JP2000181302A

JP2000181302A - 画像形成装置管理システム

Info

Publication number: JP2000181302A
Application number: JP10359629A
Authority: JP
Inventors: Okifumi Suzuki; 興文鈴木
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1998-12-17
Filing date: 1998-12-17
Publication date: 2000-06-30

Abstract

(57)【要約】【課題】通信回線数，通信時間，通信料金の大幅な削
減、中央管理装置の処理時間の低減化を実現する。【解決手段】管理端末装置１７は、データ収集日又は
データ集計日の当日あるいは該集計日より所定日数前か
ら、複写機１３，１４等の各画像形成装置に対してそれ
ぞれデータ読取指令を自動発信し、その各画像形成装置
のキーカード装置１５，１６等からそれぞれ出力される
応答データを取得して集計する。データ読取指令に対し
て応答データを取得できなかった時には、データ未取得
通報データを通信アダプタ１１及び公衆通信回線網等を
介してセンタシステム（中央管理装置）へ自動送信す
る。センタシステムは、データ未取得通報データを受信
したとき、管理端末装置１７で応答データを取得できな
かった原因の調査，復旧の作業を行なうことを要請する
データを該当担当部署へ自動送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、コンピュータを
備えた中央管理装置と複数の画像形成装置（例えば複写
機）とを公衆通信回線網，通信アダプタ，有線又は無線
インタフェースを介して接続し、中央管理装置が、公衆
通信回線網，通信アダプタ，および有線又は無線インタ
フェースを介して各画像形成装置を集中管理する画像形
成装置管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】このような画像形成装置管理システムと
しては、公衆通信回線網を利用し、更に通信アダプタお
よび有線又は無線インタフェースを使用して、遠隔地に
設置されている複写機等の画像形成装置（ＯＡ機器）を
サービスセンタに設置された中央管理装置（センタシス
テム）と接続可能にしたものが知られている。

【０００３】このような画像形成装置管理システムで
は、中央管理装置が、公衆通信回線網，通信アダプタ，
および有線又は無線インタフェースを介して複数の画像
形成装置に対してそれぞれデータ読取指令を発信し、そ
の各画像形成装置からそれぞれ出力される応答データ
（用紙の使用枚数等の使用情報）を取得するデータ収集
処理を行ない、その処理によって取得した応答データを
集計するデータ集計処理を行なうようにしている（例え
ば特開平７−３２５５１２号公報）。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな画像形成装置管理システムでは、次の(１)〜(５)に
示すような問題があった。（１）中央管理装置側で、対象の画像形成装置の台数に
応じて、多数の通信回線を用意する必要がある。また、
中央管理装置における通信時間，処理時間等の所要時間
が極めて大となり、通信料金も増大する。

【０００５】（２）中央管理装置は、所定のデータ収集
日にデータ読取指令を発信しているが、対象の画像形成
装置について、該当インタフェース線の何らかの原因に
よる断線，外れ、装置設置場所の移動に伴う該当インタ
フェース線の未接続等により、データ未取得が発生する
（画像形成装置の応答データを取得できない）と、該デ
ータの締め日に間に合わなくなるケースも出てくる。ま
た、データ未取得が発生すると、サービスセンタのオペ
レータ（以下「センタオペレータ」という）はその復旧
のために、該当担当部署への状況説明，復旧を含む作業
を要請する手間が発生する。

【０００６】（３）中央管理装置において、顧客毎且つ
使用部門毎の振替金額の計算処理のためのコストテーブ
ルを用意し、顧客毎且つ使用部門毎あるいは用紙サイズ
毎の集計データを中央管理装置に転送する必要が生じ
る。また、上記振替金額の計算処理結果は、ファクシミ
リ装置（ＦＡＸ），郵送，又は担当営業マンが顧客先に
持参する等の手段により、顧客が入手できるようにして
いる。

【０００７】そのため、サービス対象顧客数に応じて上
記コストテーブルの装備が必要となり、メモリ容量が大
となり、そのメンテナンスの手間も大きい。また、上記
集計データも膨大となり、通信料金も増大する。さら
に、上記結果データの顧客への通知の手間も増大する。

【０００８】（４）上記振替金額の計算処理結果の集計
が終了したかどうかの実施状況は、担当営業区等の該当
担当部署が該当システムオペレータに問い合わせる等の
手間のかかる方法によって行なっている。（５）サービス終了年月日に到達したかどうかは、例え
ば担当営業区の管理下にあり、絶えずそれを認識するこ
とは困難であり、またこのために別システムにて管理す
ることも必要となり、無駄が発生する。さらに、該当顧
客への通報の送れによるトラブルも発生することが考え
られる。

【０００９】この発明は上記の問題点に鑑みてなされた
ものであり、画像形成装置管理システムにおいて、通信
回線数，通信時間，および通信料金の大幅な削減、更に
は中央管理装置の処理時間の低減化を実現することを目
的とする。また、データ未取得が発生した場合のセンタ
オペレータによる手間の削減および早期復旧を計ること
も目的とする。

【００１０】さらに、中央管理装置が顧客毎且つ使用部
門毎の振替金額の計算処理結果を経済的に取得し、顧客
に容易に通知できるようにすることも目的とする。さら
にまた、担当営業区等の該当担当部署が実施状況を問い
合わせる等の手間を削減することも目的とする。また、
該当担当部署によるサービス終了年月日に到達したかど
うかの監視を不要にすると共に、該当顧客への通報の遅
れによるトラブルの発生を防止することも目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】この発明は、コンピュー
タを備えた中央管理装置と、中央管理装置と公衆通信回
線網を介して接続する通信アダプタと、複数の画像形成
装置と、通信アダプタと各画像形成装置とを接続する有
線又は無線インタフェースとによって構成され、中央管
理装置が、公衆通信回線網，通信アダプタ，および有線
又は無線インタフェースを介して各画像形成装置を集中
管理する画像形成装置管理システムにおいて、上記の目
的を達成するため、次のようにしたことを特徴とする。

