JP2001007845A - 着信電子メール（ｅメール）を自動的に処理する装置 - Google Patents

着信電子メール（ｅメール）を自動的に処理する装置

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JP2001007845A
JP2001007845A JP2000125815A JP2000125815A JP2001007845A JP 2001007845 A JP2001007845 A JP 2001007845A JP 2000125815 A JP2000125815 A JP 2000125815A JP 2000125815 A JP2000125815 A JP 2000125815A JP 2001007845 A JP2001007845 A JP 2001007845A
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Hartmut Weik
ハルトムート・バイク
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Alcatel Lucent SAS
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Alcatel CIT SA
Alcatel SA
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 ｅメールを受信し転送する方法および装置を
提供すること。 【解決手段】 本方法および装置は、受信ユニット１に
着信する全てのｅメールのメッセージ４について、事前
に決定された検索基準に従って、情報を自動的に抽出
し、抽出した情報および事前に決定された割り当て基準
に応じて、複数のアドレスの少なくとも１つに対する着
信ｅメールの自動的な割り当てを行い、着信ｅメール
を、対応するアドレスにより指定された記憶域１１、１
２、１３、１４に自動的に記憶し、またはそのアドレス
に転送することを特徴とする。このように、着信ｅメー
ルは、ユーザが手動で操作を行う必要なく、またはメー
ルボックスに既に到着し記憶されたｅメールのマクロを
介した次の処理をすることなく自動的に事前に分類さ
れ、割り当てられたアドレスに適切に記憶され、または
転送することができる。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子メール（ｅメ
ール）を受信および／または転送する方法と装置であっ
て、着信ｅメールのメッセージを受信することができる
受信ユニットを含むものに関する。
【０００２】
【従来の技術】特開平１０−４４２８号公報は、ｅメー
ルを受信する装置を開示しており、その装置では、受信
ユニットが、着信ｅメールのメッセージを受信してその
メッセージをメールボックスに記憶する。その後に初め
て、受信したｅメールの表題（ｔｉｔｌｅ）および構文
（ｓｙｎｔａｘ）の分析が行われ、それと共に、特性お
よび抽出ユニット（ｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓ
ａｎｄ ｅｘｔｒａｃｔｉｏｎ ｕｎｉｔ）によって、
分析された着信ｅメールからのキーワード抽出が行われ
る。次いで、受信したｅメールが、メールボックスから
取り出され、表示ユニット上に表示される。この手順の
利点は、効率的な検索、情報突合せプロセス、および着
信ｅメールを自動的に分類できることにあると考えられ
る。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかし、この知られて
いる手法には、最初に、着信ｅメールが「着信メール」
用のメールボックスに通常の方法で記憶され、その後、
受信したｅメールのマクロまたはユーザによる分析が行
われるという欠点がある。
【０００４】対照的に本発明の目的は、ｅメール通信の
取扱いを改善することであり、特に、メッセージの流れ
全体にわたってより効果的な制御を実現するために、着
信ｅメールをメールボックスに記憶させる前に、以前可
能であったよりもさらに素早く、重要なメッセージを重
