JP2002063344A - 債権書類管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 金融業務において締結される債権書類の管理
を効率化することを目的とする。 【解決手段】 金融業務の主要情報を管理するホストコ
ンピュータ１０と、前記ホストコンピュータ１０が出力
した債権書類に関するデータを債権書類データベース６
に取得・保存するとともに、検索することが可能な管理
コンピュータ１と、前記管理コンピュータ１に債権書類
を特定する情報を入力する入力手段２，３と、債権書類
を個別にファイルして所定の位置に収納するための収納
棚８と、前記管理コンピュータ１からの入庫又は出庫指
令を出力する出力手段４，５とを有する債権書類管理シ
ステムにおいて、個別約定書の新規入庫の際に対応する
基本約定書の管理状況を検索して出力することを特徴と
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、銀行等の金融機関
の債権書類を管理するシステムに関し、特にローン等の
融資契約を行う際に、貸し手と借り手の間で交わされる
基本約定書及び個別約定書を管理するシステムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】一般に、銀行等が融資を行う場合には、
基本約定書と個別約定書の２種類の債権書類を取り交わ
している。基本約定書というのは、融資を受ける者（以
下、「借り手」という）と銀行等の二者間で、個別の契
約とは別に基本的な取り決め内容について締結する約束
を記した証書であり、借り手が種々の融資を受ける際に
同じ借り手に共通する約束事について約定している。個
別約定書というのは、二者間で締結している基本約定書
を前提にして、個別ごとの取引について二者間で締結さ
れた約定書をいう。

【０００３】つまり、基本約定書は取引ごとではなく、
人又は法人ごとに取り交わされている。そのため、基本
約定書の数と個別約定書の数の比は、１：ｎ（ｎは１以
上）となるのが通常である。個別約定書は各々ファイル
され、個別に保管される。基本約定書も個別約定書とは
別に、個別に保管されている。即ち、個別約定書と基本
約定書はセットで同一ファイルに保管はされず、別のフ
ァイルで保管されている。これは、基本約定書が複数の
個別約定書と関連を持っているため、ある一つの約定書
とセットにしてしまうことはできないからである。

【０００４】新規の顧客に融資を行う場合、借り手と貸
し手の間で、まず基本約定書を締結し、融資ごとに個別
約定書を締結する。一方、既に基本約定書を締結してい
る借り手に新たな融資を行う場合には、新たな個別契約
書のみが締結され、作成された個別約定書が本部の検査
部門に送られる。そして、検査部門では、その借り手と
の間で締結している基本約定書と照らし合わせて内容の
検証を行う。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、前記した従来
の債権書類の管理方法においては、検査部門が新たな個
別約定書を検査する時に、個別約定書に対応する基本約
定書を参照するため棚から探す必要があったが、対応す
る基本約定書はどれか、また、その基本約定書は棚のど
こにあるのかを探すのは非常に手間を要した。また、基
本約定書が未着又は出庫中の場合、どういう理由で無い
のか、どこにあるのか、また、いつになったら返却され
るのかは容易にはわからず、業務処理上の無駄が多かっ
た。そこで、前記問題点に鑑み、本発明では、新規に作
成された個別約定書のデータを登録する際に、対応する
基本約定書の状態を容易に把握することができ、検査の
処理効率を向上する債権書類の管理システムを提供する
ことを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するた
め、本発明では債権書類の管理システムにおいて、個別
約定書の受付業務の際に、対応する基本約定書の利用状
況を出力するように構成した。即ち、請求項１の発明で
は、金融業務の主要情報を処理・保存し、債権書類に関
するデータを出力するホストコンピュータと、前記ホス
トコンピュータが出力した債権書類に関するデータを取
り込み、債権書類データベースに保存するとともに、前
記債権書類データベースから前記債権書類に関するデー
タを検索することが可能な管理コンピュータと、前記管
理コンピュータに債権書類を特定する情報を入力する入
力手段と、債権書類を個別にファイルして所定の位置に
収納するための収納棚と、前記管理コンピュータからの
入庫又は出庫指令を出力する出力手段とを有する債権書
類管理システムであって、前記債権書類データベースは
各個別約定書に対応する基本約定書を特定する情報を有
し、前記管理コンピュータは前記債権書類データベース
を参照して個別約定書に対応する基本約定書のデータを
検索する手段と、前記収納棚に書類が有る場合は基本約
定書の保管位置を示す出庫受付リストを前記出力手段よ
り出力させる手段と、前記収納棚に書類が無い場合は基
本約定書が無い原因を示すエラーリストを前記出力手段
から出力させる手段とを有するように債権書類管理シス
テムを構成した。

