JP2002171343A - 代理応答伝言システム - Google Patents

代理応答伝言システム

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JP2002171343A
JP2002171343A JP2000367064A JP2000367064A JP2002171343A JP 2002171343 A JP2002171343 A JP 2002171343A JP 2000367064 A JP2000367064 A JP 2000367064A JP 2000367064 A JP2000367064 A JP 2000367064A JP 2002171343 A JP2002171343 A JP 2002171343A
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JP
Japan
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telephone
terminal
mail
telephone number
electronic mail
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JP2000367064A
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English (en)
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Minoru Okazaki
稔 岡崎
Susumu Nakatate
進 中楯
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Fujitsu I Network Systems Ltd
Original Assignee
Fujitsu I Network Systems Ltd
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 代理応答した場合の伝言をより簡単に行える
システムを提供する。 【解決手段】 複数の内線電話機及び公衆網に接続され
た構内交換機と、電子メール手段を具える複数の端末に
ネットワークを経て接続されると共に前記構内交換機に
接続された管理装置とを含み、前記構内交換機が、第1
内線電話機への着信に対する第2内線電話機の代理応答
に応じて、前記第1内線電話機の電話番号及び第2電話
機の電話番号を前記管理装置に送信する手段を具え、前
記管理装置が、前記構内交換機から受けた前記第1電話
機の電話番号を関連する電子メールアドレスに変換し、
前記第2電話機の電話番号を関連する前記端末のコンピ
ュータアドレスに変換する手段と、前記コンピュータア
ドレスの端末に前記電子メールアドレスを通知する手段
とを具え、前記端末における電子メール手段が、前記管
理装置からの電子メールアドレスの通知に応じて、前記
電子メールアドレスを宛て先とする新規メール作成画面
を表示する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、電話交換機システ
ムと連携して動作するコンピュータシステムにおいて代
理応答に関する伝言を行う代理応答伝言システムに関す
る。
【0002】
【従来の技術】例えば、オフィス等においては、複数の
内線電話機に接続され、これらの内線電話機間の相互の
通話や、外線電話との通話を行えるようにする構内交換
機が使用されている。このような場合、一般的に、複数
のユーザが各々の専用の電話機を所有し、各電話には個
々の電話番号が割り当てられており、直接各個人の電話
機に電話をかけることができるようになっている。
【0003】このような環境において、あるユーザに掛
かってきた電話に不在等の理由で出られない場合、他の
ユーザが自分の電話機において代理で応答するような状
況がしばしば発生する。このような状況に対応するた
め、他のユーザが代理で応答している通話を、音声メー
ル装置を用いて録音して本来のユーザに送る方法が用い
られている。しかしながら、構内交換機に接続する形式
の音声メール装置では、同時に接続できる回線数を増や
すと高価なシステムとなることから、同時接続数を制限
して利用しているのが一般的である。このため、通話を
録音できるのは一部のユーザのみであった。
【0004】したがって、このような代理応答の場合で
は、伝言を紙に書いているケースが最も一般的であっ