要ではないメッセージから分離することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】装置の観点から見ると、
この目的は、受信ユニットが、事前に決定可能な検索基
準に従って着信ｅメールから情報を抽出する手段と、抽
出した情報および１つまたは複数の事前に決定可能な割
り当て基準に応じて、着信ｅメールを複数のアドレスの
少なくとも１つに割り当てる手段とを含む本発明により
達成される。
【０００６】このように着信ｅメールは、ユーザが、手
動で操作を行う必要なく、または、すでに到着してメー
ルボックスに記憶されたｅメールのマクロを介して続く
処理を行う必要なく、自動的に、事前に分類され、割り
当てられたアドレスに適切に記憶され、またはそのアド
レスに転送することができる。その結果、一方では、全
ての着信メッセージが、同じ方法で取り扱われ、他方で
は、自動化されたｅメールのスクリーニングが、入力記
憶装置のフロントエンドで行われるために、相当な時間
の節約が実現される。様々な事前に決定可能な検索およ
び割り当て基準によって、着信ｅメールは、関連する要
件に適合させることができる任意の変更可能な手法で事
前に分類することができ、それによってデータの流れを
有効に減少させることができる。テレワーカー（ｔｅｌ
ｅｗｏｒｋｅｒ）の能率も、このようにして紛れもなく
向上する。
【０００７】本発明による装置の特に好ましい実施形態
では、着信ｅメールが割り当てられるアドレスが、デー
タ記憶ユニットの記憶域を指定し、この記憶域は、電子
ファイルとしてセットアップされる。このような電子フ
ァイルへの記憶により、受信したｅメールの取扱いがさ
らに単純化し、明確にされる。
【０００８】この実施形態を発展させたその他の例で
は、着信ｅメールを対応するファイルに記憶する手段が
提供される。
【０００９】本発明の範囲は、本発明による上記タイプ
の電子メール（＝ｅメール）を受信する装置を有する、
通信網に接続するデータ端末も含む。
【００１０】本発明の範囲は、本発明による上記タイプ
の電子メール（＝ｅメール）を受信し転送する装置を通
信網に接続するルータも含む。
【００１１】最後に、本発明の範囲は、電子メール（＝
ｅメール）を受信および／または転送する方法も含み、
本発明の上述の目的は、受信ユニットに着信する全ての
ｅメールのメッセージについて、事前に決定された検索
基準に従って、情報を自動的に抽出し、抽出された情報
および事前に決定された割り当て基準に応じて、複数の
アドレスの少なくとも１つに対する着信ｅメールの自動
的な割り当てを行い、着信ｅメールを、対応するアドレ
スによって指定される記憶域に自動的に記憶し、または
そのアドレスに転送することによって達成される。
【００１２】検索および割当て基準によって実行された
フィルタ機能は、抽出された情報に従って、着信ｅメー
ルのメッセージを分類し、このメッセージを事前に決定
可能なアドレスに割り当てる。このアドレスに、ルータ
によりｅメールが転送されるか、またはこのアドレス
に、記憶ユニットによりｅメールが記憶される。複数の
事前に決定可能なパラメータによる着信ｅメールのメッ
セージの自動分析は、客観的に、かつ機械の構成要素に
よる時間損失を伴うことなく行われ、人間のオペレータ
の役割の複雑な検索および決定プロセスに取って代わ
る。
【００１３】本発明による方法の特に好ましい変形例で
は、着信ｅメールが割り当てられるアドレスが、電子フ
ァイルとしてセットアップされるデータ記憶ユニットの
記憶域を指定し、したがって、特に、簡単で明瞭に規定
された、受信したｅメールのその他の処理が容易にな
る。
【００１４】本発明による方法のその他の特に好ましい
変形例では、検索および／または割り当て基準の少なく
とも１つが、着信ｅメールの差出人特定データに関係
し、特にこの差出人の名前またはｅメールアドレスに関
係するが、その理由は、これらが一般に、着信ｅメール
を事前に分類するための最も重要なデータとみなされる
からである。
【００１５】この方法の変形例を発展させた有利なその
他の例は、差出人特定データをブラックリストと比較
し、この比較の結果が肯定である場合には、着信ｅメー
ルを直ちに消去し、またはさらに処理を行うことなく、
特にスクラップ（ｓｃｒａｐ）機能を果たす特別なアド
レスに記憶し、またはそのアドレスに転送することを特