【０００７】このように構成することにより、基本約定
書を締結済みの顧客と新規の融資契約をした時に、個別
約定書に関するデータはホストコンピュータに読み込ま
れる。その後、ホストコンピュータから個別約定書に関
するデータが出力される。出力された個別約定書に関す
るデータは管理コンピュータに取り込まれ、債券書類デ
ータベースとして蓄積される。個別約定書の検査をする
場合には、入力手段からの指示により、管理コンピュー
タで対応する基本約定書のデータが検索される。基本約
定書が収納棚に有る場合は基本約定書の保管位置が示さ
れた出庫受付リストを出力手段から出力させるので、出
力された出庫受付リストを見て簡単に基本約定書を探し
出して検査を行うことができる。また、基本約定書が収
納棚に無い場合はエラーリストを出力手段から出力させ
るので、出力されたエラーリストを見て出庫の状況を容
易に把握することができる。

【０００８】なお、請求項１において、ホストコンピュ
ータが「出力した」債権書類に関するデータとは、例え
ば、ある融資についての債権書類のデータをフレキシブ
ルディスクに出力したデータや、ホストコンピュータか
ら通信手段により管理コンピュータに送信される債権書
類のデータ等があげられる。

【０００９】

【発明の実施の形態】次に本発明の実施の形態について
適宜図面を参照しながら説明する。図１は本発明の債権
書類管理システム及び金融機関支店の端末を示すブロッ
ク図である。

【００１０】管理コンピュータ１は本発明の債権書類管
理システムの中心となるコンピュータである。管理コン
ピュータ１には、債権書類を特定したり、その他の情報
の入力を行ったりすることができる入力手段であるキー
ボード２及び債権書類を特定する入力手段であるバーコ
ードリーダ３と、債権書類の管理状況等を印刷する出力
手段であるプリンタ４と、債権書類の検索結果及び処理
メニュー等を表示する出力手段の一つであるディスプレ
イ５と、債権書類のデータが格納され、管理コンピュー
タ１により読出し、書込み可能な債権書類データベース
６を記録された記憶装置が接続されている。管理コンピ
ュータ１は内部の図示しない記憶装置に記録されたプロ
グラムにより実行可能な検索手段７を有しており、検索
手段７を通じて債権書類データベース６から債権書類に
関するデータを検索できるようになっている。

【００１１】収納棚８は、実物の債権書類をファイルに
入れた後収納しておく棚であり、保管位置をブロック単
位で特定できるように、列数、連数、段数等がその列、
連、段に記されている（図示せず）。管理コンピュータ
１とその接続機器及び収納棚８は作業の便宜のため通常
同一場所に集められ債権書類の管理センタＡに設置され
る。

【００１２】ホストコンピュータ１０は金融業務に関す
る主要情報を保存する記憶装置１１を管理するコンピュ
ータであり、各支店に有る支店端末１２から新規融資の
情報や債権の完済の情報を受け付けて、記憶装置１１に
保存することにより管理を行うようになっている。支店
端末１２からホストコンピュータ１０に送られてきた金
融業務に関する新しい情報は、ホストコンピュータ１０
から管理コンピュータ１に通信手段を介して送信され、
管理コンピュータ１で債権書類の管理のために利用され
る。なお、ホストコンピュータ１０から管理コンピュー
タ１へは、一度フレキシブルディスク等の記憶媒体に出
力し、この記憶媒体を管理コンピュータ１で読み込むこ
とによりデータを移動することもできる。また、図１に
は支店端末１２は１つしか図示していないが、通常複数
の支店端末がホストコンピュータ１０に接続される。

