JP2003132081A

JP2003132081A - 電子ファイル管理システム

Info

Publication number: JP2003132081A
Application number: JP2001324990A
Authority: JP
Inventors: Manami Omori; 麻奈美大森
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2001-10-23
Filing date: 2001-10-23
Publication date: 2003-05-09

Abstract

(57)【要約】【課題】印刷媒体に出力されたデータを、ネットワー
クを介してファイルサーバのデータベースから電子ファ
イルとして容易に入手できるようにした電子ファイル管
理システムを提供する。【解決手段】ネットワーク内のファイルサーバが、利
用者端末からの電子ファイルを、管理符号と関連付けて
データベースに登録し、この管理符号を利用者端末に送
信し、また利用者の読取手段からの管理符号および送信
先を付した読出指令を受けて、管理符号に対応する電子
ファイルを送信先に送信し、ファイル登録の際、利用者
端末が、電子ファイルをファイルサーバに送信し、ファ
イルサーバからの管理符号と当該電子ファイルから変換
した印刷データとを合成して印刷手段に出力し、ファイ
ル参照の際、上記読取手段が、印刷媒体から管理符号を
読取り、この管理符号と送信先そして読出指令をファイ
ルサーバに送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、インターネット等
のネットワーク上に存在するファイルサーバのデータベ
ースを印刷媒体により管理するようにした電子ファイル
管理のための技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、パーソナルコンピュータ等のコン
ピュータシステムを利用して、アプリケーションソフト
等により作成した文書や画像等の電子ファイルを他人に
送付する際、ネットワークあるいはフロッピー（登録商
標）ディスク等の記録媒体を介して、これらの電子ファ
イルを他人に送付する方法に加えて、これらの文書や画
像等を印刷用紙等の印刷媒体に出力した状態で、他人に
配布しあるいはファクシミリ装置等により配信すること
がある。

【０００３】このような印刷媒体による配布方法は、配
布先の他人が、コンピュータシステムを所有していなか
ったり、当該電子ファイルに対応したアプリケーション
ソフトがインストールされていない場合、あるいは出先
でコンピュータシステムを利用することができない場合
等においては、即座に内容を視認することができるので
便利である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところで、印刷媒体に
より配布された文書や画像等は、配布を受けた他人が、
これらの内容を再利用しようとする場合、手間がかかる
と共に、データとして自由に利用することが困難であっ
た。

【０００５】例えば、上記他人は、配布を受けた印刷用
紙をスキャナ装置等を利用して、例えばｔｉｆｆ形式や
ｊｐｅｇ形式の画像として取り込んで、電子ファイルに
変換することが広く行なわれている。そして、このよう
な画像形式の電子ファイルから、例えばＯＣＲソフト等
を利用することにより、テキストデータとして取り出す
ことは可能である。しかしながら、例えば表やグラフ等
のいわゆるグラフィックデータは、ＯＣＲソフト等を利
用しても、データとして取り出すことが不可能であっ
た。

【０００６】これに対して、例えば特開平０８−０５０
５９８号や特開平１１−００３３５２号には、ファイル
登録者は、クライアント端末にて識別符号のイメージ入
力を行なって、文書登録サーバから文書を入手する方法
が開示されている。しかしながら、この方法において
は、識別符号のイメージ入力を行った人は電子ファイル
を入手することができるが、再配布の対象となる他人
（識別符号のイメージ入力手段のない人）は、識別符号
のイメージ入力を行った人からその電子ファイルを入手
しなければならない。

【０００７】本発明は、上記の問題を解決すべくなされ
たものであり、印刷用紙等の印刷媒体に出力されたデー
タを、ネットワークを介してファイルサーバのデータベ
ースから電子ファイルとして容易に入手できるようにし
た電子ファイル管理システムの提供を目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この目的を達成するた
め、本発明の請求項１記載の電子ファイル管理システム
は、ネットワーク内に設けられたデータベースを有する
ファイルサーバと、ネットワークを介して当該ファイル
サーバに接続する利用者端末と、利用者端末に接続され
た印刷手段および読取手段と、から成る電子ファイル管
理システムであって、上記ファイルサーバが、ファイル
登録者の利用者端末からネットワークを介して送られて
くる電子ファイルを、管理符号と関連付けてデータベー
スに登録すると共に、この管理符号を利用者端末にネッ
トワークを介して送信し、またファイル参照者の読取手
段からネットワークを介して管理符号および送信先を付
した電子ファイルの読出指令を受けたとき、当該管理符
号に対応する電子ファイルを、ネットワークを介して当
該送信先に送信する制御部を備えており、電子ファイル
の登録の際には、上記利用者端末が、当該電子ファイル
をネットワークを介してファイルサーバに送信すると共
に、ファイルサーバから送信されてくる管理符号を取得
し、当該電子ファイルから変換した印刷データにこの管
理符号を合成して、印刷手段に出力し、電子ファイルの
参照の際には、上記読取手段が、参照すべき電子ファイ
ルの内容を印刷した印刷媒体から管理符号を読み込ん
で、この管理符号と送信先そして読出指令を、ネットワ
ークを介してファイルサーバに送信する構成としてあ
る。

【０００９】電子ファイル管理システムをこのような構
成とすると、ファイル登録者としての利用者端末が、電
子ファイルをネットワークを介してファイルサーバのデ
ータベースに登録する際に、当該電子ファイルに関連付
けられる管理符号を取得して、この管理符号と電子ファ
イルから変換された印刷データを合成して、印刷手段に
出力する。これにより、印刷手段は、印刷データおよび
管理符号を印刷媒体に印刷し、配布先に配布する。

