JP2001125984A - 業務プロセスイメージ策定支援装置及び方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】新しい業務のコンセプトを加味した業務プロセ
スイメージの提供を、企業固有の必要スペックを考慮し
た形で行うことを可能とする業務プロセスイメージ策定
支援装置及び方法を提供する。 【解決手段】業務プロセスイメージを表すデータである
テンプレート及びその部品データである業務場面を記憶
手段に複数格納し、それらテンプレート及び業務場面の
それぞれに対して１つ以上のキーワードを記憶してお
く。入力画面71で業務プロセスの必要スペックを示す１
つ以上のキーワードを入力すると、その必要スペックで
前記キーワード記憶手段を検索し、キーワードの一致度
の高いテンプレートを選択する。また、入力された必要
スペックを示すキーワードのうち、テンプレートに一致
しなかったキーワードについては、該キーワードを有す
る業務場面を検索・選択する。選択されたテンプレート
及び業務場面を検索結果表示画面に表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、企業が業務プロセ
スを策定する際の参考情報を提供するシステムに関し、
特に、新しい業務プロセスに関する情報を検討者にとっ
て有用な形式に加工して出力する業務プロセスイメージ
策定支援装置及び方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業においてパッケージソフトウェアを
導入する際に、業務プロセスを策定するためには、パッ
ケージソフトウェアの仕様と企業における実際の業務の
必要スペックとを比較しながら、ワークフロー（業務の
流れを示すフロー）を作成し、記述していた。また、特
開平11-120223号には、事業特性／事業方針に基づいて
企業システムを構成するロジスティックシステム／業務
活動／情報システムの定義情報を設定する方法及びシス
テムが開示されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】パッケージソフトウェ
アは汎用的なものであり、事業戦略や扱う製品が異なる
企業にそのまま導入することはできない。したがって、
企業固有の様々な要件や新しいシステムで実現したいこ
とをパッケージに織り込む必要がある。また企業でパッ
ケージを導入する際に、新しい業務プロセスを策定して
おく必要があることは周知であるが、業務プロセスを策
定する方法となると、ワークフローによる記述が一般的
である。昨今、企業のユーザ部門が主導で業務プロセス
を検討することが多いが、ユーザ部門はそのワークフロ
ーによる記述方法の習熟に時間が掛かり、本来の業務改
革の内容検討に注力できないという問題点があった。

【０００４】また、企業に対しシステムエンジニア（Ｓ
Ｅ）が業務プロセスに関するコンサルティングを行うケ
ースはよくあるが、この場合、ＳＥは、提案する業務プ
ロセスを表すワークフローを手作業で作ることが多く手
間がかかるという問題があった。

【０００５】さらに、上述の特開平11-120223号公報に
記載の技術によれば、事業特性や事業方針に基づいて企
業システムの構成定義情報を設定することはできるが、
もっと簡易で手軽に業務プロセスを表すワークフローを
作成したいという要求がある。

【０００６】本発明は、上記背景に鑑み、新しい業務の
コンセプトを加味した業務プロセスイメージの提供を、
企業固有の必要スペックを考慮した形で行うことを可能
とする業務プロセスイメージ策定支援装置及び方法を提
供することを目的とする。また、本発明は、イメージを
中心に構成した業務プロセスなどをあらかじめ複数蓄積
し、参照しやすくすることで、企業のユーザ部門やＳＥ
などが時間をかけずに業務プロセスを検討することを可
能とする業務プロセスイメージ策定支援装置及び方法を
提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、業務の流れを表す業務プロセスの策定を
支援する業務プロセスイメージ支援装置であって、業務
プロセスイメージを表すデータであるテンプレート及び
その部品データである業務場面を複数格納した記憶手段
と、前記記憶手段に格納されたテンプレート及び業務場
面のそれぞれに対して１つ以上のキーワードを記憶する
キーワード記憶手段と、業務プロセスの必要スペックを
示す１つ以上のキーワードを入力する手段と、入力され
た必要スペックを示すキーワードで前記キーワード記憶
手段を検索することにより、キーワードの一致度の高い
テンプレートを選択する手段と、前記入力された必要ス
ペックを示すキーワードのうち、前記選択されたテンプ
レートのキーワードに一致しなかったキーワードについ
ては、該キーワードで前記キーワード記憶手段を検索す
ることにより、キーワードの一致度の高い業務場面を選
択する手段と、選択されたテンプレート及び業務場面を
表示する表示手段とを備えたことを特徴とする。