た。しかしながら、この場合、紛失等により、不在者に
伝わらない等のトラブルを生じることもあった。
【0005】一方、最近では、インターネットやイント
ラネットの普及により遠隔地に限らず、例えば、隣の席
の人にも電子メールを送って用件を伝えることが普通に
行われるようになっている。したがって、電子メールを
使用して伝言を伝えることも行われており、自席に戻っ
てきたときに必ず電子メールの到着を確認する行動が普
通に行われている。
【0006】特開平11−8870において、電話交換
機にアナログ信号インタフェースで接続されている情報
制御蓄積装置でいったん着信を受けて、発信者にPB信
号等により相手先を指定させ、その結果として「あらか
じめ登録されている代理応答者」に接続替えを行い、こ
のときに情報制御蓄積装置から代理応答者へメールを送
信する送信装置が開示されている。しかしながらこの送
信装置においては、電話をかけてくる顧客があらためて
個人を指定する必要があった。また、この既知の送信装
置では、情報制御蓄積装置から代理応答者へメールを送
信することが特徴であり、不在者にメールを送信するた
めには、到着メールを開き、転送操作を行い、メール本
文に書いてある不在者のメールアドレスを所定のアドレ
スエリアに書き写す必要があり、操作が難しいという欠
点があった。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した従
来の欠点を克服し、代理応答した場合の伝言をより簡単
に行えるシステムを提供することを目的とする。
【0008】
【課題を解決するための手段】上述したことを鑑み、本
発明の請求項1に記載の第1発明は、複数の内線電話機
及び公衆網に接続された構内交換機と、電子メール手段
を具える複数の端末にネットワークを経て接続されると
共に前記構内交換機に接続された管理装置とを含み、前
記構内交換機が、第1内線電話機への着信に対する第2
内線電話機の代理応答に応じて、前記第1内線電話機の
電話番号及び第2電話機の電話番号を前記管理装置に送
信する手段を具え、前記管理装置が、前記構内交換機か
ら受けた前記第1電話機の電話番号を関連する電子メー
ルアドレスに変換し、前記第2電話機の電話番号を関連
する前記端末のコンピュータアドレスに変換する手段
と、前記コンピュータアドレスの端末に前記電子メール
アドレスを通知する手段とを具え、前記端末における電
子メール手段が、前記管理装置からの電子メールアドレ
スの通知に応じて、前記電子メールアドレスを宛て先と
する新規メール作成画面を表示するように構成したこと
を特徴とする代理応答伝言システムである。
【0009】本発明の請求項2に記載の第2発明は、請
求項1に記載の代理応答伝言システムにおいて、前記端
末における電子メール手段が、前記新規メール作成画面
における件名と本文に所定の定型文を予め表示するよう
にしたことを特徴とする。
【0010】本発明の請求項3に記載の第3発明は、請
求項2に記載の代理応答伝言システムにおいて、前記管
理装置の変換手段がさらに前記第2電話機の電話番号を
関連する名称にも変換し、前記通知手段がさらにこの名
称も前記端末に通知し、前記端末の電子メール手段が前
記件名又は本文の少なくとも一方における定型文に前記
名称を含めるようにしたことを特徴とする。
【0011】本発明の請求項4に記載の第4発明は、請
求項2又は3に記載の代理応答伝言システムにおいて、
前記構内交換機の通知手段が代理応答時に発信元の電話
番号も前記管理装置に送信し、前記通知手段がさらに前
記発信元の電話番号も前記端末に通知し、前記端末にお
ける電子メール手段が前記件名又は本文の少なくとも一
方における定型文に前記発信元の電話番号を含めるよう
にしたことを特徴とする。
【0012】本発明の請求項5に記載の第5発明は、請
求項4に記載の代理応答伝言システムにおいて、前記管
理装置の変換手段がさらに前記発信元の電話番号を関連
する名称に変換し、前記通知手段がさらにこの名称も前
記端末に通知し、前記端末における電子メール手段が前
記本文における定型文に前記発信元の名称を含めるよう
にしたことを特徴とする。
【0013】
【発明の効果】本発明によれば、代理応答した時に代理
応答者の端末にこの代理応答の伝言用の新規メール作成
画面が自動的に表示され、その宛て先には本来電話を受
けるべきユーザの電子メールアドレスが自動的に付与さ
れ、必要な伝言内容だけ入力するだけで伝言メールを送
れるようになる。また、代理応答時の会話の結果、伝言
が不要ならば画面をキャンセルすれば、無駄なメール
