JP2002222185A - 構造化文書共有装置、構造化文書共有方法及び構造化文書のファイル共有システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書ファイルを共有して文書を編集作成する
場合に、非構造化文書を構造化文書に変換し、複数のユ
ーザで該構造化文書を共有化し、共同で効率的かつ確実
に編集を可能とする構造化文書共有装置とその共有方
法、構造化文書のファイル管理システムを実現する。 【解決手段】 制御部２０３は構造化定義テーブル２４
３に基づき、文書構造化部２３３で非構造化文書を節文
書に分割した構造化文書に変換するとともに、固有名詞
辞書２４３とアクセス権テーブル２４４とに基づき前記
構造化文書の節文書毎にタイトル情報とアクセス権を示
すユーザ情報を付加することで、文書ファイルの共同編
集作業を可能とする構造化文書共有装置とその共有方
法、構造化文書のファイル管理システムを提供する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書構造を明確に
示す情報を含まない非構造化文書を、文書の構造を明確
に示す情報を含む構造化文書に変換し、該構造化文書を
複数人数で編集可能に共有化する装置および方法に関す
るものであり、特に、１つの文書ファイルを複数人数で
共有し同時編集することが可能な構造化文書共有装置、
構造化文書共有方法および構造化文書のファイル共有シ
ステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、構造化された文書としては、
該文書の論理構造とその構成要素を示すマーク（タグな
どと呼ばれる）とを定義しているものが多く用いられて
いる。このような構造化文書は、その論理的な構造か
ら、文書管理上でさまざまな利点がある。

【０００３】たとえば、特開平７−４４５７９号公報で
は、構造化文書を保管検索してデータベース化する技術
が開示されている。この技術では、構造化文書を登録す
る際に、自動的に論理構造単位に分割し、構造情報とと
もにデータベースに登録し、個々の論理構造単位で構造
情報に依存する検索を可能とするようになっている。そ
れゆえ、構造単位に分割されているデータを個別に記憶
する必要がなく、また論理構造に依存する検索やアクセ
ス権（ユーザ情報）に関する設定についても容易である
という利点がある。

【０００４】一方、特開平９−６９１０１号公報では、
構造化されていない文書を、予め設定された論理構造定
義から直接的に作成した構文解析ルールに則って構造化
文書を生成する技術が開示されている。この技術では、
文書の分野により異なる論理構造および構文解析ルール
を自動的に作成して非構造化文書の構造化に利用するの
で、論理構造認識を行うための論理構造の設計および構
文ルールを作成するための労力を軽減し、容易かつ確実
に非構造化文書を構造化文書に変換することができる。

【０００５】しかしながら、会議メモ等の非構造化文書
から議事録のような構造文書を作成する場合などは、該
文書の作成時には、会議に参加した複数のメンバーに確
認が必要となることが多い。このような場合、初期の会
議メモに対して複数人数分何回も内容を確認してから議
事録を作成しなければならず、構造文書作成作業に無駄
が多くなる。文書の量が大きい場合、たとえば章単位で
個人個人が修正することによって、編集作業は比較的容
易化するが、量の小さい文書であれば、個人個人が修正
すると再編集は非常に煩雑化する。

【０００６】そこで、上記のような複数人数の確認によ
る文書作成・編集の場合には、上記文書の論理構造化に
関する技術を利用して、１つの文書ファイルを多人数で
共有することで、構造文書を編集作成することが考えら
れる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】ところが上記従来の文
書の論理構造化に関する技術は、複数人数で文書ファイ
ルを共有して編集作成する目的に応用するには何れも不
十分なものである。

【０００８】たとえば、上記特開平７−４４５７９号公
報の技術は、元から構造化されている文書をデータベー
スに登録しアクセス権（ユーザ情報）を設定する技術で
あるため、非構造化文書を構造文書にすることはできな
い。

【０００９】一方、上記特開平９−６９１０１号公報の
技術は、複数の異なる種類の文書に渡って適切な論理構
造認識を行うことができるので、非構造化文書を適切に
構造化文書に変換することは可能であるが、文書の共有
に関する点、たとえば同一文書の共有に関わる複数人数
のメンバーが、特定の文書ファイルにどのようにアクセ
スして文書の編集作成を実施するか等の点については何
ら考慮されていない。

【００１０】本発明は上記の問題点に鑑みてなされたも
のであって、その目的は、文書ファイルを共有して文書
を編集作成する場合に、非構造化文書を構造化文書に変
換する技術を応用することで、効率的かつ確実に文書フ
ァイルの編集作成を可能とする構造化文書生成方法およ
び装置を提供することにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本願発明の構造化文書共
有装置は、文書情報を入力する入力手段と、前記入力手
段から入力された文書情報を記憶する記憶手段と、前記
文書情報を構造化文書に変換して、前記記憶手段に記憶
させる制御手段とを有しており、前記制御手段は、前記
文書情報を節文書に分割するための規則が定義された文
書構造化テーブルに基づいて、前記文書情報を節文書に
分割する文書構造化手段と、分割された前記節文書の文
書内容を形態素解析する形態素解析手段と、前記節文書
にタイトル情報として付加する特定文字列を登録した特
定用語辞書に基づいて、前記形態素解析手段で形態素解
析された前記節文書を構成する文字列から前記特定文字
列に該当する文字列を切り出して、前記節文書毎に前記
タイトル情報として付加する文字切出手段と、前記節文
書を編集可能なユーザ情報と該ユーザ情報を特定する文
字列とが対応づけて定義されたアクセス権テーブルに基
づいて、前記形態素解析手段で形態素解析された前記節
文書を構成する文字列から前記編集可能なユーザ情報を
特定して、前記節文書毎に前記ユーザ情報を付加するア
クセス権設定手段とから構成されることを特徴としてい
る。