【００１２】請求項１の発明は、各画像形成装置にそれ
ぞれ、用紙の使用枚数等の使用情報を管理し、管理端末
装置からデータ読取指令を受けた時に、使用情報を示す
応答データを管理端末装置へ出力するデータ管理手段を
設け、通信アダプタに管理端末装置を接続し、その管理
端末装置に、各画像形成装置の機種情報，使用情報，デ
ータ収集日又は集計日を含むデータを記憶するデータ記
憶手段と、データ収集日又はデータ集計日の当日あるい
は該集計日より所定日数前から、各画像形成装置に対し
てそれぞれデータ読取指令を自動発信し、各画像形成装
置のデータ管理手段からそれぞれ出力される応答データ
を取得するデータ収集処理を行ない、該処理によって取
得した応答データを集計するデータ集計処理を行なうデ
ータ処理手段と、該手段によって発信されたデータ読取
指令に対して応答データを取得できなかった時には、デ
ータ未取得通報データを中央管理装置へ自動的に送信す
るデータ未取得通報データ送信手段とを設け、中央管理
装置に、データ未取得通報データを受信したとき、管理
端末装置で応答データを取得できなかった原因の調査お
よび復旧の作業を行なうことを要請する通報データを外
部の該当担当部署へ自動的に送信する作業要請通報デー
タ送信手段を設けたものである。

【００１３】請求項２の発明は、請求項１の画像形成装
置管理システムにおいて、管理端末装置に、データ収集
日の所定日数前に各画像形成装置との間で自動的に通信
テストを行なう通信テスト実行手段と、該手段によって
実行された通信テストによって無応答等の通信異常を検
出した場合には、通信テスト異常通報データを中央管理
装置へ自動的に送信する通信テスト異常通報データ送信
手段とを設け、中央管理装置に、通信テスト異常通報デ
ータを受信したとき、通信異常が発生した原因の調査お
よび復旧の作業を行なうことを要請する通報データを外
部の該当担当部署へ自動的に送信する作業要請通報デー
タ送信手段を設けたものである。

【００１４】請求項３の発明は、請求項１又は２の画像
形成装置管理システムにおいて、管理端末装置のデータ
処理手段が、データ収集処理によって取得した各応答デ
ータを少なくとも予め設定された使用部門別に集計する
データ集計処理を行なう手段であり、管理端末装置に、
データ処理手段による処理結果に基づいて使用部門毎の
振替金額を算出する振替金額算出手段と、該手段による
算出結果を表示部に表示あるいは用紙にプリントして出
力する算出結果出力手段とを設けたものである。

【００１５】請求項４の発明は、請求項１又は２の画像
形成装置管理システムにおいて、管理端末装置のデータ
処理手段が、データ収集処理によって取得した各応答デ
ータを少なくとも予め設定された使用部門別に集計する
データ集計処理を行なう手段であり、管理端末装置に、
データ処理手段による処理結果に基づいて使用部門毎の
振替金額を算出する振替金額算出手段と、該手段による
算出結果を示すデータを各画像形成装置のうちの予め登
録された画像形成装置へ出力する算出結果出力手段とを
設けたものである。

【００１６】請求項５の発明は、請求項３又は４の画像
形成装置管理システムにおいて、管理端末装置に、算出
結果出力手段による算出結果の出力が行なわれた後、出
力終了通報データを中央管理装置へ自動的に送信する出
力終了通報データ送信手段を設け、中央管理装置に、出
力終了通報データを受信したとき、実施状況を報告する
通報データを外部の該当担当部署へ自動的に送信する実
施状況通報データ送信手段を設けたものである。

【００１７】請求項６の発明は、請求項１乃至５のいず
れかの画像形成装置管理システムにおいて、管理端末装
置に、サービス終了年月日になった時に、サービス終了
メッセージを表示部に表示あるいは用紙にプリントして
出力するサービス終了メッセージ出力手段を設けたもの
である。

【００１８】請求項７の発明は、請求項１乃至５のいず
れかの画像形成装置管理システムにおいて、管理端末装
置に、サービス終了年月日になった時に、サービス終了
メッセージを前記各画像形成装置のうちの予め登録され
た画像形成装置へ出力するサービス終了メッセージ出力
手段とを設けたものである。

【００１９】請求項８の発明は、請求項６又は７の画像
形成装置管理システムにおいて、管理端末装置に、サー
ビス終了メッセージ出力手段による処理が行なわれた
後、サービス終了通報データを中央管理装置へ自動的に
送信するサービス終了通報データ送信手段を設け、中央
管理装置に、サービス終了通報データを受信したとき、
サービス終了を通知し、管理端末装置及び通信アダプタ
等のシステム構成機器の回収作業を行なうことを要請す
る通報データを外部の該当担当部署へ自動的に送信する
作業要請通報データ送信手段を設けたものである。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施形態を図面
に基づいて具体的に説明する。図１及び図２は、この発
明の一実施形態である画像形成装置管理システムの構成
例を示すブロック図である。

【００２１】この画像形成装置管理システムは、サービ
スセンタに設置されている中央管理装置であるセンタシ
ステム１と、各顧客先にそれぞれ設置されている電子機
器類１０，９０とによって構成されている。なお、各顧
客先における交換機の図示は省略している。

【００２２】センタシステム１は、図２に示すように、
複数のクライアントコンピュータ（以下単に「クライア
ント」という）２ａ，２ｂ，……と、サーバ３と、それ
らを相互に接続するＬＡＮ（ローカル・エリア・ネット
ワーク）等のネットワーク４とによって構成されてい
る。

