部２３がその文書ファイ
ル９３に対応して文書ＩＤを新たに作成して、各管理者
（管理者ａ，ｂ・・・）の文書テーブル２６をそれぞれ
参照してその文書ＩＤを追加して更新する（Ｐ６）。こ
こでは、図６（１）の文書ＩＤ２６ａが「ＡＡＡＡＡ
Ａ」のレコードを追加している。また、この文書テーブ
ル２６の更新の際には制御部２３が文書テーブル２６の
該当するレコードに更新日時２６ｂを登録（記録）し、
使用ディスク容量を計算してその計算値を使用ディスク
容量２６ｄに登録し、文書ファイル９３の登録されてい
るキャビネット９０のＩＤをキャビネットＩＤ２６ｅに
登録する。以上をもって処理を終了する（Ｐ７）。

【００１７】（文書ファイルの編集）クライアント１０
においてユーザが入力部１４を操作し、必要な情報を入
力するなどして制御部１３を作動させて文書編集処理を
スタートさせ（Ｐ８）、表示部１１を参照しながら情報
を入力し、キャビネット９０に既に収容されている文書
ファイル９４を呼び出して編集を加えて保存する（Ｐ
９）。このとき、編集保存された文書ファイル９４は、
制御部１３が通信部１２に指示してネットワーク３０を
介してサーバ２０に送信される（Ｐ１０）。ここで、ク
ライアント１０は処理を終了する（Ｐ１１）。一方、サ
ーバ２０では、ネットワーク３０を介して通信部２２が
編集後の文書ファイル９４を受信すると処理をスタート
し（Ｐ１２）、各管理者の文書テーブル２６を参照し
て、編集された文書ファイル９４に対応する既に作成さ
れているレコードを選択して、そのレコードの更新日時
２６ｂを上書きして登録し、使用ディスク容量を計算し
てその計算値を使用ディスク容量２６ｄに上書きして登
録する（Ｐ１３）。以上をもって処理を終了する（Ｐ１
４）。

【００１８】（文書ファイルの削除）クライアント１０
においてユーザが入力部１４を操作し、必要な情報を入
力するなどして制御部１３を作動させて文書削除処理を
スタートさせ（Ｐ１５）、表示部１１を参照しながら情
報を入力し、キャビネット９０に既に収容されている文
書ファイル９５を呼び出して削除する（Ｐ１６）。この
とき、文書ファイル９５を削除する旨の情報が制御部１
３により、通信部１２に指示してネットワーク３０を介
してサーバ２０に送信される（Ｐ１７）。ここで、クラ
イアント１０は処理を終了する（Ｐ１８）。一方、サー
バ２０は、ネットワーク３０を介して通信部２２が文書
ファイル９５を削除する旨の情報を受信すると処理をス
タートし（Ｐ１９）、制御部２３が削除文書テーブル２
７を参照して、文書ファイル９５に対応する文書ＩＤを
新たに作成して各管理者（管理者ａ，ｂ・・・）の削除
文書テーブル２７をそれぞれ参照し、その文書ＩＤを追
加して更新する（Ｐ２０）。ここでは、図６の文書ＩＤ
２７ａが「ＤＤＤＤＤＤ」のレコードを追加している。
また、この削除文書テーブル２７の更新の際には制御部
２３が削除文書テーブル２７の該当するレコードに削除
日時２７ｂを登録し、文書テーブル２６の前回使用ディ
スク容量２６ｃに登録されている前回使用ディスク容量
の情報（３ＭＢ）を読み出して前回使用ディスク容量２
７ｃに登録し、文書テーブル２６のキャビネットＩＤ２
６ｅからキャビネットＩＤ（００１）を読み出してキャ
ビネットＩＤ２７ｄに転記する。続いて、文書テーブル
２６から対応するレコードを削除し（Ｐ２１）、以上を
もって処理を終了する（Ｐ２２）。

