JP2001101168A - 文書管理システム、文書管理方法及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、複数の書類で構成される文書の状
況を簡単かつ確実に把握でき、文書登録、印刷、検索等
の文書管理に関する処理の操作性が良好な文書管理シス
テム及び文書管理方法、並びにコンピュータを用いて上
記文書管理システムを構築するためのコンピュータ読み
取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。 【解決手段】 文書を構成する書類の定義を記憶部に登
録する第１の処理部と、前記定義に従って文書を前記記
憶部に登録するとともに、当該文書を構成する書類の登
録に関する情報を前記記憶部に記録する第２の処理部と
を具備する文書管理システム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書管理システムに
関し、より詳細には、複数の書類で構成される文書を電
子化して管理する文書管理システムに関する。近年、コ
ンピュータ技術の目覚しい発展により、小型、高性能及
び低価格のワークステーションやパーソナルコンピュー
タが広く普及している。このようなコンピュータを用い
て文書を電子化して保管し管理する文書管理システムが
知られている。

【０００２】

【従来の技術】一般の文書管理システムは、コンピュー
タに文書管理アプリケーション（ソフトウェア）をイン
ストールすることで構成される。文書を構成する書類を
スキャナ等で電子化して電子化データを生成し、これを
ハードディスク等の記憶媒体に保管する。電子化された
文書は、文書の属性に基づき設定されたホルダ（ディレ
クトリ）に登録することで、文書を効率的に整理し、保
管することができる。登録の際、検索のためのキーワー
ド属性を設定すれば、このキーワード属性をキーボード
等を用いて文書管理システムに入力することで、保管さ
れている文書を検索することができる。更に、文書管理
システムは登録されている文書を画面に表示したり、印
刷する機能も有する。

【０００３】一般に、文書管理システムは汎用性を持つ
ように構成されている。つまり、一般の文書管理システ
ムは様々な文書固有の特性を考慮するのではなく、これ
らに共通に当てはまる事項を取り扱えるように構成され
ている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな一般的な文書管理システムは、管理する文書の特性
を考慮した場合には、必ずしも文書を効率的に管理する
ことができないという問題点を有する。例えば、官公庁
の申請文書には、１つの申請に対して、複数の書類を併
せて提出しなければならない場合がある。そのような文
書の一例として、介護保険制度においては二次審査まで
に一次判定結果、特記事項、主治医意見書等の定形フォ
ームの書類が必要である。これらの書類は、同時期に揃
うとは限らない。このような文書を電子化して管理でき
る従来の文書管理システムは、バラバラに集まる書類を
順次、１文書を構成する書類として登録することができ
るに留まり、どの文書にすべての必須書類が揃ったの
か、どの文書にどの書類が揃っていないのかの状況判断
を効率的に行うことができない。従来の文書管理システ
ムでは、ユーザが書類を登録する時に、状況を把握でき
る情報を文書のキーワード属性などに自ら設定するなど
をした上での検索や、実際に文書を開いてその構成を確
認することで、文書の状況を把握する必要がある。これ
では、作業効率が悪いばかりでなく、キーワードの手動
設定では設定ミス等による文書の状況把握ミスを引き起
こしてしまう。

【０００５】また、従来の文書管理システムでは登録済
みの文書を印刷して書類が所定のページ順に正しく並ん
だ文書を出力する場合、登録時にすべての文書が同じ書
類の順番（ページ順）になるように意識して書類を入力
するか、印刷時に印刷順を指定／確認して行うか、印刷
された紙を人がソートし直す等の作業を行う必要があ
り、操作性が悪かった。

【０００６】従って、本発明は上記従来技術の問題点を
解決し、複数の書類で構成される文書の状況を簡単かつ
確実に把握でき、文書登録、印刷、検索等の文書管理に
関する処理の操作性が良好な文書管理システム及び文書
管理方法、並びにコンピュータを用いて上記文書管理シ
ステムを構築するためのコンピュータ読み取り可能な記
録媒体を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、文書を構成する書類の定義を記憶部に登録する第１
の処理部と、前記定義に従って文書を前記記憶部に登録
するとともに、当該文書を構成する書類の登録に関する
情報を前記記憶部に記録する第２の処理部とを具備する
文書管理システムである。文書を構成する書類の定義を
登録しておくので、第１の処理部は文書がどのような書
類で構成されているのかを管理することができる。ま
た、第２の処理部は、文書の登録を上記定義に従い行
う。文書の登録はつまり、文書を構成する書類を登録す
ることである。更に、第２の処理部は当該文書を構成す
る書類の登録に関する情報を記憶部に記録するので、第
１の処理部が管理する文書を構成する書類の定義を参照
すれば、当該文書の書類がどの程度揃っているのかを簡
単にかつ確実に把握することができる。換言すれば、請
求項１に係る発明は記憶部というハードウェア資源に対
し、登録（記録）すべきデータの構成を上記の通りにし
て文書管理を行うことで、前述した課題を解決するもの
である。なお、上記記憶部は文書管理システム中の１つ
の物理的な記憶部を意味しているのではなく、文書管理
システム中の任意の記憶領域を意味している。つまり、
第１及び第２の処理部は、物理的に同一の記憶部（例え
ば、メモリやハードディスク）を用いても良いし、物理
的に異なる記憶部を用いても良い。なお、第１の処理部
は後述する実施の形態の文書構成情報登録処理部２０に
対応し、第２の処理部は文書登録処理部２２に対応す
る。

【０００８】請求項２に記載の発明は、請求項１の前記
第１の処理部が文書を構成する書類を定義する文書構成
情報を管理する第１のテーブル（実施の形態中の文書構
成情報管理テーブルに相当する）を作成する手段を有
し、前記第２の処理部が文書毎に当該文書を構成する書
類の揃い状況を管理する第２のテーブル（実施の形態中
の文書テーブルに相当する）を作成する手段を有する文
書管理システムである。第１及び第２のテーブルを用い
て文書構成情報及び書類の揃い状況を管理することとし
たため、処理するデータを効率的に管理することができ
る。

