JP2001249926A - Document management method - Google Patents
Document management methodInfo
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- JP2001249926A JP2001249926A JP2000058250A JP2000058250A JP2001249926A JP 2001249926 A JP2001249926 A JP 2001249926A JP 2000058250 A JP2000058250 A JP 2000058250A JP 2000058250 A JP2000058250 A JP 2000058250A JP 2001249926 A JP2001249926 A JP 2001249926A
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は文書情報をコンピュ
ータに入力して文書を管理する文書管理方法に関するも
のである。The present invention relates to a document management method for managing documents by inputting document information to a computer.
【０００２】[0002]
【従来の技術】従来の文書管理方法においては、文字で
表された文書タイトルの文字列で文書を検索するときす
なわち検索条件が文書の文書タイトルの文字列であると
きには、全ての文書の文書タイトルに上記の文字列が含
まれているか否かを調査している。たとえば、「特許」
の文字列を含む文書タイトルの文書を検索するときに
は、全ての文書の文書タイトルの文字を全て調査して、
「特許」の文字列を含む文書タイトルの文書の文書番号
を検知し、その文書番号の文書すなわち検索文書の文書
情報をコンピュータの表示画面に表示する。2. Description of the Related Art In a conventional document management method, when a document is searched by a character string of a document title expressed by characters, that is, when a search condition is a character string of a document title of a document, the document titles of all documents are changed. To see if it contains the above string. For example, "patent"
When searching for a document with a document title that includes the character string of
The document number of the document having the document title including the character string of "patent" is detected, and the document of the document number, that is, the document information of the retrieved document is displayed on the display screen of the computer.
【０００３】[0003]
【発明が解決しようとする課題】しかし、このような文
書管理方法においては、文書情報がコンピュータに入力
されている文書の数が多いときには、調査すべき文書タ
イトルの文字の数が非常に多くなり、検索条件が入力さ
れてから文書が検索されるまでに多くの時間を要する。However, in such a document management method, when the number of documents whose document information is input to the computer is large, the number of characters of the document title to be investigated becomes very large. It takes a lot of time from when the search condition is input to when the document is searched.
【０００４】本発明は上述の課題を解決するためになさ
れたもので、文書情報がコンピュータに入力されている
文書の数が多いときにも、検索条件が入力されてから文
書が検索されるまでに多くの時間を要することのない文
書管理方法を提供することを目的とする。SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made to solve the above-mentioned problem. Even when the number of documents whose document information has been input to a computer is large, a process from inputting a search condition to searching for a document is performed. It is an object of the present invention to provide a document management method that does not require much time for a document.
【０００５】[0005]
【課題を解決するための手段】この目的を達成するた
め、本発明においては、複数の文書の文字列で表された
文字列情報を含む文書情報をコンピュータに入力して上
記文書を管理する文書管理方法において、上記文書を所
定の順番に並べたときの上記文字列情報の全文字が出現
する出現順番を検知し、検索すべき上記文書の上記文字
列情報の文字列の第１の文字の出現順番と上記文字列の
上記第１の文字と連続する第２の文字の上記出現順番と
が連続する連続出現順番を検知し、上記連続出現順番の
文字が含まれる上記文字列情報を有する上記文書を検知
する。According to the present invention, there is provided a document for managing document by inputting document information including character string information represented by character strings of a plurality of documents into a computer. In the management method, the order in which all the characters of the character string information appear when the documents are arranged in a predetermined order is detected, and the first character of the character string of the character string information of the document to be searched is detected. Detecting a continuous appearance order in which the appearance order and the appearance order of the second character continuous with the first character in the character string are included, and having the character string information including the character in the continuous appearance order. Detect documents.
【０００６】[0006]
【発明の実施の形態】本発明に係る文書管理方法を説明
する。まず、文書番号、基本区分、客先分類、テーマ分
類、文字列で表された文書タイトル、作成年月日、担当
者を含む文書情報を文書情報を入力するための情報入力
画面でコンピュータに入力する。この場合、文書タイト
ル、担当者は文字列で表された文字列情報である。そし
て、文書の検索をするための文書検索画面でコンピュー
タに検索条件を入力して所定の文書を検索し、また文書
情報を使用してコンピュータにより所定の文書の帳票、
ラベルを印刷する。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS A document management method according to the present invention will be described. First, the document information including the document number, basic classification, customer classification, theme classification, document title expressed as a character string, creation date, and the person in charge is input to the computer on the information input screen for inputting the document information. I do. In this case, the document title and the person in charge are character string information represented by character strings. Then, on a document search screen for searching for a document, a search condition is input to the computer to search for a predetermined document, and a document form of the predetermined document is generated by the computer using the document information.
