JP2002352064A - 業務分析支援システム及び業務分析支援方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 業務の現状をユーザーにとって使いやすい形
式で入力すれば、業務の全容が誰にでも判断できる形式
で提示されると同時に改善案も提示されるものとする。 【解決手段】 分析対象の業務の処理対象及び処理手順
及びこれらの特徴の定量化のための属性を各々の処理ス
テップ毎に付与して表形式とした業務処理手順記述デー
タを入力する。入力された業務処理手順記述データは記
憶手段で記憶し、各業務の特徴を定量化手段で定量化す
る。定量化手段で定量化されたデータと予め記憶されて
いる業務特徴パターンとを比較して業務特徴抽出手段が
対象業務の特徴を抽出し、各業務間の関連からモデル化
手段が業務をモデル化する。抽出された業務特徴から改
善案送出手段が改善案を創出し、作成されたモデルと各
業務特徴と改善案とがディスプレー上に表示される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は業務分析を支援する
業務分析支援システム、殊に間接業務を中心とした業務
分析を支援して改善案を提示する業務分析支援システム
に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】業務の内容を整理して業務設計を支援す
るツールとして、特開平７−２４９０２４号公報に業務
分析表に業務を記述することで業務の流れを生成するも
のが示されており、また、特開平９−２４５０８７号公
報にはデータフローダイアグラムで記述されたに業務を
分析してその分析結果に基づいてデータフローダイアグ
ラム中の不適のプロセスを報知するものが示されてい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、前者における
業務分析表への業務の記入が複雑で分析者やユーザーに
とって使い易いものとは言えない上に、業務の流れを生
成するだけで、その特徴を明らかにして改善案を創出す
るものではない。

【０００４】また、後者ではデータフローダイアグラム
で業務を記述する必要があるが、データフローダイアグ
ラムで記述できるレベルまで業務を詳細に捕捉しなくて
はならず、分析者やユーザーにって使いづらいものであ
り、しかもデータの流れが明らかになってもその他の業
務の特徴を勘案して改善案を創出するものではない。

【０００５】本発明はこのような点に鑑みなされたもの
であって、その目的とするところは業務の現状を表形式
というユーザーにとって使いやすい形式で入力すれば、
業務の全容を誰にでも判断できる形式で提示すると同時
に改善案も提示する業務分析支援システムを提供するに
ある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】しかして請求項１の発明
に係る業務分析支援システムは、分析対象の業務の処理
対象及び処理手順及びこれらの特徴の定量化のための属
性が各々の処理ステップ毎に付与された業務処理手順記
述データの表形式による入力を可能とする入力部と、入
力された業務処理手順記述データを記憶する記憶手段
と、各業務の特徴を定量化する定量化手段と、定量化手
段で定量化されたデータと予め記憶されている業務特徴
パターンとを比較して対象業務の特徴を抽出する業務特
徴抽出手段と、各業務間の関連から業務をモデル化する
モデル化手段と、抽出された業務特徴から改善案を創出
する改善案創出手段と、作成されたモデルと各業務特徴
と改善案とをディスプレー上に表示する出力手段とを備
えていることに特徴を有している。

【０００７】すなわち、図１に示すように、磁気ディス
ク等の外部記憶装置２とマウスやキーボード等の入力手
段３とディスプレー等の出力手段４が接続された演算装
置（ＣＰＵ）１と、定量化手段５１、業務特徴抽出手段
５２、モデル化手段５３，改善案創出手段５４等を備え
て上記演算装置１で稼働している業務分析支援プログラ
ムとで本業務分析支援システムは構成されており、分析
対象の業務の処理対象及び処理手順及びこれらの特徴の
定量化のための属性を各々の処理ステップ毎に付与した
表形式の業務処理手順記述データを入力すれば、定量化
手段５１による定量化と業務特徴抽出手段５２による業
務の特徴の抽出、モデル化手段５３による業務のモデル
化がなされるとともに、改善案が提示されるようにした
ものである。

【０００８】上記の定量化のための属性としては、処理
対象分類（たとえば帳票、データ、物、現金のいずれで
あるか）と処理区分（たとえば入力、出力、参照、入出
力）とを用いることができる。

【０００９】また、定量化のための属性として、処理ス
テップにおける処理の分類による処理手順の性質を用い
ることも好ましい。たとえば、データを追加する「入
力」であるか、帳票等を開く「操作」であるか、「参
照」であるか、「転記」であるか、内容に基づいて次の
処理手順を決定する「判断」であるか、物理的に運ぶ
「運搬」であるか、帳票の内容から新たな帳票を創造す
るといった「思考」であるか、内容の検査照合といった
「検査」であるかで属性を付与するのである。

【００１０】定量化のための属性としては、さらに処理
ステップにおける処理についての専門性及び処理対象の
整理度合いを用いていたり、処理ステップにおける処理
についての標準化度合いを用いるのが好ましい。専門性
については、たとえば特別な知識が不要である「低」
と、短期間の教育で可能な「中」と、知識を要して短期
習得が不可である「高」に分ければよく、整理度合いに
ついては、たとえばある基準にてカテゴライズされてい
る「小」、細分項目に分解されている「中」、形式
（型、サイズ）が明確である「大」の３段階に分ければ
よく、標準化度合いについては、１：創造的な処理であ
るか、２：手順が属人的もしくは時と場合によって異な
るものであるか、３：複数の定型化処理フローの組合せ
であるか、４：１つの定型化処理であるかの４段階程度
で分ければよい。

