JP2003308421A - ビジネスプロセス可視化サービス - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 現状業務を可視的/定量的/定性的に把握およ
び評価できる業務プロセス可視化方法およびシステムを
提供する。 【解決手段】 業務フロー作成手段１０１は、業務プロ
セスに含まれる複数の作業を表したブロックをそれぞれ
の作業単位ごとに作成し、ブロック間を接続し処理の流
れを示すリンク線をブロック間に設ける。そして、入力
された、作業単位ごとの業務コストに関するトランザク
ション情報を作業単位ごとにそれぞれのブロックの周囲
に表示する。業務コスト一覧表作成手段１０２は、入力
されたトランザクション情報に基づいて、業務プロセス
の作業単位，部門，およびプロセスごとの業務コストを
表す業務コスト一覧表を作成する。これらのアウトプッ
トにより、現状業務を可視的/定量的/定性的に把握でき
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ビジネスプロセス
（業務プロセスともいわれる）を可視化する方法および
システムに関し、特に、業務の流れであるフローと、業
務のコストとを合わせて可視化する方法およびシステム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業等においては、経営戦略上の必要性
から、業務を一連の業務プロセスとして捉えて業務分析
を行い、業務プロセスを改善することが行われている。
その際、業務を把握するために業務の流れを表現した業
務フローが作成されている。そして、業務分析に関する
アプローチとしては、ＡＢＭ（活動基準管理），ＡＢＣ
（活動基準原価計算）等が知られている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
業務フローは業務の流れの可視化が主で、定量的に分析
することができなかった。

【０００４】また、お客様にシステム提案時に現状と提
案システムの違いを可視的/定量的/定性的に説明するこ
とを求められてきた。

【０００５】本発明の課題は、現状業務を可視的/定量
的/定性的に把握および評価できる業務プロセス可視化
方法およびシステムを提供することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、業
務の流れを可視化（業務フロー）するとともに、各アク
ティビティ（活動単位）毎にトランザクション情報を持
たせて表現することにより、業務を可視的/定量的/定性
的に評価するようにした。

【０００７】これにより、業務の目的/方法/手順/関係
部門の役割/処理時間/コストを明確化するとともに、改
善後の業務の目的/方法/手順/関係部門の役割/処理時間
/コストを明確化することができる。

【０００８】ここで、トランザクション情報とは、ＡＢ
Ｃコスト情報であり、作業量/作業時間/人件費/割合/頻
度等を含む。ＡＢＣコスト情報とは、ＡＢＣ分析に関す
る情報である。ＡＢＣ分析とは、活動基準原価計算（Ａ
ｃｔｉｖｉｔｙ Ｂａｓｅｄ Ｃｏｓｔｉｎｇ）とい
い、企業活動を活動単位（アクティビティ）に分類し、
どれだけのコスト（必要経費）がかかっているかを定量
的に算出する方法である。具体的には、単価×時間×回
数という計算式を使用して各活動にかかるコストを計算
する手法である。本発明のモデリングシステムにおいて
は、上記３つのパラメータを人件費，作業時間，作業量
として投入することにより、コストの自動算出を行う。
なお、活動単位とは、業務プロセスを構成する個々の作
業単位である。

【０００９】具体的には、本発明は、コンピュータを用
いて業務プロセスを可視化する方法であって、所定の業
務プロセスに含まれる作業をそれぞれの作業単位ごとに
表したブロックを作成するステップと、前記ブロック間
を接続し処理の流れを示すリンク線を前記ブロック間に
設けるステップと、前記作業単位ごとの業務コストに関
するトランザクション情報を入力して、前記ブロックの
それぞれに表示するステップと、を含む業務プロセス可
視化方法を含む。

【００１０】また、前記入力されたトランザクション情
報に基づいて、前記作業単位，部門，および前記所定の
プロセスごとの業務コストを表す業務コスト一覧表を作
成するステップを、さらに含むようにする。

【００１１】さらに、前記ブロックに表される作業の業
務改善が進んでいない場合と、業務改善が進んでいる場
合とで、前記ブロックの色彩を異ならせるステップを、
さらに含むようにする。

【００１２】また、前記ブロックに表される作業の業務
改善の度合を複数の段階に分けて、業務改善の度合が低
い段階から高い段階へ、ブロックの色彩を徐々に変化さ
せるようにしてもよい。例としては、暖色系の色彩から
寒色系の色彩へと変化させる。

