JP2001312583A - 外出先管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来の技術では、従業員本人による行き先掲示
板、スケジュール管理表等への記載により行われる。 【解決手段】外出先管理等を行う処理において、簡易携
帯電話等の位置把握のための発信可能端末を外出者が所
有し、顧客の位置、外出者の外出先履歴を収容するため
の記憶装置を有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、外出先の管理を行
いその情報を用い、日々の管理業務への活用及び、顧客
への迅速な対応を必要とする業務に適用される。

【０００２】

【従来の技術】従来の外出先管理において、従業員本人
により行き先掲示板等への記載または、スケジュール管
理表等への記載により行われる。営業日報等の作成にお
いては、スケジュールからの情報活用は行われている
が、これらは、従業員の主幹による予定の自主管理によ
り行われている。

【０００３】顧客への迅速な対応を必要な場合、上司等
の従業員の技術スキルの把握と従業員のスケジュール管
理表予定により、判断されていた。

【０００４】尚、特開平９−１２８４１０号公報「行動
監視システム」で挙げられているが、ビル内での人の行
き先を管理するものであり、施設の外では有効ではな
く、外出先の管理等は行なえないものである。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】従来の技術では、従業
員本人による行き先掲示板、スケジュール管理表等への
記載により行われる。営業日報等の作成においては、ス
ケジュールからの情報活用は行われているが、これら
は、従業員の主幹による予定の自主管理により行われて
いる。この事は、情報の信憑性に問題があった。

【０００６】顧客への迅速な対応が必要な場合、上司等
の従業員の技術スキルの把握と従業員のスケジュール管
理表予定よる判断では、技術スキルの把握の信憑性、さ
らに顧客への対応の迅速さの問題があった。

【０００７】本発明は、従業員の正確な外出先を管理す
ることにより、営業日報、勤怠データの信憑性の向上を
行い、さらに、日々の業務作業の軽減を行う。また、急
を要する顧客先への対応を正確に迅速な対応を可能とす
ることにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記の問題を解決するた
めに以下の手段をとる。

【０００９】従業員が、簡易携帯電話等の位置情報を知
らせられる発信機を保持しておく、外出者に対し、外出
管理を開始する。定期的に通信サービス会社等に簡易携
帯電話等に位置情報要求を行い外出者の位置情報の取得
を行い記憶装置へ登録を行う。また、顧客先の位置を記
憶装置に登録を行なっておき、外出者の位置情報をもと
に検索し、外出者の履歴を顧客先名、位置情報の登録を
行う。この外出先履歴情報を元に日報作成の際に顧客名
を自動更新を行ことで、従業員の業務活動報告の信憑性
を向上できる。また、自宅の情報を登録しておく、この
ことで、帰宅時間の把握を行なえ、勤怠情報入力際、帰
宅してい時に勤務時間として処理を行なえなくすること
で、勤怠管理情報の信憑性の向上を行う。さらに、旅費
精算処理において、外出先を取り込みを行い、不正な旅
費請求を未然に防ぎ、また、従業員の業務効率向上が行
なえる。

【００１０】顧客への迅速な対応が必要な場合、従業員
の技術スキルを記憶装置に登録しておく、派遣を要する
時には、顧客よりの要求条件により、必要な技術スキル
を入力することで、その技術スキルに対応する従業員を
検索、該当従業員の外出先位置情報の取得を行う。該当
従業員の顧客より近いもの順に表示部に表示を行う。さ
らに、予定スケジュールより、外出先用件、用件終了時
間を同時に表示を行う。このことで、最短で顧客先派遣
要求に対応可能従業員の決定、連絡を行い、顧客先への
正確で迅速な対応が行なえる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下に本発明の一実施例を図面に
より詳細に説明する。

【００１２】図１は、本発明実現のためのシステム概要
図を示す。構成は、位置発信のできる携帯端末、電子計
算機からなる。電子計算機は、記憶装置、表示装置、入
力装置を備える。記憶装置、表示装置、入力装置、電子
計算機の接続形態は、線を有し直接接続されたものとは
限定しない。無線、ＬＡＮ等ネットワーク経由の接続等
を問わず、それぞれの機能を有するものを指し示す。

【００１３】また、図１に記載する外出先履歴追加処
理、勤怠入力処理、勤怠承認処理、日報作成処理、旅費
精算処理、旅費精算承認処理、客先派遣処理は、電子計
算機上で実行されるプログラムを指し示すものである。
各処理の配置は、同一電子計算機上で実行される事に限
定されず、複数に分散されることも含め機能を示すもの
である。さらに、各処理は、１つのモジュール構成だけ
でなく、複数に分割され複数の計算機上で実行され各機
能をはたすものも含める。尚、複数の計算機は通信可能
な機能を有するものであり、通信形態は問わない。