徴とする。このように、望ましくないメッセージおよび
重要ではないと推定されるメッセージを、一般的なメッ
セージの流れから直ちに除去することができ、その結
果、著しく少ない数の着信ｅメールが、実際の次の処理
に引き渡される。
【００１６】逆に、別の方法の変形例では、差出人特定
データとホワイトリストを比較し、この比較の結果が肯
定である場合には、割り当て基準に応じて、さらに処理
するために着信ｅメールが直ちに引き渡されることが有
利である。このように、特に緊急で重要なメッセージを
選び出して優先的に取り扱うことができる。
【００１７】この方法の変形例をさらに発展させた例で
は、ホワイトリストとの比較の結果が肯定である場合、
ｅメールの次の処理と並行して、着信ｅメールのバック
アップコピーを、特別なアドレスに記憶し、またはその
特別なアドレスに転送することが有用である。特に重要
であるとして選び出されたｅメールのメッセージの（好
ましくは高速の）処理においてエラーが発生した場合
に、例えばメッセージを間違って消去するといった場合
に、バックアップコピーを参照することが容易に可能で
ある。
【００１８】関連する受取人または担当のオペレータ
に、特に重要なメッセージを受信したことを知らせるた
めに、上記方法の変形例をさらに発展させたその他の例
では、ホワイトリストとの比較が肯定の結果である場
合、信号装置、特に光および／または音響信号発生器を
作動させる。
【００１９】本発明による方法のその他の有利な変形例
は、検索および／または割り当て基準の少なくとも１つ
が、着信ｅメールの内容、特に特定のキーワードに関係
し、着信ｅメール内でこのキーワードが発見されると、
ｅメールのディレクトリまたはそのバックアップコピー
のいずれかを、特定のアドレスで記憶し、または特定の
アドレスに転送することを特徴とする。このように、目
的に適うように着信メッセージの流れの中で「刺激言語
（ｓｔｉｍｕｌｉ ｗｏｒｄｓ）」を検索し、このよう
な言語を発見したら、対応するメッセージまたはそのコ
ピーを特定のロケーションに直接転送することが可能で
ある。
【００２０】本発明による方法のその他の有利な変形例
は、検索基準の少なくとも１つが、着信ｅメール内の特
定の位置でのデータの内容、例えば「挨拶（ｓａｌｕｔ
ａｔｉｏｎ）」、「参照（ｒｅｆｅｒｅｎｃｅ）」、
「添付（ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ）」、または「ｃｃ」に関
係することを特徴とする。通常ｅメールのメッセージ内
に明確にされているこれらの位置は、メッセージをさら
に取り扱うために特に重要なデータを含み（例えば「挨
拶」の場合は所望の受取人、「参照」の場合はメッセー
ジの一般的な話題、「添付」の場合は潜在的に重要な文
書、「ｃｃ」の場合はメッセージのその他の受取人）、
その構成によって、メッセージの重要性および関連性に
ついての結論を引き出すことも可能である。
【００２１】本発明による方法のその他の有利な変形例
は、割り当て基準の１つを適用する場合、着信ｅメール
が１つまたは複数の事前に決定された他のｅメールアド
レスに転送されることを提供する。このように、特定の
重要なメッセージは、例えば「スノーボールシステム
（ｓｎｏｗｂａｌｌ ｓｙｓｔｅｍ）」内を、効果的に
たちまち循環することができる。
【００２２】検索または割り当て基準の１つを適用する
場合、着信ｅメールは、特別な優先順位でさらに処理さ
れることも特に好ましい。このように、特に重要なメッ
セージを時間損失を伴うことなく処理することができ、
そのメッセージの関連性が、事前に決定可能な検索パラ
メータに基づき、機械的な方法で自動的にまたは客観的
にチェックされる。
【００２３】本発明のその他の利点について、図面の説
明の中で言及する。同様に、上述の特徴および以下に述
べるものは、個別に、または任意の組合せで共同で、本
発明に従って使用することができる。例示しかつ記述し
た実施形態は、確定的であると理解されるものではな
く、本発明の記述的な例とみなされる。
【００２４】本発明を図面に示し、例示的な実施形態の
形の中で詳細に説明する。
【００２５】
【発明の実施の形態】図１に、受信ユニット１を介して