【００１１】定量化手段には、処理対象の業務での取り
扱われ方を処理対象の処理区分と処理ステップ毎の処理
分類のカウントによって特徴の定量化を行うものを好適
に用いることができ、この時、業務特徴抽出手段には、
業務特徴パターンを比較参照することで不必要である可
能性が高い処理対象を抽出して、候補となる処理対象を
出力手段にて表示させる不必要処理対象抽出機能を備え
ているものや、業務特徴パターンを比較参照することで
不使用である可能性が高い処理対象を抽出して、候補と
なる処理対象を出力手段にて表示させる不使用処理対象
抽出機能を備えているものを好適に用いることができ
る。

【００１２】また、定量化手段には、業務の処理ステッ
プの処理対象分類のカウントによって特徴の定量化を行
うものを好適に用いることができ、この時、業務特徴抽
出手段には、業務特徴パターンを比較参照することで低
付加価値である可能性が高い業務を抽出して、候補とな
る業務を出力手段にて表示させる低付加価値業務抽出機
能を備えるとともに、上記比較参照で重複する可能性が
高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表
示させる重複業務抽出機能を備えているものを好適に用
いることができる。

【００１３】上記業務特徴抽出手段には、さらに業務特
徴パターンを比較参照することで冗長承認である可能性
が高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて
表示させる冗長承認業務抽出機能を備えているもの、業
務特徴パターンを比較参照することで冗長判断である可
能性が高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段
にて表示させる冗長判断業務抽出機能を備えているも
の、業務特徴パターンを比較参照することで属人的運用
である可能性が高い業務を抽出して、候補となる業務を
出力手段にて表示させる属人的運用業務抽出機能を備え
ているもの、業務特徴パターンを比較参照することで作
成部門外検査である可能性が高い業務を抽出して、候補
となる業務を出力手段にて表示させる作成部門外検査業
務抽出機能を備えているもの、業務特徴パターンを比較
参照することで重複保管である可能性が高い業務を抽出
して、候補となる業務を出力手段にて表示させる重複保
管業務抽出機能を備えているもの、業務特徴パターンを
比較参照することで冗長やりとりである可能性が高い業
務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させ
る冗長やりとり業務抽出機能を備えているもの、業務特
徴パターンを比較参照することで紙連携である可能性が
高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表
示させる紙連携業務抽出機能を備えているもの等であっ
てもよい。

【００１４】モデル化手段は、処理対象の処理区分によ
り各業務間での情報の流れのフローの自動生成機能を備
えていることが好ましく、フローと共に関連する部門数
及び定量化された特徴を集計表示する業務特徴集計表示
機能を備えていることがより好ましい。

【００１５】改善案創出手段は、定量化された業務処理
の内容に関する特徴を業務毎に集計して三次元フィール
ドにマッピングする三次元フィールドマッピング機能を
備えたものとするのが好ましく、特に定量化された業務
処理の内容に関する特徴を業務フロー単位で集計して三
次元フィールドにマッピングする三次元フィールドマッ
ピング機能を備えたものが好ましい。三次元フィールド
にマッピングされた業務の分布を予め記憶手段に保存さ
れた改善方向性パターンの参照比較で改善の方向性を決
定する改善方向性判断機能と、改善の方向性と対象業務
を出力手段にて表示させる改善方向性報知機能とを備え
たものとしたり、ワークフロー化可能な業務を抽出して
業務の流れを生成しワークフローを定義するワークフロ
ー定義機能を備えたものとすれば、なお好ましい。

【００１６】改善案創出手段は、改善方向性及び業務処
理手順の性質に関する特徴に応じた改善方向性を考慮し
て、改善を実施した後のあるべき姿の業務フローを自動
生成して提示する新フロー生成機能を備えたものであっ
てもよい。

【００１７】入力部には、印刷された帳票のスキャナー
等で読み取ったイメージから文字情報を抽出する文字情
報抽出部と、帳票の内容を特徴づける単語を記憶させた
文字認識ライブラリ及び文字内容を判定するルールを記
憶させた文字特徴ルールと、文字情報抽出部で抽出した
文字情報を外部記憶装置に予め作成保存された上記文字
認識ライブラリと文字特徴ルールとに基づいて判定して
帳票に含まれるデータ項目を抽出する帳票データ項目抽
出手段と、抽出されたデータ項目を処理対象と同時に特
徴づける属性として記憶手段に記憶させる帳票データ取
得手段とを備えたものが好適である。

【００１８】また、帳票データ項目抽出手段は、帳票の
データ項目を予め外部記憶手段に記憶させた類似判定ラ
イブラリ及び類似判定ルールに基づいて判定して同一内
容の帳票を抽出報知する類似帳票判定報知機能を備えた
ものが好ましく、類似帳票判定報知機能で類似と判定さ
れた帳票について同一と判断した場合に、記憶手段に保
存された処理対象の内容を修正する同一帳票補正機能
と、モデル化手段が自動生成した処理対象の処理区分に
より各業務間での情報の流れのフローの業務の関連を修
正する業務フロー補正機能を備えたものや、業務特徴抽
出手段が、帳票データ項目手段で抽出された帳票のデー
タ項目に着目して、ある業務に入力される処理対象と出
力される処理対象の間のデータ項目が同一もしくはほぼ
同一である場合に付加価値が少ない業務であると判断す
る第２の低付加価値業務抽出機能を備えておれば、なお
好ましい。

【００１９】そして本発明に係る業務分析支援方法は、
分析対象の業務の処理対象及び処理手順及びこれらの特
徴の定量化のための属性が各々の処理ステップ毎に付与
された業務処理手順記述データをもとに業務分析を行う
業務分析支援方法であって、表形式で入力されるととも
に記憶手段に記憶された上記業務処理手順記述データに
基づいて、各業務の特徴を定量化して、定量化したデー
タと予め記憶手段に記憶させている業務特徴パターンと
を比較して対象業務の特徴を抽出した業務特徴から改善
案を創出するとともに、各業務間の関連から業務をモデ
ル化して作成したモデルと各業務特徴と上記改善案とを
ディスプレー上に表示することに特徴を有している。