【００２３】電子機器類１０は、図１に示すように、セ
ンタシステム１と公衆通信回線網５を介して接続する通
信アダプタ１１，２１と、ファクシミリ装置１２，２
２，複写機１３，１４，２３等の複数の画像形成装置
と、キーカード装置１５，１６，２４と、管理端末装置
１７と、通信アダプタ１１とファクシミリ装置１２，キ
ーカード装置１５，１６等の各キーカード装置，管理端
末装置１７とを接続する有線インタフェース（以下「イ
ンタフェース」を「Ｉ／Ｆ」という）１８と、通信アダ
プタ２１とファクシミリ装置２２，キーカード装置２４
等の各キーカード装置とを接続する有線Ｉ／Ｆ２５とに
よって構成されている。

【００２４】電子機器類９０は、センタシステム１と公
衆通信回線網５を介して接続する通信アダプタ９１と、
ファクシミリ装置９２，複写機９３，９４と、キーカー
ド装置９５，９６と、管理端末装置９７と、通信アダプ
タ９１とファクシミリ装置９２，管理端末装置９７とを
接続する有線Ｉ／Ｆ９８と、通信アダプタ９１とキーカ
ード装置９５，９６とを接続する無線Ｉ／Ｆ９９とによ
って構成されている。

【００２５】なお、無線Ｉ／Ｆ９９は通信アダプタ９
１，複写機９３，９４にそれぞれ接続されている無線装
置９９ａ，９９ｂ，９９ｃからなる。キーカード装置１
５，１６，９５，９６は、いずれも請求項１のデータ管
理手段に相当するものである。

【００２６】キーカード装置１５は、複写機１３に接続
され、その用紙の使用枚数等の使用情報を管理し、管理
端末装置１７からデータ読取指令を受けた時に、複写機
１３の使用情報を示す応答データを管理端末装置１７へ
出力する。キーカード装置１６は、複写機１４に接続さ
れ、その用紙の使用枚数等の使用情報を管理し、管理端
末装置１７からデータ読取指令を受けた時に、複写機１
４の使用情報を示す応答データを管理端末装置１７へ出
力する。

【００２７】キーカード装置９５は、複写機９３に接続
され、その用紙の使用枚数等の使用情報を管理し、管理
端末装置９７からデータ読取指令を受けた時に、複写機
９３の使用情報を示す応答データを管理端末装置９７へ
出力する。キーカード装置９６は、複写機９４に接続さ
れ、その用紙の使用枚数等の使用情報を管理し、管理端
末装置９７からデータ読取指令を受けた時に、複写機９
４の使用情報を示す応答データを管理端末装置９７へ出
力する。

【００２８】キーカード装置２４は、複写機２３に接続
され、その用紙の使用枚数等の使用情報を管理し、セン
タシステム１からデータ読取指令を受けた時に、複写機
２３の使用情報を示す応答データをセンタシステム１へ
送信する。なお、複写機１３等の各画像形成装置に上述
したキーカード装置としての機能を持たせ、その各画像
形成装置を有線Ｉ／Ｆ１８又は無線Ｉ／Ｆ９９に直接接
続するようにしてもよい。

【００２９】図３は、クライアント２ａ，２ｂ，……，
サーバ３の構成例を示すブロック図である。クライアン
ト２ａは、ＣＰＵ３１，リアルタイムクロック回路３
２，ＲＯＭ３３，ＲＡＭ３４，通信制御ユニット３５
ａ，３５ｂ，……，外部メモリ制御ユニット３６，表示
制御ユニット３７，キーボードＩ／Ｆ回路部３８，ネッ
トワークＩ／Ｆユニット３９，ハードディスク装置４
０，ＣＲＴディスプレイ４１，キーボード４２等によっ
て構成されている。

【００３０】なお、クライアント２ｂも図３と同様の構
成なので、ネットワークＩ／Ｆユニット３９以外の各部
の図示及び説明は省略する。さらに、センタシステム１
内の他のクライアントも図３と同様の構成なので、図示
及び説明は省略する。

【００３１】ＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３３内の制御プログ
ラムによってクライアント２ａ全体を統括的に制御する
中央処理装置である。リアルタイムクロック回路３２
は、時刻情報を発生するものであり、ＣＰＵ３１がそれ
を読み込むことによって現在の時刻を知ることができ
る。ＲＯＭ３３は、ＣＰＵ３１が使用する制御プログラ
ムを含む各種固定データを格納している読み出し専用メ
モリである。

【００３２】ＲＡＭ３４は、ＣＰＵ３１がデータ処理を
行なう際に使用するワークメモリ等として使用する読み
書き可能なメモリである。通信制御ユニット３５ａ，３
５ｂは、それぞれ公衆通信回線網５を介して外部機器と
の通信を制御する。外部メモリ制御ユニット３６は、ハ
ードディスク装置（以下「ＨＤＤ」と略称する）４０と
のインタフェース制御を行なう。

【００３３】表示制御ユニット３７は、ＣＲＴディスプ
レイ４１とのインタフェース制御を行なう。キーボード
Ｉ／Ｆ回路部３８は、キーボード４２とのインタフェー
ス制御を行なう。ネットワークＩ／Ｆユニット３９は、
ネットワーク４に接続されているクライアント２ｂ等の
他のクライアントやサーバ３とのインタフェース制御を
行なう。

【００３４】サーバ３は、ＣＰＵ５１，リアルタイムク
ロック回路５２，ＲＯＭ５３，ＲＡＭ５４，外部メモリ
制御ユニット５５，表示制御ユニット５６，キーボード
Ｉ／Ｆ回路部５７，ネットワークＩ／Ｆユニット５８，
ＨＤＤ５９，ＣＲＴディスプレイ６０，キーボード６１
等によって構成されている。

【００３５】ＣＰＵ５１は、ＲＯＭ５３内の制御プログ
ラムによってサーバ３全体を統括的に制御する中央処理
装置である。リアルタイムクロック回路５２は、時刻情
報を発生するものであり、ＣＰＵ５１がそれを読み込む
ことによって現在の時刻を知ることができる。ＲＯＭ５
３は、ＣＰＵ５１が使用する制御プログラムを含む各種
固定データを格納している読み出し専用メモリである。