【００１３】また、上記方法の発明は、システムの発明
としても成立する。また、上記発明は、コンピュータに
所定の機能を実現させるプログラムまたはそのプログラ
ムを記録した記録媒体としても成立する。

【００１４】また、本明細書における手段は、ハードウ
ェア、ソフトウェアまたはハードウェアおよびソフトウ
ェアの組み合わせにより実現可能である。ハードウェア
およびソフトウェアの組み合わせによる実行は、例え
ば、所定のプログラムを有するコンピュータ・システム
における実行が該当する。

【００１５】そして、１つの手段が有する機能が２つ以
上のハードウェア、ソフトウェアまたはハードウェアお
よびソフトウェアの組み合わせにより実現されても、２
つ以上の手段の機能が１つのハードウェア、ソフトウェ
アまたはハードウェアおよびソフトウェアの組み合わせ
により実現されても良い。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して説明する。

【００１７】図１は、本発明の実施の形態に係るビジネ
スプロセス可視化サービスに用いられるモデリングシス
テムの構成を示すブロック図である。図１に示すよう
に、モデリングシステム１００は、業務フロー作成手段
１０１と、業務コスト一覧表作成手段１０２とを含む。

【００１８】業務フロー作成手段１０１は、業務プロセ
ス内の各アクティビティがトランザクション情報を有す
る業務フローを作成し出力する機能を有する。出力され
た業務フローは、ディスプレイ等に表示され、または/
およびプリンタ等によって印字される。また、業務フロ
ーは、電子データの形式で記憶され、出力され、あるい
は記憶媒体に書込まれてもよい。

【００１９】具体的には、業務フロー作成手段１０１
は、業務プロセスに含まれる複数の作業を表したブロッ
クをそれぞれの作業単位ごとに作成し、ブロック間を接
続し処理の流れを示すリンク線をブロック間に設ける。
そして、入力された、作業単位ごとの業務コストに関す
るトランザクション情報を作業単位ごとにそれぞれのブ
ロックの周囲に表示する。

【００２０】業務コスト一覧表作成手段１０２は、業務
フロー作成段階で入力されたトランザクション情報に基
づいて、各項目を自動集計し、後述するような業務コス
ト一覧表を作成し出力する機能を有する。出力された業
務コスト一覧表は、ディスプレイ等に表示され、または
/およびプリンタ等によって印字される。また、業務コ
スト一覧表は、電子データの形式で記憶され、出力さ
れ、あるいは記憶媒体に書込まれてもよい。

【００２１】具体的には、業務コスト一覧表作成手段１
０２は、入力されたトランザクション情報に基づいて、
業務プロセスの作業単位，部門，およびプロセスごとの
業務コストを表す業務コスト一覧表を作成する。

【００２２】なお、モデリングシステム１００は、一例
として、ＮＥＣソフト株式会社から入手可能なソフトウ
ェア「ＡｃｔｉｖｅＭｏｄｅｌｅｒ（ＴＭ）」をコンピ
ュータ上で実行することによって実現することができ
る。例えば、ＡｃｔｉｖｅＭｏｄｅｌｅｒ（ＴＭ）をパ
ーソナルコンピュータ上で実行させる場合には、キーボ
ード，マウス等の入力デバイスからデータ，指示等が入
力され、ディスプレイ等の表示装置に出力結果が表示さ
れる。

【００２３】（モデリングシステムの動作）次に、上気
のモデリングシステムの動作について、図面を参照して
説明する。ここで、図２は、業務フローの構成要素を説
明するブロック図であり、図３は、各アクティビティの
構成を説明するブロック図であり、図４は、業務フロー
の構成例を説明するブロック図であり、図５は、業務コ
スト一覧表の構成例を説明するブロック図である。

【００２４】まず、[Ａ]業務の流れを部門と役割を考慮
してフロー化する。[B]フロー記述単位は、作業毎にボ
ックスに記述（アクティビティ）し、矢印線（リンク
線）で連結する。

【００２５】例えば、システム担当者が、マウス，キー
ボード等の入力デバイスを用い、ＧＵＩ画面を通してモ
デリングシステムに指示を与える。業務フロー作成手段
１０１は、入力された指示にしたがってボックスとリン
ク線とを作図する。