【００２０】また本発明に係る業務分析支援方法は、分
析対象の業務の処理対象及び処理手順及びこれらの特徴
の定量化のための属性が各々の処理ステップ毎に付与さ
れた業務処理手順記述データをもとに業務分析を行う業
務分析支援方法であって、表形式で入力されるとともに
記憶手段に記憶された上記業務処理手順記述データに基
づいて、各業務の特徴を定量化して、定量化したデータ
と予め記憶手段に記憶させている業務特徴パターンとを
比較して対象業務の特徴を抽出した業務特徴から改善案
を創出するとともに、各業務間の関連から業務をモデル
化して作成したモデルと各業務特徴と上記改善案とをデ
ィスプレー上に表示することに特徴を有している。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下本発明を実施の形態の一例に
基づいて詳述すると、図２は本発明に係る業務分析支援
システムを利用した業務分析の手順を示しており、まず
は現状の業務に関してその業務機能を全て洗い出して体
系化（図３参照）するとともに、業務単位毎に処理対象
（帳票、情報（データ）、物等）を洗い出す。図４は入
庫管理における伝票処理に関する処理対象の洗い出しを
示している。さらに業務単位毎に担当者へのヒアリング
（アンケートを含む）を行って、業務処理内容を明確す
る。図５に示すように、ある業務について、その業務
名、処理対象、業務内容、業務頻度、業務量をリスト化
するのが好ましい。

【００２２】次に各業務を処理対象の流れに着目して業
務処理手順をフロー化することで、業務内容の把握・整
理を行った後、業務分析支援システムに対して業務内容
の入力・記憶を行う。この時、本発明においては、各業
務における業務名や処理対象及び処理手順を表形式の入
力フォーマット（図６参照）に即して入力して、記憶装
置に記憶させる。また、各業務には同時に担当部署を属
性として記憶させる。処理対象には処理区分（入力・出
力等）を同時に記憶させる。処理手順については、分類
を行って各々の処理ステップ毎に整理度合い、専門性、
標準化度合いを属性として同時に記憶させる。なお、図
６に示した納品伝票処理は、棚卸し業務中の納品伝票処
理を示しており、処理対象が納品伝票及び入庫台帳であ
り、共に帳票として分類される２者のうちの前者に対し
ては入力、後者に対しては出力の処理区分を与え、さら
に処理手順として、処理元の納品伝票から処理先の入庫
台帳への転記処理、納品伝票の保存、入庫台帳の保存の
３つの処理ステップがあって、これらはいずれも整理度
が大、専門性が低、標準化度合いが１つの定型化処理を
示す４の値を付与している。

【００２３】このようにして、ある業務（例えば棚卸し
業務）中の各業務について処理ステップ毎に属性を付与
した業務処理手順記述データを業務分析支援システムに
入力したならば、このシステムは、まず定量化手段５１
によって各業務の特徴の定量化を行う。この定量化は、
図７に示すように、処理対象の業務での取り扱われ方を
処理対象の処理区分と処理ステップ毎の処理分類のカウ
ントによって特徴の定量化を行う。図６に示した納品伝
票処理については、納品伝票に対して入力が１，転記元
が１、保管（保存）が１となり、入庫台帳に対して出力
が１，転記先が１、保管が１となる（図８参照）。

【００２４】このように定量化されたデータは、図１１
に示すように、業務特徴抽出手段５２によって記憶装置
２に予め記憶させてある業務特徴パターンと比較されて
対象業務の特徴が抽出されるのであるが、この業務特徴
抽出手段５２には、業務特徴パターンを比較参照するこ
とで不必要である可能性が高い処理対象を抽出して、候
補となる処理対象を出力手段にて表示させる不必要処理
対象抽出機能と、不使用である可能性が高い処理対象を
抽出して、候補となる処理対象を出力手段にて表示させ
る不使用処理対象抽出機能とを持たせてある。

【００２５】記憶装置２に予め記憶させてある業務特徴
パターンのうち、たとえば、入力の後、何の処理も行わ
れないもの（図９(a)参照、図中のＮは１以上の整
数）、入力が行われた後、破棄されたもの（図９(b)参
照）、転記が行われた後、保存されただけのもの（図９
(c)）に一致したならば、その帳票は不必要である旨を
出力手段４に表示し、さらに被参照された後更新された
もの（図１０(a)参照）、運搬または保存・破棄処理し
かないもの（図１０(b)参照）に一致すれば、その帳票
は不使用である旨を出力手段４に表示する。

【００２６】また、定量化手段５１は、図１２に示すよ
うに、業務の処理ステップの処理分類のカウントによっ
て特徴の定量化も行う。図６に示した納品伝票処理につ
いては、納品伝票に対して転記が１、保管が１となり、
入庫台帳に対して転記が１，保管１となることから、転
記が合計２，保管が合計２となる（図１３参照）。

【００２７】この定量化データに対しては、業務特徴抽
出手段５２は、図１５に示すように、業務特徴パターン
を比較参照することで低付加価値である可能性が高い業
務を抽出するとともに、重複する可能性が高い業務を抽
出して出力手段４に表示する。記憶装置２に予め記憶さ
せてある業務特徴パターンのうち、たとえば同一の処理
対象に対する同一処理が複数の業務内に存在（図１４
(a)参照）する時、重複業務候補として表示し、運搬や
転記や検査の割合が多い（たとえば全体の半分以上、図
１４(b)参照）時、低付加価値業務であるとしてこの業
務を低付加価値業務候補として表示する。ちなみに図１
４(b)に示す場合、付加価値処理（入力と保管）は６，
低付加価値処理（転記と運搬と検査）は１２とカウント
される。

