JP2001273459A - 印刷システムと印刷方法、入札システムと入札方法、及び版下校正システムと版下校正方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 印刷物の有効利用とコストの削減に寄与す
る。 【解決手段】 印刷システムは、複数の帳票の電子版下
を記憶した版下ＤＢ３３，３６と、版下ＤＢ３３，３６
にネットワークを介して接続された社内端末及びプリン
タ装置と、版下ＤＢ３３，３６にネットワークを介して
接続された社内印刷装置と、版下ＤＢ３６装置に登録さ
れている電子版下を用いた印刷に関する入札を実行し、
入札により選択された印刷業者に対して電子版下を用い
た印刷を依頼するサーバと、を備え、少量の印刷にはプ
リンタ装置による個別的な印刷で対応し、大量の印刷に
は入札による発注による印刷で対応する。印刷の際の版
下の校正は、ネットワークを介した電子校正により実行
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、帳票などの様々な
文書を電子的に管理するシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】事業活動の様々な場面で、大量の印刷物
が使用されている。しかし、商品やサービスがめまぐる
しく変化する社会にあって、商品やサービスの頻繁な変
更・廃止により、印刷物も頻繁に改変しなければなら
ず、迅速な対応が必要である。しかし、従来の印刷シス
テムは、ほとんど人手で印刷を行っているため、一度に
大量の印刷を行う方式であり、時間がかかり、時代の要
請に応えることができなかった。また、せっかく印刷し
ても、商品やサービスの改廃に伴って、大量の印刷物が
廃棄されており、省資源化の要請も高い。

【０００３】また、従来の印刷慣行では、一般に、印刷
物の版下は印刷会社が保持しており、印刷物を再度印刷
する際には、版下を所有している最初の印刷会社に発注
しなければならず、印刷物を再発注する際に、競争原理
が働かず、結果として、印刷コストが高くなってしまう
という問題があった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】この発明は、上記実状
に鑑みてなされたものであり、印刷物を適宜印刷できる
印刷システムを提供することを目的とする。また、この
発明は、印刷物の発注を効率的に行うことができる印刷
システムを提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、この発明の第１の観点に係る印刷システムは、複数
の帳票の電子版下を記憶した版下データベースと、前記
版下データベースにネットワークを介して接続され、前
記版下データベースに記憶されている複数帳票の電子版
下を参照及び出力可能に構成された複数の参照端末と、
から構成されることを特徴とする。

【０００６】この構成によれば、電子版下をデータベー
ス化し、必要に応じて参照し、印刷することができる。

【０００７】前記帳票には参照条件が設定されており、
前記版下データベースは、参照端末からの電子版下の参
照の要求に応答し、要求者の参照レベルに基づいて、要
求された帳票が参照可能であるか否かを判別し、参照可
能と判断した場合に、要求された電子版下を提供する。
この構成によれば、自己の業務に無関係な帳票を参照・
印刷するような事態を防止できる。

【０００８】前記版下データベースは、例えば、ある企
業内のネットワークとその関連会社のネットワーク等の
複数のネットワークを介してアクセス可能である。この
場合、ネットワークの差異により、異なる参照レベルが
設定され、例えば、関連会社のネットワークからは参照
と印刷のみが可能とされる。

【０００９】前記版下データベースは、異なった形式で
電子的に形成された電子版下、例えば、ＤＴＰ版下を予
め定められた基準フォーマットの電子版下、例えば、Ｐ
ＤＦ版下に変換するファイル変換手段を備えてもよい。
これにより、様々なソフトウエアなどで作成されている
多数のＤＴＰ版下を記憶している場合でも、基準フォー
マットを参照することにより、その帳票の内容を知るこ
とができる。

【００１０】印刷物に関する発注情報をネットワークを
介して公開する公開手段と、前記公開手段により公開さ
れた発注情報に対する応札情報を、ネットワークを介し
て受け付けて記憶する応札手段と、前記応札手段に記憶
されている応札情報を開札する開札手段と、を備える発
注サーバと、前記開札手段により開札された応札情報を
参照して決定した発注先を指定する指定手段と、前記指
定手段により指定された発注先に、前記版下データベー
スに格納されている電子版下を送付する送付手段と、を
さらに配置してもよい。このシステムによれば、電子的
な入札システムにより印刷処理が実行されるので、印刷
コストを抑えることができる。

【００１１】前記公開手段は、例えば、電子版下の修正
に関する発注情報をネットワークを介して公開する手段
を備えてもよい。この場合、前記開札手段により開札さ
れた応札情報を参照して決定した発注先を指定する指定
手段と、前記指定手段により指定された発注先に、前記
版下データベースに格納されている電子版下を送付する
手段と、をさらに配置することが望ましい。この手法に
より、既存の電子版下を修正する形式の版下の作成を入
札により決定し、発注することができる。従って、コス
トを抑えることができる。

【００１２】前記公開手段は、例えば、大量の印刷を依
頼する場合等に、印刷に関する発注情報をネットワーク
を介して公開してもよい。この場合、前記開札手段によ
り開札された応札情報を参照して決定した発注先を指定
する指定手段と、前記指定手段により指定された発注先
に、前記版下データベースに格納されている電子版下を
送付する手段と、をさらに備えてもよい。

