JP2002197262A - Ｉｓｏ認証取得支援装置およびこれを用いたｉｓｏ認証取得支援方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ＩＳＯ認証取得手続の相当部分をパターン化
し、コンピュータネットワークを活用することで、認証
取得コストの大幅軽減と、認証取得後における認証維持
の容易化を可能とすること。 【解決手段】 インターネットサーバとして好適に用い
られるＩＳＯ認証取得支援装置として、ＩＳＯ認証取得
プロセスを目標段階１、文章化段階２、実施段階３、記
録段階４、経営者による見直し段階５の各段階に分類・
集約し、各段階に対応して業種ごとに標準化されたマニ
ュアルを共有文書化して蓄積するデータベースと、コン
ピュータネットワークを介してアクセスしたユーザへの
相談支援手段６を具備し、さらに少なくとも文章化段階
２においては、前記共有文書の提供手段21と、提供した
共有文書に基づくユーザ自らによるＩＳＯ文書の作成手
段22、実施段階３においては、作成されたＩＳＯ文書の
管理手段30、記録段階４においては、前記管理されたＩ
ＳＯ文書から派生する記録管理手段40、をそれぞれ具備
させた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、国際標準化機構
（ＩＳＯ：International Organization for Standardi
zation）が制定するＩＳＯ９０００シリーズやＩＳＯ１
４０００シリーズの認証取得手続の相当部分をパターン
化し、コンピュータネットワークを活用することで、認
証取得に至るまでに要するコストの大幅軽減と認証取得
後における認証維持の容易化を可能とするＩＳＯ認証取
得支援装置と、該装置を用いたＩＳＯ認証取得支援方法
に関する。

【０００２】

【従来の技術】大企業を中心に認証取得がはじまったＩ
ＳＯ規格であるが、今や経済のグローバル化やボーダー
レス化、日本独自の企業系列構造の崩壊、政府調達に際
しての入札条件化など、企業を取り巻く経済環境の変化
に伴って、中小企業や地方自治体においてまでＩＳＯ認
証取得の必要性が高まっている。このＩＳＯ規格の要求
事項は複雑かつ多岐に亘っているので、ＩＳＯ認証取得
に際しては、ＩＳＯ専門コンサルタントの指導を継続的
に受けるのが通例であった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】様々な事業分野におい
て急速に高まるＩＳＯ認証取得ニーズに比して、ＩＳＯ
審査員資格を有する者は極端に少なく、また、ＩＳＯ認
証取得に向けて効果的なコンサルティングを行うことが
できる専門家も未だ少数であるため、ＩＳＯ認証取得の
遅延化、ＩＳＯ認証取得コストの高額化が問題となって
おり、企業繁栄のためのＩＳＯ認証取得であるはずが逆
に企業の存続自体を危うくする例すら見受けられる。

【０００４】そのうえ、ＩＳＯ認証の基礎となる品質管
理のプロセスや環境対策のプロセスは、各業種ごと、さ
らには各企業体ごとに異なる結果、コンサルティング対
象企業ごとにノウハウが必要とされる。例えば、大企業
のＩＳＯ認証取得コンサルティングで培われたノウハウ
を中小企業に対して直ちに適合することは極めて困難で
ある。

【０００５】さらに、見落とされがちなのがＩＳＯ認証
取得後の継続審査や更新審査である。ＩＳＯ認証取得に
際して構築した社内システムは、維持管理作業を怠ると
忽ち崩壊してしまう場合が多く、その結果、継続審査等
のために社内システムの再構築作業が必要となったり、
そのために高額な費用が必要となったりするのである。

