JP2003316825A - 階層構造のアドレス帳における組織情報の絞り込み装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】組織階層をもつ宛先情報から宛先データを取得
したい場合、従来は最も上位の組織情報から最も下位の
組織情報を指定しなければ階層構造を一意にできない。 【解決手段】予め同じ深さの組織情報をグループ化し、
任意の階層の組織情報を指定する。図３の宛先データＡ
を階層２，３，１の順に指定して取得する場合、階層２
の「総務部」を選択すると、階層２に「総務部」の組織
情報をもつ階層１の候補「会社１」と「会社２」を残
し、階層３は「勤労課」と「庶務課」を残す。次に階層
３の「庶務課」を選択すると、階層２が「総務部」で階
層３が「庶務課」である階層１の候補は「会社１」と
「会社２」が残る。最後に階層１から「会社１」を選択
すると宛先データＡを取得することができる。この手段
によれば、宛先データＦは階層３の「勤労課」を、また
宛先データＹは階層２の「営業部」を選択するだけで取
得できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子計算機を使用
した電子メールのアドレス帳の参照処理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば、特開平０７−１８３９１０「電
子メール装置」にあるように、階層形式に従って記憶手
段に書込まれた宛先データをこの階層形式に従って読み
出し、この宛先データをそれらに対応するアイコン表示
データに置き換えて階層的に表示する手段が提供されて
いる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】この階層形式に従って
登録する宛先データが大規模な電子メールシステムに適
用される場合、全ての階層形式を一度に表示すると電子
メール装置の利用者にとって取得したい階層情報が見つ
けにくくなる為、一番上位の階層情報から順に下位の階
層情報を展開していき目的とする宛先データを取得する
ことになる。

【０００４】この時、大企業など組織階層が何階層もあ
り、また組織数が多い場合、目的とする宛先データを取
得するには多くの手順を必要とする。また、取得する宛
先データの所属する下位の階層情報が既に分かっている
場合でも、上位の階層から順に階層情報を展開しなけれ
ば目的とする宛先データを取得することができない。本
発明では、任意の階層情報を元にその階層情報の前後の
階層情報を特定していくことにより、目的とする宛先デ
ータを取得しやすくする手段を提供する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】階層構造をもつ宛先デー
タにおいて、任意の深さの階層情報が指定された場合
に、指定された階層情報の上位および下位の階層情報の
候補を絞り込み目的とする宛先データを取得できるよう
にしたものである。

【０００６】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態を図面を用い
て詳細に説明する。機能の構成図を図１に示す。

【０００７】電子メール装置１００は、組織情報処理部
１０１およびメール送信処理部１０２およびアドレス参
照処理部１０３からなり、出力部１０４、ローカル宛先
台帳データベース１０５、参照履歴データベース１０６
が接続されている。電子メール装置１００はネットワー
ク１２０に接続されており、ネットワーク１２０に接続
されるサーバ１１０から宛先データを取得する。

【０００８】サーバ１１０は、電子メール装置１００か
らアドレス情報の取得要求があった場合にアドレス帳デ
ータベース１１１を参照し、組織情報および宛先データ
を提供する。

【０００９】アドレス帳データベース１１１には階層構
造の組織情報および各組織に所属する宛先データを登録
しておく。

【００１０】アドレス参照処理部１０３は、電子メール
装置の利用者からアドレス帳に登録されている組織情報
や宛先データの取得要求があった場合に、サーバ１１０
に対し組織情報や宛先データの取得要求を行う。取得さ
れた組織情報や宛先データは出力部１０４に出力し、取
得した組織情報は組織ＩＤを元に参照履歴データベース
１０６に組織情報が参照されたことを示す情報を設定す
る。設定内容は、図６に示す参照履歴データベース６０
０のアドレス参照履歴情報６０３に１を設定する。ま
た、電子メール装置の利用者からローカル宛先台帳１０
５へ宛先データの登録要求があった場合に、宛先データ
をローカル宛先台帳１０５に登録する。

