JP2000137727A

JP2000137727A - 情報管理システムにおけるファイル検索装置

Info

Publication number: JP2000137727A
Application number: JP10310885A
Authority: JP
Inventors: Shinji Tokunaga; 信治徳永
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 1998-10-30
Filing date: 1998-10-30
Publication date: 2000-05-16

Abstract

(57)【要約】【課題】管理アプリケーションの実行に用いる管理情
報によっては関連付けられていない、別のファイルやメ
ール等を含むファイル群から所望のファイルの検索を行
うべく、指示したスケジュール／アドレス等の管理機能
の実行上用いられるスケジュール／アドレス等のデータ
を指示し指示したデータを基に検索漏れが少なく、ユー
ザの要望に適合しうる検索条件を自動、半自動で作成す
る当該検索装置を提供すること。【解決手段】ユーザがスケジュール管理アプリケーシ
ョン１におけるスケジュール機能の表示画面からある日
のあるスケジュールを選んで検索ボタンを押すことによ
り検索指示部３は検索条件生成部６を起動する。指示し
たスケジュール内容から単語辞書４を用いキーワードを
切出し、日付とで検索条件を作り、検索実行部７でファ
イル群２からファイルやメールを検索する。検索条件に
対し同義語処理、検索対象調整、ユーザによる追加修正
を行い検索漏れを少なくし、精度を上げる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ファイル／メール
検索装置に関し、より詳細には、スケジュール管理アプ
リケーション／アドレス管理アプリケーション等が搭載
されていて、これらとは別のファイル群やメール群を保
存可能なパソコン、ワープロ、携帯型情報ツールにおい
て、スケジュール／アドレス機能からファイル／メール
の検索を行う装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、サブノート型のワープロ／パソコ
ン、専用の携帯型ツール等、携帯型パーソナル情報機器
が幅広く使われており、これらには、スケジュール機
能、アドレス機能が必須となっている。また、メモリー
／ディスク等の大容量化により、ファイル／メールなど
が整理されずに数多く蓄積されていく。こうした機器に
おいて、ＰＩＭ（Personal Information Manager）情報
であるスケジュールデータ、アドレスデータ等とメモ情
報を予め関連付けておき、情報管理機能を向上させる方
法が考えられ、特開平７−２３９８８１号公報や特開平
８−９５９２４号公報で提案されている。しかし、これ
らは、予め決めた関連付けにより検索を行うに過ぎず、
多様かつ曖昧さを含む検索要求に応えるには十分ではな
く、限界があった。

【０００３】一方、ワープロの範疇にはいる先行技術に
おいて、そこに具備するスケジュール機能／アドレス機
能等を用いることによって検索の条件を作って、ファイ
ルやメールを検索する機能を持つものがある。図１６
は、かかる先行技術の１例について、その装置の概要を
ブロック図として示すものである。図１６によりその概
要を説明すると、システムの構成としては、システム要
素としてのスケジュール機能／アドレス機能等を実行す
るスケジュール／アドレス管理アプリケーション等
１′、ファイル群２′および検索機能を実行するために
用意された検索指示部３′、検索条件生成部６′、検索
実行部７′、検索結果表示部８′を備える。動作として
は、スケジュール機能から日付を指定して、日付条件で
ファイル／メール等を検索する機能、および、アドレス
機能から範囲指定した文字列でファイル／メール等を検
索するようにしている。つまり、検索条件生成部６′で
は、スケジュール機能からの場合、日付の条件を作り、
アドレス機能からの場合、文字列条件を作り、これによ
り検索実行部で検索を行うようにしている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
た特開平７−２３９８８１号公報や特開平８−９５９２
４号公報に示される従来例のように、予めＰＩＭデータ
を関連付けておくだけでは、近年のように通信等でファ
イルやメールが数多く入ってくる状況では、ＰＩＭデー
タの関連情報取得には不十分である。また、上記したワ
ープロにおける先行例のように、スケジュール機能から
日付のみでファイル検索／メール検索すると、関係のな
いものを多く見つけてしまうことになり、検索精度があ
がらない。さらに、住所録機能から範囲指定した文字列
をキーワードとして検索する場合、指定範囲の文字列全
体の完全一致という検索条件で検索を行っていることか
ら融通性に欠けるもので、汎用性に乏しいといった問題
点がある。