【０００９】請求項３に記載の発明は、請求項１又は２
において、前記第１の処理部が文書を構成する書類の定
義として、書類毎の文書内のページ位置を特定する定義
を登録する文書管理システムである。書類毎の文書内の
ページ位置を特定する定義を登録してあるため、第２の
処理部が書類を登録する（文書管理システムに入力す
る）際、その書類が文書中のどのページを構成するのか
を知ることができるので、文書を構成する書類を任意の
順番で（ページ順ではなく）登録することができる。ま
た、文書を印刷する際には、書類のソート処理等をする
ことなく、容易にページ順で書類を印刷することができ
る。

【００１０】請求項４に記載の発明は、請求項１ないし
３において、前記第１の処理部が文書を構成する書類の
定義として、書類毎の帳票（定型のフォーム）を識別す
る定義を管理する文書管理システムである。書類毎の帳
票を識別する定義を参照することで、第２の手段は入力
された書類の帳票を識別できるようになり、当該書類の
登録に関する情報を自動的に取得することができるよう
になる。また、書類の帳票を識別することで、入力され
た書類が文書中のどのページを構成するのかを容易に知
ることができるようになる。

【００１１】請求項５に記載の発明は、請求項１ないし
４において、前記第１の処理部が文書を構成する書類の
定義として、各書類が必須書類であるかどうかの定義を
管理する文書管理システムである。文書によっては、必
須書類と必須でない書類とで構成される場合がある。こ
のような文書に対し、各書類が必須書類であるかどうか
の定義を管理することで、第２の処理部は書類を登録す
る際、それが必須書類なのかどうかを把握することがで
き、当該書類の登録に関する情報として当該書類が必須
書類であることを管理することができるようになる。

【００１２】請求項６に記載の発明は、請求項１ないし
５において、前記第２の処理部が文書毎に当該文書を構
成する書類の揃い状況として、当該文書に必須の書類が
全て揃っているかどうかに関する情報を記録する文書管
理システムである。この情報を記録することで、必須の
書類が全て揃った文書を容易に検索できる。請求項７に
記載の発明は、請求項１ないし６に記載の前記文書管理
システムが更に、前記記憶部に登録された文書を構成す
る書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報
とを参照して、入力された検索条件に従い検索を行う第
３の処理部を有する文書管理システムである。これによ
り、様々な検索条件を設定し、検索できるようになる。
第３の処理部は、実施の形態の検索処理部２８に相当す
る。

【００１３】請求項８に記載の発明は、文書を構成する
書類の定義を記憶部に登録する第１のステップと、前記
定義に従って文書を記憶部に登録するとともに、当該文
書を構成する書類の登録に関する情報を前記記憶部に記
録する第２のステップとを具備する文書管理方法であ
る。この発明は、前述した請求項１に記載の発明と同様
の作用、効果を有する。

【００１４】請求項９に記載の発明は、請求項８におい
て、前記第１のステップが文書を構成する書類を定義す
る文書構成情報を管理する第１のテーブルを作成するス
テップを有し、前記第２のステップが文書毎に当該文書
を構成する書類の揃い状況を管理する第２のテーブルを
作成するステップを有する文書管理方法である。この発
明は、前述した請求項２に記載の発明と同様の作用、効
果を有する。

【００１５】請求項１０に記載の発明は、請求項８又は
９において、前記文書管理方法が更に、前記記憶部に登
録された文書を構成する書類の定義と文書を構成する書
類の登録に関する情報とを参照して、入力された検索条
件に従い検索を行う第３のステップを有する文書管理方
法である。この発明は、前述した請求項７に記載の発明
と同様の作用、効果を有する。

【００１６】請求項１１に記載の発明は、コンピュータ
読み取り可能な記録媒体であって、文書を構成する書類
の定義をコンピュータの記憶部に登録する第１の手順
と、前記定義に従って文書を前記記憶部に登録するとと
もに、当該文書を構成する書類の登録に関する情報を前
記記憶部に記録する第２の手順とをコンピュータに実行
させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能
な記録媒体である。この発明は、前述した請求項１に記
載の発明と同様の作用、効果を有する。

【００１７】請求項１２に記載の発明は、請求項１１に
おいて、前記第１の手順が文書を構成する書類を定義す
る文書構成情報を管理する第１のテーブルを作成する手
順を含み、前記第２の手順が文書毎に当該文書を構成す
る書類の揃い状況を管理する第２のテーブルを作成する
手順を含むコンピュータ読み取り可能な記録媒体であ
る。この発明は、前述した請求項２に記載の発明と同様
の作用、効果を有する。

【００１８】請求項１３に記載の発明は、請求項１１又
は１２において、前記記憶部に登録された文書を構成す
る書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報
とを参照して、入力された検索条件に従い検索を行う第
３の手順を更に含むプログラムを記録したコンピュータ
読み取り可能な記録媒体である。この発明は、前述した
請求項７に記載の発明と同様の作用、効果を有する。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照して本発明
の実施の形態を詳細に説明する。本発明の一実施の形態
による文書管理システムは、文書構成情報管理テーブル
と文書テーブルとを用いて文書を管理する。文書構成情
報管理テーブルは、文書を構成する書類の定義を管理す
るテーブルである。文書テーブルは、文書構成情報に従
って登録された文書の情報を管理するテーブルである。
このような文書構成情報管理テーブルと文書テーブルと
を用いることで、登録された文書の状況を簡単かつ確実
に把握することができる。

【００２０】以下、文書構成情報管理テーブルと文書テ
ーブルを説明し、その後で文書管理システムのハードウ
ェア構成及びソフトウェア構成について説明する。図１
は、文書構成情報管理テーブル１０を示す図である。文
書構成情報管理テーブル１０は文書毎に作成されるもの
で、ヘッダ１２と文書を構成する書類毎に設けられたレ
コード領域１４とを有する。図１では便宜上、レコード
領域１４のうち、書類１のレコード１４−１と書類３の
レコード１４−３のみを図示してある。ヘッダ１２及び
レコード領域１４はそれぞれ、項目と対応する値とを規
定する。