【００１３】また、この発明の第２の観点に係る入札シ
ステムは、印刷物に関する発注情報をネットワークを介
して公開する公開手段と、前記公開手段により公開され
た発注情報に対する応札情報を、ネットワークを介して
受け付けて記憶する応札手段と、前記応札手段により受
け付けられて記憶されている応札情報を開札する開札手
段と、を備える発注サーバと、前記開札手段により開札
された応札情報を参照して決定した発注先を指定する指
定手段と、を備えることを特徴とする。この構成によれ
ば、ネットワーク上で入札を行って、印刷関連の発注を
行うことができ、印刷に係るコストを抑えることができ
る。

【００１４】前記公開手段は、例えば、電子版下の作成
に関する発注情報をネットワークを介して公開する手段
を備える。この場合、前記入札システムは、予め電子版
下を記憶する版下記憶手段と、前記指定手段により指定
された発注先に、修正対象の電子版下を提供する手段と
を備え、前記公開手段は、前記版下記憶手段に記憶され
ている電子版下を修正することにより電子版下を作成す
る作業に関する発注情報をネットワークを介して公開す
る手段を備える。

【００１５】前記入札システムは、予め電子版下を記憶
する版下記憶手段と、前記指定手段により指定された発
注先に、前記版下記憶手段に格納されている電子版下を
送付する手段と、をさらに備え、前記公開手段は、印刷
に関する発注情報をネットワークを介して公開する手段
を備えてもよい。この構成によれば、過去に作成した電
子版下を使用した帳票の印刷を、入札により発注先を決
定して、依頼することができる。従来の、版下を所有す
る印刷会社に印刷を依頼する場合と比較すると、コスト
を抑えることができる。

【００１６】また、この発明の第３の観点に係る入札シ
ステムは、電子版下に関する発注情報をネットワークを
介して公開し、公開された発注情報に対する応札情報を
ネットワークを介して受け付け、応札情報を参照して発
注先を決定する版下入札手段と、前記発注先から納品さ
れた電子版下を記憶する電子版下記憶手段と、印刷に関
する発注情報をネットワークを介して公開し、公開され
た発注情報に対する応札情報をネットワークを介して受
け付け、応札情報を参照して発注先を決定する印刷入札
手段と、前記印刷入札手段により決定された発注先に、
前記電子版下記憶手段に記憶されている電子版下を印刷
のために送付する送付手段と、を備えることを特徴とす
る。

【００１７】この構成によれば、版下の作成と、作成さ
れた版下を使用した印刷とを、それぞれ入札により発注
先を決定して、発注することができる。従って、コスト
を抑えることができる。なお、版下の作成は、新規に版
下を作成する場合でも、既存の版下を修正して版下を作
成する場合でもよい。修正により版下を作成する場合に
は、例えば、電子版下記憶手段に記憶されている電子版
下を発注先に提供してもよい。

【００１８】また、この発明の第４の観点に係る版下校
正システムは、データベースに予め登録されている複数
の電子版下の中から任意のものを選択する手段と、選択
した電子版下を修正して、新たな版下を作成する作業を
発注する手段と、発注先からの電子版下の原稿を受け付
け、該原稿を校正者の端末に提示する手段と、前記校正
者の端末からの校正原稿を受け付け、発注先に校正原稿
を提示する提示手段と、前記校正者の端末からの校正完
了の指示に応答して、前記発注先に校正完了を通知する
手段と、を備え、ネットワークを介した校正を可能とし
たことを特徴とする。

【００１９】この構成によれば、電子版下を修正して新
たな電子版下を作成する作業の発注先を入札により決定
することができる。しかも、電子版下の校正をネット上
で行うことができ、版下の作成期間とコストを抑えるこ
とができる。

【００２０】また、この発明の第５の観点に係る印刷シ
ステムは、複数の帳票の電子版下を記憶した版下データ
ベースと、前記版下データベースにネットワークを介し
て接続された端末及びプリンタ装置と、前記版下データ
ベースにネットワークを介して接続された印刷装置と、
前記版下データベースに登録されている電子版下を用い
た印刷に関する入札を処理し、入札により選択された印
刷業者に対して前記電子版下を用いた印刷を依頼する手
段と、を備え、少量の印刷にはプリンタ装置による個別
的な印刷で対応し、大量の印刷には入札による発注によ
る印刷で対応可能としたことを特徴とする。

【００２１】この構成によれば、例えば、少量の印刷物
を必要に応じて作成するような場合には、プリンタ装置
を用いて、オンデマンド方式で効率的に印刷することが
できる。一方、ある程度大量に印刷して在庫を保有する
ような印刷物については、入札に基づく発注により印刷
を行うことができる。

【００２２】また、この発明の第６の観点に係る入札方
法は、印刷物に関する発注情報をネットワークを介して
公開し、公開された発注情報に対する応札情報をネット
ワークを介して受け付け、受け付けた応札情報を開札
し、応札情報に基づいて発注先を決定し、決定した発注
先に、発注情報に対応する業務を発注する、ことを特徴
とする。