【０００５】本発明は、上述の従来技術或いは先行技術
における問題点に鑑みてなされたものであって、以下に
示す点をその目的とするものである。スケジュール機能
／アドレス機能とは関連付けられてはいない、別個のフ
ァイル群（ファイルやメール等を含む）から、指示した
スケジュールデータ／アドレスデータに関係する所望の
ファイルを検索すべく、そのスケジュールデータ／アド
レスデータを頼りに検索漏れが少なく、ユーザの要求に
より適合する検索条件を自動的に、或いは、半自動的に
作成し、その検索条件により検索を行うようにした当該
検索装置を提供することにある。また、スケジュール機
能からの検索において、より効率よく、より精度よく検
索結果を得るための手段を提供することにある。さら
に、従来技術或いは先行技術における問題点の解決手段
として採用するキーワード検索の際、仮名漢字変換の違
いによる送仮名違いや、ペン入力対応の機器での入力ゆ
れや、同義語によるゆれを吸収するようにして汎用性を
保ち、かつ検索精度を上げる為の手段を備えた当該検索
装置を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に各請求項の発明は次の技術手段を構成する。請求項１
に係る発明は、スケジュール管理アプリケーション及び
／又はアドレス管理アプリケーションを含む管理アプリ
ケーションと、該管理アプリケーションとは別に管理の
対象となるファイル及び／又はメールを含むファイル群
とを持つ情報管理システムにおけるファイル検索装置で
あって、前記管理アプリケーションの動作に応じ入出力
される情報を表示する画面上で表示情報の一部を指定し
て検索指示を行う検索指示部と、該検索指示部で指定し
た情報からキーワード切り出しを行うキーワード切り出
し部と、該キーワード切り出し部で切り出したキーワー
ドのみから又は該キーワードと指定された前記管理アプ
リケーションの管理情報から検索条件を生成する検索条
件生成部と、該検索条件生成部で生成された検索条件を
基に前記ファイル群に対して検索動作を行う検索実行部
と、該検索実行部で得た検索結果を表示する検索結果表
示部を具備するものである。請求項１に係る発明の動作
は、例えば、ユーザが図８のような管理アプリケーショ
ンにおけるスケジュール機能の画面から、ある日（図８
では、１９９８年７月２２日）のある予定（図８では、
９時からの予定）を選んで、「検索ボタン」を押す。こ
れにより、日付を得、予定の内容（図８では、「ワープ
ロ（カラー廉価版）企画会議」）からキーワードを切出
す。図８の選択状況では、「１９９８年７月２２日」と
いう日付と、「ワープロ」，「カラー」，「廉価」，
「版」，「企画」，「会議」というキーワードが得られ
る（図９）。これで、図１２のようなファイルもしくは
メールを検索した場合、図１３のような検索結果が得ら
れる。

【０００７】また、請求項２に係る発明は、請求項１記
載の情報管理システムにおけるファイル検索装置におい
て、前記ファイル群が複数のファイル群からなるもので
あって、前記管理アプリケーションを動作させる前及び
／又は後に、前記複数のファイル群より特定のファイル
群を選択するための指示を与えるファイル群選択部を具
備するものである。請求項２に係る発明の動作は、例え
ば、ユーザが図１１のような画面で、どのファイル群
（メールを含む）を選択するかを選び、そのファイル群
を検索の対象とする。この場合、複数選択してもよい。
図１１では、ディレクトリやメールボックスを簡単のた
め１段としているが、木構造であっても構わない。

【０００８】また、請求項３に係る発明は、請求項１又
は２記載の情報管理システムにおけるファイル検索装置
において、前記検索実行部で検索しヒットした件数をチ
ェックするヒット件数チェック部を具備するようにし、
前記管理アプリケーションの管理情報における日付等の
時間情報を基に生成された時間を要素とする検索条件に
よりファイル群を検索する際、前記ヒット件数チェック
部でチェックしたヒット件数により、検索条件における
日付範囲を自動調整する時間範囲調整部を前記検索条件
生成部に具備するものである。請求項３に係る発明の動
作は、例えば、管理アプリケーションにおけるスケジュ
ール機能から得た日付の例えば前後３日分のファイルや
メールを探した時、１件しか検索ヒットしなかったとす
る。これではヒット数が少なすぎるので、例えば、検索
結果は最低１０件出すまで日付の範囲を広げる（広げる
限度を設けておいてもよい）ように設定しておくと、１
０件になるまで前後４日分、５日分、…と検索範囲を広
げて検索する。

【０００９】また、請求項４に係る発明は、請求項１乃
至３のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置において、前記検索実行部で検索しヒット
した件数をチェックするヒット件数チェック部を具備す
るようにし、前記管理アプリケーションの管理情報にお
ける日付等の時間情報を基に生成された時間を要素とす
る検索条件によりファイル群を検索する際、まずファイ
ル及び／又はメールを含むファイルの名前を対象とする
検索条件で検索を行い、その時前記ヒット件数チェック
部でチェックしたヒット件数により、ファイル及び／又
はメールを含むファイルの本文を対象とする検索条件へ
変更する検索対象調整部を前記検索条件生成部に具備す
るものである。請求項４に係る発明の動作は、例えば、
スケジュールから得た日付の例えば前後１週間分のファ
イルのファイル名、メールの件名を対象に文字列検索を
行い、例えば、１件も検索されなかった時のみ、それぞ
れの本文を対象に検索を行う。本文の検索は時間がかか
る為、ファイル名／件名検索のみで検索結果があった場
合は、本文検索を行わない。これにより、検索速度向上
につながる。

【００１０】また、請求項５に係る発明は、請求項１乃
至４のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置において、指定された前記管理アプリケー
ションより得た管理情報としての日付と検索対象のファ
イル及び／又はメールを含むファイルに付された日付と
の差が大きくなる場合に、他の検索条件を厳しくする検
索条件調整部を前記検索条件生成部に具備するものであ
る。請求項５に係る発明の動作は、例えば、スケジュー
ル機能から得た日付の前後例えば、３日分に対しては、
例えば、キーワードが、１つでも一致していれば検索ヒ
ットとする。次に、前後１週間分は、例えば、キーワー
ドが、３つ以上一致していなければ検索ヒットとしない
ようにする。これにより、日付が遠くなるとキーワード
一致度が高くないと出さないので、検索精度向上が期待
できる。

