JP2002157413A - Ｉｓｏ文書管理方法およびそのシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ＩＳＯ文書管理を実施する手段を情報通信網に
構築し、ＩＳＯ文書管理に係る管理者、起案者、承認者
等を効率的に連携するとともに、当該システムを通じた
助言や指導により利用企業が独自の考え方や枠組みを構
築するためのコンサルティングを行うシステムを提供す
る。 【解決手段】企業情報登録手段１１、社員情報登録手段
１３ならびに承認経路情報登録手段１４は情報通信網８
上のホームページ等を利用し、利用企業の管理者端末３
からのＩＳＯ文書管理の実施に関する各種情報を企業情
報データベース２０、社員情報データベース２１、承認
経路情報データベース２２に登録する。起案者端末４は
企業ＩＤ等による利用企業認証手段１７の認証手続きを
経た後、予め決定している承認者についての承認経路を
承認経路情報登録手段１４により承認経路情報データベ
ース２２に登録する。承認者は登録文書閲覧手段１６に
より登録文書の承認等を行い、ＩＳＯ文書の作成・改訂
等の処理を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、情報通信網を通じ
て品質マネジメントシステムならびに環境マネジメント
システム等の構築・維持に必要な文書管理を迅速、かつ
効率的に行うための仕組みを提供するＩＳＯ文書管理支
援方法およびそのシステムに関する。

【０００２】本発明は、特に、インターネット等の情報
通信網で接続したサービスセンタのホームページ上で企
業のＩＳＯ文書管理者が承認経路情報を登録し、ＩＳＯ
文書作成を担当する起案者が起案した登録文書を自動回
付するとともに、必要に応じてコンサルタント等の外部
の支援者が参考情報の提供や実際の登録文書を基に助言
・指導を行う機能を提供し、利用期間等に応じて課金が
行われるようにしたＩＳＯ文書管理支援方法およびその
システムに関する。

【０００３】

【従来の技術】企業あるいは団体等の組織経営におい
て、品質マネジメントシステムならびに環境マネジメン
トシステム等の構築・維持に必要な文書作成・改訂の迅
速化、文書管理の効率化が経営効率を向上する上で重要
な事項となっている。ある程度の規模を有する企業ある
いは団体（以下、企業等、または単に企業と称する）は
電子媒体によるＩＳＯ文書管理の仕組みを持っている
が、電子媒体による仕組みを持たない企業等ではＩＳＯ
文書管理を電子媒体で行うのではなく、ハードコピーに
より文書の作成・改訂ならびに配布・回収を行っている
のが現状である。

【０００４】また、電子媒体によるＩＳＯ文書管理の仕
組みを持つ企業等においても、文書自体は関係者にハー
ドコピーで配布し、承認等を得た後に電子媒体化して利
用するという形態で運用されているケースも多い。承認
されたこれらの文書は、通常、ＩＳＯ文書管理の取りま
とめ部署が登録作業を行っている。

【０００５】このような登録作業を電子情報組織（コン
ピュータシステム）で行うことは広く知られているが、
コンピュータシステムによる作業は手作業による登録な
らびに配布・回収を代替するという役割に止まってお
り、起案から最終的に登録されるまでに膨大な作業と時
間を要していた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】電子媒体化ならびに完
全自動処理化されたＩＳＯ文書管理の仕組みを独自に構
築しようとしても、自企業内に専門の人材がいないと
か、外部指導者であるコンサルタントに指導や助言（コ
ンサルティング）を依頼した場合にはコンサルタントの
報酬、日当などの費用が発生するなどの理由から、特に
中小企業においては、その仕組みの構築を実現すること
自体に限界があった。

【０００７】電子媒体化されたＩＳＯ文書管理の仕組み
を持つ企業においても、完全自動処理化に多くの時間と
労力を必要とし、また、その仕組みの構築については、
企業が現在必要とする承認経路といった現状分析から考
え方を積み上げ、将来の変更を見越した汎用性を備えた
仕組みにする必要もあることから、承認等の迅速化のた
めの完全自動処理化の必要性は感じながらも、現状の仕
組みの変更に躊躇するケースが殆どであった。

【０００８】本発明の目的は、ＩＳＯ文書管理を持たな
い企業には簡単に構築できるＩＳＯ文書管理の仕組みを
インターネット等で代表される情報通信網を通して提供
するとともに、既に仕組みを持っている企業においても
仕組みの変更に係る負荷を軽減して効率的に完全自動処
理化を可能としたＩＳＯ文書管理支援方法およびそのシ
ステムを提供することにある。

【０００９】これにより、ＩＳＯ文書管理の電子媒体化
ならびに完全自動処理化を行おうとする企業を増大せし
め、かつ効率的な実施が可能となりこれまで考えられな
いようなメリットを企業経営に具現化することができ
る。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、ＩＳＯ文書管理支援システムを持つウエ
ブサイトを構築して公開し、インターネット等の情報通
信網を介して当該ウエブサイトにアクセスしてＩＳＯ文
書管理を実行する。

【００１１】ＩＳＯ文書を管理する企業の担当部署はイ
ンターネットあるいは企業情報通信網、広域コンピュー
タネットワークなどの情報通信網（以下、インターネッ
ト等と称する）を介してそのホームページ上からＩＳＯ
文書の作成・改訂依頼を起案者に送付し、それを受領し
た起案者が上記ＩＳＯ文書管理支援システムの支援のも
とにＩＳＯ文書の作成・改訂を行い、かつその文書を自
動的に回付して一定の設定条件のもとで承認等を行う構
成とした。