【００１１】その際、サーバ１１０に登録する宛先デー
タの所属する組織情報の取得要求を行う。取得された組
織情報は組織ＩＤを元に参照履歴データベース１０６に
組織情報が参照されたことを示す情報を設定する。設定
内容は、図６に示す参照履歴データベース６００のロー
カル宛先登録情報６０５に１を設定する。

【００１２】また、アドレス参照処理部１０３は電子メ
ール装置の利用者からローカル宛先台帳１０５からの宛
先データの取得要求があった場合に、ローカル宛先台帳
１０５から宛先データを取得し出力部１０４に出力す
る。アドレス参照処理部１０３は電子メール装置の利用
者の要求により、参照履歴データベース１０６から組織
情報を取得して出力部１０４に出力する。

【００１３】メール送信処理部１０２は、電子メール装
置の利用者からのメール送信要求に対しメール送信処理
を行う。その際、サーバ１１０に対し受信者の所属する
組織情報の取得要求を行う。取得された組織情報は組織
ＩＤを元に参照履歴データベース１０６に組織情報が参
照されたことを示す情報を設定する。設定内容は、図６
に示す参照履歴データベース６００のメール参照履歴情
報６０４に１を設定する。

【００１４】組織情報処理部１０１は、電子メール装置
の利用者からの組織情報の絞り込み要求に対し、組織情
報の絞り込み処理を行い絞り込んだ組織情報を出力部１
０４に出力する。絞り込み要求は次の４つである。
（１）階層構造をもつ組織情報の絞り込み。（２）アド
レス帳データベース１１１から参照したことのある組
織。（３）送信したことのあるメールの宛先データの所
属する組織。（４）ローカル宛先台帳１０５に登録され
ている宛先データの所属する組織。例えば、（３）送信
したことのあるメールの宛先データの所属する組織が絞
り込み条件として指定された場合、組織情報処理部１０
１は、参照履歴データベース６００のメール送信履歴情
報６０４が１になっている組織ＩＤ６０１や組織名６０
２を出力部に出力する。

【００１５】図２は、電子メール利用者から上記（１）
階層構造をもつ組織情報の絞り込みの要求があった場合
に、組織情報処理部１０１の処理手順を示すフローチャ
ートである。

【００１６】図３に示すアドレス帳データベース１１１
の概念図にある宛先データＡを取得する場合に、図４の
ようにグループ化された階層情報を元に階層２の「総務
部」、階層３の「庶務課」、階層１の「会社１」の順に
指定された場合を例にして図２のフローチャートの処理
内容を説明する。

【００１７】まず、ステップ２０１で前回絞り込み処理
を行っている場合に絞り込み状態を初期化する。初期化
する場合、図５に示す階層情報テーブルの５０３、５１
３、５２３の絞り込み情報を０に初期化する。

【００１８】ステップ２０２では電子メール装置の利用
者から指定された絞り込みの基準となる組織情報「総務
部」から、階層２の階層情報テーブル５１０の組織名５
１１の「総務部」に登録されている組織ＩＤ５１２から
組織ＩＤ「000003」と「000006」を取得する。組織ＩＤ
を取得する際「000003」と「000006」の絞り込み情報５
１３をカウントアップする。

【００１９】次に取得した組織ＩＤを元に参照履歴デー
タベース６００の上位組織ＩＤ６０６を参照し上位階層
があるかどうかを調べて上位階層があればステップ２０
３に進む。上位階層がない場合にはステップ２０４に進
む。

【００２０】ステップ２０３では電子メール装置の利用
者から指定された組織名称を元に次の手順で上位組織を
絞り込む。まず取得した組織ＩＤ「000003」から、参照
履歴データベース６００の上位組織ＩＤ６０６から上位
組織ＩＤ「000001」を取得する。階層２の上位階層であ
る階層１の階層情報テーブル５００から、取得した組織
ＩＤ「000001」と組織ＩＤテーブル５０２を比較し、組
織ＩＤの一致した「会社１」の絞り込み情報５０３の絞
り込み情報を０から１にカウントアップする。同様に組
織ＩＤ「000006」についても、上位組織ＩＤ「000002」
を取得し、組織名「会社２」の絞り込み情報５０３をカ
ウントアップする。