【００２３】さらに、この発明の第７の観点に係る版下
校正方法は、データベースに予め登録されている複数の
電子版下の中から任意のものを選択し、選択した電子版
下に修正を施して新たな電子版下を作成する処理を発注
し、発注先からの電子版下の原稿を受け付け、該原稿を
校正者の端末に提示し、前記校正者の端末からの校正原
稿を受け付け、校正原稿を発注先に提示し、前記校正者
の端末からの校正完了の指示に応答して、校正完了を発
注先に通知する、ことを特徴とする。

【００２４】さらに、この発明の第８の観点に係る印刷
方法は、複数の帳票の電子版下を予めデータベースに記
録し、前記データベースに記録されている各帳票につい
て、印刷量を１つの条件として印刷方法を決定し、判別
した印刷方法に従って、前記データベースから電子版下
を読み出してプリンタ装置で印刷し、又は、前記データ
ベースに登録されている電子版下を用いた印刷に関する
入札を処理し、入札により選択された印刷業者に対して
前記電子版下を送付すると共に印刷を発注する、ことを
特徴とする。

【００２５】コンピュータ又はコンピュータ群を、上述
のシステムとして機能させ、或いは、上述の工程を実行
させるために必要なプログラムの全部又は一部を、記録
媒体（ＲＯＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、ハー
ドディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、フラッシ
ュメモリ）等に記録して配布・流通させてもよい。

【００２６】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して、この発明
の実施の形態にかかる印刷システムを説明する。このシ
ステムは、保険会社における大量の印刷物の版下をＤＢ
化して蓄積し、必要に応じて適宜印刷可能とすると共
に、大量の印刷物については、入札により発注先を決定
し、さらに、版下の校正をネット上で実施可能とする印
刷システムである。

【００２７】図１は、この発明の第１の実施の形態にか
かる印刷システムの構成を模式的に示す。

【００２８】図１に示すように、このシステムは、社内
イントラネット１０と、インターネット２０と、管理サ
ーバ３０と、インターネットゲートウェイ４０と、社内
イントラネット１０に接続された社内端末１１（１１_１
〜１１_ｎ）と、インターネット２０に接続された印刷会
社端末２１（２１_１〜２１_ｍ）とから構成される。

【００２９】社内イントラネット１０は、会社内で情報
を伝達する。社内端末１１は、会社内の社員により使用
される。

【００３０】インターネット２０は、広く公衆に開放さ
れており、ＴＰＣ／ＩＰプロトコルに従って情報を伝達
する。インターネット２０には、図示せぬＩＳＰ（イン
ターネットサービスプロバイダ）を介して多数のコンピ
ュータが接続されている。これらのコンピュータのうち
には、印刷会社が保有する印刷会社端末２１が含まれて
いる。

【００３１】管理サーバ３０は、このシステムで使用す
る様々な情報を記憶し、要求に応じて提供するものであ
り、図２に示すように、ユーザＤＢ３１と、帳票管理Ｄ
Ｂ３２と、ＰＤＦ版下ＤＢ３３と、校正ＤＢ３４と、入
札ＤＢ３５と、ＤＴＰ版下ライブラリ３６と、ＤＢサー
バ３７とを備える。

【００３２】ユーザＤＢ３１は、図３に例示するよう
に、この印刷システムを使用することを認められた者の
ＩＤ（識別情報）、パスワード、属性（社員、代理店、
業者の別）、セキュリティレベル（アクセスできる情報
のランクを示す情報）、住所（所在地）、電子メールア
ドレス等を対応付けて記憶する。

【００３３】帳票管理ＤＢ３２には、図４に示すよう
に、帳票番号、帳票名、申請課（担当者名）、発注点、
印刷条件等の各帳票に関する基本情報が登録されてお
り、各版下のデータとこれらの情報とはリンク付けされ
ている。また、各帳票を参照・印刷（アクセス）できる
者の、部署、役職などの情報を設定しておいてもよい。

【００３４】ＤＴＰ版下ライブラリ３６は、この保険会
社で使用される或いは過去に使用された様々な帳票のＤ
ＴＰ（Desk Top Publishing（電子編集・印刷））版下
を記憶する。なお、ＤＴＰとは、コンピュータで文字や
図形を作成・編集するシステムのことである。

【００３５】ＰＤＦ版下ＤＢ３３は、ＤＴＰ版下ライブ
ラリ３６に蓄積されているＤＴＰ版下が、必要に応じ
て、ＰＤＦ形式の版下に変換されて格納される。

【００３６】校正ＤＢ３４には、版下を作成する際に、
当初のＰＤＦ版下、校正されたＰＤＦ版下、等が登録さ
れる。入札ＤＢ３５は、入札情報、応札情報などが登録
される。

【００３７】ＤＢサーバ３７は、ＤＢ３１〜３６を管理
する。

【００３８】インターネットゲートウエイ（ＩＧＷ）４
０は、管理サーバ３０とインターネット２０との間の通
信を制御する。

【００３９】（動作）次に、上記構成の印刷システムの
動作を説明する。

【００４０】（事前作業）このシステムを使用する者に
は、予め、ＩＤ（識別情報）とパスワードとセキュリテ
ィレベルが付与される。ＩＤやパスワードの情報は、ユ
ーザＤＢ３１に図３に示すように登録される。