【０００６】一方、品質に関するＩＳＯ９０００シリー
ズや、環境に関するＩＳＯ１４０００シリーズは、いず
れの認証取得プロセスも「目標」「文章化」「実施」
「記録」「経営者による見直し」の各段階に分類・集約
することが可能である。また、近時の情報通信技術や情
報インフラの発達により、遠隔地であってもインターネ
ットを利用することで各種データ情報の共有・利用が可
能である。そこで、本発明者は、ＩＳＯ審査員としての
立場からのコンサルティング活動に基づいて、ＩＳＯ認
証取得に必要な手続の相当部分をパターン化し、コンピ
ュータネットワークを活用することで、認証取得コスト
の大幅軽減と、認証取得後における認証維持の容易化を
可能とするＩＳＯ認証取得支援装置等について検討を加
えることとした。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明では、先ず、ＩＳ
Ｏ認証取得プロセスを「目標」「文章化」「実施」「記
録」「経営者による見直し」の各段階に分類・集約し、
各段階に対応して業種ごとに標準化されたマニュアルを
共有文書化して蓄積するデータベースと、コンピュータ
ネットワークを介してアクセスしたユーザへの相談支援
手段を設け、さらに少なくとも、文章化段階においては
前記共有文書の提供手段と提供した共有文書に基づくユ
ーザ自らによるＩＳＯ文書の作成手段を、実施段階にお
いては作成されたＩＳＯ文書の管理手段を、記録段階に
おいては前記管理されたＩＳＯ文書から派生する記録管
理手段を、それぞれ設けたＩＳＯ認証取得支援装置とし
た。

【０００８】複雑・多岐に亘っているＩＳＯ認証取得ま
での一連のプロセスを、認証審査における要求項目を踏
まえて５段階に分類・集約することによって、ユーザに
おいては認定プロセスのアウトラインを理解することが
容易になるし、達成目標の明確化も図られる。他方、業
種ごとに標準化したマニュアルを作成し、これを共有文
書化したテンプレートとして装置内データベースに蓄積
しつつ、インターネットに代表されるコンピュータネッ
トワークを介してユーザの利用に供すると、例えばウイ
ザード機能を用いた対話入力方式によってユーザ自らに
固有情報を入力させることにより、簡易マニュアルが作
成されることになる。

【０００９】もとより、ユーザ自らが作成した簡易マニ
ュアルは完全なものであろうはずはなく、ユーザの業務
内容に則したマニュアルからはほど遠い不完全なもので
あるが、基本情報がほぼ網羅された叩き台として十分活
用を図ることが可能である。したがって、従来ならばユ
ーザとの直接打ち合わせによりコンサルタントが行わな
ければならなかった基本情報収集作業の多くが不要とな
り、ユーザ側では初期コストの大幅軽減が実現される。
こうして作成された簡易マニュアルに対しては、コンサ
ルタントがコミュニケーション支援機能による相談支援
手段を用いてアドバイスを行い、適宜ユーザからの質問
に答えながら、マニュアルの完成へと導くのである。

【００１０】ＩＳＯ認証審査において、文書管理は重要
なポイントである。そのため、本発明に係るＩＳＯ認証
取得支援装置では、とくに「文章化」「実施」「記録」
の各段階においてコンピュータネットワーク上のＡＳＰ
（Application Service Provider）サービスを利用した
各種ユーザ支援を行うことによって、認証取得の容易化
を図っている。また、装置内データベースに記録された
文書は、社外組織となるシステム運用者により集中管理
されるため、ユーザの社内経費軽減やセキュリティ管理
コスト削減等に寄与するほか、インターネットを利用す
ることによる現場事務所からのアクセスを実現し、ひい
てはＩＳＯ認証取得時の水準を維持し易いために、継続
審査・更新審査時におけるプロセス再構築作業労力・コ
ストの削減も図られる。

【００１１】次に、請求項２に記載した発明では、前記
ＩＳＯ認証取得支援装置を用いた効率的なＩＳＯ認証取
得維持方法を提案している。すなわち、コンピュータネ
ットワークを介して装置にアクセスしたユーザに対し
て、適宜必要に応じてコンピュータネットワーク上にお
いて相談支援を行いながら、文章化段階においては、デ
ータベースに記憶されている共有文書をテンプレートと
して提供するステップと、ユーザ情報の入力により簡易
マニュアル作成を促すステップを実行し、実施段階にお
いては、ＩＳＯ文書を電子承認して発行するステップ、
発行されたＩＳＯ文書を当該ユーザの顧客先に対して閲
覧許可するステップ、発行されたＩＳＯ文書を検索可能
とするステップ、発行されたＩＳＯ文書の改版申請状況
を確認可能とするステップ、改版されたＩＳＯ文書を登
録者へ配布するステップ、およびＩＳＯ文書の新旧版履
歴を記録管理するステップの各ステップから必要なステ
ップを選択実行し、記録段階においては、記録をデータ
ベースに保管するステップと、一定期間保管した記録を
廃棄するステップを実行することを特徴とする請求項１
記載のＩＳＯ認証取得支援装置を用いたＩＳＯ認証取得
支援方法である。