【００１９】以上のようにして、クライアント１０から
の操作によってサーバ２０においてキャビネット９０の
文書ファイルの管理に関する変更があった場合、文書管
理システム１では、キャビネット９０に関して変更があ
ったことをサーバ２０において告知するとともに、その
変更の内容を一覧表示して明らかにしている。図７は、
キャビネット９０に変更があったことを告知し、その変
更内容を表示する過程の手順を示すフローチャートであ
る。なお、図７ではステップをＳと略記している。サー
バ２０は、電源投入後に処理をスタートしてステップ１
に進み、管理者（以下の処理では、管理者ａによる処理
を想定している）のログオンによる所定の処理を実行し
てステップ２に進む。これにより、管理者ａがサーバ２
０にアクセスしていることになる。

【００２０】次に、ステップ２に進むと、制御部２３に
よりキャビネット９０を含む各キャビネットを対象にし
て以下の処理を実行する。なお、以下の説明では代表し
てキャビネット９０を例にとって説明するが、他のキャ
ビネットでも同様である。まず、管理者ａの文書テーブ
ル２６において、キャビネット９０に追加されている文
書ファイルに対応するレコード（図６（１）における前
回使用ディスク容量２６ｃが「−」となっている文書、
すなわち文書ＩＤ＝「ＡＡＡＡＡＡＡ」のレコード）の
件数をカウントし、そのカウントした値を告知ダイアロ
グ２９の追加文書数（新規登録文書数）２９ｂに設定す
る。

【００２１】また、管理者ａの文書テーブル２６の更新
日時２６ｂを参照して、そこに設定されている日時を管
理者ａがキャビネット９０に前回ログオンしたときの時
間（前回ログオン時間）と比較し、更新日時２６ｂに設
定されている時間が前回ログオン時間よりも遅いレコー
ドの件数をカウントして告知ダイアログ２９の編集文書
数（更新文書数）２９ｃに設定する（この処理により、
前回のログオン以降において編集により内容が更新され
た文書ファイル数をピックアップする）。また、管理者
ａの削除文書テーブル２７の削除日時２７ｂを参照し
て、そこに設定されている日時を前回ログオン時間と比
較し、削除日時２７ｂに設定されている時間が前回ログ
オン時間よりも遅いレコードの件数をカウントして削除
文書数２９ｄに設定する（この処理により、前回のログ
オン以降に削除された文書ファイル数をピックアップす
る）。

【００２２】そして、管理者ａの文書テーブル２６の前
回使用ディスク容量２６ｃと削除文書テーブル２７の前
回使用ディスク容量２７ｃを参照して、それぞれに設定
されている値を加算して（足し合わせて）、その値を前
回ログオンしたときのディスク容量であるとして、後述
する告知ダイアログ２９の前回使用ディスク容量２９ｆ
に設定する。さらに、管理者ａの文書テーブル２６の各
レコードについて使用ディスク容量２６ｄに設定されて
いる値を加算して（足し合わせて）、その値を同じく使
用ディスク容量２９ｅに設定する。次にステップ３に進
み、管理者ａの文書テーブル２６において、前回使用デ
ィスク容量２６ｃに対し、使用ディスク容量２６ｄに設
定されている値を転記する。続いてステップ４に進み、
管理者ａ用の削除文書テーブ２７を初期化する。さらに
ステップ５に進み、ステップ２で計算して得られた値に
変更があるか否かを判断して、変更がなければ処理を終
了し、変更があればステップ６に進み告知ダイアログ２
９を作成して文書管理情報の変更の存在を告知する。ス
テップ６では、制御部２３がステップ２で計算して得ら
れた値を適宜編集するなどして告知ダイアログ２９を作
成し、それを表示部２１に表示させる。

【００２３】このとき、表示される告知ダイアログ２９
は、例えば図８に示すような内容にすることができる。
この告知ダイアログ２９は、キャビネット名２９ａと、
追加文書数２９ｂと、編集文書数２９ｃと、削除文書数
２９ｄと、使用ディスク容量２９ｅと、前回使用ディス
ク容量２９ｆとが一覧表示されたもので、キャビネット
名２９ａには変更内容を告知するためのキャビネット名
（キャビネット番号）がセットされ、追加文書数２９ｂ
と、編集文書数２９ｃと、削除文書数２９ｄと、使用デ
ィスク容量２９ｅと、前回使用ディスク容量２９ｆに
は、ステップ２で計算により得られた値がそれぞれ設定
されている。