【００１４】図１に示す通信サービス会社は、携帯端末
等によりの発信を用い位置情報の確認の情報提供を行う
サービス機関の一つの例であり、自社に同様の機関をも
つ部門、公共機関がサポートを行う等は、限定しない。
今回は、本発明の説明の便宜上、通信サービス会社であ
るとし示す。

【００１５】位置発信のできる携帯端末は携帯可能で、
通信サービス会社等が位置確認が可能な携帯端末を示
し、具体的には、簡易携帯電話等があげられる。

【００１６】通信回線、位置情報の提供を行う通信サー
ビス会社へ要求及び、位置情報提供を受けるための通信
回線であり、インターネット等の接続携帯及び、その接
続回線等は問わない。

【００１７】外出先履歴追加処理は、定期的に携帯端末
所有従業員の位置情報の提供を行う通信サービス会社等
へ要求をインターネット等の通信回線を使い要求を行
う、その要求により、通信サーブス会社から情報提供さ
れた位置情報を図２に示す「外出先履歴データ」に個人
毎に時間、位置の追加を行う。

【００１８】勤怠入力処理は、従業員により勤務状況の
入力を行う処理を示し、開始時間、終了時間を入力す
る。その時間帯に帰宅していた場合には、警告を促す。

【００１９】勤怠承認処理は、従業員により、入力され
た勤怠データの承認を行う処理を示し、従業員が帰宅し
ている時間が勤務している場合は、警告表示を行う。承
認を拒否する場合は、メール等の送付により連絡を行う
処理を示す。

【００２０】日報入力処理は、営業等の日報を記載する
処理を示し、訪問顧客の表示を外出先履歴データより日
報に記載し、日報作成者の効率向上を行う処理である。
また、顧客案件管理データの更新を日報より活用するこ
とが可能となる。

【００２１】旅費精算処理は、従業員が顧客先訪問等の
交通旅費精算を行う、旅費請求データへのレコード追加
を行う処理を示す。自動的に外出先履歴より訪問顧客先
を登録する処理を備える。

【００２２】旅費精算承認処理は、従業員が顧客先精算
処理により旅費請求データのレコードが追加された交通
旅費精算に対する承認を行う処理を示す。

【００２３】客先派遣処理は、顧客要望により緊急な従
業員の派遣派遣を行う際に、的確な判断基準に元ずき、
候補者を上げる処理である。顧客より連絡を受けたもの
は、顧客要求に従い、必要技術スキルと顧客先名を投入
することで、技術スキルデータを検索し、該当従業員の
現在行き先を位置情報の提供を行う通信サービス会社へ
要求をインターネット等の通信回線を使い要求を行う、
その要求により、通信サービス会社から情報提供された
位置情報と顧客データの顧客所在地より、距離を出し近
いものから表示を行う、その際、個人のスケジュール表
示を同時に行う。この事で、従業員の手配を行う事を可
能にする処理である。

【００２４】また、計算機上において外出先履歴追加処
理、勤怠入力処理、勤怠承認処理、日報作成処理、旅費
精算処理、旅費精算承認処理、客先派遣処理は、記憶部
に蓄積された顧客データ、外出先履歴データ、従業員デ
ータ、技術スキルデータ、勤怠データ、日報データ、旅
費請求データ、従業員スケジュールデータをもとに各処
理を行うことを示し、各処理、各データの詳細について
は、以下に図を示し説明する。

【００２５】図２は、顧客データのテーブル構成例を示
している。顧客の情報を東経、北緯情報として持ち、位
置情報の提供を行う通信サービス会社の情報により、外
出者がどの顧客先にいるかを判別するのに使用を可能と
する。また、各従業員の自宅情報も合わせ持つ事によ
り、帰宅時間の推測を容易に行うことができる。また、
同様に自社の情報を持つことにより、外出していないこ
とが判明する。登録情報の違いは、区分の顧客先、帰
宅、自社で判断が行なえるテーブル項目を持つ。また、
顧客先が工場等の敷地が非常に広い場合、敷地ないに値
する東経、北緯を複数登録しておく。

【００２６】図３は、外出先履歴データのテーブル例を
示す。従業員ごとに、位置情報の提供を行う通信サービ
ス会社から定期的に従業員の行き先をうけ、東経、北緯
を登録する。登録の際には、同じ場所にいた時は、その
場所で検知されはじめた時間を開始時間として、その場
所での連続的に検知され最後に検知された時間を終了時
間とし登録を行う。その際に、東経、北緯によって顧客
名を検索し、顧客先名を行き先に登録する。また、顧客
データにないものは、行き先に不明を登録する。