【００２６】[C]各アクティビティは業務の性格に応じ
て色分けを行う。業務改善が進んでいない作業（ペーパ
ーハンドリング/ペーパータッチ/紙承認）は、暖色・原
色系（オレンジ・ピンク・赤色）の色で表現する。業務
改善が進んでいる作業（基幹システム操作/個人ＰＣ操
作/システム承認）は、寒色系（水色・黄緑色・薄黄
色）の色で表現する。

【００２７】例えば、図２に示されるように、ペーパー
タッチの紙伝票記入等はピンク、ペーパーハンドリング
の出力・保管・送付・受理等はオレンジ、ペーパーワー
クの査閲・承認は赤、システム操作は水色、個別ＰＣ操
作の別途管理等は緑色、システム上の査閲・承認は薄黄
色で表現する。

【００２８】これにより、それぞれのアクティビティの
業務改善度合を視覚的に表すことが可能となる。また、
業務改善が進んでいないアクテビティを容易に識別する
ことができる。

【００２９】[E]業務フローの各アクティビティにトラ
ンザクション情報（ABCコスト情報：作業量/作業時間/
人件費/割合/頻度）を持たせる。

【００３０】例えば、システム担当者は、図３に示され
るように、月間合計時間，月間合計コスト，累積必要人
員，月間作業量，単価，作業時間，必要人員等を個々の
アクティビティ毎に入力する。これらは、各アクティビ
ティの枠の周囲に明記される。これらの手順により、図
４に示されるような業務フロー図が作成される。

【００３１】このような業務フロー図により、「なにを
トリガー」として、「いつ」（どのタイミングで）、
「誰が」、「何を」、どのくらい「時間」を掛けて、
「何のために」、「どうする」。そして作業後に「誰
に」引き継ぐ、という業務の流れとそれらの担当部門と
を一目瞭然とすることができる。また、作業量/割合/頻
度/作業コストも同時に表現することができる。そし
て、フロー情報とコスト情報とを一元管理することがで
きるので、二重の更新作業を不要とすることができる。

【００３２】[F]役割毎/部門毎/フロー全体のトランザ
クション情報を集計する。業務コスト一覧表作成手段１
０２は、トランザクション情報の集計を行い、図５に示
されるような業務コスト一覧表を作成する。

【００３３】図５は、見積業務の業務コスト一覧表を示
すが、活動毎（見積書作成，問合せ受付等）/部門毎
（担当，課長等）/フロー全体のコストが集計されてい
る。

【００３４】このような業務フロー図と業務コスト一覧
表とにより、現状業務の姿を容易に把握することができ
る。

【００３５】（ビジネスプロセス可視化サービスの例）
次に、本発明の実施の形態に係るビジネスプロセス可視
化サービスについて説明する。ビジネスプロセス可視化
サービスとは、概説すれば、現状の仕事を、オフィス効
率化/ペーパーレスの視点で設定した表現ルールによ
り、業務体系表により分類し、その流れを図形/カラー
で表現し、ＡＢＣによりコスト情報を表現したものであ
る。また、業務改革のコンセプトによりＡｃｔｉｖｅＭ
ｏｄｅｌｅｒ（ＴＭ）を利用した方法論でのサービスと
いうこともできる。

【００３６】（概要）次に、ビジネスプロセス可視化サ
ービスの概要を、作業と成果物とに分けて説明する。

【００３７】（作業）お客様の業務担当者に対する現状
業務の流れと業務コスト情報のヒアリングを行い、ヒア
リング情報に基き、フローのモデリング/コストのモデ
リングを実施する。

【００３８】具体的には、ヒアリング情報を元に、（モ
デリングシステムを用いて、）部門/役割を意識して業
務フロー（Ｍａｐ）を作図し、Ｍａｐ上の各アクティビ
ティ毎にコスト情報（作業量/作業時間/割合/頻度等）
を入力し、上記作業を完了すると、（自動集計により）
業務コスト一覧表を完成する。

【００３９】（成果物）上記作業により、以下の成果物
を得ることができる。

【００４０】各アクティビティにトランザクション情報
（ABCコスト情報：作業量/作業時間/人件費/割合/頻
度）を持たせた業務フローと、業務コスト一覧表（これ
らを得るための作業ツールとしてはＡｃｔｉｖｅＭｏｄ
ｅｌｅｒ（ＴＭ）を利用することができる）。