【００１０】これに対して、上記印刷媒体の配布を受け
た他人であるファイル参照者は、この印刷媒体を読取手
段にセットする。これにより、読取手段は、印刷媒体に
印刷された管理符号を読み取って、この管理符号と送付
先を付した読出指令を、ネットワークを介してファイル
サーバに送信する。これを受けて、ファイルサーバは、
この管理符号により、データベースから当該管理符号に
関連付けられた電子ファイルを読み出して、送付先に送
信する。このようにして、ファイル参照者は、配布を受
けた印刷媒体を読取手段にセットすることにより、複雑
な作業を行なうことなく、容易にファイルサーバから当
該電子ファイルを取得することができ、電子ファイルの
内容を簡単に再利用することができる。

【００１１】請求項２記載の電子ファイル管理システム
は、上記利用者端末が、電子ファイルの登録の際に、印
刷手段のドライバソフトによって、出力指令に基づいて
電子ファイルをファイルサーバに送信すると共に、ファ
イルサーバからの管理符号と印刷データとを合成して、
印刷手段に出力する構成としてある。電子ファイル管理
システムをこのような構成とすると、ファイル登録者で
ある利用者は、その端末装置から、印刷手段にて当該電
子ファイルの印刷を行なう場合と同様に操作を行なうこ
とによって、電子ファイルをファイルサーバのデータベ
ースに登録することができると共に、ファイルサーバか
らの管理符号と、当該電子ファイルから変換した印刷デ
ータとを合成して、印刷手段により印刷を行なうことが
できる。

【００１２】請求項３記載の電子ファイル管理システム
は、上記印刷手段および読取手段が、一体に構成された
複合機である構成としてある。電子ファイル管理システ
ムをこのような構成とすると、利用者は、ファイル登録
の際にもファイル参照の際にも、この複合機を使用し
て、電子ファイルの印刷媒体への印刷と、印刷媒体の管
理符号の読取を行なうことができる。

【００１３】請求項４記載の電子ファイル管理システム
は、上記送信先が、上記複合機であって、上記複合機
が、ネットワークに接続されており、ファイルサーバか
ら当該電子ファイルを受信したとき、当該電子ファイル
を印刷手段により印刷媒体に出力する構成としてある。
電子ファイル管理システムをこのような構成とすると、
ファイル参照者は、自分の端末装置に電子ファイルを参
照するためのアプリケーションソフトがインストールさ
れていない場合であっても、当該電子ファイルの内容を
コピーによる劣化のないオリジナルの印刷媒体として入
手することができる。

【００１４】請求項５記載の電子ファイル管理システム
は、上記送信先が、メールアドレスであって、上記ファ
イルサーバが、当該電子ファイルをメールとして配信す
る構成としてある。電子ファイル管理システムをこのよ
うな構成とすると、ファイル参照者は、送信先としてメ
ールアドレスを指定することにより、当該電子ファイル
をメールとして受信することができると共に、当該電子
ファイルのファイルサーバからの受信時に端末装置が動
作していなくても、任意の時間に端末装置を起動させる
ことにより、確実に当該電子ファイルを受信することが
できる。

【００１５】請求項６記載の電子ファイル管理システム
は、上記読取手段が、利用者端末を介してネットワーク
に接続されている構成としてある。電子ファイル管理シ
ステムをこのような構成とすると、上記読取手段は、ネ
ットワークに接続されている利用者端末を介して、ファ
イルサーバにアクセスすることができる。

【００１６】請求項７記載の電子ファイル管理システム
は、上記読取手段が、直接にネットワークに接続されて
いる構成としてある。電子ファイル管理システムをこの
ような構成とすると、ファイル参照者としての利用者
は、ファイル参照の際に、端末装置が動作中でなくて
も、読取装置単独により、印刷媒体の管理符号を読み取
って、この管理符号と送信先を付した読出指令を、ネッ
トワークを介してファイルサーバに送信することができ
る。

【００１７】請求項８記載の電子ファイル管理システム
は、上記管理符号が、印刷データと合成されて印刷手段
により印刷されるとき、可視可能に印刷される構成とし
てある。電子ファイル管理システムをこのような構成と
すると、管理符号が印刷媒体上にて、例えばバーコード
や暗号化された可視部として印刷されるので、読取手段
は、従来のスキャナ装置またはスキャナ機能を有するプ
リンタ，複合機を使用することができる。

【００１８】請求項９記載の電子ファイル管理システム
は、上記管理符号が、印刷データと合成されて印刷手段
により印刷されるとき、可視不能に印刷される構成とし
てある。電子ファイル管理システムをこのような構成と
すると、管理符号が印刷媒体上にて、例えば特殊インク
等によるいわゆる透かし技術を利用した不可視部として
印刷されるので、第三者が印刷媒体を見ただけでは、管
理符号を読み取ることができず、これらの不可視部に対
応した読取手段を使用したときのみ、不可視部の管理符
号を読み取ることができるので、ある程度の秘匿性を保
持することができる。

【００１９】請求項１０記載の電子ファイル管理システ
ムは、上記電子ファイルが、ファイルサーバのデータベ
ースに登録されるとき、パスワード付きで登録される構
成としてある。電子ファイル管理システムをこのような
構成とすると、ファイル参照者は、電子ファイルの読出
の際に、ファイル登録者から受け取ったパスワードを使
用して、電子ファイルを読み出すことになるので、第三
者が不正に当該電子ファイルを読み出すことを防止する
ことができる。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て、図面を参照して説明する。本発明の電子ファイル管
理システムの一実施形態について、図１〜図１２を参照
して説明する。図１は、本実施形態による電子ファイル
管理システムの構成を示すブロック図である。

【００２１】図１に示すように、電子ファイル管理シス
テム１０は、ファイル登録者としての第一の利用者１０
０と、ファイル参照者としての第二の利用者２００と、
ファイルサーバ３００と、ネットワーク４００と、を設
けてある。なお、図１においては、第一の利用者１００
および第二の利用者２００は、それぞれ一つだけ図示さ
れているが、一つに限定されるものではない。また、フ
ァイルサーバ３００は、一つだけ図示されているが、実
際にはデータベースの容量に応じて、複数個が設けられ
ていてもよい。

