JP2002259300A - 通信方法及びその記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 受信した電子メールに対する返信を容易に且
つ迅速に行うことが可能な通信方法及びその記録媒体を
提供する。 【解決手段】 電子メールを送受信する通信方法におい
て、電子メール送信時において、データ処理部１１は、
入力部１３から指定された返答用選択肢情報を電子メー
ルに付加し、この電子メールを送信する。返答用選択肢
情報が付加されている電子メールを受信した場合には、
データ処理部１１は、付加されている返答用選択肢情報
に対応する返答用選択肢を表示させ、表示させたいずれ
かの返答用選択肢が入力部１３により選択された場合
に、選択された返答用選択肢に対応する返信用選択肢情
報を返信する。そして、この返信メールの受信側では、
返信用選択肢情報に基づいた表示がなされる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールを送受
信する機能を有する通信方法及びその記録媒体に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年では電子メールが広く用いられてお
り、電子メールの送受信等を管理するメールソフトウェ
アには、電子メールを利用しやすくするための各種機能
が設けられている。メールソフトウェアが備える機能の
１つに、受信した電子メールに対してその返事を送信す
る返信機能があるが、従来、この電子メールの返信は、
通常返信する元となる電子メールの内容を編集用ソフト
ウェアで開いた上で編集を行わなければならなかった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、従来
のメールソフトウェアにおいては、返信すべき電子メー
ルの件数が多い場合には、１つ１つの電子メールを開い
た後に編集用ソフトウェアで編集を行わなければなら
ず、その操作は煩雑で利用者への負担が大きいといった
問題があった。特に、携帯電話機やＰＨＳ（Personal H
andy-phone System）等の携帯通信端末において電子メ
ールの返信を行う際には、携帯電話機の限られたキー入
力環境において上述したような操作を行わなければなら
ないため、大変操作が煩わしく操作に長い時間を要する
等、作業効率が悪いという問題があった。

【０００４】本発明はこのような事情に鑑みてなされた
もので、受信した電子メールに対する返信を容易に且つ
迅速に行うことが可能な通信方法及びその記録媒体を提
供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、電子メールを送受信する通信方法におい
て、電子メール送信時において、返答用選択肢情報の指
定がされた場合に、指定された前記返答用選択肢情報を
電子メールに付加する過程と、前記電子メールを送信す
る過程と、電子メール受信時において、返答用選択肢情
報が付加されている電子メールを受信する過程と、付加
されている返答用選択肢情報に対応する返答用選択肢を
表示させる過程と、表示させたいずれかの返答用選択肢
が選択された場合に、選択された返答用選択肢に対応す
る返信用選択肢情報を返信する過程と、返信された前記
返信用選択肢情報を受信時において、前記返信用選択肢
情報に基づいて表示を行う過程を備えることを特徴とす
る通信方法を提供する。上記手法によれば、予め送信電
子メールの内容に対して、考えられる返答をいくつか選
択肢として当該電子メールの受信側に送信し、受信側で
は受信メールの内容を確認した後、当該電子メールの送
信側から与えられた返答の選択肢の中から該当するもの
を選択するだけで、その内容を付加した電子メールの返
信が実行される。このため、返答用選択肢情報が付加さ
れた電子メールの受信側では、返答用選択肢情報を選択
するという１つの操作のみで返信操作が行えるので、利
用者の負担を著しく軽減させることが可能となる。

【０００６】また、上記記載の通信方法において、前記
返答用選択肢情報の指定は、予め記憶されている複数の
前記返信用選択肢情報から指定することを特徴とする。
これにより、返答用選択肢情報の指定は、例えば、表示
画面に表示された複数の返信用選択肢情報から利用者が
所定のものを指定することにより行うことができるの
で、返答用選択肢情報を指定する操作を極めて容易に行
うことが可能となる。