【００１３】以上が、本発明の債権管理システムの基本
構成であるが、本発明の特徴部分の動作を説明する前
に、図２、図３、図４を参照しながら、本発明の債権書
類管理システムにより行うことのできる金融業務の手順
の概要を説明する。図２、図３、図４は本発明の債権書
類管理システムにより行われる金融業務の手順を説明す
る図であり、図２が新たな融資契約があった時に行う新
規入庫、図３が債権書類を収納棚から貸し出す出庫、図
４が貸し出した債権書類を収納棚に戻す再入庫の手順を
示す図である。

【００１４】《新規入庫》まず、新たな融資契約があっ
た場合の新規入庫の手順について説明する。図２に示す
ように、新たな融資契約が支店において交わされた場
合、支店において債権書類２０が作成されるとともに、
支店端末１２に契約内容に関するデータ（以下、「債権
データ」という）が入力される。なお、新規入庫の手順
の説明においては、既に取引実績のある顧客との新たな
融資契約を想定し、基本約定書は金融機関に保存されて
いるものとする。従って、流れる債権書類としては個別
約定書のみが想定される。支店端末１２で入力された債
権データは金融機関全体の債権データの管理をしている
ホストコンピュータ１０に送信され、ホストコンピュー
タ１０に接続された記憶装置１１に記録される。記憶装
置１１に記録された債権データは、通信手段やフレキシ
ブルディスク等の記憶媒体を介して管理センタＡに送信
される。

【００１５】〔１〕書類情報登録 管理センタＡの管理コンピュータ１では、債権書類２０
が届く前に、前記した債権データを債権書類データベー
ス６に未受領書類として登録する書類情報登録がなされ
る。 〔２〕書類受領入力 債権書類２０が管理センタＡに届いたら、未受領書類と
して登録された債権データを債権書類データベース６か
ら検索するために必要な事項を入力し、書類情報が見つ
かったら債権書類２０を特定するバーコードラベル２１
及び、対応する基本約定書の出庫受付リスト３１をプリ
ンタ４により印刷する。通常、全くの新規顧客を除き、
その顧客の基本約定書２５が収納棚８のどこかに収納さ
れているので、担当者が出庫受付リスト３１に従って基
本約定書２５を探し出して、検査部門の担当者に債権書
類２０、基本約定書２５、及びバーコードラベル２１を
渡し、検査部門の担当者が債権書類２０の検証を行う。 〔３〕入庫 検証の結果問題が無ければ、債権書類２０を収納する作
業に入る。債権書類２０を収容し、バーコードラベル２
１で封印したファイル２２のバーコードラベル２１をバ
ーコードリーダ３により読み込む。そして、管理コンピ
ュータ１のディスプレイ５に表示される新規入庫の画面
（図示せず）において、登録内容を確認した後、入庫を
する指示をキーボード２により入力すると、プリンタ４
から入庫受付リスト２３が出力される。担当者は入庫受
付リスト２３で収納棚８の指示された位置にファイル２
２を収納する。

【００１６】《出庫》次に、他の契約の検査の参考にし
たい場合等で、債権書類を収納棚８から借り出す場合の
出庫の手順について説明する。図３に示すように、書類
を借り出したい者が、ホストコンピュータ１０を通じ
て、又は直接に出庫依頼票３０を記入して管理センタＡ
の出庫担当者に渡す。出庫担当者は、出庫依頼票に基づ
き、債権書類２０を特定するデータを管理コンピュータ
１のディスプレイ５に表示される出庫受付画面（図示せ
ず）に入力し、プリンタ４から出庫受付リスト３１を出
力させる。出庫受付リスト３１にはその債権書類２０が
収納棚８のどこに収納されているかが記載されているの
で、出庫担当者が出庫受付リスト３１の指示に基づき、
収納棚８から借り出すべき債権書類２０の入ったファイ
ル２２を探し出す。ファイル２２にはその債権書類２０
を特定するバーコードラベル２１が貼られているのでバ
ーコードリーダ３によりバーコードラベル２１を読み込
み債権書類２０を特定して、キーボード２により管理コ
ンピュータ１にその債権書類２０が出庫されたことを入
力する。