【００１１】また、請求項６に係る発明は、請求項１乃
至５のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置において、指定された前記管理アプリケー
ションより得た管理情報としての日付でファイル群を検
索する際、該日付が検索対象のファイル作成日と同じか
以前なら、本文のほぼ先頭行にある日付表示が一致して
いるファイルを、また、該日付が検索対象の作成日と同
じか以降なら、開催日等の記述部分の日付が一致してい
るファイルをヒットさせるファイルフォーマット解析部
を前記検索実行部に具備するものである。請求項６に係
る発明の動作は、例えば、会議前作成のファイルは会議
資料（図１４のようなフォーマット）と見なし、会議後
の資料は、議事録（図１５のようなフォーマット）と見
なし、それぞれのフォーマットを考慮して、スケジュー
ル機能から得た日付に関するファイルを検索する。図１
４の会議資料では、１行目の「１９９８.７.７」の部分
が会議の当日と見なせ、図１５の議事録では、箇条書２
のところの「１９９８年７月４日」が会議の当日と見な
せる。

【００１２】また、請求項７に係る発明は、請求項１乃
至６のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置において、単語辞書記憶部を具備するよう
にし、前記キーワード切り出し部で行うキーワード切り
出しに前記単語辞書記憶部に記憶された単語辞書を用い
るものである。請求項７に係る発明の動作は、キーワー
ド切り出しは形態素解析等を行っても良いが、より簡単
な方法として、例えば、図１０（Ｂ）のような単語辞書
を利用して辞書引きを行うことによりより高速化を図
る。

【００１３】また、請求項８に係る発明は、請求項１乃
至７のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置において、前記管理アプリケーションに登
録する語の同義語を入力する同義語入力部と、該同義語
入力部で入力された同義語を記憶する同義語記億部と、
該同義語記億部から読み出した同義語を前記キーワード
として展開する同義語展開部を前記検索条件生成部に具
備するものである。請求項８に係る発明の動作は、例え
ば、図８のような内容を選択した時、単語辞書を用いて
キーワードを切出すと、図９の１行目のようになるが、
この時、図１０（Ａ）に示す同義語辞書を使って、同義
語展開し、図９の丸括弧内の語もキーワードとして検索
する。

【００１４】また、請求項９に係る発明は、請求項１乃
至８のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置において、手動の操作入力手段で検索条件
を追加、修正する検索条件追加修正部を検索条件生成部
に具備するものである。請求項９に係る発明の動作は、
例えば、図９のように検索条件を画面表示して、ユーザ
が不要なキーワードを削除したり、別途追加したり、日
付の範囲を変更したりするフェーズを作り、ユーザの意
図が反映された検索を行う。

【００１５】また、請求項１０係る発明は、請求項１乃
至９のいずれか１記載の情報管理システムにおけるファ
イル検索装置が検索動作を実行するために必要とするプ
ログラム及びデータを記録したコンピュータ読み取り可
能な記録媒体をなし、当該検索機能の実行及び機能の変
更に対応し得るより簡単な実施化手段を提供しうる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明による検索装置の実
施の形態を添付する画面に基づいて説明する。図１は、
本発明による検索装置の構成の１実施形態を示すブロッ
ク図である。１はスケジュール管理アプリケーション
等、２はファイル群、３は検索指示部、４は単語辞書、
５はキーワード切り出し部である。６は検索条件生成部
であり、日付範囲調整部６１、検索条件調整部６２、同
義語展開部６３を有する。７は検索実行部であり、ヒッ
ト件数チェック部７１、ファイルフォーマット解析部７
２を有する。また、８は検索結果表示部、９はファイル
群選択部、１０は検索対象調整部、１１は同義語入力
部、１２は同義語記憶部、１３は検索条件追加修正部で
ある。

【００１７】図２は、本発明による検索装置の実施形態
の動作フローの具体例を示す図であり、このフロ一図を
参照しながら、動作を詳細に説明する。なお、フロー図
中の点線で示すステップ（Ｓ１，Ｓ６）は、このステッ
プを省略した場合でも、目的の動作の実施が可能となる
ものである。以下、各ステップ毎にその動作を説明す
る。ステップＳ１（ファイル群選択）：スケジュール機能
アプリケーション／アドレス機能アプリケーション等１
からそのアプリケーションに関連するファイル群（メー
ルを含む）２を検索する場合、対象とするディレクトリ
（ファイルの場合）、または、メールボックス（メール
の場合）を予め選択しておく。このため、ファイル群選
択部９で、図１１のようなファイル群の一覧表示画面を
出し、ここからユーザの指示により選択する。この時、
複数の選択も可能としておく。なお、この作業は検索を
行う直前（後述するステップＳ６の時点）に行ってもよ
い。

【００１８】ステップＳ２（情報選択）：指示したデ
ィレクトリを選択して得たデータを基に作成されるスケ
ジュール機能の実行に用いる基本画面の１例を図８に示
す。図８において、左上が１ヶ月のカレンダーで、選択
した日のスケジュールが下部のウィンドウに表示され
る。このウインドウの表示は、１行／１スケジュール
で、複数のスケジュールが人力できるものとする。ま
た、画面の右上にあるのは、本発明による検索を実行す
る検索ボタンである。この画面で、特定の日の、特定の
スケジュールを選択する。図８では、１９９８年７月２
２日の９時から１１時までの「ワープロ（カラー廉価
版）企画会議」が、選択されている。一方、アドレス機
能からの場合は、アドレス機能の実行に用いる画面とし
て住所録画面を表示し、特定の人の特定の情報フィール
ドを選択することになり、例えば、所属部門欄では、
「ＡＢＣ株式会社人材開発本部人事部庶務課」等が選択
されることになる。なお、この場合の住所録画面におい
ても、上記のような検索ボタンを置いておく。

【００１９】ステップＳ３（検索指示）：検索指示部
３において、図８に示す画面の右上に示した検索ボタン
を押す（もっとも、キーボード上のキーであっても構わ
ない）。この指示により検索が起動される。