【００４１】（版下作成作業） （１） 全く新しい版下を作成する場合。社内のある事
業部門で新規に帳票を作成する場合の動作を図５を参照
して説明する。帳票を新規に作成する必要が発生する
と、要求を発した部署（帳票作成部署）の担当者は、自
己の社内端末１１より、帳票の発注などを担当する部門
（ここでは、業務管理部とする）に所定のフォームで帳
票作成依頼申請を送信する（ステップＳ１１）。

【００４２】業務管理部は、依頼内容に基づいて、帳票
管理ＤＢ３２に新たに作成する帳票の帳票番号、帳票名
等の帳票情報を登録する。（ステップＳ１２）。次に、
業務管理部は、版下の作成を入札するための入札情報を
入札ＤＢ３５に登録する（ステップＳ１３）。ステップ
Ｓ１２で、業務管理部が帳票管理ＤＢ３２に登録した情
報を、ＤＢサーバ３７が、自動的に入札ＤＢ３５に登録
するようにしてもよい。また、版下の作成の作業を入札
する旨の電子メールを作成し、登録されている印刷会社
（版下作成会社）に送信する（ステップＳ１４）。入札
情報は、帳票番号、帳票の種類、帳票の形態、原稿形態
と部数、写真・イラストの有無、点数、完成イメージな
どを含む。

【００４３】印刷業者は、自己のＩＤとパスワード及び
帳票番号を特定して、ＤＢサーバ３７に対して、入札情
報の提示を要求する。ＤＢサーバ３７は供給されたＩＤ
及びパスワードが予め登録されている業者のＩＤとパス
ワードに一致する場合（入札ＤＢ３５にアクセスする権
限を有する場合）には、指定された帳票番号に対応する
入札情報を読み出して、提供する。

【００４４】印刷会社は、入札情報を確認する（ステッ
プＳ１５）。さらに、印刷会社は、見積書を作成し、Ｄ
Ｂサーバ３７を介して、入札ＤＢ３５に、入札情報と関
連付けて登録する（ステップＳ１６）。

【００４５】入札期間終了後、業務管理部は、開札を行
う。即ち、ＤＢサーバ３７を介して、入札ＤＢ３５に登
録されている見積書を読み出し、比較検討し、発注先を
選定する（ステップＳ１７）。ＤＢサーバ３７は、入札
ＤＢ３５に選定結果と見積書とを対応付けて登録する。

【００４６】その後、応札した各印刷会社或いは落札し
た印刷会社に電子メールで、選定結果を連絡する（ステ
ップＳ１８）。次に、業務管理部は、選定した版下発注
先に対し、版下の作成を発注すると共に版下作成詳細情
報を提供する（ステップＳ１９）。予め登録しておいた
版下作成詳細情報を選定した版下発注先に自動的に送信
するように構成することも可能である。版下発注先（発
注を受けた印刷会社）は、発注を受け、版下作成詳細情
報を参考にしつつ、コンピュータとＤＴＰソフトウエア
を使用してＤＴＰ版下を作成する（ステップＳ２０）。

【００４７】版下発注先は、ＤＴＰ版下が完成すると、
これをＰＤＦ形式に変換する。そして、このＰＤＦ版下
を帳票番号などを特定して、ＤＢサーバ３７を介して校
正ＤＢ３４に登録する（ステップＳ２１）。ＤＢサーバ
３７は、帳票番号から発注元（申請課）を判別し、版下
の原稿が完成した旨のメールを送信する。

【００４８】このメールを受け取った担当者は、ＤＢサ
ーバ３７に、帳票番号を指定して、版下（原稿）の読み
出しを依頼する。ＤＢサーバ３７は、ＩＤ及びパスワー
ドから、この担当者が指定された帳票番号の版下をアク
セスする権限を有するか否か（申請課であるか否か）を
判別し、権限を有すると判別すると、該当する版下（原
稿）を読み出し、担当者に送信する（ステップＳ２
２）。

【００４９】担当者は、自己の社内端末１１上で、ＰＤ
Ｆファイルを操作して、版下原稿を校正し（ステップＳ
２３）、校正内容を、ＤＢサーバ３７を介して校正ＤＢ
３４に登録する（ステップＳ２４）。担当者は、発注先
の印刷会社に、校正内容をアップした旨のメールを送信
する。

【００５０】このメールを受け取った版下発注先は、Ｄ
Ｂサーバ３７に対して帳票番号を指定して校正内容の送
信を要求する。ＤＢサーバ３７は、ＩＤ、パスワード、
帳票番号などから、要求者がこの校正内容にアクセスす
る権限を有するか否かを判別し、権限を有すると判断す
ると、校正内容を提供する（ステップＳ２５）。

【００５１】版下発注先は、校正情報を受信し、コンピ
ュータとＤＴＰソフトウエアを使用して版下を校正し
（ステップＳ２６）、校正後の版下（ＰＤＦ）をＤＢサ
ーバ３７を介して校正ＤＢ３４に再登録する（ステップ
Ｓ２７）。担当者は、ＰＤＦファイルを開き、校正後の
内容を検証する（ステップＳ２８）。原稿の内容が正し
ければ、電子メールなどで納品を指示する（ステップＳ
２９）。