【００２１】ヘッダ１２は文書構成情報管理テーブル１
０の管理情報を規定するもので、図１の例では、４つの
項目を定義する。４つの項目とは、「文書構成情報管理
ＩＤ」、「文書名」、「書類数」及び「フォーム辞書登
録数」である。文書構成情報管理ＩＤは、文書毎に、換
言すれば文書構成情報管理テーブル１０毎に一意に付与
されるもので、図１の例ではその値は“１”である。
「文書名」は文書の名前（ファイル名）であって、図１
の例では「介護認定」である。「書類数」は、当該文書
を構成する書類の数を示すもので、図１の例では“５”
である。つまり、文書「介護認定」は、５つの書類から
なることを意味している。「フォーム辞書登録数」は、
後述するフォーム辞書に登録済みのフォーム（帳票）の
数を示すもので、図１の例では４である。つまり、文書
「介護認定」を構成する５つの書類のうち、４つは登録
済みのフォームを有することを意味している。

【００２２】レコード領域１４を構成する１４−１や１
４−３等の各レコードは、「書類名」、「必須書類（Tr
ue OR False ）」、「ページ数」、「登録ページ番
号」、「フォーム辞書ファイル名」及び「フォームデー
タファイル名」の項目を定義する。「書類名」は当該書
類の名前であり、例えば書類１の書類名は「一次審査結
果」であり、書類３の書類名は「主治医意見書」であ
る。「必須書類（True OR False ）」は、当該書類が当
該文書を構成する必須の書類かどうかを規定するもの
で、その値が"True"であれば必須書類を意味し、"Fals
e" であれば必須の書類ではないことを意味している。
図１の例では、書類１及び書類３とも必須の書類であ
る。「ページ数」は、当該書類のページ数を規定する。
図１の例では、書類１は１ページからなり、書類３は２
ページからなる。「登録ページ番号」は、当該書類が当
該文書の何ページ目を構成する（位置する）のかを規定
するものである。図１の例では、書類１は文書の１ペー
ジ目を構成し、書類３は文書の３ページ目と４ページ目
を構成する。「フォーム辞書ファイル名」は、当該書類
のフォームを特定（識別）するために必要なフォーム情
報が格納されたファイルの名前である。図１の例では、
書類１のフォームを識別するためのフォーム情報は、"J
Form01.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納され
ている。また、書類３の１ページ目（文書の３ページ
目）のフォームを識別するためのフォーム情報は、"JFo
rm03.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納されて
いる。また、書類３の２ページ目（文書の４ページ目）
のフォームを識別するためのフォーム情報は、"JForm0
4.JFD" というフォーム辞書ファイル名に格納されてい
る。「フォームデータファイル名」は、対応するフォー
ム辞書ファイル名のフォームを実際に構成するデータを
格納するフォームデータファイルの名前である。例え
ば、書類１の"JForm01.JFD" というフォーム辞書ファイ
ル名に格納されたフォームを構成するフォームデータ
は、"Form1.tif" という名前のフォームデータファイル
に格納されている。

【００２３】このように文書構成情報管理テーブル１０
を用いて、「介護認定」という文書がどのような書類か
ら構成されているのかを予め定義しておくことができ、
後述するように「介護認定」という個々の（介護認定の
対象者毎の）文書の登録、印刷、検索等の様々な処理を
効率よくかつ確実に行うことができるようになる。図２
は、登録文書の情報を管理する文書テーブル２０を示す
図である。図示するように、文書管理テーブル２０は、
登録文書の情報として、文書ＩＤ、登録ホルダＩＤ、文
書構成情報管理ＩＤ、対象者コード、登録日、ページ
数、各ページのデータ、添付資料データ及びページ管理
情報を管理する。文書ＩＤは当該文書に固有のもので、
文書を特定する識別番号である。登録ホルダＩＤは、当
該文書が登録されているホルダ（ディレクトリ）を示
す。文書構成情報管理ＩＤは、図１に示す文書構成情報
管理ＩＤである。対象者コードは、当該文書に係る対象
者（例えば、介護認定の対象者）を示すコードである。
登録日は文書が登録された日を示す。ページ数は、文書
を構成するページ数を示す。ページ数の情報の後に、各
ページを構成するデータがページ毎に記録されている。
添付資料データは、所定のフォームを持たない書類のデ
ータである。ページ管理情報は、当該文書を構成する書
類が全て揃っているかどうか、及び当該文書を構成する
各ページの状況を示す情報である。

【００２４】後述するように、文書を登録する場合に
は、文書構成情報管理テーブル１０に従って書類毎に登
録する。例えば、書類１を登録する場合には、書類１を
スキャナ等を介して文書管理システムに読み込みそのフ
ォームをフォーム辞書ファイルに登録済みのフォームと
照合することで、書類１であることが識別できる。よっ
て、今読み込んだ書類が文書の何ページ目のデータを構
成するのかを自動的に認識することとができ、文書テー
ブル１６の対応する部分に読み込んだ書類のデータを自
動的に登録することができる。つまり、文書を登録する
際、書類をページ順で読み込ませる必要はなく、効率的
な文書登録処理が可能となる。また、文書の印刷も文書
テーブル１６に従い自動的にページ順に書類が出力され
るので、効率的に印刷文書を出力することができる。更
に、後述するように、ページ管理情報を定義しているの
で、文書の登録状況が書類毎（ページ毎）に容易に把握
することができる。

【００２５】以上のような文書管理上の利点は、例えば
介護保険制度における申請文書等、予め必要とされる書
類が所定の順番に並んでいる必要がある文書を大量に扱
う場合に極めて有効である。介護保険制度における二次
判定審査では、何人もの申請者の審査が行われる。その
審査に使用する各申請者の資料の書類の順番は全て同じ
順番である必要がある。前述したように、従来の文書管
理システムを利用し資料を印刷して準備するには、登録
時にすべての文書が同じ書類の順番（ページ順）になる
ように意識して書類を入力するか、印刷時に印刷順を指
定／確認して行うか、印刷された紙を人がソートし直す
等の作業を行う必要があり、非効率的であった。