【００１２】また、本発明は、ＩＳＯ文書の作成・改訂
を実施するベースとなるＩＳＯ文書の承認経路の設定や
登録文書そのものについて助言や指導を行うコンサルテ
ィング機能をインターネット等のホームページを通して
提供する構成とした。

【００１３】すなわち、本発明は、企業におけるＩＳＯ
文書管理の管理者や起案者、承認者等（以下、承認者等
とも称する）、利用者といった利用企業内の端末との間
を情報通信網で接続することに加えて、コンサルタント
などの外部の指導者端末をインターネット等を介して接
続する、所謂ＩＳＯ文書管理アウトソーシングシステム
であり、インターネット等のホームページ等を用いて、
利用企業の情報を収集する手段と、ＩＳＯ文書の事例に
ついて業種や規模別みた標準的な情報を提供する手段
と、ＩＳＯ文書管理の管理者が社員情報を登録する手段
と、ＩＳＯ文書の承認等に関する承認経路情報を登録す
る手段と、登録された文書について社内の利用者が閲覧
する手段と、登録された文書をデータベースとして管理
する手段と、登録文書に対する利用者端末などからの閲
覧要求に対し、当該利用者などの認証を行う手段と、利
用者などが認証された場合に、前記データベースとして
管理している特定の登録文書に関する登録状況を利用者
端末などへ送信し、特定の登録文書に関する登録内容を
閲覧させる手段と、これらの利用に対する課金情報を収
集する手段とを備えることを特徴とする。

【００１４】本発明は、インターネット等を介してＩＳ
Ｏ文書管理の仕組み構築の支援を行うとともに、利用企
業が効率的に社内の端末を連携しＩＳＯ文書管理の作業
を低負荷かつ短時間で行う構成とした点が従来のやり方
とは異なる。特に、インターネット等のホームページを
利用することにより、今後導入が急速に進むと見られる
インターネット等のネットワーク常時接続のインフラを
利用して低コストで社内の関係者からの所要データ登録
と、関係者への閲覧ならびに収集データの効率的な集計
作業を簡易に広く行うことができる。

【００１５】また、実施に先立ち、ＩＳＯ文書管理の仕
組みの構築に対する助言・指導ならびに登録文書をもと
にした助言・指導を行うことにより、実効性のあるＩＳ
Ｏ文書管理の運営が可能になる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明によるＩＳＯ文書管
理支援方法およびそのシステムの実施の形態について、
実施例の図面を参照して詳細に説明する。最初に、本発
明のシステム構成の一例とその動作例について説明す
る。なお、利用企業の各端末間の接続にインターネット
等の一つとして情報通信網を用いた場合を示すが、全て
の端末の接続をインターネットで行ってもよく、以下の
説明においては、情報通信網をインターネットあるいは
広域コンピュータネットワークとして説明する場合もあ
る。

【００１７】図１は本発明によるＩＳＯ文書管理支援方
法を運用するシステムの構成例を説明する機能ブロック
図である。図１において、ＩＳＯ文書管理ウエブサイト
が運用するサービスセンタ１は、企業情報登録手段１
１、データベース管理手段１２、社員情報登録手段１
３、承認経路情報登録手段１４、文書登録手段１５、登
録文書閲覧手段１６、利用企業認証手段１７、課金情報
管理手段１８、企業情報データベース２０、社員情報デ
ータベース２１、承認経路情報データベース２２、登録
文書情報データベース２３、課金情報データベース２
４、事例文書情報データベース２５、およびファイル転
送手段２６で構成される。なお、このサービスセンタ１
は電子情報処理装置に通常有するデータ処理手段、入出
力手段、オペレーションシステムプログラム、データ処
理を行うための各種の実行プログラムなどを格納した記
憶手段、演算処理のためのＲＡＭ、ＲＯＭ、通信制御手
段を有しており、全体としてデータ処理システムを構成
している。

【００１８】また、上記サービスセンタ１を利用する企
業の管理者端末３、起案者端末４、承認者等端末５、利
用者端末６、およびコンサルタント等の外部指導者端末
７はそれぞれ管理者アクセス手段３１、起案者アクセス
手段４１、承認者等アクセス手段５１、利用者アクセス
手段６１、外部指導者アクセス手段７１を持ち、インタ
ーネット等の情報通信網８を介してサービスセンタ１に
アクセスして接続可能に構成されている。

【００１９】企業情報登録手段１１は、これから利用し
ようとする企業の管理者端末３に対して利用登録に必要
な企業情報を登録させる手段である。データベース管理
手段１２は管理者端末３から収集した企業情報や社員な
らびに承認経路に関する情報、本システムの利用により
登録した文書に関する情報、利用に伴う課金情報、ＩＳ
Ｏ構築・維持に求められる標準的な事例文書をデータベ
ース２０〜２５に蓄積し、管理する手段である。

【００２０】社員情報登録手段１３は文書の起案から承
認まで、また、文書閲覧の対象となる社員に関する情報
を登録させる手段である。承認経路情報登録手段１４は
起案された文書を承認者端末５に送信し、文書の承認等
を促し必要な情報を登録する手段である。文書登録手段
１５は起案者端末４からの特定の文書の作成・改訂要求
に対し、起案者に当該文書の作成・改訂を行わさせる手
段である。