【００２４】文書管理システム１では、以上のような告
知ダイアログ２９をサーバ２０で表示するために必要な
操作変更情報をクライアント１０からサーバ２０に送信
し、サーバ２０がその情報をもとに、文書テーブル２
６、削除文書テーブル２７を更新して告知ダイアログ２
９を作成している。その告知ダイアログ２９には、文書
テーブル２６、削除文書テーブル２７に登録された情報
が編集され一覧表示されている。そのため、文書管理シ
ステム１によれば、ログオンしてきた管理者が前回ログ
オンした後クライアント１０側で行われた操作により文
書管理情報に変更があったことと、その情報の内容を容
易に確認することができる。また、文書テーブル２６、
削除文書テーブル２７が管理者毎に作成され、操作変更
情報による文書テーブル２６、削除文書テーブル２７の
更新及び告知ダイアログ２９の作成も管理者毎に行われ
るので、管理者毎に変更があったことと、操作による変
更の内容を容易に知ることができる。

【００２５】ところで、文書管理システム１では、サー
バ２０の記憶部２５に単語帳テーブル３１が設けられて
いる。この単語帳テーブル３１は、各単語帳に対応して
設けられていて、クライアント１０での操作による単語
帳の変更を管理する情報を登録したリストであって、図
９に示すように、登録単語３１ａとフラグ３１ｂとから
なっている。登録単語３１ａには、入力が想定される単
語が登録され、図９では、「Ｏ田」、「Ａ川」、「Ｔ
谷」の３件の単語が登録されている。フラグ３１ｂは登
録した単語の出所を示すもので、その単語の登録がサー
バ２０によるものか、クライアント１０によるものかを
示す情報が登録されている（「１」がクライアント１０
から、「０」がサーバ２０から登録されたものであ
る）。また、記憶部２５には変更単語帳テーブル３２が
設けられている。この変更単語帳テーブル３２は、シス
テム全体用に設けられ、クライアント１０から変更が加
えられた単語帳を一義的に示す単語帳ＩＤを登録して保
持している。図１０では「１０１０１０Ａ」、「２０２
０２０Ｂ」、「３０３０３０Ｃ」が設定されている。

【００２６】単語帳に対して、クライアント１０の操作
により単語を追加する場合の処理手順は、図１１に示す
ようになる。図１１は、単語帳の一例である単語帳ｃに
単語を追加する場合の処理プロセスの概略を示すプロセ
スチャートである。クライアント１０においてユーザが
入力部１４を操作し、必要な情報を入力するなどして制
御部１３を作動させて文書作成処理をスタートさせ（Ｐ
２３）、表示部１１を参照しながら情報を入力して、単
語帳ｃに単語を追加する編集を実行する（Ｐ２４）。こ
こで編集された単語の情報は、制御部１３が通信部１２
に指示してネットワーク３０を介してサーバ２０に送信
され（Ｐ２５）、一方、サーバ２０はクライアント１０
からの受信を受けて作動し（Ｐ２６）、受信した情報を
もって単語帳ｃへの単語の追加を行い、単語帳テーブル
３１に対して追加された単語に対応するレコードのフラ
グ３１ｂに「１」を設定してフラグを立てる（Ｐ２
７）。なお、クライアント１０は上述の情報の送信をも
って処理を終了する（Ｐ２８）。さらに、サーバ２０は
変更単語帳テーブル３２に変更された単語帳ｃの単語帳
ＩＤを追加登録して（Ｐ２９）、処理を終了する（Ｐ３
０）。

【００２７】以上のようにサーバ２０において単語帳へ
の単語登録等による変更があった場合、文書管理システ
ム１では、その変更があったことをサーバ２０において
告知するとともに、その変更の内容を一覧表示して明ら
かにしている。図１２は、単語帳ｃに変更があったこと
を告知し、その変更内容を一覧表示する過程の手順を示
すフローチャートである。なお、図１２ではステップを
Ｓと略記している。サーバ２０は、電源投入後に処理を
スタートしてステップ１に進み、管理者ａのログオンに
よる所定の処理を実行してステップ２に進む。これによ
り、管理者ａが文書管理サーバにアクセスしていること
になる。