【００２６】これに対し、本実施の形態では、文書を構
成する書類のフォーム識別情報や順番を定義しておくこ
とができるので、書類の入力時にどの書類を入力するの
か、文書内の位置はどこなのか等を全く意識しないで書
類の入力が可能となる。また、印刷等の出力時も、同じ
定義で登録された全ての文書の出力が特別の操作をする
ことなく必ず一定の書類の順番で出力されることにな
り、出力時の順番の指定や出力後の順番のソート等の作
業が全くいらなくなる。よって、書類をスキャナ等の入
力装置で読み取らせるだけで同じ定義の文書の出力が一
定の順で行われることになり、複数の定型フォームの書
類で構成される大量の文書を作業効率良く取り扱えるこ
とができ、文書管理のコストダウンにもつながる。

【００２７】図３は、本発明の一実施例による文書管理
システムの文書管理アプリケーション（ソフトウェア）
の構成を示す図である。文書管理アプリケーション１８
は、文書構成情報登録処理部２０、文書登録処理部２
２、フォーム情報登録処理部２４、文書印刷処理部２６
及び検索処理部２８を有する。文書管理アプリケーショ
ン１８は、ハードウェア３２とのインタフェースを構成
するオペレーティングシステム３０上で動作する。な
お、図３に示すオペレーティングシステム３０は、例え
ばＷｉｎｄｏｗｓ系やＭａｃｉｎｔｏｓｈ系であり、こ
れに付随するファイルビュア等の各種ソフトウェアを含
むものである。なお、文書管理アプリケーション１８の
上記各処理の詳細については、後述する。

【００２８】図４は、本発明の一実施例による文書管理
システムで用いられるデータベースの構成を示す図であ
る。データベース３４は、前述した文書構成情報管理テ
ーブル１０や文書テーブル１６に加え、フォーム辞書３
６やフォームデータファイル３８を格納する。フォーム
辞書３６は、図１を参照して説明したフォーム辞書ファ
イル名で特定される各種フォームを識別するためのフォ
ーム情報を格納する。フォームデータファイル３８は、
図１を参照して説明したフォームデータファイルを格納
する。

【００２９】図５は、図３に示す文書管理システムのハ
ードウェア３２の詳細を示す図である。ハードウェア３
２は、ＣＰＵ４０、メモリ４２、通信制御装置４４、入
力装置４８、表示装置５０、コンパクトディスク・ドラ
イブユニット５２、ハードディスク５６、出力装置５７
及びバス５８を有する。ＣＰＵ４０は文書管理システム
の全体を制御するもので、図３に示す文書管理アプリケ
ーション１８の各種処理を実行する。メモリ４４は主と
して、ＣＰＵ４２の作業領域として機能する。通信制御
装置４４は、文書管理システムをネットワーク４６に接
続するための制御を行う。文書管理システムがコンピュ
ータ単体で構成される場合には、通信制御装置４４は必
要とされない。これに対し、クライアント・サーバ形式
で文書管理システムを構成する場合には、通信制御装置
４４は必須である。クライアント・サーバ形式の場合に
は、図３及び図５に示す構成はクライアント端末に係る
ものとなり、図４のデータベースは、ネットワーク４６
に接続されるサーバ装置で一元的に管理される。入力装
置４８は、ユーザが文書管理システムにデータを入力す
るためのものであり、キーボード、マウス及びスキャナ
等を含むものである。表示装置５０は、ＣＲＴや液晶表
示装置である。コンパクトディスク・ドライブユニット
５２は、ＣＤ−ＲＯＭ等のディスク形式の記録媒体５４
をドライブする。図３に示す文書管理アプリケーション
１８は記録媒体５４に記録されており、記録媒体５４を
コンパクトディスク・ドライブユニット５２で駆動する
ことにより、文書管理システムにインストールされる。
ハードディスク５６は磁気ディスク等で構成され、イン
ストールされた文書管理アプリケーション１８やその他
のアプリケーション（ソフトウェア）、図４に示すデー
タベース３４を格納する。出力装置５７は、例えばプリ
ンタである。バス５８は、上記各部を接続する。

【００３０】図６は、図３に示す文書管理アプリケーシ
ョン１８の文書構成情報登録処理部２０の処理手順を示
すフローチャートである。ユーザが文書管理アプリケー
ション１８を起動して、メニュー画面上に表示された文
書構成情報登録を選択すると、文書構成情報登録処理部
２０はユーザに文書名の入力を要求する。ステップＳ１
１でユーザが文書名を入力すると、文書構成情報登録処
理部２０はステップＳ１２で入力された文書名の文書が
登録済みであるかどうかを判断する。登録済みの場合に
は、文書構成情報登録処理部２０はステップＳ１４で対
応する文書構成情報管理テーブル１０を読み出し、ステ
ップＳ１５に進む。未登録の場合には、文書構成情報登
録処理部２０はステップＳ１３で文書構成情報管理テー
ブル１０を新規に作成する。この時、文書構成情報登録
処理部２０は、文書構成情報管理テーブル１０に文書構
成情報管理ＩＤとして一意な値を設定し、またステップ
Ｓ１１で入力された文書名を設定する。そして、文書構
成情報登録処理部２０はステップＳ１５を実行する。

【００３１】文書構成情報登録処理部２０はステップＳ
１５で、図８に示す書類情報設定ダイアログ６０を表示
装置５０に表示させる。書類情報設定ダイアログ６０
は、書類情報一覧画面６２、書類登録ボタン６４、書類
削除ボタン６６、フォーム登録ボタン６８及び「閉じ
る」のボタン７０を有する。書類情報一覧画面６２に
は、当該文書を構成する登録済みの書類の書類名、その
書類が必須書類かどうか、及び書類のフォームが登録済
みであるかどうかの情報が表示される。これらの表示
は、文書構成情報登録処理部２０が図１に示す文書構成
情報管理テーブル１０を参照することで得られるデータ
に基づく。図８に示す書類情報設定ダイアログ６０は既
に登録済みの書類があるので、ステップＳ１４経由でス
テップＳ１５が処理された場合である。ステップＳ１３
経由の場合には、書類情報一覧画面６２には登録済みの
書類は無いので、何も表示されない。