通信（ＴＣ：ｔｅｌｅｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ）網
５に接続されるデータ端末１０の概略を示す。受信ユニ
ット１は、事前に決定可能な検索基準に従ってＴＣ網５
から着信するｅメール４から情報を抽出する手段２と、
着信ｅメール４を、抽出した情報および１つまたは複数
の事前に決定可能な割り当て基準に応じて、複数のアド
レスの少なくとも１つに割り当てる手段３とを含む。手
段２、３は、自動フィルタおよび分配器の役割をし、そ
の結果、ＴＣ網５から端末１０へ着信する全てのｅメー
ルのメッセージが、直ちに事前に分類される。
【００２６】図示する実施例では、着信ｅメール４が、
データ記憶ユニットの記憶域１１、１２、１３、１４の
間に分配され、記憶域１１、１２、１３は「電子ファイ
ル」としてセットアップされ、一方、記憶域１４は、ｅ
メールの特定のパラメータとブラックリストとを比較す
ることによりフィルタを通して除去することが可能な望
ましくないおよび／または重要ではないメッセージのた
めの「スクラップ（ｓｃｒａｐ）」機能を果たす。
【００２７】一方、着信ｅメール４が、例えば抽出した
情報とホワイトリストとを比較することによって確かめ
ることが可能な、高い優先順位でさらに処理される特に
重要な情報を含む場合、光および音響信号発生器を含む
ことができる信号装置１５を作動させ、それによって、
重要なｅメールを受信したことをオペレータに知らせ
る。
【００２８】着信ｅメール４を処理するその他の可能性
は、例えば着信ｅメール４に対する自動的なリアクショ
ンのために、または着信ｅメール４に含まれる情報がや
はり関連するものであると思われるその他の関係当事者
に知らせるために、着信ｅメール自体またはｅメールを
基に生成されたメッセージが、図１に概略的に示すパス
１６を介してＴＣ網５に入力されることにある。
【００２９】図２は、その他の実施形態を概略的に示
し、情報を抽出する手段２、および着信ｅメール４を複
数のアドレスの少なくとも１つに割り当てる手段３を有
する受信ユニット１が、ＴＣ網５内のルータ２０内に配
置される。この場合も、手段２、３は、着信ｅメール４
に対するフィルタ機能を行う。したがって、差出人２９
によりＴＣ網５に入力されたｅメール４は、例えばＴＣ
網に接続されたその他の端末２１、２２、２３のアドレ
スに転送することができる。しかしさらに、またはその
代わりに、割り当て基準の事前設定に応じて、着信ｅメ
ール４をＴＣ網５内の記憶域２７に、記憶するか、また
はバッファリングすることもできる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ＴＣ網に接続する端末内にある、本発明による
装置の第１の実施形態を示す図である。
【図２】ＴＣ網内のルータ内にある、本発明による装置
の第２の実施形態の概略図である。
【符号の説明】
１ 受信ユニット ２、３ 手段 ４ 着信ｅメール ５ ＴＣ網 １０ 端末 １１、１２、１３、１４ 記憶域 １５ 信号装置 １６ パス

Claims (16)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 着信電子メール（ｅメール）のメッセー
    ジ（４）を受信することができる受信ユニット（１）を
    含む、電子メールを受信および／または転送する装置で
    あって、 前記受信ユニット（１）が、 事前に決定可能な検索基準に従って、着信電子メール
    （４）から情報を抽出する手段（２）と、 抽出された情報および１つまたは複数の事前に決定可能
    な割り当て基準に応じて、複数のアドレスの少なくとも
    １つに着信電子メール（４）を割り当てる手段（３）と
    を含むことを特徴とする装置。
  2. 【請求項２】 前記着信電子メール（４）が割り当てら
    れるアドレスが、電子ファイルとしてセットアップされ
    るデータ記憶ユニットの記憶域（１１、１２、１３、１
    ４）を指定することを特徴とする請求項１に記載の装
    置。
  3. 【請求項３】 着信電子メール（４）を対応するファイ
    ルに記憶する手段が提供されることを特徴とする請求項
    ２に記載の装置。
  4. 【請求項４】 請求項１から３のいずれか一項に記載の