【００１７】《再入庫》次に、出庫中の債権書類２０を
収納棚に戻す再入庫の手順について説明する。図４に示
すように、管理センタＡに戻されたファイル２２を再入
庫することをキーボード２により入力するとバーコード
ラベルがプリンタ４により印刷される。債権書類２０の
確認を検査部門の担当者が行うと、バーコードラベル２
１でファイル２２を封印し、収納する作業に入る。再入
庫担当者がバーコードリーダ３によりバーコードラベル
２１を読みこみ、再入庫することをキーボード２により
入力すると、プリンタ４からは入庫受付リスト２３が出
力される。再入庫担当者は入庫受付リスト２３に記載さ
れた保管位置に従い、ファイル２２を収納棚８に収納す
る。

【００１８】以上のように、本発明の債権書類管理シス
テムでは、債権書類２０の新規入庫、出庫、再入庫の際
に債権書類２０の入庫位置、出庫状況を管理することが
できる。特に本発明においては、個別約定書の検査の際
にその特徴を有する。次に、本発明の債権書類管理シス
テムにおける個別約定書の検査時の動作について詳述す
る。

【００１９】図５は、書類情報登録の動作のフローチャ
ートであり、図６は書類受領入力及び入庫の動作のフロ
ーチャートである。

【００２０】まず、新規の融資契約があった場合に管理
センタＡにある管理コンピュータ１に書類情報を登録す
るまでの動作を説明する。支店において、融資契約が交
わされると（Ｓ１０）、支店の担当者が支店端末１２に
契約の内容を入力し（Ｓ１０）、契約書の書類情報がホ
ストコンピュータ１０に登録される（Ｓ１１）。

【００２１】ホストコンピュータ１０に契約書の書類情
報が登録されると、ホストコンピュータ１０から管理コ
ンピュータ１へ通信手段により書類情報が転送される
（Ｓ１２）。転送された契約書の書類情報は、管理コン
ピュータ１で債権書類データベース６として蓄積され
る。図７は債権書類データベースの例を示す図である。
図７の各カラムのうち、状況種別とは、債権書類の利用
状況を示す情報であり、例えば、００は入庫中、９１は
出庫中、０３は支店出庫中、０６は不備出庫中等を特定
するコード番号である。大分類とは、債権書類の分類を
特定する情報であり、例えば、０１であれば基本約定
書、０２は当座貸越約定書、０３は先物外国為替取引に
関する約定書を特定するコード番号となる。管理コンピ
ュータ１では、転送された書類情報が個別約定書類情報
か基本約定書類情報かを、書類情報の大分類の項目を参
照することにより判断する（Ｓ１３）。

【００２２】大分類が０１では無かった場合、即ち書類
情報が個別約定書類情報であった場合には、債権書類デ
ータベース６内の債権書類データベースに書類情報を登
録する（Ｓ１４）。大分類が０１だった場合、即ち書類
情報が基本約定書類情報であった場合には、債権書類デ
ータベース６から基本約定登録を検索し（Ｓ１５）、同
一顧客の基本約定登録が存在するか否かを判断する（Ｓ
１６）。基本約定登録が既に存在していた場合には、重
ねての登録は不要なので処理を終了し（Ｓ１７）、存在
していなかった場合には債権書類データベース６にその
基本約定書類情報を新規登録する（Ｓ１８）。

【００２３】以上の動作により、書類情報が管理コンピ
ュータ１に登録される。この状態では、未だ実物の債権
書類２０は管理センタＡに届いていないので、書類は未
受領であるとして書類情報が登録されている。

【００２４】次に、図６を参照して、管理センタＡに実
物の債権書類２０が到着後、債権書類２０が収納棚８に
収納されるまでの動作を説明する。なお、ここでは既に
融資実績のある顧客の債権書類を想定し、基本約定書は
収納棚８に一度は収納されたことがあるものとする。