【００２８】業務特徴抽出手段による業務特徴パターン
との比較参照では、上記の低付加価値業務や重複業務を
抽出する他、図１６(a)に示すように、一つの処理対象
に対する検査処理が複数存在したり、図１６(b)に示す
ように、同一の処理対象に対する検査が複数の業務内で
存在する場合に、冗長承認である可能性が高い業務とし
てこれを抽出して出力手段に表示させるようにしてもよ
い。

【００２９】また、図１６(c)に示すように、同一処理
対象に対する判断処理が複数の業務内で存在している場
合、冗長判断である可能性が高い業務としてこれを抽出
して出力手段に表示させたり、図１６(d)に示すよう
に、同一の処理対象に対する同様処理が複数の業務内に
存在する時、属人的運用である可能性が高い業務として
これを出力手段に表示させたり、図１６(e)に示すよう
に、同一の処理対象に対する検査処理のみが別業務で行
われている場合、作成部門外検査である可能性が高い業
務としてこれを出力手段に表示させたり、図１６(f)に
示すように、同一の処理対象が複数業務で保管されてい
る場合、重複保管である可能性が高い業務としてこれを
出力手段に表示させたり、図１６(g)に示すように、同
一の処理対象が多数の業務内に現れる場合に、冗長やり
とりである可能性が高い業務としてこれを出力手段に表
示させたり、さらには図１６(h)に示すように、システ
ム（データ）から転記（印刷）された帳票が転記元や別
業務の入力乃至参照となる場合に、紙連携である可能性
が高い業務としてこれを出力手段に表示させるようにし
てもよい。

【００３０】モデル化手段５３は、図１７に示すよう
に、処理対象の処理区分から業務間での情報の流れのフ
ローを自動的に生成するとともに、図１８に示すよう
に、関連する部門数及び定量化された特徴を集計して、
現状業務（ＡｓＩｓ）をフローと数値データとでモデル
化するもので、上記フローの生成は、例えば業務Ａが帳
票Ａを入力とするものである時、フローの終わりになる
と判断し、業務Ｂが帳票Ａを入出力とする時、フローの
中間になると判断し、業務Ｃが帳票Ａを出力する時、該
業務のフローの最初になると判断し、業務Ｄが帳票Ａを
参照する時、フローの傍流になると判断して、図１９に
示すフローとする。

【００３１】今、図２０に示す納品伝票処理、部品入庫
処理、部品在庫登録の業務が入力された場合、各業務の
入出力関係に注目して図２１(a)に示すフローを生成す
るとともに、定量化データを元にした図２１(b)に示す
集計結果を出力手段４に表示させる。

【００３２】改善案創出手段５４は、図２２または図２
３に示すように、定量化された業務処理の内容に関する
特徴を業務毎に、または及び業務フロー単位で集計して
三次元フィールドにマッピングする三次元（３Ｄ）フィ
ールドマッピング機能を備えたものとする。専門性と整
理度と標準化の３軸による３Ｄフィールドに納品伝票処
理についてマッピングしたものを図２４(a)に、部品在
庫登録についてマッピングしたものを図２４(b)に例と
して示す。

【００３３】また、３Ｄフィールドにマッピングされた
業務の分布に対し、図２５に示すように、予め記憶手段
に保存してある改善方向性パターンを参照比較すること
で改善の方向性を決定して、この方向性を出力手段４に
表示させる。ちなみに図２６〜図２８は、３Ｄフィール
ドにマッピングされた業務の分布と、各分布に対して決
定される方向性の例を示している。

【００３４】改善方向性パターンの例を表１に、処理ス
テップの改善方向性について表２に示す。

【００３５】

【表１】

【００３６】

【表２】

【００３７】また、改善案創出手段５４は、図２９に示
すように、ワークフロー化可能な業務を抽出して業務の
流れを生成しワークフローを定義するワークフロー定義
機能を備えたものであることが望ましい。すなわち、上
記３Ｄフィールドへのマッピングにより改善方向性を付
与した業務を抽出して図３０に示すように一覧に整理
し、ワークフロー化対象業務については処理対象の処理
区分の関係から、図３１に示すようにワークフローを自
動生成して提示する。

【００３８】さらに改善案創出手段５４は、図３２に示
すように、上記の改善方向性及び業務特徴抽出手段にお
ける前記低付加価値業務抽出機能や、重複業務抽出機、
冗長承認業務抽出機能、冗長判断業務抽出機能、属人的
運用業務抽出機能、作成部門外検査業務抽出機能、重複
保管業務抽出機能、冗長やりとり業務抽出機能、紙連携
業務抽出機能等の出力として得ることができる業務処理
手順の性質に関する特徴に応じた改善方向性を考慮し
て、改善を実施した後のあるべき姿（ＴｏＢｅモデル）
の業務フローを自動生成して提示する新フロー生成機能
を備えたものであることが望ましい。

【００３９】図３３(a)に示す現状モデルのうち、業務
Ｃ，Ｄ，Ｅ，Ｆ，Ｇがワークフロー化すべき業務であ
り、業務Ｑ，Ｐ，Ｏ，Ｈがパート化すべき業務であり、
業務Ｉ，Ｊと業務Ｌ，Ｒとが重複業務であると判断され
た場合、改善案創出手段５４は図３３(b)に示すフロー
を生成して出力手段４に表示するとともに、業務Ｌ，Ｒ
は削除すべき業務であると判断して表示する。