Print the label.
【０００７】そして、検索条件をコンピュータに入力し
て所定の文書を検索する場合に、検索条件が文書の文書
タイトルであるときには、図１に示すような手順で文書
を検索する。すなわち、まずあらかじめ文書を所定の順
番に並べたときの文書タイトルの全文字が出現する出現
順番をあらかじめ検知する。たとえば、説明の簡略化の
ために検索すべき文書が第１〜第３の３文書であると
し、それぞれの文書の文書タイトルが「特許出願のリス
ト」、「特別顧客のリスト」、「特許料の納付状況」で
あるとすると、図２に示すように、３文書を第１〜第３
の文書の順番に並べたときの文書タイトルの全文字が出
現する出現順番表を作成する。つぎに、コンピュータに
検索すべき文書の文書タイトルの文字列が入力された場
合には、検索すべき文書の文書タイトルの文字列が２文
字のときには、検索すべき文書の文書タイトルの文字列
の第１の文字の出現順番と文字列の第１の文字と連続す
る第２の文字の出現順番とが連続する連続出現順番を検
知し、また検索すべき文書の文書タイトルの文字列が３
文字のときには、検索すべき文書の文書タイトルの文字
列の第１の文字の出現順番と文字列の第１の文字と連続
する第２の文字の出現順番と文字列の第２の文字と連続
する第３の文字の出現順番とが連続する連続出現順番を
検知し、さらに検索すべき文書の文書タイトルの文字列
が４文字以上のときにも同様とする。たとえば、コンピ
ュータに検索すべき文書の文書タイトルの文字列「特
許」が入力されたとき、すなわち文書タイトルに文字列
「特許」を含む文書を検索するときには、文字「特」の
出現順番「１」、「９」、「１７」と文字「許」の出現
順番「２」、「１８」とから、文字「特」の出現順番と
文字「許」の出現順番とが連続する連続出現順番「１、
２」および「１７、１８」とを検知する。つぎに、連続
出現順番の文字が含まれる文書タイトルを有する文書を
検知する。たとえば、連続出現順番「１、２」、「１
７、１８」の文字が含まれる文書タイトル「特許出願の
リスト」、「特許料の納付状況」を有する第１、第３文
書の文書番号を検知する。つぎに、検知した文書番号の
文書すなわち検索文書の文書情報をコンピュータの表示
画面に表示する。たとえば、第１、第３文書の文書情報
をコンピュータの表示画面に表示する。また、たとえば
コンピュータに検索すべき文書の文書タイトルの文字列
「リスト」が入力されたとき、すなわち文書タイトルに
文字列「リスト」を含む文書を検索するときには、文字
「リ」の出現順番「６」、「１４」、文字「ス」の出現
順番「７」、「１５」、文字「ト」の出現順番「８」、
「１６」から、文字「リ」、「ス」、「ト」の出現順番
が連続する連続出現順番「６、７、８」および「１４、
１５、１６」を検知する。つぎに、連続出現順番「６、
７、８」、「１４、１５、１６」の文字が含まれる文書
タイトル「特許出願のリスト」、「特別顧客のリスト」
を有する第１、第２文書の文書番号を検知する。つぎ
に、第１、第２文書の文書情報をコンピュータの表示画
面に表示する。[0007] When a predetermined document is searched by inputting the search condition to the computer, if the search condition is the document title of the document, the document is searched according to the procedure shown in FIG. That is, first, the appearance order in which all the characters of the document title appear when the documents are arranged in a predetermined order is detected in advance. For example, it is assumed that the documents to be searched for the sake of simplicity are the first to third documents, and the document titles of the respective documents are “list of patent applications”, “list of special customers”, and “patent fee”. As shown in FIG. 2, the three documents are first to third as shown in FIG.