【００３６】ＲＡＭ５４は、ＣＰＵ５１がデータ処理を
行なう際に使用するワークメモリ等として使用する読み
書き可能なメモリである。外部メモリ制御ユニット５５
は、ＨＤＤ５９とのインタフェース制御を行なう。ＨＤ
Ｄ５９は、図２に示す履歴マスタファイル５９ａを格納
するが、これについては後述する。

【００３７】表示制御ユニット５６は、ＣＲＴディスプ
レイ６０とのインタフェース制御を行なう。キーボード
Ｉ／Ｆ回路部５７は、キーボード６１とのインタフェー
ス制御を行なう。ネットワークＩ／Ｆユニット５８は、
ネットワーク４に接続されているクライアント２ａ，２
ｂ，……とのインタフェース制御を行なう。

【００３８】図４は、管理端末装置１７，９７の構成例
を示すブロック図である。この管理端末装置１７，９７
はそれぞれ、ＣＰＵ７１，リアルタイムクロック回路７
２，ＲＯＭ７３，ＲＡＭ７４，通信Ｉ／Ｆ７５，外部メ
モリ制御ユニット７６，表示制御ユニット７７，キーボ
ードＩ／Ｆ回路部７８，ＨＤＤ７９，ＣＲＴディスプレ
イ８０，キーボード８１等によって構成されている。

【００３９】ＣＰＵ７１は、ＲＯＭ７３内の制御プログ
ラムによって管理端末装置１７，９７全体を統括的に制
御する中央処理装置である。リアルタイムクロック回路
７２は、時刻情報を発生するものであり、ＣＰＵ７１が
それを読み込むことによって現在の時刻を知ることがで
きる。ＲＯＭ７３は、ＣＰＵ７１が使用する制御プログ
ラムを含む各種固定データを格納している読み出し専用
メモリである。

【００４０】ＲＡＭ７４は、ＣＰＵ７１がデータ処理を
行なう際に使用するワークメモリ等として使用する読み
書き可能なメモリである。通信Ｉ／Ｆ７５は、外部機器
との通信を制御する。外部メモリ制御ユニット７６は、
ＨＤＤ７９とのインタフェース制御を行なう。ＨＤＤ７
９は、請求項１のデータ記憶手段に相当するものであ
り、図１に示すマスタファイル７９ａが格納されるが、
これについては追って詳細に説明する。

【００４１】表示制御ユニット７７は、ＣＲＴディスプ
レイ８０とのインタフェース制御を行なう。キーボード
Ｉ／Ｆ回路部７８は、キーボード８１とのインタフェー
ス制御を行なう。

【００４２】図５は、図１の通信アダプタ１１の構成例
を示すブロック図である。なお、通信アダプタ９１も同
様の構成なので、その図示及び説明は省略する。公衆通
信回線網５からのデータは、まず回線切替回路１０１に
入力される。ここでは、公衆回線通信網５側からの通信
が通信アダプタ１１に接続されているファクシミリ装置
（ＦＡＸ）１２宛のものであれば、公衆回線通信網５側
をファクシミリ装置１２に接続し、センタシステム１か
らの通信であれば、公衆回線通信網５側をモデム１０２
に接続する。

【００４３】また、ＲＳ−４８５用のトランシーバ等を
用いた通信インタフェース（ＳＩ／Ｏ）１０３によって
複写機１３，１４等の画像形成装置側との通信を行な
う。また、通信インタフェース１０４によって管理端末
装置１７との通信を行なう。これらの制御・処理は、Ｒ
ＯＭ１０６内の制御プログラムに従ってＣＰＵ１０５を
中心に行なわれる。

【００４４】ＲＡＭ１０７は、各種のデータを一時的に
格納しておくためにも用いる。このＲＡＭ１０７には、
バックアップ用の電池（バッテリ）１０８が接続されて
いる。スイッチ１０９は、各種モードを選択的に設定す
るためのものである。通信アダプタ１１はそれぞれ、自
機に接続されている各画像形成装置に対して、絶えず周
期的に、且つこれらに付与されたデバイスアドレス順に
ポーリング動作を行なう。

【００４５】ここで、請求項１〜８のデータ処理手段，
データ未取得通報データ送信手段，通信テスト実行手
段，通信テスト異常通報データ送信手段，振替金額算出
手段，算出結果出力手段，出力終了通報データ送信手
段，サービス終了メッセージ出力手段，およびサービス
終了通報データ送信手段は、管理端末装置１７，９７の
ＣＰＵ７１がＲＯＭ７３及びＨＤＤ７９内の制御プログ
ラムに従って動作することにより実現される。

【００４６】また、請求項１〜８の各作業要請通報デー
タ送信手段および実施状況通報データ送信手段は、セン
タシステム（中央管理装置）１における各クライアント
２ａ，２ｂ，……のＣＰＵ３１がＲＯＭ３３及びＨＤＤ
４０内の制御プログラムに、サーバ３のＣＰＵ５１がＲ
ＯＭ５３及びＨＤＤ５９内の制御プログラムにそれぞれ
従って動作することにより実現される。

【００４７】以下、この画像形成装置管理システムにお
けるこの発明に係わる処理動作について、図６以降の各
図面も参照して具体的に説明する。なお、説明の都合
上、センタシステム１，キーカード装置１５，管理端末
装置１７による処理動作についてのみ説明するが、他の
キーカード装置，管理端末装置による処理動作も同様で
ある。

【００４８】図６及び図７は、この画像形成装置管理シ
ステムにおけるこの発明に係わる処理動作の概要例を示
す説明図である。ここで、管理端末装置１７は、カレン
ダ機能を装備しており、現年月日を予め設定登録された
後述する各年月日とそれぞれ比較することにより、その
各年月日にそれぞれ到達したか否かを判断することがで
きる。