【００２２】また、ネットワーク４００は、インターネ
ット，一般公衆回線網あるいは専用回線網等のネットワ
ークであって、インターネット接続サービスを提供する
ものである。

【００２３】第一の利用者１００は、ファイルサーバ３
００により電子ファイルの管理を行なおうとするもので
あって、インターネットや一般公衆回線網あるいは専用
回線網等のネットワーク４００を介してファイルサーバ
３００にアクセスし、ファイルサーバにログインするこ
とができる。ここで、第一の利用者１００は、図２に示
すように、ファイルサーバ３００にアクセスすると共
に、電子ファイルを作成するための端末装置（利用者端
末）１１０として、パーソナルコンピュータや、携帯電
話，ＰＨＳを含む各種情報端末装置や専用端末装置を使
用することができるようになっている。

【００２４】なお、この端末装置１１０には、電子ファ
イルを印刷媒体に出力するための印刷手段としての複合
機１２０がＬＡＮを介して（または直接に）接続されて
いる。さらに、上記複合機１２０は、ネットワーク４０
０に接続されていてもよい。

【００２５】さらに、第一の利用者１００は、ファイル
サーバ３００にアクセスするために、前もって利用者情
報（氏名，住所，メールアドレス等）を登録して、当該
第一の利用者１００を一意に特定できるログイン名およ
びパスワードを有している。これにより、第一の利用者
１００が、ファイルサーバ３００に接続する際、ネット
ワーク４００を介してログイン名およびパスワードを送
信することによって、ファイルサーバ３００が、データ
ベースへのアクセスを許可する。

【００２６】第二の利用者２００は、ファイルサーバ３
００により電子ファイルの参照を行なおうとするもので
あって、インターネットや一般公衆回線網あるいは専用
回線網等のネットワーク４００を介してファイルサーバ
３００にアクセスし、ファイルサーバにログインするこ
とができる。ここで、第二の利用者２００は、図３に示
すように、第一の利用者１００と同様に、端末装置２１
０および印刷媒体から管理符号としての管理ナンバーを
読み出す読取手段としての複合機２２０を備えており、
これらは第一の利用者１００の端末装置１１０および複
合機１２０と同様の構成であるので、説明を省略する。
この場合、複合機１２０は、ネットワーク４００に接続
されているが、端末装置２１０に対してＬＡＮを介して
または直接に接続されていてもよい。

【００２７】ここで、電子ファイル管理システム１０の
利用者は、電子ファイルをファイルサーバ３００に登録
する場合、第一の利用者１００となり、また、電子ファ
イルをファイルサーバ３００から参照する場合には第二
の利用者２００となる。したがって、上述した端末装置
１１０，２１０そして複合機１２０，２２０は、同一の
構成であるので、以下に端末装置１１０および複合機１
２０について説明する。

【００２８】上記端末装置１１０には、電子ファイル１
３０を作成するためのアプリケーションソフト（図示せ
ず）がインストールされており、さらに複合機１２０の
印刷機能を実現するためのソフトウェア（プリンタドラ
イバ）５００がインストールされている。このプリンタ
ドライバ５００は、図４に示すように、複合機１２０の
印刷機能における印刷の各種指定、および、電子ファイ
ル１３０をファイルサーバ４００のデータベースに登録
するために必要な情報を入力するためのユーザインタフ
ェース５１０を備えている。

【００２９】すなわち、図４において、第一の利用者１
００の端末装置１１０の画面に表示されるプリンタドラ
イバ５００のユーザインタフェース５１０は、サーバア
ドレス欄５１１，ログイン名欄５１２，パスワード欄５
１３，管理符号としての管理ナンバー欄５１４，管理ナ
ンバーチェックボックス５１５，特殊インク指定欄５１
６，バーコード指定欄５１７，暗号化ナンバー指定欄５
１８，ユーザ制限チェックボックス５１９，アクセスパ
スワード欄５２０の各入力欄と、管理ナンバー取得ボタ
ン５２１，ＯＫボタン５２２およびキャンセルボタン５
２３と、さらに電子ファイル表示欄５２４と、を備えて
いる。

【００３０】これにより、第一の利用者１００は、サー
バアドレス欄５１１に、ネットワーク４００上に存在す
るファイルサーバ３００のネットワークアドレスを入力
し、ログイン名欄５１２およびパスワード欄５１３に、
それぞれ前もって付与されているファイルサーバ３００
の認証用のログイン名およびパスワードを入力すること
により、ファイルサーバ３００にアクセスし、ログイン
することができる。また、第一の利用者１００は、電子
ファイル１３０の複合機１２０による印刷出力の際に、
管理ナンバーチェックボックス５１５をチェックし、さ
らに特殊インク指定欄５１６，バーコード指定欄５１
７，暗号化ナンバー指定欄５１８のいずれかの管理ナン
バーの合成印刷を指定する。

【００３１】さらに、第一の利用者１００は、電子ファ
イル１３０をファイルサーバ３００に登録する際、ユー
ザ制限チェックボックス５１９をチェックし、アクセス
パスワード欄５２０に、電子ファイル１３０を読み出す
ためのアクセスパスワードを入力する。ここで、電子フ
ァイル表示欄５２４には、指定された電子ファイル１３
０の縮小画像が表示されている。

【００３２】そして、第一の利用者１００がＯＫボタン
５２２をクリックすると、プリンタドライバ５００は、
指定された電子ファイル１３０をネットワーク４００を
介してファイルサーバ３００に送信すると共に、第一の
利用者１００が管理ナンバー取得ボタン５２１をクリッ
クすると、ファイルサーバ３００からの管理ナンバー
が、管理ナンバー欄５１４に表示される。

【００３３】さらに、第一の利用者１００がＯＫボタン
５２２をクリックすると、プリンタドライバ５００は、
指定された電子ファイル１３０を印刷データに変換する
と共に、管理ナンバーと合成して、複合機１２０に対し
て合成した印刷データを出力する。なお、第一の利用者
１００がキャンセルボタン５２３をクリックすると、プ
リンタドライバ５００は、電子ファイル１３０のファイ
ルサーバ３００への送信および印刷出力を停止し、動作
を終了する。