【００２０】ステップＳ４（キーワード切り出し）：
ステップＳ２で選んだ情報に対し、キーワード切り出し
部５で、図１０のような単語辞書４を用いてキーワード
切り出しを行う。ステップＳ２の２つの例では、切り出
し対象は、「ワープロ（カラー廉価版）企画会議」と、「ＡＢＣ株式会社人材開発本部人事部庶務課」である。キーワード切り出しの方法は、形態素解析等を
行ってもよいが、ここでは、単純に１文字ずつポインタ
をずらして、辞書引きする方法を取る。また、単語辞書
は、１文字インデックス、２文字インデックス等を用い
て高速化することも考えられるが、ここでは、簡単のた
め、単語の羅列である単純な構造とする。つまり、図１
０の単語辞書のような構造である。

【００２１】具体的にキーワード切り出しの方法を説明
すると、「ワープロ（カラー廉価版）企画会議」では、まず、１文字目の「ワ」から始る単語を単語辞書
で引く。図１０の（Ｂ）の辞書から「ワープロ」を一致
する単語として見つける。次の文字は「（」であるが、
「（」から始まる語は引けないので、ポインタをずら
し、「カ」から始る単語を探す。「カラー」を一致する
単語として見つける。これを繰返して、前者では「ワー
プロ」，「カラー」，「廉価」，「版」，「企画」，
「会議」が、後者では、「ＡＢＣ」，「株式会社」，
「人材」，「開発」，「本部」，「人事」，「部」，
「庶務」，「課」が、キーワードとして得られる。

【００２２】ステップＳ５（検索条件作成）：検索条
件生成部６で、ステップＳ４で切り出したキーワード
と、スケジュール機能の場合は、ステップＳ２で選択し
ている日付とで、検索条件を作る。図８の選択の場合
は、例えば、図９のような条件を作る（ただし、括弧内
の「ＷＰ」と「会ギ」は、ここでは関係ない）。これ
は、ステップＳ４で得たキーワードと、ステップＳ２で
選択している日の前後とも１週間を取ったものである。
この日付範囲は何日でも構わないし、ユーザ入力させて
もよい。また、アドレス機能からの検索では、日付はな
いので、キーワードのみである。こうして得られたキー
ワード、日付を、ＡＮＤ条件とするか、ＯＲ条件とする
かは、どちらでもよい。ただし、日付条件とキーワード
条件は、ＡＮＤ条件とする。キーワードをＯＲ条件とし
た場合、図９の例では、１９９８年７月１５日と１９９
８年７月２９日の間に作成されたファイルか、その間に
発信されたメールであって、上記キーワードが１つ以上
含まれているものを探すことになる。また、アドレス機
能からの検索では、上記キーワードが１つ以上含まれて
いるものを探すことになる。

【００２３】ステップＳ６（ファイル群選択）：ステ
ップＳ１のディレクトリ、または、メールボックス選択
をここで行ってもよい。手順については上記ステップＳ
１と変わるところがないので、先の記述を参照すること
とする。

【００２４】ステップＳ７（検索）：検索実行部７
で、ステップＳ５により作成された検索条件およびステ
ップＳ６により選択された検索対象ファイル群を基に検
索を行う。ここでは、検索の対象空間が、図１２に示す
ように、ファイルのディレクトリ２と、メールのメール
ボックス１とする。そして、図９のような検索条件とす
る。図１２のファイルの方は、ファイル名と作成日を示
している。また、メールの方は、件名と送信者／受信者
と日付（発信日）を示している。キーワード検索の対象
は、ファイルのファイル名と本文どちらか一方、もしく
は両方、メールの場合は件名と送信者／受信者と本文の
どれか１つ、もしくは複数とする。また、日付検索の対
象は、ファイル作成日（参照日等別の日付でもよい）、
メールの発信日である。ここでは、キーワード検索をフ
ァイル名、件名を対象にしているとし、キーワードが１
単語でも現れているものがヒットであると見なし検索を
実行すると、検索結果は、図１３に示すとおりの結果と
なる。検索処理の方法は、キーワード検索の対象である
ファイル名、件名、本文等は、予め単語を切出してキー
ワード付与されているわけではないので、全文字列から
１文字ずつずらして、比較する方法を取る。

【００２５】ステップＳ８（結果リスト表示）：検索
結果表示部８で、ステップＳ７で行った検索処理の結果
を図１３のように画面表示する。

【００２６】ステップＳ９（ファイル／メール選択）：
図１３で表示されたものは検索結果のリストであるか
ら、ここからユーザが見たいものを選択する。ユーザの
選択の参考とする為、ここで簡易ビューアがあってもよ
い。

【００２７】ステップＳ１０（ファイル／メール内容表
示）：ステップＳ９で選択したものを、文書ファイル
の場合は、文書作成機能等で、また、メールの場合はメ
ーラー等で、内容表示する。つまり、専用機能に移行さ
せて処理を行いその結果を表示する。

【００２８】ステップＳ１１（検索リストから別のもの
を表示）：前ステップで表示されたものがユーザが求
めていたもので、その目的を達して終了するか、ステッ
プＳ７で得た検索結果のリストから別のものを確認する
かを選ぶ。別のものを確認する場合、ステップＳ８に戻
り、検索リストを画面表示する。