【００４９】サービスの開始に先立って、顧客先に設置
され、通信アダプタ１１に接続された管理端末装置１７
において、顧客名，部門（使用部門）名，部門コード，
機種情報（適用機器の種類を示す情報），データ収集
日，締め日（データ集計日），サービス開始年月日，サ
ービス終了年月日，用紙サイズ別有無，顧客内の部門毎
の振替金額（コストテーブル），複数（例えば第１，第
２）のデータ出力指定機器（振替金額の算出結果を示す
データの指定出力先），担当営業区，担当サービス区等
の情報の入力、およびそれらの情報によるマスタファイ
ル７９ａ（図１）の作成が必要となる。これらの作業を
インストール作業という。管理端末装置１７は、マスタ
ファイル７９ａに基づいてデータ収集処理およびデータ
集計処理を行なうが、それについては追って詳細に説明
する。

【００５０】管理端末装置１７は、インストール作業が
終了すると、センタシステム１が必要とする情報を抽出
し、インストール完了通報データを図８に示すフォーマ
ットで通信アダプタ１１および公衆通信回線網５を介し
てセンタシステム１へ自動的に送信する。

【００５１】センタシステム１のクライアント（２ａ，
２ｂ，……のいずれか）は、インストール完了通報デー
タを受信すると、そのデータに基づいて顧客コードを設
定し、図９に示すような構成の顧客マスタファイル５９
ａ（図２）を自動生成する。そして、顧客マスタファイ
ル５９ａの自動生成終了により、準備ＯＫデータを図１
０に示すフォーマットで公衆通信回線網５および通信ア
ダプタ１１を介して管理端末装置１７へ自動的に返送す
る。

【００５２】管理端末装置１７は、準備ＯＫデータを受
信すると、そのデータ中の準備ＯＫコードを準備ＯＫを
示すメッセージに変換し、それを図４のＣＲＴディスプ
レイ８０に表示すると共に、上記準備ＯＫコードをマス
タファイル７９ａの該当個所に格納する。

【００５３】その後、サービス開始年月日が経過し、且
つデータ収集日の所定日数前（データ収集日前の所定
日）に到達すると、既にマスタファイル７９ａに蓄積さ
れた機種情報が示す各適用機器（複写機１３，１４等の
各画像形成装置）との間で自動的に通信テストを行な
う。なお、通信テストは管理端末装置１７と適用機器と
の間の接続および適用機器応答確認が可能であれば、ど
のような形態でもよい。

【００５４】そして、通信テストによりある適用機器か
らの無応答，ＮＡＫ応答等の不正応答，不正データの受
信等の何らかの通信異常を検出すると、その適用機器の
機種・機番および異常状態の詳細を示すコードをマスタ
ファイル７９ａに格納し、全ての適用機器との間の通信
テストを終了した後、通信テスト異常通報データを図１
１に示すフォーマットで通信アダプタ１１および公衆通
信回線網５を介してセンタシステム１へ自動的に送信す
る。

【００５５】センタシステム１のクライアントは、通信
テスト異常通報データを受信すると、顧客マスタファイ
ル５９ａ（図９参照）を検索し、上述した通信異常が発
生した原因の調査および復旧の作業を行なうことを要請
する通報データを電子メールを用いて外部の該当担当部
署である担当営業区もしくは担当サービス区へ自動的に
送信する。なお、ファクシミリ装置１２を用いて送信し
てもよい。

【００５６】その後、管理端末装置１７は、データ収集
日に到達すると、既にマスタファイル７９ａに蓄積され
た機種情報が示す各適用機器に対してそれぞれデータ読
取指令を自動発信し、その各適用機器のキーカード装置
からそれぞれ出力される応答データ（使用情報を示す）
を取得するデータ収集処理を行なう。なお、このデータ
収集処理をデータ集計日の当日あるいは該集計日より所
定日数前（但し上述した通信テストを終了した後）から
行なってもよい。

【００５７】このデータ収集処理中に、何らかの原因
で、発信したデータ読取指令に対して応答データを取得
できなかった（データ未取得が発生した）時には、該当
する機器（画像形成装置）の機種・機番をマスタファイ
ル７９ａに格納しておく。そして、全ての適用機器につ
いて、データ収集処理を終了した後、マスタファイル７
９ａを参照し、データ未取得の機種・機番が存在すれ
ば、データ未取得通報データを図１２に示すフォーマッ
トで通信アダプタ１１および公衆通信回線網５を介して
センタシステム１へ自動的に送信する。

【００５８】センタシステム１のクライアントは、デー
タ未取得通報データを受信すると、顧客マスタファイル
５９ａ（図９参照）を検索し、データ未取得が発生した
原因の調査，復旧，データ取得，該データの管理端末装
置１７への入力を含む作業を行なうことを要請する通報
データを電子メールを用いて外部の該当担当部署である
担当営業区もしくは担当サービス区へ自動的に送信す
る。なお、ファクシミリ装置１２を用いて送信してもよ
い。

【００５９】管理端末装置１７は、全ての適用機器につ
いて、データ収集処理を正常に終了すると、該当する顧
客の予め設定された部門（使用部門）別に応答データ
（使用枚数）を集計する（更に用紙サイズ別指定がなさ
れていれば部門別および用紙サイズ別に応答データを集
計する）データ集計処理を行なって、例えば図１３に示
すようなデータ集計ファイルを作成する。

【００６０】データ集計処理が終了すると、その処理結
果及び予め設定された（マスタファイル７９ａに格納さ
れている）図１４に示すような部門振替金額（単価）テ
ーブル（コストテーブル）に基づいて部門毎の振替金額
を算出（計算）し、その算出結果を図４のＣＲＴディス
プレイ８０（表示部）に表示して出力する。

【００６１】なお、自機にプリンタが接続されていれ
ば、上記算出結果を示すデータをそのプリンタに送り、
用紙にプリントして出力させることもできる。あるい
は、上記算出結果を示すデータを通信アダプタ１１等を
介して複写機１３等の各画像形成装置のうちの予め設定
登録された画像形成装置へ出力し、用紙にプリントして
出力させることもできる。