Create an appearance order table in which all the characters of the document title appear when the documents are arranged in the order of. Next, when the character string of the document title of the document to be searched is input to the computer, and when the character string of the document title of the document to be searched is two characters, the character string of the document title of the document to be searched is The consecutive appearance order in which the appearance order of the first character and the appearance of the second character continuous with the first character in the character string are detected, and the character string of the document title of the document to be searched is 3
In the case of a character, the order of appearance of the first character of the character string of the document title of the document to be searched, the order of appearance of the second character that is continuous with the first character of the character string, and the sequence of the second character of the character string The same applies to the case where the character sequence of the document title of the document to be searched has four or more characters by detecting the sequential appearance sequence in which the third character sequence appears. For example, when the character string "patent" of the document title of the document to be searched is input to the computer, that is, when searching for a document including the character string "patent" in the document title, the appearance order of the character "*" is "1". , “9”, “17” and the appearance order “2”, “18” of the character “g”, the consecutive appearance order “1” in which the appearance sequence of the character “*” and the appearance sequence of the character “g” are continuous ,
2 "and" 17, 18 "are detected. Next, a document having a document title including characters in the consecutive appearance order is detected. For example, the consecutive appearance order “1, 2”, “1”
The document numbers of the first and third documents having the document titles "Patent application list" and "Payment fee payment status" including the characters "7, 18" are detected. Next, the document of the detected document number, that is, the document information of the retrieved document is displayed on the display screen of the computer. For example, the document information of the first and third documents is displayed on a display screen of a computer. For example, when a character string “list” of a document title of a document to be searched is input to the computer, that is, when a document including the character string “list” in the document title is searched, the appearance order of the character “ri” is “6”. , "14", the appearance order of the character "su""7","15", the appearance order of the character "g""8",
From “16”, the consecutive appearance order “6, 7, 8” and “14,
15, 16 "is detected. Next, the consecutive appearance order “6,
Document titles containing the characters "7, 8" and "14, 15, 16""List of patent applications", "List of special customers"
The document numbers of the first and second documents having the following are detected. Next, the document information of the first and second documents is displayed on the display screen of the computer.
【０００８】なお、文書情報をコンピュータに所定の期
間ごとに追加、訂正して入力したときに、３文書を第１
〜第３の文書の順番に並べたときの文書タイトルの全文
字が出現する出現順番表を再度作成する。When the document information is added to the computer at predetermined intervals and corrected and input, the first three
To the third document, an appearance order table in which all the characters of the document title appear is created again.
【０００９】また、図３に示すように、情報入力画面で
文書情報の表示順番（形式設定）を変更したときには、
文書情報の表示位置を示すライン、カラムを示す数値情
報を検出して設定ファイルの数値情報を変更し、設定フ
ァイルの変更された数値情報に応じて文書検索画面の検
索条件の入力位置（検索システム）を変更する。When the display order (format setting) of the document information is changed on the information input screen as shown in FIG.
Detects numerical information indicating the line and column indicating the display position of the document information, changes the numerical information in the setting file, and inputs the search conditions on the document search screen according to the changed numerical information in the setting file. ) To change.
【００１０】この文書管理方法においては、あらかじめ
出現順番表を作成し、コンピュータに検索すべき文書の
文書タイトルの文字列が入力されたときに、連続出現順
番を検知するから、出現順番表を作成するためには従来
の検索条件が入力されてから文書が検索されるまでの時
間とほぼ同様の時間を要するが、コンピュータに検索す
べき文書の文書タイトルの文字列が入力されてから文書
が検索されるまでの時間は、全ての文書の文書タイトル
の文字を全て調査している場合と比較して非常に短時間
であり、コンピュータに入力されている文書の数が多い
ときにも、検索条件が入力されてから文書が検索される
までに多くの時間を要することがない。また、情報入力
画面で文書情報の表示順番を変更したときには、自動的
に文書検索画面の検索条件の入力位置が変更されるか
ら、文書の検索作業を容易に行なうことができる。In this document management method, an appearance order table is created in advance, and when a character string of a document title of a document to be searched is input to a computer, a continuous appearance order is detected. It takes almost the same time as the conventional search condition is entered until the document is searched.However, after the document title string of the document to be searched is input to the computer, the document is searched. The time until the search is completed is much shorter than when all the characters in the document title of all the documents are searched, and even when the number of documents input to the computer is large, the search condition can be reduced. It does not require much time from when the document is input to when the document is searched. Further, when the display order of the document information is changed on the information input screen, the input position of the search condition on the document search screen is automatically changed, so that the document search operation can be easily performed.