【０００７】また、本発明は、上記通信方法をコンピュ
ータを用いて実現するためのプログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体を提供する。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照し、本発明の一
実施形態について説明する。図２は本発明の一実施形態
に係る通信端末が接続されたネットワーク構成の一例を
示す図である。同図において、本実施形態に係る通信端
末１０１，１０２が通信回線２０を介してネットワーク
３０に接続されていることにより、両者間のデータの送
受信か可能な構成となっている。ネットワーク３０には
様々な形態が考えられるが、例えば、インターネット、
パソコン通信等の商用ネットワーク、ＬＡＮ（Local Ar
ea Network）等の他、ＰＨＳ（Personal Handy phone S
ystem）等の携帯用通信端末を利用した無線通信等によ
る通信形態等が挙げられる。また、通信回線２０として
は、電話回線、ＩＳＤＮ（Integrated Services Digita
l Network）回線、専用線、無線による無線通信網等が
挙げられる。なお、通信端末１０１，１０２間での電子
メール等の各種データの送受信は、ネットワーク３０上
の図示しないプロバイダ、パソコン通信事業者等を介し
て行われる場合も含む。

【０００９】通信端末１０１，１０２は、パーソナルコ
ンピュータ、ＰＨＳ等の携帯用通信端末、その他電子メ
ールの送受信を行う機能を有する様々な機器を含む。な
お、図２には、便宜上２つの通信端末を図示したが、こ
れに限定されず複数の通信端末が通信回線を介してネッ
トワークに接続されているものとする。

【００１０】次に、本実施形態に係る通信端末の内部構
成について図１を参照して説明する。図１は、本実施形
態に係る通信端末１０１，１０２の内部の要部構成を示
すブロック図である。同図に示すように、通信端末１０
１は、プログラム制御により動作するデータ処理部１
１、記憶装置１２、入力部１３、表示部１４、通信部１
５により構成され、各部はバス１６に接続されている。
更に、通信部１５は通信回線２０と接続される。

【００１１】データ処理部１１は、記憶装置１２に格納
されている基本プログラム（図示略）や電子メール作成
処理、管理処理に係る各種アプリケーションプログラム
の中から所定のアプリケーションプログラムを電子メー
ルプログラム格納領域１２１からロードし、入力部１３
から入力される入力指示、入力データに応じて前記電子
メールプログラムを実行することにより、各処理を実行
する。また、その処理結果を記憶装置の図示しない格納
領域に格納するとともに、必要に応じて表示部１４に表
示する。また、データ処理部１１は、電子メールの送受
信に関するアプリケーションプログラムに従って、通信
部１５を介して、ネットワーク３０に接続されている他
の通信端末１０２との電子メールの送受信を実行する。

【００１２】記憶装置１２は、電子メールプログラム格
納領域１２１、自己のメールアドレスが格納されている
自己メールアドレス格納領域１２２、返答用選択肢情報
格納領域１２３、当該記憶装置の利用者によって登録さ
れた或いは受信した電子メールのアドレスが自動的に登
録される宛先格納領域１２４、送信済メールが格納され
る送信済メール格納領域１２５、受信メールが格納され
る受信メール格納領域１２６を有する。

【００１３】電子メールプログラム格納領域１２１に
は、電子メールの作成処理に関わるアプリケーションプ
ログラムや、例えばＳＭＴＰ、ＰＯＰ（共に、ＴＣＰ／
ＩＰ環境での電子メール用プロトコル）等の電子メール
用プロトコルに基づいて、通信回線４を介して接続され
たプロバイダ等と通信を行うことにより、電子メールの
送受信を行うアプリケーションプログラムが格納されて
いる。

【００１４】返答用選択肢情報格納領域１２３には、返
答用選択肢の情報が格納されている。この返答用選択肢
情報とは、自己が作成した電子メールの内容に対する返
答の選択肢である。この返答の選択肢としては、例え
ば、「承認」、「却下」、「保留」、「了解」、「承
諾」、「要相談」等が挙げられる。

【００１５】送信済メール格納領域１２５には、送信し
た電子メールのメールアドレスである送信アドレスとそ
の電子メールの内容とが対応付けられて送信済ファイル
として格納されている。同様に、受信メール格納領域１
２６には、受信した電子メールのメールアドレスである
受信アドレスとその電子メールの内容とが対応付けられ
て受信ファイルとして格納されている。