【００３４】上記複合機１２０は、ファクシミリ機能，
プリンタ機能およびネットワーク機能を有しており、図
５に示すように構成されている。すなわち、図５におい
て、複合機１２０は、表示操作部１２１，ＲＡＭ１２
２，モデム１２３ａを備えたファクシミリ制御部１２
３，ネットワーク制御部１２４，印刷手段としてのプリ
ンタ部１２５，読取手段としてのスキャナ部１２６，デ
ータ解析部１２７，データ変換部１２８、そしてこれら
各部を制御する主制御部１２９と、から構成されてい
る。

【００３５】上記表示操作部１２１は、ユーザインタフ
ェースを提供するものである。上記ＲＡＭ１２２は、表
示操作部１２１で入力された電話番号，ファクシミリ番
号，電子メールアドレス等の情報を記憶する。上記ファ
クシミリ制御部１２３は、モデム１２３ａを制御するこ
とにより、電話回線等の公衆回線を介して外部と通信を
行なうものである。上記ネットワーク制御部１２４は、
ＬＡＮ回線を介してまたは直接にネットワーク４００と
通信を行なうものである。

【００３６】上記プリンタ部１２５は、ファクシミリ制
御部１２３で受信したファクシミリデータの印刷や、端
末装置１１０からの印刷データの印刷を行なうものであ
る。上記スキャナ部１２６は、印刷媒体の読み込みを行
なうものである。上記データ解析部１２７は、スキャナ
部１２６で読み込んだイメージから管理ナンバーを取り
出すものである。上記データ変換部１２８は、ファクシ
ミリ制御部１２３におけるファクシミリデータのコーデ
ィングおよびデコーディングと、さらに電子ファイルと
管理ナンバーの合成、そして印刷データへの変換を行な
うものである。

【００３７】なお、管理ナンバーの印刷は、可視可能あ
るいは不能に行なうことができるようにしてある。可視
可能とするときは、管理ナンバーが印刷媒体上にて、例
えばバーコードや暗号化された可視部として印刷される
ので、読取手段は、従来のスキャナ装置またはスキャナ
機能を有するプリンタ，複合機を使用することができ
る。また、可視不能とするときは、管理ナンバーが印刷
媒体上にて、例えば特殊インク等によるいわゆる透かし
技術を利用した不可視部として印刷されるので、第三者
が印刷媒体を見ただけでは、管理ナンバーを読み取るこ
とができず、これらの不可視部に対応した読取手段を使
用したときのみ、不可視部の管理ナンバーを読み取るこ
とができるので、ある程度の秘匿性を保持することがで
きる。

【００３８】ファイルサーバ３００は、電子ファイル管
理システムの運営者により運営され、適宜の箇所に設け
られたワークステーション，サーバ等の情報管理装置か
ら構成されている。ファイルサーバ３００は、図１に示
すように、制御部３１０と、記憶部３２０と、を有して
いる。

【００３９】上記制御部３１０は、ネットワーク４００
に接続されており、第一の利用者１００の端末装置１１
０からネットワーク４００を介して送信されてくる電子
ファイル１３０を受信して、この電子ファイル１３０に
対応して管理符号を採番し、電子ファイル１３０をこの
管理符号と関連付けて、記憶部３２０に登録されたデー
タベースに登録する。また、制御部３１０は、第二の利
用者２００の読取手段２２０からネットワーク４００を
介して送信されてくる管理符号および送信先を付した読
出指令を受信し、この管理符号に基づいて、記憶部３２
０のデータベースから該当する電子ファイル１３０を読
み出して、ネットワーク４００を介して上記送信先に送
信するようになっている。

【００４０】次に、本実施形態の電子ファイル管理シス
テム１０の動作について、図６〜図１２のフローチャー
トを参照して説明する。電子ファイル管理システム１０
は、ファイル登録の際の図６に示す正常時の基本動作，
図７〜図９に示す異常時の動作、そしてファイル参照の
際の図１０に示す正常時の基本動作，図１１〜図１２に
示す異常時の動作の各ステップで利用される。

【００４１】まず、ファイル登録の際の正常時の基本動
作について、図６を参照して説明する。図６において、
まず、ファイル登録者である第一の利用者１００は、ス
テップＡ１にて、電子ファイル１３０を作成するための
アプリケーションソフト（例えばワードプロセッサ，テ
キストエディタあるいはグラフィックソフト等）を起動
し、電子ファイル１３０を作成する。その後、第一の利
用者１００は、ステップＡ２にて、プリンタドライバ５
００を起動する。

【００４２】そして、第一の利用者１００は、ステップ
Ａ３にて、端末装置１１０の画面に表示されるプリンタ
ドライバ５００のユーザインタフェース５１０を見なが
ら、サーバアドレス欄５１１，ログイン名欄５１２およ
びパスワード欄５１３の各入力欄に、それぞれサーバア
ドレス，ログイン名およびパスワードを入力して、ステ
ップＡ４にて、管理ナンバー取得ボタン５２１をクリッ
クする。なお、上記サーバアドレス，ログイン名および
パスワードは、端末装置１１０を使用する第一の利用者
１００における固有のものであるから、前もって設定し
ておくことにより、デフォルト値として、自動入力され
るようにしてもよい。これにより、端末装置１１０は、
プリンタドライバ５００によりネットワーク４００を介
して、サーバアドレスにより指定されるファイルサーバ
３００に接続し、ログイン名およびパスワードを送信す
る。

【００４３】これを受けて、ファイルサーバ３００の制
御部３１０は、ステップＡ５にて、上記ログイン名およ
びパスワードにより、当該第一の利用者１００のログイ
ンを許可し、ステップＡ６にて、記憶部３２０のデータ
ベースから、未登録の管理ナンバー３３０を採番し、ス
テップＡ７にて、この管理ナンバー３３０をネットワー
ク４００を介して第一の利用者１００の端末装置１１０
に送信する。