【００１２】また、本願発明の構造化文書共有方法は、
文書情報を入力手段で入力する入力ステップと、前記入
力ステップで入力された文書情報を記憶手段で記憶する
記憶ステップと、前記記憶ステップで記憶した前記文書
情報を制御手段で構造化文書に変換し、前記記憶手段に
記憶させる制御ステップとを有しており、前記制御ステ
ップは、前記文書情報を節文書に分割するための規則が
定義された文書構造化テーブルに基づいて、前記文書情
報を文書構造化手段で節文書に分割する文書構造化ステ
ップと、文書構造化ステップで分割された前記節文書の
文書内容を形態素解析手段で形態素解析する形態素解析
ステップと、前記節文書にタイトル情報として付加する
特定文字列を登録した特定用語辞書に基づいて、前記形
態素解析ステップで形態素解析された前記節文書を構成
する文字列から前記特定文字列に該当する文字列を文字
切出手段で切り出して、前記節文書毎に前記タイトル情
報として付加する文字切出ステップと、前記節文書の編
集可能なユーザ情報と該ユーザを特定する文字列とが対
応づけて定義されたアクセス権テーブルに基づいて、前
記形態素解析ステップで形態素解析された前記節文書を
構成する文字列から前記編集可能なユーザ情報をアクセ
ス権設定手段で特定して、前記節文書毎に前記ユーザ情
報を付加するアクセス権設定ステップとから構成される
ことを特徴としている。

【００１３】また、本願発明の構造化文書のファイル共
有システムは、文書情報を入力する入力手段と、前記入
力手段から入力された文書情報を記憶する記憶手段と、
前記文書情報を構造化文書に変換して、前記記憶手段に
記憶させる制御手段と、ネットワークに接続して情報処
理装置とデータ通信を行う通信手段とを有しており、前
記制御手段は、前記文書情報を節文書に分割するための
規則が定義された文書構造化テーブルに基づいて、前記
文書情報を節文書に分割する文書構造化手段と、分割さ
れた前記節文書の文書内容を形態素解析する形態素解析
手段と、前記節文書にタイトル情報として付加する特定
文字列を登録した特定用語辞書に基づいて、前記形態素
解析手段で形態素解析された前記節文書を構成する文字
列から前記特定文字列に該当する文字列を切り出して、
前記節文書毎に前記タイトル情報として付加する文字切
出手段と、前記節文書を編集可能なユーザ情報と該ユー
ザ情報を特定する文字列とが対応づけて定義されたアク
セス権テーブルに基づいて、前記形態素解析手段で形態
素解析された前記節文書を構成する文字列から前記編集
可能なユーザ情報を特定して、前記節文書毎に前記ユー
ザ情報を付加するアクセス権設定手段とから構成される
ことを特徴とする構造化文書共有装置と、文書情報を入
力する入力手段と、ネットワークに接続して前記構造化
文書共有装置とデータ通信を行う通信手段とを有し、前
記通信手段を用いて前記ネットワークに接続し、前記構
造化文書共有装置の記憶手段に記憶された前記構造化文
書にアクセスするとともに、前記入力手段を用いて前記
構造化文書を構成する前記節文書毎に付加されたユーザ
情報に応じて編集処理を行う情報処理装置とから構成さ
れること特徴としている。

【００１４】

【発明の実施の形態】本発明にかかる構造化文書共有装
置と構造化文書共有方法および構造化文書のファイル共
有システムは、情報端末とＬＡＮなどのネットワークを
介して接続されたシステムにおいて、非構造化文書か
ら、構造化文書への変換を、予め設定された論理構造化
文書定義（文書情報を構造化する規則を定義した文書構
造化テーブル）に基づいて、文書構造を解析し、論理構
造を持つ文書に変換した上で、同時に予め設定されたア
クセス権テーブル（前記構造化文書を編集可能なユーザ
のアクセス権（ユーザ情報）の定義が記述されたテーブ
ル）を用いることにより、論理構造ごとに前記構造化文
書を編集可能なユーザのアクセス権（ユーザ情報）を自
動設定し、複数人数で構造化文書のファイルを同時編集
可能とするものである。

【００１５】以下、会議議事録を作成する場合を例に挙
げて本発明の一実施例を説明する。すなわち本実施の形
態では、会議メモのような非構造化文書を会議議事録と
いう論理構造化文書へ変換するとともに、論理構造毎に
会議参加者のアクセス権（ユーザ情報）を定義する仕組
について詳述する。

【００１６】まず本発明にかかる構造化文書の生成と共
有化を行う構造化文書共有装置は、図１に示すようなＬ
ＡＮ１００に接続された文書管理サーバ１０１となって
いる。上記ＬＡＮ１００には、文書管理サーバ１０１
と、個々のユーザに割り当てられているクライアント端
末１０６〜１０N（パソコンなどの情報端末）との他
に、プリンタ１０２やスキャナ１０３、メールサーバ１
０４、ファイアウォール１０５などが含まれている。つ
まり、上記ＬＡＮ１００は、文書管理サーバ１０１が構
造化文書の生成を行う構造化文書共有装置である以外
は、一般的なオフィスに設けられている通常のＬＡＮと
同様のシステム構成である。