【００６２】この場合、上記算出結果を示すデータの出
力先として、例えば第１，第２の画像形成装置を図４の
キーボード８１の操作によって設定登録しておけば、通
常は上記算出結果を示すデータを第１の画像形成装置に
出力し、第１の画像形成装置が何らかの障害発生により
出力不能になったとき、上記算出結果を示すデータの出
力先を第２の画像形成装置に切り替え、そのデータを第
２の画像形成装置に出力することができる。

【００６３】管理端末装置１７は、上記算出結果の出力
が終了すると、データ出力終了通報データを図１５に示
すフォーマットで通信アダプタ１１および公衆通信回線
網５を介してセンタシステム１へ自動的に送信する。

【００６４】センタシステム１のクライアントは、デー
タ出力終了通報データを受信すると、顧客マスタファイ
ル５９ａ（図９参照）を検索し、実施状況を報告した
り、顧客に対するサービス料金（サービスについての月
次料金）請求を含む作業を行なうことを要請する通報デ
ータを電子メールを用いて外部の該当担当部署である担
当営業区もしくは担当サービス区へ自動的に送信する。
なお、ファクシミリ装置１２を用いて送信してもよい。

【００６５】管理端末装置１７は、サービス終了年月日
に到達すると、サービス終了を示すメッセージ（サービ
ス終了メッセージ）を図４のＣＲＴディスプレイ８０に
表示して出力する。

【００６６】なお、自機にプリンタが接続されていれ
ば、サービス終了メッセージをそのプリンタに送り、用
紙にプリントして出力させることもできる。あるいは、
サービス終了メッセージを通信アダプタ１１等を介して
複写機１３等の各画像形成装置のうちの予め設定登録さ
れた画像形成装置へ出力し、用紙にプリントして出力さ
せることもできる。

【００６７】この場合、サービス終了メッセージの出力
先として、例えば第１，第２の画像形成装置を図４のキ
ーボード８１の操作によって設定登録しておけば、通常
はサービス終了メッセージを第１の画像形成装置に出力
し、第１の画像形成装置が何らかの障害発生により出力
不能になったとき、サービス終了メッセージの出力先を
第２の画像形成装置に切り替え、サービス終了メッセー
ジを第２の画像形成装置に出力することができる。

【００６８】管理端末装置１７は、サービス終了メッセ
ージの出力が終了すると、サービス終了通報データを図
１６に示すフォーマットで通信アダプタ１１および公衆
通信回線網５を介してセンタシステム１へ自動的に送信
する。

【００６９】センタシステム１のクライアントは、サー
ビス終了通報データを受信すると、顧客マスタファイル
５９ａ（図９参照）を検索し、サービス終了を通知し、
管理端末装置および通信アダプタ等のシステム構成機器
の回収作業を行なうことを要請する通報データを電子メ
ールを用いて外部の該当担当部署である担当営業区もし
くは担当サービス区へ自動的に送信する。なお、ファク
シミリ装置１２を用いて送信してもよい。

【００７０】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明の画
像形成装置管理システムによれば、管理端末装置が、デ
ータ収集日又はデータ集計日の当日あるいは該集計日よ
り所定日数前から、各画像形成装置に対してそれぞれデ
ータ読取指令を自動発信し、そのデータ管理手段からそ
れぞれ出力される応答データを取得するデータ収集処理
を行ない、その処理によって取得した応答データを集計
するデータ集計処理を行なうので、通信回線数，通信時
間，および中央管理装置におけるデータ処理時間等の所
要時間が極めて少なくて済み、その経済的効果は大とな
る。

【００７１】また、管理端末装置は、発信したデータ読
取指令に対して応答データを取得できなかった時には、
データ未取得通報データを中央管理装置へ自動的に送信
し、そのデータ未取得通報データを受信した中央管理装
置は、管理端末装置で応答データを取得できなかった原
因の調査および復旧の作業を行なうことを要請する通報
データを外部の該当担当部署へ自動的に送信するので、
データ未取得が発生した場合のセンタオペレータによる
手間を大幅に削減でき、早期復旧を計ることができる。

【００７２】また、請求項２以降の各発明によれば、上
記に加えて次のような効果を得ることもできる請求項２
の発明によれば、管理端末装置が、データ収集日の所定
日数前に各画像形成装置との間で自動的に通信テストを
行なうので、データ収集日におけるデータ未取得の可能
性を低下させることが可能となる。

【００７３】また、管理端末装置は、通信テストによっ
て無応答等の通信異常を検出した場合には、通信テスト
異常通報データを中央管理装置へ自動的に送信し、その
通信テスト異常通報データを受信した中央管理装置は、
通信異常が発生した原因の調査および復旧の作業を行な
うことを要請する通報データを外部の該当担当部署へ自
動的に送信するので、センタオペレータによる手間を一
層削減することができる。

【００７４】請求項３の発明によれば、管理端末装置
が、データ収集処理によって取得した各応答データを少
なくとも予め設定された使用部門別に集計するデータ集
計処理を行ない、その処理結果に基づいて使用部門毎の
振替金額を算出し、その算出結果を表示部に表示あるい
は用紙にプリントして出力するので、この管理端末装置
は、該当する顧客の使用部門別の振替金額を算出（計算
処理）するためのコストテーブルのみの装備でよく、そ
の計算処理も迅速に行なえる。

【００７５】したがって、膨大な収集データの中央管理
装置への転送も不要になり、そのための通信料金の発生
も回避できる。また、中央管理装置において、各顧客毎
の上記コストテーブルの装備，メンテナンスの手間につ
いても大幅な削減となり、顧客固有情報であるコストテ
ーブルのセキュリティ維持も可能である。さらに、上記
計算処理結果の顧客への通知も、極めて容易となる。

【００７６】請求項４の発明によれば、管理端末装置
が、データ収集処理によって取得した各応答データを少
なくとも予め設定された使用部門別に集計するデータ集
計処理を行ない、その処理結果に基づいて使用部門毎の
振替金額を算出し、その算出結果を示すデータを各画像
形成装置のうちの予め登録された画像形成装置へ出力し
て、用紙にプリントさせることができるので、請求項３
の発明と同様の効果を得ることができる。