【００２１】絞り込みが終わったらステップ２０２に戻
り、さらに上位の組織階層があれば上位階層の組織情報
を絞り込む。２０２と２０３のステップを繰り返して上
位階層がなくなるまで絞り込む。

【００２２】ステップ２０４では電子メール装置の利用
者から指定された組織情報を元に次の手順で下位組織を
絞り込む。まずステップ２０２と同様に組織ＩＤ「0000
03」と「000006」を取得する。次に組織ＩＤ「000003」
から、参照履歴データベース６００の下位組織ＩＤ６０
７から下位組織ＩＤ「000008」を取得する。

【００２３】下位組織があればステップ２０５に進む。
下位組織がない場合にはステップ２０６に進む。

【００２４】ステップ２０５では、取得した組織ＩＤと
階層２の下位階層である階層３の階層情報テーブル５２
０の組織ＩＤテーブル５２２と比較し、該当する「庶務
課」の絞り込み情報５２３の絞り込み情報を０から１に
カウントアップする。下位組織は複数ある場合があるの
で、参照履歴データベース６００の下位組織ＩＤ６０８
以降も参照し、下位組織ＩＤがある場合には、同様に組
織ＩＤ５２２と比較し一致する組織ＩＤ５２３の絞込み
情報をカウントアップする。

【００２５】同様に組織ＩＤ「000006」についても、下
位組織である「勤労課」の組織ＩＤ「000012」と、「庶
務課」の組織ＩＤ「000013」を取得し、絞り込み情報５
２３をカウントアップする。絞り込みが終わったらステ
ップ２０４に戻り、さらに下位の組織階層があればその
階層の組織情報を絞り込む。２０４と２０５のステップ
を繰り返して下位階層がなくなるまで絞り込む。

【００２６】ステップ２０６では絞り込んだ結果を出力
部１０４に出力する。絞り込み結果は、階層情報テーブ
ルの絞り込み情報５０３、５１３、５２３が、絞り込み
回数と同じ場合に、組織名を出力結果とする。

【００２７】上記で説明した例では、階層１について絞
り込み回数１と絞り込み情報が一致する「会社１」「会
社２」が、階層２について「総務部」が、階層３につい
て「勤労課」「庶務課」が絞り込まれた結果として出力
される。

【００２８】次に電子メール装置の利用者が階層３の
「庶務課」を指定すると、階層１について「会社１」
「会社２」が、階層２について「総務部」が、階層３に
ついて「庶務課」の絞り込み情報が２となり、絞り込み
回数２と一致しない、階層３の「勤労課」を除いた結果
となる。

【００２９】最後に電子メール装置の利用者が階層１の
「会社１」を指定すると、階層１について「会社１」
が、階層２について「総務部」（この場合、組織ＩＤ
「000003」が対象）が、階層３について「庶務課」（こ
の場合組織ＩＤ「000008」）に絞りこまれる。

【００３０】尚、階層１から階層３までの全ての階層全
ての絞り込み情報が１つに絞り込まれた場合に、最も下
位の組織に所属する組織ＩＤ「000008」から宛先データ
「Ａ」と「Ｂ」を取得し、絞り込み結果として出力部１
０４に出力する。

【００３１】また、宛先データＹのように最も下位の階
層でない組織情報に所属する宛先データも存在するた
め、最も上位の階層から途中の階層までの全ての階層に
おいて絞り込み候補が１つになっている場合には、それ
らの組織情報に属する宛先データがないかをサーバ１１
０に問い合わせて、宛先データがあれば出力部１０４に
出力する。例えば、宛先データＹを取得する場合、階層
２の「営業部」を指定した時点で、階層１は「会社１」
に絞り込まれ階層３は絞り込みができていないが、宛先
データＹを取得することができる。