【００３２】ステップＳ１６でユーザが上記ボタンのい
ずれかを押下すると、文書構成情報登録処理部２０はス
テップＳ１７で、書類登録ボタン６４が押下された（ク
リックされた）かどうかを判断する。ステップＳ１７の
判断結果がＹＥＳの場合には、文書構成情報登録処理部
２０はステップＳ１８で、図９に示す書類登録ダイアロ
グ７２を表示装置５０に表示させる。書類登録ダイアロ
グ７２は、書類名を入力するウィンドウと、当該書類の
ページ数を入力するウィンドウと、開始セクション番号
（前述の登録ページ番号である）を入力するウィンドウ
と、必須書類として登録するか否かを指定するウィンド
ウとを有する。そして、ステップＳ１９で、ユーザは書
類登録ダイアログ７２の上記ウィンドウに必要なデータ
を入力して、ステップＳ２０でＯＫボタンを押下する
と、文書構成情報登録処理部２０はこれらの入力情報を
取り込み、ステップＳ２１で文書構成情報管理テーブル
１０を更新する。この場合、既に登録済みの文書構成情
報管理テーブル１０を更新する場合（ステップＳ１２の
判断結果がＹＥＳの場合）、文書構成情報登録処理部２
０は文書構成情報管理テーブル１０のヘッダ１２にある
「書類数」を＋１更新し、書類の新しいレコード（例え
ば、書類３に続く書類４）を文書構成情報管理テーブル
１０内に設定する。ステップＳ１２の判断結果がＮＯの
場合には、文書構成情報登録処理部２０は「書類数」を
１とし、書類１のレコード１４−１を文書構成情報管理
テーブル１０内に設定する。そして、文書構成情報登録
処理部２０はステップＳ２１で、新たに設定された文書
構成情報管理テーブル１０内のレコードに、ステップＳ
１９で入力されたデータ、つまり書類名、必須書類かど
うか、書類のページ数、登録ページ番号（図１の例では
「介護認定」の文書内の何ページ目に登録するか）を設
定する。そして、文書構成情報登録処理部２０はステッ
プＳ１５に戻る。

【００３３】他に登録する書類がある場合には、文書構
成情報登録処理部２０はステップＳ１６で書類登録ボタ
ン６４が押下されたことをステップＳ１７で認識し、以
下前述した処理と同様の処理を行う。他のボタンが押下
された場合には、ステップＳ１７から図７に示すステッ
プＳ２２に進む。文書構成情報登録処理部２０は、ステ
ップＳ２２で「閉じる」のボタン７０が操作されたこと
を認識した場合には、処理を終了する。文書構成情報登
録処理部２０は、ステップＳ２２でフォーム登録ボタン
６８が操作されたことを認識した場合には、ステップＳ
２４でフォーム登録部２４を起動し、処理を終了する。
文書構成情報登録処理部２０は、ステップＳ２２で書類
削除ボタン６６が操作されたことを認識した場合には、
ステップＳ２３で指定された書類の削除処理を行う。こ
の場合、例えば、ユーザは書類情報一覧画面６２上で削
除すべき書類を指定して選択する。これにより、文書構
成情報登録処理部２０は文書構成情報管理テーブル１０
の対応するレコードを削除し、書類数を−１する。書類
を削除することで、残りの書類の文書中におけるページ
位置に変更が生じる場合があるので、図６のステップＳ
１５に戻る。そして、ユーザは図８に示す書類登録ボタ
ン６４を操作し、図９に示す書類登録ダイアログ７２の
書類名にページ位置を変更する書類名を入力する。これ
により、書類登録ダイアログ７２に登録されている開始
セクション番号が表示されるので、これを入力装置４８
を用いて変更し（ステップＳ１９）、ＯＫボタンを押下
する（ステップＳ２０）。なお、書類の文書中における
ページ位置は、自動で変更（繰り上がる）ようにしても
良い。

【００３４】図１０は、図３に示す文書管理アプリケー
ション１８の文書登録処理部２２の処理手順を示すフロ
ーチャートである。例えば、図６及び図７に示す手順で
「介護認定」の文書構成情報管理テーブル１０を作成し
た後に、新しい介護認定の対象者を登録する場合や登録
された内容を変更する場合に、ユーザは文書管理アプリ
ケーション１８を起動して、メニュー画面上に表示され
た文書登録処理を起動する。起動後、文書登録処理部２
２はステップＳ３１で図４に示すデータベース３４中の
フォーム辞書３６を図５に示すメモリ４２にロードし、
ステップＳ３２で文書構成情報管理テーブル１０を開
き、指定文書の文書テーブル１６を開く。新しい介護認
定の対象者を登録する場合は、文書登録処理部２２は文
書テーブル１６を新たに作成し、既に登録済みの文書テ
ーブル１６の内容を変更する場合には、入力された文書
名に対応する登録済みの文書テーブル１６を読み出す。
新たに文書テーブル１６が作成される場合には、文書登
録処理部２２は一意な文書ＩＤと登録先ホルダＩＤと登
録日と対象者コードを自動設定するか、又はユーザに入
力を要求する。また、文書登録処理部２２は文書名「介
護認定」で検索して開いた文書構成情報管理テーブル１
０にある文書構成情報管理ＩＤを取得し、文書テーブル
１６に設定する。

【００３５】そして、ユーザは書類を入力装置４８のス
キャナにセットし、読み取り動作を開始する。この処理
で得られた書類の電子的データは、ステップＳ３４で図
５に示すメモリ４２に展開される。文書登録処理部２２
は、ステップＳ３５で一フォームを示すパラメータＮを
１に設定し、次にステップＳ３６でＳ３４で読み込んだ
書類がフォーム辞書３６に登録されているＮ＝１のフォ
ーム識別データと一致するかどうかを判断する。一致し
ない場合には、文書登録処理部２２はステップＳ３８で
Ｎを＋１インクリメントし、Ｎの値がステップＳ３９で
登録済みフォーム数を超えたかどうかを判断する。文書
登録処理部２２は、登録済みフォーム数を全てアクセス
するまでステップＳ３６−Ｓ３９を繰り返し実行する。
ステップＳ３７で一致するフォームが存在すると判断し
た場合には、文書登録処理部２２はステップＳ４０で、
文書テーブル１６の該当する書類一に、ステップＳ３４
で読み取った原稿（書類）のページデータを登録する。
そして、文書登録処理部２２はステップＳ４１で文書テ
ーブル１６にあるページ管理情報を更新する。