【００７７】また、管理端末装置を経費管理者の近くに
設置することが不可能な場合もあり、その場合には経費
管理者の近くに設置される別機器、つまり上記予め登録
された画像形成装置へ上記算出結果を示すデータを送っ
て、用紙にプリントさせることができるため、顧客に対
する利便性を向上させることができる。

【００７８】なお、上記算出結果を示すデータの出力先
として、例えば第１，第２の画像形成装置を設定登録に
しておけば、通常は上記算出結果を示すデータを第１の
画像形成装置に出力し、第１の画像形成装置が何らかの
障害発生により出力不能になったとき、上記算出結果を
示すデータの出力先を第２の画像形成装置に切り替え、
そのデータを第２の画像形成装置に出力することが可能
になるため、顧客に対する利便性をより向上させること
ができる。

【００７９】請求項５の発明によれば、管理端末装置
が、上記算出結果の出力を行なった後、出力終了通報デ
ータを中央管理装置へ自動的に送信し、その出力終了通
報データを受信した中央管理装置は、実施状況を報告す
る通報データを外部の該当担当部署へ自動的に送信する
ので、該当担当部署が実施状況を問い合わせる等の手間
を削減することができる。

【００８０】請求項６の発明によれば、管理端末装置
が、サービス終了年月日になった時に、サービス終了メ
ッセージを表示部に表示あるいは用紙にプリントして出
力するので、該当顧客への通報の遅れによるトラブルの
発生を防止することができる。請求項７の発明によれ
ば、管理端末装置が、サービス終了年月日になった時
に、サービス終了メッセージを各画像形成装置のうちの
予め登録された画像形成装置へ出力して、用紙にプリン
トさせることができるので、請求項５の発明と同様の効
果を得ることができる。

【００８１】また、管理端末装置を経費管理者の近くに
設置することが不可能な場合もあり、その場合には経費
管理者の近くに設置される別機器、つまり上記予め登録
された画像形成装置へサービス終了メッセージを送っ
て、用紙にプリントさせることができるため、顧客に対
する利便性を向上させることができる。

【００８２】なお、サービス終了メッセージの出力先と
して、例えば第１，第２の画像形成装置を設定登録にし
ておけば、通常はサービス終了メッセージを第１の画像
形成装置に出力し、第１の画像形成装置が何らかの障害
発生により出力不能になったとき、サービス終了メッセ
ージの出力先を第２の画像形成装置に切り替え、そのサ
ービス終了メッセージを第２の画像形成装置に出力する
ことが可能になるため、顧客に対する利便性をより向上
させることができる。

【００８３】請求項８の発明によれば、管理端末装置
が、サービス終了メッセージを出力した後、サービス終
了通報データを中央管理装置へ自動的に送信し、そのサ
ービス終了通報データを受信した中央管理装置は、サー
ビス終了を通知し、管理端末装置及び通信アダプタ等の
システム構成機器の回収作業を行なうことを要請する通
報データを外部の該当担当部署へ自動的に送信するの
で、該当担当部署によるサービス終了年月日に到達した
かどうかの監視が不要になり、手間の削減を計ることが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施形態である画像形成装置管理
システムを構成する顧客先の電子機器類の構成例を示す
ブロック図である。

【図２】同じくセンタシステム（中央管理装置）の構成
例を示すブロック図である。

【図３】図２のクライアント２ａ，２ｂ，……，サーバ
３の構成例を示すブロック図である。

【図４】図１の管理端末装置１７，９７の構成例を示す
ブロック図である。

【図５】図１の通信アダプタ１１の構成例を示すブロッ
ク図である。

【図６】図１に示した画像形成装置管理システムにおけ
るこの発明に係わる処理動作の概要例を示す説明図であ
る。

【図７】その続きを示す説明図である。

【図８】図１の管理端末装置１７又は９７から図２のセ
ンタシステム１へ送信されるインストール完了通報デー
タのフォーマット例を示す図である。

【図９】図２の顧客マスタファイル５９ａの構成例を示
す図である。

【図１０】図２のセンタシステム１から図１の管理端末
装置１７又は９７へ送信される準備ＯＫデータのフォー
マット例を示す図である。

【図１１】図１の管理端末装置１７又は９７から図２の
センタシステム１へ送信される通信テスト異常通報デー
タのフォーマット例を示す図である。

【図１２】同じくデータ未取得通報データのフォーマッ
ト例を示す図である。

【図１３】図１の管理端末装置１７又は９７が作成する
データ集計ファイルの構成例を示す図である。

【図１４】図１のマスタファイル７９ａに格納されてい
る部門振替金額（単価）テーブルの構成例を示す図であ
る。

【図１５】図１の管理端末装置１７又は９７から図２の
センタシステム１へ送信されるデータ出力終了通報デー
タのフォーマット例を示す図である。

【図１６】同じくサービス終了通報データのフォーマッ
ト例を示す図である。

【符号の説明】

１：センタシステム（中央管理装置）２ａ，２ｂ：クライアント３：サーバ４：ネットワーク５：公衆通信回線網１１，２１，９１：通信アダプタ１２，９２：ファクシミリ装置１３，１４，２３，９３，９４：複写機１５，１６，２４，９５，９６：キーカード装置１８，２５，９８：有線Ｉ／Ｆ９９：無線Ｉ／Ｆ９９ａ，９９ｂ，９９ｃ：無線装置３１，５１，７１，１０５：ＣＰＵ（中央処理装置）３２，５２，７２：リアルタイムクロック回路３３，５３，７３，１０６：ＲＯＭ３４，５４，７４，１０７：ＲＡＭ３５ａ，３５ｂ：通信制御ユニット３６，５５，７６：外部メモリ制御ユニット３７，５６，７７：表示制御ユニット３８，５７，７８：キーボードＩ／Ｆ回路部３９，５８：ネットワークＩ／Ｆユニット４０，５９，７９：ＨＤＤ４１，６０，８０：ＣＲＴディスプレイ４２，６１，８１：キーボード５９ａ：顧客マスタファイル７９ａ：マスタファイル７５，１０３，１０４：通信Ｉ／Ｆ１０１：回線切替回路１０２：モデム