【００４０】ところで、業務処理手順記述データの入力
にあたっては、帳票、たとえば納品伝票を見て、そのデ
ータ項目を拾い出して入力する作業が必要となる。この
作業は、図３４及び図３５に示すように、帳票のイメー
ジを読み取るスキャナーと、このイメージから文字情報
を抽出するＯＣＲソフトウェアとを設けるとともに、帳
票の内容を特徴づける単語を記憶させた文字認識ライブ
ラリ及び文字内容を判定するルールを記憶させた文字特
徴ルールとを外部記憶装置２に予め登録しておき、文字
情報抽出部で抽出した文字情報を外部記憶装置に予め作
成保存された上記文字認識ライブラリと文字特徴ルール
とに基づいて判定して、帳票に含まれるデータ項目を抽
出し、さらに抽出されたデータ項目を処理対象と同時に
特徴づける属性として記憶手段に記憶させると、入力の
手間を削減することができる。

【００４１】また、上記の帳票に含まれるデータ項目を
抽出する帳票データ項目抽出手段には、図３６に示すよ
うに、帳票のデータ項目を予め外部記憶装置２に記憶さ
せた類似判定ライブラリ及び類似判定ルールに基づいて
判定して同一内容の帳票を抽出報知する類似帳票判定報
知機能を備えたものが好ましい。なお、同一と目される
帳票があれば、これを出力手段４に表示するとともに同
一化するかどうかの問い合わせに対する入力結果に応じ
た処理を行うものとしておく。

【００４２】また、図３７に示す帳票Ａと帳票Ｂとが同
一と目されるとともに、同一化が指示された場合、デー
タＡが入力されて帳票Ａが出力される業務Ａと、帳票Ｂ
を元に帳票Ｃを作成する業務Ｂとが別の流れにある時、
業務Ａから業務Ｂに業務が流れるようにフローの修正を
行う機能を備えたものとしておくのが好ましい。図３８
はこの機能のフローチャートである。

【００４３】このほか、前記業務特徴抽出手段５２は、
帳票データ項目手段で抽出された帳票のデータ項目に着
目し、ある業務に入力される処理対象と出力される処理
対象の間のデータ項目が図４０に示すように同一もしく
はほぼ同一である場合、図３９にも示すように、付加価
値が少ない業務であると判断してこれを報知させる第２
の低付加価値業務抽出機能を設けておくとよい。

【００４４】図４１は上述した各機能をすべて併せ持つ
分析支援システムの詳細ブロックを示している。

【００４５】

【発明の効果】以上のように本発明に係る業務分析支援
システムにおいては、分析対象の業務の処理対象及び処
理手順及びこれらの特徴の定量化のための属性が各々の
処理ステップ毎に付与された業務処理手順記述データの
表形式による入力を可能とする入力部と、入力された業
務処理手順記述データを記憶する記憶手段と、各業務の
特徴を定量化する定量化手段と、定量化手段で定量化さ
れたデータと予め記憶されている業務特徴パターンとを
比較して対象業務の特徴を抽出する業務特徴抽出手段
と、各業務間の関連から業務をモデル化するモデル化手
段と、抽出された業務特徴から改善案を創出する改善案
創出手段と、作成されたモデルと各業務特徴と改善案と
をディスプレー上に表示する出力手段とを備えているた
めに、業務の内容についての入力を表形式というユーザ
ーにとって使いやすい形式で行うことができるものであ
り、しかも定量化のための属性を付与して入力するため
に、業務の特徴の定量化が容易であるとともに業務の全
容の把握が簡単となり、しかも定量化されたデータに基
づいた改善案も提示されるために、ユーザーのスキルに
影響されない分析及び改善案を得ることができる。

【００４６】ここで、定量化のための属性としては、処
理対象分類と処理区分、処理ステップにおける処理の分
類による処理手順の性質、処理ステップにおける処理に
ついての専門性及び処理対象の整理度合い、標準化度合
いを用いることで、的確な分析を行うことができる。

【００４７】定量化手段では、処理対象の業務での取り
扱われ方を処理対象の処理区分と処理ステップ毎の処理
分類のカウントによって特徴の定量化を行うと、処理対
象に関する適切な判断用データを得ることができ、この
時、業務特徴抽出手段に、業務特徴パターンを比較参照
することで不必要である可能性が高い処理対象を抽出し
て、候補となる処理対象を出力手段にて表示させる不必
要処理対象抽出機能を持たせたり、業務特徴パターンを
比較参照することで不使用である可能性が高い処理対象
を抽出して、候補となる処理対象を出力手段にて表示さ
せる不使用処理対象抽出機能を持たせたものでは、不必
要なもの、不使用のものを適切に抽出することができ
る。

【００４８】また、定量化手段で、業務の処理ステップ
の処理対象分類のカウントによって特徴の定量化を行う
ならば、業務の必要性や価値を適切に判断することがで
きるデータを得ることができ、この時、業務特徴抽出手
段に、業務特徴パターンを比較参照することで低付加価
値である可能性が高い業務を抽出して、候補となる業務
を出力手段にて表示させる低付加価値業務抽出機能を持
たせたり、上記比較参照で重複する可能性が高い業務を
抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させる重
複業務抽出機能を持たせれば、低付加価値業務や重複業
務を的確に抽出することができる。

【００４９】上記業務特徴抽出手段には、さらに業務特
徴パターンを比較参照することで冗長承認である可能性
が高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて
表示させる冗長承認業務抽出機能を備えているもの、業
務特徴パターンを比較参照することで冗長判断である可
能性が高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段
にて表示させる冗長判断業務抽出機能を備えているも
の、業務特徴パターンを比較参照することで属人的運用
である可能性が高い業務を抽出して、候補となる業務を
出力手段にて表示させる属人的運用業務抽出機能を備え
ているもの、業務特徴パターンを比較参照することで作
成部門外検査である可能性が高い業務を抽出して、候補
となる業務を出力手段にて表示させる作成部門外検査業
務抽出機能を備えているもの、業務特徴パターンを比較
参照することで重複保管である可能性が高い業務を抽出
して、候補となる業務を出力手段にて表示させる重複保
管業務抽出機能を備えているもの、業務特徴パターンを
比較参照することで冗長やりとりである可能性が高い業
務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させ
る冗長やりとり業務抽出機能を備えているもの、業務特
徴パターンを比較参照することで紙連携である可能性が
高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表
示させる紙連携業務抽出機能を備えているものとすれ
ば、さらに的確に各業務の問題点を浮き出させることが
できる。