【００３６】ここで、ページ管理情報について説明す
る。ページ管理情報は例えば、次のような手義とする。 ＸＸ−○○○○○○○ ＸＸは当該文書を構成する書類が全て揃っているかどう
かを示す管理情報（書類揃い情報と称する）で、例えば
Ａ０又はＡ１の値を取る。Ａ０は必要書類が揃っていな
いことを意味し、Ａ１は必要書類が全て揃っていること
を意味している。１つの○は文書の１ページに対応する
ページ情報である。上記の例では７個の○が存在するの
で、当該文書は７ページ構成である。各ページ情報
（○）は、０、１又は２のいずれかの値を取る。０は必
要書類が未登録であることを示し、１は必要書類が登録
済みであることを示し、２は必要書類ではないことを示
す。例えば、Ａ０−１０１１２２２は次を意味する。す
なわち、２ページ目は必要書類だが未登録、１、３、４
ページ目は必要書類で登録済み、５，６、７ページ目は
必要書類でない。

【００３７】ステップＳ３７でフォームの識別ができた
場合には、図１に示す文書構成情報管理テーブル１０の
対応する書類のレコードを参照することで、当該書類が
必須書類かどうか、登録ページ番号の情報を取得するこ
とができるので、文書登録処理部２２は上記ページ管理
情報の対応するページ情報を更新する（例えばページ情
報を０から１に変更する）。更に、この変更で必要書類
が全て揃った場合には、文書登録処理部２２はＸＸをＡ
０からＡ１に変更する。そして、文書登録処理部２２は
ステップＳ４３に進む。

【００３８】ステップＳ３９で全ての登録済みフォーム
にアクセスした、つまりステップＳ３９の判断結果がＹ
ＥＳの場合には、文書登録処理部２２は文書テーブル１
６の添付資料に位置に、ステップＳ３４で読み取った書
類のデータを登録し、ステップＳ４３に進む。文書登録
処理部２２は、ステップＳ４３で次の原稿（書類）があ
るかどうかを判断する。この判断は、例えば文書登録処
理部２２が表示装置５０の表示画面上に、次の原稿の有
無を入力するようにユーザに要求する。次の原稿、つま
り書類がある場合には文書登録処理部２２はステップＳ
３４に戻る、次の原稿が無ければ、文書登録処理部２２
はステップＳ４４で対象文書を閉じる。これにより、文
書登録処理部２２はＳ３１でロードされたフォーム辞
書、及びステップＳ３２とＳ３３でそれぞれ開かれたテ
ーブルが格納されているメモリ４２の記憶領域を開放す
る。

【００３９】図１１は、図３に示す文書管理アプリケー
ション１８のフォーム情報登録処理部２４の処理手順を
示すフローチャートである。例えば、図６及び図７に示
す手順で「介護認定」の文書構成情報管理テーブル１０
を作成した後に、各レコードにフォーム辞書ファイル名
及びフォームデータファイル名を登録する場合に、ユー
ザは文書管理アプリケーション１８を起動して、メニュ
ー画面上に表示されたフォーム情報登録処理を起動す
る。フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ５１で
図８に示す書類情報設定ダイアログ６０を表示装置５０
に表示させる。フォーム情報登録処理部２４はステップ
Ｓ５２でユーザが選択した書類を認識し、ステップＳ５
３で図８に示すフォーム登録ボタン６８が押下されたこ
とを認識すると、ステップＳ５４でフォームとして登録
する書類を読み込む。この読み込みは、例えば入力装置
４８のスキャナを用いたり、図５に示すネットワーク４
６から通信制御装置４４を介して上位装置（図示なし）
から受け取ることで行われる。そして、フォーム情報登
録処理部２４は、ステップＳ５５で再読み込みが必要か
どうかを判断する。例えば、認識できない文字等が存在
する場合には、再度読み込む必要がある。また、ユーザ
が再読み込みを指示することでも良い。

【００４０】図１２に、フォームデータ読み込み画面７
４を示す。フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ
５３でフォーム登録ボタン６８が押下されたことを認識
すると、フォームデータ読み込み画面７４を表示装置５
０に表示させる。そして、ステップＳ５４でユーザが画
像読み込みボタン７８を押下すると、読み込んだ書類を
フォームデータ読み込みウィンドウ７６に表示させる。

【００４１】ユーザがフォームとして登録しない場合に
は、ユーザは図１２に示す「登録しないで終了」のボタ
ン８２を押下する。これにより、フォーム情報登録処理
部２４は処理を終了する。フォームとして登録する場合
には、ユーザは図１２に示す登録ボタン８０を押下す
る。これをうけて、フォーム情報登録処理部２４はステ
ップＳ５７で、フォームを識別するのに必要なフォーム
情報を抽出してフォーム辞書ファイルの作成を行う。そ
して、フォーム情報登録処理部２４は、ステップＳ５８
でフォームデータファイル名及びフォーム辞書ファイル
名を該当するレコードに登録する。これにより、文書構
成情報管理テーブル１０は更新される。そして、フォー
ム情報登録処理部２４はステップＳ５９で、登録ページ
数分処理したかどうかを判断し、判断結果がＹＥＳの場
合にはステップＳ５１に戻り、ＮＯの場合にはステップ
Ｓ５４に戻る。