【００２１】登録文書閲覧手段１６は利用者端末から登
録された文書を閲覧する手段である。

【００２２】利用企業認証手段１７は利用企業の管理者
端末３、起案者端末４、承認者端末５、利用者端末６、
外部指導者端末７からの社員情報登録手段１３から登録
文書閲覧手段１６までに係る登録または閲覧要求に対
し、利用者が登録企業の社員であるかどうかを暗号情報
等により認証する手段である。課金情報管理手段１８は
利用登録された企業に対する課金情報を管理する手段で
ある。

【００２３】そして、ファイル転送手段２６は登録文書
や事例文書のファイルを電子メール送信やファイル転送
によって利用企業側の所定端末に転送する手段である。

【００２４】企業情報データベース２０は、利用企業の
管理者識別子（ＩＤ）、企業名、所在地等、本システム
の利用企業に関する情報を記憶するデータベースであ
る。社員情報データベース２１は起案、承認等ならびに
利用の対象となる社員に関する情報を記憶するととも
に、社員個々の利用に関する権限を管理するデータベー
スである。承認経路データベース２２は利用企業が文書
の作成・改訂を実施するに当り適用する承認経路を記憶
するデータベースである。

【００２５】登録文書情報データベース２３は、登録文
書を記憶するデータベースである。課金情報データベー
ス２４は利用内容に応じて利用企業に対する課金のため
の情報を記憶するデータベースである。事例文書情報デ
ータベース２５は品質マネジメントシステムならびに環
境マネジメントシステムの構築・維持に必要な標準的な
文書を業種別ならびに企業規模別に記憶するデータベー
ス（ＤＢ）であり、利用企業が文書を作成する際の参考
情報となる。

【００２６】管理者端末３の管理者アクセス手段３１
は、サービスセンタ１の企業情報登録手段１１から登録
文書閲覧手段１７までのすべての登録ならびに閲覧手段
にアクセスする手段である。同様に、起案者端末４に備
える起案者アクセス手段４１は、文書登録手段１５なら
びに登録文書閲覧手段１６にアクセスする手段、承認者
端末５に備える承認者アクセス手段５１は文書登録手段
１５ならびに登録文書閲覧手段１６にアクセスする手
段、文書を利用する社員である利用者端末６に備える利
用者アクセス手段６１は登録文書閲覧手段１６にアクセ
スする手段である。

【００２７】また、外部指導者端末７に備える外部指導
者アクセス手段７１は利用企業への助言ならびに指導を
行うためにサービスセンタ１の企業情報登録手段１１か
ら登録文書閲覧手段１６までのすべての登録ならびに閲
覧手段にアクセスする手段である。

【００２８】図２は本発明によるＩＳＯ文書管理支援方
法を運用するシステムの動作概要の説明図、図３は利用
企業の各端末とサービスセンタの間における処理の流れ
の説明図である。以下では、本システムをインターネッ
ト８上のホームページ（ＨＰ）を利用して実現する場合
について図１も参照して説明する。

【００２９】図２および図３において、利用企業の管理
者端末３のＷＷＷブラウザ等の管理者アクセス手段３１
からサービスセンタのホームページアドレス（ＵＲＬ）
を打ち込む。サービスセンタ１はＷｅｂエンジン等によ
りインターネット７上にホームページを立ちあげる。利
用企業の管理者はインターネット８にリンクした管理者
端末３のＷＷＷブラウザ３１０等の管理者アクセス手段
３１（図１）により、サービスセンタ１のホームページ
をインタフェースとする図１の企業情報登録手段１１に
アクセスし、企業情報の登録を行う。

【００３０】サービスセンタ１の企業情報登録手段１１
は登録された企業情報を企業情報データベース２０に格
納し、これを管理する。利用企業の管理者は、その管理
者端末３のＷＷＷブラウザ３１０等の管理者アクセス手
段３１でサービスセンタ１の社員情報登録手段１３にア
クセスし起案、承認等、利用対象の社員情報を登録す
る。社員情報登録手段１３は社員情報のデータベース２
１に社員一覧情報を作成する。管理者は電子メール等の
手段により起案を実施する起案者に作成・改訂依頼を行
う。

【００３１】依頼された起案者は、インターネット８に
リンクした起案者端末４のＷＷＷブラウザ４１０等の起
案者アクセス手段４１により、サービスセンタ１のホー
ムページをインタフェースとする文書登録手段１５にア
クセスする。システムは、利用企業認証手段１７におい
て企業ＩＤまたは起案者のパスワード等の登録企業認証
情報により、起案者が正規に登録された社員であること
を認証した上で、登録文書の入力を促すために対象とな
る承認経路の一覧を表示する。起案者は対象となる承認
経路を選択し登録文書を入力する。ここで言う承認経路
とは登録する文書が起案者から承認者に至るまでに回付
される社員について規定した文書である。