【００４４】これにより、端末装置１１０は、ステップ
Ａ８にて、プリンタドライバ５００により、受信した管
理ナンバー３３０をユーザインタフェース５１０の管理
ナンバー欄５１４に表示する。ここで、第一の利用者１
００は、ステップＡ９にて、上記ユーザインタフェース
５１０の管理ナンバーチェックボックス５１５をチェッ
クし、特殊インク指定欄５１６，バーコード指定欄５１
７，暗号化ナンバー指定欄５１８のいずれかを選択し
て、ＯＮにする。なお、これらの指定は、第一の利用者
１００が前もって設定しておくことにより、デフォルト
値として自動入力されるようにしてもよい。

【００４５】続いて、第一の利用者１００は、ステップ
Ａ１０にて、パスワードによる電子ファイルの参照に制
限を設けたい場合には、上記ユーザインタフェース５１
０のユーザ制限チェックボックス５１９をチェックし
て、アクセスパスワード欄５２０に、任意の文字列から
成るアクセスパスワードを入力する。なお、パスワード
による制限を設けない場合には、第一の利用者１００
は、ユーザ制限チェックボックス５１９をチェックせ
ず、アクセスパスワード欄５２０を空欄にしておけばよ
い。

【００４６】次に、第一の利用者１００が、ステップＡ
１１にて、上記ユーザインタフェース５１０のＯＫボタ
ン５２２をクリックすると、ステップＡ１３にて、プリ
ンタドライバ５００により、ネットワーク４００を介し
てファイルサーバ３００に対して、当該電子ファイル１
３０およびアクセスパスワードを送信する。これを受け
て、ファイルサーバ３００の制御部３１０は、ステップ
Ａ１２にて、ネットワーク４００を介して送られてくる
電子ファイル１３０およびアクセスパスワードを受信
し、ステップＡ１３にて、これらの電子ファイル１３０
およびアクセスパスワードを、前述した管理ナンバー３
３０と関連付けて記憶部３２０のデータベースに登録
し、登録完了の旨の通知を、ネットワーク４００を介し
て第一の利用者１００の端末装置１１０に送信する。

【００４７】これにより、第一の利用者１００の端末装
置１１０は、登録完了の旨の通知をファイルサーバ３０
０から受け取ると、ステップＡ１５にて、プリンタドラ
イバ５００により登録完了のメッセージを画面上に表示
すると共に、プリンタドライバ５００により管理ナンバ
ー３３０および電子ファイル１３０を変換した印刷デー
タを、複合機１２０に送信する。これを受けて、複合機
１２０は、ステップＡ１６にて、これらの管理ナンバー
３３０および印刷データをネットワーク制御部１２４に
より受信して、データ変換部１２８により、選択された
特殊インク，バーコードまたは暗号化データにより合成
印刷データを生成し、プリンタ部１２５にて印刷媒体に
印刷して、紙データ１４０として出力する。このように
して、ファイル登録の際の正常時の基本動作が完了す
る。

【００４８】なお、第一の利用者１００は、ログイン
名，パスワードおよび管理ナンバーを使用して、ファイ
ルサーバ３００にログインして、記憶部３２０のデータ
ベースに登録されている電子ファイル１３０を削除する
こともできる。また、ステップＡ９のチェックおよびＡ
１０のアクセスパスワードの入力を、ステップＡ３と同
時に行なうことも可能である。この場合、端末装置１１
０は、管理ナンバー取得ボタン５２１のクリックによ
り、ログイン名およびパスワードと共に、電子ファイル
１３０をファイルサーバ３００に対して送信し、これに
対してファイルサーバ３００は、ステップＡ５およびＡ
６と、ステップＡ１２およびＡ１３を実行し、電子ファ
イルおよび管理ナンバーのデータベースへの登録が成功
すると、ステップＡ７を実行して、端末装置１１０に管
理ナンバー３３０を送信することになる。これを受け
て、端末装置１１０は、ステップＡ８およびＡ１４以降
を実施する。

【００４９】次に、ファイル登録の際の第一の異常時の
動作について、図７を参照して説明する。図７におい
て、ステップＢ１〜Ｂ５までは、図６のステップＡ１〜
Ａ５と同じであるので、その説明を省略する。ステップ
Ｂ５にて、ログイン名およびパスワードによる認証がで
きなかった場合、ファイルサーバ３００の制御部３１０
は、ステップＢ６にて、当該第一の利用者１００の端末
装置１１０のログインを拒否し、ログインエラー発生と
して、エラーメッセージを、ネットワーク４００を介し
て第一の利用者１００の端末装置１１０に送信する。こ
れにより、第一の利用者１００の端末装置１１０は、ス
テップＢ７にて、その画面上にログインのエラー発生を
表示する。以上で、ファイル登録の際の第一の異常時の
動作が完了する。

【００５０】次に、ファイル登録の際の第二の異常時の
動作について、図８を参照して説明する。図８におい
て、ステップＣ１〜Ｃ８までは、図６のステップＡ１〜
Ａ８と同じであるので、その説明を省略する。ステップ
Ｃ８にて、管理ナンバー３３０が表示された後、ステッ
プＣ９にて、なんらかの原因により端末装置１１０とフ
ァイルサーバ３００との接続が切断して、通信エラーが
発生した場合、ファイルサーバ３００は、ステップＣ１
０にて、当該管理ナンバー３３０を開放して、処理を終
了する。以上で、ファイル登録の際の第二の異常時の動
作が完了する。