【００１６】また、記憶装置１２は、上述した種々の格
納領域の他、データ処理部１１により、上述した電子メ
ールプログラムや各種アプリケーションプログラム等で
処理された結果等を格納する領域を有する。なお、記憶
装置１２は、ハードディスク装置や光磁気ディスク装
置、フラッシュ記憶装置等の不揮発性の記憶装置や、Ｒ
ＡＭ（Random Access Memory）のような揮発性の記憶装
置、あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読
み取り、書き込み可能な記録媒体より構成される。ま
た、この記憶装置１２に記憶するプログラム、データ等
は、通信回線２０等を介して接続された他の機器から受
信して記憶する構成にしてもよい。

【００１７】入力部１３は、カーソルキー、数字入力キ
ー、文字入力キー及び各種機能キー等を備えたキーボー
ド及びマウスを含み、データや各種の指示を入力するた
めに押下されたキーの押下信号やマウスの位置信号をデ
ータ処理部１１に出力する。表示部１６は、ＣＲＴ、液
晶ディスプレイ等により構成され、データ処理部１１か
ら入力される表示データを表示する。通信部１７は、モ
デム、ターミナルアダプタ、またはルーター等によって
構成され、電話回線、ＩＳＤＮ回線、あるいは専用線等
の通信回線４を介して外部機器との通信を行うための制
御を行う。

【００１８】次に、本実施形態の通信端末による電子メ
ール送受信の動作について、図３〜図５に示すフローチ
ャートを参照しながら説明する。なお、以下の説明にお
いて、便宜上、通信端末１０１から通信端末１０２に対
して電子メールが送信され、この電子メールを受信した
通信端末１０２の利用者が通信端末１０１に対して返信
を行う場合について説明する。

【００１９】図３は、通信端末１０１において実行され
る電子メール送信処理の流れを示すフローチャートであ
り、図４は、通信端末１０２において実行される返信処
理の流れを示すフローチャートであり、図５は、通信端
末１０１において実行される返信メール受信処理の流れ
を示すフローチャートである。

【００２０】《電子メールの送信に係る処理》まず、図
３を参照して、通信端末１０１から電子メールを送信す
る処理について説明する。例えば、今、通信端末１０１
の利用者が上司（通信端末１０２の利用者）に対して、
近日予定している出張に対し、承諾を頂きたいといった
内容の電子メールを送信したい場合について説明する。

【００２１】まず、利用者により電子メールに関する処
理の実行が入力部１３から入力されると、データ処理部
１１は、記憶装置１２に記憶された電子メールプログラ
ムを起動して、電子メールに関する処理を実行するため
の画面を表示部１４において表示させる。この結果、表
示部１４の画面には、電子メールプログラムを実行する
ことによって実現される各種機能の実行を指示すること
ができるコマンドが表示される。ここで実行可能な機能
としては「新規メール作成」「新着メール確認」「メー
ル一覧表示」「メール返信」「メール転送」「送信実
行」等があり、それぞれに対応するボタンが画面中に設
定されている。

【００２２】この画面において、利用者により入力部１
３から「新規メール作成」を選択する入力があった場
合、データ処理部１１は、新規電子メール作成のための
画面を表示部１４において表示させる（ステップＳＰ
１）。電子メール作成用の画面には、例えば、電子メー
ルプログラムを実行することによって実現される各種機
能の実行を指示することができるコマンドが用意されて
いる。例えば、実行可能なコマンドとして、電子メール
の送信先のアドレスを設定するための「宛先」、電子メ
ールのタイトルを設定するための「件名」、電子メール
の本文を入力するための「本文入力」の他、返答用選択
肢を設定する「返答用選択肢設定」等があり、それぞれ
に対応するボタンが画面中に設定されている。

【００２３】この画面において、利用者は宛先、件名、
本文を入力部１３から入力する。具体的には、利用者
は、宛先として電子メールの送信先である上司のメール
アドレスを指定し、件名としては本文に沿った内容、例
えば「海外出張の承認願い」を入力部１３から入力し、
また、本文として、近日予定している海外出張の詳細内
容と、当該海外出張に対し承諾を得たい旨を入力する。