【００２９】図３は、本発明によるさらに他の実施形態
についての処理動作のフロー図を示す。本実施形態は、
図２のフローのステップＳ５〜ステップＳ７の部分を図
３に示すフローに置き換えたものである。図３のフロー
を参照し、本実施形態を特徴づける動作部分について以
下に説明する。ステップＳ１０１（検索条件作成／修正）：検索条件
生成部６の日付範囲調整部６１において、１回目の日付
条件を図９の場合より短くし、例えば、１９９８.７.１９〜１９９８.７.２５とする。２回目は、図９と同じくし、１９９８.７.１５〜１９９８.７.２９とする。以降３回目、４回目と少しずつ日付条件を広げ
るようにし、検索条件を修正する。ただし、何回までと
回数制限をしておいてもよい。

【００３０】ステップＳ１０２（検索）：図２のステ
ップＳ７におけると同じ検索動作を行う。なお、ステッ
プＳ７の動作と変わるところがないので前述の説明を参
照することとする。

【００３１】ステップＳ１０３（検索結果件数チェッ
ク）：検索実行部７のヒット件数チェック部７１で、
検索条件に合致するファイル等の検索対象をヒットした
場合にその件数をカウントしておく。

【００３２】ステップＳ１０４（設定件数による検索結
果判定）：検索終了時点にステップＳ１０３でチェッ
クした検索結果が、予め下限値として設定した件数より
少ない場合は、ステップＳ１０１に戻る。例えば、１０
件と設定されていた場合では、５件なら日付条件を広げ
て検索を続ける。１３件なら、検索を終了し、結果表示
を行う。また、逆に、検索結果件数の上限値を設定して
おき、これを上回る場合には、上限値以内になるように
日付範囲を調整して、検索結果を変更するようにしても
よい。この場合は、既に検索結果が出ているので、検索
結果の中から日付をチェックして、日付範囲の外側から
上限値になるまでカットしていくという方法を取ること
ができる。

【００３３】基本的に、図２のフローのステップＳ５〜
Ｓ７の部分を図３に示すフローに置き換えたフローに従
うが、上記した実施形態とは異なる動作を実行する実施
形態についてその動作を次に説明する。

【００３４】ステップＳ１０１（検索条件作成／修
正）：検索対象調整部１０において、１回目は、キー
ワード検索の対象をファイル名、メールの件名、メール
の発信人／受信人にしておく。修正し、２回目は、ファ
イル／メールのそれぞれ本文を対象とするようにする。

【００３５】ステップＳ１０２（検索）：図２のステ
ップＳ７におけると同様の検索動作を行う。ただし、１
回目は、ファイル名／件名等の検索、２回目は、本文検
索となる。

【００３６】ステップＳ１０３（検索結果件数チェッ
ク）：検索実行部７のヒット件数チェック部７１で、
検索条件に合致するファイル等の検索対象をヒットした
場合にその件数をカウントしておく。

【００３７】ステップＳ１０４（設定件数による検索結
果判定）：検索終了時点にステップＳ１０３チェック
した検索結果が、予め下限値として設定した件数より少
ない場合は、ステップＳ１０１に戻る。例えば、１件と
設定されていた場合では、０件ならキーワード検索の対
象を広げて検索を続ける。５件なら、検索を終了する。
ただし、２回目は、０件でも終了とする。なお、上記で
検索対象の拡大を行う場合、日付範囲を拡大しても良
い。

【００３８】図４は、本発明によるさらに他の実施形態
についての処理動作のフロー図を示す。本実施形態は、
図２のフローのステップＳ５〜ステップＳ７の部分を図
４に示すフローに置き換えたものである。図４のフロー
を参照し、本実施形態を特徴づける動作部分について以
下に説明する。

【００３９】ステップＳ２０１（レベル数セット）：
検索条件生成部６の検索条件調整部６２で、予め設定し
てあるレベル数を初期化する（レベル数の設定方法はプ
ログラムで設定しておいてもいいし、ユーザに設定させ
てもよい）。ここでは、例えば２とする。

【００４０】ステップＳ２０２（検索条件作成／修
正）：検索条件生成部６の検索条件調整部６２で、検
索条件を作成／修正する。図２のステップＳ２（情報選
択）で選択した日付の近くに作成したファイル、発信し
たメールは、キーワード検索の条件を弱くする。つま
り、１つでもキーワードが現れるとヒットとするという
ようにするか、逆に日付が遠くなると、全キーワードが
一致した場合だけ、ヒットとするというようにする方法
をとる。図８の場合では、例えば、１回目は、日付:１９９８.７.２１〜１９９８.７.２３キーワード:「ワープロ」，「カラー」，「廉価」，
「版」，「企画」，「会議」のうちどれか１つ２回目は、日付:１９９８.７.１９〜１９９８.７.２５キーワード:「ワープロ」，「カラー」，「廉価」，
「版」，「企画」，「会議」のうちどれか２つ３回目は、日付:１９９８.７.１５〜１９９８.７.２９キーワード:「ワープロ」，「カラー」，「廉価」，
「版」，「企画」，「会議」のうちどれか３つとする。

【００４１】ステップＳ２０３（検索）：図２のステ
ップＳ７におけると同様の検索動作を行う。なお、この
ステップはステップＳ７の動作と変わるところがないの
で上述の説明を参照することとする。

【００４２】ステップＳ２０４（レベル数０の判定）：
検索条件のレベル数が０であるか否かを判定し、レベ
ル数が０であると判定される場合処理を終了する。ま
た、０と判定されない場合、ステップＳ２０５を行う。