【００４２】図１３は、図３に示す文書管理アプリケー
ション１８の文書印刷処理部２６の処理手順を示すフロ
ーチャートである。ユーザが印刷すべき文書を入力（指
定）すると、文書印刷処理部２６はステップＳ６１で指
定された文書の文書構成情報管理テーブル１０及び文書
テーブル１６を開く。次に、文書印刷処理部２６はステ
ップＳ６２で、書類数を示すパラメータＮを１に設定す
る。Ｎ＝１は、図１に示す文書構成情報管理テーブル１
０の書類１を示す。次に、文書印刷処理部２６はステッ
プＳ６３で、Ｎの書類が存在するかどうかを判断する。
書類１（Ｎ＝１）が未登録の場合には、ステップＳ６３
の判断結果はＮＯになり、文書印刷処理部２６はステッ
プＳ６８の処理に進む。書類１が登録されている場合に
は、文書印刷処理部２６はステップＳ６４でパラメータ
Ｍを１に設定する。パラメータＭは文書Ｎのページ数を
示す。そして、文書印刷処理部２６はステップＳ６５で
書類１（Ｎ＝１）の１ページ目（Ｍ＝１）のデータを文
書テーブル１６から読み込み、１ページ目を印刷する。
次に、文書印刷処理部２６はステップＳ６６でＭを＋１
インクリメントし、ステップＳ６７でページ数Ｍの値が
書類Ｎのページ数を超えたかどうかを判断する。書類Ｎ
のページ数は、文書構成情報管理テーブル１０の対応す
るレコードを参照することで分かる。ステップＳ６７で
Ｍの値が書類Ｎのページ数を超えていない場合には、文
書印刷処理部２６はステップＳ６５に戻り、書類Ｎの次
のページＭ（上記の流れで言えば２ページ目、つまりＭ
＝２）を印刷し、ステップＳ６６でＭを＋１インクリメ
ントする。

【００４３】このようにして、書類Ｎの全てのページの
印刷が終了すると、ステップＳ６７の判断結果はＹＥＳ
となり、文書印刷処理部２６はステップＳ６８でＮを＋
１インクリメントし、ステップＳ６９でＮの値が文書構
成情報管理テーブル１０に登録されている書類数を超え
たかを判断する。ステップＳ６９の判断結果がＮＯの場
合には、文書印刷処理部２６はステップＳ６３に戻り、
ステップＳ６８で更新された書類（上記の流れで言えば
書類２、つまりＮ＝２）が存在するかどうかを判断す
る。

【００４４】以下、同様にして全ての書類の印刷が終了
すると、ステップＳ６９の判断結果がＹＥＳとなり、文
書印刷処理部２６はステップＳ７０で指定文書を閉じ、
処理を終了する。図１４は、図３に示す文書管理アプリ
ケーション１８の検索処理部２８の処理手順を示すフロ
ーチャートである。ユーザは文書管理アプリケーション
１８を起動して、メニュー画面上に表示された検索処理
を起動する。ユーザはステップＳ７１で、入力装置４８
を用いて検索条件を入力する。検索条件は任意に設定可
能である。例えば、検索処理部２８が起動すると、検索
処理部２８は表示装置５０に検索条件を入力するための
ダイアログを表示させる。この検索条件入力ダイアログ
には、検索対象となる文書名を入力するウィンドウと、
予め設定されている各種の検索項目が表示される。検索
項目としては、必須書類が全て揃っている対象者のリス
トを出力する処理、必須書類が揃っていない対象者のリ
ストを出力する処理等である。

【００４５】今、一例として、「介護認定」の文書を登
録する対象者（登録してある者）のうち、必須書類が全
て揃っている対象者のリストを出力する検索について説
明する。ユーザは、検索条件入力ダイアログ上で「介護
認定」の文書を指定し、次に必須書類が全て揃っている
対象者のリストを出力する検索項目を選択する。検索処
理部２８はステップＳ７２で、上記ユーザが入力した検
索条件を検出し、「介護認定」の文書構成情報管理テー
ブル１０の文書構成情報管理ＩＤを参照し、この値を検
出する。図１の場合、文書「介護認定」の文書構成情報
管理ＩＤの値は“１”である。そして、同じくステップ
Ｓ７２で、検索処理部２８は検出した文書構成情報管理
ＩＤの値（上記の例では“１”）を持つ文書テーブル１
６を全て検索し、ページ管理情報の先頭２文字が“Ａ
０”の文書を抽出する。前述したように、“Ａ０”は当
該文書には未登録の必須書類があることを示している。
そして、検索処理部２８はステップＳ７３で検索結果を
出力する。

【００４６】図１５は、検索結果一覧画面８４を示す図
である。検索で抽出した文書の対象者コードと共に、必
須書類や判定結果が表示される。必須書類の欄の○は当
該書類が登録済みであることを示している。また「添付
資料」の欄の×は添付資料が無いことを示している。以
上説明した実施の形態は、コンピュータ単体で文書管理
システムを構築した場合であるが、本発明はこの形態に
限定されるものではなく、図１６に示すクライアント−
サーバ形式で文書管理システムを構築する実施の形態も
含む。図１６において、文書管理システムは複数台のク
ライアント端末８６、スキャナ８８、プリンタ９０、文
書管理サーバ９２、他のサーバ（例えばＷＷＷサー
バ）、９４及びＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）
９６を有する。各クライアント端末８６は図３に示す文
書管理アプリケーション１８を具備し、図４に示すデー
タベース３４は文書管理サーバ９２で一元的に管理され
る。

【００４７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
記憶部というハードウェア資源に対し、登録（記録）す
べきデータの構成を、文書を構成する書類の定義と文書
を構成する書類の登録に関する情報とに区分して管理す
ることとしたため、文書の状況を簡単かつ確実に把握で
きる文書管理が行えるという効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態による文書管理システム
で用いられる文書構成情報管理テーブルを示す図であ
る。