【００２４】上述したような情報が入力部１３から入力
されると、データ処理部２１は、入力部１３からの指示
に応じて、件名の入力、宛先（電子メールの送信先アド
レス）の指定、電子メール本文の内容を設定する（ステ
ップＳＰ２）。なお、電子メールは、ヘッダー部と内容
部とから構成され、データ処理部１１は、入力部１３よ
り指定された宛先、件名の情報をヘッダー部に設定し、
同様に入力部１３より入力された電子メールの本文（内
容）を内容部（図６のＭ１部）に設定することにより、
電子メールデータを作成する。

【００２５】続いて、利用者により画面中に表示されて
いる「返答用選択肢設定」が入力部１３より操作される
と（ステップＳＰ３でＹＥＳ）、データ処理部２１は、
記憶装置１２の返答用選択肢情報格納領域１２３に格納
されている返答用選択肢情報の一覧を表示部１４の画面
に表示させる処理を行う（ステップＳＰ４）。利用者は
画面に表示された返答用選択肢の一覧の中から、自己が
作成した電子メールの本文に対する返答として考えられ
る返答用選択肢を選択する（ステップＳＰ５）。例え
ば、上述の電子メールの内容に対する上司の主な返答と
して、「承認」、「保留」、「却下」等が考えられる。
従って、利用者は画面に一覧表示された返答用選択肢か
ら「承認」、「保留」、「却下」に対応するものを選択
する。

【００２６】係る処理により、データ処理部１１は、
「承認」、「保留」、「却下」の３つの返答用選択肢が
指示されたことを認識すると、現在作成中の電子メール
のヘッダー部に、「承認」、「保留」、「却下」に対応
する返答用選択肢情報を設定する（ステップＳＰ６）。
この結果、図６に示すような内容Ｈ１が送信用電子メー
ルのヘッダー部に付加される。

【００２７】続いて、利用者により入力部１３から送信
実行が指示されると（ステップＳＰ７でＹＥＳ）、デー
タ処理部１１は、自己メールアドレスを記憶装置１２の
自己メールアドレス格納領域１２２から読み出し、この
情報を送信用電子メールに付加する（ステップＳＰ
８）。続いて、この自己のメールアドレスが付加された
送信用メールを送信する（ステップＳＰ９）。そして、
電子メールの送信が完了すると、データ処理部１１は、
「送信完了」等の送信完了の旨を通知するメッセージを
表示部１４の画面に表示させる処理を行うとともに（ス
テップＳＰ１０）、送信した電子メールを送信済メール
格納領域１２５に格納し（ステップＳＰ１１）、電子メ
ールの送信に係る本処理を終了する。

【００２８】《返信メールの送信に係る処理》続いて、
上述したような内容（図６参照）の電子メールの送信先
である通信端末１０２で行われる操作・処理について図
４に示すフローチャートを参照して説明する。まず、通
信端末１０２のデータ処理部１１は、通信端末１０１か
ら送信された電子メールを通信部１５を介して受信した
ことを検出すると（ステップＳＰ２１）、新規受信メー
ルの通知を行うため、受信した電子メールの件名、送信
元等を表示部１４へ表示させる（ステップＳＰ２２）と
ともに、当該受信電子メールのデータを記憶装置１２の
受信メール格納領域１２６に格納する（ステップＳＰ２
３）。

【００２９】続いて、表示された電子メールが利用者に
より指定されることにより、当該受信メールの閲覧要求
がなされると（ステップＳＰ２４でＹＥＳ）、データ処
理部１１は、該当する電子メールデータを記憶装置１２
の受信メール格納領域１２６から読み出す。ここで、デ
ータ処理部１１は、当該受信メールに返答用選択肢情報
が付加されていることを検出すると（ステップＳＰ２５
でＹＥＳ）、当該電子メールを表示部１４に表示させる
処理を行うと共に、付加されている返答用選択肢情報を
返答選択肢として表示部１４に表示させる処理を行う
（ステップＳＰ２６）。この結果、表示部１４には、図
７に示すように、当該メールの送信元である通信端末１
０１の利用者のメールアドレス、件名、内容Ｍ２が表示
されるとともに、「承認」、「保留」、「却下」からな
る返答用選択肢がボタンとして表示される。