【００１２】前記方法においては、「文章化」「実施」
「記録」の各段階を最重要視し、ＡＳＰサービスを利用
したユーザ支援を重点的に行うこととしている。とくに
「電子承認」「配布」「廃棄」機能を利用して全ての文
書を装置側で管理することにより、ＩＳＯ認証審査にお
ける不適合事項の大幅削減が図られる。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係るＩＳＯ認証取
得支援装置と該装置を用いたＩＳＯ認証取得支援方法に
ついて図面を参照しながら詳細に説明する。図１は本発
明に係る装置を用いたシステムの一例を示す構成図であ
る。システムの運用者が管理するＩＳＯ認証取得支援装
置たるサーバＳは、必要に応じて外部記憶装置を備え、
経路制御装置、公衆電話回線網などの通信回線を経由し
て、開放されたコンピュータネットワークたるインター
ネットＩＮＥＴに接続されている。本発明において用い
るコンピュータネットワークは、専用回線のみを用いて
構築される閉鎖されたネットワーク環境であってもよい
が、インターネットを利用することにより、ユーザ端末
Ｔｘがどのような場所にあってもアクセスできるという
利点が得られる。

【００１４】サーバＳと同様に、インターネットＩＮＥ
Ｔには、ＩＳＯ認証取得に挑む企業や既にＩＳＯ認証を
取得した企業の各ユーザ端末Ｔ１〜Ｔ３・・・が多数接
続されている。さらに、インターネットＩＮＥＴには、
コンサルタントとしてＩＳＯ認証取得の指導を行う指導
員が使用する指導員端末Ｃも接続されている。この指導
員端末Ｃは、指導員の数だけ接続させてもよい。各ユー
ザ端末Ｔ１〜Ｔ３や指導員端末Ｃは、入力手段、制御手
段、表示手段などを備えた汎用パソコンに代表される装
置構成からなるもので、これら端末からサーバＳへのア
クセスには、セキュリティ管理の観点から各端末毎に付
与された識別番号やパスワード等が必要とされる。

【００１５】次に、ＩＳＯ認証取得支援装置となるサー
バＳの構成について説明する。図２はサーバＳの概略構
成を示す図である。サーバＳ内においてＣＰＵなどから
構成される制御手段Ｓ１は、各記憶手段Ｓ２〜Ｓ４など
の制御や情報の転送、種々の演算、情報の格納などを行
う。この制御手段Ｓ１には、さらに入力制御手段Ｓ５と
出力制御手段Ｓ６とが接続されており、入力制御手段Ｓ
５では、インターネットＩＮＥＴを介して接続された前
記ユーザ端末Ｔ１〜Ｔ３や指導員端末Ｃから入力される
情報を制御し、出力制御手段Ｓ６では、これら端末に対
して情報内容を出力したり、表示される情報の制御を行
う。

【００１６】まず、記憶手段Ｓ２には、メインプログラ
ムが記憶されている。メインプログラムは前記制御手段
Ｓ１において用いられるものであり、後述するユーザへ
の相談支援手段を制御するプログラムのほか、例えば、
ユーザ端末Ｔ１〜Ｔ３に対してＩＳＯ文書をテンプレー
トとして画面表示させるプログラム、サーバＳ内データ
ベースにユーザ毎のＩＳＯ文書を蓄積・検索・閲覧等さ
せるためのプログラム、記録として保存されるユーザ毎
の登録・検索・廃棄用プログラムなどが格納されてい
る。

【００１７】記憶手段Ｓ３は、データベースファイルと
して利用されるものである。このデータベースには、業
種ごとに標準化されたマニュアルが共有文書化されて蓄
積されるほか、例えば、完成した品質マニュアル、規定
類、書式類、さらには各ユーザが作成した見積書・計画
書・図面・仕様書・契約書などの伝票帳票類やその管理
番号など、各ユーザ毎の情報が記録される。

【００１８】記憶手段Ｓ４は、ユーザ認証に用いられる
ユーザ固有の情報が記録されている。具体的には、本発
明に係るＩＳＯ認証取得支援装置を用いたシステムの利
用者として登録されている各ユーザの会社名・営業所
名、住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メールア
ドレス、会員番号、識別番号、パスワードなどが記憶さ
れており、サーバにアクセスしてきたユーザの本人確認
時に使用される。また、この記憶手段Ｓ４には指導員Ｃ
Ｔ固有の情報を記録してもよく、ユーザの場合と同様
に、サーバにアクセスしてきた指導員の本人確認時に使
用される。