【００５１】次に、ファイル登録の際の第三の異常時の
動作について、図９を参照して説明する。図９におい
て、ステップＤ１〜Ｄ８までは、図６のステップＡ１〜
Ａ８と同じであるので、その説明を省略する。ステップ
Ｄ８にて、管理ナンバー３３０が表示された後、ステッ
プＤ９にて、第一の利用者１００が、上記ユーザインタ
フェース５１０のキャンセルボタン５２３をクリックす
ると、端末装置１１０は、ネットワーク４００を介して
ファイルサーバ３００にキャンセル通知を送信する。こ
れを受けて、ファイルサーバ３００の制御部３１０は、
ステップＤ１０にて、端末装置１１０からのキャンセル
通知を受信して、ステップＤ１１にて、当該管理ナンバ
ー３３０を開放し、ネットワーク４００を介して端末装
置１１０に対して、キャンセル完了通知を送信する。こ
れにより、端末装置１１０は、ステップＤ１２にて、キ
ャンセル完了通知に基づいて、画面上にキャンセル完了
のメッセージを表示し、処理を完了する。以上で、ファ
イル登録の際の第三の異常時の動作が完了する。

【００５２】次に、ファイル参照の際の正常時の基本動
作について、図１０を参照して説明する。図１０におい
て、ファイル参照者である第二の利用者２００は、ステ
ップＥ１にて、ファイル登録者である第一の利用者１０
０から任意の方法、例えば郵便やファクシミリ送信等の
適宜の手段により入手した紙データ１４０を複合機２２
０にセットし、そのスキャナ部１２６により画像読み込
みを行なって、画像データを生成する。これにより、複
合機２２０のデータ解析部１２７は、ステップＥ２に
て、読み込んだ画像データから管理ナンバー３３０を解
析して、取り出す。

【００５３】その後、第二の利用者２００は、ステップ
Ｅ３にて、複合機２２０の表示操作部１２１から、送付
先としての電子メールアドレスを入力する。この場合、
電子メールアドレスの入力を簡便にするために、複合機
２２０の短縮ダイヤルやワンタッチダイヤル等のいわゆ
る電話帳機能を利用することができる。これにより、複
合機２２０のネットワーク制御部１２４が、ステップＥ
４にて、上記管理ナンバー３３０および電子メールアド
レスを、ネットワーク４００を介してファイルサーバ３
００に送信する。

【００５４】これを受けて、ファイルサーバ３００の制
御部３１０は、ステップＥ５にて、受信した管理ナンバ
ー３３０に対応する電子ファイルを、記憶部３２０のデ
ータベースから検索して、読み出す。そして、ファイル
サーバ３００の制御部３１０は、管理ナンバー３３０に
関連付けてアクセスパスワードが登録されている場合に
は、ステップＥ６にて、ネットワーク４００を介して端
末装置２２０に対してアクセスパスワードを要求する。

【００５５】これを受けて、第二の利用者２００は、ス
テップＥ７にて、複合機２２０の表示操作部１２１にて
アクセスパスワードを入力する。これにより、複合機２
２０は、ステップＥ８にて、このアクセスパスワードを
ネットワーク４００を介してファイルサーバ３００に送
信する。そして、ファイルサーバ３００の制御部３１０
は、ステップＥ９にて、受信したアクセスパスワードを
確認して、ステップＥ１０にて、送信先である電子メー
ルアドレス宛に、読み出した電子ファイル１３０を電子
メールとして送信する。

【００５６】そして、第二の利用者２００は、ステップ
Ｅ１１にて、端末装置２１０によりメールサーバにアク
セスして、上記電子メールを受信して、電子ファイル１
３０を入手する。その後、ファイルサーバ３００の制御
部３１０は、電子メール受信を確認した後、ステップＥ
１２にて、複合機２２０に対して送信完了の旨を通知
し、複合機２２０の表示操作部１２１に、送信完了のメ
ッセージが表示される。このようにして、ファイル参照
の際の正常時の基本動作が完了する。

【００５７】なお、第二の利用者２００は、ステップＥ
３にて、送付先のメールアドレスを入力する代わりに、
ファイル削除の指定を行なうこともできる。この場合、
複合機２２０のネットワーク制御部１２４が、上記管理
ナンバー３３０およびファイル削除の指令を、ネットワ
ーク４００を介してファイルサーバ３００に送信する。
これを受けて、ファイルサーバ３００の制御部３１０
は、受信した管理ナンバー３３０に対応する電子ファイ
ルを、記憶部３２０のデータベースから検索して、削除
する。

【００５８】次に、ファイル参照の際の第一の異常時の
動作について、図１１を参照して説明する。図１１にお
いて、ステップＦ１〜Ｆ８までは、図１０のステップＥ
１〜Ｅ８と同じであるので、その説明を省略する。ステ
ップＦ９にて、アクセスパスワードの確認により、受信
したアクセスパスワードとデータベースから読み出した
管理ナンバーに関連付けられたアクセスパスワードが一
致しない場合、ファイルサーバ３００の制御部３１０
は、第二の利用者２００の複合機２２０の接続を拒否
し、アクセスパスワードエラー発生として、エラーメッ
セージを、ネットワーク４００を介して第二の利用者２
００の複合機２２０に送信する。これにより、第二の利
用者２００の複合機２２０は、ステップＦ１０にて、表
示操作部１２１に、エラーメッセージを表示する。以上
で、ファイル参照の際の第一の異常時の動作が完了す
る。

【００５９】次に、ファイル参照の際の第二の異常時の
動作について、図１２を参照して説明する。図１２にお
いて、ステップＧ１〜Ｇ１０までは、図１０のステップ
Ｅ１〜Ｅ１０と同じであるので、その説明を省略する。
ステップＧ１０にて、ファイルサーバ３００が電子メー
ルを送信した後、ステップＧ１１にて、第二の利用者２
００の端末装置２１０が当該電子メールを受信しようと
して、何らかの原因で電子メールが不達となった場合、
ファイルサーバ３００の制御部３１０は、ステップＧ１
２にて、エラー発生をネットワーク４００を介して第二
の利用者２００の複合機２２０に送信する。これによ
り、第二の利用者２００の複合機２２０は、ステップＧ
１３にて、その表示操作部１２１に、エラーメッセージ
を表示する。以上で、ファイル参照の際の第二の異常時
の動作が完了する。