【００３０】利用者は、内容Ｍ２を確認し、この内容に
対する回答として該当する、或いは最も回答に近い返答
用選択肢を表示部１４に表示されている返答用選択肢５
１〜５３の中から選択する。係る操作により、データ処
理装置１１は、いずれかの返答用選択肢が選択された旨
を検出すると（ステップＳＰ２７でＹＥＳ）、返信用電
子メールを作成する（ステップＳＰ２８）。具体的に
は、選択された返信用選択肢の情報を電子メールの内容
部に設定するとともに、この電子メールの宛先として当
該受信メールの送信元である通信端末１０１のメールア
ドレスを設定し、要件として返信を示す「Ｒｅ：」をこ
の返信メールの元となる受信メールの要件の冒頭部に付
加したものを設定する。このようにして返信用電子メー
ルの作成が終了すると、データ処理部１１は、記憶装置
１２の自己メールアドレス格納領域１２２に格納されて
いる自己メールアドレスを読み出て、この情報を返信用
電子メールに付加する。そして、この電子メールを送信
する（ステップＳＰ２９）。そして、電子メールの送信
が完了すると、データ処理部１１は、「送信完了」等の
送信完了の旨を通知するメッセージを表示部１４の画面
に表示させる処理を行い、電子メールの返信に係る本処
理を終了する。

【００３１】《返信メールの受信に係る処理》続いて、
上述したような返信用電子メールが通信端末１０１にお
いて受信された後の処理について図５に示すフローチャ
ートを参照して説明する。まず、通信端末１０１のデー
タ処理部１１は、通信端末１０２から返信された電子メ
ールを通信部１５を介して受信したことを検出すると
（ステップＳＰ４１）、返信メールの通知を行うため、
受信した電子メールの件名、送信元等を表示部１４へ表
示させるとともに（ステップＳＰ４２）、当該返信電子
メールのデータを記憶装置１２の受信メール格納領域１
２６に格納する（ステップＳＰ４３）。

【００３２】続いて、表示された返信メールが利用者に
より指定されることにより、当該返信メールの閲覧要求
がなされると（ステップＳＰ４４でＹＥＳ）、データ処
理部１１は、該当する電子メールデータを記憶装置１２
の受信メール格納領域１２６から読み出し、表示部１４
に表示する（ステップＳＰ４５）。これにより、表示部
１４には、図８（ａ）〜（ｂ）に示すような画面が表示
される。図８（ａ）は、図４に示すステップＳＰ２７に
おいて「承認」の返答用選択肢が選択された場合、図８
（ｂ）は図４に示すステップＳＰ２７において「保留」
の返答用選択肢が選択された場合、図８（ｃ）は図４に
示すステップＳＰ２７において「却下」の返答用選択肢
が選択された場合の表示画面をそれぞれ示している。

【００３３】なお、図８（ａ）には、返信の元となった
電子メール、即ち通信端末１０１から通信端末１０２へ
送信された電子メールの内容が表示されており、図８
（ｂ）及び（ｃ）においては表示されていない。これ
は、ステップＳＰ２８において、返信用の電子メールを
作成する際に、電子メールの本文に返信の元となった電
子メールの内容を付加したか否かの違いである。即ち、
図４のステップＳＰ２８において、電子メールの本文に
返信の元となった電子メールの内容を付加した場合に
は、図８（ａ）に示すような画面が表示され、一方、図
４のステップＳＰ２８において、電子メールの本文に返
信の元となった電子メールの内容を付加しなかった場合
には、図８（ｂ）、（ｃ）に示すような画面が表示され
る。なお、返信用電子メールの本文に、その返信の元と
なる電子メールの本文を付加するか否かは、任意に設定
することができる。