【０００８】必要スペックとは、対象業務に関する企業
の要望や願望を単語にしたキーワードで、通常は、業務
プロセス検討前に企業の幹部や現場にインタビューを実
施し、その際のメモから業務プロセス検討者が重要と判
断した単語や文を抜き出すことで用意される。

【０００９】前記表示手段に表示されたテンプレートま
たは業務場面を編集する手段をさらに備えてもよい。ま
た、前記編集したテンプレートまたは業務場面を前記記
憶装置に新たに格納するとともに、該新たに格納したテ
ンプレートまたは業務場面に付けるキーワードを前記キ
ーワード記憶手段に記憶する手段をさらに備えてもよ
い。

【００１０】さらに本発明は、業務の流れを表す業務プ
ロセスの策定を支援する業務プロセスイメージ支援方法
であって、業務プロセスイメージを表すデータであるテ
ンプレート及びその部品データである業務場面を記憶手
段に複数格納し、前記記憶手段に格納されたテンプレー
ト及び業務場面のそれぞれに対して１つ以上のキーワー
ドを記憶し、業務プロセスの必要スペックを示す１つ以
上のキーワードを入力し、入力された必要スペックを示
すキーワードで前記キーワード記憶手段を検索すること
により、キーワードの一致度の高いテンプレートを選択
し、前記入力された必要スペックを示すキーワードのう
ち、前記選択されたテンプレートのキーワードに一致し
なかったキーワードについては、該キーワードで前記キ
ーワード記憶手段を検索することにより、キーワードの
一致度の高い業務場面を選択し、選択されたテンプレー
ト及び業務場面を表示することを特徴とする。

【００１１】なお、任意のタイミング、例えば端末起動
時に、通信回線により接続された外部システムから最新
のテンプレート及び業務場面を抽出し、抽出されたこれ
らのデータを記憶装置に格納することで外部データベー
スからのテンプレートや業務場面のデータを入手できる
ようにしてもよい。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を用いて詳細に説明する。

【００１３】図１は、本発明の実施形態である業務プロ
セスイメージ策定支援装置の機器構成図である。端末
は、ＣＰＵ12、プログラムとテンプレート及び業務場面
を格納したディスク等の記憶装置14、並びにメモリ13を
含んで構成される。この端末にはディスプレイ11及び入
力装置15が接続され、さらに通信回線または無線によっ
て外部システムのデータベース16が接続される。この外
部システムは、企業内の部門システムやサードパーティ
のコンサルティングファームやパッケージベンダのナレ
ッジマネジメントシステム等であり、これらの外部シス
テムのデータベース16は、テンプレートや業務場面の情
報蓄積機能を有する。

【００１４】図２は、テンプレート及び業務場面の表示
例である。テンプレートは、業務場面を組み合わせて構
成したもので、業務場面の連続により業務プロセスを記
述している。業務場面は、業務において所定の作業を行
う場面を表す。例えば、図２の上段に図示した「テンプ
レートNo.6」は、「見積依頼受付」、「見積回答作成／
承認」、…等の業務場面から構成されるテンプレートで
ある。検討者が業務プロセスを即座に理解できるよう
に、実際に業務を遂行する際の作業イメージと扱うデー
タ項目を記述している。このような表示を行うために必
要なテンプレートデータ（以下、単にテンプレートと呼
ぶ）を多数、業務の種類毎に予め記憶装置14に蓄積して
おく。これにより、当該企業に最適な業務プロセスが記
述されているテンプレートを選択することが可能にな
る。また選択したテンプレートに対して機能追加できる
ように、多数の業務場面も別途、記憶装置14に予め蓄積
しておく。さらに、後述するように、検討者が作成・編
集したテンプレートや業務場面も記憶装置14に蓄積して
後で利用できるようになっている。