【００２７】図４は、従業員データのテーブル例を示
す。外出先の管理を必要とする従業員ごとに該当従業員
Ｎｏ、所持携帯端末Ｎｏ、メールアドレスの登録を行な
っておく。

【００２８】図５は、技術スキルデータのテーブル例を
示す。従業員ごとの従業員Ｎｏ、技術スキル、レベルの
登録を従業員Ｎｏと技術スキルで、ユニークになるよう
する。同じ従業員でも複数の技術を保有する場合には、
その従業員Ｎｏでは複数のレコードが存在する。レベル
は、その従業員がその技術スキルで、どれだけのレベル
を持っているかを判断した客観的値を入れておく。例で
は、１から５までで１が一番低く、５が一番高いとして
いる。

【００２９】図６は、勤怠データのテーブル例を示す。
従業員Ｎｏと年月日でユニークなレコードを持ち、勤務
の開始時間を開始項目、終了した時間を終了項目に入れ
る。勤務時間項目は、その従業員のその日の勤務時間で
ある。提出区分は、その従業員が、承認者に勤怠データ
の提出を行なったかの状態を示し、提出した場合には、
提出が入り、提出していなければ、未提出がはいる。初
期状態は、未提出である。承認区分項目は、承認者によ
る承認の状況を示し、承認者が承認を行なえば承認が入
り、承認していなければ、未承認が入る、また、承認者
が、承認を認めない場合は、拒否が入る。アンマッチ理
由には、提出者が、外出先履歴情報を異なる申請を行う
場合に、その理由の入力を行う項目である。このデータ
を用いることで、給与計算等に信憑性の高いデータの活
用を可能とする。

【００３０】図７は、日報データのテーブル例を示す。
従業員ごとにその日の項目毎に、開始時間を開始に、終
了時間を終了に、行き先、内容、区分等を登録する。区
分は、顧客が新規、既存かで項目の登録を行う。

【００３１】図８は、旅費請求データのテーブル例を示
す。従業員ごとに旅費精算を必要とする行き先ごとに精
算を行う。開始項目には、行き先への到着時間、終了項
目には、行き先を離れた時間を登録する。旅費には、交
通機関の必要金額をいれ。日当には、会社規定にあった
日当金額を入れる。また、このレコードは、従業員によ
り、旅費精算処理で、入力されたものがレコードの追加
を行われる。承認区分は、承認者により、承認の状況を
示した項目であり、承認されたものは承認が入り、承認
がされていないものは、未承認がはいる。さらに承認が
拒否された場合、拒否が入る。レコード追加時の初期状
態は、未承認である。アンマッチ理由項目は、外出先履
歴データと行き先が異なる場合の理由を旅費精算処理を
行う従業員により入力を行う。

【００３２】図９は、従業員スケジュールデータのテー
ブル例を示す。従業員ごとのその日の行き先、内容毎の
予定が登録されるデータである。開始は、そのレコード
の内容の開始時間、終了はそのレコードの内容の終了時
間を入れる。

【００３３】図１０は、外出先履歴追加処理例を示す。
例に示す処理を一定時間毎、例えば３０分毎に行う事に
より外出先履歴データの追加、更新を行い、データの蓄
積を行うものである。まず、外出先管理の必要な従業員
のデータがはいった従業員データを読込む、従業員の所
有簡易携帯電話Ｎｏより、位置情報提供が行われる通信
サービス会社に位置情報提供の要求を行い、位置情報緯
度（北緯）、経度（東経）を取得する。さらに、外出先
履歴データより、該当従業員の従業員Ｎｏが同一で、年
月日がその日で開始時間が一番後のレコードを読込む。
現在の従業員の位置情報東経、北緯が、外出先履歴デー
タより読込んだ東経、北緯と１秒の誤差内にあるかを比
較する。東経、北緯が１秒の誤差内である場合読込んだ
外出先履歴データの終了時間に現在の時間をセットし、
更新を行う。異なる場合、顧客データより、従業員の位
置情報東経、北緯で１秒の誤差内にあるか検索し該当顧
客があるかを検索する。ない場合行き先に不明をセット
し、ある場合は、該当顧客の顧客名を全て行き先にセッ
トする。さらに開始時間、終了時間に現在時間をセット
し、従業員Ｎｏに該当従業員Ｎｏ、年月日に現在の年月
日、東経、北緯を得た東経、北緯をセットしレコードの
追加を行う。以上の処理を従業員データの最後のレコー
ドまで行い。行き先の管理が必要な従業員の外出先履歴
データの更新、追加を行う。