【００３４】なお、上述の実施形態においては、電子メ
ールに付加された返答用選択肢をボタンとして表示部に
表示すると記載したが、これに限らず、返答用選択肢の
表示形態は如何なるものでもよい。即ち、返答用選択肢
の表示形態如何に限られず、利用者がクリック、或いは
所定キーの押下等の一操作を行えば、自動的に選択され
た返答用選択肢の内容を含む電子メールが作成され、自
動的に返信処理が実行される機能を有するものであれば
よい。

【００３５】以上、この発明の実施形態を図面を参照し
て詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限ら
れるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の
設計等も含まれる。

【００３６】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の通信方法
によれば、予め送信電子メールの内容に対して、考えら
れる返答をいくつか選択肢として当該電子メールの受信
側に送信し、受信側では受信メールの内容を確認した
後、当該電子メールの送信側から与えられた返答の選択
肢の中から好適な返答を選択するだけで、その内容を付
加した電子メールの返信が実行されるので、返答用選択
肢情報が付加された電子メールの受信側では、返答用選
択肢情報を選択するという１つの操作のみで返信操作が
行える。この結果、利用者の負担を著しく軽減させるこ
とが可能となり、受信した電子メールに対する返信を容
易に且つ迅速に行うことができるという極めて高い効果
が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施形態に係る通信端末の構成を
示すブロック図である。

【図２】 本発明の一実施形態に係る通信端末が接続さ
れたネットワーク構成の一例を示す図である。

【図３】 通信端末１０１において実行される電子メー
ル送信処理の流れを示すフローチャートである。

【図４】 通信端末１０２において実行される返信処理
の流れを示すフローチャートである。

【図５】 通信端末１０１において実行される返信メー
ル受信処理の流れを示すフローチャートである。

【図６】 図５のステップＳＰ４５で表示される表示画
面の一例である。

【図７】 図５のステップＳＰ４５で表示される表示画
面の一例である。

【図８】 図５のステップＳＰ４５で表示される表示画
面の一例である。

【符号の説明】

２０…通信回線、３０…ネットワーク、１１…データ処
理部、１２…記憶装置、１３…入力部、１４…表示部、
１５…通信部、１６…バス、５１〜５３…返答用選択
肢、１０１，１０２…通信端末、１２１…電子メールプ
ログラム格納領域、１２２…自己メールアドレス格納領
域、１２３…返答用選択肢情報格納領域、１２４…宛先
格納領域、１２５…送信済メール格納領域、１２６…受
信メール格納領域

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メールを送受信する通信方法におい
   て、 電子メール送信時において、 返答用選択肢情報の指定がされた場合に、指定された前
   記返答用選択肢情報を電子メールに付加する過程と、 前記電子メールを送信する過程と、 電子メール受信時において、 返答用選択肢情報が付加されている電子メールを受信す
   る過程と、 付加されている返答用選択肢情報に対応する返答用選択
   肢を表示させる過程と、 表示させたいずれかの返答用選択肢が選択された場合
   に、選択された返答用選択肢に対応する返信用選択肢情
   報を返信する過程と、 返信された前記返信用選択肢情報を受信時において、前
   記返信用選択肢情報に基づいて表示を行う過程を備える
   ことを特徴とする通信方法。
2. 【請求項２】 前記返答用選択肢情報の指定は、予め記
   憶されている複数の前記返信用選択肢情報から指定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の通信方法。
3. 【請求項３】 電子メールを送受信するプログラムを記
   録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体において、 前記プログラムは、 電子メール送信時において、 返答用選択肢情報の指定がされた場合に、指定された前
   記返答用選択肢情報を電子メールに付加するステップ
   と、 前記電子メールを送信するステップと、 電子メール受信時において、 返答用選択肢情報が付加されている電子メールを受信す
   るステップと、 付加されている返答用選択肢情報に対応する返答用選択
   肢を表示させるステップと、 表示させたいずれかの返答用選択肢が選択された場合
   に、選択された返答用選択肢に対応する返信用選択肢情
   報を返信するステップと、 返信された前記返信用選択肢情報を受信時において、前
   記返信用選択肢情報に基づいて表示を行うステップとを
   コンピュータに実行させるプログラムを記録したコンピ
   ュータ読み取り可能な記録媒体。