【００５２】版下発注先は、この指示に応答し、ＤＴＰ
版下をＭＯ等に格納し、業務管理部等に送付する。

【００５３】また、再校正が必要な場合には、校正内容
を校正ＤＢ３４に再登録する。以後、原稿が完成するま
で、内容の校正動作を繰り返す。

【００５４】納品の指示を受けた版下発注先は、完成し
たＤＴＰ版下（校正完了済）を発注窓口（業務管理部）
に送付する。発注窓口では、これをＤＴＰ版下ライブラ
リ３６に登録する。さらに、版下発注先は請求書を業務
管理部に発行する（ステップＳ３０）。業務管理部は、
送付された請求書と入札ＤＢ３５に登録されている見積
書の内容を突合する等して請求内容を確認し、正しけれ
ば、経理部などに処理を移す。或いは、ネットバンキン
グにより、この企業の口座から版下発注先の口座に請求
額分の資金を自動的に移動するようにしてもよい。

【００５５】（２） 既にある版下を修正して版下を作
成する場合。入札により、版下発注先を決定するまでの
処理は前述の版下の新規作成の際の処理と同一である。
なお、入札情報には、既に存在する版下の修正である旨
を明示する。版下発注先が決定すると、基となるＰＤＦ
版下のファイルとその校正内容とを校正ＤＢ３４に登録
する。また、ＤＴＰ版下を版下発注先に送信又は送付す
る。

【００５６】版下発注先は、校正ＤＢ３４上の校正内容
を参照して、コンピュータとＤＴＰソフトウエアを使用
して版下を作成する。版下発注先は、ＤＴＰ版下が完成
すると、これをＰＤＦ形式に変換し、発注番号などを特
定して、発注元に送信する。以後の、動作は、新規作成
の場合と同様である。

【００５７】（変換動作）納入されたＤＴＰ版下は、Ｄ
ＴＰ版下ライブラリ３６に登録される。また、ＤＴＰ版
下ライブラリ３６を、そのＤＴＰ版下を作成したソフト
ウエア、或いは、専用の変換ソフトウエアを用いてＰＤ
Ｆフォーマットに変換し、これをＰＤＦ版下ＤＢ３３に
登録する。

【００５８】（印刷処理）このようにして用意された電
子版下を用いて帳票を印刷する場合の動作を説明する。 （１）少量印刷 印刷量が少量の場合には、各担当者は、自己の社内端末
１１から、ＤＢサーバ３７を介して、ＰＤＦ版下ＤＢ３
３からＰＤＦファイルをダウンロードし、自己の社内端
末１１にインストールされている印刷プログラムを用い
て、手元のプリンタ（例えば、トナーを使用するレーザ
ビームプリンタ、バブルジェット（登録商標）プリン
タ）で印刷する。これにより、必要時に必要量だけの印
刷が可能となる（オンデマンド印刷）。

【００５９】このとき、ＤＢサーバ３７は、参照を希望
する者のＩＤとパスワードから参照を希望する者のセキ
ュリティレベルを判別し、予め定められたルールに従っ
て、その者がその帳票を参照可能であるか否かを判別
し、参照が認められている場合にのみ参照及び印刷を認
める。

【００６０】（２）中・大量印刷 印刷が中量又は大量の場合、各担当者は、自己の社内端
末１１から、所定のフォームで帳票印刷依頼申請を業務
管理部に送信する（ステップＳ３１）。この依頼には、
印刷条件、例えば、作成部数、用紙（紙質、サイズ）、
形態（１枚ものか、ページものか）、ノーカーボンか否
か、折りの有無、製本方法、納期などの情報を設定す
る。業務管理部は、印刷条件に基づいて、社内印刷所で
印刷するか、外部の印刷業者に依頼するかを判別する。

【００６１】（２−１） 社内印刷所で印刷を行う場合
の処理 社内の印刷所で印刷を行うと判断された場合には、印刷
条件が社内印刷所に通知される。社内印刷所は、孔版印
刷装置等を備え、この通知に応答して、ＰＤＦ版下ＤＢ
３３を参照して、印刷対象の帳票の版下を読み出し、印
刷条件に合致するように印刷する。印刷完了後、所定の
形式で納品する。社内印刷所の印刷装置は、プリンタ装
置に比較すれば、大量印刷に適している。

【００６２】（２−２） 社外の印刷会社で印刷を行う
場合の処理 業務管理部が、外部の印刷業者に印刷を依頼すると決定
した場合、図６に示すシーケンスで処理を進める。ま
ず、入札を行うための入札情報を入札ＤＢ３５に登録す
る（ステップＳ３１）。ＤＢサーバ３７は、帳票番号が
指定されると、帳票管理ＤＢ３２に登録されている帳票
情報のうち、予め定められた情報を、入札ＤＢ３５に登
録することにより、操作者の負担を軽減する。また、入
札情報を示す電子メールを作成し、登録されている印刷
会社に送信する（ステップＳ３２）。

【００６３】印刷業者は、入札ＤＢ３５に登録されてい
る入札情報を参照し（ステップＳ３３）、見積書を作成
し、入札ＤＢ３５に、入札情報と関連付けて登録する
（ステップＳ３４）。この見積書には、金額に関する条
件だけでなく、納期、印刷のグレード、紙質、印刷方法
などの詳細な情報を添付する。入札期間終了後、担当者
は、入札ＤＢ３５に登録されている見積書を読み出し、
比較検討し、印刷業者を選定する（ステップＳ３５）。
その後、応札した各印刷会社に電子メールで、選定結果
を連絡する（ステップＳ３６）。