【００５０】モデル化手段は、処理対象の処理区分によ
り各業務間での情報の流れのフローの自動生成機能を備
えておれば、業務の現状をユーザーに適切に示すことが
でき、フローと共に関連する部門数及び定量化された特
徴を集計表示する業務特徴集計表示機能を備えたものと
すれば、さらに業務の現状をわかりやすくユーザーに示
すことができる。

【００５１】改善案創出手段は、定量化された業務処理
の内容に関する特徴を業務毎に集計して三次元フィール
ドにマッピングする三次元フィールドマッピング機能を
備えたもの、特に定量化された業務処理の内容に関する
特徴を業務フロー単位で集計して三次元フィールドにマ
ッピングする三次元フィールドマッピング機能を備えた
ものとするのがユーザーに対する訴求力や、わかりやす
さの点で好ましく、しかも三次元フィールドにマッピン
グされた業務の分布を予め記憶手段に保存された改善方
向性パターンの参照比較で改善の方向性を決定する改善
方向性判断機能と、改善の方向性と対象業務を出力手段
にて表示させる改善方向性報知機能とを備えたものとす
れば、改善案をユーザーにわかり易く提示することがで
きる。また、ワークフロー化可能な業務を抽出して業務
の流れを生成しワークフローを定義するワークフロー定
義機能を備えたものとすれば、なお好ましいものとな
る。

【００５２】改善案創出手段は、改善方向性及び業務処
理手順の性質に関する特徴に応じた改善方向性を考慮し
て、改善を実施した後のあるべき姿の業務フローを自動
生成して提示する新フロー生成機能を備えたものであっ
てもよい。改善後の業務の流れをユーザーは容易に把握
することができる。

【００５３】そして、入力部には、印刷された帳票のス
キャナー等で読み取ったイメージから文字情報を抽出す
る文字情報抽出部と、帳票の内容を特徴づける単語を記
憶させた文字認識ライブラリ及び文字内容を判定するル
ールを記憶させた文字特徴ルールと、文字情報抽出部で
抽出した文字情報を外部記憶装置に予め作成保存された
上記文字認識ライブラリと文字特徴ルールとに基づいて
判定して帳票に含まれるデータ項目を抽出する帳票デー
タ項目抽出手段と、抽出されたデータ項目を処理対象と
同時に特徴づける属性として記憶手段に記憶させる帳票
データ取得手段とを備えたものを用いると、入力の手間
を大きく削減することができる。

【００５４】また、帳票データ項目抽出手段は、帳票の
データ項目を予め外部記憶手段に記憶させた類似判定ラ
イブラリ及び類似判定ルールに基づいて判定して同一内
容の帳票を抽出報知する類似帳票判定報知機能を備えた
ものや、類似帳票判定報知機能で類似と判定された帳票
について同一と判断した場合に、記憶手段に保存された
処理対象の内容を修正する同一帳票補正機能と、モデル
化手段が自動生成した処理対象の処理区分により各業務
間での情報の流れのフローの業務の関連を修正する業務
フロー補正機能を備えたもの等が好ましい。

【００５５】また、業務特徴抽出手段が、帳票データ項
目手段で抽出された帳票のデータ項目に着目して、ある
業務に入力される処理対象と出力される処理対象の間の
データ項目が同一もしくはほぼ同一である場合に付加価
値が少ない業務であると判断する第２の低付加価値業務
抽出機能を備えていても好ましい。

【００５６】そして本発明に係る業務分析支援方法は、
分析対象の業務の処理対象及び処理手順及びこれらの特
徴の定量化のための属性が各々の処理ステップ毎に付与
された業務処理手順記述データをもとに業務分析を行う
業務分析支援方法であって、表形式で入力されるととも
に記憶手段に記憶された上記業務処理手順記述データに
基づいて、各業務の特徴を定量化して、定量化したデー
タと予め記憶手段に記憶させている業務特徴パターンと
を比較して対象業務の特徴を抽出した業務特徴から改善
案を創出するとともに、各業務間の関連から業務をモデ
ル化して作成したモデルと各業務特徴と上記改善案とを
ディスプレー上に表示するために、ユーザーは業務の現
状を属性を付与して表形式で入力するだけで、適切な分
析結果及び改善案を得ることができる。

【００５７】図４０は上述した各機能をすべて併せ持つ
分析支援システムの詳細を示している。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態の一例の概略ブロック図で
ある。