【００４１】上記成果物に基いた業務プロセス分析結果
（ABCコスト情報/費用対効果）（図６を参照）。図６
は、業務プロセス分析結果の一例を示す図であり、「交
通費支払システム」導入改善効果試算（月間比較）を示
す。本発明によれば、システム導入前，導入後，および
改革案のそれぞれのコストを、アクティビティ毎，各部
門毎，あるいはフロー全体として得ることができので、
図示されるように、これらのコストをアクティビティ
毎，各部門毎，あるいはフロー全体を単位として比較し
た分析結果を得ることができる。

【００４２】（ビジネスプロセス可視化サービスの手
順）次に、図面を参照してビジネスプロセス可視化サー
ビスの実施手順を説明する。ここで、図７は、ビジネス
プロセス可視化サービスの実施手順を説明するフローチ
ャートである。

【００４３】まず、お客様が調査対象部門の経営機能を
選択し（ステップ１０ａ）、お客様が対象部門の業務体
系表を作成し（ステップ１０ｂ）、お客様が調査対象業
務を選択する（ステップ１０ｃ）。

【００４４】次に、営業部門がお客様の業務体系表をベ
ースとして、見積・契約を行う（ステップ２０ａ）。そ
して、ビジネスプロセス可視化サービスが開始する（ス
テップ２０ｂ）。

【００４５】お客様とシステム部門が対象業務/ヒアリ
ング対象者/ヒアリングスケジュール等について事前打
合せを行う（ステップ３０ａ）。システム部門が対象業
務ヒアリングに際して、事前準備/予備調査を実施する
（ステップ３０ｂ）。システム部門がお客様の担当者に
業務の流れと業務コスト情報（作業量/作業時間/人件費
/割合/頻度）についてヒアリングを実施する（ステップ
３０ｃ）。

【００４６】システム部門がヒアリング情報に基き、
（作業ツールとしてＡｃｔｉｖｅＭｏｄｅｌｅｒ（Ｔ
Ｍ）を用いて）フローのモデリング/コストのモデリン
グを実施する（ステップ３０ｄ）。システム部門が業務
フローのコスト分析結果に基き、報告書を作成する（ス
テップ３０ｅ）。システム部門がお客様に対して、報告
書の提出とプレゼンテーションを実施する（ステップ３
０ｆ）。

【００４７】（業務プロセス分析手順）次に、本発明に
係る業務プロセス分析手順について、図面を参照して説
明する。ここで、図８は、業務プロセス分析の流れを説
明する流れ図であり、図９は、業務体系表の構成例を説
明する図である。図８に示されるように、本発明に係る
業務プロセス分析手順は、準備段階，現状調査現状分析
段階，改善案立案段階から構成されている。以下、各段
階ごとに順に説明する。

【００４８】まず、業務の棚卸/業務体系表の作成を行
い、図９に示されるような業務体系表を作成する。この
体系表に基づいてビジネスプロセス可視化を行う目的・
範囲を決定する。そして、事前打ち合わせ/事前準備を
行う。ここまでが準備段階である。

【００４９】次に、関係部門のヒアリングを行い、現状
プロセスマップ（業務フロー）作成/ＡＢＣコスト分析
を行う。ここでは、図示されるように、モデリングシス
テム（ＡｃｔｉｖｅＭｏｄｅｌｅｒ（ＴＭ））を用いて
フロー・モデリング/コスト・モデリングを行う。これ
らのモデリングによって得られたアウトプット（業務フ
ローおよび業務コスト一覧表）に基づいて現状業務の実
態を明らかにし、現状の問題点/課題を明確化させる。
ここまでが現状調査現状分析段階である。

【００５０】次に、顕在化した問題点に基づいて、改善
案（提案書）の方向性を検討し、改善案を導き出す。な
お、問題点の明確化と改善案の検討とは、モデリングシ
ステムのアウトプットを活用して作業が行われる。

【００５１】導き出された改善案についても、モデリン
グシステムを用いて改善案プロセスマップ（業務フロ
ー）作成/ＡＢＣコスト分析を行い、アウトプットを現
状業務のものと比較し、差分を求めることで費用対効果
を判断する。そして、改善策（提案書）の作成を行う。
ここまでが、改善案立案段階である。