【００３２】登録文書を承認者等に通知するという仕組
みを導入している企業の場合には、文書が起案された旨
の通知が承認者端末５の承認者本人宛てに電子メール等
により送付される。通知を受けた承認者は、インターネ
ット８にリンクした承認者端末５のＷＷＷブラウザ５１
０等の承認者アクセス手段５１により、サービスセンタ
１のホームページをインタフェースとする文書登録手段
１５にアクセスする。サービスセンタ１（以下、これを
システムとも言う）は、利用企業認証手段１７において
社員ＩＤまたは承認者等の社員パスワード等の登録企業
認証情報により、承認者等が正規に登録された社員であ
ることを認証した上で、登録文書の承認等を行わさせ
る。

【００３３】承認者は自身の端末から、それまでの処理
が全て完了されたことを確認した上で、文書登録手段１
５にアクセスし登録文書の承認等を行い、システムに対
して文書の自動回付を指示する。システムは、データベ
ース管理手段１２により関連するデータベースから必要
な情報を収集し、登録文書情報データベース２３に登録
するとともに、文書が作成・改訂された旨の通知を利用
者端末６宛てに電子メール等により送付する。

【００３４】コンサルタント等の外部指導者は、インタ
ーネット８にリンクした外部指導者端末７のＷＷＷブラ
ウザ７１０等の外部指導者アクセス手段７１により、サ
ービスセンタ１のホームページをインタフェースとする
登録文書閲覧手段１６にアクセスする。システムは、利
用企業認証手段１７において企業ＩＤまたは管理者のパ
スワード等の登録企業認証情報により、外部指導者が正
規に登録されたものであることを認証した上で、登録文
書を閲覧させる。外部指導者は必要があれば、利用企業
の管理者端末３に電子メール等で連絡をとり、登録文書
の追加・削除や承認経路について助言ならびに指導を行
う。

【００３５】システムは課金情報管理手段１８により、
前記の作業に対応する課金処理のための課金情報を課金
情報データベース２４に記録する。また、サービスセン
タ１の運営会社は、利用企業に対し課金情報データベー
ス２４に記録された課金情報に基づいて利用料金の請求
を行い、利用企業は課金の支払いを行う。なお、利用企
業に対する課金は、アクセス時間に応じた時間制、登録
データ量に応じた従量制または定額制など、任意の課金
方式を採用可能である。この決済はネットワーク上での
電子決済システムを利用できるが、他の既知の決済方法
を用いてもよい。

【００３６】また、サービスセンタ１の運営会社は、外
部指導者等からの依頼に基づき事例文書情報データベー
ス２５のメンテナンスを行う。

【００３７】図４〜図９はサービスセンタ１におけるデ
ータベース管理手段１２が管理する各データベースのフ
ァイル構造例の説明図である。図４は企業情報データベ
ース、図５は社員情報データベース、図６は承認経路情
報データベース、図７は登録文書情報データベース、図
８は課金情報データベース、図９は事例文書情報データ
ベースを示す。

【００３８】企業情報データベース２０には、例えば図
４に示すように、このシステムを利用する企業情報とし
て、企業ＩＤ、企業名、住所、部署、管理者名、メール
アドレス、管理者パスワード等が格納される。これらの
企業情報は、図１の企業情報登録手段１１により管理者
端末３に送信される図１１の企業情報登録画面により登
録されるものである。この登録については詳述する。な
お、企業ＩＤは、利用企業からの最初のアクセス時に自
動的に付与される利用企業の識別情報である。

【００３９】社員情報データベース２１には、例えば図
５に示すように、承認者等に関する情報として、企業Ｉ
Ｄ、社員ＩＤ、社員名、フリガナ、所属部署、役職、社
員パスワード、アクセス権限等が図１２の新規社員登録
画面で入力されて格納される。この登録については詳述
する。社員パスワードならびにアクセス権限は登録文書
に対する閲覧権限に対するアクセス制限等の制御に利用
される。

【００４０】承認経路情報データベース２２には、例え
ば図６に示すように、図１３に示した承認経路情報登録
画面で表示される情報として、承認経路名、起案者、承
認者等が格納される。企業ＩＤは、利用企業と承認経路
情報を関連づけるために当該承認経路情報データベース
に自動的に付与される。

【００４１】登録文書情報データベース２３には、図７
に示すように、図１４に示した登録文書閲覧画面から利
用企業の登録文書を格納するデータベースとして、企業
ＩＤ、承認経路ＩＤ、文書名等の情報が格納される。こ
の登録については詳述する。

【００４２】課金情報データベース２４には、例えば図
８に示すように、利用企業に関する課金情報として、利
用開始日、課金情報等が格納される。

【００４３】事例文書情報データベース２５には、例え
ば図９に示すように、品質マネジメントシステムならび
に環境マネジメントシステム等の構築・維持に必要な参
考情報として、業種や規模別にみた事例文書が、例えば
業種別や企業規模別に区分されて格納される。

【００４４】図１０は管理者端末からサービスセンタに
対し企業情報登録から文書の起案までを一人で処理した
場合の画面の流れを示すフローチャートである。まず、
管理者端末３からサービスセンタ１へ接続すると、サー
ビスセンタ１では管理者端末３へエントリー画面を送信
する。エントリー画面は、利用企業が本システムを利用
するために最初にメニューを表示する画面である。

【００４５】管理者端末３ではエントリー画面を受信し
表示する（Ｓ−１０１）。既に企業登録が終わっている
場合には、ログイン画面選択の指示情報を送信するが
（Ｓ−１０２）、新規に利用する場合には、管理者は企
業情報を登録する必要があるためにエントリー画面から
企業情報登録メニューを選択して、企業情報登録メニュ
ー選択の指示情報を送信する。