【００１９】次に、ＩＳＯ認証取得支援装置をサーバと
して用いた本例のシステムの動作について説明する。図
３はＩＳＯ認証取得のモデル図であり、ＩＳＯ９０００
シリーズとＩＳＯ１４０００シリーズに共通のモデルで
ある。図示されるように、ＩＳＯ認証取得のプロセスは
目標段階１、文章化段階２、実施段階３、記録段階４そ
して経営者による見直し段階５の各段階に分類・集約し
うるので、サーバＳは、各段階において必要な機能を備
えるよう構成される。とくに文章化段階２、実施段階３
および記録段階４においては、必要な機能をインターネ
ットＩＮＥＴを介して提供するＡＳＰサービス７と、指
導員によるコンサルティングサービス６が行われ、認証
取得コストの軽減と認証維持の容易化が図られる。文章
化段階２、実施段階３および記録段階４におけるシステ
ムの動作イメージを図４に示す。

【００２０】図３に示したモデル図において、目標段階
１では、ＩＳＯ認証を取得しようとする企業トップによ
り品質管理又は環境対策への具体的目標が策定される。
その後のプロセスは、この具体的目標実現のためにある
ものと位置づけられ、最終段階である経営者による見直
し段階５は、策定された目標が実現されているか否かを
確認する段階である。この経営者による見直し段階５で
は、導入した品質システムや環境システムが自社に適合
し、効果的に機能しているかが定期的に見直される。具
体的には、顧客からのクレーム情報やそれに対する是正
措置等が、社長、事業部長、工場長等の経営者によって
検討され、目標が達成されていない場合には、文章化段
階２、実施段階３または記録段階４の各段階にフィード
バックされて、原因の特定と、さらなる改善が行われる
ことになる。なお、見直し段階での具体的な検討内容は
議事録にまとめられ、対応策実行の証拠となる業務日誌
等とともに記録保管される。

【００２１】ＩＳＯ認証取得のコンサルティングを行う
指導員は、そのバックグラウンドや経験等により各々得
意分野を有しているのが通例である。例えば、製造業に
強い指導員もいれば、印刷業に強い指導員もいるし、サ
ービス業に強い指導員もいるといった如きである。本発
明に係るＩＳＯ認証取得支援装置は、いかなる分野の企
業であっても利用しうる装置であることが理想であるか
ら、これら複数の指導員の協力を得て、業種ごとに標準
化されたマニュアルを作成するのが望ましい（10）。作
成された各業種向けマニュアルは、共有文書としてサー
バＳの記憶手段Ｓ３内に蓄積される。共有文書化には、
ＸＭＬ文書形式やＨＴＭＬ文書形式、ＰＤＦ形式等の汎
用文書形式を利用するとよい。

【００２２】サーバＳでは、文書化段階２における機能
として、ＩＳＯ文書の作成手段20を具備している。この
ＩＳＯ文書作成手段20は、前記データベースＳ３内に蓄
積された共有文書の提供手段であるテンプレート機能21
と、ユーザ自らによる文書作成手段であるウイザード機
能22によって構成されるものである。すなわち、図５に
示されるように、様々な指導員ＣＴｘによって各業種向
けに標準化され作成されたマニュアル211〜215は、サー
バＳの記憶手段Ｓ３内に記録された後、共有文書として
インターネットＩＮＥＴ上において公開される。ユーザ
Ｕでは、自己のユーザ端末Ｔｘを利用してサーバＳにア
クセスし、サーバＳからのＡＳＰサービス７により提供
されるテンプレート機能21を利用することによりマニュ
アル211〜215を閲覧することができる。