【００３４】図１１は、日報入力処理例を示す。日報作
成を行う従業員が従業員Ｎｏ、作成をしたい年月日の入
力を行う。この従業員Ｎｏ、年月日をキーに日報データ
に該当データがある場合、従業員により編集を終了ボタ
ン押下まで行いレコードの更新を行う。該当レコードが
ない場合、外出先履歴データより該当従業員Ｎｏの該当
日のレコードを全て読込み外出先履歴データの開始時
間、終了時間、行き先を日報データの開始、終了、行き
先へそれぞれセットし、画面表示を行う。その表示に対
して従業員は編集を終了ボタン押下まで行い日報データ
の追加を行う。さらに、画面より入力された区分が新規
で外出先履歴データで読込んだ行き先が不明の場合で、
顧客データに入力された行き先が顧客名にない場合は、
外出先履歴データから読込んだ東経、北緯を顧客データ
の東経、北緯にセットし、画面入力された行き先を顧客
名にセットし、顧客データの追加を行う。

【００３５】図１２は、勤怠入力処理例を示す。勤怠入
力を行う従業員の従業員Ｎｏと年月を入力する、これを
キーとし、該当従業員のその年月の１日から月末までの
データを読込み画面に表示を行う。画面より入力を行
い、日毎に提出ボタンの押下により提出を行う。提出さ
れたとき、外出先履歴データを従業員Ｎｏ、年月日、行
き先が帰宅をキーに検索を行う。さらに入力した開始時
間、終了時間が読込んだ外出先履歴データのレコードの
開始時間から終了時間まで間にあり、アンマッチ理由記
入がない場合、入力修正の要求を行い、アンマッチ理由
記入を要求する。終了ボタンの押下で、勤怠データの更
新を行い終了する。

【００３６】図１３は、勤怠承認処理例を示す。承認さ
れる従業員の従業員Ｎｏ、年月を入力する。入力された
従業員Ｎｏ、年月をキーに１日から月末までのレコード
を読込み、画面上に表示を行う。承認者は日毎に承認ボ
タンの押下で承認を行う。承認した場合、承認区分に承
認をセットする。日毎に外出先履歴表示ボタンで該当従
業員のその日の外出先履歴データのレコード表示を行
い、勤怠データとの確認を行える。また、承認ボタン
で、拒否を選択した場合、承認区分に拒否をセットし、
従業員データより、該当従業員のメールアドレスを検索
し、そのメールアドレスに該当日と理由を記入しメール
の送信を行う。このことで、該当従業員への通知を行
う。終了ボタン押下で勤怠データの更新を行い終了す
る。

【００３７】図１４は、旅費精算処理例を示す。従業員
Ｎｏ、旅費精算を行う該当の年月日の入力を行う。この
従業員Ｎｏ、年月日をキーに旅費請求データを検索し、
該当データがない場合、この従業員Ｎｏ、年月日をキー
に外出先履歴データの検索を行い、区分が自社、帰宅以
外のレコードを行き先、開始時間を開始に終了時間を終
了にセットし表示を行う。旅費請求が必要なものはレコ
ード毎に必要項目を入力し、提出ボタンの押下し提出を
行う。提出されたもので、従業員Ｎｏ、年月日、行き先
をキーとし外出先履歴データの検索を行う、該当レコー
ドがなく、アンマッチ理由の入力がない場合入力修正、
アンマッチ理由記入要求を行う。終了ボタンの押下によ
り、旅費請求データの追加、更新を行い終了する。

【００３８】図１５は、旅費精算承認処理例を示す。承
認さえれる従業員の従業員Ｎｏを入力する。その従業員
Ｎｏ、承認区分が未承認の旅費請求データを読込み表示
を行う。レコードごとに承認ボタンの押下により、承
認、承認の拒否を行う。承認が選択さえた場合、承認区
分に承認をセットする。外出先履歴表示ボタンの押下
で、該当従業員Ｎｏの該当日付けの外出先履歴データの
表示を行い、確認を行える。承認の拒否が選択された場
合、承認区分に拒否をセットし、従業員データより該当
従業員Ｎｏのメールアドレスを検索し、そのメールアド
レスに該当レコードが承認拒否されたことを通知を行
う。終了ボタンの押下で旅費請求データの更新を行い終
了する。この承認後のデータは経理業務に引きつがれる
ことを可能にする。