【００４６】サービスセンタ１では企業情報登録メニュ
ー選択の指示情報を受信し、企業情報登録画面を送信す
る。企業情報登録画面は、企業名、住所、部署、管理者
名、メールアドレス、管理者パスワード、企業パスワー
ド等を登録する画面である。

【００４７】管理者端末３では企業情報登録画面を受信
して表示し（Ｓ−１０３）、その企業情報登録画面によ
り企業情報を入力し、入力した企業情報をサービスセン
タ１へ送信する。

【００４８】サービスセンタ１では、企業情報を受信
し、これを企業情報データベース２０に格納し、登録確
認メールを管理者宛てに送信する。登録確認メールは企
業情報の受信およびその登録内容を管理者に通知するた
めの電子メールである。

【００４９】管理者端末３では、登録確認メールを受信
し企業情報登録を終了する。利用を開始する場合には、
エントリー画面からログイン画面選択の指示情報を送信
する。

【００５０】サービスセンタ１では、ログインメニュー
選択の指示情報を受信し、ログイン画面を送信する。管
理者端末３では、ログイン画面を受信し表示し（Ｓ−１
０２）、利用企業認証情報を入力し、利用企業認証情報
をサービスセンタ１へ送信する。利用企業認証情報は、
企業ＩＤ、企業パスワード等の情報である。

【００５１】サービスセンタ１では、利用企業認証情報
を受信し、これをもとに企業情報データベース２０を検
索して認証を行う。続いて、サービスセンタ１は管理者
端末３へメニュー画面を送信する。メニュー画面は、既
に利用登録した企業が本システムを利用するための各メ
ニューを表示する画面である。

【００５２】管理者端末３ではメニュー画面を受信し表
示する（Ｓ−１０４）。ここで、登録文書の閲覧メニュ
ーを選択すると、登録文書の閲覧に入るが（Ｓ−１０
６）、起案の処理を続けるために管理者はメニュー画面
から操作手順画面のメニュー項目を選択し、操作手順メ
ニュー選択の指示情報を送信する。

【００５３】サービスセンタ１では操作手順メニュー選
択の指示情報を受信し、操作手順画面を送信する。管理
者端末３では送信された操作手順画面を受信し表示する
（Ｓ−１０５）。次に、社員情報登録を行うか、承認経
路情報登録を行うかを選択する。ここでは、社員情報登
録を選択し、社員情報登録メニュー選択の指示情報を送
信する。

【００５４】サービスセンタ１では、社員情報登録メニ
ュー選択の指示情報を受信し、新規社員情報登録画面を
送信する。

【００５５】管理者端末３では、社員情報登録画面を受
信して表示し（Ｓ−１０７）、社員名、フリガナ、所属
部署、役職、社員パスワード等の社員情報を入力して、
サービスセンタ１へ社員情報を送信する。

【００５６】サービスセンタ１では、社員情報を受信
し、これをもとに社員情報を社員情報データベース２１
に登録し、さらに、承認経路情報一覧画面を送信する。

【００５７】管理者端末３では承認経路情報一覧画面を
受信し表示する（Ｓ−１０８）。管理者は表示を確認し
承認経路情報の登録が必要ならば承認経路情報入力のボ
タンをクリックし、承認経路情報登録指示を送信する。

【００５８】サービスセンタ１では、承認経路情報登録
指示を受信し、必要な社員情報を社員情報データベース
２１から検索し、承認経路情報登録画面を生成し管理者
端末３へ送信する。

【００５９】管理者端末３では承認経路情報登録画面を
受信し表示する（Ｓ−１０９）。管理者は承認経路情報
登録画面の社員情報の選択欄から起案や承認等を行う社
員を選択して登録ボタンをクリックし、サービスセンタ
１へ承認経路情報を送信する。

【００６０】サービスセンタ１では、承認経路情報を受
信し承認経路情報データベース２２へ格納する。必要な
承認者等の承認経路情報がデータベースへ登録されれば
文書登録の準備は終了する。

【００６１】管理者端末３で承認経路情報画面が表示さ
れている状態（Ｓ−１０８）、または、メニュー画面が
表示されている状態（Ｓ−１０４）で、文書を起案する
ためのボタンをクリックすると、文書登録画面の表示指
示がサービスセンタ１へ送信される。

【００６２】サービスセンタ１では、文書登録画面の表
示指示を受信した場合、管理者キー確認画面を管理者端
末３へ送信する。

【００６３】管理者端末３では、管理者パスワード確認
画面を受信して表示し（Ｓ−１１０）、管理者パスワー
ドを入力して、サービスセンタ１へ管理者パスワードを
送信する。

【００６４】サービスセンタ１では管理者パスワードを
受信し、これをもとに企業情報データベース２０を検索
して認証を行う。続いて、サービスセンタ１は管理者端
末３へ文書登録画面を送信する。

【００６５】管理者端末３では文書登録画面を受信し表
示する（Ｓ−１１１）。管理者は登録文書の承認を行う
上で必要な承認経路ならびに文書内容を入力しサービス
センタ１へ登録文書を送信する。

【００６６】サービスセンタ１では登録文書を受信し、
これをもとにデータベース管理手段１２により文書の起
案処理を行い、登録文書一覧画面に登録文書を追加して
管理者端末３へ送信する。