【００２３】次いで、ユーザＵは、閲覧・選択したマニ
ュアルに基づき、ウィザード機能22を利用して簡易マニ
ュアルを作成する。図６は、テンプレートとして取得し
た業種別マニュアル21xに基づいて、ユーザＵ自らがウ
ィザード機能により簡易マニュアル221を作成する動作
イメージを示している。ユーザＵが前述の業種別マニュ
アル211〜215から自己の業種に最も適した業種別マニュ
アル21xを選択し、ユーザＵ独自の企業情報を入力する
ことにより簡易マニュアルが作成される（222）。ユー
ザＵによる情報入力は、入力を支援する観点から対話方
式により行うのが望ましい。作成された簡易マニュアル
は、指導員ＣＴが閲覧し、ＩＳＯ認証における要求事項
のチェックが行われる。この間、ユーザＵは、指導員に
よるコンサルティングサービスを享受することができ
る。具体的には、汎用されている電子メールや電子会議
室を利用してもよいし、サーバＳ内に専用プログラムと
して格納したコミュニケーション支援機能を利用するこ
とにしてもよい。いずれにしても、ユーザＵからの質問
に応じて、あるいは担当の指導員ＣＴが自発的に、簡易
マニュアルの完成から各ユーザＵの業務内容に適合した
マニュアル作成に向けて助言・指導を行うのである。

【００２４】また、サーバＳでは、実施段階３における
機能として、ＩＳＯ文書の管理手段30を具備している。
本例のシステムにおけるＩＳＯ文書管理手段30は、電子
承認機能31、文書閲覧機能32、文書検索機能33、申請状
況機能34、電子配布機能35および旧版管理機能36によっ
て構成されている。

【００２５】図７は、前記電子承認機能31を用いて、Ｉ
ＳＯ文書を起案者から承認者を経て責任者にまで電子承
認する動作イメージを示している。ＩＳＯでは、文書管
理を徹底するべく、品質マニュアルや手順書等の文書発
行には必ず作成・査閲・決裁行為を伴うことが要求され
ている。本例の電子承認機能31もインターネットによる
ＡＳＰサービス７を利用してサーバＳから提供されるも
のである。先ず、文書の起案者Ｕａが自己の認識コード
（ID）とパスワード（PW）を用いてサーバＳにアクセス
して文書作成を行い（311）、電子捺印を押印する。次
いで、権限のある承認者Ｕｂが電子捺印によって文書の
査閲を行い（312）、最後に決裁権限のある責任者Ｕｃ
が電子捺印をすることにより文書が発行される（31
3）。セキュリティ確保のため、承認者Ｕｂや責任者Ｕ
ｃのアクセスに際してもＩＤとパスワードの入力が求め
られる。

【００２６】この電子承認機能31の下では、顧客Ｕｄが
閲覧することができるのは責任者の承認を受けて発行さ
れた文書のみであるから、未発行の文書が使用されるこ
とによるＩＳＯ認証等における不適合事例を排除するこ
とができる。なお、ＩＳＯにおいて顧客Ｕｄとは組織外
の者に限られるものではなく、例えば、同じ企業の社員
であっても他の部署に所属する者は顧客と位置づけられ
る。セキュリティ確保の観点からは、これら顧客Ｕｄの
閲覧に際してもＩＤとパスワードの入力が求められる。

【００２７】図８は、図７における顧客Ｕｄの立場から
みた前記文書閲覧機能32のイメージ図である。図示され
るように、文書321は、上位文書322や下位文書323と相
互に関連づけられており、顧客Ｕｄでは、ＡＳＰサービ
ス７による文書閲覧機能32を用いることによって、一連
の関連文書321〜323を自己のユーザ端末Ｔｘから閲覧す
ることができるのである。なお、関連文書の一例を挙げ
ると、例えば、品質計画における規定類を文書と位置づ
けた場合、その上位文書に相当するのが品質マニュアル
であり、その下位文書に相当するのが書式類である。

【００２８】ＩＳＯ文書管理手段30における文書検索機
能33は、顧客Ｕｄが閲覧を希望する文書の検索に有用で
ある。図９は文書検索機能33の動作イメージを示してお
り、本例では、文書中のキーワードから検索するキーワ
ード検索331と、あいまい検索を可能とする辞書登録332
がＡＳＰサービス７により提供されるよう構成されてい
る。