(着信者情報)が残らないという利点もある。
【0014】
【発明の実施の形態】図1は、本発明による代理応答伝
言システムの一実施形態の構成を示す図である。本シス
テムは、ここでは2台のみ示す内線電話機3a及び3b
に接続されると共に公衆回線網に接続された構内交換機
1と、ネットワークを経て、ここでは2台のみ示す例え
ばパーソナルコンピュータである端末4a及び4bとメ
ールサーバ9とにネットワークを介して接続されると共
に、構内交換機1に接続された管理装置5とを具える。
管理装置5をクライアントサーバシステムのサーバ上に
構成してもよく、クライアント上に構成してもよい。内
線電話機3a及び端末4aと、内線電話機3b及び端末
4bとは、それぞれ同じユーザが使用しているとする。
もちろん、内線電話機及び端末の数はさらに多くてもか
まわない。内線電話機3a及び3bは、互いに代理応答
することができる。端末4a及び4bは、サーバクライ
アントシステムのクライアントであり、電子メール機能
を具える。
【0015】構内交換機1は、一般的な構内交換機とし
ての機能のほかに、代理応答の場合の通話に関する呼情
報を管理装置5に通知する呼情報通知手段2を具える。
この呼情報は、例えば、本来電話を受けるべき内線電話
機の電話番号や、電話をかけてきた発信元の電話番号で
ある。
【0016】管理装置5は、構内交換機1から送信され
た呼情報を受ける呼情報受信制御手段8と、前記呼情報
を例えば電子メールアドレス、コンピュータアドレス、
氏名等に変換する呼情報変換手段7と、前記変換の際に
呼情報変換手段7が参照する呼情報変換テーブル5とを
具える。この呼情報変換テーブル5には、すべての内線
電話機の電話番号、使用者の氏名、対応する端末のメー
ルアドレス、コンピュータアドレス等と、よくかかって
くる外線電話の電話番号、氏名等を格納している。この
ような呼情報変換テーブル5の一例を下に示す。
【表1】
【0017】以下に、図1に示すシステムにおける代理
応答伝言の手順を説明する。公衆回線に接続された電話
機3cから内線電話機3aに電話がかかってきたとす
る。このとき、内線電話機3aのユーザが不在で電話に
でられないとする。内線電話機3bのユーザは、内線電
話機3aに電話がかかってきていることに、例えば内線
電話機3aのベルが鳴っていることにより気付き、自分
の内線電話機3bの受話器を取り上げ、代理応答のため
の操作、例えば内線電話機3bの代理応答専用ボタンを
押す。構内交換機1はこれを感知し、現在呼び出してい
る内線電話機3aへの呼び出し(図における(1))を
停止し、電話機3cと内線電話機3bとの間のパスを接
続して通話路(図における(2))を形成する。この
際、構内交換機1は、本来の着信先である内線電話機3
aの電話番号と、代理応答した内線電話機3bの電話番
号と、そして可能なら発信元の電話機3cの電話番号と
を管理装置5に送信する。
【0018】前記電話番号を受けた管理装置5の呼情報
変換手段7は、呼情報変換テーブル6を参照し、代理応
答している内線電話機3bのユーザの端末4bのコンピ
ュータアドレスと、本来の着信先である内線電話機3a
のユーザの氏名及び電子メールアドレスと、もし発信元
の電話番号が呼情報変換テーブル6に登録されていれ
ば、その氏名とを取得する。管理装置5は、得られたコ
ンピュータアドレスの端末、すなわち、代理応答してい
るユーザの端末4bに、本来の着信先であるユーザの氏
名、電話番号及び電子メールアドレスと、発信元の電話
番号及び氏名とを含む通知情報を送信する。
【0019】前記通知情報を受けた端末4bの電子メー
ル手段は、本来の着信先であるユーザの電子メールアド
レスを宛て先として新規メール作成画面を表示する。こ
の際、この新規メールの件名及び本文に所定の定型文を
予め表示してもよい。この場合、件名及び本文には、本
来の着信先であるユーザの氏名及び/又は電話番号や、
発信元の氏名及び電話番号を含めてもよい。内線電話機
3bのユーザは代理応答を終了した後、自分の端末4b
を操作し、伝言の必要がない場合はそのまま新規メール
作成画面を閉じ、伝言の必要がある場合、件名及び/又
は本文を適宜に編集し、電子メールの送信を行う。送信
された電子メールは、メールサーバ9により本来の着信
先であるユーザの端末4aのメールボックスに配信され
る。
【0020】本例においては、外線電話機からの通話の
代理応答伝言の場合を説明したが、例えば、別のフロア
等の離れた場所にある内線電話機からの通話の代理応答