【００６０】このようにして、本発明実施形態の電子フ
ァイル管理システム１０によれば、第二の利用者２００
は、第一の利用者１００から配布を受けた紙データ１４
０を、複合機２２０により管理ナンバー３３０を取得し
て、ネットワーク４００を介してファイルサーバ３００
に送信することにより、簡単な操作によって、容易に紙
データ１４０の元となる電子ファイル１３０を入手する
ことができる。

【００６１】上述した実施形態においては、第一の利用
者１００は、印刷手段として複合機１２０を有している
が、これに限らず、紙データ１４０等の印刷媒体への出
力ができれば、プリンタあるいはファクシミリ装置の印
刷装置を使用することも可能である。また、上述した実
施形態においては、第二の利用者２００は、読取手段と
して複合機２２０を有しているが、これに限らず、紙デ
ータ１４０等の印刷媒体から管理ナンバー３３０を読み
取ることができれば、スキャナ装置やスキャナ機能を備
えたプリンタあるいはバーコードリーダ等を使用するこ
とも可能である。さらに、第二の利用者２００の複合機
２２０は、直接にネットワーク４００に接続されている
が、これに限らず、第一の利用者１００の複合機１２０
と同様に、端末装置２１０を介してネットワーク４００
に接続されていてもよい。

【００６２】また、上述した実施形態においては、管理
符号として、管理ナンバー３３０が使用されているが、
これに限らず、数字，文字および記号を含む任意の桁数
の文字列が使用されてもよい。さらに、上述した実施形
態においては、管理ナンバー３３０と電子ファイルを合
成する際に、特殊インク，バーコードまたは暗号化ナン
バーにより合成するようにしているが、これに限らず、
例えばマークシートや二次元バーコード等の印刷媒体に
対して印刷および読取可能な形態が利用可能である。

【００６３】なお、上述した実施形態においては、管理
ナンバー３３０と電子ファイルの合成は、複合機１２０
のデータ変換部１２８により行なわれるようになってい
るが、これに限らず、プリンタドライバ５００または端
末装置１１０にインストールされた任意のアプリケーシ
ョンソフトにより、管理ナンバー３３０と電子ファイル
の合成を行なうようにしてもよい。この場合、印刷装置
としては、通常のプリンタ装置を使用することができ
る。

【００６４】例えば、端末装置１１０が、管理ナンバー
３３０をバーコード化し、グラフィック用ソフトウェア
により、電子ファイルの印刷面と管理ナンバーのバーコ
ードを合成することにより、家庭用のプリンタ等によっ
て印刷を行なうことができる。このとき、管理ナンバー
３３０の取得は、プリンタドライバ５００と同等のユー
ザインタフェース５１０を提供し、ネットワーク４００
に接続可能であって、ファイルサーバ３００から管理ナ
ンバー３３０を取得できるソフトウェアにより行なわれ
得る。

【００６５】また、上述した実施形態においては、ファ
イルサーバ３００の記憶部３２０のデータベースに登録
する電子ファイル１３０は、文書や画像等の印刷可能な
電子ファイルであるが、これに限らず、例えばアプリケ
ーションソフトや動画，音声等の印刷不可能な電子ファ
イルであってもよく、これらの電子ファイルに関連付け
られたマニュアルや広告等の印刷可能な内容を、管理ナ
ンバー３３０と合成して、紙データ１４０として印刷す
るようにしてもよい。これにより、第二の利用者２００
は、配布を受けた紙データ１４０を見て、印刷不可能な
電子ファイル１３０を入手したい場合には、この紙デー
タ１４０から複合機２２０により管理ナンバー３３０を
取り出して、ネットワーク４００を介してファイルサー
バ３００から当該電子ファイル１４０を入手することが
できる。

【００６６】また、上述した実施形態においては、ファ
イル参照者である第二の利用者２００は、ファイルサー
バ３００から送信されてくる電子ファイル１３０を端末
装置２１０により受信するようになっているが、当該端
末装置２１０に、当該電子ファイル１３０を表示するた
めのアプリケーションソフトがインストールされていな
い場合には、当該電子ファイル１３０を参照することが
できない。このような場合には、端末装置２１０に対し
て印刷可能な複合機２２０やプリンタが接続されている
場合、複合機２２０により紙データ１４０を読み込む際
に、プリント出力を指定しておく。これにより、ファイ
ルサーバ３００の制御部３１０は、記憶部３２０のデー
タベースから電子ファイル１３０を読み出した後、印刷
データに変換して、この印刷データをネットワーク４０
０を介して、さらに端末装置２１０を介して、これらの
複合機２２０またはプリンタに出力し、印刷媒体に印刷
することにより、紙データとして出力する。したがっ
て、第二の利用者２００が紙データ１４０として入手し
た文書を再配布するような場合、オリジナルの電子ファ
イル１３０またはコピーによる劣化のない紙データ１４
０を入手することができる。なお、上記の実施形態にお
けるファイルサーバでの処理は、プログラムに制御され
たコンピュータにより実行される。記録媒体としては、
例えば磁気ディスク，半導体メモリ，その他の任意のコ
ンピュータで読み取り可能なものを使用することができ
る。また、記録媒体に記録されたプログラムは、記録媒
体を直接コンピュータに装着して当該コンピュータに読
み込ませてもよく、またネットワークを介してコンピュ
ータに読み込ませてもよい。

【００６７】

【発明の効果】以上のように、本発明によれば、ファイ
ル登録者としての利用者端末が、電子ファイルをネット
ワークを介してファイルサーバのデータベースに登録す
る際に、当該電子ファイルに関連付けられる管理符号を
取得して、この管理符号と電子ファイルから変換された
印刷データを合成して、印刷手段に出力する。これによ
り、印刷手段は、印刷データおよび管理符号を印刷媒体
に印刷し、配布先に配布する。