【００５２】（他の実施の形態）本発明の業務プロセス
可視化方法を用いることにより、以下の他の実施の形態
を実現することができる。

【００５３】可視化された現状業務フローを用いて現状
分析を行い、現状業務を可視的/定量的/定性的に評価す
る。

【００５４】また、現状分析の結果を元にして改善案の
業務フローを作成し、改善効果を可視的/定量的/定性的
に評価し改善案の費用対効果を算出する。

【００５５】さらに、改善案の実施後、再度業務の流れ
を可視化することにより、改善効果の検証を行う。

【００５６】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
可視化された現状業務フロー等を用いて現状分析を行
い、現状業務を可視的/定量的/定性的に評価できる。

【００５７】また、現状分析の結果を元にして改善案の
業務フロー等を作成し、改善効果を可視的/定量的/定性
的に評価し改善案の費用対効果を算出できる。

【００５８】さらに、改善案の実施後、再度業務の流れ
を可視化することにより、改善効果の検証を行うことが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係るビジネスプロセス可
視化サービスに用いられるモデリングシステムの構成を
示すブロック図である。

【図２】業務フローの構成要素を説明するブロック図で
ある。

【図３】各アクティビティの構成を説明するブロック図
である。

【図４】業務フローの構成例を説明するブロック図であ
る。

【図５】業務コスト一覧表の構成例を説明するブロック
図である。

【図６】業務プロセス分析結果の一例を示す図である。

【図７】ビジネスプロセス可視化サービスの実施手順を
説明するフローチャートである。

【図８】業務プロセス分析の流れを説明する流れ図であ
る。

【図９】業務体系表の構成例を説明する図である。

【符号の説明】

１００ モデリングシステム １０１ 業務フロー作成手段 １０２ 業務コスト一覧表作成手段

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】コンピュータを用いて業務プロセスを可視
   化する方法であって、 所定の業務プロセスに含まれる作業をそれぞれの作業単
   位ごとに表したブロックを作成するステップと、 前記ブロック間を接続し処理の流れを示すリンク線を前
   記ブロック間に設けるステップと、 前記作業単位ごとの業務コストに関するトランザクショ
   ン情報を入力して、前記ブロックのそれぞれに表示する
   ステップと、を含む業務プロセス可視化方法。
2. 【請求項２】前記入力されたトランザクション情報に基
   づいて、前記作業単位，部門，および前記所定のプロセ
   スごとの業務コストを表す業務コスト一覧表を作成する
   ステップを、さらに含む請求項１に記載の業務プロセス
   可視化方法。
3. 【請求項３】前記トランザクション情報は、作業量，作
   業時間，人件費，割合，および頻度である請求項１また
   は２に記載の業務プロセス可視化方法。
4. 【請求項４】前記ブロックに表される作業の業務改善が
   進んでいない場合と、業務改善が進んでいる場合とで、
   前記ブロックの色彩を異ならせるステップを、さらに含
   む請求項１〜３のいずれかに記載の業務プロセス可視化
   方法。
5. 【請求項５】所定の業務プロセスに含まれる作業をそれ
   ぞれの作業単位ごとに表したブロックを作成し、 前記ブロック間を接続し処理の流れを示すリンク線を前
   記ブロック間に設け、 入力された、前記作業単位ごとの業務コストに関するト
   ランザクション情報を前記ブロックのそれぞれに表示す
   る、業務フロー作成手段を備える業務プロセス可視化シ
   ステム。
6. 【請求項６】前記入力されたトランザクション情報に基
   づいて、前記作業単位，部門，および前記所定のプロセ
   スごとの業務コストを表す業務コスト一覧表を作成する
   業務コスト一覧表作成手段を、さらに備える請求項５に
   記載の業務プロセス可視化システム。
7. 【請求項７】前記トランザクション情報は、作業量，作
   業時間，人件費，割合，および頻度である請求項５また
   は６に記載の業務プロセス可視化システム。
8. 【請求項８】前記業務フロー作成手段は、前記ブロック
   に表される作業の業務改善が進んでいない場合と、業務
   改善が進んでいる場合とで、前記ブロックの色彩を異な
   らせる請求項５〜７のいずれかに記載の業務プロセス可
   視化システム。
9. 【請求項９】所定の業務プロセスに含まれるそれぞれの
   作業単位を表す複数のブロックと、 前記複数のブロックのうちの所定の組の間を接続し、処
   理の流れを示すリンク線とを含む業務フロー図であっ
   て、 前記複数のブロックのそれぞれの周囲には、前記作業単
   位ごとの業務コストに関するトランザクション情報が表
   示される業務フロー図。