【００６４】次に、担当者は、選定した印刷発注先に対
し、印刷を発注すると共に版下ライブラリから読み出し
たＤＴＰ版下をＭＯ（Magneto-Optical disc；光磁気デ
ィスク)等の大容量の記録媒体に記録して提供（貸与）
する（ステップＳ３７）。なお、データサイズによって
は、インターネット２０を介して送信することも可能で
ある。

【００６５】印刷発注先は、貸与された版下を用いて納
期までに印刷を行う（ステップＳ３８）。この間に、必
要があれば、色校正などの校正作業を業務管理部又は帳
票作成部署との間で行う。印刷が完了すると、印刷され
た帳票を担当部署に納品する（ステップＳ３９）。担当
部署は業務管理部である必要はない。帳票を一括して保
管するセンタ又は倉庫でもかまわない。さらに、業務管
理部に対して、納品したことを通知すると共に印刷費を
請求する（ステップＳ４０）。業務管理部は、納品を確
認し、請求書を確認した後、経理部門に処理を移す。

【００６６】以上説明したように、この実施の形態によ
れば、印刷用の電子版下をデータベース化することによ
り、必要に応じて電子版下を使用することができる。さ
らに、ソフトウエア毎に形式の異なるＤＴＰフォーマッ
トの電子版下を、ＰＤＦフォーマットに変換して、ＰＤ
Ｆ版下ＤＢ３３に格納することにより、権限のある者
は、いつでも、ＰＤＦ版下を参照し、必要に応じた印刷
を行うことができる。

【００６７】また、版下の作成の発注先及び印刷の発注
先を電子的な入札により決定する。従って、各応札者か
らの見積価格を考慮して発注先を決定でき、コストを抑
えることができる。しかも、電子的な入札であるので、
入札自体の手間やコストがかからず、短時間のうちに発
注先を決定することができる。

【００６８】版下については、帳票作成部部署と印刷会
社との間で、電子的に校正及びそのチェックを行うこと
ができる。従って、短時間で、低コストで校正を行うこ
とができる。

【００６９】なお、上記実施の形態においては、電子版
下の作成と該電子版下を用いた印刷の工程とを別個の工
程としたが、一連の工程としてもよい。例えば、電子版
下の作成と該電子版下を用いた印刷とを一体として入札
し、落札した印刷会社が、電子版下の作成、校正、印刷
の処理を行うようにしてもよい。

【００７０】企業によっては、関連子会社或いは協力企
業などと共に印刷物を使用する場合がある。このような
場合には、関連子会社や協力企業をも含めて、印刷物の
管理を行うことが望ましい。

【００７１】図７は、このような場合に対処するための
システム構成を示す。このシステムは、関連企業ネット
ワーク５０と関連企業端末５１（５１_１〜５１_ｊ）と、
から構成される。

【００７２】関連企業とは、この企業の子会社、協力会
社、代理店等として活動する事業主体を意味する。この
構成によれば、例えば、管理サーバ３０（ＤＢサーバ３
７）は、関連企業ネットワーク５０を介したアクセスに
対しては、電子版下の参照は認めるが改変は認めないよ
うにすることにより、セキュリティを高めることができ
る。さらに、関連企業端末５１或いはその操作者にセキ
ュリティレベルを設定し、アクセスできる電子版下の種
類やアクセスの範囲（フルアクセス、参照のみの別等）
を制限するようにしてもよい。

【００７３】このような構成とすれば、社外の者であっ
ても、帳票管理ＤＢ３２上の帳票、例えば、パンフレッ
ト等を参照し、適宜印刷して使用することができる。

【００７４】上記実施の形態では、版下の作成や印刷に
関して、発注先に発注条件を電子メール等で通知した
が、例えば、図７に示すように、インターネット２０に
接続されたホームページサーバ５２を配置し、このサー
バが提供するホームページ上で、入札条件を提示するよ
うにしてもよい。各印刷会社の担当者は、印刷会社端末
２１から、ホームページサーバ５２が提供する所定のホ
ームページを参照する。ホームページサーバ５２は、Ｉ
Ｄとパスワード等を用いた認証処理の後、入札の有無、
入札条件、入札結果などを提示したホームページを提供
する。また、見積書をこのホームページサーバ５２のメ
ールボックス等に投函できるようにしてもよい。

【００７５】また、社内印刷システムで印刷する帳票と
発注を行って印刷する帳票とを自動的に判別するように
してもよい。例えば、修正の無い印刷については、社内
印刷システムで印刷し、変更・修正が存在するものにつ
いては、外部に依頼するようにしてもよい。

【００７６】なお、各帳票を一括して保管するセンタ又
は倉庫に各帳票の残量を管理する端末を配置し、この端
末で各帳票の残量をチェックすることも可能である。例
えば、帳票管理ＤＢ３２のテーブル（図４）に各帳票の
残量の欄を設け、倉庫の端末より、帳票の入庫時に入庫
量を残量に加算し、出庫時に残量から出庫量を減算する
ことにより、残量を適宜更新する。