【００２９】前述のように、ＩＳＯの文書管理において
は、未だ発行に至っていない文書は顧客Ｕｄから閲覧不
可能としておく必要があるが、その一方で、企業経営者
や品質管理責任者等の管理者においては文書の新規作成
状況、改版の申請状況などの進捗状況を把握しておく必
要がある。そのため、本例のＩＳＯ文書管理手段30にお
いては、管理者が文書の申請状況を把握できるように申
請状況機能34が具備されている。図１０は申請状況機能
34の動作イメージを示すもので、図７に示した電子承認
機能31に対応するように示している。すなわち、起案者
ＵａがＡＳＰサービス７による電子承認機能31を用いて
文書の作成を行うと（311）、承認者Ｕｂによる文書の
査閲（312）を経て、責任者Ｕｃにより文書の決裁が行
われる（313）。顧客Ｕｄであれば、決裁後の発行文書
しか閲覧が許されないが、管理者Ｕｅの場合には、申請
状況機能34を用いることにより、査閲されたが未だ決裁
に至っていない文書312や、作成されたばかりの文書311
についても閲覧できるのである。文書の閲覧者が一般の
顧客Ｕｄであるか権限のある管理者Ｕｅであるかの区別
は、管理者Ｕｅ独自のＩＤとパスワードを付与すること
によって極めて容易に行える。

【００３０】図１１は、文書が改版された場合に、改版
内容を企業内他部署の社員などの顧客Ｕｄに対して知ら
せる電子配布機能35の動作イメージを示している。企業
の日常業務においては、より一層の品質改善や効率化、
様々なビジネス環境の変化などに起因して文書の改版が
行われることは多い。そこで、本例のＩＳＯ文書管理手
段30においては、改版内容を関係者に通知する電子配布
機能35を設けている。この電子配布機能35もサーバＳか
らＡＳＰサービス７により提供されるもので、図示され
るように、文書改版が行われた場合には、先ず旧版文書
351と最新版文書352とを比較し（353）、変更内容を特
定して（354）、特定された変更内容を予め登録されて
いる顧客Ｕｄに対して電子メール等で配布・通知する。
顧客Ｕｄに通知される変更内容は、同時に指導員ＣＴに
対しても通知され、最新版文書がＩＳＯ要求事項を満た
すものであるか否かがチェックされる。指導員ＣＴによ
るチェックの結果、ＩＳＯ要求事項を満たさず何らかの
修正が必要であると判断された場合には、前述した相談
支援手段としてのコミュニケーション支援機能等を用い
て、指導員ＣＴによる助言・指導が行われる。なお、文
書の改版に際して、起案者や承認者等からの質問につい
てもコミュニケーション支援機能等により対応しうるこ
とは言うまでもない。

【００３１】ＩＳＯの文書管理においては、改版の結果
廃止された文書は、速やかに発行部署や使用部署から撤
去されることが要求される。そのため、本例のＩＳＯ文
書管理手段30においても、インターネットによるＡＳＰ
サービス７を利用して、改版された旧版の管理を行う旧
版管理機能36を設けている。図１２は、旧版管理機能36
の動作イメージを示した図である。図示された例では、
初版文書361、改訂文書362および最新版文書363が履歴
管理されており（364）、顧客Ｕｄには最新版文書363の
閲覧のみが許可されるので、適切でない旧版の閲覧・使
用が防止できるのである。この旧版管理機能36では、最
新版文書363以外の旧版文書については保管期間を指定
してサーバＳの記憶手段Ｓ３内にファイリングする一
方、保管期間を経過した旧版文書については廃棄を行っ
て、こうした一連の文書履歴を管理するよう構成されて
いる。文書履歴の管理記録364に対しては、許可された
管理者Ｕｅのみがアクセスでき、追跡調査可能に構成さ
れている。管理者Ｕｅが文書履歴にアクセスするには、
管理者専用のＩＤとパスワードが必要である。

【００３２】さらにサーバＳでは、記録段階４における
機能として、ＩＳＯ記録管理手段40を具備している。本
例のシステムにおけるＩＳＯ記録管理手段40は、記録保
管機能41、記録検索機能42および記録廃棄機能43によっ
て構成されている。

【００３３】企業活動の結果は、記録としてあらわれ
る。例えば、見積書や請求書、領収書、図面、仕様書、
納品伝票などは、ＩＳＯにおいては記録として分類さ
れ、実施した活動や達成した成果の客観的証拠書類とし
て位置づけられる。ＩＳＯの審査は客観的証拠により行
われるから、これら記録の管理は極めて重要である。図
１３は、ＩＳＯ記録管理手段40における記録保管機能41
の動作イメージをあらわした図である。図中、記録とし
て例示された見積書412、図面413、伝票類414は、実際
には各ユーザＵ企業内部において保管されているもので
あるが、個々の記録に対して、サーバＳ内に設けられた
構成テーブル411と関連づけた固有のコード番号を付す
ることにより、インターネットによるＡＳＰサービス７
を利用して、顧客ＵｄがサーバＳに番号登録を行うので
ある。