【００１１】なお、上述実施の形態においては、検索条
件が文書の文書タイトルである場合について説明した
が、検索条件が文書の他の文字列情報たとえば担当者で
ある場合にも本発明を適用することができる。また、上
述実施の形態においては、検索条件が文書の文書タイト
ルのみである場合について説明したが、検索条件が文字
列情報および文字列情報以外の情報である場合にも本発
明を適用することができる。Although the above embodiment has been described with reference to the case where the search condition is the document title of the document, the present invention is also applied to the case where the search condition is other character string information of the document, for example, the person in charge. be able to. Further, in the above-described embodiment, a case has been described where the search condition is only the document title of the document. However, the present invention can be applied to a case where the search condition is character string information and information other than the character string information. it can.
【００１２】[0012]
【発明の効果】本発明に係る文書管理方法においては、
あらかじめ出現順番を検出し、検索条件として文字列情
報の文字列が入力されたときに、連続出現順番を検知す
るから、文書情報がコンピュータに入力されている文書
の数が多いときにも、検索条件が入力されてから文書が
検索されるまでに多くの時間を要することがない。According to the document management method of the present invention,
The appearance order is detected in advance, and when the character string of the character string information is input as a search condition, the continuous appearance order is detected. Therefore, even when the number of documents in which the document information is input to the computer is large, the search is performed. It does not require much time from when the condition is input to when the document is searched.
【図１】本発明に係る文書管理方法の説明図である。FIG. 1 is an explanatory diagram of a document management method according to the present invention.
【図２】本発明に係る文書管理方法の説明図である。FIG. 2 is an explanatory diagram of a document management method according to the present invention.
【図３】本発明に係る文書管理方法の説明図である。FIG. 3 is an explanatory diagram of a document management method according to the present invention.
Claims (1)
を含む文書情報をコンピュータに入力して上記文書を管
理する文書管理方法において、上記文書を所定の順番に
並べたときの上記文字列情報の全文字が出現する出現順
番を検知し、検索すべき上記文書の上記文字列情報の文
字列の第１の文字の出現順番と上記文字列の上記第１の
文字と連続する第２の文字の上記出現順番とが連続する
連続出現順番を検知し、上記連続出現順番の文字が含ま
れる上記文字列情報を有する上記文書を検知することを
特徴とする文書管理方法。1. A document management method for managing a document by inputting document information including character string information represented by character strings of a plurality of documents to a computer, wherein said document is arranged when said documents are arranged in a predetermined order. The order of appearance of all the characters of the character string information is detected, and the order of appearance of the first character of the character string of the character string information of the document to be searched and the first character of the character string that is continuous with the first character of the character string are detected. A document management method comprising: detecting a continuous appearance order in which the appearance order of two characters is continuous; and detecting the document having the character string information including the character in the continuous appearance order.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000058250A JP2001249926A (en) | 2000-03-03 | 2000-03-03 | Document management method |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000058250A JP2001249926A (en) | 2000-03-03 | 2000-03-03 | Document management method |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2001249926A true JP2001249926A (en) | 2001-09-14 |
Family
ID=18578873
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2000058250A Pending JP2001249926A (en) | 2000-03-03 | 2000-03-03 | Document management method |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2001249926A (en) |
Citations (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH04205560A (en) * | 1990-11-30 | 1992-07-27 | Teremateiiku Kokusai Kenkyusho:Kk | Information retrieval processing system |
-
2000
- 2000-03-03 JP JP2000058250A patent/JP2001249926A/en active Pending
Patent Citations (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JPH04205560A (en) * | 1990-11-30 | 1992-07-27 | Teremateiiku Kokusai Kenkyusho:Kk | Information retrieval processing system |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20050705 |
|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20060110 |