【００２８】次に、ステップ７に進み、管理者ａが表示
部２１の表示を確認しながら入力部２４を操作して単語
帳ｃの編集モードを選択するとステップ８に進む。ここ
では、制御部２３が変更単語帳テーブル３２を参照して
クライアント１０から変更が加えられた（単語の追加登
録が行われた）単語帳の単語帳ＩＤを取得する。続いて
ステップ９に進み、クライアント１０から変更が加えら
れた単語帳があるか否かを判断し、それが存在すればス
テップ１０に進み告知ダイアログ３５を作成して単語帳
ｃの変更の存在を告知し、なければ処理を終了する。ス
テップ１０に進むと、制御部２３がステップ８で得られ
た単語帳ＩＤを適宜編集して告知ダイアログ３５を作成
し、それを表示部２１に表示させ、続くステップ１１で
は、変更単語帳テーブル３２を初期化する。このとき、
表示される告知ダイアログ３５は、例えば図１４に示す
ような内容にすることができる。

【００２９】以上のように、文書管理システム１では、
クライアント１０からの操作で単語帳に変更が有った場
合は、その変更に関連する情報をクライアント１０から
サーバ２０に送信し、サーバ２０が制御部２３により、
その情報をもとにして単語帳テーブル３１、変更単語帳
テーブル３２を更新して告知ダイアログ３５を作成して
いる。その告知ダイアログ３５にはクライアント１０か
らの操作により変更された単語帳の名称が一覧表示され
ている。そのため、文書管理システム１によれば、単語
帳を編集しようとした管理者が、前回単語帳を編集した
後にクライアント１０側の操作でその単語帳が変更され
たことを容易に確認でき、その変更が行われた単語帳も
容易に確認することができる。一方、文書管理システム
１では、単語帳はクライアント１０からの操作だけでな
く、サーバ２０の操作により編集することもできる。図
１３は、サーバ２０の操作による単語帳の編集処理手順
を示すフローチャートである。なお、図１３ではステッ
プをＳと略記している。

【００３０】サーバ２０は、電源投入後に処理をスター
トしてステップ１に進み、管理者ａがログオンしたこと
による所定の処理を実行してステップ１２に進む。これ
により、管理者ａがサーバ２０にアクセスしていること
になる。ステップ１２に進むと、サーバ２０側で単語帳
ｃの編集を要求して単語帳ｃの編集を開始する。続くス
テップ１３に進むと、編集を要求した単語帳ｃを参照し
てその登録単語３１ａを参照する。続いてステップ１４
に進み、その単語帳ｃのフラグ３１ｂを「０」で初期化
する（この初期化は、クライアント１０による操作で追
加された単語に「１」を設定することにより、それ以外
の単語と区別するために行う）。そして、ステップ１５
に進むと、制御部２３が識別表示手段として作動し、フ
ラグ３１ｂのフラグが立っている単語（フラグ３１ｂに
「１」が設定されている単語）をその他の単語（フラグ
が立っていない単語）と着色表示を変えて両者を識別可
能にして、単語帳編集ダイアログ３６を表示部２１に表
示させる。このとき表示される単語帳編集ダイアログ３
６は、図１５に示すような内容とすることができる。こ
こでは、「Ａ川」がフラグに「１」が設定されていた単
語（つまり、クライアント１０により追加された単語）
として、着色表示を変えている。

【００３１】このように、文書管理システム１では、ク
ライアント１０により追加された単語とそれ以外とが識
別可能に表示されるので、特定の単語帳を編集しようと
した管理者が、登録されている単語のうち、前回の編集
時よりも後にクライアント１０の操作で追加された単語
を容易に確認することができる。以上の説明では、単語
帳テーブル３１と変更単語帳テーブル３２とはシステム
内で共通に作成されたものを例にとって説明したが、そ
の両者を管理者毎に作成し、識別表示手段が管理者毎に
作動するように制御部２３を構成してもよい。

【００３２】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
れば、クライアントでの文書ファイルの追加、編集等の
操作により、サーバ側の管理者が管理するキャビネッ
ト、単語帳の内容に変更が加わっても、その変更を管理
者が容易に知ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による文書管理システムのシステム構
成図である。