【００６７】管理者端末３では登録文書一覧画面を受信
し表示する（Ｓ−１１２）。管理者は該当する登録文書
を選択しサービスセンタ１へ登録文書表示指示を送信す
る。

【００６８】サービスセンタ１では登録文書表示指示を
受信し、これをもとに登録文書情報データベース２３に
対して検索を行い、登録文書表示画面を管理者端末３へ
送信する。

【００６９】管理者端末３では登録文書表示画面を受信
し表示し（Ｓ−１１３）、その内容を閲覧して必要な確
認を行い、終了する。

【００７０】次に、本発明の具体的な適用例について説
明する。ＩＳＯ文書の作成・改訂を電子媒体で迅速に行
いたいという希望があれば、ＩＳＯ文書管理の仕組みが
必要となる。本発明は、業種や企業規模を問わずに活用
できるシステムであるが、以下では、主として中小企業
を対象として大手インターネットプロバイダーから提供
する簡易型サービスの一例を説明する。

【００７１】ＩＳＯ文書管理システムを自社で持たない
企業では、これを、所謂アウトソーシングし、かつ効率
的にＩＳＯ文書管理を行う仕組みをコンサルティング機
能とともに提供されることで自社の企業活動の効率を向
上することができる。

【００７２】中小企業において、これからＩＳＯ文書管
理の仕組みを導入しようという企業や、既にＩＳＯ文書
管理をハードコピーなどを用いた従来型のＩＳＯ文書管
理を行っている企業で、かつ自社で情報通信網を構築す
る費用を賄えない企業が低コストで、短期間にＩＳＯ文
書管理の仕組みを導入する目的で、本システムを活用す
ることが効果的である。

【００７３】本発明は、インターネットを利用する環境
さえあれば、予め用意されたスキームに従い、社内にシ
ステム管理者がいなくてもＩＳＯ文書管理システムを無
理なく維持することが可能となる。

【００７４】大手のインターネットプロバイダーは、自
社のサービスセンタにインターネットのポータルサイト
となるホームページを立ち上げている。このシステムを
利用しようとする場合、利用企業の管理者は当該ポータ
ルサイトから本サービスセンタのホームページにアクセ
スする。アクセスされたサービスセンタは予め利用企業
に付与したアクセス用ＩＤとパスワードによりサービス
センタの正当なる利用者であることを認証した上で、前
記した企業情報登録画面を利用企業の管理者に送信す
る。

【００７５】図１１は本発明の実施例における企業情報
登録画面の一例の説明図である。利用企業の管理者は企
業情報登録画面を開き、企業名、住所、管理者の部署な
らびに氏名、電子メールアドレス、管理者パスワード、
企業のパスワード等の必要項目を登録する。この登録
後、サービスセンタは管理者のメールアドレス宛に利用
登録された旨とともに、自動的に付与した企業ＩＤを通
知する。

【００７６】サービスセンターは登録された情報に基づ
き利用企業に一定の利用料を課金する。この利用料は、
利用頻度、登録する社員数、格納する文書数、等による
従量制も採用できるが、本実施例では登録文書数ならび
に期間を限定した定額制を採用する。すなわち、利用企
業は登録後一定期間内でかつ一定の登録文書数までであ
れば、必要な回数何度でも文書の作成・改訂を行うな
ど、比較的自由にシステムを利用できる。

【００７７】ＩＳＯ文書管理を実施する最初のステップ
は起案者から承認者までの社員、ならびに閲覧可能とす
る社員の登録である。社員の登録は、まず、利用企業の
管理者がサービスセンタのホームページにアクセスし、
ログインを行う。ログイン要求を受けたサービスセンタ
は入力された利用企業の企業ＩＤにより、正当なる管理
者であることを認証した上で、新規社員登録画面を管理
者に送信する。

【００７８】図１２は本発明の実施例における新規社員
登録画面の一例の説明図である。利用企業の管理者は管
理者端末３から新規社員登録画面に対象となる社員の氏
名ならびにフリガナ、所属部署、役職を入力する。管理
者は、全項目を入力した後、登録ボタンをクリックし、
サービスセンタに送信する。これらの社員情報はサービ
スセンタの社員情報データベース２１（図１）に格納さ
れる。

【００７９】管理者から電子メール等により文書の作成
・改訂依頼を受けた起案者は、起案者端末４からサービ
スセンタのホームページにアクセスし、ログインする。
ログイン要求を受けたサービスセンタは利用企業の企業
ＩＤと起案者パスワードにより正当なる起案者であるこ
とを認証した上で、承認経路情報登録画面を起案者に送
信する。

【００８０】図１３は本発明の実施例における承認経路
情報登録画面の一例の説明図である。起案者は起案者端
末３に表示された承認経路情報登録画面にある社員一覧
の中から承認等を行う社員を選択するためのボタンをク
リックする。サービスセンタは起案者からの社員情報登
録指示を受けて、社員情報画面を起案者の端末に送信す
る。

【００８１】図１４は本発明の実施例における登録文書
閲覧画面の一例の説明図である。起案者は予め用意され
た承認経路情報一覧から該当する承認経路を選択し、文
書を入力する。すべての登録文書の入力を終えた後、登
録ボタンをクリックして登録文書をサービスセンタへ送
信する。送信された登録文書はサービスセンタの登録文
書情報データベース２３（図１）に格納される。