伝言の場合も同様である。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明による代理応答伝言システムの構成を
示す図である。
【符号の説明】
1 構内交換機 2 呼情報通知手段 3a、3b 内線電話機 3c 外線電話機。 4a、4b 端末 5 管理装置 6 呼情報変換テーブル 7 呼情報変換手段 8 呼情報受信制御手段 9 メールサーバ
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 中楯 進 東京都新宿区西新宿6丁目12番1号 富士 通アイ・ネットワークシステムズ株式会社 内 Fターム(参考) 5K015 AB01 GA02 5K024 AA42 FF03 FF04 5K049 AA07 BB04 BB19 GG07 GG12 5K101 KK02 MM02 NN18 NN21 PP03 TT06

Claims (5)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 複数の内線電話機及び公衆網に接続され
    た構内交換機と、電子メール手段を具える複数の端末に
    ネットワークを経て接続されると共に前記構内交換機に
    接続された管理装置とを含み、 前記構内交換機が、第1内線電話機への着信に対する第
    2内線電話機の代理応答に応じて、前記第1内線電話機
    の電話番号及び第2電話機の電話番号を前記管理装置に
    送信する手段を具え、 前記管理装置が、前記構内交換機から受けた前記第1電
    話機の電話番号を関連する電子メールアドレスに変換
    し、前記第2電話機の電話番号を関連する前記端末のコ
    ンピュータアドレスに変換する手段と、前記コンピュー
    タアドレスの端末に前記電子メールアドレスを通知する
    手段とを具え、 前記端末における電子メール手段が、前記管理装置から
    の電子メールアドレスの通知に応じて、前記電子メール
    アドレスを宛て先とする新規メール作成画面を表示する
    ように構成したことを特徴とする代理応答伝言システ
    ム。
  2. 【請求項2】 請求項1に記載の代理応答伝言システム
    において、前記端末における電子メール手段が、前記新
    規メール作成画面における件名と本文に所定の定型文を
    予め表示するようにしたことを特徴とする代理応答伝言
    システム。
  3. 【請求項3】 請求項2に記載の代理応答伝言システム
    において、前記管理装置の変換手段がさらに前記第2電
    話機の電話番号を関連する名称にも変換し、前記通知手
    段がさらにこの名称も前記端末に通知し、前記端末の電
    子メール手段が前記件名又は本文の少なくとも一方にお
    ける定型文に前記名称を含めるようにしたことを特徴と
    する代理応答伝言システム。
  4. 【請求項4】 請求項2又は3に記載の代理応答伝言シ
    ステムにおいて、前記構内交換機の通知手段が代理応答
    時に発信元の電話番号も前記管理装置に送信し、前記通
    知手段がさらに前記発信元の電話番号も前記端末に通知
    し、前記端末における電子メール手段が前記件名又は本
    文の少なくとも一方における定型文に前記発信元の電話
    番号を含めるようにしたことを特徴とする代理応答伝言
    システム。
  5. 【請求項5】 請求項4に記載の代理応答伝言システム
    において、前記管理装置の変換手段がさらに前記発信元
    の電話番号を関連する名称に変換し、前記通知手段がさ
    らにこの名称も前記端末に通知し、前記端末における電
    子メール手段が前記本文における定型文に前記発信元の
    名称を含めるようにしたことを特徴とする代理応答伝言
    システム。
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Cited By (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2008067185A (ja) * 2006-09-08 2008-03-21 Nec Access Technica Ltd 伝言メール送信システム、伝言メール送信方法、プログラム及びip電話アダプタ
JP2015223000A (ja) * 2015-09-10 2015-12-10 株式会社ナカヨ 代理応答通話録音送信機能を有する電話制御装置

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