【００１７】上記文書管理サーバ１０１は、図２に示す
ように、ユーザＩ／Ｆ（文書情報などの入力手段、出力
手段）２０１と、ネットワークを介して他の情報端末と
データの通信を行う通信部２０２（通信手段）と、図示
しないがCPUやメモリとプログラムからなる制御部２０
３（制御手段）と、メモリやハードディスクなどの記憶
装置からなる記憶部２０４（記憶手段）とを備えてい
る。ユーザＩ／Ｆ２０１は、キーボードやマウス、モニ
ターなどの一般的なマン−マシンインターフェースであ
る。通信部２０２は、ＬＡＮ１００と文書管理サーバ１
０１とを結ぶものであり、制御部２０３内の文書ファイ
ル送受信部２０４から送受信される文書ファイルを外部
に通信することが出来、コンピュータの通信手段として
一般的なものである。制御部２０３は、文書管理サーバ
１０１全体の動作を制御する制御手段であり、上記ユー
ザＩ／Ｆ２０１および通信部２０２と双方向でデータの
やりとりが可能となっている。そして制御部２０３内に
は辞書メンテナンス部２３０、未知語解析部２３１、形
態素解析部２３２、文書構造化部２３３、アクセス権設
定部２３４、文書管理部２３５、アクセス管理部２３
６、文字認識用辞書部２３７、文字認識部２３８、文字
切出部２３９、文書ファイル送受信部２４０などを含ん
でいる。記憶部２０４は、メモリやハードディスクなど
の記憶手段であり、制御部２０３と双方向でデータのや
りとりが可能となっている。記憶部２０４には、一般単
語解析辞書２４１、固有名詞辞書２４２（特定用語辞
書）、文書構造化定義テーブル（文書構造化テーブル）
２４３、アクセス権テーブル２４４、文書ファイル２４
５（非構造化文書２４６と構造化文書２４７）が複数記
憶可能となっている。

【００１８】本発明では、各ユーザがクライアント端末
１０６〜１０Nを使って文書管理サーバ１０１にそれぞ
れアクセスすることによって、構造化文書ファイル２４
７を共有しながら該文書ファイルを編集出来るようにな
っている。この時、文書管理サーバ１０１では、上記制
御部２０３において、非構造化文書２４６を文書の節毎
に節文書として分割された構造化文書２４７へ変換し、
該節文書毎にユーザ（クライアント端末）のアクセス権
（ユーザ情報）を設定し、ユーザ毎に構造化文書２４７
のアクセス可能な節文書の編集を可能とし、編集が完成
した構造化文書２４７を、ネットワーク１００を介して
各ユーザ（クライアント端末）に配布可能になってい
る。

【００１９】具体的には、図３のフローチャートに示す
ように、大きく分けて４つのステップで非構造化文書２
４６を構造化文書２４７に生成し、共有化可能にする。
まず、Ｓ１として、非構造化文書２４６を分割した節文
書からなる構造化文書へ変換し、Ｓ２として、構造化文
書から節文書毎のタイトル情報や関連するユーザなどの
属性情報を抽出し、Ｓ３として、該構造化文書を更にア
クセス権（ユーザ情報）を示すユーザーＩＤ（アカウン
ト）を有する論理構造化文書へ変換し、Ｓ４として、ア
クセス権（ユーザ情報）に基づく文書の共同編集および
発行（完成された文書ファイルの配布）が行われる。以
降、上記各ステップにおける処理の仕組を説明する。

【００２０】＜Ｓ１：分割された構造化文書への変換＞
まず、Ｓ１における構造化文書への変換の流れを、図４
を用いて説明する。図４における文書４０１は非構造化
文書２４６であり、内容は単なる会議メモである。この
会議メモを文書４０２に示すように、構造化するために
複数の節文書に分割する処理を行う。

【００２１】一般に、会議議事録を作成する場合、その
内容には、参加者、日時、決定事項、発言者毎の議事内
容が含まれる。会議中は、内容が会議メモとして作成さ
れ、初校が作成される。その後、参加者の間にて閲覧さ
れ、内容に対して再確認された後、議事内容および決定
事項等として配布される。このときの会議メモである文
書４０１の内容としては、たとえば図５に示すように、
「１．配布資料」５０１、「２．議事」５０２、「３．
連絡事項」５０３、といった会議の内容に関わる事項が
必要最小限で簡潔に記載される。この文書４０１の時点
では、文書は構造化されていない非構造化状態にある。

【００２２】本ステップでは、この非構造化状態の文書
４０１を、分割された節文書で構成される構造化文書に
変換する。具体的には、文書構造化部２３３（文書構造
化手段）が、文書管理サーバ１０１における記憶部２０
４に記憶されている、予め設定された論理構造文書の構
造化定義テーブル（文書構造化テーブル）２４３に登録
されているキーワードやルールを用いて、上記非構造化
文書である文書４０１（会議メモ）を文書の節毎に分割
された文書４０２へと変換する。元となる文書４０１が
非デジタル文書の場合は、スキャナ１０３を用いて該文
書を読み取り、文字認識することでデジタル文書化して
から構造化しても良い。また、最初からテキスト文書等
のディジタル文書であれば、図６に示すような、文章の
構造化についてのルールが設定されている論理構造文書
の構造化定義テーブル２４３（文書構造化テーブル）を
利用して構造化文書に変換することができる。図６で
は、行頭、箇条書き、空白、人名、コロン、スラッシュ
などの文章構成をキーワード６０１として登録してお
き、会議メモの一般的な記載様式から節にわけるルール
を定義する。このルールとしては、例えば、「行頭＋箇
条書き」、「行頭＋空白＋箇条書き」、「行頭＋人名＋
コロン」、あるいは「行頭＋人名＋スラッシュ」など、
行頭のあとに箇条書きの記載や人名に関する記載がある
場合、それを１節の開始部分として、次に同様の記載が
現れるまでを１節にまとめて構造化する。ここで、上記
「箇条書き」の条件としては、いくつかのバリエーショ
ンが考えられるので、そのバリエーションも定義してお
く。たとえば、図６に示すように、「左カッコ＋数字＋
右カッコ」（ （１）のような記載）や、「左カッコ＋
英字＋右カッコ」（ （ａ）のような記載）、「左カッ
コ＋カナ＋右カッコ」（ （ア）のような記載）、数字
＋ピリオド（ １．のような記載）、数字＋右カッコ
（ １）のような記載）、英字＋右カッコ（ ａ）のよ
うな記載）、カナ＋右カッコ（ ア）のような記載）な
どの各種箇条書きの記載様式６０２を定義しておく。