【図２】同上の概略動作を示すフローチャートである。

【図３】業務の洗い出し体系化についての説明図であ
る。

【図４】処理対象の洗い出しについての説明図である。

【図５】業務処理内容の明確化についての説明図であ
る。

【図６】表形式入力フォーマットの一例の説明図であ
る。

【図７】定量化についての一例のフローチャートであ
る。

【図８】定量化データの一例の説明図である。

【図９】(a)(b)(c)は夫々不必要帳票候補についての定
量化データの例を示す説明図である。

【図１０】(a)(b)は夫々不使用帳票候補についての定量
化データの例を示す説明図である。

【図１１】業務特徴抽出手段の動作の一例を示すフロー
チャートである。

【図１２】定量化についての他例のフローチャートであ
る。

【図１３】定量化データの一例の説明図である。

【図１４】(a)(b)は夫々重複業務候補と低付加価値業務
候補についての定量化データの例を示す説明図である。

【図１５】業務特徴抽出手段の動作の他例を示すフロー
チャートである。

【図１６】(a)〜(h)は夫々抽出特徴判断基準となる業務
候補についての定量化データの例を示す説明図である。

【図１７】モデル化手段の動作の一例を示すフローチャ
ートである。

【図１８】モデル化手段の動作の他例を示すフローチャ
ートである。

【図１９】モデル化手段の動作説明図である。

【図２０】表形式入力フォーマットでの入力例の説明図
である。

【図２１】(a)(b)はモデル化手段の出力例の説明図であ
る。

【図２２】改善案創出手段の動作の一例を示すフローチ
ャートである。

【図２３】改善案創出手段の動作の他例を示すフローチ
ャートである。

【図２４】(a)(b)は改善案創出手段の出力例の説明図で
ある。

【図２５】改善案創出手段の動作の更に他例を示すフロ
ーチャートである。

【図２６】(a)(b)は改善案創出手段の出力例の説明図で
ある。

【図２７】(a)(b)は改善案創出手段の出力例の説明図で
ある。

【図２８】(a)(b)は改善案創出手段の出力例の説明図で
ある。

【図２９】改善案創出手段の動作の別の例を示すフロー
チャートである。

【図３０】改善案創出手段の動作の説明図である。

【図３１】改善案創出手段の他の動作の説明図である。

【図３２】改善案創出手段の動作のさらに別の例を示す
フローチャートである。

【図３３】(a)は現状モデル、(b)は改善した新モデルの
説明図である。

【図３４】入力手段の他例の動作についてのフローチャ
ートである。

【図３５】同上の動作についての説明図である。

【図３６】同上の動作の他例についてのフローチャート
である。

【図３７】同上の動作についての説明図である。

【図３８】同上の業務フロー補正動作についてのフロー
チャートである。

【図３９】別の例の動作のフローチャートである。

【図４０】同上の動作説明図である。

【図４１】ブロック図である。

【符号の説明】 １ 演算装置 ２ 外部記憶装置 ３ 入力手段 ４ 出力手段

Claims (29)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 分析対象の業務の処理対象及び処理手順
   及びこれらの特徴の定量化のための属性が各々の処理ス
   テップ毎に付与された業務処理手順記述データの表形式
   による入力を可能とする入力部と、入力された業務処理
   手順記述データを記憶する記憶手段と、各業務の特徴を
   定量化する定量化手段と、定量化手段で定量化されたデ
   ータと予め記憶されている業務特徴パターンとを比較し
   て対象業務の特徴を抽出する業務特徴抽出手段と、各業
   務間の関連から業務をモデル化するモデル化手段と、抽
   出された業務特徴から改善案を創出する改善案創出手段
   と、作成されたモデルと各業務特徴と改善案とをディス
   プレー上に表示する出力手段とを備えていることを特徴
   とする業務分析支援システム。
2. 【請求項２】 定量化のための属性として、処理対象分
   類と処理区分とを用いていることを特徴とする請求項１
   記載の業務分析支援システム。
3. 【請求項３】 定量化のための属性として、処理ステッ
   プにおける処理の分類による処理手順の性質を用いてい
   ることを特徴とする請求項１または２記載の業務分析支
   援システム。
4. 【請求項４】 定量化のための属性として、処理ステッ
   プにおける処理についての専門性及び処理対象の整理度
   合いを用いていることを特徴とする請求項１〜３のいず
   れかの項に記載の業務分析支援システム。
5. 【請求項５】 定量化のための属性として、処理ステッ
   プにおける処理についての標準化度合いを用いているこ
   とを特徴とする請求項４記載の業務分析支援システム。
6. 【請求項６】 定量化手段は、処理対象の業務での取り
   扱われ方を処理対象の処理区分と処理ステップ毎の処理
   分類のカウントによって特徴の定量化を行っていること
   を特徴とする請求項１〜５のいずれかの項に記載の業務
   分析支援システム。
7. 【請求項７】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パターン
   を比較参照することで不必要である可能性が高い処理対
   象を抽出して、候補となる処理対象を出力手段にて表示
   させる不必要処理対象抽出機能を備えていることを特徴
   とする請求項６記載の業務分析支援システム。
8. 【請求項８】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パターン
   を比較参照することで不使用である可能性が高い処理対
   象を抽出して、候補となる処理対象を出力手段にて表示
   させる不使用処理対象抽出機能を備えていることを特徴
   とする請求項６記載の業務分析支援システム。
9. 【請求項９】 定量化手段は、業務の処理ステップの処
   理対象分類のカウントによって特徴の定量化を行ってい
   ることを特徴とする請求項１記載の業務分析支援システ
   ム。
10. 【請求項１０】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで低付加価値である可能性が高い
    業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示さ
    せる低付加価値業務抽出機能を備えるとともに、上記比
    較参照で重複する可能性が高い業務を抽出して、候補と
    なる業務を出力手段にて表示させる重複業務抽出機能を
    備えていることを特徴とする請求項９記載の記載の業務
    分析支援システム。
11. 【請求項１１】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで冗長承認である可能性が高い業
    務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させ
    る冗長承認業務抽出機能を備えていることを特徴とする
    請求項９または１０記載の業務分析支援システム。
12. 【請求項１２】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで冗長判断である可能性が高い業