【図２】本発明の一実施の形態による文書管理システム
で用いられる文書テーブルを示す図である。

【図３】本発明の一実施の形態による文書管理システム
のソフトウェア構成を示すブロック図である。

【図４】本発明の一実施の形態による文書管理システム
のデータベース構成を示すブロック図である。

【図５】本発明の一実施の形態による文書管理システム
のハードウェア構成を示すブロック図である。

【図６】本発明の一実施の形態による文書管理システム
の文書構成情報登録処理の手順（その１）を示すフロー
チャートである。

【図７】本発明の一実施の形態による文書管理システム
の文書構成情報登録処理の手順（その２）を示すフロー
チャートである。

【図８】発明の一実施の形態による文書管理システムの
表示装置に表示される書類情報設定ダイアログを示す図
である。

【図９】発明の一実施の形態による文書管理システムの
表示装置に表示される文書登録ダイアログを示す図であ
る。

【図１０】本発明の一実施の形態による文書管理システ
ムの文書登録処理の手順を示すフローチャートである。

【図１１】本発明の一実施の形態による文書管理システ
ムのフォーム情報登録処理の手順を示すフローチャート
である。

【図１２】発明の一実施の形態による文書管理システム
の表示装置に表示されるフォームデータ読み込み画面を
示す図である。

【図１３】本発明の一実施の形態による文書管理システ
ムの文書印刷処理の手順を示すフローチャートである。

【図１４】本発明の一実施の形態による文書管理システ
ムの検索処理の手順を示すフローチャートである。

【図１５】発明の一実施の形態による文書管理システム
の表示装置に表示される検索結果一覧画面を示す図であ
る。

【図１６】クライアント−サーバ型の実施の形態による
文書管理システムを示すブロック図である。

【符号の説明】

１０ 文書構成情報管理テーブル １２ ヘッダ １４ レコード部 １４−１、１４−３ レコード １６ 文書テーブル １８ 文書管理アプリケーション ２０ 文書構成情報登録処理部 ２２ 文書登録処理部 ２４ フォーム情報登録処理部 ２６ 文書印刷処理部 ２８ 検索処理部 ３０ オペレーティングシステム ３２ ハードウェア ３４ データベース ３６ フォーム辞書 ３８ フォームデータファイル ４０ ＣＰＵ ４２ メモリ ４４ 通信制御装置 ４６ ネットワーク ４８ 入力装置 ５０ 表示装置 ５２ コンパクトディスク・ドライブユニット ５４ コンパクトディスク ５６ ハードディスク ５７ 出力装置 ５８ バス ６０ 書類情報設定ダイアログ ６２ 書類情報一覧画面 ７２ 書類登録ダイアログ ７４ フォームデータ読み込み画面 ７６ フォームデータ読み込みウィンドウ ８６ クライアント端末 ８８ スキャナ ９０ プリンタ ９２ 文書管理サーバ ９４ 他のサーバ ９６ ＬＡＮ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B009 SA03 SA12 VA02 VA09 5B075 NK04 PP03 PP13 PP24 UU06 UU26 5B082 AA11 EA01 EA02

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を構成する書類の定義を記憶部に登
   録する第１の処理部と、 前記定義に従って文書を前記記憶部に登録するととも
   に、当該文書を構成する書類の登録に関する情報を前記
   記憶部に記録する第２の処理部とを具備することを特徴
   とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 前記第１の処理部は、文書を構成する書
   類を定義する文書構成情報を管理する第１のテーブルを
   作成する手段を有し、 前記第２の処理部は、文書毎に当該文書を構成する書類
   の揃い状況を管理する第２のテーブルを作成する手段を
   有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システ
   ム。
3. 【請求項３】 前記第１の処理部は、文書を構成する書
   類の定義として、書類毎の文書内のページ位置を特定す
   る定義を登録することを特徴とする請求項１又は２記載
   の文書管理システム。
4. 【請求項４】 前記第１の処理部は、文書を構成する書
   類の定義として、書類毎の帳票を識別する定義を管理す
   ることを特徴とする請求項１ないし３のいずれか一項記
   載の文書管理システム。
5. 【請求項５】 前記第１の処理部は、文書を構成する書
   類の定義として、各書類が必須書類であるかどうかの定
   義を管理することを特徴とする請求項１ないし４のいず
   れか一項記載の文書管理システム。
6. 【請求項６】 前記第２の処理部は、文書毎に当該文書
   を構成する書類の揃い状況として、当該文書に必須の書
   類が全て揃っているかどうかに関する情報を記録するこ
   とを特徴とする請求項１ないし５のいずれか一項記載の
   文書管理システム。
7. 【請求項７】 前記文書管理システムは更に、前記記憶
   部に登録された文書を構成する書類の定義と文書を構成
   する書類の登録に関する情報とを参照して、入力された
   検索条件に従い検索を行う第３の処理部を有することを
   特徴とする請求項１ないし６のいずれか一項記載の文書
   管理システム。
8. 【請求項８】 文書を構成する書類の定義を記憶部に登
   録する第１のステップと、 前記定義に従って文書を記憶部に登録するとともに、当
   該文書を構成する書類の登録に関する情報を前記記憶部
   に記録する第２のステップとを具備することを特徴とす
   る文書管理方法。
9. 【請求項９】 前記第１のステップは、文書を構成する
   書類を定義する文書構成情報を管理する第１のテーブル
   を作成するステップを有し、 前記第２のステップは、文書毎に当該文書を構成する書
   類の揃い状況を管理する第２のテーブルを作成するステ
   ップを有することを特徴とする請求項８記載の文書管理
   方法。
10. 【請求項１０】 前記文書管理方法は更に、前記記憶部
    に登録された文書を構成する書類の定義と文書を構成す
    る書類の登録に関する情報とを参照して、入力された検
    索条件に従い検索を行う第３のステップを有することを
    特徴とする請求項８又は９記載の文書管理方法。
11. 【請求項１１】 コンピュータ読み取り可能な記録媒体
    であって、 文書を構成する書類の定義をコンピュータの記憶部に登
    録する第１の手順と、 前記定義に従って文書を前記記憶部に登録するととも
    に、当該文書を構成する書類の登録に関する情報を前記
    記憶部に記録する第２の手順とをコンピュータに実行さ
    せるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
    記録媒体。
12. 【請求項１２】 前記第１の手順は、文書を構成する書
    類を定義する文書構成情報を管理する第１のテーブルを
    作成する手順を含み、 前記第２の手順は、文書毎に当該文書を構成する書類の
    揃い状況を管理する第２のテーブルを作成する手順を含
    むことを特徴とする請求項１１記載のコンピュータ読み
    取り可能な記録媒体。
13. 【請求項１３】 前記記憶部に登録された文書を構成す
    る書類の定義と文書を構成する書類の登録に関する情報
    とを参照して、入力された検索条件に従い検索を行う第
    ３の手順を更に含むプログラムを記録した請求項１１又
    は１２記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。