【００２３】さらに、数字の定義（０〜９までのアラビ
ア数字）や左カッコの定義（（，｛，〈，など）など、
細かい条件の設定もその他定義６０３として定義してお
くことが好ましい。この構造化定義テーブル２４３（文
書構造化テーブル）の内容は、ユーザＩ／Ｆ２０１より
任意に設定・変更可能である。このような構造化定義テ
ーブル２４３に基づいて、文書構造化部２３３は会議メ
モである文書４０１を節毎に分割することが可能であ
る。上記構造化のためのキーワードやルールはこれに限
定されるものでは無く、文書を節毎に分割することがで
きる内容であれば良い。

【００２４】＜Ｓ２：属性情報の抽出と追加＞次に、Ｓ
２では、図４における４０３に示すように、分割された
文書４０２の節文書毎に、属性情報としての節タイトル
属性４０４（タイトル情報）と節オーナー属性４０５
（ユーザ情報）とを付加する処理を行う。これによっ
て、文書の節毎に対して、ユーザの編集処理が可能とな
るアクセス権（ユーザ情報）が設定される。

【００２５】具体的には、まず、制御部２０３における
形態素解析部２３２、未知語解析部２３１からなる形態
素解析手段が、分割された文書４０２の節文書毎に文書
内容の解析を行う。次に解析された節文書を構成する文
字列から特定の文字列を固有名詞情報として、制御部２
０３における文字認識用辞書部２３７、文字認識部２３
８、文字切出部２３９からなる文字切出手段で切り出し
て、文書４０２の節文書毎に節タイトル属性として付加
するとともに、該節タイトル属性とアクセス権テーブル
２４４に基づき、アクセス権設定部２３４（アクセス権
設定手段）が文書へのアクセス権（ユーザ情報）が記述
されているアクセス権テーブル２４４に含まれるアクセ
ス権（ユーザ情報としてのアカウント）を節オーナー属
性４０５として、文書４０２の節文書毎に追加して文書
４０６に変換する。

【００２６】上記文字切出手段による特定文字列である
固有名詞情報の切り出しを更に詳述すると、文書４０２
の節文書を形態素解析手段により形態素解析を行い、文
字認識用辞書部２３７が解析された節文書を構成する文
字列を順次、特定の文字列が登録された固有名詞辞書２
４２（特定用語辞書）を用いて、一致する（あるいは該
文字列を含む）文字列があるか照会する。この固有名詞
辞書２４２（特定用語辞書）の内容はユーザＩ／Ｆ２０
１と辞書メンテナンス部２３０により任意に設定・変更
可能である。次に固有名詞辞書２４２（特定用語辞書）
に登録されている特定の文字列が同一の節文書内に複数
ある場合は、節タイトル属性（タイトル情報）にふさわ
しい文字列を、後述するアクセス権テーブル２４４や構
造化定義テーブル２４３（文書構造化テーブル）に定義
されているルールやキーワードなどの記載様式に係る情
報から文字認識部２３８が判定し、判定された文字列を
固有名詞情報（特定文字列）として文字切出部２３９が
切り出し、節文書の節タイトル属性として付加する。