【００１５】図３は、記憶装置14に格納されているテン
プレート属性テーブルである。テンプレート属性テーブ
ルは、メモリ13上に展開され、所定の時間間隔で、その
内容が更新される。テンプレート属性テーブルは、識別
番号31、テンプレート名32、業務名33、及びキーワード
34から構成されたレコードの集合体である。テンプレー
ト属性テーブルには、記憶装置14に格納したテンプレー
トについての情報を格納する。識別番号31は通し番号、
テンプレート名32はそのテンプレートの名称、業務名33
はそのテンプレートが含まれる業務の名称である。キー
ワード34は、そのテンプレートのキーワードであり、複
数付けることができる。例えば、図３のNo.1の"購買Ａ"
のテンプレートには、"新規商談"、"図面データ"、及
び"納入条件"のキーワードが付与されている。

【００１６】図４は、記憶装置14に格納されている業務
場面属性テーブルである。業務場面属性テーブルは、メ
モリ13上に展開され、所定の時間間隔で、その内容が更
新される。業務場面属性テーブルは、識別番号41、業務
場面名42、及びキーワード43から構成されたレコードの
集合体である。業務場面属性テーブルには、記憶装置14
に格納した業務場面についての情報を格納する。識別番
号41は通し番号、業務場面名42はその業務場面の名称で
ある。キーワード43は、その業務場面のキーワードであ
り、複数付けることができる。例えば、図４のNo.1の"
業務場面Ａ" の業務場面には、"見積依頼先候補"のキー
ワードが付与されている。

【００１７】以上の図３及び図４の各テーブルは、本シ
ステムを検討者が操作する前に更新すると、常に最新の
データを活用することになるので、より効果的な業務プ
ロセス策定支援ができる。特に、インターネットが関係
するような業務の場合は、テンプレートや業務場面が多
数蓄積されると考えられ、上記の効果はより顕著とな
る。

【００１８】図５は、本実施形態における業務プロセス
イメージ策定支援方法の処理ステップを示すフローチャ
ートである。

【００１９】端末を起動し、業務プロセスイメージ策定
支援システムのアプリケーションを選択すると、図６に
示すような初期画面61を表示する（ステップ501）。こ
の初期画面61では、検討したい業務の候補となる業務名
62が表示される。検討者は、開発対象業務名62の中から
検討したい業務名を１つ選択し、入力装置15を介し、こ
れを入力する（ステップ502）。

【００２０】端末は、検討者が選択・入力した業務名を
受け付けると、図７に示すような、必要スペック入力画
面71を表示する。検討者は、幹部や現場へのインタビュ
ーを通じてあらかじめ用意していた必要スペックを、入
力装置15を介し、入力枠72に入力する。必要スペックと
は、業務プロセスイメージを策定する際のキーワードと
なる語である。図７の例では、インタビュー結果から、
新規商談を効率的に行いたい、見積依頼の時に図面デー
タを伝送したい、見積依頼先候補を的確に探したい、納
入条件の交渉を有利に進めたい、といった要望が抽出さ
れており、これらの文章から、"新規商談"、"図面デー
タ"、"見積依頼先候補"、及び"納入条件"の４つを必要
スペックとして入力している。すべての必要スペックを
入力したら、入力装置15を介し、入力完了73の入力を受
け付ける（ステップ503）。

【００２１】次に、端末の記憶装置14に格納されている
テンプレート属性テーブル（図３）から、ステップ503
で入力された必要スペックをキーワード34内に含むレコ
ードを抽出する（ステップ504）。次に、抽出したテン
プレートで必要スペックを全て満たしているか否か判定
する（ステップ505）。これは、検討者が入力したキー
ワード（必要スペック）が、ステップ504で抽出したテ
ンプレートのキーワード34に全て含まれるか否かをチェ
ックするものである。必要スペックがそのテンプレート
のキーワード34に全て含まれているときは、図８に示す
ような検索結果表示画面81に、抽出されたレコードのテ
ンプレート82を表示する（ステップ508）。表示される
テンプレート82は、例えば図２の上段や下段に示したよ
うなものである。この段階で抽出・表示されたテンプレ
ートは必要スペックを全て満たした業務プロセスイメー
ジを記述していることになり、業務プロセス検討者は、
このテンプレートをベースに関係者と詳細の打合せに入
ることができる。