【００３９】図１６は、客先派遣処理例を示す。この処
理は顧客からの技術者の派遣要求に迅速に行うことを可
能とする処理である。顧客名、必要技術スキルの入力、
技術レベルを優先するか、緊急性を優先するかの選択を
行う。顧客名をキーに顧客データより、東経、北緯の検
索を行う。必要技術スキルをキーとし、技術スキルデー
タより該当者の検索を行う。技術レベルを優先する場
合、該当者ごとの必要技術レベルのレベルの合計し、高
い順に並びかえる。該当従業員の現在位置を該当者の所
持簡易携帯電話Ｎｏにより、位置情報提供を行う通信サ
ービス会社に位置検索要求を行い位置情報を取得する。
該当者ごとに現在位置と顧客の大まかな直線距離計算を
（（顧客北緯（秒換算）ー従業員の位置北緯（秒換
算））×３０）の２乗 加える （（顧客東経（秒換
算）ー従業員の位置東経（秒換算））×２５）の２乗
の値を平方根として求める。

【００４０】緊急性を優先する場合、従業員スケジュー
ルデータより、該当従業員で本日の年月日で現在時間以
降で終了時間がない者を検索する。つまり、現在時間以
降予定の空いている者を検索する。該当者がある場合、
位置情報提供を行う通信サービス会社に位置検索要求を
行い位置情報を取得する。該当者ごとに現在位置と顧客
の大まかな直線距離計算を（（顧客北緯（秒換算）ー従
業員の位置北緯（秒換算））×３０）の２乗 加える
（（顧客東経（秒換算）ー従業員の位置東経（秒換
算））×２５）の２乗 の値を平方根として求める。そ
の距離に短い順にソートを行う。

【００４１】緊急性を優先する場合、従業員スケジュー
ルデータより、該当従業員で本日の年月日で現在時間以
降で終了時間がない者を検索する。つまり、現在時間以
降予定の空いている者を検索する。該当者がない場合、
従業員スケジュールデータより、該当従業員で本日の年
月日で最後の終了時間が現在時間に近い者から順にソー
トを行い。位置情報提供を行う通信サービス会社に位置
検索要求を行い位置情報を取得する。該当者ごとに現在
位置と顧客の大まかな直線距離計算を（（顧客北緯（秒
換算）ー従業員の位置北緯（秒換算））×３０）の２乗
加える （（顧客東経（秒換算）ー従業員の位置東経
（秒換算））×２５）の２乗 の値を平方根として求め
る。

【００４２】以上で得た情報より、該当従業員の位置情
報（東経、北緯）より、顧客データより顧客名の取得を
行い、ソートされた順に氏名、所持簡易携帯電話Ｎｏ、
技術スキル、レベル、現在位置の顧客先名、依頼のあっ
た顧客との距離の表示を行う。このことで、それぞれに
あった従業員に対し、連絡を効率よく行うことを可能と
する。

【００４３】

【発明の効果】本発明により以下の効果が期待できる。

【００４４】外出先の正確な管理を行い、勤務状況の監
視が行え、勤怠情報の不正作成の発見を容易に行えるよ
うになり、また、日報作成、旅費精算等の日々の業務の
効率の向上が行え、旅費申請データの信憑性向上、不正
請求を未然に防ぐ事ができる。さらに、急な顧客先への
訪問に対し、正確で迅速な対応を可能とする。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を可能とする最も単純な構成例を示す
図。

【図２】顧客データのテーブル例を示図す。

【図３】外出先履歴データのテーブル例を示す図。

【図４】従業員データのテーブル例を示す図。

【図５】技術スキルデータのテーブル例を示す図。

【図６】勤怠データのテーブル例を示す図。

【図７】日報データのテーブル例を示す図。

【図８】旅費請求データのテーブル例を示す図。

【図９】従業員スケジュールデータのテーブル例を示す
図。

【図１０】外出履歴追加処理例を示す図。

【図１１】日報入力処理例を示す図。

【図１２】勤怠入力処理例を示す図。

【図１３】勤怠承認処理例を示す図。

【図１４】旅費精算処理例を示す図。

【図１５】旅費精算承認処理例を示す図。

【図１６】客先派遣処理例を示す図。

【符号の説明】

１…電子計算機、２…電子計算機の記憶装置、３…電子
計算機の表示装置、４…電子計算機の入力装置、５…通
信回線、６…位置情報の提供を行う通信サービス会社、
７…位置発信のできる携帯端末。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 外出先管理等を行う処理において、簡易
   携帯電話等の位置把握のための発信可能端末を外出者が
   所有し、顧客の位置、外出者の外出先履歴を収容するた
   めの記憶装置を有することを特徴とし、勤怠、営業日報
   等への反映を行うことで外出者の日々の管理業務を軽減
   し、正確な外出先の管理を可能とする外出先管理方式。