【００３２】図３は、アドレス帳データベース１１１に
登録されている階層構造をもつ宛先データの概念図を示
す。尚、各々の組織は組織名が同じかどうかにかかわら
ずユニークな組織ＩＤを割り当てられて管理されてい
る。

【００３３】図４は、電子メール装置の利用者に提供す
る為に、図３に示す例において同じ階層の組織名をグル
ープ化したものである。同一の名称の組織名がある場合
には、グループ化する際に一つにまとめる。また、グル
ープ化する際に５０音順等にソートしておき電子メール
装置の利用者が検索しやすい状態で提供する。

【００３４】図５は、図４に示す例においてグループ化
された階層情報をテーブル化したもので組織情報処理部
１０１が管理する。５０１は組織名で、組織名に対応付
けられた組織ＩＤを５０２に管理する。絞り込み情報５
０３は、実際に絞り込み処理が行われる場合に使用され
る作業領域である。同様に階層２の組織名を５１１に、
対応する組織ＩＤを５１２に管理する。同様に階層３の
組織名を５２１に、対応する組織ＩＤを５２２に管理す
る。尚、このテーブルは組織の階層の数だけ用意して同
様に組織名と対応する組織ＩＤと絞り込み情報を管理す
る。

【００３５】図６は、参照履歴データベース１０６に登
録される組織情報のデータである。組織ＩＤ６０１は各
組織情報に割り当てられるユニークなＩＤで、アドレス
帳データベース１１１で管理される組織ＩＤと同じもの
である。

【００３６】組織名６０２は組織情報に割り当てられる
組織名称である。アドレス参照履歴情報６０３は電子ア
ドレス帳を使用してこの組織が参照されたかを示す情報
である。０は未参照を示し、１は参照を示す。

【００３７】メール送信履歴情報６０４は過去に送信し
たメールの宛先データがこの組織か下位の組織に属して
いるかどうかを示す情報である。０は存在しないことを
示し、１は存在することを示す。

【００３８】ローカル宛先登録情報６０５はローカル宛
先台帳に登録されている宛先データが、この組織か下位
の組織に属しているかどうかを示す情報である。０は存
在しないことを示し、１は存在することを示す。

【００３９】上位組織ＩＤ６０６はこの組織が属してい
る組織の組織ＩＤである。下位組織ＩＤ６０７はこの組
織の下位に属している組織の組織ＩＤ。複数存在する場
合には、６０８、６０９のように必要な分だけ用意され
る。

【００４０】

【発明の効果】本発明により、任意の階層情報を元にそ
の階層情報の前後の階層情報を特定していくことによ
り、目的とする宛先データを取得する手順を少なくする
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る電子メール装置の構成図

【図２】組織情報の絞り込み手順を示すフローチャート
図

【図３】アドレス帳データベース１１１の概念図

【図４】電子メール装置の利用者への各階層の組織情報
の提供イメージ

【図５】階層情報テーブル

【図６】参照履歴データベース１０６の組織情報のレコ
ードを示す図

【符号の説明】

１００…電子メール装置 １０１…アドレス参照処理部 １０２…メール送信処理部 １０３…組織情報処理部 １０４…出力部 １０５…ローカルあて先台帳データベース １０６…参照履歴データベース １１０…サーバ １１１…アドレス帳データベース １２０…ネットワーク

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】階層構造から成る情報を表示するものであ
   って、任意の階層情報を指定する手段と、前記情報が指
   定された場合は、その上下の階層情報を通知する手段を
   有することを特徴とする階層情報の絞り込み装置。
2. 【請求項２】階層構造から成る情報を表示するものであ
   って、任意の検索情報を指定する手段と、前記情報が指
   定された場合は、その検索情報に該当する階層情報を通
   知する手段を有することを特徴とする階層情報の絞り込
   み装置。