【００２２】必要スペックをキーワード34内に全て含む
レコードがない場合は（ステップ505）、必要スペック
を最も多く含むレコードを抽出し、含まれない必要スペ
ックに関しては、端末の記憶装置14に格納されている業
務場面属性テーブル（図４）から、各必要スペック毎
に、キーワード43内にその必要スペックを含むレコード
を抽出する（ステップ506）。次に、抽出されたレコー
ドのテンプレート及び業務場面で必要スペックを全て満
たしているか否か判定する（ステップ507）。これは抽
出されたテンプレートのキーワード34と業務場面のキー
ワード43とで、必要スペックを全て含むか否かをチェッ
クするものである。必要スペックが満たされたときは、
抽出されたレコードのテンプレート82と業務場面83を図
８に示すような検索結果表示画面81に表示する（ステッ
プ509）。この段階で抽出されたテンプレート82は一部
の必要スペックを満たしていないことになり、満たして
いない部分については同時に抽出された業務場面83をテ
ンプレート82に追加するなどして検討する必要がある。

【００２３】テンプレート82及び業務場面83のいずれの
レコードでも満たされない必要スペックが残った場合は
（ステップ507）、抽出されたレコードのテンプレート8
2と業務場面を表示するとともに、残った必要スペック8
5として合わせて検索結果表示画面81に表示する（ステ
ップ510）。この段階で抽出されたテンプレート82と業
務場面83は、これらを合わせても一部の必要スペックを
満たしていないことになり、満たしていない残った必要
スペック85に関しては、新たに業務場面を作成する必要
がある。

【００２４】これらの作業を通じて、テンプレートや業
務場面が決定する（ステップ511）。これらの結果に満
足しない場合は、"戻る"84を入力装置15を介して入力
し、ステップ503に戻り、必要スペックを入力し直す。
表示された結果に満足する場合で、編集が必要なとき
は、当該テンプレート82、業務場面83、及び残った必要
スペック85を選択し（業務場面83や残った必要スペック
85の選択は必要に応じてである）、"編集"86を入力装置
15を介して入力し、図９に示すような編集・登録画面91
に移動する。

【００２５】編集・登録画面91において、93は編集対象
のテンプレートや業務場面を表示して編集するための編
集エリア、92は編集エリア93に表示された編集対象とな
るテンプレートや業務場面（図８で選択されたもの）の
名称の表示欄である。図８から移動してきて図９の表示
がされた時点では、図８で選択されたテンプレート82が
編集エリア93に表示され、その名称が編集の対象92に表
示される。検討者は、編集エリア93上でテンプレートの
編集（業務場面の追加、削除、及び順序入れ替え、並び
に業務場面の修正など）を行うことができる（ステップ
512）。また検討者は、図８で選択された業務場面を所
定の操作で編集エリア93に表示し、編集（業務場面の修
正など）を行うことができる（ステップ512）。また、
編集エリア93で、残った必要スペックに対応する業務場
面を新たに作成することもできる（ステップ512）。図
２の下段のテンプレートは、上段のテンプレートに業務
場面「見積依頼先候補調査」を追加する編集を施した例
を示す。

【００２６】編集が終了したテンプレートや業務場面、
あるいは新たに作成した業務場面に対しては、キーワー
ド94を新たに付けた上で、"登録"95を入力することで記
憶装置14に格納し、それぞれ図３のテンプレート属性テ
ーブル、および図４の業務場面属性テーブルを更新する
（ステップ513）。

【００２７】いずれの場合においても１回の処理で複数
のレコードが抽出された場合には、それらを全て表示
し、表示画面から検討の上、１つを選択することも可能
とする。

【００２８】上記実施の形態によれば、端末に接続され
た記憶装置は外部のサーバーにあり、最新のテンプレー
トと業務場面を蓄積・管理しているため、端末の記憶装
置に格納されているテンプレートと業務場面のデータを
常に最新の情報で更新することができる。よって、業務
プロセス検討者は、常に最新の情報を反映した業務プロ
セスイメージを入手することができる。また、対象業務
に関する企業の必要スペックを入力すれば、テンプレー
トや業務場面のキーワードと比較して自動的に該必要ス
ペックに見合ったテンプレートや業務場面が選択され表
示されるため、パッケージ情報技術やワークフローに関
する知識がない業務プロセス検討者でも効率的に業務プ
ロセス策定を行うことができる。さらに、表示されたテ
ンプレートや業務場面は画面操作で編集できるため、短
時間で業務プロセス検討ができる。また、作成、編集さ
れたテンプレートや業務場面を新たに記憶、保管できる
ので、常に最新のテンプレート及び業務場面を利用でき
る。