【００７７】ＤＢサーバ３７は、バッチ処理などによ
り、残量が発注点以下になっている帳票を検出する。Ｄ
Ｂサーバ３７は、残量不足の帳票を検出すると、その旨
を担当部署に通知する。また、ＤＢサーバ３７が、自動
的に、入札ＤＢ３５に、その帳票の入札情報を登録し
（ステップＳ３１）、さらに、予め登録されている印刷
会社に入札の存在を連絡する（ステップＳ３２）ように
してもよい。このような構成とすれば、各帳票の在庫管
理もこのシステムで実施できる。

【００７８】以上この発明の実施の形態を説明したが、
この発明は、上記実施の形態に限定されない。例えば、
図２〜図４に示すデータベースの構成は任意に変更可能
である。また、上記実施の形態では、帳票番号により入
札を識別したが、入札番号や、発注番号等を用いてもよ
い。

【００７９】コンピュータ又はコンピュータ群を、上述
のシステムとして機能させ、或いは、上述の工程を実行
させるために必要なプログラムの全部又は一部を、記録
媒体（ＲＯＭ、フロッピーディスク、ハードディスク、
ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、フラッシュメモリ）等
に記録して配布・流通させてもよい。

【００８０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
電子版下をデータベース化して有効に活用し、資源の無
駄などを防止できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る印刷システムの構成
を示す図である。

【図２】図１に示す管理サーバの構成を示す図である。

【図３】管理サーバに配置されるユーザデータベースの
構成例を示す図である。

【図４】管理サーバに配置される帳票管理データベース
の構成例を示す図である。

【図５】版下作成時の処理手順を示す図である。

【図６】印刷時の処理手順を示す図である。

【図７】本発明の実施の形態に係る印刷システムの応用
例の構成を示す図である。

【符号の説明】

１０ 社内イントラネット １１ 社内端末 ２０ インターネット ２１ 印刷会社端末 ３０ 管理サーバ ４０ インターネットゲートウェイ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 内田 尚 東京都千代田区丸の内１丁目２番１号 東 京海上火災保険株式会社内 (72)発明者 島田 洋之 東京都千代田区丸の内１丁目２番１号 東 京海上火災保険株式会社内 (72)発明者 阿部 博一 東京都千代田区丸の内１丁目２番１号 東 京海上火災保険株式会社内 (72)発明者 金子 宏典 東京都千代田区丸の内１丁目２番１号 東 京海上火災保険株式会社内 (72)発明者 石川 一光 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 都築 淑子 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 加藤 真紀 東京都大田区西蒲田７丁目37番10号 株式 会社富士通金融システムズ内 Ｆターム(参考） 2C061 AP01 HN15 HQ17 5B049 AA01 BB07 CC05 DD01 DD05 EE05 EE07 FF03 FF09 GG04 GG07 GG08 5C062 AA05 AA06 AC24 AC51