【００２７】図５は図４における会議メモである文書４
０１の一例である。図７では、上記文字切出手段により
固有名詞情報（特定文字列）の切り出しを行い、節タイ
トル属性（タイトル情報）を付加している。例えば、図
５に示す元の会議メモにおける最初の文書「○○会議メ
モ」に基づいて、例えば「≪○○会議メモ≫」という節
文書７０１に分割され、図示しない「会議メモ」という
固有名詞情報（特定文字列）を文字切出手段で切り出
し、節タイトル属性４０４として付加する。さらに、こ
の節文書７０１に対してh#suzukiというオーナー属性４
０５を付加する。同様に、「１．配布資料」という節文
書７０２に対しては、たとえば「配布資料」という節タ
イトル属性を付加し、h#suzukiというオーナー属性を付
加する。同様に、「２．議事」という節文書７０３に対
しても、たとえば「議事」という節タイトル属性４０４
を付加するが、この節文書７０３は、計６つの節文書か
らなるサブ文書７０４に分割されているので、このサブ
文書７０４の各節文書に対しても同様の手法で節タイト
ル属性と節オーナー属性を付加する。「３．連絡事項」
という節文書７０５についても同様である。なお、この
Ｓ２の時点では、たとえば上記節文書７０３において、
サブ文書７０４と該サブ文書７０４を包括する節文書７
０３との間の従属関係などは定義されておらず、まず
は、それぞれが独立した節文書として、各節文書に対し
て節タイトル属性と節オーナー属性とが付加される。た
だし、上記同じ節文書に包括されるサブ文書７０４は、
包括する節文書と同様の節タイトル属性も付加されるこ
とになる。例としては、上記「議事」のタイトル属性を
付加された節文書７０３が包括する最初のサブ文書に対
して、「議事−ＮＭ」などのサブ文書７０４に対する節
タイトル属性が文字切出手段で付けられる。つまり、図
５に示す元の会議メモでは、ＮＭ、ＹＴ、ＳＨ、ＴＤな
どのイニシャルが含まれており、このイニシャルをサブ
文書を意味する特定文字列として固有名詞辞書に設定す
ることで、上記文字切出手段で切り出し、構造化定義テ
ーブル２４３（文書構造化テーブル）に定義されている
ルールやキーワードなどの記載様式に係る情報から切出
された節タイトル属性４０４としての上記「議事」に追
加して付加されるようにすれば良い。このように、節文
書７０３に属するかたちでサブ文書７０４に節タイトル
属性が付けられるので、Ｓ３における論理構造化を円滑
に処理することができる。そして、上記節タイトル属性
が追加された各節文書に対しては、アクセス権テーブル
２４４あるいは該節タイトル属性４０４に基づいてユー
ザ情報となる節オーナー属性４０５が付加される。この
節オーナー属性４０５の付加により、特定の節文書に対
して特定のユーザが編集処理できるアクセス権（ユーザ
情報）が設定されることになる。すなわち、上記処理に
よって特定の節文書のオーナー（ユーザ）が決定される
ので、各オーナー（ユーザ）は、ＬＡＮ１００を介して
クライアント端末から文書管理サーバ１０１内の特定の
節文書に対してアクセスする権限が与えられる。なお、
切り出した固有名詞情報（特定文字列）に対して、一致
する文字列が上記各辞書やテーブルに存在しない場合に
は、上記形態素解析手段（未知語解析部２３１）によ
り、シソーラス辞書（一般単語解析辞書２４１）なども
利用して、関連する語句に対して同様に一致する文字列
を抽出し、節オーナー属性４０５を追加する。それでも
一致する語句が存在しない場合には、文書構造化部２３
３により、該当する節文書は関連節として、前後の節文
書との結合を行う。

【００２８】上記節オーナー属性４０５の追加の基準
は、記憶部２０４に記憶されているアクセス権テーブル
２４４に基づいている。このアクセス権テーブル２４４
の一例を挙げると、図８に示すように、たとえば３つの
テーブルを挙げることができる。まず、アクセス権テー
ブル（１）８０１では、代表表記とその他表記とオーナ
ー属性のアカウントとが表にまとめられている。たとえ
ば、代表表記である「鈴木係長」に対して、フルネーム
「鈴木一」や姓のみの「鈴木（一）」、イニシャルの
「ＳＨ」などがその他の表記として設定され、さらにユ
ーザ情報であるオーナー属性のアカウントとしてh#suzu
kiが設定されている。以降、代表表記である「高橋主
任」や「田中係長」についても同様である。なお、姓の
表記に関しては、同姓の区別をつけるために、上記のよ
うに名前の最初の一文字目を姓のあとにカッコ付けで付
けることが好ましい。制御部２０３におけるアクセス権
設定部２３４は文字切出手段で切出された固有名詞情報
（特定文字列）に基づいて、上記アクセス権テーブル２
４４における代表表記やその他の表記に対応する節オー
ナ属性情報（ユーザ情報）を追加する。上記固有名詞情
報（特定文字列）に該当する代表表記やその他の表記が
ない場合には、節文書を構成する文字列に含まれている
場合もあるので、アクセス権設定部２３４は節文書に構
成する文字列を、アクセス権テーブル（１）８０１を用
いて順次照会し、該当する文字列と節オーナー属性４０
５として決定し、対応するオーナー属性アカウント（つ
まりアクセス権であるユーザ情報）が各節文書に節オー
ナー属性４０５として設定される。

【００２９】たとえば、図７では、「議事」という節タ
イトル属性が付加された節文書７０３において、最初の
ＮＭのイニシャルで始まるサブ文書に対しては、m#naka
muraという節オーナ属性が設定され、次のＳＨのイニシ
ャルで始まるサブ文書に対しては、h#suzukiという節オ
ーナ属性が設定され、以下各サブ文書に対して同様に節
オーナ属性が設定される。

【００３０】また、上記「会議メモ」という節タイトル
属性が付加された節文書７０１などの表題に関するアク
セス権の設定には、アクセス権テーブル（２）８０２の
ように、会議名と関連メンバーとを表にまとめたものを
用いる。たとえば会議名「○○会議」においては、関連
メンバーの代表表記「鈴木係長、田中係長、中村主任、
山本主任」を設定しておく。同様に会議名「××ＷＧ」
においても同様に関連メンバーの代表表記を設定してお
く。そして、該当する代表表記に基づいて、各会議名に
相当する節文書に対しては、アクセス権テーブル（１）
８０１を参照して、定義されている会議の代表者である
鈴木係長（代表表記）をオーナーとするオーナー属性を
設定し、アクセス権（ユーザ情報）を付加する。