【００２９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
イメージを中心に構成した業務プロセスなどをあらかじ
め複数蓄積し、参照しやすくすることで、企業のユーザ
部門やＳＥなどが時間をかけずに業務プロセスを検討す
ることが可能となる。また、新しい業務のコンセプトを
加味した業務プロセスイメージの提供を、企業固有の必
要スペックを考慮した形で行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】業務プロセスイメージ策定支援に係わる機器構
成を示す図である。

【図２】テンプレート及び業務場面の例を示す図であ
る。

【図３】テンプレート属性情報のデータフォーマット及
び具体的なデータ例を示す図である。

【図４】業務場面属性情報のデータフォーマット及び具
体的なデータ例を示す図である。

【図５】業務プロセスイメージ策定支援方法の処理ステ
ップを示すフローチャート図である。

【図６】初期画面を示す図である。

【図７】必要スペック入力画面を示す図である。

【図８】検索結果表示画面を示す図である。

【図９】編集・登録画面を示す図である。

【符号の説明】

11…ディスプレイ、12…ＣＰＵ、13…メモリ、14…記憶
装置、15…入力装置、16…データベース。

フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B049 BB07 CC21 EE05 EE31 FF01 GG02 GG03 5B075 ND06 NK02 NK04 NK13 NK25 NK32 NK46 NK54 PP12 PP24 PQ02 PQ46

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】業務の流れを表す業務プロセスの策定を支
   援する業務プロセスイメージ支援装置であって、 業務プロセスイメージを表すデータであるテンプレート
   及びその部品データである業務場面を複数格納した記憶
   手段と、 前記記憶手段に格納されたテンプレート及び業務場面の
   それぞれに対して１つ以上のキーワードを記憶するキー
   ワード記憶手段と、 業務プロセスの必要スペックを示す１つ以上のキーワー
   ドを入力する手段と、 入力された必要スペックを示すキーワードで前記キーワ
   ード記憶手段を検索することにより、キーワードの一致
   度の高いテンプレートを選択する手段と、 前記入力された必要スペックを示すキーワードのうち、
   前記選択されたテンプレートのキーワードに一致しなか
   ったキーワードについては、該キーワードで前記キーワ
   ード記憶手段を検索することにより、キーワードの一致
   度の高い業務場面を選択する手段と、 選択されたテンプレート及び業務場面を表示する表示手
   段とを備えたことを特徴とする業務プロセスイメージ策
   定支援装置。
2. 【請求項２】請求項１に記載の業務プロセスイメージ策
   定支援装置において、 前記表示手段に表示されたテンプレートまたは業務場面
   を編集する手段をさらに備えたことを特徴とする業務プ
   ロセスイメージ策定支援装置。
3. 【請求項３】前記編集したテンプレートまたは業務場面
   を前記記憶装置に新たに格納するとともに、該新たに格
   納したテンプレートまたは業務場面に付けるキーワード
   を前記キーワード記憶手段に記憶する手段をさらに備え
   たことを特徴とする業務プロセスイメージ策定支援装
   置。
4. 【請求項４】業務の流れを表す業務プロセスの策定を支
   援する業務プロセスイメージ支援方法であって、 業務プロセスイメージを表すデータであるテンプレート
   及びその部品データである業務場面を記憶手段に複数格
   納し、 前記記憶手段に格納されたテンプレート及び業務場面の
   それぞれに対して１つ以上のキーワードを記憶し、 業務プロセスの必要スペックを示す１つ以上のキーワー
   ドを入力し、 入力された必要スペックを示すキーワードで前記キーワ
   ード記憶手段を検索することにより、キーワードの一致
   度の高いテンプレートを選択し、 前記入力された必要スペックを示すキーワードのうち、
   前記選択されたテンプレートのキーワードに一致しなか
   ったキーワードについては、該キーワードで前記キーワ
   ード記憶手段を検索することにより、キーワードの一致
   度の高い業務場面を選択し、 選択されたテンプレート及び業務場面を表示することを
   特徴とする業務プロセスイメージ策定支援方法。