【００２５】債権書類２０が管理センタＡに到着する
と、書類受領入力の担当者が管理コンピュータ１のディ
スプレイ５に表示される受領入力画面（図示せず）で顧
客コード等の債権書類２０を特定する情報を入力する
（Ｓ２０）。管理コンピュータ１は、転送されている書
類情報の中から、該当するレコードを検索し、自動的に
債権書類２０の保管番号を採番し（Ｓ２１）、保管位置
を割り当てて（Ｓ２１）、バーコードラベル２１をプリ
ンタ４により印刷し（Ｓ２１）、さらにプリンタ４から
受領入力が正常に行われたことを示す書類受領入力正常
リストを出力する（Ｓ２１）。そして、割り当てられた
保管位置は債権情報データベース６に追加して記録され
る。

【００２６】同時に管理コンピュータ１は債権書類２
０、即ち今の場合個別約定書２６に対応する基本約定書
２５が収納棚８に入庫されているか否かを債権書類デー
タベース６内の基本約定登録を検索することにより判断
する（Ｓ２２）。

【００２７】対応する基本約定登録を検索する手法とし
ては、例えば個別約定書の書類情報の大分類を０２等か
ら０１に置き換えて、「大分類＋店番＋種別＋口座番号
＋補助番号」をキーとして、債権書類データベース６を
検索することにより行うことができる。基本約定登録を
検索した結果、基本約定登録の状況種別が００ではない
場合、即ち基本約定書が無かった場合にはプリンタ４に
より書類受領入力エラーリストを出力する（Ｓ２３）。
書類受領入力エラーリストには状況種別のコード番号に
応じて基本約定書２５が収納棚８に無い原因、例えば不
備出庫中であるとか、支店出庫中である等の情報が記載
されている。

【００２８】一方、検索した基本約定登録の状況種別が
００であった場合、即ち基本約定書２５が有った場合に
は、プリンタ４により基本約定書出庫受付リストが出力
される（Ｓ２４）。基本約定書出庫受付リストには、保
管位置のカラムを参照して、基本約定書が収納されてい
る位置や顧客名等が記載されており、担当者は基本約定
書出庫受付リストに基づいて収納棚８から基本約定書の
入ったファイル２２を探し出す。前記ファイルには基本
約定書を特定するバーコードラベル２１が貼られてお
り、担当者はバーコードラベルをバーコードリーダ３に
より読み込むことにより基本約定書２５を特定し、出庫
受付を行う（Ｓ２５）。

【００２９】基本約定書２５を出庫できたら、受領入力
の担当者は届けられた債権書類２０である個別約定書２
６とバーコードラベル２１とを合わせて検査部の担当者
に渡す。検査部の担当者は個別約定書２６の記載内容、
筆跡や印影等を基本約定書２５と照合して、個別約定書
２６の記載に問題が無いかどうか検証する（Ｓ２６）。

【００３０】検証の結果、個別約定書２６の記載に問題
が無ければ、バーコードラベル２１でファイル２２を封
印し、個別約定書のファイル２２のバーコードラベル２
１をバーコードリーダ３により読み込んで入庫受付を行
う（Ｓ２７）。入庫受付を行うと、プリンタ４から入庫
受付リスト２６が出力されるので、入庫担当者が入庫受
付リスト２６の記載に従い、収納棚８の指示された位置
に個別約定書２６を収納する。同様に基本約定書２５に
ついても入庫受付を行い、収納棚８の所定の位置に基本
約定書２５を収納する。

【００３１】一方、検証の結果、個別約定書２６の記載
に不備があった場合、不備がある旨をキーボード２から
管理コンピュータ１に入力して、不備出庫受付を行う
（Ｓ２８）。不備があった個別約定書２６は支店に返送
される。

【００３２】以上のようにして、本発明の債権書類管理
システムでは、債権書類の新規入庫の際に、対応する基
本約定書２５の保管位置を受領入力の際に検索して出庫
受付リスト３１として出力するため、容易に基本約定書
２５を探し出すことができる。また、基本約定書２５が
収納棚８に無い場合でも、その原因について記載したエ
ラーリストを表示するため、不要に基本約定書２５を探
すのに時間を取られることが無く、業務の飛躍的な効率
化を図ることができる。