【００８２】利用企業の承認者は起案者から文書を登録
した旨のメールを受領した後、登録文書の承認等を行う
ためにサービスセンタ１のホームページにアクセスしロ
グインを行う。ログイン要求を受けたサービスセンタ１
は入力された利用企業の企業ＩＤと承認者等パスワード
により正当な承認者等であることを認証した上で、登録
文書承認等画面を承認者の端末に送信する。承認者は登
録文書承認等画面で登録文書の閲覧を行い、文書内容に
問題が無ければ承認のボタンをクリックし登録文書の承
認等登録指示とともにサービスセンタ１に送信する。承
認等登録指示を受けたサービスセンタ１は登録文書の承
認等の処理を行い、その処理結果は登録文書情報データ
ベース２３に格納されるとともに文書が作成・改訂され
た旨の通知メールを利用者端末６に送信する。

【００８３】通知メールから文書リンクを選択してクリ
ックすると、該当する登録文書がサービスセンタ１から
利用者端末６に送信される。登録文書は階層別、関連項
目別、発行部署別などの分類にて表示される。なお、利
用者には管理者、起案者、証人者も含まれる。

【００８４】利用企業がＩＳＯ文書管理の仕組みの導入
に当たって指導、助言を必要とする場合には、利用企業
は企業ＩＤと管理者パスワードをコンサルタントなどの
外部の指導者端末７に通知する。外部の指導者は外部指
導者端末７からサービスセンタ１のホームページにアク
セスし、ＩＳＯ文書管理の実施に関する情報を取得する
とともに必要があれば承認経路情報登録を代行すること
も可能である。

【００８５】以上の実施例で明らかなように、これから
ＩＳＯ文書管理の仕組みを導入しようとする企業にとっ
ては、本システムを利用することにより当該仕組みの大
枠が予め用意されていることから、短期間かつ低コスト
でＩＳＯ文書管理の仕組みを構築することができる。

【００８６】また、既に電子媒体によるＩＳＯ文書管理
を実施している企業にとっては、インターネット等の情
報通信網を利用することにより、従来のハードコピーを
利用して実施していた承認作業が電子データ化されるこ
とで情報伝達がスピードアップされるとともに、既存の
データをそのまま利用して文書承認等の処理や利用を行
うことが可能であることから、実施にかかる時間の短縮
化が期待できる。さらに、多くの企業がシステムの根幹
をアウトソーシングして共同利用することによる運営コ
ストの低減化が計られるという利点もある。

【００８７】一方、助言や指導する立場から見れば、そ
の都度顧客企業に赴く必要がなくなり、情報通信網を利
用したＩＳＯ文書管理の仕組みや、その構築、実施にか
かる助言、指導を行うことができるため業務が効率化さ
れる。こうした効率化の効果はコンサルタント報酬の低
減を通じて最終的には利用企業に還元されることにな
る。

【００８８】本発明は、上記実施例で説明した中小企業
のみに限らず、ＩＳＯ文書管理に自社の考え方をより多
く取込みたいとする比較的規模の大きい企業でも、その
システムの構築における設計の自由度を増した対応が可
能である上、情報通信網についても、インターネット等
のオープンなものだけでなく、企業独自の情報通信網を
利用できることから、あらゆる業種ならびに企業規模の
大小にかかわらずに適用でき、新しいビジネス形態を生
み出す可能性も提供できる。

【００８９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ＩＳＯ文書管理を実施する手段を情報通信網に構築し、
ＩＳＯ文書管理に係る管理者、起案者、承認者、利用者
などを効率的に連携するシステムを提供できるととも
に、当該システムを通じた助言や指導により利用企業が
独自の考え方や枠組みを構築するためのコンサルティン
グを行うことができる。

【００９０】また、本発明によれば、ＩＳＯ文書管理を
持たない企業には簡単に構築できるＩＳＯ文書管理の仕
組みを情報通信網を通して提供するとともに、既に仕組
みを持っている企業においても自社のＩＳＯ文書管理の
仕組みを実施する際の負荷を軽減して機動的に仕組みの
変更を可能としたＩＳＯ文書管理支援方法およびそのシ
ステムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムの構成例を説明する機能ブロック図である。

【図２】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムの動作概要の説明図である。

【図３】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムの利用企業の各端末とサービスセンタの間に
おける処理の流れの説明図である。

【図４】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムのサービスセンタにおけるデータベース管理
手段が管理する利用企業情報データベース構造例の説明
図である。

【図５】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムのサービスセンタにおけるデータベース管理
手段が管理する社員情報データベース構造例の説明図で
ある。

【図６】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムのサービスセンタにおけるデータベース管理
手段が管理する承認経路情報データベース構造例の説明
図である。

【図７】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムのサービスセンタにおけるデータベース管理
手段が管理する登録文書情報データベース構造例の説明
図である。

【図８】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムのサービスセンタにおけるデータベース管理
手段が管理する課金情報データベース構造例の説明図で
ある。

【図９】本発明によるＩＳＯ文書管理支援方法を運用す
るシステムのサービスセンタにおけるデータベース管理
手段が管理する事例文書情報データベース構造例の説明
図である。