Claims (17)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数の帳票の電子版下を記憶した版下デー
   タベースと、 前記版下データベースにネットワークを介して接続さ
   れ、前記版下データベースに記憶されている複数帳票の
   電子版下を参照及び出力可能に構成された複数の参照端
   末と、から構成されることを特徴とする印刷システム。
2. 【請求項２】前記複数の帳票には参照条件が設定されて
   おり、前記版下データベースは、参照端末からの電子版
   下の参照の要求に応答し、要求者の参照レベルに基づい
   て、要求された帳票が参照可能であるか否かを判別し、
   参照可能と判断した場合に、要求された電子版下を提供
   する、ことを特徴とする請求項１に記載の印刷システ
   ム。
3. 【請求項３】前記版下データベースは、複数のネットワ
   ークからのアクセスを受け付ける、ことを特徴とする請
   求項１に記載の印刷システム。
4. 【請求項４】前記版下データベースは、異なった形式で
   電子的に形成された電子版下を予め定められた基準フォ
   ーマットの電子版下に変換するファイル変換手段を備え
   る、ことを特徴とする請求項１、２又は３に記載の印刷
   システム。
5. 【請求項５】印刷物に関する発注情報をネットワークを
   介して公開する公開手段と、前記公開手段により公開さ
   れた発注情報に対する応札情報を、ネットワークを介し
   て受け付けて記憶する応札手段と、前記応札手段に記憶
   されている応札情報を開札する開札手段と、を備える発
   注サーバと、 前記開札手段により開札された応札情報を参照して決定
   した発注先を指定する指定手段と、 前記指定手段により指定された発注先に、前記版下デー
   タベースに格納されている電子版下を送付する送付手段
   と、 をさらに備える、ことを特徴とする請求項１乃至４のい
   ずれか１項に記載の印刷システム。
6. 【請求項６】前記公開手段は、電子版下の修正に関する
   発注情報をネットワークを介して公開する公開手段を備
   え、 前記開札手段により開札された応札情報を参照して決定
   した発注先を指定する指定手段と、 前記指定手段により指定された発注先に、前記版下デー
   タベースに格納されている電子版下を送付する手段と、 をさらに備える、ことを特徴とする請求項５に記載の印
   刷システム。
7. 【請求項７】前記公開手段は、印刷に関する発注情報を
   ネットワークを介して公開する手段を備え、 前記開札手段により開札された応札情報を参照して決定
   した発注先を指定する指定手段と、 前記指定手段により指定された発注先に、前記版下デー
   タベースに格納されている電子版下を送付する手段と、 をさらに備える、ことを特徴とする請求項５に記載の印
   刷システム。
8. 【請求項８】印刷物に関する発注情報をネットワークを
   介して公開する公開手段と、前記公開手段により公開さ
   れた発注情報に対する応札情報を、ネットワークを介し
   て受け付けて記憶する応札手段と、前記応札手段により
   受け付けられて記憶されている応札情報を開札する開札
   手段と、を備える発注サーバと、 前記開札手段により開札された応札情報を参照して決定
   した発注先を指定する指定手段と、 を備えることを特徴とする入札システム。
9. 【請求項９】前記公開手段は、電子版下の作成に関する
   発注情報をネットワークを介して公開する手段を備え
   る、ことを特徴とする請求項８に記載の入札システム。
10. 【請求項１０】前記入札システムは、予め電子版下を記
    憶する版下記憶手段と、前記指定手段により指定された
    発注先に、修正対象の電子版下を提供する手段とを備
    え、 前記公開手段は、前記版下記憶手段に記憶されている電
    子版下を修正することにより電子版下を作成する作業に
    関する発注情報をネットワークを介して公開する手段を
    備える、ことを特徴とする請求項９に記載の入札システ
    ム。
11. 【請求項１１】前記入札システムは、予め電子版下を記
    憶する版下記憶手段と、前記指定手段により指定された
    発注先に、前記版下記憶手段に格納されている電子版下
    を送付する手段と、をさらに備え、 前記公開手段は、印刷に関する発注情報をネットワーク
    を介して公開する手段を備える、 ことを特徴とする請求項８に記載の入札システム。
12. 【請求項１２】電子版下に関する発注情報をネットワー
    クを介して公開し、公開された発注情報に対する応札情
    報をネットワークを介して受け付け、応札情報を参照し
    て発注先を決定する版下入札手段と、 前記発注先から納品された電子版下を記憶する電子版下
    記憶手段と、 印刷に関する発注情報をネットワークを介して公開し、
    公開された発注情報に対する応札情報をネットワークを
    介して受け付け、応札情報を参照して発注先を決定する
    印刷入札手段と、 前記印刷入札手段により決定された発注先に、前記電子
    版下記憶手段に記憶されている電子版下を印刷のために
    送付する送付手段と、 を備えることを特徴とする入札システム。
13. 【請求項１３】データベースに予め登録されている複数
    の電子版下の中から任意のものを選択する手段と、 選択した電子版下を修正して、新たな版下を作成する作
    業を発注する手段と、 発注先からの電子版下の原稿を受け付け、該原稿を校正
    者の端末に提示する手段と、 前記校正者の端末からの校正原稿を受け付け、発注先に
    校正原稿を提示する提示手段と、 前記校正者の端末からの校正完了の指示に応答して、前
    記発注先に校正完了を通知する手段と、を備え、ネット
    ワークを介した校正を可能としたことを特徴とする版下
    校正システム。
14. 【請求項１４】複数の帳票の電子版下を記憶した版下デ
    ータベースと、 前記版下データベースにネットワークを介して接続され
    た端末及びプリンタ装置と、 前記版下データベースにネットワークを介して接続され
    た印刷装置と、 前記版下データベースに登録されている電子版下を用い
    た印刷に関する入札を処理し、入札により選択された印
    刷業者に対して前記電子版下を用いた印刷を依頼する手
    段と、を備え、 少量の印刷にはプリンタ装置による個別的な印刷で対応
    し、大量の印刷には入札による発注による印刷で対応可
    能としたことを特徴とする印刷システム。
15. 【請求項１５】印刷物に関する発注情報をネットワーク
    を介して公開し、 公開された発注情報に対する応札情報をネットワークを
    介して受け付け、 受け付けた応札情報を開札し、 応札情報に基づいて発注先を決定し、 決定した発注先に、発注情報に対応する業務を発注す
    る、 ことを特徴とする入札方法。
16. 【請求項１６】データベースに予め登録されている複数
    の電子版下の中から任意のものを選択し、 選択した電子版下に修正を施して新たな電子版下を作成
    する処理を発注し、 発注先からの電子版下の原稿を受け付け、該原稿を校正
    者の端末に提示し、 前記校正者の端末からの校正原稿を受け付け、校正原稿
    を発注先に提示し、 前記校正者の端末からの校正完了の指示に応答して、校
    正完了を発注先に通知する、 ことを特徴とする版下校正方法。
17. 【請求項１７】複数の帳票の電子版下を予めデータベー
    スに記録し、 前記データベースに記録されている各帳票の版下につい
    て、印刷量を１つの条件として印刷方法を決定し、 判別した印刷方法に従って、前記データベースから電子
    版下を読み出してプリンタ装置で印刷し、又は、前記デ
    ータベースに登録されている電子版下を用いた印刷に関
    する入札を処理し、入札により選択された印刷業者に対
    して前記電子版下を送付すると共に印刷を発注する、こ
    とを特徴とする印刷方法。