【００３３】このように、本発明は金融機関における債
権の個別約定書２６の書類入庫において、個別の契約の
際に、その顧客ごとの契約書類である基本約定書２５を
照合する必要があるという特有の事情に鑑み、対応する
基本約定書２５の検索機能を債権書類管理システムに組
み込み、検査の処理効率の向上という課題を解決したも
のである。

【００３４】以上、本発明の実施の形態について説明し
たが、本発明は前記実施の形態には制限されない。例え
ば、キーボード２やバーコードリーダ３は債権書類を特
定する情報を入力する入力手段の一例としてあげたもの
であり、マウスや手書き入力装置、音声入力装置等、債
権書類を特定することができるものであれば、あらゆる
入力装置を使用することができる。同様に出力装置につ
いても、例示したプリンタ、ディスプレイに限らず、音
声出力装置等あらゆる出力装置を使用することができ
る。また、実施の形態においては出庫又は入庫受付リス
トを出力するプリンタと、バーコードラベルを出力する
プリンタとを１つのプリンタで共用していたが、これら
をそれぞれ個別のプリンタで出力するように構成するこ
ともできる。

【００３５】また、収納棚は、保管位置を特定できる棚
であればよいので、例示したような列、連、段位置等が
記載されたものにとどまらず、管理コンピュータ１と連
携して、保管位置を収納棚の一部に直接表示する出力手
段を兼ね合わせたものでもよい。

【００３６】また、債権書類データベースの構造は図７
に例示したものには限られない。例えば、さらに他の情
報を付加することもできるし、基本約定書類と、個別約
定書類を別のデータベースに分けても良いし、債権書類
の保管位置も別途データベースを構築することもでき
る。

【００３７】

【発明の効果】以上詳述した通り、本発明によれば、債
権書類管理システムにおいて、個別約定書を新規入庫す
る際に対応する基本約定書のデータを参照して入庫・出
庫の状況を把握できるので、債権書類の受付業務処理、
特に検査の処理効率を向上することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の債権書類管理システム及び金融機関支
店の端末を示すブロック図である。

【図２】新たな融資契約があった時に行う新規入庫の手
順を示す図である。

【図３】債権書類を収納棚から貸し出す出庫の手順を示
す図である。

【図４】貸し出した債権書類を収納棚に戻す再入庫の手
順を示す図である。

【図５】書類情報登録の動作のフローチャートである。

【図６】書類受領入力及び入庫の動作のフローチャート
である。

【図７】債権書類データベースの例を示す図である。

【符号の説明】

１…管理コンピュータ、２…キーボード、３…バーコー
ドリーダ、４…プリンタ、５…ディスプレイ、６…記憶
装置、８…収納棚、１０…ホストコンピュータ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 古中 昌弘 広島県広島市南区宇品東二丁目４番34号 株式会社熊平製作所内 Ｆターム(参考） 5B055 CA05 FA01 FB03 FB04

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 金融業務の主要情報を処理・保存し、債
   権書類に関するデータを出力するホストコンピュータ
   と、前記ホストコンピュータが出力した債権書類に関す
   るデータを取り込み、債権書類データベースに保存する
   とともに、前記債権書類データベースから前記債権書類
   に関するデータを検索することが可能な管理コンピュー
   タと、前記管理コンピュータに債権書類を特定する情報
   を入力する入力手段と、債権書類を個別にファイルして
   所定の位置に収納するための収納棚と、前記管理コンピ
   ュータからの入庫又は出庫指令を出力する出力手段とを
   有する債権書類管理システムであって、前記債権書類デ
   ータベースは各個別約定書に対応する基本約定書を特定
   する情報を有し、前記管理コンピュータは前記債権書類
   データベースを参照して個別約定書に対応する基本約定
   書のデータを検索する手段と、前記収納棚に書類が有る
   場合は基本約定書の保管位置を示す出庫受付リストを前
   記出力手段より出力させる手段と、前記収納棚に書類が
   無い場合は基本約定書が無い原因を示すエラーリストを
   前記出力手段より出力させる手段とを有することを特徴
   とする債権書類管理システム。