【００３４】コード番号が付されてサーバＳに登録され
た記録類は、必要に応じて閲覧できるよう構成されてい
なければならない。そのため、ＩＳＯ記録管理手段40に
おいては記録検索機能42が設けられている。図１４は、
記録検索機能42の動作イメージをあらわした図である。
前述のように、サーバＳ内の構成テーブル411に対して
関連づけられた固有のコード番号を付与されている記録
412,413,414は、各コード番号を検索キーとして、ＡＳ
Ｐサービス７により提供されるコード番号検索415を用
いて、顧客Ｕｄが検索可能となっている。検索によりヒ
ットした記録は閲覧に付されるので、顧客Ｕｄでは記録
の一連の流れが把握できるのである。なお、ここでは各
記録に付された固有のコード番号を用いた検索のみを例
示したが、記録の日付や宛名等を検索キーとして用いう
るよう構成することも可能である。

【００３５】サーバＳ内に保管されていた記録について
も、定められた保管期間を経過した後には廃棄される。
図１５は、サーバ上において記録を廃棄する動作イメー
ジを示している。種類毎など一定の保管期間が定められ
た記録431は、保管期間が到来するまでは、顧客Ｕｄが
前述の記録検索機能42を利用して検索・閲覧できる。保
管期間が到来した記録は、廃棄決定記録432として管理
対象となり、廃棄行為によって廃棄済み記録433とな
る。管理者Ｕｅに対しては、こうした廃棄記録の状況を
一覧として閲覧し追跡調査可能に構成されているが、顧
客Ｕｄに対して廃棄決定記録432以降については閲覧で
きないこととしている。この記録廃棄機能43も、インタ
ーネットによるＡＳＰサービス７を利用して提供される

【００３６】システムの運用管理者Ｋでは、以上のよう
な機能を備えたＩＳＯ認証取得支援装置を用いて、コン
サルティングを行う指導員ＣＴの協力により相談支援を
行いながら、これからＩＳＯ認証取得に挑もうとする、
あるいは既にＩＳＯ認証を取得した企業を対象ユーザＵ
として、効率的な支援方法を提供しうる。すなわち、先
ず、ユーザＵの業務内容に適合したマニュアルを作成す
るため、文章化段階２ではＩＳＯ文書作成手段20として
のテンプレート機能21とウィザード機能22を用いて、装
置内データベースに記憶されている共有文書をテンプレ
ートとして提供しながら、ユーザＵ自らに情報入力させ
ることで簡易マニュアル作成を促す。次いで実施段階３
では、ユーザＵにおける作業の拠り所となる文書を作成
・改廃・管理するべく、ＩＳＯ文書管理手段30としての
電子承認機能31や文書閲覧機能32等を用いて、ＩＳＯ文
書の電子承認と発行をし、発行されたＩＳＯ文書を当該
ユーザＵの顧客先Ｕｄに対して閲覧・検索可能とした
り、管理者Ｕｅに対してＩＳＯ文書の改版申請状況を確
認可能としたり、改版されたＩＳＯ文書を登録された顧
客先Ｕｄへ配布したり、ＩＳＯ文書の新旧版履歴を記録
管理したりといったステップから必要なステップを選択
実行する。

【００３７】そして、記録段階４においては、ユーザＵ
における作業の結果生じた記録を管理するべく、ＩＳＯ
記録管理手段40としての記録保管機能41、記録検索機能
42、そして記録廃棄機能43を用いて、記録を装置内デー
タベースに保管し、一定期間保管された記録を廃棄する
ステップを実行するのである。

【００３８】

【発明の効果】本発明に係るＩＳＯ認証取得支援装置お
よびこれを用いたＩＳＯ認証取得支援方法によれば、先
ず、コンピュータネットワーク上に公開された各業種別
マニュアルをテンプレートとして活用し、これをベース
に各企業自らがマニュアルを作成することで、マネジメ
ントシステム構築の時間短縮と費用軽減が図られる。と
くにコンピュータネットワークとしてインターネットを
用いた場合には、接続環境を整備することにより、地域
的制限を受けることなく全世界的に装置等を利用するこ
とができるので、例えば現場事務所からの文書確認等に
極めて便利である。