【００４３】ステップＳ２０５（レベル数を一１す
る）：検索条件のレベル数をマイナス１し、ステップ
Ｓ２０２（検索条件作成／修正）へ戻る。

【００４４】本発明による検索装置において、ファイル
名／件名等を対象とした検索と、本文に対する検索の条
件を変更することが考えられ、次に例示すような形態で
それを実施することができる。すなわち、キーワード条
件は、ファイル名／件名を対象としている時は、文字数
が限られているので、一致するキーワードを増やしすぎ
るとヒットするものがなくなってしまうことから、検索
条件を弱くし（少ないキーワードの一致を検索条件とし
てヒット数を多くする）、逆に本文は、文字数が十分あ
るため、検索条件を強め、多くのキーワードの一致でヒ
ットとする。また、日付条件では、本文を対象とする場
合、検索に時間がかかりすぎるので、狭い日付範囲で、
ファイル名／件名を対象としている時は、広い日付範囲
で検索するという方法で実施する。

【００４５】図５は、本発明によるさらに他の実施形態
についての処理動作のフロー図を示す。本実施形態は、
図２のフローのステップＳ７の部分を図５に示すフロー
に置き換えたものである。図５のフローを参照し、本実
施形態を特徴づける動作部分について以下に説明する。

【００４６】ステップＳ３０１（日付条件（ａ）の取
得）：日付の条件を得る。これは、図２のステップＳ
２（情報選択）で確定している。図８の場合は、１９９
８年７月２２日である。

【００４７】ステップＳ３０２（ファイル作成日（ｂ）
の取得）：検索中のファイルの作成日を得る。図１２
を例に取ると、同図中のファイルディレクトリ２の２件
目を対象としている時点では、１９９８年７月２１日で
ある。また、４件目を対象としている時点では、１９９
８年７月２３日である。

【００４８】ステップＳ３０３（日付条件（ａ）＞ファ
イル作成日（ｂ）の判定）：スケジュールの予定（日
付条件（ａ））より、ファイル作成日（ｂ）が前かどう
かをチェックする。前であればステップＳ３０４へ、違
う場合はステップＳ３０８へ進む。

【００４９】ステップＳ３０４（右詰めの内容チェッ
ク：Ａ）：スケジュールの予定（日付条件（ａ））よ
り前に作成したファイルは、会議用資料と見なし、図１
４のようなフォーマットをしていると見なす。つまり、
会議当日の日付を資料の日付としているであろうという
推定をすることで、１行目（フォーマットにより、数行
下の場合もある）の右詰めの内容を日付と見て、「１９
９８.７.７」「１９９８年７月７日」「９８年７月７
日」「１９９８／７／７」…等の内容を取出し、一定の
形式で保持する。一定の形式とは、例えば、上記の１つ
である「１９９８.７.７」等でよい。これらは、検索実
行部７のファイルフォーマット解析部７２で行う。

【００５０】ステップＳ３０５（日付条件（ａ）との一
致を判定）：ステップＳ３０４，Ｓ３０９，Ｓ３１０
で保持した日付がステップＳ３０１で得た日付と同じか
どうかチェックする。同じであれば、ステップＳ３０６
へ、異なる場合はステップＳ３１１へ進む。

【００５１】ステップＳ３０６（検索ヒットありの出
力）：ステップＳ３０５における一致の判定結果とし
て検索ヒットするものであることの出力を行う。

【００５２】ステップＳ３０７（ファイルの終了を判
定）：検索空間のファイルが終了したかを判定し、終
了であれば検索を終了し、残っている場合はステップＳ
３０２へ戻る。

【００５３】ステップＳ３０８（日付条件（ａ）＜ファ
イル作成日（ｂ）の判定）：スケジュールの予定（日
付条件（ａ））よりファイル作成日（ｂ）が後がどうか
をチェックする。後であればステップＳ３０９へ、違う
場合はステップＳ３１０へ進む。

【００５４】ステップＳ３０９（所定Ｌ〜Ｍ行目の内容
チェック：Ｂ）：予定より後に作成したファイルは、
会議の議事録と見なし、図１５のようなフォーマットを
していると見なす。つまり、会議当日の日付は「日時」
或いは「開催日」等のラベル付で箇条書になっているで
あろうということで、日付欄など１-２行目を除いた先
頭に近い行（例えば３行目から１０行目まで）にあり、
箇条書である、前記のようなラベルがある行を見つけ、
その行で「１９９８.７.７」「１９９８年７月７日」
「９８年７月７日」「１９９８／７／７」…等の内容を
取出し、一定の形式で保持する。なお、ラベルがない場
合もあるので、これに対応してもよい。これらは、検索
実行部７のファイルフォーマット解析部７２で行う。

【００５５】ステップＳ３１０（Ａ及びＢの内容チェッ
ク）：ファイル作成日が、スケジュール予定日と同じ
場合（ステップＳ３０４とステップＳ３０９をいずれも
否定）は、会議用資料か会議議事録かを判断できないの
で、ステップＳ３０４とステップＳ３０９のチェックを
共に行い、日付を得る。

【００５６】ステップＳ３１１（検索ヒットなしの出
力）：ステップＳ３０５における一致の判定結果とし
て検索ヒットしないものであることの出力を行う。

【００５７】図６は、本発明によるさらに他の実施形態
についての処理動作のフロー図を示す。本実施形態は、
図２のフローのステップＳ４、Ｓ５及びＳ７の部分を図
６に示すフローに置き換えたものである。図６のフロー
を参照し、本実施形態を特徴づける動作部分について以
下に説明する。