【００３１】さらに、会議でなされた内容で、特に個人
の発言よりも、カテゴリーを優先させる場合には、アク
セス権テーブル（３）８０３を利用して節タイトル属性
４０４を付加し、これに基づいて節オーナー属性４０５
を付加する。このアクセス権テーブル（３）８０３で
は、「ハードウェア」というカテゴリーの文脈タイトル
に対しては、アクセス権テーブル（１）８０１の代表表
記で定義されている鈴木係長・高橋主任を対応させてお
き、「ソフトウェア」というカテゴリーでは、田中係長
・山本主任をオーナーとして対応させておく。「企画」
・「営業」についても同様である。そして、図７におけ
る「連絡事項」という節タイトル属性を付加された節文
書７０５や、「議事」とい節タイトル情報を付加された
節文書７０３の節文書の中に含まれる特定のサブ文書
（この例では発言節に相当）やこれを含む前後のサブ文
書（発言節）に対して上記アクセス権テーブル（１）８
０１に基づいてアクセス権を設定できないような場合に
は、上記アクセス権テーブル（３）８０３を利用する。
このアクセス権テーブル２４４の内容も、ユーザＩ／Ｆ
２０１より任意に設定・変更が可能である。上記アクセ
ス権テーブルの内容はこれに限定されず、節文書を構成
する文字列から編集可能なユーザを特定する情報が設定
されておれば良い。

【００３２】以上のように、上記一般単語解析辞書２４
１・固有名詞辞書２４２（特定用語辞書）などの用語辞
書、および構造化定義テーブル２４３（文書構造化テー
ブル）・アクセス権テーブル２４４などの論理構造規則
は、その内容を適宜変更可能であることが好ましい。こ
れによって、構造化に関する規則や使用者情報を容易に
変更することが可能となり、より精密な構造化やアクセ
ス権（ユーザ情報）の設定が可能になる。

【００３３】＜Ｓ３：ＩＤを有する論理構造化文書への
変換＞次に、Ｓ３では、図４における文書４０６に示す
ように、Ｓ２で付加された節タイトル属性４０４と節オ
ーナー属性４０５という属性情報に基づいて、文書構造
化部２３３が全ての分割された節に対して、同様の節タ
イトル属性を有する節文書を抽出し、親子構造４０７を
有する節文書へ変換する。つまり、ある程度構造化され
た構造化文書をさらに再構造化することで、より論理的
な構造の文書に変換する。また、親子構造を有する節文
書に対しては、親の節オーナー属性に設定されたユーザ
は子の節文書（サブ文書）も編集可能となる。具体的に
は、上記Ｓ２において、個々のサブ文書、特に発言内容
の発言節には、各ユーザーのオーナー属性が設定されて
いるが、図７の節文書７０３のように各サブ文書７０４
を節文書に包括した後に、これらを包括する節文書に設
定されたオーナー属性のユーザー（例えばｈ#suzuki）
は各サブ文書に対してもアクセス権が確立される。

【００３４】サブ文書のまとめ方については、前記Ｓ２
で述べたように、節タイトル属性（タイトル情報）を利
用することが好ましい。たとえば、上記「議事」の文書
において、上述したように、最初の文書に対して「議事
−ＮＭ」などの節タイトル属性を付け、以降の文書に同
様の類似する節タイトル属性を付けておく。これによっ
て文書構造化部２３３では、「議事」の文書との親子関
係、すなわち論理構造化を円滑に進行することができ
る。

【００３５】サブ文書をまとめた節文書に対するアクセ
ス権（ユーザ情報）の追加設定も、原則としてＳ２と同
様である。通常は、会議の責任者がその文書全体を見直
し編集することが多いので、図７に示すように、表題で
ある「会議メモ」の節タイトル属性が付加された節文書
７０１や、「配布資料」の節タイトル属性が付加された
節文書７０２、「議事」の節タイトル属性が付加された
節文書７０３、「連絡事項」の節タイトル属性が付加さ
れた節文書７０５の何れも全て鈴木係長のアクセス権
（ユーザ情報）が既に設定されている。もちろん、連絡
事項に関する責任者が別に設定されている場合には、設
定されている他のメンバーのアクセス権（ユーザ情報）
を設定すればよい。

【００３６】＜Ｓ４：アクセス権に基づく、文書の共同
編集および発行＞上記各サブ文書および節文書に対して
アクセス権（ユーザ情報）が設定されれば、個々のアク
セス権（ユーザ情報）に基づき、各アクセス権を有する
ユーザーがクライアント端末を介して文書の共同編集作
業を行い、完成した文書を発行する。つまり図１におけ
るクライアント端末１０６〜１０Nから記憶部２０４の
文書ファイル２４５へアクセスすると、文書管理サーバ
１０１における制御部２０３の文書管理部２３５・アク
セス管理部２３６によって、記憶部２０４に記憶されて
いる編集対象の文書に含まれる所定の節文書（サブ文
書）のアクセス権（ユーザ情報）を確認し、上記クライ
アント端末からの文書ファイル２４５または文書ファイ
ル２４５の各節文書へのアクセス権（ユーザ情報）に応
じた編集許可を行い、共同編集が行える。すなわち本発
明の構造化文書共有装置は文書管理部２３５による、記
憶部２０４に記憶されている文書ファイル２４５の編集
管理だけでなく、アクセス管理部２３６によって構造化
文書２４７（または構造化文書２４７の節文書）へのア
クセス管理を行い、編集後の文書の更新も管理する。

【００３７】たとえば、図７に示す節文書７０３におい
て、中村主任のオーナ属性情報が付加された1番目のサ
ブ文書（NM）に対して、中村主任がアクセスして追加・
修正などの編集作業を行う。次のサブ文書および最後の
サブ文書には鈴木係長のオーナ属性情報が付加されてい
るので、鈴木係長がアクセスして編集作業を行う。ま
た、節文書７０３の文書全体に対しては、責任者である
鈴木係長のアクセス権が設定されているので、鈴木係長
は節文書７０３全体の編集作業も行える。