    電子メール（ｅメール）を受信する装置（１）を有す
    る、通信網（５）に接続するデータ端末（１０）。
  5. 【請求項５】 請求項１に記載の電子メール（ｅメー
    ル）を受信および転送する装置（１）を有する、通信網
    （５）に接続するルータ（２０）。
  6. 【請求項６】 全ての電子メールのメッセージ（４）が
    受信ユニット（１）に着信する場合において、事前に決
    定された検索基準に従って、情報を自動的に抽出し、 抽出された情報および事前に決定された割り当て基準に
    応じて、複数のアドレスの少なくとも１つへの着信電子
    メール（４）の自動的な割り当てを行い、 着信電子メール（４）を、対応するアドレスによって指
    定された記憶域（１１、１２、１３、１４；２７）に自
    動的に記憶させ、または前記対応するアドレスに転送す
    ることを特徴とする電子メールを受信および／または転
    送する方法。
  7. 【請求項７】 着信電子メールが割り当てられるアドレ
    スが、電子ファイルとしてセットアップされるデータ記
    憶ユニットの記憶域（１１、１２、１３、１４）を指定
    することを特徴とする請求項６に記載の方法。
  8. 【請求項８】 検索および／または割り当て基準の少な
    くとも１つが、着信電子メール（４）の差出人特定デー
    タ、特に差出人の名前または電子メールアドレスに関係
    することを特徴とする請求項６または７に記載の方法。
  9. 【請求項９】 差出人特定データをブラックリストと比
    較し、 前記比較の結果が肯定の場合には、着信電子メール
    （４）を、直ちに消去し、 または、次の処理をすることなく、特にスクラップ機能
    を果たす特別なアドレス（１４）に記憶し、若しくは、
    前記特別なアドレスに転送することを特徴とする請求項
    ８に記載の方法。
  10. 【請求項１０】 差出人特定データをホワイトリストと
    比較し、 前記比較の結果が肯定の場合には、着信電子メール
    （４）を割り当て基準に応じて、次の処理のために直ち
    に引き渡すことを特徴とする請求項６から９のいずれか
    一項に記載の方法。
  11. 【請求項１１】 ホワイトリストとの比較の結果が肯定
    の場合には、前記電子メールの次の処理と並行して、着
    信電子メール（４）のバックアップコピーを、特別なア
    ドレスで記憶し、または、前記特別なアドレスに転送す
    ることを特徴とする請求項１０に記載の方法。
  12. 【請求項１２】 ホワイトリストとの比較の結果が肯定
    の場合には、信号装置（１５）、特に光および／または
    音響信号発生器を作動させることを特徴とする請求項１
    ０または１１に記載の方法。
  13. 【請求項１３】 検索および／または割り当て基準の少
    なくとも１つが、着信ｅメール（４）の内容、特に特定
    のキーワードに関係し、 着信ｅメール（４）内で前記キーワードが発見される
    と、電子メールのディレクトリまたはそのバックアップ
    コピーのいずれかを、特定のアドレスで記憶し、また
    は、特定のアドレスに転送することを特徴とする請求項
    ６から１２のいずれか一項に記載の方法。
  14. 【請求項１４】 検索基準の少なくとも１つが、着信ｅ
    メール（４）内の特定の位置におけるデータ内容、例え
    ば、「挨拶」、「参照」、「添付」、または「ｃｃ」に
    関係することを特徴とする請求項６から１３のいずれか
    一項に記載の方法。
  15. 【請求項１５】 割り当て基準の１つを適用する場合に
    は、着信電子メール（４）を１つまたは複数の事前決定
    された他の電子メールアドレスに転送することを特徴と
    する請求項６から１４のいずれか一項に記載の方法。
  16. 【請求項１６】 検索または割り当て基準の１つを適用
    する場合には、着信電子メール（４）を特別な優先順位
    でさらに処理することを特徴とする請求項６から１５の
    いずれか一項に記載の方法。
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