【００６８】これに対して、上記印刷媒体の配布を受け
た他人であるファイル参照者は、この印刷媒体を読取手
段にセットする。これにより、読取手段は、印刷媒体に
印刷された管理符号を読み取って、この管理符号と送付
先を付した読出指令を、ネットワークを介してファイル
サーバに送信する。これを受けて、ファイルサーバは、
この管理符号により、データベースから当該管理符号に
関連付けられた電子ファイルを読み出して、送付先に送
信する。

【００６９】このようにして、ファイル参照者は、配布
を受けた印刷媒体を読取手段にセットすることにより、
複雑な作業を行なうことなく、容易にファイルサーバか
ら当該電子ファイルを取得することができ、電子ファイ
ルの内容を簡単に再利用することができる。

【００７０】したがって、本発明によれば、印刷用紙等
の印刷媒体に出力されたデータを、ネットワークを介し
てファイルサーバのデータベースから電子ファイルとし
て容易に入手できるようにした電子ファイル管理システ
ムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態の電子ファイル管理システ
ムの全体構成を示すブロック図である。

【図２】図１の電子ファイル管理システムにおけるファ
イル登録者としての第一の利用者を主体とした構成を示
す概略図である。

【図３】図１の電子ファイル管理システムにおけるファ
イル参照者としての第二の利用者を主体とした構成を示
す概略図である。

【図４】図１の電子ファイル管理システムにおける第一
の利用者の端末装置で使用されるプリンタドライバのユ
ーザインタフェースの画面表示を示す図である。

【図５】図１の電子ファイル管理システムにおける第一
の利用者および第二の利用者の複合機の構成を示すブロ
ック図である。

【図６】図１の電子ファイル管理システムにおけるファ
イル登録の際の正常時の動作を示すフローチャートであ
る。

【図７】図１の電子ファイル管理システムにおけるファ
イル登録の際の第一の異常時の動作を示すフローチャー
トである。

【図８】図１の電子ファイル管理システムにおけるファ
イル登録の際の第二の異常時の動作を示すフローチャー
トである。

【図９】図１の電子ファイル管理システムにおけるファ
イル登録の際の第三の異常時の動作を示すフローチャー
トである。

【図１０】図１の電子ファイル管理システムにおけるフ
ァイル参照の際の正常時の動作を示すフローチャートで
ある。

【図１１】図１の電子ファイル管理システムにおけるフ
ァイル参照の際の第一の異常時の動作を示すフローチャ
ートである。

【図１２】図１の電子ファイル管理システムにおけるフ
ァイル参照の際の第二の異常時の動作を示すフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１０電子ファイル管理システム１００第一の利用者（ファイル登録者）１１０端末装置１２０複合機（印刷手段）１３０電子ファイル１４０紙データ２００第二の利用者（ファイル参照者）２１０端末装置２２０複合機（読取手段）３００ファイルサーバ３１０制御部３２０記憶部（データベース）４００ネットワーク５００プリンタドライバ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワーク内に設けられたデータベー
スを有するファイルサーバと、ネットワークを介して当
該ファイルサーバに接続する利用者端末と、利用者端末
に接続された印刷手段および読取手段と、から成る電子
ファイル管理システムであって、上記ファイルサーバが、ファイル登録者の利用者端末か
らネットワークを介して送られてくる電子ファイルを、
管理符号と関連付けてデータベースに登録すると共に、
この管理符号を利用者端末にネットワークを介して送信
し、またファイル参照者の読取手段からネットワークを
介して管理符号および送信先を付した電子ファイルの読
出指令を受けたとき、当該管理符号に対応する電子ファ
イルを、ネットワークを介して当該送信先に送信する制
御部を備えており、電子ファイルの登録の際には、上記利用者端末が、当該
電子ファイルをネットワークを介してファイルサーバに
送信すると共に、ファイルサーバから送信されてくる管
理符号を取得し、当該電子ファイルから変換した印刷デ
ータにこの管理符号を合成して、印刷手段に出力し、電子ファイルの参照の際には、上記読取手段が、参照す
べき電子ファイルの内容を印刷した印刷媒体から管理符
号を読み込んで、この管理符号と送信先そして読出指令
を、ネットワークを介してファイルサーバに送信するこ
とを特徴とする、電子ファイル管理システム。
【請求項２】上記利用者端末が、電子ファイルの登録
の際に、印刷手段のドライバソフトによって、出力指令
に基づいて電子ファイルをファイルサーバに送信すると
共に、ファイルサーバからの管理符号と印刷データとを
合成して、印刷手段に出力することを特徴とする請求項
１に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項３】上記印刷手段および読取手段が、一体に
構成された複合機であることを特徴とする請求項１また
は２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項４】上記送信先が、上記複合機であって、上記複合機が、ネットワークに接続されており、ファイ
ルサーバから当該電子ファイルを受信したとき、当該電
子ファイルを印刷手段により印刷媒体に出力することを
特徴とする請求項３に記載の電子ファイル管理システ
ム。
【請求項５】上記送信先が、メールアドレスであっ
て、上記ファイルサーバが、当該電子ファイルをメールとし
て配信することを特徴とする請求項１から３のいずれか
に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項６】上記読取手段が、利用者端末を介してネ
ットワークに接続されていることを特徴とする請求項１
から５のいずれかに記載の電子ファイル管理システム。
【請求項７】上記読取手段が、直接にネットワークに
接続されていることを特徴とする請求項１から５のいず
れかに記載の電子ファイル管理システム。
【請求項８】上記管理符号が、印刷データと合成され
て印刷手段により印刷されるとき、可視可能に印刷され
ることを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載の
電子ファイル管理システム。
【請求項９】上記管理符号が、印刷データと合成され
て印刷手段により印刷されるとき、可視不能に印刷され
ることを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載の
電子ファイル管理システム。
【請求項１０】上記電子ファイルが、ファイルサーバ
のデータベースに登録されるとき、パスワード付きで登
録されることを特徴とする請求項１から９のいずれかに
記載の電子ファイル管理システム。