【００３８】このような節文書（サブ文書）が階層構造
となっている節文書７０３では、上記発言に関わるサブ
文書においては、各サブ文書の発言者のみが編集に関わ
れるようにしておく。一方、責任者である鈴木係長は、
自分のアクセス権（ユーザ情報）が設定されていないサ
ブ文書にはアクセスできないようにすることが文書管理
部２３５とアクセス管理部２６７により行われる。一つ
のサブ文書に複数のアクセス権を認めると編集作業が逆
に煩雑化してしまい、本発明の目的を損なうことになる
為である。

【００３９】このような個々のサブ文書７０４に対し
て、アクセス権（ユーザ情報）を付加して特定人に対し
て編集作業をさせ、包括的な節文書については責任者に
対して編集作業をさせることで、全体の編集が良好かつ
円滑に完了し、その結果、共同編集による、構造化され
た記事録を容易に作成することができる。

【００４０】完成した文書は、図１におけるプリンタ１
０２で所定枚数プリントアウトして発行し、各メンバー
や所定の提出先に提出することになるが、ＬＡＮ１００
を介して各ホスト１０２〜１０N端末に送信してもよ
い。特に本発明では、ディジタルデータに対して共同編
集作業を容易に行うことを目的とするものであるので、
得られる最終的な構造化文書もディジタルデータであ
り、それゆえＬＡＮ１００とメールサーバ１０４を介し
て各クライアント端末に電子メールとして送信発行して
も良く、より効率的な発行作業が可能になる。

【００４１】なお、本発明においては、記憶部２０４に
は、１つのみだけでなく複数の構造化文書が記憶可能に
なっていることが好ましい。たとえば、ある部門に所属
するユーザは一つの会議のみに加わっているのではな
く、複数の会議に加わっている場合がある。これに対し
てＬＡＮ１００などのネットワークは、会議のメンバー
毎ではなく部門全体に設けられている。

【００４２】そのため、文書管理サーバ１０１が記憶部
２０４に複数の文書ファイル２４５を記憶可能としてお
けば、複数の構造化文書２４７に対して同時に編集作業
を実施して、各文書を更新することができる。そのた
め、複数の文書の構造化、つまり複数の会議の議事録の
作成をより効率的に行うことができる。

【００４３】このように上記構成によれば、非構造化文
書を単に構造化文書に変換するだけでなく、変換した構
造化文書に含まれる個々の節文書（サブ文書）に対して
特定のユーザのアクセス権を設定することになる。それ
ゆえ、ＬＡＮなどのネットワークを介して、情報端末か
ら構造化文書生成装置の記憶手段に記憶されている構造
化文書の個々の節文書（サブ文書）に個々のユーザがア
クセスすることが可能になる。すなわちネットワークを
介して複数のユーザが１つの文書を共有することができ
るので、その結果、１つの文書を複数人数で効率的かつ
確実に編集することができる。

【００４４】上記構成によれば、論理構造規則である構
造化定義テーブルと使用者情報たるアクセス権テーブル
が記憶手段に書換可能に記憶しているので、構造化に関
する規則や使用者情報を容易に変更することが可能とな
り、より精密な構造化やアクセス権の設定が可能にな
る。

【００４５】また、文書中に含まれる文字列、すなわち
特定の用語に基づいて、文書が構造化されたり、節オー
ナー属性が設定されたりするので、より正確な構造化
や、アクセス権の設定が可能になる。

【００４６】また、節文書の内容を鑑みて節タイトル属
性を付加し、この節タイトル属性に基づいてアクセス権
を付加することになるので、所定の節文書に対して適切
なユーザのアクセス権を設定することが可能になる。

【００４７】

【発明の効果】本願発明によれば、非構造化文書を単に
構造化文書に変換するだけでなく、変換した構造化文書
に含まれる個々の節文書に対して特定のユーザのアクセ
ス権（ユーザ情報）を設定することになる。それゆえ、
ＬＡＮなどのネットワークを介して、情報端末から構造
化文書共有装置の記憶手段に記憶されている構造化文書
の個々の節文書に個々のアクセス権を持つユーザがアク
セスすることが可能になる。すなわちネットワークを介
して複数のユーザが１つの文書を共有することができる
ので、その結果、１つの文書を複数人数で効率的かつ確
実に編集することができる。

【００４８】本願発明によれば、論理構造規則である構
造化定義テーブルとユーザ情報が定義されたアクセス権
テーブルが記憶手段に書換可能に記憶しているので、構
造化に関する規則やユーザ情報を容易に変更することが
可能となり、より精密な構造化やアクセス権の設定が可
能になる。

【００４９】本願発明によれば、文書中に含まれる文字
列、すなわち特定の用語に基づいて、文書が構造化され
たり、アクセス権が設定されたりするので、より正確な
構造化や、アクセス権の設定が可能になる。

【００５０】本願発明によれば、節文書の内容を鑑みて
タイトルを付加し、このタイトルに基づいてユーザ情報
を付加することになるので、所定の節文書に対して適切
なユーザのアクセス権を設定することが可能になる。

【００５１】本願発明によれば、複数の文書に対して、
同時に編集作業を実施して、各文書を更新することがで
きるので、文書の構造化をより効率的に行うことができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の構造化文書共有装置を含む構造化文書
のファイル共有システムのシステム図である。