【００３９】また、重要ステップである文書化段階、実
施段階および記録段階において、全ての文書を社外のシ
ステム運用者が装置側で集中管理し、必要な機能をＡＳ
Ｐサービスで提供することにより、ユーザ側のシステム
管理コストが一切不要となるほか、認証審査や継続審
査、更新審査時における不適合事項の削減が図られる利
点が得られる。

【００４０】そして、ユーザへの相談支援手段としてコ
ンピュータネットワーク上で提供される指導員による専
門コンサルティング・サポートは、ＩＳＯ認証審査だけ
でなく、継続審査や更新審査への対応策として極めて経
済的かつ効果的である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係るＩＳＯ認証取得支援装置をサーバ
として用いたシステムの一例を示す構成図である。

【図２】本発明に係るＩＳＯ認証取得支援装置たるサー
バの概略構成図である。

【図３】ＩＳＯ認証の取得モデル図である。

【図４】文章化段階、実施段階および記録段階における
システムの動作概念図である。

【図５】文書化段階におけるテンプレート機能の動作概
念図である。

【図６】文書化段階におけるウィザード機能の動作概念
図である。

【図７】実施段階における電子承認機能の動作概念図で
ある。

【図８】実施段階における文書閲覧機能の動作概念図で
ある。

【図９】実施段階における文書検索機能の動作概念図で
ある。

【図１０】実施段階における申請状況機能の動作概念図
である。

【図１１】実施段階における電子配布機能の動作概念図
である。

【図１２】実施段階における旧版管理機能の動作概念図
である。

【図１３】記録段階における記録保管機能の動作概念図
である。

【図１４】記録段階における記録検索機能の動作概念図
である。

【図１５】記録段階における記録廃棄機能の動作概念図
である。

【符号の説明】

ＣＴ 指導員 Ｃ 指導員端末 ＩＮＥＴ インターネット Ｋ システム運用管理者 Ｓ サーバ Ｔ１〜Ｔ３ ユーザ端末 Ｕ ユーザ Ｕａ 起案者 Ｕｂ 承認者 Ｕｃ 責任者 Ｕｄ 顧客 Ｕｅ 管理者

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ＩＳＯ認証取得プロセスを「目標」「文
   章化」「実施」「記録」「経営者による見直し」の各段
   階に分類・集約し、各段階に対応して業種ごとに標準化
   されたマニュアルを共有文書化して蓄積するデータベー
   スと、コンピュータネットワークを介してアクセスした
   ユーザへの相談支援手段を備え、さらに少なくとも文章
   化段階においては、前記共有文書の提供手段と、提供し
   た共有文書に基づくユーザ自らによるＩＳＯ文書の作成
   手段、実施段階においては、作成されたＩＳＯ文書の管
   理手段、記録段階においては、前記管理されたＩＳＯ文
   書から派生する記録管理手段、をそれぞれ備えてなるＩ
   ＳＯ認証取得支援装置。
2. 【請求項２】 コンピュータネットワークを介して装置
   にアクセスしたユーザに対して、適宜必要に応じてコン
   ピュータネットワーク上において相談支援を行いなが
   ら、文章化段階においては、データベースに記憶されて
   いる共有文書をテンプレートとして提供するステップ
   と、ユーザ情報の入力により簡易マニュアル作成を促す
   ステップを実行し、実施段階においては、ＩＳＯ文書を
   電子承認して発行するステップ、発行されたＩＳＯ文書
   を当該ユーザの顧客先に対して閲覧許可するステップ、
   発行されたＩＳＯ文書を検索可能とするステップ、発行
   されたＩＳＯ文書の改版申請状況を確認可能とするステ
   ップ、改版されたＩＳＯ文書を登録者へ配布するステッ
   プ、およびＩＳＯ文書の新旧版履歴を記録管理するステ
   ップの各ステップから必要なステップを選択実行し、記
   録段階においては、記録をデータベースに保管するステ
   ップと、一定期間保管されたた記録を廃棄するステップ
   を実行することを特徴とする請求項１記載のＩＳＯ認証
   取得支援装置を用いたＩＳＯ認証取得支援方法。