【００５８】ステップＳ４０１（同義語入力）：同義
語入力部１１において、図１０の（Ａ）に示すような同
義語入力ウインドウを表示し、ユーザの入力指示により
同義語を追加する。図１０（Ａ）で１行に並んでいる語
が、同義語である。ここで、同義語入力部１１から登録
されたものは、同義語記憶部１２に保持する。ただし、
ここで登録された語が、図１０（Ｂ）に示す単語辞書に
ない場合は、図１０の（Ｃ）に示すようなユーザ単語辞
書に登録しておく。

【００５９】ステップＳ４０２（単語切り出し）：キ
ーワード切り出し部５でキーワードを切出す。ただし、
この時、単語辞書４とともに図１０の（Ｃ）に示すよう
なユーザ単語辞書も用いる。

【００６０】ステップＳ４０３（検索条件作成）：検
索条件生成部６の同義語展開部６３において、同義語記
憶部１２のデータにより、同義語展開する。図８の場合
を例に取ると、図９のような検索条件となる。図９中に
示される丸括弧部内の語が、図１０に示す同義語記憶部
１２より展開できる同義語である。つまり、検索キーワ
ードとして、「ＷＰ」や「会ギ」も追加されることにな
る。

【００６１】ステップＳ４０４（検索）：図２のステ
ップＳ７におけると同様の検索動作を行う。なお、この
ステップはステップＳ７の動作と変わるところがないの
で上述の説明を参照することとする。

【００６２】図７は、本発明によるさらに他の実施形態
についての処理動作のフロー図を示す。本実施形態は、
図２のフローのステップＳ５及びＳ７の部分を図７に示
すフローに置き換えたものである。図７のフローを参照
し、本実施形態を特徴づける動作部分について以下に説
明する。

【００６３】ステップＳ５０１（検索条件作成）：図
２のステップＳ５におけると同様に自動で検索条件作成
の動作を行う。なお、このステップはステップＳ５の動
作と変わるところがないので上述の説明を参照すること
とする。

【００６４】ステップＳ５０２（検索条件表示）：ス
テップＳ５０１で作成した条件を、例えば、図９で示す
ように表示する。

【００６５】ステップＳ５０３（検索条件修正）：検
索条件追加修正部１３により、ステップＳ５０２で表示
した検索条件をユーザがチェックし、キーワードの追
加、削除、修正、および、日付の範囲の変更を行う。

【００６６】ステップＳ５０４（検索）：図２のステ
ップＳ７におけると同様の検索動作を行う。なお、この
ステップはステップＳ７の動作と変わるところがないの
で上述の説明を参照することとする。

【００６７】

【発明の効果】以上に詳述したことから明らかなよう
に、この発明によれば、スケジュール／アドレス等を含
む管理アプリケーションの動作に応じ入出力される情報
を表示する画面上で表示情報の一部を指定して検索指示
を行うことにより管理アプリケーションの内容に関係の
あるファイル／メールが自動的に検索でき、大容量のマ
シンでも簡単な操作で目的のファイル／メールを探せ
る。スケジュール機能からの検索において、ヒット件数
により検索対象の日付範囲を自動調整するので、ユーザ
はいつも同じ程度の検索結果から、目的のファイル／メ
ールを探せ、負担が軽減される。また、まず、ファイル
名、メールの件名を対象に検索し、ヒット件数が少ない
場合にのみ、本文検索を行うので、処理のスピード化が
できる。また、スケジュール機能で指示した日付との差
が大きいファイル／メールはキーワードでのチェックを
より厳しくするので、確からしさが均一化される。ま
た、スケジュール機能から得た日付で、ファイルのフォ
ーマットを考慮して、関連するファイルを探すので、高
い精度の検索が可能となる。さらに、同義語を考慮し
て、キーワード検索を行い、しかも同義語はユーザが登
録できるので、例えばペン入力時のゆれ（「会議」を
「会ギ」と入れる等）も吸収できる。また、完全自動検
索のみでなく、検索条件の追加、修正がユーザの入力操
作で行うことを可能としたので、ユーザの意図も反映で
き、検索精度を上げることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による検索装置の構成の１実施形態を示
すブロック図である。