【図２】本発明の構造化文書共有装置の機能構成図であ
る。

【図３】本発明の構造化文書共有方法のフローチャート
図である。

【図４】非構造化文書から構造化文書への変換の流れの
概略図である。

【図５】構造化文書の変換対象となる非構造化文書の一
例である。

【図６】構造化定義テーブルの内容を示す構成図であ
る。

【図７】変換された構造化文書の一例である。

【図８】アクセス権テーブルの内容を示す構成図であ
る。

【符号の説明】

１００ LAN １０１ 文書管理サーバ １０２ プリンタ １０３ スキャナ １０４ メールサーバ １０５ ファイアウォール １０６ クライアント １０N クライアント ２０１ ユーザＩ／Ｆ ２０２ 通信部 ２０３ 制御部 ２０４ 記憶部 ２３０ 辞書メンテナンス部 ２３１ 未知語解析部 ２３２ 形態素解析部 ２３３ 文書構造化部 ２３４ アクセス権設定部 ２３５ 文書管理部 ２３６ アクセス管理部 ２３７ 文字認識用辞書部 ２３８ 文字認識部 ２３９ 文字切出部 ２４０ 文書ファイル送受信部 ２４１ 一般単語解析辞書 ２４２ 固有名詞辞書 ２４３ 構造化定義テーブル ２４４ アクセス権テーブル ２４５ 文書ファイル

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書情報を入力する入力手段と、 前記入力手段から入力された文書情報を記憶する記憶手
   段と、 前記文書情報を構造化文書に変換して、前記記憶手段に
   記憶させる制御手段とを有しており、 前記制御手段は、前記文書情報を節文書に分割するため
   の規則が定義された文書構造化テーブルに基づいて、前
   記文書情報を節文書に分割する文書構造化手段と、 分割された前記節文書の文書内容を形態素解析する形態
   素解析手段と、 前記節文書にタイトル情報として付加する特定文字列を
   登録した特定用語辞書に基づいて、前記形態素解析手段
   で形態素解析された前記節文書を構成する文字列から前
   記特定文字列に該当する文字列を切り出して、前記節文
   書毎に前記タイトル情報として付加する文字切出手段
   と、 前記節文書を編集可能なユーザ情報と該ユーザ情報を特
   定する文字列とが対応づけて定義されたアクセス権テー
   ブルに基づいて、前記形態素解析手段で形態素解析され
   た前記節文書を構成する文字列から前記編集可能なユー
   ザ情報を特定して、前記節文書毎に前記ユーザ情報を付
   加するアクセス権設定手段とから構成されることを特徴
   とする構造化文書共有装置。
2. 【請求項２】 文書情報を入力手段で入力する入力ステ
   ップと、 前記入力ステップで入力された文書情報を記憶手段で記
   憶する記憶ステップと、 前記記憶ステップで記憶した前記文書情報を制御手段で
   構造化文書に変換し、前記記憶手段に記憶させる制御ス
   テップとを有しており、 前記制御ステップは、前記文書情報を節文書に分割する
   ための規則が定義された文書構造化テーブルに基づい
   て、前記文書情報を文書構造化手段で節文書に分割する
   文書構造化ステップと、 文書構造化ステップで分割された前記節文書の文書内容
   を形態素解析手段で形態素解析する形態素解析ステップ
   と、 前記節文書にタイトル情報として付加する特定文字列を
   登録した特定用語辞書に基づいて、前記形態素解析ステ
   ップで形態素解析された前記節文書を構成する文字列か
   ら前記特定文字列に該当する文字列を文字切出手段で切
   り出して、前記節文書毎に前記タイトル情報として付加
   する文字切出ステップと、 前記節文書の編集可能なユーザ情報と該ユーザを特定す
   る文字列とが対応づけて定義されたアクセス権テーブル
   に基づいて、前記形態素解析ステップで形態素解析され
   た前記節文書を構成する文字列から前記編集可能なユー
   ザ情報をアクセス権設定手段で特定して、前記節文書毎
   に前記ユーザ情報を付加するアクセス権設定ステップと
   から構成されることを特徴とする構造化文書共有方法。
3. 【請求項３】 文書情報を入力する入力手段と、 前記入力手段から入力された文書情報を記憶する記憶手
   段と、 前記文書情報を構造化文書に変換して、前記記憶手段に
   記憶させる制御手段と、 ネットワークに接続して情報処理装置とデータ通信を行
   う通信手段とを有しており、 前記制御手段は、前記文書情報を節文書に分割するため
   の規則が定義された文書構造化テーブルに基づいて、前
   記文書情報を節文書に分割する文書構造化手段と、 分割された前記節文書の文書内容を形態素解析する形態
   素解析手段と、 前記節文書にタイトル情報として付加する特定文字列を
   登録した特定用語辞書に基づいて、前記形態素解析手段
   で形態素解析された前記節文書を構成する文字列から前
   記特定文字列に該当する文字列を切り出して、前記節文
   書毎に前記タイトル情報として付加する文字切出手段
   と、 前記節文書を編集可能なユーザ情報と該ユーザ情報を特
   定する文字列とが対応づけて定義されたアクセス権テー
   ブルに基づいて、前記形態素解析手段で形態素解析され
   た前記節文書を構成する文字列から前記編集可能なユー
   ザ情報を特定して、前記節文書毎に前記ユーザ情報を付
   加するアクセス権設定手段とから構成されることを特徴
   とする構造化文書共有装置と、 文書情報を入力する入力手段と、 ネットワークに接続して前記構造化文書共有装置とデー
   タ通信を行う通信手段とを有し、 前記通信手段を用いて前記ネットワークに接続し、前記
   構造化文書共有装置の記憶手段に記憶された前記構造化
   文書にアクセスするとともに、前記入力手段を用いて前
   記構造化文書を構成する前記節文書毎に付加されたユー
   ザ情報に応じて編集処理を行う情報処理装置とから構成
   されることを特徴とする構造化文書のファイル共有シス
   テム。