【図１０】管理者端末からサービスセンタに対し企業情
報登録から文書の起案までを一人で処理した場合の画面
の流れを示すフローチャートである。

【図１１】本発明の実施例における企業情報登録画面の
一例の説明図である。

【図１２】本発明の実施例における社員情報登録画面の
一例の説明図である。

【図１３】本発明の実施例における承認経路情報登録画
面の一例の説明図である。

【図１４】本発明の実施例における登録文書閲覧画面の
一例の説明図である。

【符号の説明】

１ 人事考査ウエブサイトであるサービスセンタ １１ 企業情報登録手段 １２ データベース管理手段 １３ 社員情報登録手段 １４ 承認経路情報登録手段 １５ 文書登録手段 １６ 登録文書閲覧手段 １７ 利用企業認証手段 １８ 課金情報管理手段 ２０ 企業情報データベース ２１ 社員情報データベース ２２ 承認経路情報データベース ２３ 登録文書情報データベース ２４ 課金情報データベース ２５ 事例文書データベース ２６ ファイル転送手段 ３ 管理者端末 ３１ 管理者アクセス手段 ４ 起案者端末 ４１ 起案者アクセス手段 ５ 承認者端末 ５１ 承認者アクセス手段 ６ 利用者端末 ５１ 利用者アクセス手段 ７ コンサルタント等の外部指導者端末 ７１ 外部指導者アクセス手段 ８ 情報通信網 ８１ インターネット。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ＩＳＯ文書管理の仕組みを構築したサービ
   スセンタとこのサービスセンタを利用する利用企業のＩ
   ＳＯ文書管理部門の端末とを情報通信網で接続し、 ＩＳＯ文書管理部門の端末から情報通信網のホームペー
   ジ等を利用して社員情報とＩＳＯ文書の承認に関する経
   路情報をサービスセンタに登録するとともに、登録文書
   を入力し、サービスセンタは、登録されたＩＳＯ文書の
   承認に関する経路情報と入力された登録文書をホームペ
   ージ等を利用して作成者、確認者、承認者ならびに利用
   者の端末に提供することを特徴とするＩＳＯ文書管理支
   援方法。
2. 【請求項２】前記情報通信網に外部指導者端末を結び、
   情報通信網のホームページを利用して前記利用企業のＩ
   ＳＯ文書管理部門および前記サービスセンタに対してＩ
   ＳＯ文書の作成、確認、承認（以下、承認等とする）に
   関する各種情報の登録と登録文書に関する指導および助
   言を行うことを特徴とする請求項１記載のＩＳＯ文書管
   理支援方法。
3. 【請求項３】前記サービスセンタは所定の分析条件の基
   で前記利用企業から前記サービスセンタに登録された事
   例文書を提供することを特徴とする請求項１または２記
   載のＩＳＯ文書管理支援方法。
4. 【請求項４】ＩＳＯ文書管理の仕組みを持つサービスセ
   ンタと、このサービスセンタの利用企業のＩＳＯ文書管
   理部門の端末とを情報通信網で接続し、前記利用企業の
   ＩＳＯ文書管理を前記サービスセンタに委託処理するＩ
   ＳＯ文書管理支援システムであって、 前記利用企業は、前記情報通信網で結んだ前記ＩＳＯ文
   書管理部門の前記管理者端末と起案者端末ならびに承認
   者等端末および利用者端末とを備え、 前記サービスセンタは、利用しようとする企業の前記管
   理者端末に対して利用登録に必要な企業情報を促し、入
   力された当該企業情報を登録する企業情報登録手段と、 前記利用企業の管理者端末から入力された起案者や承認
   者等および利用者となる社員情報を登録する社員情報登
   録手段と、 前記利用企業が登録する文書を承認するための承認経路
   となる承認経路情報を登録する承認経路情報登録手段
   と、 登録された承認経路を基に文書を起案し、それらの文書
   を承認者等端末に送信し、登録文書の承認等を促して文
   書を登録する文書登録手段と、 前記利用企業の利用者端末からの閲覧要求に対して特定
   の登録文書を閲覧させる登録文書閲覧手段と、 登録または閲覧要求した前記利用企業の管理者端末、起
   案者者端末、承認者等端末、利用者端末を認証する利用
   企業認証手段と、 登録文書のファイルを電子メール送信やファイル転送に
   よって利用企業側の所定端末に転送するファイル転送手
   段と、 前記利用企業の管理者端末から収集した企業情報や承認
   経路ならびに社員に関する情報、登録文書に関する情
   報、利用に伴う課金情報、事例文書を格納したデータベ
   ースとを備え、 前記利用企業の管理者端末と起案者端末ならびに承認者
   等端末および利用者端末とを情報通信網を介して前記サ
   ービスセンタに接続したことを特徴とするＩＳＯ文書管
   理支援システム。
5. 【請求項５】前記サービスセンタに、利用登録された前
   記利用企業に対してシステムの利用に関する課金情報を
   管理する課金情報管理手段を備えたことを特徴とする請
   求項４記載のＩＳＯ文書管理支援システム。
6. 【請求項６】前記情報通信網のホームページを利用して
   前記利用企業のＩＳＯ文書管理部門および前記サービス
   センタに対してＩＳＯ文書の承認に関する承認経路情報
   の登録と登録文書、ＩＳＯ文書管理の仕組みに関する指
   導および助言を行う外部指導者端末を接続可能としたこ
   とを特徴とする請求項５または６記載のＩＳＯ文書管理
   支援システム。