【図２】サーバに設けられたキャビネットに収容された
フォルダ及び文書ファイルを示す説明図である。

【図３】文書ファイルの新規作成を行う場合の処理プロ
セスの概略を示すプロセスチャートである。

【図４】文書ファイルの編集処理を行う場合の処理プロ
セスの概略を示すプロセスチャートである。

【図５】文書ファイルの削除処理を行う場合の処理プロ
セスの概略を示すプロセスチャートである。

【図６】（１）は文書テーブルについて、その項目とそ
の内容の一例をまとめた表であり、（２）は削除文書テ
ーブルについて、その項目とその内容の一例をまとめた
ものである。

【図７】キャビネットに変更があったことを告知し、そ
の変更内容を表示する過程の手順を示すフローチャート
である。

【図８】告知ダイアログの表示内容の一例を示す図であ
る。

【図９】単語帳テーブルについて、その項目とその内容
の一例をまとめた表である。

【図１０】変更単語帳テーブルについて、その項目とそ
の内容の一例をまとめた表である。

【図１１】単語を追加する場合の処理プロセスの概略を
示すプロセスチャートである。

【図１２】単語帳に変更があったことを告知し、その変
更内容を表示する過程の手順を示すフローチャートであ
る。

【図１３】サーバの操作による単語帳の編集処理手順を
示すフローチャートである。

【図１４】単語帳に加えられた変更内容に関する告知ダ
イアログの表示内容の一例を示す図である。

【図１５】単語帳編集ダイアログの表示内容の一例を示
す図である。

【符号の説明】

１：文書管理システム １０：クライアント ２０：サーバ ３０：ネットワーク １１，２１：表示部 １２，２２：通信部 １３，２３：制御部 １４，２４：入力部 ２５：記憶部 ２６：文書テーブル ２７：削除文書テーブル ３１：単語帳テーブル ２９，３５：告知ダイアログ ３２：変更単語帳テーブル ３６：単語帳編集ダイアログ

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書管理クライアントと文書管理サーバ
   とを有するクライアント−サーバ型の文書管理システム
   において、 前記文書管理サーバで管理される文書管理情報が前記文
   書管理クライアントでの操作により変更されたことを告
   知させる告知手段を前記文書管理サーバに設けたことを
   特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理システムにおい
   て、 前記変更された文書管理情報を編集して一覧可能に表示
   させる表示手段を設けたことを特徴とする文書管理シス
   テム。
3. 【請求項３】 前記告知手段を、前記文書管理サーバの
   管理者毎に区別して前記文書管理情報が変更されたこと
   を告知させる手段とし、前記表示手段を、前記文書管理
   サーバの管理者毎に区別して前記変更された文書管理情
   報を表示する手段としたことを特徴とする請求項２記載
   の文書管理システム。
4. 【請求項４】 文書管理クライアントと文書管理サーバ
   とを有するクライアント−サーバ型の文書管理システム
   において、 前記文書管理クライアントと前記文書管理サーバとによ
   り変更可能な入力支援情報の登録リストが前記文書管理
   クライアントでの操作により変更されたことを告知させ
   る告知手段を前記文書管理サーバに設けたことを特徴と
   する文書管理システム。
5. 【請求項５】 請求項４記載の文書管理システムにおい
   て、 前記変更された前記入力支援情報を表示させる表示手段
   を設けたことを特徴とする文書管理システム。
6. 【請求項６】 請求項４記載の文書管理システムにおい
   て、 前記変更された前記入力支援情報を編集して一覧可能に
   表示させる表示手段を設けたことを特徴とする文書管理
   システム。
7. 【請求項７】 請求項５又は６記載の文書管理システム
   において、 前記文書管理クライアントでの操作により変更された前
   記入力支援情報を該文書管理クライアントでの操作によ
   り変更されていない前記入力支援情報と識別可能に表示
   させる識別表示手段を前記文書管理サーバに設けたこと
   を特徴とする文書管理システム。
8. 【請求項８】 請求項４乃至７のいずれか一項記載の文
   書管理システムにおいて、 前記告知手段及び前記表示手段を前記文書管理サーバの
   管理者毎に作動させる手段を設けたことを特徴とする文
   書管理システム。