【図２】本発明による検索装置の実施形態における処理
動作フローを示す図である。

【図３】本発明による検索装置の他の実施形態における
処理動作を示すフロー図である。

【図４】本発明による検索装置のさらに他の実施形態に
おける処理動作を示すフロー図である。

【図５】本発明による検索装置のさらに他の実施形態に
おける処理動作を示すフロー図である。

【図６】本発明による検索装置のさらに他の実施形態に
おける処理動作を示すフロー図である。

【図７】本発明による検索装置のさらに他の実施形態に
おける処理動作を示すフロー図である。

【図８】スケジュール機能に用いる基本画面にて本発明
による検索を行う検索入力画面の１例を示す図である。

【図９】本発明による検索装置において用いる検索条件
の１例を示す図である。

【図１０】本発明による検索装置において行うキーワー
ド切り出し用の各種辞書を示す図である。

【図１１】本発明による検索装置において行うファイル
群の選択に用いる入力画面を示す図である。

【図１２】本発明による検索装置が検索対象とするファ
イル群の内容を示す図である。

【図１３】本発明による検索装置が行った検索結果の表
示画面を示す図である。

【図１４】本発明による検索装置が行った検索により得
た会議用資料の表示画面を示す図である。

【図１５】本発明による検索装置が行った検索により得
た会議議事録の表示画面を示す図である。

【図１６】スケジュール機能／アドレス機能等を用いフ
ァイルやメールを検索する機能を持つ従来装置の概要を
示すブロック図である。

【符号の説明】

１，１′…スケジュール管理アプリケーション等、２，２′…ファイル群、３，３′…検索指示部、４…単語辞書、５…キーワード切り出し部、６，６′…検索条件生成部、６１…日付範囲調整部、６２…検索条件調整部、６３…同義語展開部、７，７′…検索実行部、７１…ヒット件数チェック部、７２…ファイルフォーマット解析部、８，８′…検索結果表示部、９…ファイル群選択部、１０…検索対象調整部、１１…同義語入力部、１２…同義語記憶部、１３…検索条件追加修正部。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】スケジュール管理アプリケーション及び
／又はアドレス管理アプリケーションを含む管理アプリ
ケーションと、該管理アプリケーションとは別に管理の
対象となるファイル及び／又はメールを含むファイル群
とを持つ情報管理システムにおけるファイル検索装置で
あって、前記管理アプリケーションの動作に応じ入出力
される情報を表示する画面上で表示情報の一部を指定し
て検索指示を行う検索指示部と、該検索指示部で指定し
た情報からキーワード切り出しを行うキーワード切り出
し部と、該キーワード切り出し部で切り出したキーワー
ドのみから又は該キーワードと指定された前記管理アプ
リケーションの管理情報から検索条件を生成する検索条
件生成部と、該検索条件生成部で生成された検索条件を
基に前記ファイル群に対して検索動作を行う検索実行部
と、該検索実行部で得た検索結果を表示する検索結果表
示部を具備することを特徴とする情報管理システムにお
けるファイル検索装置。
【請求項２】請求項１記載の情報管理システムにおけ
るファイル検索装置において、前記ファイル群が複数の
ファイル群からなるものであって、前記管理アプリケー
ションを動作させる前及び／又は後に、前記複数のファ
イル群より特定のファイル群を選択するための指示を与
えるファイル群選択部を具備することを特徴とする情報
管理システムにおけるファイル検索装置。
【請求項３】請求項１又は２記載の情報管理システム
におけるファイル検索装置において、前記検索実行部で
検索しヒットした件数をチェックするヒット件数チェッ
ク部を具備するようにし、前記管理アプリケーションの
管理情報における日付等の時間情報を基に生成された時
間を要素とする検索条件によりファイル群を検索する
際、前記ヒット件数チェック部でチェックしたヒット件
数により、検索条件における日付範囲を自動調整する時
間範囲調整部を前記検索条件生成部に具備することを特
徴とする情報管理システムにおけるファイル検索装置。
【請求項４】請求項１乃至３のいずれか１記載の情報
管理システムにおけるファイル検索装置において、前記
検索実行部で検索しヒットした件数をチェックするヒッ
ト件数チェック部を具備するようにし、前記管理アプリ
ケーションの管理情報における日付等の時間情報を基に
生成された時間を要素とする検索条件によりファイル群
を検索する際、まずファイル及び／又はメールを含むフ
ァイルの名前を対象とする検索条件で検索を行い、その
時前記ヒット件数チェック部でチェックしたヒット件数
により、ファイル及び／又はメールを含むファイルの本
文を対象とする検索条件へ変更する検索対象調整部を前
記検索条件生成部に具備することを特徴とする情報管理
システムにおけるファイル検索装置。
【請求項５】請求項１乃至４のいずれか１記載の情報
管理システムにおけるファイル検索装置において、指定
された前記管理アプリケーションより得た管理情報とし
ての日付と検索対象のファイル及び／又はメールを含む
ファイルに付された日付との差が大きくなる場合に、他
の検索条件を厳しくする検索条件調整部を前記検索条件
生成部に具備することを特徴とする情報管理システムに
おけるファイル検索装置。
【請求項６】請求項１乃至５のいずれか１記載の情報
管理システムにおけるファイル検索装置において、指定
された前記管理アプリケーションより得た管理情報とし
ての日付でファイル群を検索する際、該日付が検索対象
のファイル作成日と同じか以前なら、本文のほぼ先頭行
にある日付表示が一致しているファイルを、また、該日
付が検索対象の作成日と同じか以降なら、開催日等の記
述部分の日付が一致しているファイルをヒットさせるフ
ァイルフォーマット解析部を前記検索実行部に具備する
ことを特徴とする情報管理システムにおけるファイル検
索装置。
【請求項７】請求項１乃至６のいずれか１記載の情報
管理システムにおけるファイル検索装置において、単語
辞書記憶部を具備するようにし、前記キーワード切り出
し部で行うキーワード切り出しに前記単語辞書記憶部に
記憶された単語辞書を用いることを特徴とする情報管理
システムにおけるファイル検索装置。
【請求項８】請求項１乃至７のいずれか１記載の情報
管理システムにおけるファイル検索装置において、前記
管理アプリケーションに登録する語の同義語を入力する
同義語入力部と、該同義語入力部で入力された同義語を
記憶する同義語記億部と、該同義語記億部から読み出し
た同義語を前記キーワードとして展開する同義語展開部
を前記検索条件生成部に具備することを特徴とする情報
管理システムにおけるファイル検索装置。
【請求項９】請求項１乃至８のいずれか１記載の情報
管理システムにおけるファイル検索装置において、手動
の操作入力手段で検索条件を追加、修正する検索条件追
加修正部を検索条件生成部に具備することを特徴とする
情報管理システムにおけるファイル検索装置。
【請求項１０】請求項１乃至９のいずれか１記載の情
報管理システムにおけるファイル検索装置が検索動作を
実行するために必要とするプログラム及びデータを記録
したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。