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】コンピュータを備えた中央管理装置と、
該中央管理装置と公衆通信回線網を介して接続する通信
アダプタと、複数の画像形成装置と、前記通信アダプタ
と前記各画像形成装置とを接続する有線又は無線インタ
フェースとによって構成され、前記中央管理装置が、前
記公衆通信回線網，前記通信アダプタ，および前記有線
又は無線インタフェースを介して前記各画像形成装置を
集中管理する画像形成装置管理システムにおいて、前記各画像形成装置にそれぞれ、用紙の使用枚数等の使
用情報を管理し、前記管理端末装置からデータ読取指令
を受けた時に、前記使用情報を示す応答データを前記管
理端末装置へ出力するデータ管理手段を設け、前記通信アダプタに管理端末装置を接続し、該管理端末装置に、前記各画像形成装置の機種情報，前
記使用情報，データ収集日又は集計日を含むデータを記
憶するデータ記憶手段と、前記データ収集日又は前記デ
ータ集計日の当日あるいは該集計日より所定日数前か
ら、前記各画像形成装置に対してそれぞれデータ読取指
令を自動発信し、前記各画像形成装置のデータ管理手段
からそれぞれ出力される応答データを取得するデータ収
集処理を行ない、該処理によって取得した応答データを
集計するデータ集計処理を行なうデータ処理手段と、該
手段によって発信されたデータ読取指令に対して応答デ
ータを取得できなかった時には、データ未取得通報デー
タを前記中央管理装置へ自動的に送信するデータ未取得
通報データ送信手段とを設け、前記中央管理装置に、前記データ未取得通報データを受
信したとき、前記管理端末装置で応答データを取得でき
なかった原因の調査および復旧の作業を行なうことを要
請する通報データを外部の該当担当部署へ自動的に送信
する作業要請通報データ送信手段を設けたことを特徴と
する画像形成装置管理システム。
【請求項２】請求項１記載の画像形成装置管理システ
ムにおいて、前記管理端末装置に、前記データ収集日の所定日数前に
前記各画像形成装置との間で自動的に通信テストを行な
う通信テスト実行手段と、該手段によって実行された通
信テストによって無応答等の通信異常を検出した場合に
は、通信テスト異常通報データを前記中央管理装置へ自
動的に送信する通信テスト異常通報データ送信手段とを
設け、前記中央管理装置に、前記通信テスト異常通報データを
受信したとき、前記通信異常が発生した原因の調査およ
び復旧の作業を行なうことを要請する通報データを外部
の該当担当部署へ自動的に送信する作業要請通報データ
送信手段を設けたことを特徴とする画像形成装置管理シ
ステム。
【請求項３】請求項１又は２記載の画像形成装置管理
システムにおいて、前記管理端末装置のデータ処理手段が、前記データ収集
処理によって取得した各応答データを少なくとも予め設
定された使用部門別に集計するデータ集計処理を行なう
手段であり、該管理端末装置に、前記データ処理手段による処理結果
に基づいて前記使用部門毎の振替金額を算出する振替金
額算出手段と、該手段による算出結果を表示部に表示あ
るいは用紙にプリントして出力する算出結果出力手段と
を設けたことを特徴とする画像形成装置管理システム。
【請求項４】請求項１又は２記載の画像形成装置管理
システムにおいて、前記管理端末装置のデータ処理手段が、前記データ収集
処理によって取得した各応答データを少なくとも予め設
定された使用部門別に集計するデータ集計処理を行なう
手段であり、該管理端末装置に、前記データ処理手段による処理結果
に基づいて前記使用部門毎の振替金額を算出する振替金
額算出手段と、該手段による算出結果を示すデータを前
記各画像形成装置のうちの予め登録された画像形成装置
へ出力する算出結果出力手段とを設けたことを特徴とす
る画像形成装置管理システム。
【請求項５】請求項３又は４記載の画像形成装置管理
システムにおいて、前記管理端末装置に、前記算出結果出力手段による算出
結果の出力が行なわれた後、出力終了通報データを前記
中央管理装置へ自動的に送信する出力終了通報データ送
信手段を設け、前記中央管理装置に、前記出力終了通報データを受信し
たとき、実施状況を報告する通報データを外部の該当担
当部署へ自動的に送信する実施状況通報データ送信手段
を設けたことを特徴とする画像形成装置管理システム。
【請求項６】請求項１乃至５のいずれか一項に記載の
画像形成装置管理システムにおいて、前記管理端末装置に、サービス終了年月日になった時
に、サービス終了メッセージを表示部に表示あるいは用
紙にプリントして出力するサービス終了メッセージ出力
手段を設けたことを特徴とする画像形成装置管理システ
ム。
【請求項７】請求項１乃至５のいずれか一項に記載の
画像形成装置管理システムにおいて、前記管理端末装置に、サービス終了年月日になった時
に、サービス終了メッセージを前記各画像形成装置のう
ちの予め登録された画像形成装置へ出力するサービス終
了メッセージ出力手段とを設けたことを特徴とする画像
形成装置管理システム。
【請求項８】請求項６又は７記載の画像形成装置管理
システムにおいて、前記管理端末装置に、前記サービス終了メッセージ出力
手段による処理が行なわれた後、サービス終了通報デー
タを前記中央管理装置へ自動的に送信するサービス終了
通報データ送信手段を設け、前記中央管理装置に、前記サービス終了通報データを受
信したとき、サービス終了を通知し、前記管理端末装置
及び通信アダプタ等のシステム構成機器の回収作業を行
なうことを要請する通報データを外部の該当担当部署へ
自動的に送信する作業要請通報データ送信手段を設けた
ことを特徴とする画像形成装置管理システム。