    務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させ
    る冗長判断業務抽出機能を備えていることを特徴とする
    請求項９または１０記載の業務分析支援システム。
13. 【請求項１３】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで属人的運用である可能性が高い
    業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示さ
    せる属人的運用業務抽出機能を備えていることを特徴と
    する請求項９または１０記載の業務分析支援システム。
14. 【請求項１４】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで作成部門外検査である可能性が
    高い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表
    示させる作成部門外検査業務抽出機能を備えていること
    を特徴とする請求項９または１０記載の業務分析支援シ
    ステム。
15. 【請求項１５】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで重複保管である可能性が高い業
    務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させ
    る重複保管業務抽出機能を備えていることを特徴とする
    請求項９または１０記載の業務分析支援システム。
16. 【請求項１６】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで冗長やりとりである可能性が高
    い業務を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示
    させる冗長やりとり業務抽出機能を備えていることを特
    徴とする請求項９または１０記載の業務分析支援システ
    ム。
17. 【請求項１７】 業務特徴抽出手段は、業務特徴パター
    ンを比較参照することで紙連携である可能性が高い業務
    を抽出して、候補となる業務を出力手段にて表示させる
    紙連携業務抽出機能を備えていることを特徴とする請求
    項９または１０記載の業務分析支援システム。
18. 【請求項１８】 モデル化手段は、処理対象の処理区分
    により各業務間での情報の流れのフローの自動生成機能
    を備えていることを特徴とする請求項１記載の業務分析
    支援システム。
19. 【請求項１９】 モデル化手段は、フローと共に関連す
    る部門数及び定量化された特徴を集計表示する業務特徴
    集計表示機能を備えていることを特徴とする請求項１８
    記載の業務分析支援システム。
20. 【請求項２０】 改善案創出手段は、定量化された業務
    処理の内容に関する特徴を業務毎に集計して三次元フィ
    ールドにマッピングする三次元フィールドマッピング機
    能を備えていることを特徴とする請求項１記載の業務分
    析支援システム。
21. 【請求項２１】 改善案創出手段は、定量化された業務
    処理の内容に関する特徴を業務フロー単位で集計して三
    次元フィールドにマッピングする三次元フィールドマッ
    ピング機能を備えていることを特徴とする請求項２０記
    載の業務分析支援システム。
22. 【請求項２２】 改善案創出手段は、三次元フィールド
    にマッピングされた業務の分布を予め記憶手段に保存さ
    れた改善方向性パターンの参照比較で改善の方向性を決
    定する改善方向性判断機能と、改善の方向性と対象業務
    を出力手段にて表示させる改善方向性報知機能とを備え
    ていることを特徴とする請求項２０または２１記載の業
    務分析支援システム。
23. 【請求項２３】 改善案創出手段は、ワークフロー化可
    能な業務を抽出して業務の流れを生成しワークフローを
    定義するワークフロー定義機能を備えていることを特徴
    とする請求項２０〜２２のいずれかの項に記載の業務分
    析支援システム。
24. 【請求項２４】 改善案創出手段は、改善方向性及び業
    務処理手順の性質に関する特徴に応じた改善方向性を考
    慮して、改善を実施した後のあるべき姿の業務フローを
    自動生成して提示する新フロー生成機能を備えているこ
    とを特徴とする請求項１記載の業務分析支援システム。
25. 【請求項２５】 入力部は、印刷された帳票のスキャナ
    ー等で読み取ったイメージから文字情報を抽出する文字
    情報抽出部と、帳票の内容を特徴づける単語を記憶させ
    た文字認識ライブラリ及び文字内容を判定するルールを
    記憶させた文字特徴ルールと、文字情報抽出部で抽出し
    た文字情報を外部記憶装置に予め作成保存された上記文
    字認識ライブラリと文字特徴ルールとに基づいて判定し
    て帳票に含まれるデータ項目を抽出する帳票データ項目
    抽出手段と、抽出されたデータ項目を処理対象と同時に
    特徴づける属性として記憶手段に記憶させる帳票データ
    取得手段とを備えていることを特徴とする請求項１記載
    の業務分析支援システム。
26. 【請求項２６】 帳票データ項目抽出手段は、帳票のデ
    ータ項目を予め外部記憶手段に記憶させた類似判定ライ
    ブラリ及び類似判定ルールに基づいて判定して同一内容
    の帳票を抽出報知する類似帳票判定報知機能を備えてい
    ることを特徴とする請求項１記載の業務分析支援システ
    ム。
27. 【請求項２７】 類似帳票判定報知機能で類似と判定さ
    れた帳票について同一と判断した場合に、記憶手段に保
    存された処理対象の内容を修正する同一帳票補正機能
    と、モデル化手段が自動生成した処理対象の処理区分に
    より各業務間での情報の流れのフローの業務の関連を修
    正する業務フロー補正機能を備えていることを特徴とす
    る請求項２６記載の業務分析支援システム。
28. 【請求項２８】 業務特徴抽出手段は、帳票データ項目
    手段で抽出された帳票のデータ項目に着目して、ある業
    務に入力される処理対象と出力される処理対象の間のデ
    ータ項目が同一もしくはほぼ同一である場合に付加価値
    が少ない業務であると判断する第２の低付加価値業務抽
    出機能を備えていることを特徴とする請求項２６または
    ２７記載の業務分析支援システム。
29. 【請求項２９】 分析対象の業務の処理対象及び処理手
    順及びこれらの特徴の定量化のための属性が各々の処理
    ステップ毎に付与された業務処理手順記述データをもと
    に業務分析を行う業務分析支援方法であって、表形式で
    入力されるとともに記憶手段に記憶された上記業務処理
    手順記述データに基づいて、各業務の特徴を定量化し
    て、定量化したデータと予め記憶手段に記憶させている
    業務特徴パターンとを比較して対象業務の特徴を抽出し
    た業務特徴から改善案を創出するとともに、各業務間の
    関連から業務をモデル化して作成したモデルと各業務特
    徴と上記改善案とをディスプレー上に表示することを特
    徴とする業務分析支援方法。